Date d'entrée en vigueur : 28/09/2023 Classification du document : INTERNE
Version 3.0, 28/09/2023 Classification du document : INTERNE La version en ligne de ce document est la version officiellement publiée. Les éventuelles copies ou versions imprimées ne sont pas contrôlées.
PAGE DE GARDE
Objectif
La présente Politique globale des achats de SAP (la « Politique ») décrit les conditions générales d'achat de biens et de services de SAP. Elle définit les rôles et les responsabilités qui régissent la coopération entre l'organisation mondiale des achats (GPO), les secteurs d'activité (LoB) et les Fournisseurs. Cette Politique repose sur les valeurs, stratégies et directives de SAP.
Motivations
Avantages et alignement stratégique
La présente Politique définit le cadre qui régit à l’échelle internationale toutes les activités liées à l'approvisionnement au sein de SAP. Si nécessaire, elle s'accompagne de certaines procédures de détermination des sources et d'achat spécifiques pour des catégories, des pays ou des unités d'affaires particulières (par exemple : politique relative à la contribution de l'organisation GPO, recommandations pour le département Shared Service Center, etc.). Le contenu de tels documents complémentaires doit s'aligner sur la présente Politique et être approuvé par le Directeur des achats monde (Chief Procurement Officer, CPO).
Risques pour SAP en cas de non-conformité
Le non-respect de la Politique globale des achats peut entraîner des risques juridiques, fiscaux ou financiers, voire mettre en péril la réputation de SAP.
Champ d’application
Groupe principal concerné
La présente Politique s'applique à :
toutes les sociétés affiliées et filiales de SAP, c'est-à-dire toute entité juridique dont SAP possède directement ou indirectement plus de cinquante pour cent (50 %) des actions ou autres titres participatifs ou titres assortis de droits de vote, y compris notamment SAP Middle East and North Africa LLC à Dubaï. À des fins de clarification, les sociétés affiliées et les filiales incluent également toutes les entités juridiques qui répondent aux exigences susmentionnées, qu'elles exercent ou non leurs activités sous la marque SAP, sous réserve des exceptions qui s’appliquent pour les entités juridiques nouvellement acquises pendant une période de transition limitée et documentée ;
tous les achats, qu'il s'agisse de dépenses d'investissement ou de dépenses directes, à l'exclusion des achats gérés par l'équipe Global Licensing ;
tous les employés et la main-d'œuvre externe exécutant des fonctions d'approvisionnement.
Domaines indirectement concernés
TOUS
Niveau de classification
INTERNE
Application de la politique
Tout manquement à la présente Politique donnera lieu à une procédure d'escalade interne multi-niveaux et pourra déboucher sur des mesures disciplinaires. Le niveau d'escalade dépend de la fréquence et de la gravité de la violation constatée. Les procédures d’escalade seront déclenchées par l’organisation GPO à son entière discrétion. Les violations de la présente Politique peuvent entraîner des mesures disciplinaires, conformément au droit du travail applicable, pouvant conduire au licenciement.
Responsabilité
Responsable de la politique
Direction GPO, Finance & Administration
Gestionnaire de la politique
GPO COO & PEG, Finance & Administration
Sponsor
Directoire, Global Finance and Administration
Réviseurs
Équipe de direction de l’organisation GPO Office of Ethics & Compliance Équipe de la ligne de service Droits des technologies - Approvisionnement Comité consultatif des politiques globales
Approbateurs
Comité consultatif des politiques globales le 6 décembre 2022 Directoire le 01/09/2023
Informations relatives au document
Date d’entrée en vigueur
28/09/2023
Cycle de
révision/Échéance de mise à jour
Annuel(le)
Historique des versions
Une synthèse de l'historique des versions est fournie à l'article 10 de la présente Politique. Version 3.0 :
Ajout de nouveaux articles (Approvisionnement raisonné, Utilisation des ristournes, Expédition internationale de marchandises) ;
Modifications structurelles
Alignement avec le Code d’Ethique et de Conduite de SAP (CoEBC)
Mise à jour des articles existants
TABLE DES MATIERES
INTRODUCTION5
PRINCIPES DE BASE EN MATIERE D'ACHAT5
SELECTION DES FOURNISSEURS ET GESTION DE LA RELATION FOURNISSEUR8
Principes généraux en matière de sélection des Fournisseurs8 Gestion de la relation fournisseur et processus de sélection des Fournisseurs9 Gestion des performances et de la relation fournisseur9 Critères applicables aux appels d'offres10 Demande d’exception à la procédure d'appel d'offres11
GESTION DES CONTRATS D'APPROVISIONNEMENT11
REGLEMENTATION SPECIALE APPLICABLE AUX COMMANDES13
Fournisseur ayant des interactions avec le gouvernement ou pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts13 Adhésions14 Transaction simultanée et réciprocité15 Devise17 Utilisation des ristournes17 Expédition internationale de marchandises17
CONFIDENTIALITE, PROTECTION DES DONNEES ET INTEGRITE18
Confidentialité18 Protection des données19 Utilisation de la marque SAP et communiqués de presse19 Gouvernance/Conformité à la loi SOX20 Règles de courtoisie professionnelle et cadeaux internes20
APPROVISIONNEMENT RAISONNE21
Éthique de l'organisation GPO en matière d'approvisionnement21 Approvisionnement durable22 Achats solidaires (diversité des fournisseurs et entreprise sociale)23 Accessibilité du matériel et des logiciels informatiques24
MESURES DISCIPLINAIRES EN CAS DE NON-RESPECT DE LA POLITIQUE24
ANNEXE25
Glossaire25
HISTORIQUE DES REVISIONS28
INTRODUCTION
La vision de l'organisation mondiale des achats (GPO) de SAP est d'aider SAP à effectuer des achats intelligents en toute conformité et à devenir un partenaire générateur de valeur pour l'entreprise. Regroupant toutes les fonctions d'approvisionnement, l’organisation GPO se mobilise pour contribuer activement à l'augmentation de la marge de SAP en exploitant au mieux le pouvoir d'achat de SAP et en réalisant d'importantes économies par le biais de stratégies optimisées pour les différentes catégories. La structure globale de l’organisation GPO est celle d'un département dont le champ d'action s'étend à l'ensemble des services et des entités juridiques de l'entreprise, dans tous les pays où celle-ci est implantée. Toutes les activités d'achats au sein du groupe SAP doivent respecter les normes et réglementations décrites dans la présente Politique globale des achats SAP (la « Politique »). L’organisation GPO vise toujours à se conformer à l'ensemble des règles de gouvernance et obligations légales en vigueur, aussi bien internes qu'externes. Tous les termes utilisés dans la présente Politique sont définis dans le Glossaire figurant en Annexe.
PRINCIPES DE BASE EN MATIERE D'ACHAT
Le processus de commande de biens et de services doit respecter les consignes du Responsable de l'objet de coûts ainsi que les règles suivantes :
Les commandes de biens ou services effectuées par des employés pour le compte de SAP doivent répondre strictement à des fins professionnelles et aux exigences du poste. Les commandes à des fins privées, y compris pour des Relations Personnelles de l’employé SAP, sont strictement interdites.
Avant tout achat de biens et services, un employé SAP doit prendre connaissance des orientations GPO décrivant le processus de commande de biens et services pour chaque catégorie d'achat.
Il convient d'utiliser, si possible, les systèmes d'approvisionnement SAP autorisés (par exemple, fonction d'achats guidés Ariba, Fieldglass) pour commander des produits et services.
Lorsqu’une commande de services implique le traitement de données personnelles ou l'accès à des systèmes susceptibles de contenir des données personnelles par le
Fournisseur sélectionné, le Fournisseur doit disposer de l'autorisation pour le traitement des données avant le début desdits services.
Tous les contrats doivent être signés conformément à la Délégation de pouvoirs applicable aux opérations d'approvisionnement SAP.
Des réglementations spéciales doivent être prises en compte pour les employés SAP (anciens ou actuels) agissant en qualité de Fournisseur (plus de détails sont fournis à l'article 3 de la présente Politique).
Une commande d'achat est systématiquement requise avant toute fourniture de services ou de biens à SAP. Une demande/commande d'achat doit être créée et approuvée conformément aux processus d'approbation. Si la commande d'achat est créée après la livraison des biens ou des services (« Achat a posteriori »), cela pourra donner lieu à des mesures disciplinaires pour l'employé.
Une commande d'achat n'est pas requise si les biens et services sont décrits dans la
« Liste des exceptions relatives aux commandes d’achat ».
Les biens restent la propriété de SAP.
Les Fournisseurs SAP doivent mentionner un numéro de bon de commande valide sur la facture, chaque fois qu'un bon de commande est émis. La facture doit comporter des informations détaillées concernant les services fournis/biens livrés.
Il n’est pas permis de commander un équipement destiné à un utilisateur final dès lors que son objectif opérationnel est identique ou similaire à celui d’un équipement existant, sauf si :
l’équipement devient éligible pour un remplacement, en cas d'éligibilité définie ;
l’équipement est endommagé, perdu ou obsolète (plus de 12 mois), en cas d'éligibilité non définie.
SAP ne prendra pas en charge les frais associés à la rédaction/publication de livres, recours à des prête-plumes ou à l'achat de livres écrits par un employé SAP, sauf si le contenu du livre s'inscrit dans le cadre du contrat de l'employé SAP, que l'activité secondaire de l'employé est approuvée et que la propriété intellectuelle appartient à SAP. Les parties prenantes concernées devront fournir une confirmation écrite explicite, confirmant que SAP a un intérêt à publier le livre et que l'employé perçoit une rémunération spéciale pour la rédaction du livre. Vous trouverez de plus amples détails ici.
Des réglementations spécifiques s'appliquent lors de l'utilisation d'un Fournisseur ponctuel.
Lors du partage des informations, veuillez vous conformer aux Normes globales de classification et de gestion des informations de SAP.
L’organisation GPO met en œuvre des processus de gouvernance des achats, notamment la stratégie d’approvisionnement générale et l’analyse de l'offre, et est responsable de la stratégie de détermination des sources et de sélection des Fournisseurs, ainsi que de la négociation des conditions et des contrats en étroite collaboration avec le secteur d’activité (LoB). Le rôle du secteur d’activité est de définir la demande, de préciser les biens et les services requis, d'impliquer l'organisation GPO et de collaborer avec elle afin d'identifier les opportunités de réduction des coûts, d'élaborer la stratégie de détermination des sources et de sélectionner des Fournisseurs dans le cadre de ladite stratégie.
L’organisation GPO doit être impliquée le plus tôt possible dans toutes les activités de détermination des sources pour les biens et les services, conformément à la stratégie de détermination des sources, afin de garantir un processus de détermination des sources et d'approvisionnement optimisé.
Indépendamment de tout seuil, un Fournisseur ne peut être choisi sans appel d’offres si le Fournisseur est un employé SAP ou entretient une Relation Personnelle avec un employé SAP, une telle situation étant susceptible de donner lieu à un conflit d'intérêts. Des informations supplémentaires sont fournies àl'article 3 de la présente Politique.
Toute communication (écrite et verbale) avec les Fournisseurs ayant trait à des négociations et/ou à une décision d'attribution doivent être menées par un représentant de l'organisation GPO, et les engagements autorisés envers les Fournisseurs doivent être documentés dans un contrat signé et/ou une commande d'achat approuvée.
La passation d'une commande de biens et de services doit s’appuyer sur la dernière version valide du contrat ou de l'accord SAP passé avec le Fournisseur.
Dans tous les autres cas, les achats doivent être régis par la dernière version des conditions générales d’approvisionnement de SAP. Dans des cas exceptionnels, lorsque les acheteurs GPO sont des décideurs, les termes et conditions du Fournisseur peuvent s'appliquer. Dans ce cas, le service juridique doit être impliqué.
Toutes les signatures de contrats d'achat de biens et de services, d’accords, de cahiers des charges ou autres documents contractuels avec un Fournisseur doivent respecter la procédure actuelle de délégation de pouvoirs applicable aux opérations d'approvisionnement SAP.
Les contrats doivent être signés par SAP et par le Fournisseur avant l'envoi d'une commande d'achat au Fournisseur.
Les cahiers des charges sont autorisés uniquement après l'émission d'une commande d'achat par SAP.
Les paiements anticipés, prépaiements ou acomptes ne sont généralement pas autorisés. Toute exception devra être examinée par l'organisation GPO en fonction de la valeur, du pays et du type de service, et pourra être soumise à l'approbation du directeur financier local. Dans tous les cas, de tels paiements sont négociés par l'organisation GPO, puis stipulés dans un contrat et joints à la demande d'achat.
Toute modification de périmètre requise pendant la durée du contrat doit être communiquée par le secteur d'activité à l’organisation GPO conformément à la procédure de demande de modification. La demande d'achat/commande d'achat doit être mise à jour en conséquence.
SELECTION DES FOURNISSEURS ET GESTION DE LA RELATION FOURNISSEUR
Principes généraux en matière de sélection des Fournisseurs Les Fournisseurs doivent être sélectionnés en tenant compte des éléments suivants : fiabilité, respect de règlementations commerciales définies, qualité de leurs produits et services, compétitivité de leurs prix, conditions générales du contrat, flexibilité et coopération, compétences, et enfin, pérennité de leur activité. Si la responsabilité de l'évaluation des Fournisseurs relève essentiellement de l'organisation GPO, le secteur d'activité doit lui apporter son soutien. Le Fournisseur doit se soumettre aux processus de qualification standard de SAP et à la vérification préalable raisonnable, le cas échéant. Tous les Fournisseurs doivent se conformer au Code de conduite des fournisseurs SAP.
Il est absolument essentiel que les Fournisseurs mis en concurrence par SAP aient confiance dans l’intégrité des employés SAP et dans le processus de sélection des Fournisseurs. En outre, les employés SAP actuels ne sont pas autorisés à agir en qualité de Fournisseurs pour SAP en raison du risque réel ou perçu de conflit d'intérêts. Il est généralement admis que les anciens employés SAP et leurs Relations Personnelles peuvent être des Fournisseurs SAP. Toutefois, ils doivent impérativement respecter les règles suivantes :
Si un décisionnaire (que ce soit au sein du secteur d'activité ou de l’organisation GPO) entretient une Relation Personnelle avec un Fournisseur, une telle Relation Personnelle doit être signalée au Bureau de conformité des achats (Procurement Compliance Office)
relevant de l’équipe OEC, qui pourra décider d’effectuer une vérification préalable raisonnable.
Le Fournisseur doit être traité comme n'importe quel Fournisseur engagé dans le processus de détermination des sources (le prix proposé doit être raisonnable par rapport au marché, etc.).
Les anciens employés SAP ne pourront pas être sélectionnés comme Fournisseur (que ce soit en tant que dirigeant de l'entité du Fournisseur ou en tant que Collaborateur Clé) durant une période de douze (12) mois suivant la date à laquelle ils ont cessé de travailler pour SAP. Cette règle s’applique quelles que soient les circonstances ayant conduit l'ancien employé à cesser de travailler pour SAP. Les exceptions à cette règle doivent être approuvées par le Bureau de conformité des achats au sein de l’équipe OEC.
Gestion de la relation fournisseur et processus de sélection des Fournisseurs Le processus de sélection des Fournisseurs doit comprendre plusieurs étapes, notamment une évaluation des risques pour identifier et gérer les problèmes d'approvisionnement pouvant résulter de difficultés économiques, financières, politiques, sociales, écologiques ou autres. La sélection des Fournisseurs doit respecter les règles et les seuils définis pour les appels d'offres, tels que définis dans le chapitre Critères applicables aux appels d’offres. La sélection finale d'un Fournisseur est du ressort de l'organisation GPO et du secteur d'activité concerné. Toute communication (écrite et verbale) relative à une décision d'attribution ou à un engagement définitif ne doit être transmise au Fournisseur qu'après obtention de toutes les approbations internes SAP. Les autres Fournisseurs participants à un appel d'offres doivent également être informés de la décision d'attribution. L’organisation GPO coordonne toutes les communications afin d'assurer la cohérence des messages transmis aux Fournisseurs de SAP. Les cas de désaccord entre l’organisation GPO et le secteur d’activité doivent être documentés. En cas de désaccord ne pouvant être résolu, le responsable du secteur d'activité concerné (par exemple, le CIO) et le Directeur des achats monde (CPO) sont chargés de mettre fin au désaccord et de trouver une solution appropriée.
Gestion des performances et de la relation fournisseur La gestion des performances et de la relation fournisseur au sein de l’organisation GPO comprend les phases suivantes :
Intégration des Fournisseurs (approbation de l'organisation GPO)
Gestion des risques tiers
Création et enregistrement des Fournisseurs
Formation aux systèmes d'achat, contrôle de conformité des Fournisseurs
Classification des Fournisseurs
Évaluation des performances des Fournisseurs
Développement des Fournisseurs
Gestion des départs des Fournisseurs
Les Fournisseurs existants qui ne respectent pas les exigences de conformité lors des réévaluations des Fournisseurs doivent être congédiés par l'organisation GPO, et tous les contrats concernés qui, après examen et traitement avec le Fournisseur, sont considérés comme non conformes ou comportant des problèmes de conformité non résolus constituent une violation du Code de conduite des fournisseurs. En s'appuyant sur une gestion par catégorie, l'organisation GPO consolide la base de Fournisseurs de SAP. Lorsque les achats portent sur des produits/services considérés comme critiques, il est vivement recommandé d’adopter une stratégie multi-fournisseurs.
Critères applicables aux appels d'offres L'organisation GPO définit les stratégies d'approvisionnement, y compris les règles et les seuils pour les appels d'offres. Lesdites stratégies sont énoncées dans le document « Règles et seuils de l’organisation GPO pour les appels d'offres » validé par la direction GPO. Les stratégies peuvent être spécifiques à un pays, une catégorie et au Fournisseur. Le processus de détermination des sources et les appels d'offres sont gérés par l'organisation GPO. Un appel d’offres implique des offres de trois (3) Fournisseurs distincts, conformément à la politique de l'organisation GPO se fondant sur des seuils. Si l'organisation GPO a invité au moins trois (3) Fournisseurs appropriés, mais que moins de trois (3) Fournisseurs répondent à l'appel d'offres, cette situation est considérée comme conforme à la politique GPO, à la condition qu'elle soit validée par l'organisation GPO, documentée et traçable dans les systèmes d'approvisionnement SAP. Les offres doivent être présentées avec un contenu permettant de déterminer la meilleure proposition (par exemple, prix, qualité, disponibilité des capacités, délai de mise sur le marché, flexibilité des fournisseurs, durabilité et coût total de possession (CTP)/retour sur investissement (RSI)). Les demandes d'achat dont le montant dépasse les seuils et qui ne sont pas couvertes par un contrat-cadre ou par un accord sur les prix pour lequel des classifications/structures commerciales ont été définies sont soumises à une procédure d'appel d'offres.
Même si un contrat-cadre ou un accord sur les prix a été conclu (à l’issue d’une procédure d'appel d'offres pilotée par l'organisation GPO), l'organisation GPO se réserve le droit de lancer des appels d'offres si nécessaire. Il est strictement interdit de créer plusieurs demandes dans le but de diviser les coûts d'un projet ou d’une partie de celui-ci en plusieurs commandes d'achat et/ou cahiers des charges afin d'éviter la procédure d'appel d'offres ou de contourner les demandes d’autorisation requises. Toute violation des règles susmentionnées sera signalée comme un cas de non-conformité, avec la gestion des conséquences qui s’ensuit.
Demande d’exception à la procédure d'appel d'offres On parle de processus d'exception en cas d'écart avec la présente Politique ou la stratégie d'approvisionnement GPO. Le secteur d’activité doit contacter l’organisation GPO le plus tôt possible pour se coordonner sur les options et, en outre, créer une demande d’exception à l’aide du « Formulaire de demande d’exception ». Pour plus de détails, consultez le Guide utilisateur relatif aux demandes d’exception et cas de non-conformité. Une demande d'exception approuvée doit être jointe ou référencée dans la nouvelle demande du Fournisseur ou dans la demande d'achat/commande d'achat.
GESTION DES CONTRATS D'APPROVISIONNEMENT
Tout achat de biens et/ou services par SAP doit reposer sur des termes et conditions de nature commerciale et juridique décrits dans des contrats/accords ou des commandes d’achat faisant référence aux Conditions générales d’approvisionnement de SAP, et doit être effectué auprès de Fournisseurs dont l’intégration a été validée conformément à l’article 3.
Tous les contrats ainsi que les termes et conditions commerciaux négociés entre SAP et un Fournisseur doivent être formulés par écrit. À titre exceptionnel, un achat par SAP peut reprendre un modèle de contrat fournisseur conclu et signé, sous réserve de l’approbation par le service juridique de SAP. Dans ce cas, l’acheteur GPO sera chargé de veiller à ce que les conditions commerciales et les clauses contractuelles du modèle de contrat fournisseur, ainsi que les autres documents contractuels correspondants, coïncident avec les conditions requises par défaut de SAP, afin de minimiser le risque potentiel pour SAP.
Les règles suivantes doivent être respectées :
Tous les documents contractuels ou les conditions d'approvisionnement de SAP (par exemple,contrat-cadred'approvisionnementmondial(GPFA),contrat-cadre
d’approvisionnement (PFA), accord de participation et cahier des charges) doivent être dûment signés, avec les demandes d'achat préalables ayant été créées et soumises pour approbation.
Toutes les signatures de GPFA, de cahiers des charges ou autres documents contractuels avec un Fournisseur doivent respecter la procédure de délégation de pouvoirs applicable aux opérations d'approvisionnement SAP. L'accord signé, les conditions commerciales et/ou le cahier des charges doivent être inclus dans la demande d'achat électronique.
Les contrats doivent être signés par l'ensemble des parties avant l'envoi d'une commande d'achat au Fournisseur.
De manière générale, le cahier des charges, la grille tarifaire, la liste de prix ou autre accord contraignant comportant des conditions tarifaires doit mentionner expressément les conditions d’approvisionnement de SAP convenues d’un commun accord (GPFA ou PFA) ou bien les Conditions générales d’approvisionnement applicables de SAP.
Les contrats-cadres et accords sur les prix doivent couvrir une période de trois (3) ans, avec une possibilité de prolonger cette période pour une durée maximale de deux
(2) ans supplémentaires. L'organisation GPO examinera l'accord sur les prix au plus tard après trois (3) ans et le modifiera (appel d'offres/renégociation) si cela est avantageux pour SAP. Aucune demande d'exception n'est requise au cours de cette période.
Les conditions d'achats SAP (GPFA ou PFA) sont régulièrement révisées par l’organisation GPO, avec le soutien du service juridique de SAP, pour s’assurer que les conditions sont toujours applicables et n'exposent pas SAP à des risques indus. Les acheteurs GPO doivent toujours consulter le site Modèles de contrat et synthèse des contrats afin d'obtenir le modèle de contrat le plus récent.
Les accords sur les prix pour des services doivent se fonder soit sur des prix fixes/services gérés, soit sur la main-d’œuvre et le matériel, et doivent comprendre des livrables clairs et mesurables.
Les accords commerciaux, tels que les mémorandums d'entente (MOU) et les lettres d'intention, ne sont généralement pas pris en charge par l'organisation GPO et doivent être examinés par le service juridique de SAP.
Le recours aux lettres d’intention ( « side-letters ») est interdit.
L'accord de non-divulgation de SAP doit être conclu par l'organisation GPO avant l'échange d'informations confidentielles ou l'envoi d’appel d'offres et/ou le début de
négociations avec les (éventuels) Fournisseurs. Veuillez consulter de manière plus détaillées les cas exigeant un accord de non-divulgation ici.
Tous les contrats Fournisseur (nouveaux et renouvelés) et les documents associés doivent être stockés de manière centralisée dans SAP Ariba Contracts. En s'assurant que tous les contrats sont stockés dans les outils autorisés, l'organisation GPO est en mesure de fournir une piste vérifiable de tous les contrats Fournisseur SAP. Il existe des exceptions à cette règle, à savoir :
Cahiers des charges uniques d'une valeur inférieure à 500 000 EUR, qui se terminent par l'achèvement d'une commande d'achat
Cahiers des charges joints à la commande dans SAP Fieldglass
Si les acheteurs GPO ont besoin d'une assistance juridique lors de la négociation d'un contrat avec un Fournisseur, ils doivent suivre la procédure décrite dans le Modèle de collaboration GPO avec le service juridique.
REGLEMENTATION SPECIALE APPLICABLE AUX COMMANDES
Fournisseur ayant des interactions avec le gouvernement ou pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts Un fournisseur ayant des interactions avec le gouvernement désigne tout fournisseur interagissant avec un Représentant du gouvernement dans le cadre des services qu'il fournit à SAP, tel qu’un lobbyiste. Les actions des Fournisseurs que nous avons choisis pour exécuter un travail pour SAP, voire des personnes ou des Fournisseurs qu'ils engagent à leur tour en tant que Sous-traitants, peuvent poser des risques potentiels en termes de corruption, pot-de-vin, fraude ou conflit d'intérêts. Afin de protéger SAP des risques et conséquences susvisés, l’organisation GPO et le Bureau de conformité des achats au sein de l’équipe OEC co-gèrent le processus de vérification préalable raisonnable des Fournisseurs. Dans le cadre de ce processus, toute personne engageant un Fournisseur est tenue de répondre à des questions portant sur le Fournisseur ou ses Collaborateurs Clés, notamment sur les interactions potentielles entre le Fournisseur ou ses Collaborateurs Clés avec des Représentants du gouvernement, les Relations Personnelles des Collaborateurs Clés du Fournisseur avec des collègues SAP ou avec des Représentants du gouvernement. Si le Fournisseur présente l'un de ces facteurs de risque, il doit faire l'objet d'une vérification préalable raisonnable et être approuvé par le Bureau de conformité des achats au sein de l’équipe OEC avant toute passation de contrat, toute
utilisation du Fournisseur ou tout paiement. Si les risques d'un Fournisseur existant augmentent en raison d'un changement affectant des Collaborateurs Clés, le territoire ou la nature des services, l'équipe chargée de la vérification préalable raisonnable du Fournisseur doit en être informée dès que possible pour procéder à d’autres contrôles et l’approuver. Le processus de vérification préalable raisonnable peut entraîner des coûts à la charge du secteur d'activité. Les règles de conformité pour les interactions avec les Représentants du gouvernement sont décrites dans la Politique globale de SAP relative aux interactions avec les représentants du gouvernement. Les informations relatives aux conflits d'intérêts sont disponibles à l’article 3 et dans le Code d’Ethique et de Conduite (CoEBC) de SAP. Les questions au sujet du processus de vérification préalable raisonnable doivent être envoyées par e-mail à l'adresse Supplier_Due_Diligence@sap.com. Vous trouverez de plus amples informations et des foires aux questions sur le SharePoint de la vérification préalable raisonnable des fournisseurs.
Adhésions Les employés SAP sont encouragés à ne maintenir au nom de SAP que des adhésions cruciales pour leur poste ou leur environnement de travail et qui ne sont pas incompatibles avec les fonctions qu'ils remplissent chez SAP. Les employés SAP doivent recevoir l'approbation de leur responsable de niveau hiérarchique L1 pour pouvoir adhérer à un organisme au nom de SAP et/ou aux frais de l'entreprise. Toute adhésion à une organisation effectuée pour le compte de SAP ou en tant que représentant de SAP, par le biais d'un contrat ou d'une action, doit être examinée par l'équipe Government Affairs, y compris les adhésions gratuites. Toutes les adhésions effectuées pour l'entreprise doivent être commandées via la fonction d’achats guidés Ariba. Les demandes d'approbation pour les adhésions gratuites n'ont pas besoin d'être soumises via la fonction d’achats guidés Ariba, puisqu'aucun coût n'y est associé. Toutefois, les approbations nécessaires doivent être obtenues par e-mail avant une telle adhésion. Les employés SAP doivent respecter et suivre à tout moment le processus de demande d'adhésion. Le processus d’achats guidés Ariba garantira l’obtention de toutes les approbations nécessaires, y compris celles du responsable de niveau hiérarchique L1 et de l’agent de conformité local de l’équipe OEC. Les employés doivent informer par écrit le
responsable régional du service Government Relations de l'intention d'une unité d'affaires de rejoindre une organisation ou une association professionnelle prenant part à des activités de lobbying. Dans certaines régions, aux États-Unis par exemple avec la loi Lobbying Disclosure Act, la loi oblige SAP à rendre publiques chaque trimestre les dépenses de lobbying, qu’il s’agisse de fonds versés directement par la société ou par l’entremise d'associations professionnelles. Par conséquent, tous les employés SAP doivent obtenir une autorisation avant de procéder à des adhésions pour SAP, afin de garantir que celles-ci s’effectuent en toute transparence, peuvent être déclarées et respectent les valeurs et priorités définies par SAP. Aucun bénéfice ou gain personnel ne sera obtenu ni autorisé par le biais d'adhésions pouvant contrevenir aux intérêts de SAP. Aucun bénéfice financier ni aucune contrepartie ne doit être lié à une adhésion. Les employés SAP ne sont pas autorisés à effectuer au nom d'une entité SAP les adhésions énumérées ci-dessous :
L'employé demandant l'adhésion adhère lui-même à l’organisation concernée ou entretient avec celle-ci des liens de nature à créer un conflit d’intérêts
Adhésion à un club de golf ou de sport ou à un country club
Adhésion à des clubs sociaux, des syndicats et des organisations religieuses
Adhésion créant des liens avec des politiciens, des partis politiques ou des campagnes politiques, ou bien une fonction liée à l’action du gouvernement, à la politique publique ou au lobbying (sauf approbation écrite préalable de l'équipe Government Affairs conformément à la Politique globale de SAP relative aux interactions avec les Représentants du gouvernement)
Adhésion à des organisations affiliées au gouvernement ou participant à des activités de lobbying, sauf dispositions contraires dans les présentes
Adhésions à des organisations qui prennent position sur des questions de société ou de nature politique (par exemple, contrôle des armes à feu, immigration, traite des êtres humains, etc.). De telles adhésions nécessitent un examen supplémentaire en raison des impacts potentiels sur la réputation de SAP.
Transaction simultanée et réciprocité Compte tenu de la clientèle étendue de SAP, il n'est pas rare que SAP se procure des biens ou des services auprès de Fournisseurs qui sont aussi des clients SAP. Si de tels achats auprès de clients sont liés à des transactions dans le cadre desquelles SAP vend des biens ou des services au même client, que ce soit dans le cadre d'une opération d’échange ou autre,
il peut s’avérer nécessaire de comptabiliser lesdites transactions ensemble plutôt que séparément. Pour traiter les achats auprès de clients d’un point de vue comptable, le principal élément à prendre en compte est de savoir si les recettes découlant d’une transaction de vente avec un client peuvent être constatées indépendamment d’un achat effectué auprès du client. En d'autres termes, la principale considération comptable consiste à savoir si le prix d'un contrat de vente au client est impacté par un achat effectué auprès du même client. Exemples de biens et services que SAP peut acheter auprès de ses clients :
Services de marketing, de publicité ou de sponsoring
Licences progicielles
Biens matériels ou immatériels autres que des progiciels (par exemple, des équipements informatiques, des véhicules automobiles ou des billets d’avion)
Dans le cas où une activité d'approvisionnement est identifiée comme un achat auprès d'un client et
le bien ou le service acheté est de nature à rendre probablement sa juste valeur marchande indéterminable (par exemple, pour des services de marketing, publicité, sponsoring ou des achats de logiciels), ou
le prix que SAP paie dans le cadre de l'achat diffère probablement de manière significative de la juste valeur marchande des biens ou services achetés, ou
sa valeur est supérieure à 5 millions d’euros,
l'équipe Global Revenue Recognition doit être contactée par l'acheteur GPO pour définir si cette transaction est conforme aux directives globales en matière de comptabilisation des revenus . Les employés SAP doivent s'assurer que SAP ne conclut pas d'accords de vente réciproques. Les décisions d'approvisionnement sont fondées sur le prix, la qualité de service, la fiabilité et la durabilité. Des relations client/partenaire seront envisagées si les critères de décision mentionnés sont tous respectés, auquel cas elles doivent être approuvées à l'avance et par écrit par le responsable du service Global Finance Infrastructure ou par une personne autorisée par ce dernier via une demande d'exception à la politique.
Devise Afin d’éviter les expositions à des opérations de change, tous les achats doivent de préférence être convenus dans la devise fonctionnelle de l’entité SAP pour laquelle le contrat est signé. La devise fonctionnelle est la devise principale utilisée par l’entité dans ses activités ainsi que dans sa comptabilité (dans la plupart des cas, la devise locale). Une attention particulière doit être portée aux dérivés incorporés lorsqu’il s’agit de contrats libellés dans une devise étrangère qui n’est pas la devise fonctionnelle de l’une ou l’autre des parties impliquées ou de contrats intégrant des clauses d’ajustement des prix liées à une devise étrangère. Pour une liste d’exemples habituels de dérivés incorporés dans les contrats SAP et pour des orientations ultérieures sur les conséquences comptables, veuillez contacter l’équipe Accounts Payable ou Corporate Financial Reporting (CFR) et/ou l’équipe Global Treasury.
Utilisation des ristournes L'organisation GPO a pour mission, et est la seule responsable au sein de SAP, de négocier des ristournes avec les Fournisseurs à l'échelle mondiale. Les accords sur les ristournes sont négociés par l'organisation GPO, en plus des réductions de prix de base ou des remises liées au projet, et ils sont décrits dans les accords contractuels signés entre SAP et les Fournisseurs. L'organisation GPO est également responsable à l'échelle mondiale du processus de calcul des ristournes, ce qui implique la collecte centralisée des avoirs et la comptabilisation correcte au niveau du nœud/centre de coûts des ristournes GPO, en collaboration avec l'équipe de contrôle de gestion. Sans l'approbation de l'organisation GPO, les accords avec les fournisseurs visant à déduire les ristournes convenues par contrat directement avant l'édition des factures sont interdits.
Expédition internationale de marchandises Afin d'éviter les procédures administratives complexes avec des expéditions transfrontalières, des coûts supplémentaires, le calcul de l'empreinte carbone, voire des problèmes de conformité en cas d'absence de licences d'exportation ou d'importation, SAP doit éviter, en toutes circonstances, d'importer des marchandises d'autres pays. Il convient plutôt de commander les marchandises auprès de Fournisseurs ou de distributeurs locaux titulaires d'une licence et capables de prendre en charge les formalités d'importation, ainsi que les droits de douane et taxes. Si un achat ou une expédition transfrontalier(ère) est inévitable, assurez-vous que les Fournisseurs expédient les marchandises uniquement aux conditions DDP (Incoterms 2020 :
Rendu droits acquittés) et demandez conseil auprès de l'équipe Global Real Estate & Facilities ou de l'organisation GPO avant toute expédition. Néanmoins, des coûts et des efforts supplémentaires seront peut-être requis. Il ne faut pas intégrer des Fournisseurs établis dans un pays ou une région sous embargo (actuellement : Cuba, l'Iran, la Corée du Nord, la Syrie, la région de Crimée/Sébastopol et la République populaire autoproclamée de Donetsk/République populaire autoproclamée de Lougansk. Remarque :
Les services logistiques de SAP à St. Leon-Rot (LCR) peuvent organiser la livraison transfrontalière des produits SAP répertoriés (manuels de formation, affiches, calendriers et cartes de visite) dans presque tous les pays.
Un achat ou une expédition transfrontalier(ère) au sein de l'UE est généralement accepté(e).
La pratique selon laquelle une entité SAP achète et paie des produits ou services dans un pays, puis que ceux-ci sont expédiés ou livrés à SAP dans un autre pays, peut être vue comme de l'évasion fiscale et n'est donc généralement pas autorisée.
CONFIDENTIALITE, PROTECTION DES DONNEES ET INTEGRITE
Confidentialité Le contenu des négociations et des contrats est soumis à une obligation de confidentialité. Il est interdit de transmettre des informations sur les relations commerciales avec les Fournisseurs à des entités externes sans le consentement du Fournisseur concerné. La gestion des données confidentielles est régie par les Accords globaux de non-divulgation et politique de confidentialité de SAP et les Normes globales de classification et de gestion des informations de SAP. Les employés SAP ne doivent pas divulguer d'informations confidentielles à une autre partie et doivent veiller à ne pas divulguer par inadvertance à un Fournisseur des informations confidentielles internes de SAP (par exemple, des conseils juridiques) non destinées à être divulguées dans le cadre du processus de négociation du contrat. L'organisation GPO ne doit pas accepter toute information confidentielle transmise d'un Fournisseur ni divulguer toute information confidentielle pour SAP, sans accord approprié complété après consultation avec le service juridique de SAP.
Protection des données Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a fixé les règles générales applicables en matière de protection des données dans l'ensemble de l'Union européenne. Tout traitement de données personnelles sur mandat doit être conforme au Règlement et aux lois nationales applicables en matière de protection des données qui interprètent le Règlement. Par conséquent, SAP doit respecter les législations applicables relatives à la protection des données lors du traitement de données personnelles, de (i) l'accès ou de (ii) l'octroi d'un accès aux systèmes susceptibles de contenir des données personnelles, le cas échéant. Cette obligation s'impose lorsque le traitement des données personnelles est assuré (i) par SAP au sein du groupe SAP ou (ii) par des tiers agissant au nom de SAP, des sociétés affiliées de SAP, des partenaires de SAP et/ou de sociétés affiliées de SAP, et/ou des clients de l'un des acteurs susmentionnés. Les principes fondamentaux de protection des données de SAP sont régis par la Politique de confidentialité et protection des données SAP. Lors de la commande d'un service pouvant comprendre le traitement de données personnelles, le secteur d'activité doit respecter le processus d'activation du traitement des données (notamment, conclusion d'un contrat de traitement des données pour le prestataire (CDPA) et exécution d'une évaluation de traitement des données avec le Fournisseur en place avant le début du service. En outre, l'Annexe relative au traitement des données (DPA) du CDPA doit être émise pour chaque service pertinent mis à disposition. Dans tous les cas, le CDPA/la DPA doit être signé(e) par les parties avant que le Fournisseur ne commence à fournir son service (c'est-à-dire, avant l'envoi de la commande). Par ailleurs, le DPQ doit être rempli et évalué. Le secteur d'activité a pour obligation d'initier le processus d'activation du traitement des données si le service commandé est considéré comme un service de protection des données et doit donc saisir le scénario approprié dans la commande qui correspond aux services devant être rendus. Les Fournisseurs identifiés comme non conformes par l'organisation GPO ou ayant enfreint les exigences définies dans le CDPA ne doivent pas être sollicités et, selon le cas, l’accès ne leur sera pas octroyé ou leur sera refusé de façon immédiate.
Utilisation de la marque SAP et communiqués de presse De manière générale, SAP ne soutient ni n'approuve le fait d’être référencé comme client par des Fournisseurs dans leurs communiqués de presse et documents marketing. Les Fournisseurs ne sont donc pas autorisés à publier ni à référencer ou utiliser des marques ou logos de SAP dans leurs annonces, publicités, publications, présentations, ventes, promotions
ou communiqués de presse. Pour obtenir une dérogation à cette règle, l'acheteur concerné au sein de l'organisation GPO doit obtenir l'approbation préalable écrite du responsable du service Global Communications ou de son représentant. De cette façon, SAP évite tout éventuel risque juridique et conflit d'intérêts ; protège ses processus informatiques et opérationnels (afin de préserver ses informations et conserver son avantage concurrentiel) ; et garantit l'égalité de traitement entre ses Fournisseurs. Si un acheteur au sein de l'organisation GPO reçoit une demande Fournisseur qui mentionne SAP en tant queclient, il doit en informer le service Global Communications de SAP.
Gouvernance/Conformité à la loi SOX La loi Sarbanes-Oxley de 2002 (SOX) est une loi américaine fixant entre autres l'obligation de mettre en place et d’auditer des contrôles internes opportuns portant sur les systèmes de reporting financier pour les sociétés cotées en bourse aux États-Unis. L'objectif principal de la loi SOX est d'augmenter la transparence du reporting financier et le contrôle des risques auxquels fait face une entreprise dans le cadre de ses activités. SAP étant cotée à la Bourse de New York (NYSE), il est obligatoire de documenter les processus opérationnels et les contrôles et de les déclarer conformément aux dispositions de la loi SOX. La présente Politique permet de s'assurer que les processus d'achats de SAP respectent les dispositions SOX. Les dispositions de l'organisation GPO sont à la base des contrôles effectués par les services Finance et Administration et les employés de l’organisation GPO dédiés à ces tâches. Parallèlement aux contrôles de gestion mis en œuvre, les risques généraux engendrés par les activités d'achats de SAP sont réduits conformément aux dispositions SOX en vigueur. Par ailleurs, l’organisation GPO vérifie la conformité avec toutes les autres obligations légales et règles de gouvernance applicables, aussi bien internes qu'externes, le cas échéant.
Règles de courtoisie professionnelle et cadeaux internes Les principes de base suivants doivent être respectés lorsqu'il s'agit de proposer ou d'accepter un cadeau en lien avec une affaire commerciale impliquant SAP :
Il doit servir un objectif commercial légitime (à savoir, favoriser ou améliorer une relation commerciale) sans l’intention de créer un avantage indu
Il ne doit pas influencer ou sembler influencer une décision commerciale
Il ne doit pas être proposé au cours d'un processus d'appel d'offres ou de négociation
Il doit être effectué de manière transparente
Et toutes les lois applicables et les politiques internes pertinentes doivent être respectées
En règle générale, un cadeau doit être raisonnable, approprié et conforme aux lois locales applicables. Pour plus d’informations, les employés SAP sont encouragés à lire le Code d’Ethique et de Conduite ainsi que le Code de conduite des fournisseurs. Les cadeaux entre collègues ou équipes sont considérés comme des affaires privées, ne donnant généralement lieu à aucun remboursement. Pour des informations détaillées, consultez le Code international d’éthique et de conduite à l’intention des employés de SAP et les Conseils d’ordre général sur les cadeaux (en interne).
APPROVISIONNEMENT RAISONNE
Éthique de l'organisation GPO en matière d'approvisionnement L'éthique de l'organisation GPO en matière d'approvisionnement s'inspire du Code d'éthique et de conduite SAP ainsi que du Code de conduite des fournisseurs SAP. SAP refuse de s'engager dans toute relation avec des parties dont la présence sur le marché ou l'attitude envers les employés et sous-traitants s'oppose à l'éthique, aux principes et aux normes de durabilité de SAP et aux Dix Principes du Pacte mondial des Nations Unies (ONU) dans les domaines des droits de l'homme, des normes du travail, de l'environnement et de la lutte contre la corruption. De la même manière, les Fournisseurs de SAP sont encouragés à accepter les principes du Pacte mondial des Nations Unies. SAP est tenue de mettre en œuvre une vérification préalable raisonnable au sein de sa chaîne logistique dans le but d'identifier et de prévenir ou de minimiser les risques de non-respect des droits de l'homme ou des normes du travail ou encore les risques liés à l'environnement, et afin de mettre fin aux atteintes aux droits de l'homme ou dommages environnementaux. Les droits de l'homme et les normes du travail sont définis dans la Déclaration internationale des droits de l'homme, les conventions fondamentales de l'OIT et le droit applicable (par exemple, la loi allemande sur la vérification préalable raisonnable au sein de la chaîne logistique) ; ils sont également énoncés dans le Code de conduite des fournisseurs.
Approvisionnement durable La chaîne logistique de SAP contribue de façon significative à l'empreinte écologique totale de SAP : il est impératif par conséquent de la maîtriser, de la surveiller et de l'améliorer continuellement. Les Fournisseurs désireux de développer une relation « privilégiée » devront transmettre leur programme stratégique et leur politique environnementale. L'organisation GPO s'engage à fournir des produits et services respectueux de l'environnement et écoénergétiques issus de Fournisseurs reconnaissant que la durabilité fait partie intégrante de la fabrication de produits de classe mondiale. Nous continuons à collaborer avec nos Fournisseurs, prestataires et partenaires, et attendons d’eux qu'ils contribuent aux objectifs et à l’engagement de SAP en faveur des opérations de lutte contre l’utilisation de matières plastiques à usage unique. Nous visons à consolider nos relations avec les principaux Fournisseurs, afin d'encourager leur engagement en faveur de produits et services zéro émission nette et neutres en carbone. Les Fournisseurs doivent s'efforcer d'améliorer continuellement l'empreinte environnementale des produits et services achetés par SAP, de même que se conformer au Code de conduite des fournisseurs SAP. L'organisation GPO s'engage à contribuer à la réduction des déplacements professionnels, en particulier les vols d'affaires, en prenant des mesures raisonnables quelles qu'elles soient, ainsi qu'à améliorer l'empreinte environnementale des activités de SAP liées au parc de véhicules et aux trajets domicile/lieu de travail. Lorsque les déplacements ne peuvent pas être évités, le moyen de transport durable le plus approprié doit être utilisé. L'organisation GPO s'engage à agir pour que, d'ici 2030, près de 100 % (au moins 90 %) des déchets électriques et électroniques produits dans le cadre de nos propres activités ne finissent pas dans des incinérateurs, des décharges ou dans la nature. Pour atteindre cet objectif, nous continuons d'améliorer nos processus et notre collaboration avec les Fournisseurs et les partenaires tout au long de notre chaîne de valeur afin de réduire, réutiliser, revendre, retourner, recycler et récupérer les déchets électroniques aux fins d'une utilisation productive, ainsi que pour accroître la transparence. Les nouveaux équipements doivent être achetés et utilisés de manière responsable, en tenant compte des normes et des impacts environnementaux et énergétiques. Cela permet de convertir les déchets en matériaux de valeur. Les exigences écologiques sont à prendre en compte dans tous les demandes d’offres et de devis (RFP/RFQ), commandes d’achat et/ou contrats d'achat.
Les demandes seront axées sur les principes directeurs suivants :
Remplacer les plastiques à usage unique par des alternatives réutilisables et durables
Encourager le recyclage des matériaux si aucune alternative aux plastiques à usage unique n’est disponible
Parvenir à la neutralité carbone dans nos propres activités en 2023
Atteindre le zéro émission nette tout au long de notre chaîne de valeur pour respecter l'objectif de limitation du réchauffement à 1,5°C en 2030
Améliorer sans cesse la performance énergétique de SAP
Viser le zéro déchet électronique dans nos propres activités d'ici 2030
Améliorer la performance globale de SAP en matière de déchets et le tri des déchets
Réduire sans cesse la consommation d’eau de SAP
Achats solidaires (diversité des fournisseurs et entreprise sociale) SAP s'emploie à établir des relations commerciales mutuellement bénéfiques avec des fournisseurs diversifiés qui cimentent les communautés dans lesquelles nous évoluons. Nous nous engageons à développer des relations mutuellement bénéfiques avec des entreprises sociales certifiées et des fournisseurs diversifiés certifiés (le terme « Fournisseurs diversifiés » désignant des entreprises appartenant à des minorités, à des femmes, à des personnes LGBT (lesbiennes, gays, bisexuelles ou transgenres) et à des personnes handicapées). L'objectif principal du programme d'achats solidaires de SAP est d'offrir des opportunités aux Entreprises sociales et aux Fournisseurs diversifiés qui satisfont à nos normes contractuelles et d'approvisionnement :
pour recruter activement et régulièrement des Entreprises sociales et des Fournisseurs diversifiés reconnus comme tels, aptes à fournir à SAP des produits et services de haute qualité à des prix compétitifs ;
pour encourager les fournisseurs stratégiques n'étant pas reconnus comme des Entreprises sociales et des Fournisseurs diversifiés à s'engager en faveur de la diversité et à soutenir leurs propres initiatives en la matière.
Directives :
SAP s'engage à accroître les opportunités commerciales pour les Fournisseurs diversifiés. Une fois identifiés, les Fournisseurs diversifiés certifiés doivent être
invités à toutes les demandes adressables afin de contribuer à nos objectifs d'achats solidaires et inclusifs, communément désignés « 5 & 5 by '25 ».
Il convient d'inclure les Entreprises sociales et les Fournisseurs diversifiés reconnus comme tels dans les opportunités visant le renforcement des capacités.
Pour les Entreprises sociales et les Fournisseurs diversifiés reconnus, le délai établi dans les conditions de paiement ne doit pas dépasser 30 jours nets.
La condition d'entreprise sociale et de fournisseur diversifié doit être validée en référence à une certification tierce.
Si un Fournisseur diversifié ou une Entreprise sociale certifié(e) n'est pas disponible, reportez-vous à la note obtenue à l'évaluation « Approvisionnement raisonné » pour procéder à la sélection du fournisseur.
Accessibilité du matériel et des logiciels informatiques Si des normes d'accessibilité s'appliquent aux biens ou services fournis (par exemple, les Règles pour l'accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0, Niveau AA, précisées à l'article 508 de la loi américaine Rehabilitation Act, et la norme harmonisée EN 301 549 reprenant les règles WCAG 2.1 niveau AA, ainsi que l'Ordonnance allemande sur les technologies de l'information sans barrières (BITV)), les employés sont tenus de les prendre en compte.
MESURES DISCIPLINAIRES EN CAS DE NON-RESPECT DE LA POLITIQUE
Toute violation de la présente Politique donnera lieu à une procédure d'escalade interne multi- niveaux pouvant déboucher sur des mesures disciplinaires ou des sanctions conformément au droit du travail applicable, lesquelles peuvent aller jusqu'au licenciement. Les mesures disciplinaires ou les sanctions sont déterminées indépendamment du montant des dépenses ou des seuils applicables. Le niveau d'escalade dépend de la fréquence et de la gravité de la violation constatée. Le processus d'escalade en cas de non-respect de la Politique est déclenché par l'organisation GPO. Vous trouverez ici des détails, le diagramme de processus et quelques exemples.
ANNEXE
Glossaire Achat a posteriori : un achat a posteriori signifie que le fournisseur commence à livrer des biens ou services à SAP sans qu’il y ait de commande d’achat valable en place et/ou de contrat (cahier des charges), et que le secteur d’activité a contacté l’organisation GPO trop tardivement. Contrat : dans la présente Politique, le terme « contrat » désigne les contrats-cadres tels que le contrat-cadre d'achats mondial (GPFA), le contrat-cadre d’achats (PFA), le cahier des charges, l'accord de non-divulgation et le contrat de traitement des données pour le prestataire (CDPA). Relation Personnelle : inclut les membres de la famille au premier degré (parents et enfants) ; les membres de la famille au deuxième degré et leurs enfants (frères et sœurs et grands- parents) ; ainsi que les conjoints ou concubins. Ce terme englobe également les relations comme les proches et amis. Rentabilité : bénéfices économiques tangibles obtenus sur des dépenses monétaires en termes de biens ou services reçus répondant aux exigences définies. Responsable de l'objet de coûts : personne qui gère le budget relatif à l’objet de coûts correspondant. Cette personne est responsable en permanence de l’ensemble des coûts qui sont imputés à son centre de coûts. Dans la plupart des cas, le responsable de l’objet de coûts fait partie du workflow d'approbation pour chaque demande d'achat. Coûts avec prime d’objectif (Cost Plus Award Fee - CPAF) : un contrat où un prestataire se voit proposer un montant incitatif qu’il peut remporter (en partie ou en totalité) en fonction de l’excellence dont il fait preuve en termes de délai de réalisation du contrat, de la rentabilité et de la qualité des prestations. Coûts avec prime d’incitation (Cost Plus Incentive Fee Contract - CPIF) : un contrat où un prestataire se voit proposer un montant incitatif négocié lié à la différence entre les coûts totaux effectifs et les coûts totaux prévus dans le contrat. GPFA (Global Procurement Framework Agreement) : contrat-cadre d'achats mondial. Représentant du gouvernement : tout représentant, fonctionnaire ou employé de l'État élu ou désigné qui travaille aux frais du contribuable ou d'une entreprise publique ou contrôlée ou financée par l'État, ou toute personne exerçant des fonctions spécifiques ou travaillant dans un secteur spécifique qui est définie comme étant un représentant du gouvernement par la
législation locale. Cette définition n’est pas exhaustive et inclut, sans s’y limiter, les catégories de personnes suivantes :
fonctionnaire ou employé d'une entité publique, d'un ministère ou d'un organisme gouvernemental ;
fonctionnaire ou employé d’une entreprise publique, d’une entreprise contrôlée ou financée par l’État, d’une école ou d’une université, d’un hôpital, d’une entreprise de télécommunications et d’autres entités fournissant des services publics d’administration et d’infrastructure ;
fonctionnaire, employé ou représentant d'un parti politique ;
candidat d'une instance politique ;
fonctionnaire, employé ou représentant d’une organisation non gouvernementale (ONG) ou de tout département ou organisme régional, national ou international lié (tels que le FMI, la Banque mondiale ou l’Organisation des Nations Unies) ;
personne agissant officiellement au nom d'une entité gouvernementale ;
fonctionnaire ou employé d’une entreprise commerciale appartenant à l’État ou contrôlée par l’État ; ou
autres personnes exerçant une influence gouvernementale.
Collaborateurs Clés : personnes dotées du pouvoir et de la responsabilité nécessaires pour planifier, orienter et contrôler les activités effectuées par l'entité du Fournisseur, directement ou indirectement pour le compte de SAP. Services gérés : terme qui désigne l'externalisation proactive de responsabilités de gestion et de fonctions, ainsi qu’une méthode stratégique visant à améliorer les activités et à maîtriser les dépenses. PFA (Procurement Framework Agreement) : contrat-cadre d’achats qui remplace les modèles de contrats d'achats locaux ; il intègre par renvoi les conditions d'achats locales/régionales applicables ; il couvre tous les achats, qu’il s’agisse de biens, de travaux ou de services ; des écarts par rapport aux conditions d'achats locales/régionales peuvent être convenus avec le fournisseur sur un périmètre limité. Contrat de prestation de services : une forme de contrat de travail à la commande. Il se situe entre le contrat ponctuel et le contrat de travail à temps complet. Secteur d'activité demandeur : employé SAP demandant des biens et services.
Coût total de possession : estimation financière destinée à déterminer les coûts totaux directs et indirects des biens, services ou actifs pendant toute la durée de leur cycle de vie. Fournisseur ayant des interactions avec le gouvernement : tout fournisseur interagissant avec un Représentant du gouvernement dans le cadre des services qu'il fournit à SAP, tel qu’un lobbyiste. Fournisseur : personne ou entité juridique qui fournit des services, y compris des services professionnels/de conseil, des objets matériels ainsi que des logiciels, des données, des scripts ou du code, et tout bien conçu, produit ou développé en relation avec les services en vertu d'une commande à l'entité SAP ayant commandé les prestations ou à un tiers pour le compte de SAP. Sous-traitant : entreprise ou individu qu'un entrepreneur général ou un prestataire principal engage pour effectuer une tâche spécifique dans le cadre d'un projet global et qui paie normalement les services fournis au projet. Sous-traitant ultérieur : sous-traitant initial tiers engagé par SAP qui a accès aux données (dont possiblement des données personnelles) ou les traite, ou bien qui pourra potentiellement le faire. Appel d'offres : englobe l'ensemble de la procédure de demande formelle et peut inclure n’importe lequel des éléments suivants :
demande d'offre
demande d'informations
demande de proposition
demande de devis
demande de soumission
HISTORIQUE DES REVISIONS
Version
Responsable du document
Description des principales modifications
Date d’entrée en vigueur de la publication
1.0 Werner Brandt Version 2.1, publiée le 8 février 2011 par Nancy Alpay et révisée le 4 mai 2011 par Marcell Vollmer 01/09/2006 2.0 Peter Rasper
12/11/2008 2.1 Nancy Alpay
08/02/2011 2.2 Marcell Vollmer
01/08/2011 2.3 Marcell Vollmer
09/01/2012 2.4 Marcell Vollmer
13/08/2012 2.4 a Marcell Vollmer Ajout d‘une section sur les adhésions
Adhésions à des organisations de sport et de loisir ajoutées à la liste des exclusions des adhésions (par exemple, clubs de golf).
Seuil pour l'appel d'offres augmenté à 100 000 euros uniquement pour l’Allemagne, les États-Unis et le Canada
Les accords sur les prix doivent être précisés dans le cahier des charges/la grille tarifaire et doivent être passés en revue au moins une fois tous les
3 ans.
Les Primes d’objectif, les Primes d’incitation et les Contrats de prestation de services ne constituent pas les modalités privilégiées par SAP et exigent tous l’approbation préalable du CPO avant la signature du contrat.
La devise fonctionnelle (devise locale) représente la devise à privilégier pour éviter l’exposition de SAP aux opérations de change
Transactions simultanées
Mise à jour des liens
Principes de base en matière d'achat applicables à tous les employés SAP
Critères applicables à la procédure d'appel d'offres
Exceptions applicables à la procédure d'appel d'offres
Adhésion
Mesures disciplinaires en cas de non-respect de la politique
Principes généraux en matière de sélection des Fournisseurs
Principes en matière de gestion des contrats
Fournisseur ayant des interactions avec le gouvernement ou pouvant donner lieu à des conflits d'intérêts
13/08/2012 2.4 b Marcell Vollmer
01/10/2012 2.4 c Marcell Vollmer
05/11/2012 2.5 Marcell Vollmer
01/03/2013 2.6 Tamara Braun
01/05/2016 2.7 Tamara Braun
11/01/2018 2.7 a Tamara Braun
22/10/2018 2.8 Nikolaus Kirner
06/08/2021 3.0 Nikolaus Kirner
Mise à jour de la structure
Nouveaux articles : Utilisation des ristournes
Expédition internationale de marchandises Approvisionnement raisonné
Règles de courtoisie professionnelle et cadeaux internes
28/09/2023 Version 3.0, 28/09/2023 Classification du document : INTERNE La version en ligne de ce document est la version officiellement publiée. Les éventuelles copies ou versions imprimées ne sont pas contrôlées.
