relatif à la prise en charge des frais et temps de déplacements des représentants du personnel
conclu le …/…//2025
Entre les soussignés :
La société …… Dont le siège social est ….. Immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Reims sous le numéro …. Représentée par ….. Agissant en qualité de Président
D’une part,
ET
L’organisation syndicale ….. représentée par …..déléguée syndicale
D’autre part,
Préambule
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de prise en charge des frais et du temps occasionnés par les déplacements des représentants du personnel : - les bénéficiaires; - La liste des frais remboursables; - leurs modes de calcul; - la note de frais.
Article 1 : Bénéficiaires
Le présent accord s'applique à tous les membres représentants du personnel qui engagent des frais professionnels dans le cadre de missions, réunions plénières ou réunions extraordinaires organisées à l’initiative de la Direction ou à la demande de la majorité des membres du CSE
Article 2 : La liste des frais remboursables
La prise en charge des frais de déplacement couvre l’ensemble des frais rendus nécessaires par le déplacement des bénéficiaires inscrits à l’article 1, à savoir :
- Frais de repas, sur justificatif (facture ou ticket de caisse) dans la limite du barème Urssaf - Frais kilométriques sur justificatif (distance, carte grise) - Frais de stationnement sur justificatif - Frais d’hébergement (facture hôtel) dans la limite du barème Urssaf pour les découchés
Article 3 – Modes de calcul
Les déplacements pour se rendre à une mission ou réunions de travail, dont les modalités sont définies à l’article 4 du présent accord, sont remboursés sur justificatif du kilométrage de l’adresse exacte de départ à l’adresse d’arrivée. Une édition du parcours sur le site Via Michelin indiquant le kilométrage exact doit être fournie avec la note de frais. Le trajet le plus court sera la référence, ou le plus rapide s’il est significatif (gain d’au moins une demi-heure).
Le kilométrage est multiplié par le taux du barème fiscal de l’année en vigueur, selon la puissance fiscale indiquée sur la carte grise. La carte grise doit être au nom du salarié, ou de son conjoint , exceptionnellement au nom d’une entité de prêt sur justificatif (prêt concessionnaire en cas de panne)
Pour les stationnements : indication de la plaque numérologique du véhicule (quand cela est possible) correspondant à la carte grise, à la condition qu’il n’y ait pas de parking gratuit dans un rayon de 800 m.
Article 4 : modalités
Pour les déplacements pris en charge tels que définis ci-dessus :
les frais kilométriques, aller/retour, seront pris en charge par l’employeur peu importe le lieu de la réunion lorsqu’ils sont inclus dans le temps de travail.
Lors des réunions ou missions initiées par la Direction sans prise de poste avant, ou sans retour au poste de travail après, il n’y a pas de prise en charge des frais kilométriques pour les réunions dans les l….s de Reims et ses alentours
En revanche si la réunion du CSE a lieu dans un l….e extérieur à Reims et ses alentours (ex : E…., S….. C… …),l’aller et le retour seront indemnisés.
Les mêmes règles s’appliquent pour le temps de trajets. Les déplacements pendant les horaires de travail sont considérés comme du temps de travail, et ne sont pas décomptés de la journée de travail. Le temps de déplacements sans prise de poste avant, ou sans retour au poste de travail après, ne seront pas de pris en charge pour les réunions dans les l…s de Reims et ses alentours
Néanmoins, les frais kilométriques lors de déplacements pendant un jour de repos seront entièrement indemnisés, entre le domicile et le lieu de la réunion , aller/retour, ainsi que le temps de trajet réel entre les deux lieux.
Article 5 – Note de frais :
La demande de remboursement devra se faire en remplissant le document référencé dans K….
S...
Ce document dûment rempli accompagné des justificatifs devra parvenir au service RH dans le mois qui suit la dépense. Au-delà de 6 mois, la note de frais sera refusée. Le remboursement sera acté sur la paie selon sa date de réception avant ou après l’arrêté de paie. I
Article 6 - Publicité
1 - Dépôt
Le présent accord sera déposé sur la plateforme du Ministère du travail https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/, ce qui vaudra dépôt auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (DIRECCTE) dont relève le siège social de la société. Il sera également remis au greffe du conseil de prud'hommes de R… Fait à R…, le …/…/2025 en 3 exemplaires originaux dont un est remis à chacune des parties signataires.
