Avenant n°1 à l’accord relatif au télétravail au sein d’Ensemble Protection Sociale
ENTRE LES SOUSSIGNES :
ENSEMBLE PROTECTION SOCIALE, Société de Groupe Assurantiel de Protection Sociale, SIRET n° 92064799700013 dont le siège social est situé au 4/14 rue Ferrus - CS 80042 – 75683 Paris cedex 14, représentée par le Directeur Général,
Ci-après désignée « l’Entreprise »
D’une part,
ET :
Les organisations syndicales représentatives au sein de l’Entreprise, représentée par :
en sa qualité de délégué syndical du SNE-CGC, dûment mandaté
en sa qualité de délégué syndical du SU-UNSA, dûment mandaté
Ci-après désignés « Les organisations syndicales représentatives »
D’autre part,
Ci-après désignés ensemble « les Parties » et individuellement chaque « Partie ».
Sommaire TOC \o "1-3" \h \z \u Préambule PAGEREF _Toc168064274 \h 3 Article 1 : Cadre général de l’avenant PAGEREF _Toc168064275 \h 4 1.1Définitions partagées PAGEREF _Toc168064276 \h 5 1.2. Egalité de traitement et respect des droits et avantages individuels et collectifs PAGEREF _Toc168064277 \h 5
Article 2 : Conditions d’éligibilité au télétravail PAGEREF _Toc168064280 \h 6 2.1 Critères et prérequis liés au contrat et au salarié : PAGEREF _Toc168064281 \h 6 2.2 Critères liés aux activités exercées et à la faisabilité techniques : PAGEREF _Toc168064282 \h 7 Article 3 : Organisation du télétravail PAGEREF _Toc168064283 \h 7 3.1 Rythme de travail PAGEREF _Toc168064284 \h 7
3.1.1 Options PAGEREF _Toc168064285 \h 8
3.1.2 Gestion du télétravail forfaitaire PAGEREF _Toc168064286 \h 8
3.1.3 Modalités PAGEREF _Toc168064287 \h 8
3.2 Jour de télétravail PAGEREF _Toc168064288 \h 9 3.3 Lieu du télétravail PAGEREF _Toc168064289 \h 10 3.4 Mise à disposition d’un équipement par l’entreprise PAGEREF _Toc168064290 \h 10 3.5 Conformité de l’installation et assurance multirisques habitation PAGEREF _Toc168064291 \h 11
3.5.1 Conformité des installations et du lieu PAGEREF _Toc168064292 \h 11
3.5.2 Assurance PAGEREF _Toc168064293 \h 11
3.6 Temps de travail et plages de disponibilité PAGEREF _Toc168064294 \h 11 3.7 Fonctionnement de l’équipe et maintien du lien avec les salariés de l’Entreprise PAGEREF _Toc168064295 \h 12 3.8 Santé et sécurité PAGEREF _Toc168064296 \h 12
3.8.1 Visite médicale PAGEREF _Toc168064297 \h 12
3.8.2 Couverture sociale / accident du travail / maladie PAGEREF _Toc168064298 \h 12
Article 4 : Modalités de mise en œuvre du télétravail PAGEREF _Toc168064299 \h 13 4.1Processus de candidature et de validation PAGEREF _Toc168064300 \h 13 4.2 Avenant au contrat du télétravail PAGEREF _Toc168064301 \h 14 4.3 Phases de mise en œuvre du télétravail PAGEREF _Toc168064302 \h 14
Article 5 : Modalités d’accompagnement du télétravail mises en œuvre par l’entreprise PAGEREF _Toc168064305 \h 15 5.1 Accompagnement au volontariat PAGEREF _Toc168064306 \h 15 5.2 Informations au télétravail PAGEREF _Toc168064307 \h 15 5.3 Allocation forfaitaire télétravail PAGEREF _Toc168064308 \h 15 5.4.Remboursement des frais de matériel PAGEREF _Toc168064309 \h 16 5.5 Attribution d’une indemnité repas PAGEREF _Toc168064310 \h 16 Article 6 : Télétravail pour cause occasionnelle PAGEREF _Toc168064311 \h 16 6.1 Définition PAGEREF _Toc168064312 \h 16 6.2 Cas de recours au télétravail occasionnel PAGEREF _Toc168064313 \h 17 6.3 Condition d’utilisation du télétravail occasionnel PAGEREF _Toc168064314 \h 17 Article 7 : Dispositions finales PAGEREF _Toc168064315 \h 18 7.1. Durée et entrée en vigueur PAGEREF _Toc168064316 \h 18 7.2.Suivi de l’accord PAGEREF _Toc168064317 \h 18 7.3.Révision et dénonciation PAGEREF _Toc168064318 \h 18
7.3.1.Révision PAGEREF _Toc168064319 \h 18
7.3.2.Dénonciation PAGEREF _Toc168064320 \h 19
7.4.Dépôt et publicité PAGEREF _Toc168064321 \h 19
7.4.1.Dépôt PAGEREF _Toc168064322 \h 19
7.4.2.Publication sur la base de données nationale des accords collectifs PAGEREF _Toc168064323 \h 20
Annexe 1 : Exemples d’application de l’accord PAGEREF _Toc168064324 \h 21 Préambule Les parties au présent avenant ont engagé des négociations en s’inscrivant dans la continuité des objectifs directeurs poursuivis dans le cadre des accords télétravail signés auparavant, à savoir :
Améliorer la qualité de vie au travail
Economiser du temps de trajet
Favoriser un meilleur équilibre vie privée/ vie professionnelle
Faire évoluer les pratiques tout en maintenant la productivité
Faire évoluer les pratiques managériales et organisationnelles vers davantage de délégation et de responsabilisation
S’appuyer sur les technologies de l’information
Tendre vers un équipement des salariés de matériel informatique facilitant le télétravail
Renforcer la satisfaction et la motivation des salariés
Proposer un élément de qualité de vie au travail vecteur de motivation et de fidélisation,
Renforcer l’attractivité de l’entreprise et fidéliser les talents
Améliorer l’efficacité
Développer l’autonomie des salariés
Améliorer la marque verte de l’entreprise
Réduire le nombre de déplacements entre domicile et lieu de travail
Les parties au présent avenant souhaitent le respect des principes conducteurs suivants :
L’absence d’impact négatif du télétravail sur la performance individuelle et collective
Le maintien de conditions de travail satisfaisantes en équipe et d’une circulation de l’information efficiente – responsabilité collective
L’évitement des risques d’isolement et de « suractivité » pour le télétravailleur
Le présent avenant a pour objet de définir les dispositions applicables en matière de télétravail et les modalités de mise en œuvre de ce dispositif. Il se substitue de plein droit aux dispositions des accords collectifs en vigueur au sein d’Ensemble Protection Sociale et portant sur le même objet que celui prévu dans le présent accord.
Soucieuses de s’inscrire dans la politique sécuritaire du Groupe actuellement en cours d’élaboration s’agissant du développement du télétravail, les parties ont, toutefois, décidé de mettre en place le dispositif pour une durée déterminée.
Il a été convenu ce qui suit :
Article 1 : Cadre général de l’avenant
Le présent avenant a été rédigé en vue d’atteindre, sauf dispositions contractuelles contraires établies entre l’employeur et le collaborateur concerné. , les objectifs suivants :
Le recours au télétravail atteigne au plus 50% du temps de travail
Présence minimale de 2 jours par semaine dans les locaux de l’entreprise.
Définitions partagées
Afin d’avoir une approche commune du télétravail, il est convenu de l’importance de s’accorder sur des définitions partagées.
Selon l’Article L1222-9 du Code du travail le télétravail est défini comme : « …toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication… » Cette définition du télétravail permet d’englober différentes formes de télétravail répondant à un large éventail de situations et de pratiques sujettes à des évolutions rapides.
Sur la base de cette définition générale, les parties conviennent que le télétravail s’entend comme la situation où le salarié, sur la base du volontariat sous réserve de l’accord du manager, exerce son activité professionnelle alternativement à distance et dans les locaux de l’Entreprise, selon les conditions et modalités prévues au présent accord.
Le « télétravailleur » désigne toute personne salariée de l’entreprise qui effectue du télétravail tel que défini au présent article 1.1. Le « manager » est le manager hiérarchique du salarié.
1.2. Egalité de traitement et respect des droits et avantages individuels et collectifs Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Ils sont également soumis aux mêmes obligations.
1.2.1 Droits collectifs
Les télétravailleurs ont les mêmes droits que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne leurs relations avec les représentants du personnel. Ils sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs de l’entreprise et de leur établissement. Ils sont électeurs et éligibles aux élections des représentants du personnel des instances de leur établissement. Sous réserve de l’accord préalable et écrit du salarié, les membres de l’IRP compétente pourront vérifier les conditions d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail de la partie dédiée au télétravail.
1.2.2 Droits individuels
L’entreprise veille à ce que les télétravailleurs bénéficient des dispositions applicables en matière de rémunération, de formation, d’évaluation, d’évolution professionnelle dans les mêmes conditions que les salariés en situation comparable ne bénéficiant pas de ce mode d’organisation du travail. Article 2 : Conditions d’éligibilité au télétravail 2.1 Critères et prérequis liés au contrat et au salarié :
Être volontaire,
Avis favorable du manager
Être lié à EPS par un contrat à durée indéterminée ou par un contrat à durée déterminée
Disposant d’au moins 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise, cette période pouvant être réduite sur avis favorable du manager
En cas de changement d’emploi, justifier d’une expérience validée dans le nouvel emploi et/ou d’une maîtrise suffisante des nouvelles missions
Ayant une bonne maîtrise du poste de travail et des activités de l’unité :
Performance du salarié dans son emploi
Capacité suffisante d’autonomie et d’organisation
Bonne maîtrise des outils professionnels
Exercer son activité à temps plein ou à temps partiel si taux supérieur ou égal à 60%
Engagement du salarié à disposer des conditions de travail adaptées à son domicile en termes d’isolement et d’installation notamment
Assurer une présence minimale de 2 jours dans les locaux de l’entreprise (voir ci-après)
Sauf dispositions contractuelles contraires établies entre l’employeur et le collaborateur concerné ou en cas de recours au télétravail occasionnel (cf. article 6 du présent avenant), ne sont pas éligibles au télétravail :
Les salariés en contrat d’alternance (contrat d’apprentissage et contrat de professionnalisation) : leur présence au sein de l’entreprise est un élément indispensable à leur professionnalisation et leur apprentissage.
Les stagiaires
Les intérimaires
2.2 Critères liés aux activités exercées et à la faisabilité techniques : Tous les postes ou activités sont compatibles avec le télétravail à partir du moment où il est possible d’effectuer au moins une journée en dehors des locaux de l’entreprise sans porter atteinte :
À la sûreté ou la sécurité :
Sécurité informatique lorsque les moyens mis en place pour une connexion à distance sécurisée seraient soit non-compatibles soit disproportionnés ou de nature à créer des failles,
Contraintes réglementaires d’enregistrement des communications dès lors que la faisabilité d’enregistrement n’est pas possible techniquement,
Activités dont l’exercice à distance est incompatible avec le respect des contraintes réglementaires,
Activités dont l’exercice en dehors des locaux peut nécessiter la manipulation d’informations confidentielles non dématérialisées (interdiction de transporter des documents),
Aux processus ou à la continuité opérationnelle :
Activités nécessitant une présence physique permanente, notamment traitement du courrier,
Activités requérant l’utilisation quotidienne d’outils ou d’applications non compatibles avec une connexion à distance,
Activités requérant l’usage quotidien de flux de documents non dématérialisés,
Activités nécessitant le contact physique avec les clients,
Activités dont l’exercice en-dehors des locaux nécessitent une charge de travail supplémentaire,
Activités requérant l’utilisation d’un équipement spécifique et lourd dont la reproduction à distance est difficile ou coûteuse
Article 3 : Organisation du télétravail
Les principes énoncés ci-après s’appliquent sauf dispositions contractuelles contraires établies entre l’employeur et le collaborateur concerné. 3.1 Rythme de travail Il est rappelé que la journée de travail à distance est considérée comme une journée de travail en entreprise dans le respect des accords en vigueur.
3.1.1 Options
Sous réserve d’une présence de 2 jours dans les locaux de l’entreprise par semaine, les salariés hors forfait jours à temps plein, volontaires pour le télétravail doivent choisir entre les options suivantes :
Option 1 : 1 jour de télétravail fixe par semaine (télétravail régulier)
Option 2 : 2 jours de télétravail fixes par semaine (télétravail régulier)
Sous réserve d’une présence de 2 jours dans les locaux de l’entreprise par semaine, les salariés au forfait jours volontaires pour le télétravail peuvent télétravailler dans les conditions suivantes :
1 ou 2 jours mobiles de télétravail par semaine (télétravail régulier). A leur initiative sous réserve de l’approbation du manager
Les salariés à temps partiel (en forfait jours ou non) peuvent également choisir entre ces options dans le respect de la présence dans les locaux de l’entreprise 2 jours par semaine.
3.1.2 Gestion du télétravail forfaitaire
Cumulativement aux jours réguliers de télétravail, le salarié peut opter pour 21 jours de télétravail forfaitaire par année civile. Le télétravail forfaitaire est proratisé en fonction de la présence sur l’année civile et du temps de travail effectif. Les jours de télétravail forfaitaire ne font pas l’objet d’un report d’une année civile sur l’autre. Les jours de télétravail forfaitaire doivent être posés par le salarié en fonction des modalités définies dans la charte d’équipe de son service. Chaque salarié doit pouvoir accéder à la charte d’équipe de son service. Des exemples d’application de ces options sont présentés en annexe 1 « Exemples d’application ».
3.1.3 Modalités
En cas d’absences ou non présence dans les locaux de l’entreprise (télétravail, temps partiel, congés payés, RTT, congés maladie, congés enfants malades, absences pour évènements exceptionnels, formation externe, …) le salarié assure une présence minimale dans les locaux de l’entreprise de 2 jours en renonçant à ses jours de télétravail. A titre exceptionnel, sur accord du manager et avec justificatifs, la présence minimale de 2 jours dans les locaux de l’entreprise par semaine peut être réduite.
A titre exceptionnel, et pour des raisons impératives nécessitant d’assurer une présence physique dans le service ou l’entreprise, une continuité d’activité le jour initialement prévu en télétravail (absence de salariés non prévue, surcharge de travail non planifiée, situation de crise), il pourra être demandé au télétravailleur d’exercer son activité dans l’entreprise sans pouvoir ni reporter ni cumuler ce jour de télétravail sur une autre période. De même, si pour des raisons personnelles particulières, le télétravailleur ne peut exercer son activité à distance un jour initialement prévu en télétravail, il exerce alors dans l’entreprise sans pouvoir reporter ni cumuler ce jour de télétravail sur une autre période.
Le télétravailleur doit informer son manager, dans le respect de la charte d’équipe, préalablement à la prise d’une journée de télétravail. 3.2 Jour de télétravail
3.2.1. Salariés hors forfait jours
Le choix de l’option 1 ou 2 jours de télétravail est effectué d’un commun accord entre le salarié et son manager. Elle est reprise dans l’avenant au contrat de travail. Pour des raisons de simplicité d’organisation à la fois pour le télétravailleur et pour l’entreprise, le télétravail s’effectue selon un ou des jour(s) fixe(s) pour le télétravail régulier. Concernant les jours de télétravail forfaitaire, le salarié peut y avoir recours conformément à la charte d’équipe charte d’équipe de son service. Tous les jours de la semaine (qui s’étend du lundi au vendredi) sont éligibles au télétravail.
A titre exceptionnel, la journée de télétravail définie d’un commun accord peut être déplacée dans la semaine à l’initiative du télétravailleur ou de son manager sous réserve d’un délai de prévenance de 3 jours ouvrés, sauf circonstances exceptionnelles. Cette modification doit faire l’objet d’une déclaration préalable / d’une saisie sur l’outil de gestion des temps RH au manager et au service compétent des Ressources Humaines au regard notamment de la législation sur les accidents de travail. En cas d’absence, quel qu’en soit le motif, ou de jour férié coïncidant avec une journée habituellement travaillée, le jour de télétravail ne sera pas reporté.
La modification de l’option se déroule selon la procédure de réversibilité (cf. article 4.3.1. du présent avenant).
3.2.2. Salariés en forfait jours
Tous les jours de la semaine (qui s’étend du lundi au vendredi) sont éligibles au télétravail. Pour des raisons de souplesse, la / les journée(s) de télétravail régulier ne sont pas fixées dans l’avenant au contrat de travail et le salarié devra la saisir dans l’outil de gestion des temps RH. La charte d’équipe définit les modalités de prise des jours de télétravail réguliers et forfaitaires. Le salarié devra avoir reçu l’acceptation de son manager avant de pouvoir être en télétravail. Il pourra être convenu entre le manager et le salarié que le télétravail se fera selon des jours fixes. Dans ce cas les journées de télétravail pourront être saisies dans l’outil de gestion des temps RH en amont.
3.3 Lieu du télétravail Le lieu de télétravail est le domicile du salarié entendu comme le lieu de résidence principal du télétravailleur. Sauf accord express de l’employeur et du manager, le télétravail ne peut s’effectuer que depuis cette adresse qui figure dans l’avenant au contrat de travail. Dès lors qu’un salarié a l’accord pour faire du télétravail dans un autre lieu pré-indiqué, la reconduction de cet accord est tacite. Le télétravailleur s’engage à informer par écrit le service des Ressources Humaines de tout changement d’adresse de son domicile et ce, dans les plus brefs délais ; l’avenant à son contrat de travail est alors modifié en conséquence.
3.4 Mise à disposition d’un équipement par l’entreprise Les dotations individuelles permettent aux salariés d’exercer leur activité professionnelle en présentiel comme en télétravail. L'entreprise fournira les équipements nécessaires à l'exercice de ses fonctions dans des conditions de sécurité satisfaisantes en télétravail. L'entreprise fournit à chaque salarié un ordinateur portable ou fixe (téléphonie, VPN, clavier, souris, écran) qu’il utilisera tous les jours travaillés. Dans le cas d'un télétravail, l'entreprise met à disposition du télétravailleur un accès à distance à ses applications de travail. Le matériel et l'accès aux réseaux doivent être utilisés dans le cadre strictement professionnel. Le télétravailleur ne peut utiliser un autre poste de travail / ordinateur que celui qui est fourni par l'entreprise. Le télétravailleur prendra soin de l'équipement qui lui aura été confié et en fera un usage conforme à la Charte d’utilisation des ressources du SI d’EPS et à la Politique de protection des données. L’équipement supplémentaire mis à disposition par l’entreprise pour le télétravail (écran, clavier, souris, …) sera automatiquement restitué en cas d’arrêt du télétravail. Le salarié en télétravail dispose du même accès au service d’assistance technique que celui dont il dispose lorsqu’il est présent à EPS. En cas de panne ou de dysfonctionnement persistant, malgré cette assistance, le salarié en informe immédiatement EPS qui prendra les mesures appropriées pour y remédier dans les meilleurs délais. Le cas échéant le salarié reprend son activité sur site.
3.5 Conformité de l’installation et assurance multirisques habitation
3.5.1 Conformité des installations et du lieu
Le salarié devra attester disposer d’un environnement de travail conforme. Pour cela il devra remettre à EPS une attestation sur l’honneur certifiant :
D’avoir un accès aux réseaux internet avec un débit suffisant pour une connexion à distance,
Disposer d'un espace de travail conforme à un exercice, satisfaisant et en toute sécurité, de ses missions professionnelles, notamment installation électrique conforme, ergonomie, luminosité, espace, environnement sonore.
Un guide mettant en avant les bonnes pratiques en matière d’organisation matérielle et ergonomique de la position et de l’environnement de travail sera mis à disposition. Un lien web vers un site internet permettant de tester gratuitement la solidité et le débit de l’installation Internet seront également mis à disposition des salariés.
3.5.2 Assurance
Le salarié doit informer sa compagnie d'assurance qu'il exerce à son domicile une activité professionnelle et s'assurer que sa multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail. Le salarié devra fournir à l'entreprise une attestation en conséquence avant signature de l'avenant à son contrat de travail et devra renouveler sa mise à jour annuellement. Le matériel appartenant à l’entreprise et utilisé par les salariés dans le cadre du télétravail est assuré selon les dispositions du programme d’assurance « Dommages aux biens » du groupe BPCE. L’assurance du groupe BPCE couvre notamment les risques d’incendie (y compris le recours des voisins et des tiers), de vol du matériel informatique, qui pourraient survenir lors de l’utilisation du matériel informatique mis à disposition des salariés télétravailleurs et/ou à l’occasion de la pratique du télétravail au domicile de ces derniers.
3.6 Temps de travail et plages de disponibilité Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la durée de travail et aux temps de repos s’appliquent au télétravail. Une journée en télétravail est équivalente à une journée de travail en entreprise en termes : d’horaires, de rythme de travail (temps de pause), de contenu et d’objectifs. Le salarié en télétravail doit rester disponible et joignable sur ses horaires de travail habituels. Les télétravailleurs soumis aux horaires variables devront pointer sur l’outil de gestion des temps RH au même rythme qu’une journée de travail en entreprise et le contrôle du respect des accords s’appliquera à l’identique. En cas de situation d’urgence nécessitant le départ sur les heures habituelles de travail, le salarié devra en informer sa hiérarchie par mail en mettant le service RH en copie. La mise à disposition d’outils d’accès à distance n’a pas pour objet d’encourager au travail en dehors des jours de télétravail et conformément aux dispositions relatives au droit à la déconnexion décrite dans la Charte d’utilisation des ressources du SI EPS.
3.7 Fonctionnement de l’équipe et maintien du lien avec les salariés de l’Entreprise En vue de préserver la cohésion d’équipe et la cohésion sociale, l’entreprise et le manager veille à ce que le salarié en situation de télétravail :
Reste impliqué dans l’équipe et dans l’Entreprise,
Conserve les interactions avec sa hiérarchie et ses collègues de travail,
Poursuive son déroulement de carrière (formation, évaluation,) comme s’il travaillait sur son lieu de travail habituel.
Le télétravailleur s’oblige à assister aux réunions, rendez-vous et manifestations collectives (séminaires,) où sa présence sera nécessaire ainsi qu’aux formations dont il pourrait bénéficier dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle.
3.8 Santé et sécurité Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.
3.8.1 Visite médicale
Dans la mesure du possible, les visites médicales seront organisées en tenant compte des jours de télétravail.
3.8.2 Couverture sociale / accident du travail / maladie Le télétravailleur bénéficie de la même couverture sociale en matière d’accident de travail, maladie, décès et prévoyance que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise. En cas d'accident du travail, le télétravailleur doit informer de cet accident, sa hiérarchie et le service RH, par tous les moyens. Le traitement de cette déclaration par l'Entreprise se fera de la même façon que pour un accident sur site. L'Entreprise se réserve le droit de contester cet accident. En cas de maladie, le télétravailleur doit en informer sa hiérarchie et le service RH, par tous les moyens. Il doit adresser dans les délais légaux son arrêt de travail de la même façon que s’il avait travaillé sur site. Article 4 : Modalités de mise en œuvre du télétravail
Processus de candidature et de validation
Le télétravail repose sur une démarche fondée sur le double volontariat tant à l’initiative du salarié que de l’entreprise.
Les salariés envisageant d’accéder au télétravail ont à renseigner un dossier de candidature, respectant le délai défini par l’Entreprise. Le télétravail suppose un certain nombre de conditions et ne convient pas nécessairement à tous les salariés. L’ensemble des documents cités ci-dessous sont disponibles sur l’intranet de l’entreprise.
Les étapes du dépôt de candidature :
Le salarié réalise son autodiagnostic permettant d’évaluer sa capacité à travailler à distance. Ce questionnaire n’a pas à être transmis avec la candidature.
Le salarié complète son formulaire de candidature et l’adresse à son manager copie service RH
Le manager reçoit le salarié pour un entretien dans les 8 jours ouvrés suivant la candidature. Cet entretien permettra d’échanger sur les motivations du salarié, sa capacité à télétravailler et sur les modalités de mise en œuvre du télétravail. Une partie de cet entretien pourra être réalisé avec l’ensemble de l’équipe afin d’échanger sur les meilleures conditions de télétravail pour préserver la dynamique de l’équipe. Le résultat de cette concertation sera la formalisation d’une charte qui fixe les grands principes de fonctionnement en télétravail propre à l’équipe (organisation, activités concernées, jours de télétravail…).
Suite à l’entretien, dans un délai d’un mois, le manager :
Estime la faisabilité de la réalisation des tâches à distance
Valide la candidature après consultation de son N+1 et/ou de son directeur/trice, le cas échéant de la DRH
En cas d’accord :
Le manager complète et signe le formulaire de candidature et communique les modalités de mise en place du télétravail au salarié en remettant la charte d’équipe de son service
Le salarié envoi son dossier complet au service RH copie son manager (attestation sur l’honneur, attestation d’assurance, formulaire de candidature)
6. En cas de refus, le manager exposera les raisons de cette décision au salarié et les communiquera par écrit à la DRH pour information
Pour prendre sa décision d’acceptation ou de refus de candidature au télétravail, de l’option choisie - le cas échéant du jour de télétravail et pour la rédaction de la charte, le manager s’appuie notamment sur les éléments suivants :
Respect du principe de non-discrimination et d’égalité de traitement
Présence et absence de l’ensemble des salariés du service (télétravail, temps partiel, congés payés, RTT, congés maladie, congés enfants malades, absences pour évènements exceptionnels, …)
Continuité d’activité
Les étapes de suivi du télétravail :
Un point de situation entre le manager et son salarié sera réalisé avant la fin de la période d’adaptation (4.3.1.1.), l’occasion de faire un bilan de cette première période en télétravail et de discuter des réussites et des difficultés rencontrées
Un point sur le télétravail sera traité régulièrement en réunion d’équipe de manière à capitaliser sur l’expérience acquise afin d’alimenter la charte de télétravail si nécessaire
Un échange portant sur les conditions du télétravail et la charge de travail (Article L1222-10 du Code du travail) sera réalisé dans le cadre de l’entretien annuel d’évaluation
4.2 Avenant au contrat du télétravail La mise en œuvre du télétravail fait obligatoirement l’objet d’un avenant au contrat de travail. Cet avenant est signé par le salarié et par le représentant compétent du service des Ressources Humaines. L’avenant précise l’organisation du télétravail, la durée de l’organisation en télétravail, l’équipement de travail, l’indemnisation, la confidentialité et la protection des données, les droits individuels et collectifs, la santé et la sécurité.
4.3 Phases de mise en œuvre du télétravail
4.3.1 Réversibilité
Lorsqu’il est mis fin au télétravail :
L’employeur formule par écrit la fin du télétravail au salarié
Le salarié effectue à nouveau entièrement son activité sur son lieu de travail habituel
4.3.1.1 Pendant la période d’adaptation Afin de permettre au salarié et au manager d'expérimenter ce nouveau mode de travail, de vérifier son bon fonctionnement technique et organisationnel et de s'assurer qu'il répond bien aux attentes de chacun, une période d'adaptation de 3 mois est prévue. Pendant cette période, chacune des parties sera libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d'un délai de prévenance de 15 jours, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai. 4.3.1.2 A l’issue de la période d’adaptation Après cette période probatoire, sous un délai de prévenance d'un mois, le salarié pourra être amené, soit à sa demande, soit à celle de l'entreprise d’interrompre cette forme de travail. Les raisons de cet arrêt devront faire l'objet d'un entretien spécifique avec le manager.En cas d’impossibilité majeure ou de circonstances exceptionnelles rendant impossible la poursuite du télétravail, ce délai peut être réduit ou supprimé à l’initiative du manager, avec l’accord du salarié ou à la demande du salarié.
4.3.2 Retour d’absence longue durée
Au retour d’une absence longue durée et quel qu’en soit le motif, soit une absence d’au moins 3 mois, le télétravail est automatiquement suspendu pour le salarié. Dans le mois suivant le retour du salarié, le manager donne son avis favorable ou défavorable à la reprise du télétravail.
Article 5 : Modalités d’accompagnement du télétravail mises en œuvre par l’entreprise
5.1 Accompagnement au volontariat Un guide d’autodiagnostic sera fourni aux salariés pour les aider à se poser les bonnes questions avant de se porter volontaire. Cette réflexion personnelle servira ensuite de base de discussion entre le salarié et le manager pour valider sa participation au dispositif de télétravail. Pour le manager, ce document permet de s’interroger sur les facteurs clés de succès du télétravail pour les salariés.
5.2 Informations au télétravail Des supports d’accompagnement seront fournis aux parties prenantes pour favoriser leur appropriation et la mise en œuvre du télétravail :
Guide du télétravail (reprenant les principaux éléments de l’avenant)
Guide pratique à destination des managers (rappelant le processus de candidature et le rôle clé du manager)
Modèle type de charte d’équipe dans le cadre de la mise en œuvre du télétravail
5.3 Allocation forfaitaire télétravail Les parties rappellent que le télétravail doit relever d’une démarche volontaire du salarié et de l’employeur. Il est dans tous les cas mis en œuvre à la demande du salarié et après examen et accord de l’employeur. Toutefois, afin de prendre en charge les frais professionnels exposés par le salarié dans le cadre du télétravail (abonnement internet, consommation d’électricité, etc…) une allocation forfaitaire et globale de 2,60 euros par jour télétravaillé est attribuée. Le versement de cette allocation est subordonné à la saisie des jours télétravaillés dans l’outil de gestion des temps RH. Cette saisie doit être préalable au jour télétravaillé. Conformément aux dispositions légales en vigueur à la date de signature du présent avenant, l’allocation forfaitaire et globale est exonérée de cotisations et contributions sociales.
Remboursement des frais de matériel
Un seul remboursement des frais de matériel (lampe de bureau, bureau ergonomique et/ou fauteuil ergonomique, autres éléments d’ergonomie du poste du travail) à hauteur de 50% dans la limite de 150 € par salarié pour la durée de l’avenant et au-delà si un autre accord ou avenant est signé. Le remboursement se fera avec une note de frais sur justificatifs. Les salariés ayant déjà bénéficiés de ce remboursement dans le cadre de précédents accords ne peuvent pas en bénéficier une seconde fois. Ce remboursement est soumis à la condition suivante : signature d’un avenant télétravail par le salarié.
5.5 Attribution d’une indemnité repas La journée de travail à distance étant considérée comme une journée de travail en entreprise. Chaque salarié bénéficiera de titres-restaurant. Article 6 : Télétravail pour cause occasionnelle 6.1 Définition En dehors du cadre général précité, le salarié pourra demander à avoir recours de manière occasionnel au télétravail. L’exercice de l’activité en télétravail occasionnel a vocation à répondre à des circonstances inhabituelles, exceptionnelles et/ou à des situations d’urgence, interdisant, gênant ou empêchant le déplacement du salarié sur son lieu de travail. De ce fait, il ne peut pas être exercé de manière régulière. L’accès au télétravail occasionnel requiert une validation formelle de l’ensemble de la ligne hiérarchique. Pour rappel, ce dispositif est différent du télétravail qui peut être mis en œuvre en cas de circonstances exceptionnelles et pour lequel le Code du travail prévoit que, notamment en cas de menace d’épidémie ou de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. 6.2 Cas de recours au télétravail occasionnel Les événements exceptionnels pouvant répondre à des situations inhabituelles, exceptionnelles, imprévisibles et/ou à des situations d’urgence peuvent être les suivantes :
A compter du 4ème mois de grossesse et jusqu’au début du congé maternité sur avis médical
Lorsqu’un avis est rendu par le médecin du travail précisant que le recours au télétravail est nécessaire au regard de l’état de santé du salarié.
Lorsqu’un salarié est proche-aidant et justifie de sa situation
Salarié bénéficiant de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé
(RQTH)
Episode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du code de l’environnement,
Intempéries comme des fortes chutes de neige ayant pour conséquence l’arrêt des transports en commun et/ou restriction ou interdiction de circuler,
Pandémie,
Grève importante…
6.3 Condition d’utilisation du télétravail occasionnel
Le salarié pourra recourir au télétravail occasionnel en cas d’évènement d’une durée supérieure à 15 jours ouvrés interdisant, gênant ou empêchant son déplacement sur son lieu de travail. En deçà de ce seuil, le salarié pourra avoir recours au télétravail forfaitaire dans les conditions précitées.
Le salarié souhaitant pratiquer du télétravail occasionnel doit faire sa demande à son manager (copie RH) au moins 48 heures à l’avance, sauf situation imprévisible. La demande comporte la date et le motif de la demande.
La décision d’accepter ou de refuser appartient à la ligne managériale. En l’absence de retour du manager, la réponse est réputée être négative. Compte tenu du caractère temporaire et exceptionnel des cas précités, les conditions de recours et d’exercice du télétravail seront déterminées en fonction de la situation du salarié, des éventuelles préconisations médicales et des impératifs de continuité de l’activité.
La fin du recours au télétravail occasionnel, peut faire l’objet d’un entretien avec la Direction des RH, le manager et le cas échéant le directeur du salarié concerné. Cet entretien a automatiquement lieu lorsque le télétravail occasionnel est mis en place pour des raisons individuelles et pour une durée supérieure à 1 mois. Lors de cet entretien, la prise de jour de télétravail forfaitaire sera abordée afin que le salarié ait accès à maximum 50% de télétravail sur le reste de l’année civile. Article 7 : Dispositions finales 7.1. Durée et entrée en vigueur
Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le premier jour du mois suivant la réalisation des formalités de dépôt.
Le présent avenant se substitue à l’ensemble des règles résultant des accords collectifs, engagements unilatéraux, usages ou accords atypiques en vigueur au sein de l’entreprise portant sur la durée du travail et les congés.
Suivi de l’accord
Un suivi de l’application du présent avenant sera présenté en CSE annuellement. Il comportera les éléments suivants :
Pourcentage d’entretien annuel d’évaluation des télétravailleurs réalisé
Nombre de télétravailleurs avec un avenant par nombre de jour de télétravail
Nombre de télétravailleurs avec un avenant par niveau d’activité (temps plein, temps partiel)
Nombre d’interruption du télétravail à la demande du salarié
Nombre d’interruption du télétravail à la demande de l’employeur
Nombre de candidatures au télétravail refusées partiellement
Nombre de candidatures au télétravail refusées totalement
Nombre de jours de télétravail forfaitaire pris / Nombre de jours de télétravail forfaitaire théorique
Révision et dénonciation
Révision
Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé dans le respect des dispositions prévues par les articles L2261-7 et L2261-8 du Code du travail.
La procédure de révision du présent accord pourra ainsi être engagée :
Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été conclu : par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord et signataires ou adhérentes de cette convention ou de cet accord ;
A l'issue de cette période : par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord.
Les parties conviennent que cette demande doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception et/ou par lettre remise en main propre contre décharge aux autres Parties signataires.
L’avenant éventuel se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie dès lors qu’il aura été conclu conformément aux dispositions légales.
Les parties signataires du présent accord s’engagent à participer de bonne foi aux réunions organisées en vue de la négociation d’un éventuel avenant de révision, ce qui ne saurait, bien entendu, les engager à signer quelconque accord ou avenant de révision que ce soit.
Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé, totalement ou partiellement, par l'une des parties signataires ou adhérentes, par lettre recommandée avec accusé de réception et/ou par lettre remise en main propre contre décharge aux autres Parties signataires.
La dénonciation doit être déposée conformément aux dispositions légales et réglementaires.
Elle précisera obligatoirement, dans l'hypothèse d'une dénonciation partielle, le ou les articles qui feront l'objet de cette dénonciation.
Dépôt et publicité
Dépôt
Un exemplaire du présent accord, signé par les parties, sera remis à chaque organisation syndicale représentative pour notification au sens de l’article L2231-5 du Code du travail.
Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail. Ainsi :
un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de prud’hommes compétent ;
un dépôt de l’accord sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail sera réalisé, accompagné des pièces visées à l’article D2231-7 du Code du travail.
Un affichage sera, en outre réalisé, sur les panneaux de la Direction destinés à cet effet.
Publication sur la base de données nationale des accords collectifs
Le présent accord sera, en application de l’article L2231-5-1 du code du travail nouvellement applicable, rendu public (dans une version anonymisée) et versé dans la base de données nationale mise en place par les autorités publiques le 17 novembre 2017, aucune des Parties n’ayant exprimé le souhait d’occulter tout ou partie des dispositions de cet accord préalablement à son dépôt.
Fait à Paris, le 27 mai 2024
Pour l’Entreprise,
Pour l’Organisation Syndicale Représentative SNE-CGC,
Pour l’Organisation Syndicale Représentative SU-UNSA,
Annexe 1 : Exemples d’application de l’accord
Télétravail forfaitaire Pour des salariés présents toute l’année civile :
Collaborateur
Temps de W
Télétravail
Salarié A Temps plein 1 ou 2 jours régulier + 21 jours forfaitaire Salarié B Temps partiel 50% Pas de télétravail Salarié C Temps partiel 60 % (3 jours travaillés / semaine) 1 jour de télétravail (car 2 jours de présence obligatoires dans les locaux de l’entreprise) (21x0,6=12,6) -> 13 jours forfaitaire Le salarié ne pourra prendre les jours forfaitaires que sur exception justifiée Salarié D Temps partiel 80% (4 jours travaillés / semaine) 1 ou 2 jours réguliers (21x0,8=16,8) -> 17 jours forfaitaire Si le salarié a choisi 2 jours de télétravail régulier, il ne pourra utiliser son télétravail forfaitaire que sur exception justifiée
Pour un salarié arrivant en cours d’année :
un salarié arrivant le 1er juillet d’une année aura son nombre de jours de télétravail forfaitaire proratisé à 50%.
