Accord sur la Base de Données Économiques Sociales et Environnementales (BDESE)
ENTRE :
Association ___________, association loi 1901 à but non lucratif, dont le siège social est situé ___________, représentée par Mme __________, Directrice Générale,
Ci-après dénommée « l’association »
D’une part,
ET
Les organisations syndicales représentatives de salariés
Le Syndicat CFDT Santé Sociaux, représenté par Mme ___________
Le Syndicat CFE CGC, représenté par Mme _____________
D’autre part,
ÉTANT PRÉALABLEMENT EXPOSÉ CE QUI SUIT : La Base de Données Economiques Sociales et Environnementales (BDESE) a été instaurée par la loi n°2013-504 du 14 Juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi. Selon l’administration, l’objectif de la BDESE est de « changer le mode de relations entre élus et employeurs pour qu’il soit plus participatif, fondé sur une vision plus prospective des données de l’association, et à terme plus simple » (Circulaire DGT du 18 mars 2014). Cette base de données a pour objet de mettre à disposition des informations nécessaires aux trois grandes consultations annuelles sur les orientations stratégiques, la situation économique et financière et la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi. La BDESE comporte également l’ensemble des informations communiquées de manière récurrente au CSE. Elle permet ainsi de structurer et de regrouper par grandes thématiques les informations transmises de manière récurrente au CSE. Elle permet également de favoriser l’appropriation de ces informations par les institutions représentatives du personnel et les délégués syndicaux, et de faciliter les échanges constructifs avec l’employeur. L'objet de cet accord est de définir le champ d'application, les modalités d'accès, d'actualisation, de confidentialité, de contenu, d'organisation et d'exploitation de la BDESE au sein de l’Association. La mise en œuvre de la BDESE sera progressive et évolutive, tant du point de vue des solutions technologiques la supportant, que de son encadrement légal et règlementaire. L'objet de cet accord est également de définir la structure d'accompagnement des évolutions de la BDESE. Le présent accord concernant l’organisation du CSE et étant soumis à la signature des déléguées syndicales, les parties conviennent que les membres du CSE ont été dûment consultés préalablement à la signature du présent accord.
SOMMAIRE Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u 1 / Champ d'application et objet de l’accord PAGEREF _Toc138420676 \h 4
2 / Hiérarchisation des données et des accès de la BDESE PAGEREF _Toc138420677 \h 4
3 / Contenu de la BDESE PAGEREF _Toc138420678 \h 4
4 / Modalités d’accès et d’actualisation des données mises à disposition dans la BDESE PAGEREF _Toc138420679 \h 5
5/ Confidentialité PAGEREF _Toc138420680 \h 8
6 / Suivi de la constitution de la BDESE et mise à jour PAGEREF _Toc138420681 \h 8
7 / Durée et modalités de l’accord PAGEREF _Toc138420682 \h 9
EN CONSÉQUENCE DE QUOI, IL A ÉTÉ CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT :
1 / Champ d'application et objet de l’accord
La Base de Données Economiques Sociales et Environnementales (BDESE) est mise en place au niveau de l’Association et de ses instances représentatives (CSE). Le présent accord s’applique à donc à l’ensemble de l’Association. La base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) remplace la BDES depuis le 25 Août 2021 suite à la publication de la loi climat et résilience (décret n° 2022-678 du 26 avril 2022).
2 / Hiérarchisation des données et des accès de la BDESE
La BDESE est accessible en permanence aux membres du CSE, titulaires et suppléants et aux délégués syndicaux (article L2323-7-2 du Code du Travail) sans distinction.
3 / Contenu de la BDESE
En application des articles L 2312-21 et L 2242-11 du code du travail, le contenu de la BDESE sera conforme aux dispositions légales. La BDESE sera donc organisée autour de 10 thèmes d’information, qui sont les suivants :
Investissements : investissement social (emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail), investissement matériel et immatériel et, pour les associations mentionnées au sixième alinéa de l’article L. 225-102-1 du code de commerce, les informations en matière environnementale présentées en application du cinquième alinéa du même article ;
Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’association : diagnostic et analyse de la situation comparée des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l'association en matière d'embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de classification, de conditions de travail, de sécurité et de santé au travail, de rémunération effective et d'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l'âge, de la qualification et de l'ancienneté, évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l’association, part des femmes et des hommes dans le conseil d'administration, DUERP ;
Fonds propres et endettement ;
Ensemble des éléments de la rémunération des salariés (y compris des dirigeants) ;
Activités sociales et culturelles ;
Rémunération des financeurs ;
Flux financiers à destination de l’association, notamment aides publiques et crédits d'impôts ;
Sous-traitance ;
Le cas échéant, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.
Les conséquences environnementales de l’activité de l’association.
Ces informations portent sur les deux années précédentes et l'année en cours et intègrent des perspectives sur les trois années suivantes.
Voir sommaire de la BDESE en annexe 2.
4 / Modalités d’accès et d’actualisation des données mises à disposition dans la BDESE
Modalités d’accès
La mise en place de la BDESE est progressive. Les parties conviennent que la première année de la mise en place de la BDESE, celle-ci ne reprendra pas l’historique des données chiffrées des 2 années précédentes pour des raisons évidentes administratives. La BDESE ne sera donc réputée complète avec une comparaison sur les 2 années précédant l’année en cours qu’à partir de la 3ème année d’existence de la BDESE.
Les principes suivants sont constants dans les évolutions à venir de la BDESE :
La BDESE est accessible informatiquement via un espace privé de l’Association. Elle est accessible en tout lieu au moyen d’une connexion internet sécurisée par l’authentification renforcée.
La BDESE permet l’export des données (PDF, Excel, Word etc.).
La BDESE est accessible en permanence aux membres définis au sein du présent accord, sauf dans l’hypothèse où des opérations de maintenance et/ou des évolutions majeures auront lieu.
La Direction est responsable de la mise en œuvre de la BDESE et de ses évolutions.
La Direction est responsable de la véracité des données figurant dans la BDESE.
En cas d’arrêt du système informatique supportant la BDESE pour une durée d’au moins 48 heures, les consultations en cours verront leurs délais décalés de l’équivalent de la durée en jours ouvrés de l’arrêt, arrondie à la journée supérieure.
Actualisation de la BDESE
La BDESE constitue un outil et à terme une simplification dans la mise à disposition et la transmission des informations données aux représentants élus du personnel. Sa mise à jour est par nature dynamique : certaines données peuvent présenter un caractère définitif, pour exemple celles déclarées pour les années n-2, voire n-1, alors que d’autres données sont périodiquement ou régulièrement mises à jour. Ainsi :
Les données de l’année en cours : elles peuvent évoluer à l’occasion des reporting présentés à chaque réunion du CSE. Les parties conviennent qu’une mise à jour par trimestre est retenue ici.
Concernant la prospective sur les trois années suivantes (situation économique et évolution de l’effectif, projet de service et plans d’action selon les périodes), les informations seront représentées sous forme de données chiffrées ou à défaut de grandes tendances. La Direction expliquera les raisons qui l’empêchent de présenter des données chiffrées.
La BDESE intègre des fonctionnalités d’historisation des modifications. Les utilisateurs sont informés par courriel des dépôts et actualisations dans la BDESE.
Exploitation de la BDESE
Étant donné l’importance stratégique et la confidentialité des informations contenues dans la BDESE, la Direction met en œuvre les solutions et dispositions garantissant le meilleur niveau de sécurité. Elle veille notamment aux meilleurs choix concernant la sécurité, la disponibilité, l’hébergement et l’exploitation de cette source d’informations.
Unités de référence
La BDESE doit être la plus précise et la plus transparente possible :
Les effectifs s’expriment en nombre de salariés (par tête ou en « équivalent temps plein » : ETP) ;
La durée du travail s’exprime en heures et en jours (si intérimaire ou forfait jour) ;
Les informations portant sur les valeurs financières s’expriment en euros (ou milliers d’euros).
Limites et/ou précautions d’utilisation
Il est à rappeler que le cloud privé est uniquement consultable par les membres du CSE, les délégués syndicaux et la Direction à toute fin en lien direct avec les différentes consultations et réunions du CSE.
Formation à l’utilisation de la BDESE
Un guide d’utilisation sera joint à la BDESE afin de préciser les modalités d’utilisation.
Maintenance, réparation et système de recours
En cas de nécessité de maintenance, de réparation ou de mise à jour du système cloud de l’Association, il conviendra de prévenir le Service RH qui se rapprochera du support informatique.
/ Confidentialité
Confidentialité des accès
L’identifiant et le mot de passe sont attribués individuellement.
Ils ne sauraient être communiqués à qui que ce soit.
Devoir de discrétion et confidentialité des documents
L’accès à la BDESE s’accompagne d’une obligation stricte de discrétion sur les informations confidentielles pour les personnes y ayant accès (article L2323-7-2 dernier alinéa). À cet effet, une charte est signée avant l’accès aux données par tout utilisateur. Cette charte figure à l’annexe du présent accord. Les informations figurant dans la BDESE qui revêtent un caractère confidentiel sont présentées comme telles par la Direction. Les documents présentant un caractère fort de confidentialité comportent au moment de la consultation et de l’impression un filigrane.
Exploitation de la BDESE
La BDESE vient en appui des différentes consultations et réunions du CSE ainsi que lors des négociations obligatoires avec les délégués syndicaux. Elle ne peut pas être utilisée dans un autre cadre que celui de ces échanges.
6 / Suivi de la constitution de la BDESE et mise à jour
L’équipe RH est chargée de suivre les différentes évolutions conceptuelles et structurelles de l’accord et ou des évolutions apportées par l’évolution législative :
Modification des textes législatifs réglementant les dispositions sur la BDESE ;
Conclusion d’un accord de branche dont les dispositions seraient plus favorables que le présent accord.
L’équipe RH veille au bon déploiement de cet accord ainsi qu’à son bon fonctionnement.
7 / Durée et modalités de l’accord
Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Date d’entrée de l’accord
La date d’entrée en application de cet accord interviendra une fois que les formalités de dépôt auront été accomplies.
Révision de l’accord
Chacune des parties signataires pourra demander la révision du présent accord, notamment si les dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles dans le cadre desquelles il a été conclu venaient à être modifiées ou supprimées, remettant en cause l’esprit même et l’équilibre de ce dernier. La demande de révision peut intervenir à tout moment, à l’initiative de l’une des parties signataires. Tout signataire introduisant une demande de révision doit l’accompagner d’un projet sur les points révisés. Elle doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chaque signataire. Toute modification du présent accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant qui sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord. Dans l’hypothèse d’une modification des dispositions légales, réglementaires ou de la convention collective nationale de branche mettant en cause directement les dispositions du présent accord, des discussions devront s’engager dans les 30 jours suivant l’arrêté d’extension, la parution du décret ou de la loi.
Dénonciation de l’accord
Chaque partie signataire peut dénoncer le présent accord. La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres parties signataires ainsi qu’à la DREETS, et ce, par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette dénonciation prendra effet trois mois après la réception de cette demande. Pour le reste, il sera fait application des dispositions légales prévues à l’article L.2261-11 du Code du travail.
Notification, dépôt et publicité
Le présent accord sera déposé en deux exemplaires (un exemplaire papier et un sur support informatique) à la DREETS compétente et en un exemplaire au Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent. Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, il sera également notifié à chacune des organisations syndicales représentatives. En outre, conformément à l’article R.2262-2 du Code du travail, un exemplaire sera remis à chaque délégué syndical ainsi qu’aux membres du CSE. Les salariés des associations afférentes à ___________ seront informés du présent accord par le moyen de communication habituellement en vigueur au sein de l’établissement. Enfin, il sera affiché sur les panneaux du personnel prévus à cet effet. Fait à Bourg-en-Bresse, le 13 Septembre 2023 En 6 exemplaires, Pour l’association,
Mme _________, Directrice Générale
Pour les salariés, Le Syndicat CFDT Santé Sociaux, représenté par Mme ___________
Le Syndicat CFE CGC, représenté par Mme ____________
Annexe 1 : Charte Confidentialité des informations
Ce document sera signé par l’ensemble des parties prenantes (feuille d’émargement).
Certaines informations sont sensibles, voire très sensibles pour l’Association. Chaque personne pouvant consulter des données dans La Base de Données Economiques Sociales et Environnementales (« BDESE ») s’engage préalablement sur le respect de la confidentialité.
Certaines informations peuvent, après consultation des instances, perdre leur caractère de confidentialité.
D’autres informations conservent le caractère confidentiel et sont présentées comme telles par l’employeur dans la BDESE. Ainsi, par exemple, des documents relatifs à la gestion prévisionnelle ou certaines données financières peuvent avoir ce degré de confidentialité.
C’est l’employeur qui décide d’attribuer ou pas un caractère confidentiel aux informations qu’il délivre. Tout document ajouté par l’employeur à la BDESE et ne figurant pas dans la liste du contenu de la BDESE portera un filigrane de confidentialité si nécessaire.
L’article R.2323-1-8 du code du travail prévoit en outre que lorsque des informations confidentielles sont présentées comme telles par l’employeur dans la base de données, il précise la durée du caractère confidentiel de ces informations, que les personnes ayant accès à la base sont tenues de respecter.
L’ensemble des membres du CSE (feuille d’émergement annexée)
Annexe 2 : Contenu de l’accord BDESE
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DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
A
SITUATION FINANCIERE DE L'ENTREPRISE
Bilan comptable fourni 1 fois par an après l’AG
Rapport annuel de l’expert sur la situation économique
Après le 30/06/N+1
Dernier trimestre N+1
x
A1 Chiffre d'affaires
A2 Valeur ajoutée
A3 Résultat d'exploitation
A4 Résultat net
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DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
B
INVESTISSEMENT SOCIAL
Rapport Annuel Unique
Après le 31/03/N+1
B1 Evolution des effectifs : - pyramide des âges- nombre de salariés titulaires d'un contrat de travail à durée indéterminée ;- nombre de salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée ;- nombre d'intérimaires ;- nombre de salariés appartenant à une entreprise extérieure ;
B2 Evolution des emplois par catégorie professionnelle : - répartition des effectifs par sexe et par qualification ;
B3
Situation en matière d'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, et mesures prises en ce sens
Bilan de l’accord Après le 30/04/N+1
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DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
B4 Evolution de l'emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer : - actions entreprises ou projetées en matière d'embauche, d'adaptation, de réadaptation ou de formation professionnelle ;- la déclaration annuelle au regard de l'obligation d'emploi de l'entreprise.
B5 Evolution du nombre de stagiaires
B6 Formation professionnelle : - investissement en formation, publics concernés :- les orientations de la formation professionnelle dans l'entreprise ;- le bilan des actions comprises dans le plan de formation de l'entreprise pour l'année antérieure et pour l'année en cours comportant la liste des actions de formation, des bilans de compétences et des validations des acquis de l'expérience réalisés, rapportés aux effectifs concernés répartis par catégorie socioprofessionnelle et par sexe ;- les informations, pour l'année antérieure et l'année en cours, relatives aux congés individuels de formation, aux congés de bilan de compétences, aux congés de validation des acquis de l'expérience et aux congés pour enseignements accordés ; notamment leur objet, leur durée et leur coût, aux conditions dans lesquelles ces congés ont été accordés ou reportés ainsi qu'aux résultats obtenus ;- le nombre des salariés bénéficiaires de l'abondement du CPF ainsi que les sommes versées à ce titre ;- le nombre des salariés bénéficiaires de l'entretien professionnel devant être organisé tous les deux ans ;Contrats en alternance :- les effectifs intéressés par âge, sexe et niveau initial de formation ;
Plan de développement des compétences et bilan de formation Réunion CSE de Janvier
B7 Conditions de travail : Informations sur la durée du travail, dont le travail à temps partiel et aménagement du temps de travailDonnées sur le travail à temps partiel :nombre, sexe et qualification des salariés travaillant à temps partiel ;horaires de travail à temps partiel pratiqués dans l'entreprise ; Les DUERP et le plan d’action qui en découle
DUERP et plan d’action
A chaque mise à jour
B8
Liste du personnel
Fichier Excel
1* / trimestre
C
INVESTISSEMENT MATERIEL ET IMMATERIEL
C
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DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
C1 Orientations stratégiques : projet de service et incidences de ces mesures sur les conditions de travail et l'emploi. Projet de service et plans d’action par période 1* an
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DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
D
EGALITE PROFESSIONNELLE ENTRE LES FEMMES ET LES HOMMES
Bilan de l’accord / BHSCT Après le 30/04/N+1
D1 Diagnostic et analyse des données chiffrées par catégorie professionnelle de la situation respective des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l'entreprise dans les domaines suivants : - Embauche ;- Formation ;- Promotion professionnelle ; - Qualification ;- Classification ;- Conditions de travail ;- Santé et sécurité au travail ;- Rémunération effective ; - Articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle.
D2 Analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l'âge, de la qualification et de l'ancienneté
D3 Evolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l'entreprise
D4 Index de l'égalité professionnelle : - écart de rémunération entre les femmes et les hommes, calculé à partir de la moyenne de la rémunération des femmes comparée à celle des hommes, par tranche d'âge et par catégorie professionnelle ;- écart de taux d'augmentation individuel de salaire entre les femmes et les hommes ;- pourcentage de salariés ayant bénéficié d'une augmentation dans l'année suivant leur retour de congé de maternité, si des augmentations sont intervenues au cours de la période pendant laquelle le congé a été pris ;- le nombre de salariés du sexe sous-représenté parmi les dix salariés ayant perçu les plus hautes rémunérations. Index égalité professionnelle Après le 28/02/N+1.
D5 Stratégie d'action en matière d'égalité professionnelle : - Mesures prises au cours de l'année écoulée en vue d'assurer l'égalité professionnelle. Bilan des actions de l'année écoulée et, le cas échéant, de l'année précédente. Évaluation du niveau de réalisation des objectifs sur la base des indicateurs retenus. Explications sur les actions prévues non réalisées ;- Objectifs de progression pour l'année à venir et indicateurs associés. Définition qualitative et quantitative des mesures permettant de les atteindre. Évaluation de leur coût. Échéancier des mesures prévues. Lorsque l'index est bon ou pas calculable, il n'y a pas de stratégie d’action.
Annexe à l’index Après le 28/02/N+1.
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DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
E
FONDS PROPRES, ENDETTEMENT ET IMPOTS
Annexe
Après le 30/06/N+1
E1 Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières
E2 Impôts et taxes
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DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
F
REMUNERATION DES SALARIES ET DIRIGEANTS
Rapport annuel unique
Après le 31/03/N+1
F1 Cotisations sociales Bilan comptable Après le 30/06/N+1
F2 Evolutions salariales par catégorie et par sexe RAU + Rapport expert CSE Dernier trimestre N+1
F3 Salaire de base minimum Grille des salaires conventionnels 1er trimestre N
F4 Salaire moyen ou médian par sexe et par catégorie professionnelle RAU + Rapport expert CSE Dernier trimestre N+1
F5 Eléments de rémunération du comité de direction Rapport expert CSE Dernier trimestre N+1 x
F6 Epargne salariale : participation Mail de communication de la somme distribuée Mai N+1
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DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
G
ACTIVITES SOCIALES ET CULTURELLES
G1 Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d'entreprise PV de réunion du CSE
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DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
H
FLUX FINANCIERS
Annexe
Après le 30/06/N+1
H1 Aides publiques : aides ou avantages financiers consentis à l'entreprise par l'Union européenne, l'État, une collectivité territoriale, un de leurs établissements publics ou un organisme privé chargé d'une mission de service public, et leur utilisation. Pour chacune de ces aides, il est indiqué la nature de l'aide, son objet, son montant, les conditions de versement et d'emploi fixées, le cas échéant, par la personne publique qui l'attribue et son emploi.
H2 Réduction d'impôts
H3 Exonération et réductions de cotisations sociales
H4 Crédits d'impôts
H5 Mécénat
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DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
I
SOUS-TRAITANCE / PARTENARIATS
Liste et thématique
Après le 31/03/N+1
I1 Sous-traitance utilisée
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DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
J
LES CONSEQUENCES ENVIRONNEMENTALES DE L’ACTIVITE DE L’ENTREPRISE
Après le 30/06/N+1
J1 La politique environnementale de l’association Politique environnementale
J2 L’économie circulaire avec la prévention et gestion de la production de déchets : évaluation de la quantité de déchets dangereux, et utilisation durable des ressources (eau et énergie) Liste des actions de l’année
J3 Le changement climatique avec le bilan des émissions de gaz à effet de serre Liste des actions de l’année
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DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
K
LES ACCORDS D’ENTREPRISE
Document officiel
A chaque mise à jour ou création
K1 Accord de participation
K2
Accord PEC Frais professionnels
K3 Accord Egalité Professionnelle
K4 Accord de Substitution
K5 Accord 35 heures
K6 Accord de branche - Formation Professionnelle
K7 Accord Droit à la Déconnexion
K8 Charte Informatique et Liberté
K9 Charte Flotte Automobile
K10 Règlement intérieur
K11 Accord Plan Epargne Entreprise
K12 Accord Compte Epargne Temps
K13 Accord NAO
K 14 Accord télétravail
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DOCUMENT FOURNI
DATE APPROXIMATIVE / RYTHME
CONFIDENTIEL
L
DOCUMENTS ANNUELS
L1 Plan de développement des compétences Projet du plan N+1 Dernière réunion du CSE N
L2 Attestation versement formation Courrier URSSAF Courrier OPCO Après le 31/03/N+1
L3
Attestations vigilance de l'URSSAF
CSE de Mars N+1
L4 Attestation versement 1% logement Déclaration Décembre N
L5 Attestation versement Travailleurs Handicapés Courrier URSSAF Après le 31/03/N+1
Bon pour accord sur le contenu de la BDESE,
Fait à BOURG EN BRESSE, le 13 Septembre 2023
Pour l’association,
Mme ___________, Directrice Générale
Pour les salariés, Le Syndicat CFDT Santé Sociaux, représenté par Mme __________
Le Syndicat CFE CGC, représenté par Mme _________________
L’ensemble des membres du CSE (feuille d’émergement annexée)
