Accord d'entreprise SOCIETE ANJOU VALORISATION ENERGIE DECHETS
ACCORD POUR L'UTILISATION DU VOTE ELECTRONIQUE COMME MOYEN EXCLUSIF DE VOTE AUX ELECTIONS 2023 DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Application de l'accord Début : 12/09/2023 Fin : 31/12/2023
Accord pour l’utilisation du vote électronique comme moyen exclusif de vote aux élections 2023 des représentants du Personnel au Comité Social et Économique de la société SAVED
ENTRE :
La Société SAVED Dont le siège social est situé 996 Route de la Salamandre - LASSE 49490 NOYANT VILLAGES , immatriculée au RCS d’Angers sous le numéro 438 771 339
Représentée par M. , en sa qualité de Directeur de pôle
Ci-après désignée “ la Société ” ou “ l’Entreprise “
d’une part,
ET :
L’organisation syndicale définie ci-dessous :
Le syndicat C.F.D.T, représenté par le Délégué Syndical, Monsieur
Ci-après désignée “ l’ Organisation Syndicale “
d’autre part
Ci-après désignées «
Les Parties signataires ».
IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :
Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur au sein de la société SAVED, la Direction a proposé de négocier sur la mise en place d’un système de vote électronique.
Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des représentants du personnel au comité social et économique de la Société SAVED qui auront lieu en 2023.
Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel au CSE de la société SAVED, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
CECI EXPOSÉ, LES PARTIES ONT CONVENU DE CE QUI SUIT :
Article 1 : Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, le système de vote électronique mis en place devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensable à la régularité du scrutin, à savoir :
l’anonymat et le secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;
la sincérité et l’intégrité du vote : stricte conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
la formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin ;
l’information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;
la sécurisation du vote au moyen de :
chiffrement et cryptage ;
codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;
la création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;
l’existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.
Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, du code électoral et de la Loi informatique et libertés.
Article 2 : Définition et choix du moyen de vote électronique
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote. Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.
Article 3 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique
3.1. Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident de confier à une société prestataire agréée l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique. L’Entreprise prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-6 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007. Le protocole d’accord préélectoral mentionnera le prestataire sélectionné. Le prestataire retenu et référencé par le groupe est VOXALY-DOCAPOST.
3.2. Etablissement des fichiers
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), l’entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir de l’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’entreprise. Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci. Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra : -de s’identifier et de prendre part au vote, -de compléter la liste d’émargement. Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs (adresse postale - à destination spécifiquement du prestataire choisi). Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données : les membres des bureaux de vote et les membres du service ressources humaines compétents. Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou «suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats et les membres du service ressources humaines compétents.
Le fichier “contenu de l’urne électronique” recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique. Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
3.3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique». Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée sans aucun lien d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d’action contentieuse, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
3.4. Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
3.5. Information et formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les assistantes RH, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 4 : Déroulement des opérations de vote
4.1. Protocole d’accord préélectoral
Les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution du bureau de vote, la répartition des sièges. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
4.2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections. Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, de la période d’ouverture du vote électronique (dates et heures d’ouverture et de clôture) pour le premier tour et, le cas échéant, pour le second tour. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.
4.3. Caractéristiques du matériel de vote
Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi. Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électroniques devront être au format PDF exclusivement. Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés. Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Le salarié pourra voter pour une liste complète, raturer des noms ou voter blanc.
4.4. Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
un code d’accès personnel au serveur de vote
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie d’un code d'accès et de données de contrôle. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote. Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie d’un code d’activation. En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
4.5. Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.
Article 5 : Durée de l’accord
Le présent accord est à durée déterminée et est conclu spécifiquement pour les prochaines élections professionnelles de renouvellement du CSE de la société SAVED qui auront lieu en 2023. Il prendra effet à compter du lendemain de sa signature et cessera ses effets au terme des élections au plus tard le 31 décembre 2023.
Article 6 : Dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord fera l’objet d’un dépôt sur la plateforme de télé-procédure du ministère du Travail. Un exemplaire sera envoyé au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Saumur.
Le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et porté à la connaissance des salariés par voie d’affichage.
Fait à Lasse - Noyant Villages, le 11 septembr 2023
en 4 exemplaires originaux, dont un exemplaire est remis à chaque signataire
Pour la Société SAVEDPour l’Organisation Syndicale
