ACCORD RELATIF AUX MODALITÉS D’ORGANISATION PAR VOTE ÉLECTRONIQUE DES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES
ENTRE :
La société
HABELLIS, immatriculée au RCS de Dijon sous le numéro B 015 450 638 dont le siège est situé au 28 boulevard Georges Clémenceau, 21 000 Dijon, représenté par, en sa qualité de Directrice Générale,
ci-après désigné «
l’Entreprise »
D’une part,
ET :
Les organisations syndicales représentatives au sein de la société HABELLIS :
Le syndicat FO, représenté par, en sa qualité de Déléguée Syndicale ;
Le syndicat SNUHAB CFE-CGC, représenté par, en sa qualité de Délégué Syndical.
D’autre part.
Ci-après désignées ensemble «
Les Parties».
PREAMBULE :
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Les articles R2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
Dans ce cadre, l’entreprise a étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Les informations et témoignages recueillis ont conforté l’entreprise dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
De faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
D’augmenter le niveau de participation,
D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, l’entreprise a convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
Ceci étant exposé, il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1 – Champ d’application
Le présent accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
Article 2 – Respect de la loi informatique et libertés
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), la société Habellis sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales en seront informées. La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la société Habellis, dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-8 et suivants du Code du travail. Le système de vote électronique mis en place par le prestataire respecte les obligations issues du Règlement Général sur la Protection des Données. Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) ainsi qu'à la disposition des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales.
Article 3 - Modalités d’organisation des opérations électorales
Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges entre les différentes catégories de salariés pour les élections. Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir de la délégation du personnel du CSE. Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.
3.1 Modalités de vote
Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion du des élections professionnelles du CSE de la société Habellis. Les modalités du vote sont définies par le protocole d’accord préélectoral. Le prestataire intervient uniquement en qualité d’opérateur technique.
3.2 Modalités des élections
Etablissement du fichier des électeurs
A des fins de préparation de l’élection, la Direction établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales. Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale, numéro de téléphone portable et/ou adresse mail le cas échéant. Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir. Ce moyen d’authentification lui permettra :
De s’identifier et de prendre part au vote,
De compléter la liste d’émargement.
Si toutefois l’enregistrement du numéro de téléphone portable ou d’une adresse mail dans la liste électoral, s’avère impossible par refus d’exploitation ou indisponibilité, l’adresse postale sera obligatoirement requise afin d’adresser le moyen d’authentification par courrier de Commissaire de Justice. Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Lieu et temps du scrutin
Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord pré-électoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (mis à leur disposition sur leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales. Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Consultation du nombre de votants
Pendant le déroulement du scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les membres du bureau de vote auront un accès en ligne à une console le permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.
Liste d’émargement
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et, après la clôture du scrutin, aux membres de la Direction habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
2.3 Bulletins de vote
Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
2.4 Liste des candidats
Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale. Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans un ordre aléatoire. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.
Article 4 – Information et assistance aux votants
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau de service des Ressources Humaines. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.
4.1 Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra, avant le vote, selon le moyen de communication défini dans le traitement de la liste électoral (N* de téléphone portable ou adresse e-mail), un sms et/ou un email contenant le lien vers la plateforme de vote ainsi que les identifiants de connexion. A défaut de pouvoir procéder par sms ou par mail, cet envoi sera réalisé par courrier suivi adressé par Commissaire de Justice au domicile de l’électeur. Ce courrier contenant les identifiants de vote sera doublé d’un courrier suivi, contenant le code de validation du vote, adressé au bureau de vote, en charge de le remettre à l’électeur sur présentation d’une pièce d’identité. Cette procédure a pour objectif de sécuriser le scrutin et de limiter l’usurpation d’identité. L’identifiant, ainsi que le code confidentiel, seront également valables en cas de second tour. L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et du mot de passe. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote. Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées, pour les titulaires et pour les suppléants. Son vote devra être confirmé par la saisie d’un code confidentiel d’authentification adressé selon les modalités précisées ci-dessus. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique. Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote. En cas de perte ou d'oubli des codes reçus par voie électronique, l’électeur aura la capacité de demander le recouvrement de ses identifiants de connexion depuis la plateforme de vote. Si toutefois un électeur ayant reçues ses informations de vote par courrier se trouve dans cette situation, il devra se tourner vers le bureau de vote afin que ce dernier initie un recouvrement des informations de connexion à travers une procédure à double authentification.
4.2 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés. Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, conformément à la recommandation de la Cnil du 25 avril 2019, tous les fichiers supports doivent être conservés par le prestataire sous scellés jusqu'à l'épuisement des voies et délais de recours contentieux. À l'issue des délais, si aucune action contentieuse n'a été engagée, il est procédé à la destruction des documents sous le contrôle de la commission électorale. Les fichiers supports comprennent la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
Article 5 – Dépouillement, procès-verbaux et résultats
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées lors de la (ou des) cérémonie(s) de dépouillement, opérée(s) à minima sur le poste informatique du président du bureau de vote. Les assesseurs auront la possibilité de se connecter sur leur poste informatique ou aux côtés du président du bureau de vote. Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Étant donné que les opérations de vote sont isolées et sécurisées, autant de cérémonies de dépouillement que de collèges et de tours seront à réaliser pour obtenir les résultats. Au travers de cette cérémonie de dépouillement, le président et les assesseurs seront en mesure d’attester du scellement des urnes, de l’intégrité de la base de données et du code sources au travers des empruntes numériques réalisées lors de la cérémonie de scellement. Le président et les assesseurs seront amenés à saisir le code correspondant au fragment de leur clés de scellement, selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas. La présence du président et d’au moins l’un des deux assesseurs est requise. Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste, chaque candidat, ainsi que le nombre de sièges par liste. Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix, reportées automatiquement sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux préremplis, et s’assure de la validité du report de la mention élu devant le nom du candidat avant de signer les procès-verbaux.
Article 6 – Durée de l’accord
L’accord est conclu pour une durée déterminée de quatre années, correspondant à la durée des mandats des membres du CSE.
Article 7 – Adhésion
Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement. L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la Direction Régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS).
Article 8 – Révision de l’accord
L’accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, par la Direction ou l’une des parties habilitées.
Article 9 – Notification et dépôt
Les formalités de dépôt de l’accord seront effectuées conformément aux dispositions du Code du travail. L’Entreprise notifiera le texte du présent accord à l'ensemble des organisations représentatives à l'issue de la procédure de signature. Le présent accord sera déposé par voie électronique, via la plateforme TéléAccords www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr , à la Direction départementale de l’emploi, du travail et des solidarités dont relève le siège de la société. Enfin, un exemplaire de l’accord sera déposé au greffe du conseil de Prud'hommes de Dijon, dans les 15 jours suivant sa conclusion.
Fait à Dijon, le 11 septembre 2026 En 5 exemplaires dont un pour chacune des parties
Pour la Société HABELLIS,
Directrice Générale
Pour les organisations syndicales représentatives au sein de la société HABELLIS :
