----------------------------------------- Siret 342.786.837.00027 APE 4639B
ACCORD TELETRAVAIL
SOMMAIRE
Préambule
I/ CHAMPS D'APPLICATION
II/ DEFINITION DU TELETRAVAIL
III/ DIFFERENTS TYPES DE TELETRAVAIL
IV/ POSTES ET ACTIVITES COMPATIBLES
V/ ORGANISATION DU TELETRAVAIL
VI/ DROITS ET DEVOIRS DU TELETRAVAILLEUR DE L’ ENTREPRISE ET DU MANAGER
VII/ ENVIRONNEMENT A DOMICILE DU TELETRAVAILLEUR
VIII/ DUREE ET SUIVI DE L’ ACCORD
Préambule :
Cet accord est enrichie de différents tests réalisés sur le sujet depuis quelques mois. Il témoigne de la volonté de l'entreprise de prendre en compte ce nouveau mode d’organisation du travail. Le télétravail trouve également sa reconnaissance dans le cadre de la responsabilité sociale d'entreprise comme une des actions d'amélioration de la qualité de vie au travail. Il permet de contribuer au développement durable en réduisant l'impact des transports sur l'environnement, mais également de promouvoir au bien- être des collaborateurs. En effet, pour la société, le développement du télétravail constitue un levier en faveur d'une modernisation des relations managériales et de l'équilibre entre performance économique et qualité sociale. Dans ce contexte, et suite au bilan positif des tests effectués, les parties ont souhaité apporter une nouvelle impulsion au télétravail et clarifier ses conditions d’exercice par la signature du présent accord.
La politique volontariste de l'entreprise de développement du télétravail sera menée en concertation avec les partenaires sociaux et avec l'implication du management et de l'ensemble des salariés.
I/ CHAMPS D’ APPLICATION
Le présent accord s'applique aux collaborateurs de la société, sous réserve de faire partie des services éligibles. (Annexe jointe).
II/ DEFINITION DU TELETRAVAIL
L'article L1222-9 du Code du travail définit ainsi le télétravail : "Toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication". Le télétravail est une forme d’organisation et de réalisation du travail utilisant les technologies de l’information et de la communication dans laquelle un travail qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur oùu est affecté le salarié est effectué hors de sces locaux de façon régulière ou occasionnelles. Il résulte de la double volonté du salarié et de l’employeur. La définition du télétravail exclut les activités nomades qui par leur nature ne peuvent être réalisées dans les locaux de l’entreprise où est affecté le salarié et pour lesquelles les technologies de l’information et de la communication ont pour objet de faciliter le travail et le contact avec l’entreprise et le collaborateur. Des activités sédentaires du salarié nomade peuvent donc donner lieu à du télétravail à condition de veilleren veillant particulièrement aux principes de prévention contre l’isolement. En revanche, les parties relèvent que le simple fait de travailler à l’extérieur des locaux de l'entreprise ne suffit pas à conférer à un salarié la qualité de télétravailleur. Ainsi ne constitue pas du télétravail : - la réalisation d'astreintes effectuées au domicile des salariés, - la réalisation de tâches qui n'auraient pas pu être exécutées dans les locaux de l'entreprise, ;
- la réalisation de tâches en dehors des locaux de l'entreprise et du domicile des salariés.
III/ DIFFERENTS TYPES DE TELETRAVAIL
Le télétravail s’effectue : - soit à domicile. Une autre résidence de télétravail en France pourrait être acceptée par l’entreprise sous réserve de sa déclaration par le salarié et que les contraintes techniques ne s’y opposent pas. - soit dans un espace de travail proposé par l’entreprise différent de celui d’affectation du salarié. Cette position de travail peut être partagée par plusieurs personnes de l’entreprise. Le télétravail est mis en œuvre selon 3 modalités : a/ Télétravail avec fixation des jours télétravaillés L'avenant au contrat de travail devra préciser les jours ou demie- journées télétravaillés. 2 jours en télétravail maximum dans la semaine. b/ Télétravail selon un volume de jours hebdomadaires Par exception, pour des salariés dont l'activité ne permet pas de définir aà priori et de manière constante les jours des télétravail, l'avenant au contrat de travail prévoira un volume hebdomadaire de jours télétravaillés dans la limite de 2 jours de télétravail maximum dans la semaine. La définition des jours télétravaillés est déterminée au fur et à mesure après échange entre le salarié et son manager dans un délai minimum de 48 heures avant la prise de ce jour positionné en télétravail. L'accord du manager doit être formalisé. Pour ces salariés qui ne peuvent définir de façon constante les leurs jours de télétravail, le télétravail ne donnera lieu à aucune prise en charge, telle que définie à l'article 8. c/ Télétravail Le télétravail occasionnel a vocation à répondre à des situations inhabituelles et imprévisibles ou à des situations d’urgence exceptionnel: Le télétravail exceptionnel a vocation à répondre à des situations inhabituelles et imprévisibles ou à des situations d’urgence, pour l’ensemble des salariés travaillant dans un service éligible au télétravail. Il ne fait pas l’objet d’un avenant de contrat de travail ou d’un protocole d’accord, mais donne lieu à information préalable du manager et accord de celui-ci. Le refus doit impérativement être exprimée et motivé par courriel. Les situations de télétravail exceptionnelles sont ouvertes aux salariés disposant d’outils de travail à distance mise à disposition par l’entreprise. Ce télétravail exceptionnel ne devra pas dépasser 6 jours par an entre le 1 janvier N et le 31 décembre N. Ce télétravail occasionnel ne devra pas dépasser 6 jours par an. Pour ces salariés qui ne peuvent prévoir les jours de télétravail, le télétravail ne donnera lieu à aucune prise en charge, telle que définie à l'article 8.
DEFINIR LES HORAIRES DE TRAVAIL
IV/IV/ POSTES ET ACTIVITES COMPATIBLES
Les parties réaffirment que par principe les collaborateurs sont éligibles à cette modalités d’organisation du travail dès lors que le télétravail est compatible avec l’exercice de leur s activités par les salariés de manière autonome. Sauf cas exceptionnel, ne peuvent pas être éligibles les postes et activités qui par nature nécessitent d’être exercése dans les locaux de l’entreprise, soit en raison des équipements, soit en raison de la nécessité par exemple d’une présence physique pour la réalisation de certaines tâches. ( voir annexe 1) A ce titre, peuvent demander à accéder au télétravail, les salariés remplissant les conditions suivantes : - être Employés, Agents de maîtrise ou Cadre s; - être titulaire d'un contrat de travail à durée indéterminée ; - avoir une ancienneté d'au moins 6 mois révolus au sein du Groupe ; - avoir une durée du travail au moins égale à 80% d'un temps plein ; - bénéficier, compte tenu de la nature de ses fonctions et/ou de ses responsabilités, d'une large autonomie dans l'organisation de son travail ; - ne pas occuper un poste nécessitant une présence physique pour la réalisation de ses missions dans les locaux de l'entreprise ;. - ne pas requérir d'accompagnement managérial rapproché (autonomie professionnelle) ; - ne pas occuper un poste nécessitant un équipement / matériel non mobile ou non utilisable à distance.
Les Directions concernées sont celles dont l'organisation et les modalités de fonctionnement permettent le recours au télétravail, étant précisé qu'il revient aux responsables hiérarchiques et aux Responsables Ressources Humaines de ces Directions de s'assurer que les demandes de télétravail sont compatibles avec leurs impératifs de fonctionnement.
V/V/ ORGANISATION DU TELETRAVAIL
Ce mode d’organisation du travail est fondée sur un principe de double volontariat et un principe de double réversibilité tant à l’initiative de l’employeur que du salarié. a/ Volontariat Lorsqu’un salarié souhaite opter pour le télétravail, il adresse une demande écrite motivée à son manager avec copie au DRH qui adresse sa réponse dans un délai maximum de deux mois. Le refus fera l’objet d’une réponse écrite et motivée. Les parties rappellent que le télétravail s’inscrit dans le cadre d’une une relation managéeriale réelle basée sur la confiance mutuelle, et se fonde sur une capacité du télétravailleur à exercer ses fonctions de façon autonome. Le développement du télétravail peut nécessiter une évolution des organisations du travail et du fonctionnement des équipes. Les lignes managériales veilleronts à ce que les évolutions se fassent de manière cohérente et en garantissant la même qualité de service. Enfin, le responsable hiérarchique doit être attentif à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec la bonne organisation et le bon fonctionnement de son service , étant précisé que le nombre de télétravailleurs ne peut être supérieur à 50% des effectifs éligibles dudit service. Si le responsable hiérarchique reçoit concomitamment plusieurs demandes de télétravail et ne peut faire droit à toutes celles-ci sans excéder la limite ci-dessus mentionnée ou affecter le bon fonctionnement du service concerné, il utilise le critère du trajet domicile/lieu de travail le plus long pour déterminer la ou les candidatures à privilégier.
b/ Réversibilité Le passage au télétravail est réversible tant à l'initiative du salarié que du manager. La réversibilité à la demande du manager est motivée par écrit. La réversibilité implique un retour du collaborateur dans les locaux de l’entreprise et dans son équipe de travail, les parties convenant que les situations particulièeres seront étudiées. Le délai de prévenance est de 2 mois. Il pourra être réduit d’un commun accord. Pendant la période d’adaptation, d’une durée de 3 mois, chaque partie pourra décider unilatéralement l’arrêt de cette forme d’organisation du travail, sans délai de prévenance lorsque l’arrêt est à l’initiative du salarié et moyennant un délai de prévenance minimale de deux semaines lorsque l’arrêt est à l’initiative de l’employeur. c/ Les salariés télétravailleurs bénéficient d’entretiens périodiques avec leur managers. De plus, le manager veille à ce que le télétravail ne constitue pas un frein à la participation physique aux réunions avec les autres salariés. Ces mesures sont destinées à éviter l’isolement des salariés concernés et à favoriser leur développement professionnel. Ainsi les parties conviennent que, sauf cas particulier individuel, exceptionnel et temporaire, le télétravailleur doit être présent au moins trois jours par semaine au sein de l’équipe, dans le local habituel de travail permettant ainsi les rencontres avec les collègues et le manager. d/ Avenant au contrat de travail. Les situations de télétravail font l’objet d’un avenant à durée déterminée au contrat de travail d’une durée d’un an. À l’issue de chaque période de 12 mois, la reconduction éventuelle et ses conditions doivent faire l’objet d’un avenant de renouvellement au protocole de renouvellement. Les avenants précisentavenants précisent notamment : - les modalités d’exécution du télétravail - la répartition des jours travaillés en entreprise et des jours télétravailléser ou du volume de jours hebdomadaires télétravaillés - les lieux de télétravail et notamment le lieu de rattachement - le matériel mis à disposition - lLes conditions de réversibilité du télétravail - la durée de la période d’adaptation
ec/ Maintien d’une proximité relationnelle.
L’éloignement physique entre manager et travailleur à distance modifie l’exercice de l’autorité hiérarchique.
Le lien de subordination : l’impossibilité de contrôler les salariés en temps réel éloignement physique des salariés ouvre des perspectives de management par le résultat basé sur l’autonomie et la confiance. De ce fait, il faudra veiller à ce que la charge de travail du collaborateur n'augmente pas en raison de sa situation de télétravailleur.
Des objectifs précis, atteignables, mesurables, inscrits dans le temps, ré évaluables, avec des indicateurs de suivi pertinents, et des règles claires pour toute l’équipe, doivent être fixés.
Le télé-management oblige à préserver le lien social par une proximité relationnelle avec des jours de travail dans l’entreprise, comme imposer des jours de présence commune, ou des contacts réguliers du télétravailleur vers l’entreprise (et l’inverse) grâce aux moyens de communication mis à disposition (téléphone, ordinateur, visioconférence, mail, messagerie instantanée professionnelle...).
VI/ DROITS ET DEVOIRS DU TELETRAVAILLEUR DE L ENTREPRISE ET DU MANAGER
Pour chaque salarié en situation de télétravail, les garanties de parcours professionnel et de formation sont assurées.
Comme toute nouvelle organisation du travail, le passage en télétravail doit faire l’objet d’une formation, aussi bien pour les salariés que pour leursde tous les responsables hiérarchiques des services éligibles au télétravail..
Une documentation sera mise à disposition des salariés leur rappelant les bonnes pratiques et les expositions potentielles aux Risques psychosociaux ( RPS) du télétravailleur. Cibler les formations (par l’entreprise ou avec des organismes de formations) : gestion du temps, manager les télétravailleurs, gestion du télétravail etc.
Prévoir la formation avant le passage au télétravail ou pendant la période d’adaptation.
Présenter le contenu de la formation
à la commission de suivi du télétravail.
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux dont il bénéficierait s’il était en situation de travail en présentiel dans les locaux de l’entrepriseapplicables aux salariés en situation comparable en travaillant dans les locaux de l’entreprise.
Le manager s'assure régulièrement et en particulier lors de l’entretien individuel que le télétravailleur bénéficie d’une montée en compétences et d’un accompagnement similaire aux autres salariés nécessaires àconcernant la tenue de son poste et sa montée en compétences, et la tenue de son poste, similaire aux autres salariés et que son niveau d’information sur la vie de l’entreprise ainsi que sa participation aux événements collectifs de l’entreprise celle-ci le préserve du risque d’isolement. Ils s’assurent également de la cohérence entre l’exercice du télétravail et le projet professionnel du salarié. Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise.
Des contrôles du temps de travail doivent être prévues avec des moyens adaptés :
Sun système d'auto-déclaration du salarié via un , logiciel de pointage sur son ordinateur., système de surveillance informatisé (temps de connexion sur l’ordinateur) ...
Les obligations des télétravailleurs sont exactement les mêmes que pour les autres salariés. A ce titre, Il convient de rappeler que, conformément à la législation en la matière, les heures supplémentaires doivent être réalisées à la demande de l’employeur ou avec son accord explicite. Seules les heures supplémentaires autorisées préalablement feront l’objet du traitement réservé aux heures supplémentaires. Les objectifs de la personne en télétravail sont fixés lors de l'entretien annuelle. A ce titre, l Le supérieur hiérarchique du télétravailleur s'assurera que : - la charge de travail et les délais d'exécution fixés permettent au télétravailleur de respecter ses ces plages horaires ( plages horaires définies dans l'avenant à l'accord de mise en place du temps choisi), de se déconnecter en dehors de ces plages horaires et, lorsqu'il est en forfait-jours, de respecter les durées maximales de travail et minimales de repos ; - le fonctionnement et la qualité du service ne sont pas affectés par le télétravail ; - la qualité du travail du salarié n'est pas affectée par le télétravail. L’employeur s'engage à respecter la vie privée du télétravailleur. Le manager doit faire en sorte de ne pas solliciter le télétravailleur en dehors de lorsque les salariés sédentaires ont quitté l’entreprise. A contrario, il lui appartient aussi de faire respecter lses horaires de travail et d’alerter le salarié en cas de dépassement.
Les échanges de mails hors des horaires collectifs sous prétexte qu’on a la capacité technologique de le faire doivent être évités. Le télétravailleur s'engage à respecter les règles fixées par la société en matière de sécurité en particulier informatique. Il assure également la confidentialité, l'intégralité et la disponibilités des informations qui lui sont confiées. A ce titre, il est rappelé que la dématérialisation des documents en ligne sera privilégiée. Les documents papiers, clés... resteront de l'exceptionnel pour le télétravail. L'employeur s'engage à prendre toute mesure nécessaire pour assurer la protection des données utilisées et traitées à des fins professionnelles par les salariés en situation de télétravail.
En retour, chaque salarié amené à travailler depuis son domicile s'engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l'entreprise ainsi que le charte informatique annexée au règlement intérieur de la société, à effectuer des sauvegardes régulières et à prendre toutes les précautions utiles pour que personne ne puisse avoir accès aux données, mots de passe qui, i il est important de rappeler est confidentiel et individuel, et plus généralement toutes informations concernant l'entreprise, ses clients, etc.
VII/ ENVIRONNEMENT A DOMICILE DU TELE-TRAVAILLEUR
Les parties rappellent que le télétravailleur qui exerce à domicile doit disposer d’un espace de travail conforme à la bonne réalisation de son travail et que l’environnement de travail doit être conforme aux conditions décrites du présent accord. Aussi un environnement de travail au domicile non conforme est une raison de refus de la demande par le manager. La mise en œuvre du télétravail s’exerce sous réserve que le salarié s’assure que le lieu de travail à son domicile comporte une prise de terre et un disjoncteur. Si le salarié le souhaitent, il peut demander un diagnostic électrique réalisé par une entreprise agréée à sa charge. En outre l’acceptation du télétravail par le manager peut être conditionnée par la conformité des prérequis techniques indispensables au bon fonctionnement de l’activité ainsi qu’à un environnement de travail conforme. A ce titre, une attestation sur l'honneur sera demandée par l'employeur. Sous réserve de cesla conformités des installations électriques du domicile, l’entreprise assure la fourniture, la maintenance et l’adaptation aux évolutions technologiques de l’équipement nécessaire à l’exercice des fonctions à domicile. Au titre du télétravail, dans l’hypothèse où le salarié ne serait pas déjà équipé dans les locaux de l’entreprise, chaque télétravailleur à domicile se voit fournir des équipements portables standards aux normes de l’entreprise avec les équipements de sécurité et de connexion ainsi que les accessoires intégrés à l’ordinateur, selon les nécessités de l’activité exercée. Dans le cas d’un télétravail à domicile, il est nécessaire que le domicile du salarié puisse disposer d’un accès Internet dont les caractéristiques en particulier dele débit devra devront être compatibles avec les prérequis techniques liés à l’activité. Les équipements fournis par l’entreprise restent la propriété de l’entreprise celle-ci en cas de cessation du télétravail. Le matériel doit être utilisé dans un cadre strictement professionnel. Le télétravailleur ne peut utiliser un autre outil que celui qui lui est fourni par l’entreprise. Le télétravailleur prends soin de l’équipement qui lui est confiée et informe immédiatement son responsable hiérarchique en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol du matériel mis à disposition. Dans le cas d’une impossibilité temporaire programmée, comme une coupure d’électricité, de téléphone, travaux à domicile, ne permettant pas d’accomplir ses fonctions en télétravail, le télétravailleur, en accord avec son manager, soit modifie son planning, soit vient exercer ses fonctions dans son établissement de rattachement. Le télétravailleur s'engage à s'assurer préalablement à la mise en télétravail que l'utilisation de son domicile à des fins de télétravail est compatible avec sa couverture assurance. En cas de changement de domicile, le salarié doit en informer au plus tôt son employeur. Dans le cas d’une impossibilité temporaire non programmée, le télétravailleur en informe immédiatement son manager et recherche avec lui la solution appropriée. En outre, le télétravailleur bénéficie du support technique à distance en vigueur dans l’entreprise. Enfin, il est rappelé que l'accident qui survient sur le lieu du télétravail au cours d'une journée télétravaillée par le salarié et pendant le temps de travail est soumis au même régime que s'il était intervenu dans les locaux de l'entreprise. En conséquence, le salarié doit en conséquence en informer immédiatement son responsable hiérarchique en précisant les circonstances de l'accident, les lésions constatées ainsi que les éventuels témoins de l'accident. La société concernée établit dans les 48 heures une déclaration d'accident du travail assortie le cas échéant des réserves qu'elle estime nécessaire d'émettre.
VIII/ LES RISQUESVIII/ FRAIS INDEMNISES PAR L ENTREPRISE POUR LE TELE-TRAVAILLEUR
Le télétravail expose les télétravailleurs à un certain nombre de risques spécifiques qu’il convient d’identifier, de façon à les intégrer au DUER (document unique d’évaluation des risques) et à mettre en place des mesures de prévention adaptées.
Le CSE doit être consultée avant la mise en place du télétravail au regard des modifications de conditions de travail et d’organisation du travail. (L2312-8).Le CSE est consulté tous les ans sur les conditions de travail, et notamment celles liées à la mise en en place du télétravail. (L2323-6)
L’isolement social et professionnelLe salarié peut perdre son sentiment d’appartenance et se retrouver socialement isolé :
-Privilégier un télétravail partiel.
-prévoir des contacts réguliers avec les collègues et des entretiens avec la hiérarchie (briefs,…).
Le burnout lié à lLa gestion du tempsLe salarié peut être enclin à empiéter sur sa vie privée pour terminer son travail, et réciproquement. Le risque existe s’il n’arrive pas à se mettre des limites :
Les horaires en vigueur du salarié devront être respectés par le manager et il est rappelé qu'une documentation concernant les bonnes pratiques du télétravailleur sera mise à disposition du collaborateur. - Communiquer périodiquement sur les attentes en termes d’objectif.- Définir avec le salarié les horaires durant lesquels, il peut être joint-Rappeler / prévoir les modalités d’exercice du droit à la déconnexion
Le mal généré par un contrôle abusifEn matière de surveillance du salarié, l’informatique peut contribuer à porter atteinte à l’environnement personnel ainsi qu’au travail des salariés.
-Respecter les dispositions relatives à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.Les contrôles de l’employeur doivent répondre à trois critères : le salarié doit êtreinformé, le contrôle doit être motivé, et ne pas violer la vie privée.
L’absence d’espace dédiéSon absence ou inadaptation ne permet pas de s’isoler pour se concentrer sur le travail et ne formalise pas la coupure symbolique entre l’espace domestique et l’espace de travail.
-Proposer au salarié des services techniques pour réaliser une étude ergonomique.Le salarié devra attester dans la déclaration sur l'honneur que son espace domestique est compatible avec l'exercice de ses fonctions
L’employeur, la commission SSCT ou à défaut le CSE, et les autorités compétentes peuvent avoir accès au poste télétravaillé avec l’accord préalable du salarié.
Le matériel inadaptéDu matériel inadapté ou défaillant génère du stress : un casque transmettant des voixinaudibles, un système informatique lent pénalisant l’atteinte des objectifs quotidiens…
-Mise en place de procédures de signalement et prise en charge rapide des dysfonctionnements.
-Instaurer une maintenance préventive et une périodicité de renouvellement adapté du matériel
Le rejet des collègues jugeant le télétravailleur privilégiéNe pas voir un collègue sur le lieu de travail peut être perçu comme une absence de travail etlaisser la porte ouverte aux critiques. Ne pas être éligible au télétravail peut être vécu comme une injustice.
-Réaliser un point sur leurs absences des locaux avec des informations claires sur leur accessibilité, les critères d’évaluation et la répartition des tâches.Le manager veillera à ce qu'il n'y ait pas de discrimination au sein de son équipe.
Outre les moyens matériels mis à disposition du télétravailleur pour l’exercice du travail à domicile, l'entreprise verse en complément une somme forfaitaire correspondant à :
-60€ par an si l'avenant de télétravail mentionne une journée de télétravail hebdomadaire
-120€ par an si l'avenant de télétravail mentionne 2 journées de télétravail hebdomadaire
IXVIIIIX/ MODIFICATION - DUREE ET SUIVI DE L’ ACCORD
Le présent accord entre en vigueur le jour qui suit les formalités de son dépôt auprès des services compétents. Conformément à la législation, cet accord, après information du CSE, sera déposé en deux exemplaires, - sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, dont une version signée des parties et une version anonymisée destinée à être publiée (c'est-à-dire expurgée du nom des personnes physiques signataires) ; - en un exemplaire au Conseil de prud'hommes de son lieu de conclusion. Il est conclu pour une durée indéterminée et pourra être révisé et dénoncé dans le respect des conditions légales. Par ailleurs une Commission de Suivi sera mise en place afin de suivre l'application du présent accord sur l'ensemble de son périmètre d'application. Elle se réunira au moins une fois par an.
