Accord relatif aux modalités d’organisation du télétravail
Entre :
La Société
SÉMAPHORES EXPERTISE, Société Anonyme immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 388 269 045, dont le siège social est sis 20-24 rue Martin Bernard – 75013 PARIS, représentée par en qualité de Directeur Général,
Dénommée ci-après «
La Société SEMAPHORES EXPERTISE »
D’une part,
Et,
Le CSE de la Société SÉMAPHORES EXPERTISE représenté par secrétaire du CSE.
Chapitre 2 : Le télétravail, habituel et régulier6
Article 3 : Eligibilité6 Article 4 : Principe de double volontariat7 Article 5 : Connexion internet, installation électrique et attestation d’assurance7 Article 6 : Modalités de mise en œuvre8 Article 7 : Rythmes de télétravail9 Article 8 : Adaptation, réversibilité et suspension11 Article 9 : Situations spécifiques individuelles12
Chapitre 3 : Le télétravail occasionnel pour s’adapter à des circonstances individuelles
ou collectives exceptionnelles13
Article 10 : Le télétravail ponctuel13 Article 11 : Le télétravail en cas de force majeure14
Chapitre 4 : Principes de fonctionnement du télétravail15
Article 12 : Lieu d’exercice du télétravail15 Article 13 : Equipement matériel du télétravailleur15 Article 14 : Contribution financière de l’entreprise16 Article 15 : Déclaration des jours de télétravail16 Article 16 : Planification des jours de télétravail
Chapitre 5 : Droits et devoirs du télétravailleur17
Article 17 : Egalité de traitement17 Article 18 : Maintien du lien social et des temps collectifs17 Article 19 : Organisation du travail, contrôle et gestion du temps de travail18 Article 20 : Respect de la vie privée et droit à la déconnexion18 Article 21 : Santé et sécurité du télétravailleur19 Article 22 : Protection des données et confidentialité19
Chapitre 6 : Modalités d’accompagnement du télétravail20
Article 23 : Formations20 Article 24 : Prévention des risques20
Chapitre 7 : Disposition finales21
Article 25 : Durée et entrée en vigueur21 Article 26: Suivi annuel21 Article 27 : Révision et dénonciation21 Article 28 : Formalités de dépôt21
Annexes23
Annexe 1 : : Modèle indicatif de Mail de Demande d’adhésion24
Préambule
Suite à la crise sanitaire de 2020 ayant fait émerger de nouvelles modalités d’organisation du travail à distance, un premier accord de mise en place du télétravail a été signé le 21 mai 2021 pour une durée de deux ans au périmètre de la société SEMAPHORES EXPERTISE. Alors que la pratique du travail à distance préexistait ponctuellement chez SEMAPHORES EXPERTISE, sans charte ou accord collectif toutefois, générant parfois un sentiment d’iniquité compte tenu de la diversité des approches, cet accord de 2021 a ancré le télétravail comme modalité organisationnelle pérenne et bien réfléchie, tout en continuant à promouvoir les dynamiques collectives, le lien social et les conditions de travail des salariés. Cet accord prévoyait également qu’une enquête paritaire soit réalisée auprès des salariés pour évaluer les modalités d’exercice du télétravail, identifier les éventuelles difficultés rencontrées par les salariés, et proposer des ajustements éventuels à l’issue des deux années d’application. L’enquête réalisée au printemps 2023 indique que le télétravail est désormais ancré dans les pratiques des répondants avec un taux d’adhésion au télétravail régulier de 88 .Une très grande majorité des répondants se disent satisfaits des modalités d’instauration et d’accompagnement du télétravail mises en œuvre dans le cadre de cet accord. En outre, la plupart des répondants à l’enquête soulignent que cet accord a contribué à améliorer leur Qualité de Vie et Conditions de Travail (QVCT).
A l’issue de cette première période de deux années, les parties ont convenu d'ancrer durablement cette modalité d'organisation du travail au sein du cadre collectif de l'entreprise, tout en capitalisant sur les enseignements tirés pendant cette période.
L’objet du présent accord est de pérenniser le télétravail comme une modalité organisationnelle en complément des temps essentiels pour nos métiers que sont :
En premier lieu, la présence auprès de nos clients, où se bâtit notre activité elle-même et où son utilité se déploie ;
La présence dans les locaux de l’entreprise .
La mise en place du télétravail au sein de SEMAPHORES EXPERTISE est fondée sur le respect et la confiance mutuelle dans la relation managériale et professionnelle. Ainsi le présent accord a pour objectif de reconnaitre le télétravail comme mode d’organisation à part entière et d’en définir ses modalités pratiques. Tout en prenant en compte les objectifs de performance économique, sociale et environnementale de l’entreprise, les parties signataires de cet accord reconnaissent au télétravail plusieurs objectifs :
Il améliore la qualité de vie des salariés au travers notamment d’une meilleure conciliation entre vie professionnelle et personnelle, une réduction des déplacements et de la fatigue qui peut en découler ;
Il permet de renforcer la performance organisationnelle de l’entreprise et d’accélérer la digitalisation des processus dans le groupe ;
Il doit s’organiser de telle façon qu’il préserve le lien social et des temps collectifs dans l’entreprise, leviers d’efficacité et de qualité de vie au travail ;
Il doit s’intégrer dans les nouveaux enjeux immobiliers appelant à multiplier les espaces collaboratifs et adapter notre empreinte immobilière globale .
Il s’inscrit dans la démarche RSE du Groupe notamment à travers :
La réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise et ses salariés ;
Un cadre susceptible de favoriser l’embauche ou le maintien dans l’emploi de personnes en situation de handicap.
Il permet également de renforcer l’attractivité externe de SEMAPHORES EXPERTISE.
Les parties insistent sur le fait que la présence chez le client et la présence au bureau sont essentiels à l’exercice de notre métier et que nous devons nous donner les moyens collectivement de garantir une présence suffisante et régulière dans les bureaux, gage de préservation de l’esprit d’équipe et du travail collectif dans l’entreprise.
Chapitre 1 : Cadre juridique de l’accord
Article 1 : Périmètre d’application de l’accord Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de SEMAPHORES EXPERTISE. Il vise à définir des dispositifs communs accessibles à tous les salariés exerçant des fonctions dont la nature permet cette modalité d’organisation du travail.
Article 2 : Définition En application des dispositions de l’article L.1222-9 du Code du Travail, « le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ». La mise en place du télétravail peut répondre aux situations suivantes :
Le télétravail habituel et régulier, comme modalité structurelle d’organisation du travail ;
Le télétravail occasionnel pour s’adapter à des circonstances individuelles ou collectives exceptionnelles.
Chapitre 2 : Le télétravail, habituel et régulier
Article 3 : Eligibilité Les salariés de SEMAPHORES EXPERTISE sont éligibles au télétravail sous réserve de répondre aux conditions suivantes :
Être salarié en CDI ou en CDD :
Pour les salariés confirmés, seniors et managers en CDI, afin de favoriser l’intégration dans l’entreprise, le télétravail habituel pourra se mettre en place à partir du premier mois d’ancienneté, sur accord du Directeur.
Pour les autres salariés en CDI, afin de favoriser l’intégration dans l’entreprise, le télétravail habituel se mettra en place progressivement à partir du troisième mois suivant l’arrivée du salarié. Ainsi, dans le cas où le manager estime que le salarié peut réaliser ses tâches /missions en télétravail pendant la période d’essai, le nombre de jours de télétravail sera défini par le manager en concertation avec le salarié en fonction du niveau d’expérience et de l’autonomie du salarié. A l’issue de la période d’essai, le salarié sera éligible au télétravail régulier et habituel selon les volumes de jours de télétravail définis à l’article 7.
Pour les salariés en CDD, la possibilité de télétravailler de manière régulière est envisagée après leurs trois premiers mois dans l'entreprise. Ils sont ainsi invités à formuler leur demande d’adhésion à la fin du troisième mois, pour une mise en œuvre effective au début du quatrième mois. Cette transition vers le télétravail se fera progressivement et en concertation avec leur manager.
Avoir une maitrise de son métier et être autonome. Etant entendu que l‘autonomie du salarié se traduit par sa capacité :
A réaliser tout ou partie de son activité sans aide ni soutien au quotidien ;
A gérer son temps et prioriser ses différentes activités ;
A s’intégrer dans son collectif de travail ;
Toutefois certaines tâches ne peuvent être réalisées en télétravail. Il s’agit par exemple des temps d’accueil des visiteurs ou des collaborateurs, la maintenance et la reconfiguration des postes informatiques, la distribution de courrier ou de la reprographie. Ainsi sont éligibles au télétravail, les salariés de la société dont le travail et l’activité en télétravail ne gênent pas la réalisation de leur mission, le fonctionnement de leur équipe de rattachement et ne nécessitent pas un soutien managérial rapproché. Pour les alternants et stagiaires, il est recommandé d’être au maximum présent au bureau dans la mesure où ce type de formation spécifique requiert un accompagnement en présentiel. Les alternants et stagiaires ne sont donc pas éligibles au télétravail habituel mais, ces collaborateurs pourront exceptionnellement solliciter une journée de télétravail auprès de leur manager/tuteur qui pourra accorder son autorisation, si le collaborateur est en mesure de fournir un travail adapté.
Article 4 : Principe de double volontariat Le télétravail procède d’une organisation collective du travail et relève d’une démarche concertée entre le manager et les membres de son équipe ou de son service. Le télétravail est basé sur le principe de double volontariat : la demande de télétravail émane d’une des parties prenantes (salarié ou employeur) et nécessite un accord mutuel (manager et salarié), étant précisé que le présent accord n’institue aucun droit automatique au télétravail. En outre le développement du télétravail ne doit pas avoir pour effet d’isoler les salariés ni de les éloigner du fonctionnement de leur équipe. Il devra donc être mis en place en recherchant un juste équilibre favorable à l’entreprise comme au salarié.
Article 5 : Connexion internet, installation électrique et attestation d’assurance Le salarié qui sollicite le télétravail doit disposer d’un espace de travail conforme au bon exercice du télétravail, respectant les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ainsi, le salarié demandeur devra attester sur l’honneur que :
Il dispose d’une connexion internet ayant un débit suffisant pour les prérequis techniques liés à l’activité, la performance et la qualité attendues ;
Le système électrique de son lieu de télétravail est conforme à la réglementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle dans toutes les conditions de performance et de sécurité ;
Il dispose d’une assurance multirisques habitation et qu’il a informé son assureur de l’exercice du télétravail à son domicile.
Concernant la connexion internet et la couverture de téléphonie mobile, le salarié pourra effectuer un test de connexion du lieu de télétravail à la demande et selon les consignes données par la DSI et ce, afin de vérifier que sa connexion est d’une bonne qualité pour exercer en télétravail. En l’absence d’une connexion internet ou d’un accès de qualité au réseau de téléphonie mobile, le télétravail ne pourrait être approuvé pour le salarié concerné. A l’occasion de sa demande initiale de télétravail, le salarié formalisera cette attestation sur l’honneur via un formulaire prévu à cet effet sur Alph@télétravail. Le salarié attestera avoir compris et être d’accord avec le fait que ces prérequis techniques sont valables pour tout éventuel lieu d’exercice, s’il vient à déménager.
En cas de déménagement ou de changement de compagnie d’assurance, le salarié devra transmettre à l’employeur les nouvelles attestations conformes au changement de situation individuelle. Cette déclaration pourra se faire via l’outil MonEspaceRH disponible sur l’intranet Groupe.
Article 6 : Modalités de mise en œuvre
Webinaires d’informations
Après la signature du présent accord, une réunion d’information (webinaire) sera organisée par la Direction des Ressources Humaines , à partir de la date d’entrée en vigueur de ce nouvel accord. Le guide d’application réalisé par la DRH sera également mis à jour et disponible sur le portail RH.
Processus d’adhésion au télétravail régulier
La demande d’adhésion au dispositif de télétravail régulier par un salarié sera réalisée par le biais d’une demande écrite du salarié via la plateforme Alph@télétravail disponible sur l’intranet Groupe, ou via tout autre outil qui sera mis à disposition. Une information sur cette demande sera transmise à son manager via Alph@télétravail. Le manager disposera d’un délai d’un mois pour faire part de sa réponse au salarié demandeur. Un entretien sera organisé entre le salarié et son manager, afin d’échanger préalablement sur la mise en œuvre du télétravail. En cas de réponse positive, le salarié et l’employeur s’engagent à respecter les règles édictées par le présent accord en matière de télétravail. En cas de réponse négative, le manager devra expliciter sa réponse par écrit. En cas de désaccord, la direction et le préventeur pourront être mobilisés pour traiter la situation. La planification des réunions se fera en fonction du nombre de situations à traiter.
Il sera donné la possibilité au salarié, dont la demande d’adhésion au télétravail aurait été refusée, de procéder à une nouvelle demande dans un délai minimum de 6 mois à compter de la réponse faite par le manager (sauf sujet technique relatif à l’article 5 qui n’instaure pas de délai spécifique après sa résolution). A cette occasion, le motif initial du refus (cf article 3 du présent accord) devra être réexaminé par le manager ainsi que par le responsable des ressources humaines de l’entité du demandeur au cours d’un entretien spécifique
Article 7 : Rythmes de télétravail Nos métiers impliquent une part importante de présence chez les clients et de travail collectif propices au partage, à l’intégration et à la transmission des compétences indispensables pour conserver notre efficacité.
Afin de garantir des temps de présence au bureau et des temps collectifs suffisants, le télétravail sera organisé selon un volume de jours annuels potentiels de télétravail dont les volumes sont organisés selon le temps de travail annuel de chaque collaborateur (forfaits jours, forfaits heures ou hors forfait). Ce mode d’organisation a pour objectif de pérenniser un nombre de jours travaillés de référence chez les clients ou au bureau sur une année.
Pour les salariés au forfait jours : Le principe qui a prévalu à cette organisation de travail repose sur un principe d’égalité pour permettre un temps de présence collectif identique : Modalités d'organisation du travail : points de repère Jours travaillés Au bureau/clientèle Télétravail Au bureau/clientèle Télétravail Forfait-jour Nb de jours minimum/année Nb maximum de jours/année Estimation de jours minimum/mois Estimation jours/mois 216 146
70
12.2
5.8
206 146
60
12.2
5
196 146
50
12.2
4.2
Pour les salariés au forfait heures Modalités d'organisation du travail : points de repère Jours travaillés Au bureau/clientèle Télétravail Au bureau/clientèle Télétravail Forfait-heures Nb de jours minimum/année Nb maximum de jours/année Estimation de jours minimum/mois Estimation jours/mois 1590 146
66
12
5,5
Pour les salariés hors forfait, les volumes repères sont présentés ci-dessous :
Pour les salariés hors forfait (151,67 heures par mois) de statut cadre : par ex consultant, collaborateurs comptable C3, assistant de direction….
Modalités d'organisation du travail : points de repère
Jours travaillés Au bureau/clientèle Télétravail Au bureau/clientèle Télétravail Estimation en % du télétravail Heures mensuelles Nb de jours minimum/année Nb maximum de jours/année Estimation de jours minimum/mois Estimation jours/mois
151,67 146
66
12
5,5
31%
.
Les volumes ci-dessus sont des valeurs maximales par an. Chaque salarié définira avec son manager et son équipe son organisation de travail. Les salariés organisent les jours de télétravail en respectant les principes suivants :
De façon prépondérante, le nombre de jours hebdomadaire de présence au bureau et/ou en clientèle devra être au minimum de 3 jours : en fonction des impératifs clients, il sera donc recommandé d’avoir une présence au bureau d’un à trois jours.
Pour les salariés hors forfait (151,67 heures par mois) statut non cadre : ex assistant, collaborateur comptable C1…
Le télétravail sera organisé sur le rythme d’une journée par semaine.
Les jours de télétravail seront fixés en concertation avec le manager pour tenir compte des nécessités de service.
Pour les fonctions d’accueil (assistant, agent d’accueil), il sera demandé d’organiser le télétravail de sorte qu’un bureau ne soit pas dépourvu de fonction d’accueil deux jours consécutifs afin de privilégier la continuité de service.
Pour les salariés à temps partiel, le nombre de jours potentiel de télétravail sera établi par la direction sur la base d’un nombre minimal de présence au bureau ou en clientèle de 150 jours.
En conséquence, les salariés en temps partiel inférieur à 70% de temps de travail sur une base 216 jours de travail, ne pourront pas bénéficier de jours de télétravail.
Pour l’ensemble des salariés, le télétravail est exercé prioritairement par journée entière. Il peut néanmoins, de manière exceptionnelle, s’exercer par demi-journée.
Article 8 : Adaptation, réversibilité et suspension
8.1 - Période d’adaptation
La mise en œuvre du télétravail donne lieu à une période d’adaptation de 3 mois (hors période de congés) qui débute le premier jour de mise en œuvre du télétravail. Cette période permet notamment de tester le bon fonctionnement des outils et applications au domicile du salarié ainsi que la faisabilité effective du projet (autonomie, communication, organisation …). Pendant cette période il peut être mis fin à tout moment par le salarié ou le manager à l’adhésion au dispositif de télétravail habituel et régulier. La décision doit être notifiée et motivée par écrit et fait l’objet d’un délai de prévenance d’une semaine. A l’issue de cette période un entretien bilan peut être organisé entre le manager et le salarié pour évaluer les points forts et les axes d’amélioration, notamment sur l’organisation et la communication à distance, tant sur le plan individuel que collectif.
8.2 - Réversibilité permanente
Le télétravail est une forme d’organisation du travail et peut être évolutive et réversible à tout moment. Ainsi, au-delà de la période d’adaptation, le télétravailleur et/ou le manager peuvent mettre fin au télétravail du salarié :
A l’expiration d’un délai de prévenance minimum d’un mois pour l’employeur. En cas de réversibilité à l’initiative du manager celui-ci devra en motiver les raisons par écrit en lien notamment avec les droits et devoirs du télétravailleur (Cf. chapitre 5).
Sans délai, si c’est le salarié qui est à l’initiative.
Lorsqu’il est mis fin au télétravail, quels qu’en soient la durée et les motifs, le salarié exerce son travail sur son site de rattachement et auprès des clients de SEMAPHORES EXPERTISE.
8.3- Suspension temporaire : Présence requise au bureau dans certaines situations spécifiques
Certaines situations de travail nécessitent, sur une durée déterminée, une présence physique accrue, de manière exceptionnelle. Il s’agit par exemple :
D’une mobilité fonctionnelle ;
De la nature d’un projet requérant une présence continue ou renforcée du collectif au bureau ;
Des actions de formation qui ne peuvent être effectuées à distances dans de bonnes conditions matérielles.
Cette période d’adaptation exceptionnelle ne pourra excéder 3 mois et devra être motivée par le manager qui demande la suspension provisoire.
Article 9 : Situations spécifiques individuelles Salarié en situation de handicap : Le télétravail est ouvert aux travailleurs handicapés selon des modalités adaptées qui seront établies avec le manager et la Direction des Ressources Humaines : La médecine du travail sera fondée à émettre des recommandations :
Pour que l’espace de télétravail habituel du salarié permette, autant que de besoin, la compensation du handicap par les équipements adaptés ;
Pour que des dispositions soient prises sur le registre psycho-social pour les salariés qui seraient en situation de fragilité cognitive, sociale ou psychique particulière du fait de leur handicap.
Les modalités pourront ainsi être adaptées sur le nombre de jours télétravaillables et sur l’équipement nécessaire. Salariée enceinte : Des adaptations spécifiques pourront être mises en œuvre pour les salariées enceintes afin de recourir au télétravail dans un volume de jours adapté et ainsi minimiser les déplacements. Ce dispositif sera établi d’un commun accord entre la salariée et son manager. La salariée pourra également solliciter le responsable des ressources humaines de son entité pour la mise en œuvre d’un tel dispositif. Situation de retour d’arrêt maladie long/ mi-temps thérapeutique : Dans une démarche de prévention et d’aménagement du retour à l’emploi, après un arrêt maladie de plus de 3 mois, une organisation spécifique de télétravail pourra être mise en œuvre avec un volume de jours adapté dans le cadre d’un échange entre le salarié, son manager et la Direction des Ressources Humaines et en concertation avec la médecine du travail. Les salariés aidants :
L’article 2 de la loi n° 2023-622 du 19 juillet, 2023 renforce l’accès au télétravail pour les salariés aidants d’un enfant, d’un parent ou d’un proche. Aussi, dans le cadre de ces situations individuelles spécifiques, une adaptation du télétravail sur une durée déterminée pourra être mise en œuvre après échange entre le manager et le salarié et validation de la Direction des Ressources Humaines .
Chapitre 3 : Le télétravail occasionnel pour s’adapter à des circonstances individuelles ou collectives exceptionnelles
Le télétravail occasionnel s’organise pour répondre à des événements qui peuvent être soudains et/ou imprévus. Il peut être considéré comme un aménagement de poste temporaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et/ou garantir la protection des salariés.
Article 10 : Le télétravail ponctuel à l’initiative du salarié Pour raisons personnelles exceptionnelles impliquant un besoin de rester au domicile en lien avec une grande difficulté de se rendre sur le lieu de travail (grève dans les transports, phénomène climatique, urgence médicale), le salarié pourra solliciter ponctuellement quelques journées de télétravail.
Outre le télétravail habituel, le nombre de jours ainsi « télétravaillés » ne pourra excéder 3 jours par année civile.
Il sera recommandé aux salariés d’emmener à domicile leur matériel, la veille des jours où est prévue une alerte météo ou pollution laissant présager de grandes difficultés de transport, ou en cas d’informations de l’employeur permettant de recourir ponctuellement au télétravail occasionnel.
10.1 Démarche
A cet effet, le salarié souhaitant bénéficier d’une journée de télétravail exceptionnel, devra :
Informer son manager par tout moyen écrit avant le début de sa journée de travail habituelle en précisant l’événement justifiant sa demande afin que celui-ci puisse émettre un avis ;
Déclarer, en complément, la journée de télétravail sur l’outil de déclaration mis en œuvre par la direction du bureau ou du service.
10.2 Modalités
Les collaborateurs ne bénéficiant pas du télétravail habituel peuvent entrer dans le dispositif du télétravail ponctuel, en concertation et après accord du manager. Le salarié devra être équipé du matériel informatique et de communication fournis par l’entreprise.
Le lieu du télétravail ponctuel répond aux conditions posées par l’article 12.
Article 11 : Le télétravail exceptionnel à l’initiative de l’employeur
11.1 Evènements déclencheurs
Le télétravail exceptionnel peut être imposé par l’employeur en tant que mesure collective lorsque :
En cas de force majeure :
Sur des périodes de pandémie ou de catastrophe naturelle. Ainsi, conformément à l’article L.1222-11 : « En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés ».
En cas de travaux immobiliers
Des travaux immobiliers sur un site de travail peuvent être considérés comme des circonstances exceptionnelles, y compris pour les travaux programmés nécessitant la mise en place du télétravail afin d’éviter des déménagements de site et faciliter, ainsi, ces périodes de transition pour les salariés.
11.2 Mise en œuvre
Les modalités précises de recours et mise en œuvre du télétravail exceptionnel pour répondre à des circonstances collectives exceptionnelles seront précisées au cas par cas par la Direction.
Le CSE est informé par la Direction des Ressources Humaines de la mise en œuvre de ce dispositif.
Le principe du volontariat ne s’applique pas. Les salariés sont informés des modalités et des consignes de l’activité à distance par leur responsable hiérarchique ou la Direction des Ressources Humaines. Tous les salariés de l’entreprise (CDI, alternants, stagiaires…), ainsi que les prestataires externes intervenant dans l’entreprise peuvent aussi être concernés.
Ce télétravail exceptionnel pour force majeure s’appliquera donc à tous les postes.
11.3 Autre cas
L’employeur pourra proposer des jours de télétravail exceptionnels en cas situations particulières telles que, par exemple, des grèves dans les transports ou phénomène climatique générant des difficultés de déplacement importantes. Dans ce cas, il en informera par mail les salariés.
Chapitre 4 : Principes de fonctionnement du télétravail
Article 12 : Lieu d’exercice du télétravail Préalablement, il est rappelé que pour tous les salariés le lieu de référence de l’exercice du métier (hors déplacements clients) est le bureau de l’établissement de rattachement. Le télétravail est exercé au domicile du salarié afin de protéger au mieux les données et de permettre à l’employeur de s’assurer des conditions du télétravail telles que spécifiées à l’article 5 du présent accord. Les parties conviennent que le télétravail est possible, néanmoins, ponctuellement, dans d’autres lieux après information du responsable hiérarchique. Ce lieu doit être situé en France Métropolitaine afin de permettre un retour du salarié sur le lieu de travail en cas de nécessité impérieuse. Il doit également remplir toutes les conditions prévues à l’article 5 du présent document. Les frais inhérents aux déplacements éventuels vers et depuis le lieu de télétravail sont à la charge exclusive du salarié.
L’exercice du travail en présentiel dans un autre bureau du Groupe en France Métropolitaine/DOM-TOM que l’établissement de référence du salarié, de manière exceptionnelle, ne constitue pas du télétravail.
Article 13 : Equipement matériel du télétravailleur L’entreprise SEMAPHORES EXPERTISE considérant que chaque salarié dispose d’ores et déjà, a priori, des équipements suivants :
Un ordinateur portable équipé des moyens de sécurité et de connexion nécessaires,
Une solution de téléphonie sur IP ou un portable avec abonnement,
elle s’engage à fournir à l’occasion de son adhésion au télétravail régulier à chaque télétravailleur, et sur expression du besoin, un casque audio compatible avec le matériel informatique mis à disposition ainsi qu’un écran portable. Par ailleurs, à l’initiative du salarié, à l’occasion de la demande d’adhésion au télétravail régulier, un siège bureautique pourra être commandé par ses soins dans un catalogue proposé par le service achats/DSI via l’application BSA La procédure spécifique élaborée par la Direction des Achats pour définir les modalités de livraison et de récupération du matériel est détaillée dans le guide d’application du présent accord. Elle s’inscrit dans la démarche d’achats responsables du Groupe Alpha. La demande de matériel spécifique pourra se faire après l’acceptation de l’adhésion au télétravail régulier. Des compagnes de commandes seront alors organisées. Le matériel mis à la disposition du salarié à usage strictement professionnel par l’entreprise reste la propriété de celle-ci et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail ou de contrat. Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés et d’informer immédiatement sa hiérarchie et la DSN (via un mail à l’adresse Glpi) en cas de perte, de vol ou de détérioration importante.
Article 14 : Contribution financière de l’entreprise
14.1 Indemnité nette mensuelle de télétravail
Afin de compenser un forfait estimé de dépenses liées à la réalisation du travail à distance (notamment l’accès internet, l’électricité, le chauffage, l’eau : étant entendu que ces consommables servent aussi, et prioritairement, à l’usage privé habituel), une indemnité forfaitaire sera versée mensuellement selon les modalités suivantes :
Temps de travail
Indemnité nette €/mois
Forfait jours
216 jours 15 206 jours 12,5 196 jours 10
Forfait heures
1590 heures 13
Hors forfaits cadre
13
Hors forfaits non cadre
10
Pour les salariés à temps partiel ce forfait sera proratisé en fonction du nombre de jours de télétravail en moyenne par mois sur la base de 10 euros pour 4 jours par mois.
Le télétravail exceptionnel ne donne pas lieu à une indemnité forfaitaire complémentaire. Cependant pour les salariés ne bénéficiant pas de l’indemnité forfaitaire de télétravail régulier, une indemnité pourra être mise en place à l’initiative de l’employeur lorsque le télétravail exceptionnel à l’initiative de l’employeur dépasse deux semaines.
Article 15 : Déclaration des jours de télétravail Pour des raisons d’organisation du travail collectif, l’outil CLIP, ou tout autre outil de gestion interne de déclaration des jours du télétravail sera déployé systématiquement aux bornes de chaque bureau ou service.
Article 16 : Planification des jours de télétravail Pour des raisons d’organisation du travail ou de service, le salarié s’efforcera au maximum de respecter un délai de prévenance minimal de 2 jours. Par ailleurs pour des besoins opérationnels et/ou de service explicités au salarié, un jour de télétravail préalablement déclaré pourra être reporté par le manager en respectant un délai de prévenance de 2 jours sauf circonstances exceptionnelles.
Chapitre 5 : Droits et devoirs du télétravailleur
Article 17 : Egalité de traitement Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable et travaillant dans les locaux de son établissement de référence. Dès lors, les journées réalisées en télétravail sont considérées comme du temps de travail effectif.
Article 18 : Maintien du lien social et des temps collectifs Les parties réaffirment l’importance du maintien du lien avec l’entreprise et le collectif de travail. Ainsi, l’exercice du télétravail ne doit pas être un obstacle aux réunions de collectifs ou de missions sur le lieu de travail et d’intégration des nouveaux entrants qui constituent des moments importants d’échanges et de partages dans l’animation collective du cabinet. Ces temps sont multiples et seront programmés régulièrement : animations impulsées par le management (service, collectif ou bureau), échanges aux bornes des équipes mission (production et debriefing mission), animations sectorielles… Il convient par ailleurs de noter l’importance des temps informels que permet la présence sur un même lieu de travail et qui constituent un terrain essentiel au partage des expériences, des pratiques et des savoirs. Ainsi, le télétravail s’exercera en dehors des plages de temps consacrées aux réunions collectives impulsées par le management ou les équipes missions. Ces temps constituent, au même titre que les échanges informels permis par un lieu de travail commun, des moments importants de capitalisation, d’apprentissage collectif et d’innovation que l’entreprise doit promouvoir. Par ailleurs, le télétravailleur a accès à la formation dans les mêmes conditions que les autres salariés en situation de travail comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Parallèlement, le télétravail ne doit pas faire obstacle à la participation à des formations prévues en présentiel. Pour favoriser le maintien du collectif de travail et pour répondre à des besoins organisationnels, le manager disposera de la possibilité de ne pas autoriser le télétravail lorsque des temps collectifs de travail sont programmés spécifiquement en présentiel sur les lieux habituels de travail. Enfin, dans le cas du non-respect des engagements et termes de cet accord sur la présence au bureau en vue de préserver les temps collectifs, de formation, d’intégration, le manager pourra après un échange avec le salarié activer la clause réversibilité du travail habituel.
Article 19 : Organisation du travail, contrôle et gestion du temps de travail
19.1 Temps de travail et plage de joignabilité
Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, des conventions, des accords collectifs et des règles d’horaires et de durée de travail applicables au niveau de l’entreprise.
Pour les salariés en décompte horaire, le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier l’horaire habituel et la durée de travail effective effectuée lorsque l’activité est exercée dans les bureaux ou chez les clients. Par conséquent, la plage de joignabilité (par messagerie et autres outils de communication tels que téléphone ou teams) correspondra à l’horaire collectif de son établissement. Les salariés en forfait, étant autonomes dans l’organisation de leur journée de travail, ne sont pas soumis à une plage de joignabilité particulière. Ils sont réputés joignables quand ils sont connectés aux outils internes de communication. Par ailleurs, l’entreprise s’engage à diffuser une bonne pratique consistant à ne pas solliciter un salarié avant 8h30 et après 19h, sauf urgence motivée.
19.2 Charge de travail
Les parties rappellent que le télétravail s’inscrit dans une relation de confiance et de respect mutuel entre le salarié et son manager, basée sur la capacité du télétravailleur à exercer son activité en télétravail de manière autonome mais aussi sur le contrôle, par le manager, des résultats par rapport aux objectifs à atteindre. Le télétravail, tout comme le travail en présentiel, ne peut donner lieu à la réalisation d’heures supplémentaires qu’à la demande expresse et préalable de la hiérarchie. Chaque année, lors de l’entretien annuel ou lors de l’entretien dédié à l’organisation et la charge de travail, les conditions d’exercice du télétravail et la charge de travail seront évoquées par le salarié et son manager ; si des problématiques sont identifiées, des solutions concertées seront recherchées.
Article 20 : Respect de la vie privée et droit à la déconnexion La Direction s’engage à ce que le salarié en télétravail bénéficie de son droit à la déconnexion, et ce en lien avec sa vie privée. Le droit à la déconnexion est un droit pour les salariés de ne pas répondre aux sollicitations, que ce soit par emails, messages ou appels téléphoniques en dehors des horaires habituels de travail et de la plage de joignabilité.
Article 21: Santé et sécurité du télétravailleur L’ensemble des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et sécurité au travail restent applicables aux salariés en télétravail et à la direction de l’entreprise, qui s’engagent mutuellement à les respecter.
21.1 Accident du travail
L’accident qui survient au lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident du travail. En revanche un accident de trajet non professionnel lors d’une journée de télétravail n’entre pas dans cette catégorie. En cas de survenance d’un accident, même bénin, le salarié en télétravail en informera sans délai son responsable hiérarchique ainsi que la Direction des Ressources Humaines.
21.2 Arrêt de travail
En cas d’arrêt de travail qui concernerait un jour de télétravail ayant pour cause une maladie ou un accident, le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et des mêmes devoirs que les autres salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise placés dans une situation comparable. Le salarié doit en informer son responsable hiérarchique et transmettre un justificatif dans un délai de 3 jours.
Article 22 : Protection des données et confidentialité Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensembles des principes et règles prévus dans la « Charte Informatique », laquelle sera disponible ultérieurement sur l’intranet RH du Groupe. Le salarié en situation de télétravail est tenu également de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit à ce titre assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre de son activité en télétravail et, notamment, en privilégiant la dématérialisation des supports qui peuvent ainsi être sécurisés via son ordinateur professionnel et les moyens informatiques de l’entreprise.
Chapitre 6 : Modalités d’accompagnement du télétravail
Article 23 : Formations L’accompagnement des salariés en situation de télétravail et des managers est l’une des conditions clés d’un développement réussi et pérenne de cette forme d’organisation du travail. Afin d’accompagner la mise en place du télétravail régulier, une réunion d’information et sensibilisation des salariés et des managers aux dispositions du présent accord sera organisé lors de sa mise en œuvre comme prévu à l’Article 6. Des actions de formations dédiées sont également proposées en présentiel ou distanciel, par exemple :
Formation généralisée des managers aux principes et à la pratique du management à distance ;
Formations à l’utilisation des outils digitaux et numériques ;
Poursuite des formations sur l’animation de réunions à distance ;
Webinaire sur les bonnes pratiques en télétravail.
Ces formations sont intégrées dans le plan de développement des compétences de l’entreprise. Des retours d’expérience pourront également être organisés au sein des collectifs ou lors d’un comité managérial.
Article 24 : Prévention des risques
24.1 Mesures pour prévenir l’isolement du télétravailleur
Sauf accord dérogatoire de son supérieur hiérarchique et afin d’éviter tout isolement du télétravailleur, le télétravailleur est tenu, nonobstant les jours de télétravail :
D’assister aux réunions et aux formations en présentiels pour lesquelles il est convié ;
De se rendre disponible pour les événements collectifs proposés.
Par ailleurs, à tout moment, le salarié peut solliciter auprès de son manager ou du responsable des ressources humaines de son entité un entretien spécifique en cas de difficultés rencontrées. Le manager veillera également à assurer un échange régulier avec le salarié en télétravail. Le télétravailleur pourra solliciter le préventeur du Groupe Alpha si nécessaire. Mesure de prévention des RPS en situation de télétravail Les risques psycho-sociaux particulier au télétravail seront pris en compte dans le Document Unique d’Evaluation des risques Professionnels (DUERP). Par ailleurs, le salarié peut contacter la ligne d’écoute 24/24 de la Société SEMAPHORES EXPERTISE dont les coordonnées seront régulièrement rappelées.
Chapitre 7 : Disposition finales
Article 25 : Durée et entrée en vigueur Afin de prendre en compte le nécessaire apprentissage de ce nouveau mode d’organisation du travail et les évolutions potentielles (digitales, sociétales…), le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans. Il entrera en vigueur à compter du 1er janvier 2024.
Article 26 : Suivi Le présent accord fera l’objet d’un bilan dans les 12 mois précédent la renégociation de l’accord . Une réunion sera organisée à laquelle seront conviées les élus du CSE et aura pour objet de faire un point sur la mise en œuvre des dispositifs de télétravail dans l’entreprise. Une enquête auprès des salariés sera conduite conjointement avec les organisations syndicales pour évaluer les modalités d’exercice du télétravail et les éventuelles difficultés que les salariés pourraient rencontrer afin de préparer la réunion de bilan de cet accord. Ce suivi permettra de faire un retour d’expérience et ainsi de proposer des ajustements éventuels à l’issue du présent accord.
Article 27 : Révision et dénonciation Pendant sa durée d’application, le présent accord pourra être révisé dans les conditions fixées par les dispositions légales applicables.
Article 28 : Formalités de dépôt Conformément aux articles D. 2232-2 et D 2231-4 du Code du Travail, le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire sera remis au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes compétent.
Fait à Paris 22 décembre 2023 en 4 exemplaires originaux
Pour la Société SEMAPHORES EXPERTISE
Pour le CSE de la Société SÉMAPHORES EXPERTISE
secrétaire du CSE.
ANNEXES
Annexe 1 : Modèle indicatif de Mail de Demande d’adhésion
La demande d’adhésion se fera par mail ou par questionnaire SIRH selon le modèle indicatif ci-dessous
Dans le cadre du déploiement de l’accord relatif à la mise en œuvre du télétravail et après avoir pris connaissance des critères d’éligibilité, je souhaite bénéficier du télétravail à compter
du mois / Année.
J’atteste par ailleurs sur l’honneur :
Que mon domicile est doté d’une connexion internet à haut débit, d’une installation électrique conforme et ne pas faire face à une impossibilité technique ou matérielle, entre autres relative à la sécurité informatique.
Avoir informé ma compagnie d’assurance que j’exerce à mon domicile une activité professionnelle au titre du télétravail et avoir vérifié que mon assurance multirisques habitation couvre ma présence pendant les périodes de télétravail.
Je m’engage à respecter l’ensemble des dispositions indiquées dans l’accord d’entreprise relatif à la mise en œuvre du télétravail.
