La Société - représentée par M. …, Directeur Général, … ;
D'UNE PART, Les organisations syndicales représentatives :
… - représentée par …, Délégué Syndical.
D'AUTRE PART Le présent protocole a pour objectif de fixer les modalités de l’élection du Comité Social et Economique. Par la Décision Unilatérale de l’Employeur signée le …, il a été décidé que ces élections seraient organisées par voie électronique, suivant les modalités décrites dans l’accord.
Date des élections
Les élections des Délégués du Personnel au Comité Social et Economique se dérouleront pour le 1er tour du … à .. heures au … à .. heures. Le cas échéant, le 2nd tour se tiendra du … à .. heures au … à .. heures.
Effectifs par collèges électoraux et répartition des sièges
Conformément à l’article L. 2314-11 du Code du travail, les membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique sont élus sur des listes établies pour chaque catégorie de personnel :
1er collège : Employés et Agents de maîtrise (ETAM)
2ème collège : Cadres
L’effectif total de Société est de : … ETP Selon l’article R. 2314-1 du code du travail, le nombre de membre de la délégation du personnel du Comité Social et Economique est de : .. Délégués Titulaires et .. Délégués suppléants. L’effectif pris en compte pour la répartition des sièges est le suivant : Collèges Total Répartition des sièges
Titulaires Suppléants 1er collège … . . 2ème collège … . . Sont pris en compte pour le calcul de cet effectif : -Les salariés de la société titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée (au prorata temporis de leur durée de travail et de la durée de contrat pour les CDD), -Les intérimaires, -Les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, dès lors que deux conditions sont remplies à la date du 1er tour des élections : ils sont présents dans les locaux de l’entreprise et y travaillent depuis au moins 1 an.
Représentativité femmes / hommes au sein des listes
Conformément l’article L. 2314-13, la proportion de femmes et d’hommes dans chacun des collèges visés à l’article 3 est indiquée dans le tableau suivant de répartition des sièges à pourvoir par collège. Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article L. 2314-29 qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,
Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. Collèges
Femmes
Hommes Nombre d’hommes devant figurer sur chaque liste Nombre de femmes devant figurer sur chaque liste
Nb % Nb %
1er collège … … … … . . 2ème collège … … … … . .
Représentativité femmes / hommes au sein des listes
Le nombre d'heures de délégation dont bénéficie chaque mois l'ensemble de la délégation est défini conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, soit 21 heures mensuelles par titulaire. Les parties s’accordent sur un volume global maximum annuel d'heures de délégation qui sera de … heures sur la base de la répartition suivante : Total titulaire : … h/an . Total suppléant : … h/an
Electorat, éligibilité et listes électorales
Electorat et éligibilité des salariés de la Société
Sont électeurs les salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que défini en préambule et qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le …, date d’ouverture du 1er scrutin) :
Être âgé de 16 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise,
Avoir la capacité électorale,
Sont éligibles les électeurs qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le …, date d’ouverture du 1er scrutin) :
Être électeur dans le collège dont on sollicite les suffrages,
Être âgé de 18 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 1 an dans l’entreprise,
Ne pas être conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur ainsi que des salariés qui disposent d’une délégation écrite particulière d’autorité leur permettant d’être assimilés au chef d’entreprise ou qui le représentent effectivement devant le comité social et économique.
Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition de la Société
Sont électeurs les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le …, date d’ouverture du 1er scrutin) :
Être âgé de 16 ans révolus,
Avoir la capacité électorale,
Être présent dans les locaux de l’entreprise et y travailler depuis au moins 12 mois continus,
Choisir d’exercer son droit de vote dans l’entreprise de mise à disposition.
Conformément à l’article L2314-23, les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure ne sont pas éligibles.
Listes électorales
Une liste du personnel électeur et éligible sera établie par l’employeur et affichée sur les panneaux d’information au plus tard le ….
Figurent sur ces listes le nom et le prénom de l’électeur, son âge, son ancienneté, son collège électoral ainsi que la mention de son éligibilité. Les réclamations concernant ces listes seront à adresser … et coordonnées, au plus tard le …. La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.
Information du personnel
Le …, le personnel a été informée de la tenue des élections.
Listes de candidats
Il est rappelé que le 1er tour est réservé aux organisations syndicales mentionnées au premier et deuxième alinéa de l’article L. 2314-15 du code du travail et que les candidatures sont libres en cas d’éventuel 2nd tour.
Constitution des listes de candidats
Les listes communes entre deux ou plusieurs syndicats ne peuvent être admises au 1er tour qu’à la condition expresse que le nom de chacun des candidats figurant sur la liste soit suivi du nom de son syndicat d’appartenance. Ou à défaut que les organisations syndicales concernées déposent, avec la liste des candidatures, une note signée par chacune d’entre elles, précisant les modalités prises en compte de leur audience respective pour les besoins de l’établissement de leur représentativité.
Les listes de candidats ne peuvent pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de siège à pourvoir. Les listes incomplètes sont en revanches admises.
Les listes de candidats doivent être établies par collège et en distinguant titulaires et suppléants. Elles devront enregistrer les données suivantes : nom et prénom des candidats, collège et établissement d’appartenance, titulaire ou suppléant, et le cas échéant, le syndicat d’appartenance. L’ordre de présentation des candidats dans la liste est celui dans lequel apparaissent les candidats au sein de la liste déposée.
Dépôt des listes
Au 1er tour, à partir du jour d’affichage de l’extinction du délai de réclamations concernant les listes électorales, le … et jusqu’au …, ..h, les organisations syndicales concernées sont invitées à déposer leurs listes de candidats à la Direction des Ressources Humaines auprès de … :
-en main propre contre récépissé, -par e-mail contre accusé de réception, -par courrier recommandé avec avis de réception. Si un 2nd tour est nécessaire, les listes déposées au 1er tour restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement, ou que des listes libres sont présentées, celles-ci doivent être portées à la connaissance de l’employeur dans les mêmes conditions que pour le 1er tour avant le …,..h, de dépôt des candidatures au 2nd tour. Pour le 1er, comme pour le 2nd tour, les candidatures sont affichées sur les tableaux d’affichage du siège et agences au lendemain de la date limite de dépôt.
Propagande électorale et logos des listes de candidats
Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisée (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne). Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :
format PDF de 2 Mo au maximum,
1 page A4 recto verso,
couleur ou noir et blanc.
Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :
format png,
taille de 200 pixels x 200 pixels.
Professions de foi et logos doivent être déposés auprès de …, … par e-mail avant le …, ..h pour le 1er tour et avant le …,..h pour le 2nd tour. Les listes sont affichées sur les panneaux d’affichage.
Le vote électronique
Le présent protocole d’accord préélectoral s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord du DUE en date du … relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections au sein de l’entreprise.
L’employeur a fixé par DUE en date du … , le recours au vote électronique comme modalité exclusive d’expression des suffrages. Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société.
Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles. Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.
Bureau de vote
Un unique bureau de vote pour l’ensemble des élections au Comité Social et Economique. Il est établi pour les deux tours.
Ce bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs désignés par la direction parmi les électeurs volontaires.
Le prestataire formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.
Matériel de vote
Le prestataire adresse à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote :
par e-mail sur l’adresse e-mail connue de l’employeur
ou
par courrier à son domicile
Le matériel envoyé contient l’adresse URL du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier. Les moyens personnels d’authentification utilisés au 1er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.
Assistance électeurs
En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique. Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à … un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, ainsi qu’une donnée à caractère personnel robuste information personnelle complémentaire connue de chaque salarié-électeur (ex : les 5 derniers chiffres de l’IBAN ; les 2 derniers chiffres du bulletin de salaire net avant impôt du mois d'octobre (2 derniers chiffres après la virgule), le matricule.) Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.
Déroulement du vote électronique
La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote transmis auprès de l’électeur.
Le déroulement est le suivant :
l’électeur peut accéder, 24 heures sur 24, au site de vote à partir de tout terminal connecté à internet,
Après identification sur le site de vote à l’aide de son code d’accès et la saisie d’une ou plusieurs données à caractère personnel (ex : les 5 derniers chiffres de l’IBAN ; les 2 derniers chiffres du bulletin de salaire net avant impôt du mois d'octobre (2 derniers chiffres après la virgule), le matricule.), l’électeur est invité à saisir un numéro de téléphone de son choix afin de recevoir par SMS ou via un serveur vocal interactif pour recevoir son mot de passe. Après saisie conforme, le système affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,
les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.
l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,
le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,
l’électeur peut :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc.
Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,
l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie le code défi demandé,
un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote, une fois le vote effectué, l’électeur peut à tout moment se reconnecter à la plateforme pour récupérer son accusé de réception de vote.
à tout moment avant la confirmation de son vote, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.
En cas de demande de renvoi de son code d’accès perdu ou non reçu, l’électeur est invité à saisir des données à caractère personnel (nom, prénom, date de naissance, code postal de domicile, clé NIR du numéro de Sécurité Sociale) avec renvoi sur l’adresse email de son choix.
Dépouillement et résultat du vote
Le dépouillement des élections des Délégués du Personnel au Comité Social et Economique aura lieu pour le 1er tour le … à partir de ..h. Dans l’éventualité d’un 2nd tour il se tiendra le … à partir de ..h.
Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.
Le résultat du vote sera proclamé en séance publique.
Le processus de dépouillement est le suivant :
clôture du site internet de vote,
déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,
calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité du 1er tour des élections,
impression et signature des procès-verbaux,
proclamation des résultats.
Procès-verbaux
Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin. 2 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur.
Chaque liste ayant présentée des candidats peut se faire remettre une copie de ces procès-verbaux sur simple demande.
Dès le jour ouvré qui suit, les résultats sont affichés au siège social et dans les agences. Les résultats du vote sont télétransmis via le dispositif du prestataire au centre de traitement des élections professionnelles (CTEP). Une fois l’action réalisée, après réception de l’accusé de réception correspondant, l’employeur devra procéder au téléversement de la version scannée des procès-verbaux établis dans les quinze jours suivant la tenue des élections
Durée du protocole d’accord
Ce protocole vaut pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus.
Il est également valable pour toute élection à venir au cours du mandat (sauf dénonciation).
Affichage
Le présent protocole fera l’objet d’un affichage à la Direction des Ressources Humaines dès sa signature. Fait en 5 exemplaires originaux et signés à .., le ….
