ACCORD D’ENTREPRISE POUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE
AU SEIN DE LA SOCIETE SERIS GUYANE
23/11/2023
ENTRE LES SOUSSIGNEES
La
Société SERIS GUYANE, inscrite au RCS de PARIS sous le numéro 532 788 718, dont le siège social est situé 6 rue du Général de Larminat 75015 PARIS, représentée par XXX agissant en sa qualité de Directrice
Annexe – Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique PAGEREF _Toc147327854 \h 10
Préambule
Conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique par la signature d’un accord d’entreprise ou, à défaut d’une décision unilatérale de l’employeur. Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance. Par sa facilité d'utilisation, le vote électronique est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales. Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote. C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole d’accord préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système. Les Parties ont par conséquent convenu des dispositions suivantes.
Article 1 – Principes généraux
Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de la Société SERIS GUYANE pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte. Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
la publicité du scrutin.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise après information de l’Organisation Syndicale, sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et du décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016. Le système de vote électronique mis en place sera conforme :
aux recommandations de la CNIL (délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique) ;
à la règlementation en matière de protection des données à caractère personnel ;
aux principes généraux du droit électoral ;
au Code du travail ;
à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.
Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. Il sera transmis à la Direction et tenu à la disposition de la CNIL. Article 2 – Modalités de vote – Protocole d’accord préélectoral
La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote. Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales, ainsi que le cahier des charges. Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Article 3 – Déroulement des opérations de vote – Accès au vote électronique
Le vote électronique pourra avoir lieu pendant le temps de travail ou en dehors, sur le lieu de travail ou à distance, et ce au libre choix de l’électeur). Le salarié pourra également se rendre en Agence, dans les conditions déterminées dans le protocole d’accord préélectoral. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout outil informatique connecté à Internet (PC, smartphone, tablette…). Le salarié ne pourra pas être pénalisé pour l’utilisation de l’outil informatique, dans le cadre du vote électoral, sur son lieu de travail. Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. Un service d’assistance au vote électronique sera mis à la disposition par le Prestataire de vote électronique pour les salariés qui rencontreraient une difficulté pour se connecter (accessible 24H/24 et 7J/7). La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection. Article 4 – Sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. En revanche, le taux de participation sera consultable par les membres de la cellule d’assistance technique, qui auront été préalablement formés à l’outil. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans le respect des textes afférents en vigueur. Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits par le prestataire de vote électronique.
Article 5 – Sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction, et des représentants des Organisations Syndicales représentative dans la limite de deux représentants par Organisation syndicale. Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Article 6 – Information et formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin. En outre, les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote. Article 7 – Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. Article 8 – Expertise de la solution de vote
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL. Article 9 – Durée de l’accord - Dépôt
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter du lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt. Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes. La dénonciation devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie signataire et faire l’objet des formalités de dépôt légal en vigueur au moment de la dénonciation. La dénonciation prendra effet au terme d’un délai de 6 mois suivant la date du dépôt légal de la dénonciation. Les parties devront ouvrir une négociation en vue de conclure un accord de substitution dans ce délai. L’accord dénoncé restera toutefois en vigueur et continuera de produire ses effets jusqu’à l’entrée en vigueur de l’accord qui lui est substitué ou, à défaut de conclusion d’avenant de substitution, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du délai de préavis de 6 mois précité. En l’absence de conclusion d’un nouvel accord dans le délai requis, l’accord dénoncé cessera de produire ses effets. Le présent accord pourra par ailleurs être révisé à tout moment par voie d’avenant signé entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré au présent accord, dans les conditions définies à l'article L.2222-5 du Code du travail. Un exemplaire original du présent accord sera notifié par l’employeur à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, en application de l’article L. 2231-5 du Code du travail. Conformément à ce dernier article ainsi qu’aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du même Code, le présent accord sera déposé par la Direction au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes et sur la plateforme numérique Télé-Accords.
Fait à Kourou Le 23/11/2023
En 3 exemplaires originaux.
Pour la Direction
XXX
Pour les Organisations Syndicales Représentatives
L’UTG
XXX
Annexe – Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique
