AVENANT A L’ACCORD COLLECTIF RELATIF AU RECOURS AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE
LORS DES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
AVENANT A L’ACCORD COLLECTIF RELATIF AU RECOURS AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE
LORS DES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
Entre la société :
Shell France, société par actions simplifiée, au capital de de 818 934 496,00 euros, dont le siège social est situé Tour Landscape, 22 Route de la Demi-Lune/6 place des Degrés, à Puteaux (92800), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 780 130 175 représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines,
(ci-après « Shell France » ou la « Société ») D'une part,
Et les Organisations Syndicales représentatives dans l’entreprise, représentées par :
Fédération Enermine et Industries Transverses, Syndicat C.F.E - C.G.C Pétrole et Energies Nouvelles, organisation syndicale représentative représentée par xxxxxxxxxxxxxx, en qualité de Déléguée Syndicale d’Entreprise.
Fédération Nationale des Industries Chimiques - C.G.T., organisation syndicale représentative représentée par xxxxxxxxxxxxxx, en qualité de Délégué Syndical d’Entreprise.
(ci-après « les Organisations Syndicales Représentatives ») D'autre part, La Société et les Organisations syndicales représentatives sont ci-après désignées comme une « Partie » ou les « Parties ».
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule.
Un accord collectif relatif au recours au vote par voie électronique lors des élections des représentants du personnel a été signé le 17 octobre 2011 au sein de la Société des Pétroles Shell, devenue Shell France, pour une durée indéterminée (l’« accord »).
Cet accord avait pour objet de mettre en place le vote électronique par internet pour les opérations de vote aux élections professionnelles, afin de faciliter l'organisation de ces élections et de favoriser la participation des salariés.
Cet accord contenant des dispositions obsolètes, il a été décidé d’ouvrir une négociation avec les Organisations Syndicales Représentatives en vue de sa révision, conformément aux articles 7 de l’accord et L. 2261-7 et suivants du Code du travail.
Les parties sont convenues de modifier les articles 1 (référence aux anciennes instances représentatives du personnel « Délégués du personnel » et « Comité d’entreprise » et aux anciens articles du Code du travail), 4.6 (envoi par lettre simple des identifiants de vote), 6 (déclaration CNIL) et 7 (procédure de révision et de dénonciation) de l’accord. Pour plus de clarté et de lisibilité, il a été décidé de reprendre dans le présent avenant l’intégralité des autres dispositions de l’accord.
Les parties conviennent également d’ajouter une disposition concernant le délégué de liste.
Ainsi, le présent avenant est conclu, dans le cadre des dispositions des articles L.2232-11 et suivants du Code du travail, comme suit :
Article 1. Objet et champ d'application de l'accord.
Par le présent avenant à l’accord, les parties conviennent de recourir au vote par voie électronique lors des élections de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (« CSE ») de la société, selon les conditions et modalités ci-après définies.
En application des dispositions de l’article R. 2314-13 du Code du travail, le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour la mise en œuvre du vote par voie électronique. Il comportera en outre, en annexe, de manière détaillée, le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales.
Article 2. Vote à bulletin secret et vote électronique.
La mise en place du vote électronique n'exclut pas le vote à bulletin secret sous enveloppe dans le cadre du vote par correspondance.
Dans l'hypothèse d'un vote mixte, par internet et par correspondance, le scrutin par voie de correspondance se tiendra dans la même période que le vote par voie électronique. Le dépouillement des votes par correspondance devra avoir lieu avant la clôture du vote électronique.
Dans le cas d'un suffrage exprimé par internet et par correspondance, le vote par correspondance est systématiquement rejeté.
Article 3. Choix du prestataire en charge du dispositif de vote par voie électronique.
La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire de service externe choisi par la Société, conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur et au cahier des charges défini à l'article 4 des présentes.
Article 4. Caractéristiques du vote par voie électronique.
Article 4.1. Principes généraux.
Le dispositif de vote électronique devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
L’intégrité et la sincérité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré ;
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité et la liberté du vote : permettant d'exercer librement son droit de vote.
Article 4.2. Confidentialité des données transmises.
Le dispositif devra assurer :
La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;
La sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;
La sécurité de l’émargement ;
La sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant des éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, dénommés respectivement « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». L’opinion émise par l’électeur est cryptée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Le système de vote sera conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Article 4.3. Contenu des fichiers.
Le « fichier des électeurs » établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant voté et d'éditer les listes d'émargement.
Ces listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le « contenu de l'urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.
Les données enregistrées dans l’urne font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Les données enregistrées sont :
Les listes électorales comprenant les nom et prénom des inscrits, la date d'arrivée dans l'entreprise, la date de naissance et le collège électoral ;
Le fichier des électeurs comprenant leurs nom et prénom, collège électoral, moyen d'authentification et coordonnées le cas échéant ;
La liste d'émargement mentionnant pour chaque électeur, le collège électoral, les nom et prénom, et date et heure d'émargement ;
La liste des candidats portant mention du collège électoral, nom et prénom des candidats titulaires et des candidats suppléants ainsi que le cas échéant, leur appartenance syndicale ;
La liste des résultats avec les nom et prénom des candidats, élus et non élus, les voix obtenues ainsi que le cas échéant leur appartenance syndicale, leur collège ainsi que les destinataires mentionnés ci-après.
Les destinataires des données sont :
Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services Ressources Humaines (RH) ;
Pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations les concernant ;
Pour les listes d'émargement : les membres des bureaux de vote et les agents habilités du service RH;
Pour la liste des candidats : Les destinataires sont les électeurs, les organisations syndicales et les agents habilités des services du personnel.
Pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé du travail et de l'emploi, les syndicats, l'employeur ou les agents habilités du service RH.
Article 4.4. Respect de la loi Informatique et Libertés.
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), la Société est amenée à transmettre au prestataire choisi des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’entreprise. Dès l’accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l’entreprise en seront informées.
Il sera tenu compte du système de vote électronique mis en place par le prestataire dans le cadre de la mise en œuvre par la Société des règles relatives à la protection des données (RGPD).
Article 4.5. Garantie des exigences techniques.
Afin de s'assurer du respect des exigences techniques du dispositif mis en place, il sera effectué préalablement aux opérations de vote, une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires. Le rapport de l'expert sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.
Le système de vote électronique comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le dispositif principal.
Le prestataire doit procéder à une expertise indépendante en cas de toute modification substantielle de la conception du système de vote électronique.
Article 4.6. Mise en place d'une cellule d'assistance technique.
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, composée le cas échéant, de représentant du prestataire de service, sera mise en place par la Société pendant la durée des opérations de vote.
En présence des représentants des listes de candidats,
cette cellule aura notamment pour mission :
De procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
De procéder, avant l'ouverture du vote, à un test du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;
De contrôler à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 4.7. Bulletins de vote
Le prestataire assurera la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.
Article 4.8. Déroulement du vote.
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du scrutin, de n'importe quel terminal, de leur lieu de travail ou à distance, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel ne sera accessible. Seul le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, par e-mail sur l’adresse e-mail connue de l’employeur ou par courrier à son domicile, un lien permettant de récupérer un code d’accès de manière aléatoire par le prestataire. Seul le prestataire aura connaissance de ce code d’accès. Le code d’accès est valable pour les deux tours. Ce code d’accès individuel est requis pour chaque électeur. Il devra ensuite renseigner son numéro de téléphone pour réceptionner un code d’activation et arriver sur sa page de vote.
L'adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d'accord préélectoral.
Le moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier l'identité de l'électeur et garantira l'unicité de son vote.
L'électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote. Son choix devra apparaître clairement à l'écran et pourra être modifié avant validation.
Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.
La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.
La saisie du code d'accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d'émargement dès l'enregistrement du vote.
Article 4.9. Dépouillement.
A la clôture des opérations de vote, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.
Le bureau de vote vérifiera le scellement du système. L'ensemble des données sera alors figé, horodaté et scellé.
L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne pourra se faire que par activation conjointe par au moins 2 clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs du bureau de vote.
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus devront être conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi, au sein du bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. Il est procédé ensuite à une proclamation publique des résultats.
Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux préremplis et les signe.
Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Les données, à savoir principalement les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde, seront conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours prévue par la loi. En cas d'action contentieuse, ce délai sera reporté à la date de la décision de justice qui aura un caractère définitif. Elles pourront ensuite être détruites par la Société.
Article 5. Formation et information.
En application de l’article R 2314-11 du code du travail, l'employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise ou dans le ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Afin de faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés, la société établira une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, et portée à la connaissance de chaque salarié préalablement à l'ouverture du premier tour de scrutin.
Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres des bureaux de vote, ainsi que les délégués de liste bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique choisi.
Article 6. Délégué de liste
Les parties conviennent que les organisations syndicales pourront nommer un délégué de liste, étant de droit, admis à contrôler les opérations électorales et à surveiller les conditions du vote.
Le délégué de liste doit avoir la liberté d’absence de son poste de travail pour exercer sa mission. A ce titre, le temps passé à exercer cette mission est considéré comme du temps de travail.
Article 7. Durée de l'Accord.
L’accord et le présent avenant ont été conclus pour une durée indéterminée. Le présent avenant entrera en vigueur après accomplissement des formalités de dépôt et de publicité rappelées ci-dessous
Article 8. Suivi, révision et dénonciation.
Un comité sera composé d’un représentant de l’employeur et d’un délégué syndical de chaque syndicat représentatif dans l’entreprise.
Il se réunira préalablement aux élections professionnelles organisées par la Société, et s’assurera du respect général du présent avenant. Les Parties conviennent de se revoir en cas de modifications des règles légales ou règlementaires impactant significativement les termes du présent avenant.
La révision du présent avenant fera l’objet d’une négociation selon les dispositions suivantes.
La partie à l'initiative de la révision devra en informer chacun des syndicats représentatifs au moment de la révision par LR/AR ainsi que la Société. Les Parties devront alors engager une négociation portant sur les dispositions de l’avenant dont la révision est demandée, lesquelles dispositions demeureront en vigueur jusqu'à la conclusion éventuelle d'un avenant dans les conditions prévues par la loi.
L'avenant dénoncé par une partie signataire cesse de produire effet à son égard dans le délai prévu à l’article L. 2261-11 du Code du travail.
Si l'ensemble des organisations syndicales signataires ou la société dénonçait l'accord, celui-ci continuerait à produire effet pendant la durée prévue à l'article L. 2261-10 du Code du Travail.
Article 9. Dépôt et Publicité.
Conformément aux dispositions des articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, le présent avenant sera déposé au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud'hommes de Nanterre et sur la plateforme nationale «TéléAccords » du ministère du travail.
Il sera notifié par la Société à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives et affiché sur les panneaux réservés à cet effet et disponible sur l’intranet de la Société.
Les éventuels prochains avenants de révision de l’Accord feront l'objet des mêmes mesures de dépôt et publicité.
Fait à Puteaux, le 18 mars 2025.
En 4 exemplaires originaux
Shell France
Représentée par xxxxxxxxxxxxxxxx, Directrice des ressources humaines
Les Organisations Syndicales Représentatives :
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, en qualité de Déléguée Syndicale CFE-CGC Pétrole et Energies Nouvelles à Shell France
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, en qualité de Délégué Syndical CGT Shell France
