La société SNC Management Hotel, dont le siège est situé 2 rue de la Mare Neuve 91021 Evry Cedex, représentée par Directrice Générale du Pullman Paris La Défense, dument mandatée d’une part, Les organisations syndicales - FO représentée par Délégué Syndical - CFDT représentée Délégué syndical d’autre part,
Il a été convenu ce qui suit : Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.
PREAMBULE Afin de faciliter l'organisation des élections en vue de la mise en place du Comité Social et Economique au niveau de la Société SNC Management Hotels tel que prévu par les nouvelles dispositions des articles L. 2314-4 et suivants du Code du travail, la Direction en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles. Par ailleurs, un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007, et un décret en date du 6 décembre 2016 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales par voie électronique sans préjudice des modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales qui sont négociées dans le cadre du protocole d'accord préélectoral.
ARTICLE 1 - PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE
Les signataires conviennent de confier à une société Prestataire (ci-après dénommée « le Prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique. La société Prestataire (ci-après dénommée « le Prestataire ») qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des prescriptions réglementaires et des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : - la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, - l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, - l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, - la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure. Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R2314-9 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction. Le protocole d'accord préélectoral fera référence au présent accord.
ARTICLE 2 - RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), la société SNC Management Hotels sera amenée à transmettre au Prestataire extérieur des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales en seront informées. Le système de vote électronique mis en place par le Prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés un mois avant l'ouverture du vote.
ARTICLE 3 - MODALITES DE VOTE 3.1 MODALITES DE VOTE
Les parties signataires décident d'adopter un processus de vote électronique par Internet à l'occasion des élections du Comité Social et Economique de la société SNC Management Hotels (hôtel Pullman Paris La Défense et hôtel Novotel Lyon Confluence). MODALITES DES ELECTIONS Etablissement du fichier des électeurs Aux seules fins de préparation de l'élection, la Direction établit un fichier des électeurs, distincte de la liste électorale. Celui-ci enregistre les données suivantes :
noms et prénoms des inscrits,
date d'entrée dans la société,
date de naissance,
statut salarié (interne/externe)
collège d'appartenance,
adresse mail, téléphone, adresse postale selon les moyens d’authentification définies dans le Protocole d’accord électoral
Le fichier des électeurs a pour seule finalité de faire parvenir à chaque électeur un moyen d'authentification. Ce moyen d'authentification lui permettra : - de s'identifier et de prendre part au vote, - de compléter la liste d'émargement par voie électronique. Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. La liste électorale mentionnera nom, prénom, date d’entrée dans la société, date de naissance, collège d’appartenance, adresse mail. Lieux et Temps du Scrutin Afin d'assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur les journées et horaires définis dans le protocole d'accord préélectoral. Une préconisation sera faite par la Direction pour inciter les électeurs à voter pendant les heures habituelles de bureau afin de respecter les temps de repos. Les modalités de relance en cours de scrutin seront définies dans le protocole. Les dates et heures d'ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d'accord préélectoral. Dans ce cadre, la durée du scrutin se déroulera sur 2 jours. Sur la période d’ouverture du scrutin qui aura été défini par le protocole d’accord préélectoral, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n'importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections qui sera accessible 24h/24. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n'entraînera aucune réduction de salaire. Les membres du bureau de vote vérifient que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales. Le système de vote électronique sera scellé avant l'ouverture et après la clôture du scrutin. Consultation du nombre de votants : Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin aux membres du Bureau. La participation par collège est rendue disponible à tous les électeurs et membres de bureau. Liste d'émargement : La liste d'émargement enregistre les données suivantes : collège d'appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du Bureau de Vote et aux représentants de la Direction habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. 3.3 BULLETINS DE VOTE Le Prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote conformément au cadre négocié dans le Protocole d’Accord Préélectoral. 3.4 LISTE DES CANDIDATS Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes: collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants ainsi que l'appartenance syndicale pour le 1er tour et le cas échéant pour le 2nd tour. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La faculté sera donnée à chaque organisation syndicale d'intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote. Pour ce faire, chaque organisation syndicale devra transmettre un format électronique.
ARTICLE 4 - INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote. Assistance : Pendant la période du scrutin, le prestataire diligentera une cellule d'assistance technique qui assistera la direction et les bureaux de votes en cas de besoin (du lundi au vendredi 9h à 18h). Parallèlement à cet accompagnement, la Direction s’engage à mettre en place un dispositif d’accompagnement technique. 4.1 MODALITES D'ACCES AU SERVEUR DE VOTE En amont de l’ouverture du premier scrutin, chaque électeur recevra du prestataire un guide pratique de vote par mail. Lors de chaque scrutin, l’électeur s’identifiera sur le site internet dédié à l’élection SNC Management Hotels avec son adresse mail qui lui permettra d’obtenir son code confidentiel qui lui sera envoyé instantanément sur son adresse mail. Celui-ci s’auto-génèrera à chacune des connections de l’électeur. L'authentification de l'électeur sur le site de vote se fera par la saisie de l’adresse mail du salarié et du code communiqué par le Prestataire. La connexion au site de vote, sur site ou à distance, se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote. Une fois connecté, l'électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. La saisie des codes, des données et la validation du vote vaut signature de la liste d’émargement. Les codes de vote fournis à l'électeur permettent de garantir l'unicité du vote. 4.2 - GARANTIES DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN Afin de répondre aux exigences du Code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. Le vote émis par l'électeur est ainsi sécurisé et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, le Prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration des délais de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs et de l'employeur ou son représentant. Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Deux membres de chaque organisation syndicale appartenant au personnel de l’entreprise pourront assister aux opérations de dépouillement. Le Président introduit son code sécurisé délivré par le système et les assesseurs les leurs, selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas. Le dépouillement est simultané pour les membres titulaires et pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Ainsi, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. Le président du bureau de vote proclame les résultats, vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe. Que le quorum soit atteint ou non, un procès-verbal est établi et sera signé par chaque membre du bureau de vote. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
ARTICLE 6 - DISPOSITIONS FINALES
Le présent accord est applicable au sein de la Société SNC Management Hotels pour les élections des membres du Comité Social et Economique de la SNC Management Hotels. Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral du renouvellement des élections du Comité Social et Economique (CSE) 2022. Il prendra fin à l’expiration dudit processus. L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 à L.2261-8 du code du travail. Un exemplaire sera remis à chacune des organisations syndicales.
Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail.
Fait à Paris La Défense, le 14/10/2022
Directrice Générale du Pullman Paris La Défense, ,
