PROCEDURE INTERNE DE RECUEIL ET DE TRAITEMENT DES SIGNALEMENTS
DES LANCEURS D’ALERTE
ENTRE LES SOUSSIGNES
socotrap
Société par actions simplifiée au capital de 827.700 € Siège social : 5, Avenue Pierre-Georges Latécoère 31520 RAMONVILLE SAINT AGNE Immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Toulouse sous le numéro 540 800 885 Conventions collectives des Ouvriers, ETAM & Cadres du Bâtiment
Représentée par XX, agissant en qualité de Directeur Général
D’une part,
ET
XX Agissant en qualité de Délégué Syndical C.F.D.T
Et
XX Agissant en qualité de Délégué Syndical C.F.E. C.G.C.
Et
XXAgissant en qualité de Délégué Syndical F.O
d’autre part,
PREAMBULE
Les dispositions de la loi n°2016-1961 du 6 décembre 2016 complétées par la loi n°2022-401 du 21 mars 2022 et par le décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d’alerte, imposent aux personnes morales de droit public ou de droit privé, comptant au moins 50 salariés, la mise en place d’une procédure de recueil des signalements émis par les lanceurs d’alerte. C’est dans ce cadre que la direction de la société SOCOTRAP et les membres du CSE soussignés, ont convenu la conclusion du présent accord portant sur le recueil de signalements.
Le présent accord s’applique à l’ensemble de la société sans qu’il y ait lieu de distinguer différents établissements.
Définition du Lanceur d’Alerte
Un « Lanceur d’Alerte » est une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement.
Il peut s’agir :
De membres du personnel, de personnes dont la relation de travail s'est terminée, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette relation, et de personnes qui se sont portées candidates à un emploi au sein de la société, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette candidature ;
D’actionnaires, ou titulaires de droits de vote au sein de l'assemblée générale de la société ;
De membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance ;
De collaborateurs extérieurs et occasionnels ;
De cocontractants de la société, des sous-traitants.
Nature de l’information signalée
Les informations doivent porter sur des faits qui se sont produits ou pour lesquels il existe une forte probabilité qu'ils se produisent. Il pourrait s'agir notamment de faits de harcèlement moral ou sexuel.
Si les informations signalées ont été obtenues en dehors de son activité professionnelle, le Lanceur d’Alerte doit en avoir eu personnellement connaissance (Article 6 de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016).
Une alerte peut être lancée pour :
Des violations de la loi ;
Des risques pour la santé et/ou la sécurité publics ;
L’environnement ;
Les droits de l’homme ;
La corruption ;
La fraude ;
Harcèlement moral ou sexuel ;
Ou tout autre infraction grave.
Seules les informations présentant un caractère illicite ou portant atteinte à l’intérêt général peuvent faire l’objet d’un signalement ou d’une divulgation. De simples dysfonctionnements dans la société ne peuvent fonder une alerte.
Avant de lancer une alerte, le Lanceur d’Alerte devra s’assurer de disposer d’éléments concrets sur les informations qui seront signalées ou divulguées (mails, documents comptables…).
Par ailleurs, le signalement ne peut pas porter sur des informations ou des documents relatifs au secret de la défense nationale, au secret des délibérations judiciaires, au secret de l’enquête ou de l’instruction judiciaire ou au secret professionnel de l’avocat.
En divulguant de telles informations, le Lanceur d’Alerte prend non seulement le risque de ne pas être protégé mais aussi, dans certains cas, celui de commettre une infraction.
Types de procédures de signalement possibles
Le Lanceur d’Alerte peut procéder à un signalement interne ou externe ou à une divulgation publique.
Le signalement interne : consiste à adresser le signalement à une personne dédiée au sein de la société, selon la procédure interne de recueil et de traitement des signalement mise en place par le présent accord.
Le signalement externe : dans ce cas, le Lanceur d’Alerte peut choisir de s’adresser directement à une autorité externe. L’auteur du signalement peut avoir émis en amont un signalement interne mais cela n’est pas forcément un prérequis.
L’autorité externe destinataire de ce signalement peut être :
une autorité mentionnée en annexe du décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022 en fonction du champ de l’alerte et notamment selon les thématiques :
La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des libertés),
La DGPP (Direction départementale de la protection des populations),
La DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités)
le Défenseur des Droits ;
l’autorité judiciaire ou une institution ;
une organe ou organisme de l’Union européenne.
Les autorités externes mettent à disposition sur leur site internet les règles de procédure qu’elles appliquent ainsi que les moyens qui vont permettre de les saisir.
La procédure comporte les garanties suivantes :
La possibilité d’adresser un signalement par écrit et par oral ;
L’envoi d’un accusé de réception du signalement, dans un délai de sept jours ;
La garantie de l’intégrité et de la confidentialité des données recueillies (identité du Lanceur d’Alerte et de la personne mise en cause) ;
Le traitement du signalement par un personnel doté d’une autorité et de moyens suffisants ;
La communication par écrit des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude de vos allégations et, le cas échéant, remédier à l’objet du signalement ;
Les délais de réponse.
La divulgation publique : Cette procédure consiste à porter l’alerte à la connaissance du public (média, réseaux sociaux, …). Elle est possible uniquement dans les hypothèses suivantes :
Si aucune mesure appropriée n'a été prise en réponse à un signalement externe :
Si l'une des autorités compétentes a été saisie, après un délai de 3 mois à compter de l'accusé réception du signalement,
Si une autre autorité a été saisie (défenseur des droits, autorité judiciaire...), après un délai de 6 mois à compter de l'accusé réception du signalement
En cas de danger grave et imminent ;
En cas de danger imminent ou manifeste pour l'intérêt général ;
Lorsque le signalement externe fait encourir au Lanceur d’Alerte un risque de représailles ;
Lorsque le signalement externe n'a aucune chance d'aboutir.
En dehors de ces hypothèses, l’auteur de la divulgation ne bénéficiera pas de la protection du Lanceur d’Alerte. Etant précisé par ailleurs que la protection du Lanceur d’Alerte ne s'applique pas lorsque la divulgation publique porte atteinte aux intérêts de la défense et de la sécurité nationale.
La voie de signalement interne doit être privilégiée lorsque le Lanceur d’Alerte n’est pas exposé au risque de faire l’objet d’une mesure de représailles et en l’absence de risque de destruction de preuves.
CECI ETANT RAPPELE, IL EST CONVENU DE METTRE EN PLACE LA PRESENTE PROCEDURE DE SIGNALEMENT INTERNE
ARTICLE 1 – IDENTITÉ DU RÉFÉRENT DESTINATAIRE DE L’ALERTE
Il est convenu de désigner le
Responsable des Ressources Humaines de la société SOCOTRAP en qualité de « Référent », en raison de son autorité et de ses compétences, lui donnant les moyens suffisants pour recueillir l’ensemble des signalements émis par les lanceurs d’alerte.
Dans le cadre spécifique d’un signalement portant sur des faits de harcèlement sexuel, le Lanceur d’Alerte devra contacter le Référent Harcèlement sexuel désigné par le CSE.
Le Référent sera le destinataire du signalement mais également la personne en charge de l’instruction de ce dernier. Toutefois, pour garantir l’exercice impartial de ses missions, il devra, à réception, adresser une copie de tout signalement à la Direction de la société quelle que soit sa forme écrite ou orale (procès-verbal). Si un quelconque conflit d’intérêt devait se faire jour, le Responsable Juridique sera alors désigné par la Direction en qualité de « Référent suppléant » et devra se charger de l’instruction du signalement en lieu et place du Référent titulaire.
ARTICLE 2 – MODALITÉS DU SIGNALEMENT
Pour rendre la procédure plus accessible et adaptée, la société prévoit une diffusion possible du signalement sur les canaux de diffusion suivants :
Par voie écrite ;
Par voie orale.
Quel que soit la forme retenue par le Lanceur d’Alerte, le signalement peut se faire sous couvert d’anonymat et doit permettre de transmettre tout élément, quel que soit sa forme ou son support, de nature à étayer le signalement.
Hormis le cas d’un signalement anonyme, il sera également demandé à l’auteur du signalement de transmettre en même temps tout élément justifiant qu’il répond bien à la définition de Lanceur d’Alerte telle que reprise en préambule.
Le signalement écrit
Le signalement de faits répréhensibles par le Lanceur d’Alerte, peut être adressé par voie écrite au Réfèrent désigné à l’article 1.
Ce signalement peut être adressé :
Soit par voie postale :
SOCOTRAP A l’attention strictement confidentielle du Responsable des Ressources Humaines 5 Avenue Pierre-Georges Latécoère 31520 RAMONVILLE SAINT AGNE
Soit par voie électronique à l’adresse suivante : alerte@socotrap.fr
Cette adresse configurée de manière à recevoir des messages chiffrés, sera uniquement consultable par le Responsable des Ressources Humaines et les mandataires sociaux de la société. Le signalement écrit contient :
l’identité, les fonctions et les coordonnées de l’émetteur du signalement (le cas échéant) ;
l’identité et les fonctions de la ou des personnes faisant l’objet du signalement ;
la description des faits signalés ;
toute information et tout document, sous toutes formes ou supports, permettant d’étayer ce signalement.
Dans ce cadre, il est conseillé au Lanceur d’Alerte de privilégier l’envoi d’une lettre avec accusé de réception en ayant recours au système de la double enveloppe : il convient pour ce faire, d’insérer les éléments composant le signalement dans une enveloppe fermée portant exclusivement la mention « SIGNALEMENT D’UNE ALERTE » et d’introduire cette enveloppe dans une seconde enveloppe sur laquelle figure l’adresse mentionnée ci-dessus.
Il est conseillé au Lanceur d’Alerte d’adresser une copie de son courrier et de conserver l’exemplaire original.
Le signalement oral
Le signalement oral peut se faire :
Par téléphone via le standard téléphonique : 05.34.31.91.00 ;
Lors d’une rencontre physique ou organisée en visio-conférence ou en présentiel.
Le signalement peut être recueilli avec l’accord du Lanceur d’Alerte à l’aide :
D’une ligne enregistrée ;
En enregistrant la conversation sur un support durable et récupérable ;
En établissant un procès-verbal écrit.
Quel que soit la forme retenue, cet entretien oral doit être organisé dans
les 20 jours ouvrés à réception de la demande de l’auteur du signalement.
ARTICLE 3 – LA PROCEDURE D’INSTRUCTION DU SIGNALEMENT
La procédure d’instruction d’une alerte est entendue comme la période qui débute par la réception de l’alerte par le Référent, et qui se termine par la prise de décision quant aux suites réservées à celle-ci.
L’accusé réception
A compter de la réception du signalement, le Référent doit impérativement informer l’auteur du signalement dans un délai de 7 jour ouvrés, par voie écrite, de :
La bonne réception de celui-ci ;
Du délai raisonnable et prévisible ne pouvant excéder 15 jours, dans lequel la recevabilité du signalement sera examinée ;
L’engagement de confidentialité du Référent ;
Les modalités suivant lesquelles l’auteur sera informé des suites données à son signalement.
L’évaluation préliminaire - La recevabilité du signalement
Avant d’engager la phase d’instruction, le Référent doit dans un délai maximum de 15 jours à compter de la réception du signalement, vérifier :
Que l’auteur du signalement répond bien à la définition de Lanceur d’Alerte (sauf si le signalement est anonyme) ;
Que les informations contenues dans le signalement correspondent bien à la définition retenue en préambule.
Pour ce faire, le Référent peut, au besoin, demander tout complément d’information à l’auteur du signalement. Dans ce cas, le délai d’instruction ne commencera à courir qu’à compter de la réception de ces pièces. Si les conditions ne sont pas remplies, l’auteur du signalement devra être informé des raisons pour lesquelles le Référent estime que son signalement ne respecte pas les conditions de recevabilité ci-dessus.
Par ailleurs, et si des éléments tendent à montrer que le signalement a été fait de manière intéressée ou de mauvaise foi, le Référent devra en informer la Direction, qui peut engager une procédure disciplinaire à l’encontre de l’auteur du signalement.
L’information des personnes concernées et mesures conservatoires
Le destinataire du signalement informe les personnes visées par celui-ci dans un délai de 7 jours ouvrés de la réception du signalement ou, le cas échéant, après l’adoption des mesures conservatoires nécessaires pour prévenir la destruction de preuves relatives au signalement, du dépôt d’un signalement les concernant et de la nature des faits rapportés.
La phase d’instruction de l’alerte
Le Référent a la responsabilité de mener une enquête sur les faits signalés. Pendant cette période d'enquête, le Référent devra consigner toutes les actions entreprises par ce dernier.
Cela inclut la traçabilité des étapes de l'enquête, ce qui permet de garder une trace des efforts fournis par le Référent pour clarifier ou vérifier les faits.
Le Référent peut entreprendre les actions suivantes :
Analyse juridique et technique des faits : Examiner les faits à la lumière des règles de droit et des aspects techniques.
Collecte des preuves : Recueillir les documents, témoignages, ou autres éléments qui soutiennent ou réfutent le signalement.
Échanges avec différentes parties prenantes : Discuter avec les personnes concernées par le signalement, le lanceur d'alerte, l'employeur, ou d'autres membres de l'organisation.
Audition des témoins : Interroger des témoins pour obtenir des informations complémentaires.
Réalisation d’actes d’expertise : Solliciter des experts pour obtenir une évaluation technique ou spécialisée des faits.
Le Référent peut s’entretenir avec tout salarié de la société. Il dispose de l’assistance, en tant que de besoin, du service juridique. Il tient un compte-rendu des opérations de vérification.
Le Référent va déterminer les éléments qui pourront être collectés et conservés. Mais il devra également s’assurer que, seules les informations pertinentes et nécessaires au regard des finalités du traitement sont collectées et/ou conservées dans le dispositif d’alerte. Tel est généralement le cas des catégories suivantes :
Identité, fonctions et coordonnées de l'émetteur de l'alerte ;
Identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet de l’alerte ;
Identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
Faits signalés ;
Éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
Comptes rendus des opérations de vérification ;
Suites données à l'alerte.
Lorsque les allégations paraissent avérées, le Référent met en œuvre les moyens à sa disposition pour proposer à la Direction des solutions permettant de remédier à l’objet du signalement.
Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'une fois établi le caractère fondé de l'alerte.
Le cas échéant et suivant la gravité du problème, le Référent peut faire appel à une personne dédiée pour l’étude de la situation ou pour l’aider dans son instruction.
Il pourrait s’agir sans que cette liste soit exhaustive, d’un membre du service informatique, du service comptabilité, du service qualité ou du service juridique. Seules les personnes habilitées au titre de leurs missions ou de leurs fonctions, doivent pouvoir accéder aux données à caractère personnel traitées.
Selon la gravité des faits rapportés, il pourra le cas échéant décider de faire appel à une personne externe (un avocat pour l’accompagner de sa démarche…) avec l’accord du lanceur d’alerte.
La réponse à l’auteur du signalement
Le Référent doit apporter une première réponse à l’auteur du signalement dans un délai de 3 mois maximum à compter de l’accusé de réception du signalement.
Cette réponse doit préciser les mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l’objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières.
Par ailleurs et selon les conclusions de cette instruction, le Référent pourra inviter la Direction à engager des mesures disciplinaires à l’encontre de la personne concernée par le signalement, ou à se rapprocher de toute autorité compétente externe pour rapporter ces faits si cette démarche s’inscrit dans un but d’intérêt collectif.
Le délai de première réponse peut être porté à six mois si la nature ou à la complexité du signalement le nécessite. Dans un tel cas, le Référent justifie de ces circonstances auprès du lanceur d’alerte avant l'expiration du délai de 3 mois précédemment mentionné.
En cas d'afflux important de signalements, le Référent traite en priorité les signalements les plus graves, notamment ceux pour lesquels il existe un risque de destruction de preuves ou un risque que l'auteur du signalement fasse l'objet de l'une des mesures de représailles
ARTICLE 4 – MESURES DE PROTECTION
Mesures de protection du Lanceur d’Alerte
La garantie de confidentialité :
La confidentialité de l'identité de l’auteur du signalement, des personnes visées et de tout tiers mentionné dans le signalement est garantie.
Les éléments de nature à identifier le lanceur d'alerte ne peuvent être divulgués qu'avec le consentement de celui-ci. Ils peuvent toutefois être communiqués à l'autorité judiciaire, dans le cas où les personnes chargées du recueil ou du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits à celle-ci. Le lanceur d'alerte en est alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire. Des explications écrites sont jointes à cette information.
Pour garantir l’auteur du signalement de cet engagement de confidentialité, le destinataire du signalement s’engage à signer une clause de confidentialité en deux exemplaires, une qu’il retournera au Lanceur d’Alerte avec l’accusé de réception et un second exemplaire qui sera conservé dans le dossier de signalement.
La protection en matière sociale :
Aucun Lanceur d’Alerte ne peut être écarté d'une procédure de recrutement ou de l'accès à un stage ou à une période de formation en entreprise, aucun salarié ne peut être sanctionné, licencié ni faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de mesures d'intéressement ou de distribution d'actions, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, d'horaires de travail, d'évaluation de la performance, de mutation ou de renouvellement de contrat pour avoir signalé ou divulgué des informations dans les conditions prévues par la loi (Art. L. 1121-2 Code du travail).
L'employeur qui agit ou prend à l'encontre du Lanceur d’Alerte une décision contraire au principe de protection peut voir son action annulée par le juge.
Le Lanceur d’Alerte qui pense être victime d'une mesure contraire à ce principe de protection peut ainsi saisir le conseil des prud'hommes.
L’interdiction de représailles :
Le Lanceur d’Alerte ne peut faire l'objet de représailles pour avoir signalé ou divulgué des informations dans les conditions prévues par la loi. Sont notamment considérées comme des représailles :
Suspension, mise à pied, licenciement ou mesures équivalentes ;
Rétrogradation ou refus de promotion ;
Transfert de fonctions, changement de lieu de travail, réduction de salaire, modification des horaires de travail ;
Suspension de la formation ;
Evaluation de performance ou attestation de travail négative ;
Mesures disciplinaires imposées ou administrées, réprimande ou autre sanction, y compris une sanction financière ;
Coercition, intimidation, harcèlement ou ostracisme ;
Discrimination, traitement désavantageux ou injuste ;
Non-conversion d'un contrat de travail à durée déterminée ou d'un contrat temporaire en un contrat permanent, lorsque le travailleur pouvait légitimement espérer se voir offrir un emploi permanent ;
Non-renouvellement ou résiliation anticipée d'un contrat de travail à durée déterminée ou d'un contrat temporaire ;
Préjudice, y compris les atteintes à la réputation de la personne, en particulier sur un service de communication au public en ligne, ou pertes financières, y compris la perte d'activité et la perte de revenu ;
Mise sur liste noire sur la base d'un accord formel ou informel à l'échelle sectorielle ou de la branche d'activité, pouvant impliquer que la personne ne trouvera pas d'emploi à l'avenir dans le secteur ou la branche d'activité ;
Résiliation anticipée ou annulation d'un contrat pour des biens ou des services ;
Annulation d'une licence ou d'un permis ;
Orientation abusive vers un traitement psychiatrique ou médical.
L’absence de responsabilité civile et pénale :
Les personnes ayant signalé ou divulgué publiquement des informations ne sont pas civilement responsables
des dommages causés du fait de leur signalement ou de leur divulgation publique dès lors qu'elles avaient des motifs raisonnables de croire, lorsqu'elles y ont procédé, que le signalement ou la divulgation publique de l'intégralité de ces informations était nécessaire à la sauvegarde des intérêts en cause. Ces personnes bénéficient également de l’irresponsabilité pénale prévue à l’article 122-9 du code pénal.
Périmètre d’application de ces protections :
Ces protections bénéficient au Lanceur d’Alerte dans les cas suivants :
En cas de signalement interne s’il a eu connaissance des informations concernées dans le cadre de ses activités professionnelles ;
Après avoir effectué un signalement externe, précédé ou non d'un signalement interne ;
En cas de divulgation publique :
Après avoir effectué un signalement externe, précédé ou non d'un signalement interne, sans qu'aucune mesure appropriée ait été prise en réponse à ce signalement à l'expiration du délai du retour d'informations prévu par la loi ;
En cas de danger grave et imminent ;
Ou lorsque la saisine de l'une des autorités compétentes ferait encourir à son auteur un risque de représailles ou qu'elle ne permettrait pas de remédier efficacement à l'objet de la divulgation, en raison des circonstances particulières de l'affaire, notamment si des preuves peuvent être dissimulées ou détruites ou si l'auteur du signalement a des motifs sérieux de penser que l'autorité peut être en conflit d'intérêts, en collusion avec l'auteur des faits ou impliquée dans ces faits..
Lorsqu’un signalement ou une divulgation publique a été réalisé de manière anonyme, le lanceur d’alerte dont l’identité est révélée par la suite bénéficie des mêmes protections.
Mesures de protection des facilitateurs
Le Lanceur d’Alerte n’est pas le seul à bénéficier de ces protections, elles bénéficient également à toute personne physique (collègues, proches…) ou morale comme les syndicats ou toute personne qui l’aide à effectuer le signalement ou la divulgation.
ARTICLE 5 – TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES
Les données personnelles doivent uniquement être rendues accessibles aux personnes habilitées.
Les accès aux différents traitements font l’objet de traçabilité.
Les données personnelles concernées
Au stade de l’émission de l’alerte
Seul le Lanceur d’Alerte a la capacité de déterminer la nature et le volume des informations, notamment à caractère personnel, communiquées à l’occasion du signalement. Ces informations doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l’objet de l’alerte.
Le traitement de données sensibles
Deux catégories de données nécessitent de faire appel à une vigilance renforcée :
Le traitement des
données en lien avec :
L’origine ethnique ou prétendument raciale,
Les opinions politiques,
Les convictions philosophiques ou religieuses,
L’appartenance syndicale,
Des données génétiques, biométriques,
La santé ou la vie sexuelle d’une personne physique,
Le traitement de ces données est interdit sauf exception de l’article 9 de la RGPD.
Dans ce premier cas, pour déroger à ce principe, le traitement de ces données est possible, si :
L’auteur de l’alerte a donné son consentement explicite ;
Le traitement est rendu nécessaire pour des motifs d’intérêt public importants ;
Le traitement est nécessaire dans l’intérêt de la médecine préventive ou de la médecine du travail, de l'appréciation de la capacité de travail du travailleur, de diagnostics médicaux, de la prise en charge sanitaire ou sociale, ou de la gestion des systèmes et des services de soins de santé ou de protection sociale sur la base du droit de l'Union, du droit d'un État membre.
Les données collectées et traitées ne peuvent également comprendre des données relatives aux
infractions, condamnations et mesures de sûreté concernant des personnes physiques. De telles données ne peuvent être collectées et traitées que dans des conditions strictement définies à l’article 10 du RGPD.
Dans ce second cas, pour déroger à ce principe, le traitement de ces données est possible, si :
Ces données sont traitées sous le contrôle de l’autorité publique,
ou si le traitement est autorisé par le droit de l’union ou par le droit d’un état membre.
Le traitement de l’identité de l’auteur d’une alerte
Si l’auteur de l’alerte s’identifie, son identité est traitée de façon confidentielle par le responsable du traitement.
L’alerte d’une personne qui souhaite rester anonyme devra être traitée sous les conditions suivantes :
L’auteur de l’alerte devra faire attention à bien mentionner, la gravité des faits mentionnés et les éléments factuels de manière suffisamment détaillée.
Le traitement de cette alerte doit s'entourer de précautions particulières, telles qu'un examen préalable, par son premier destinataire, de l'opportunité de sa diffusion dans le cadre du dispositif.
En cas de sous-traitance du traitement du signalement :
Le responsable de traitement qui souhaite faire recours à un sous-traitant doit veiller à faire appel à des organismes présentant des garanties suffisantes en concluant un contrat définissant les caractéristiques du traitement ainsi que les différentes obligations des parties en matière de protection des données. (Article 28 du RGPD).
Dispositions générales :
Le Référent, met en œuvre des traitements de données à caractère personnel qui ont pour base juridique l'intérêt légitime et le respect d'obligations légales et réglementaires.
Le Référent ne conserve les données que pour la durée nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées ainsi que dans le respect de la réglementation en vigueur.
Dans les conditions définies par la loi Informatique et libertés et le règlement européen sur la protection des données, les personnes physiques disposent d'un droit d'accès aux données les concernant, de rectification, d'interrogation, de limitation, de portabilité, d'effacement.
Les personnes concernées par les traitements mis en œuvre disposent également d'un droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel ayant comme base juridique l'intérêt légitime.
Elles disposent également du droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont elles entendent que soient exercés, après leur décès, les droits mentionnés ci-dessus.
Les personnes concernées disposent du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Transfert des données hors de l’UE
Cette règle est soumise à des exigences particulières, ainsi conformément aux dispositions des articles 44 et suivant du RGPD toute transmission doit :
Être fondée,
Être encadrée par des règles internes,
Répondre à une dérogation de la CNIL notamment en étant encadrée par des clauses contractuelles ad hoc préalablement autorisées par la CNIL.
ARTICLE 6 – ARCHIVAGE
Archivage du signalement
Les données relatives à une alerte, mais n’entrant pas dans le champ du dispositif sont détruites sans délai ou anonymisées.
Le signalement en lui-même est conservé afin de pouvoir s’assurer de l’absence de mesure de représailles quel que soit son suivi et ce tant que la procédure judiciaire qui suit le signalement est en cours ou susceptible de recours, en l’absence de procédure tant que le délai de prescription n’est pas écoulé.
Archivage des documents rassemblés dans le cadre du suivi du signalement
Si l’alerte a donné lieu à un traitement judiciaire, ils sont conservés tant que la procédure est en cours (en ce compris les délais de recours). Si le signalement est classé sans suite, les documents sont rendus anonymes.
Le responsable du traitement (le Référent) peut conserver sans limitation de durée les données anonymisées. Dans ce cas, l’organisme concerné doit garantir le caractère anonymisé des données de façon pérenne.
Par exception, si certains éléments objectifs amènent à conclure qu’une alerte est susceptible de donner lieu à une procédure (y compris pour se défendre vis-à-vis d’un Lanceur d’Alerte qui refuserait le classement sans suite), le Référent peut conserver les données sans les anonymiser tant que le délai de prescription (défini par la loi) n’est pas écoulé.
Documents à archiver dans le registre de signalements
Il convient d’archiver tous les documents pertinents, c’est-à-dire :
Le signalement initial (y compris la date, l’objet et l’auteur du signalement s’il n’est pas anonyme) ;
Les pièces et documents envoyés par l’auteur du signalement ;
Le suivi du signalement : classement « sans suite », procédure judiciaire, …
ARTICLE 7 - DIFFUSION DE LA PROCEDURE DE SIGNALEMENT INTERNE
La procédure de signalement telle qu’établie par le présent accord pourra faire l’objet d’une synthèse qui sera diffusée par la société par tout moyen assurant une publicité suffisante notamment par voie de notification, affichage ou publication et notamment sur le sharepoint de la société. Un exemplaire du présent accord sera également tenu à la disposition des personnes concernées auprès du service Ressources Humaines.
ARTICLE 8 – MISE EN COMMUN DE LA PROCEDURE AU NIVEAU DU GROUPE
Conformément à l’article 7 du décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022, la société accepte que le canal de réception des signalements ainsi que l’évaluation de l’exactitude des allégations formulées dans le signalement fassent l’objet de ressources partagées et fassent ainsi l’objet d’un traitement centralisé par le Référent et les personnes habilitées tels que définis aux articles 1 et 3 du présent accord et ce au profit de l’ensemble des filiales et participations de la société.
ARTICLE 9 – DURÉE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, à compter de la date de la signature. Il pourra être dénoncé dans les conditions prévues à l’article 11 du présent accord.
ARTICLE 10 – REVISION DE L’ACCORD
Le présent accord peut faire l’objet d’une révision. Celui-ci ne peut être modifié que par l’ensemble des signataires du présent accord.
ARTICLE 11 – DÉNONCIATION DE L’ACCORD
Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de trois mois.
Cette dénonciation devra être notifiée à l’ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec avis de réception. Dans ce cas, la direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d’un nouvel accord.
ARTICLE 12 – DÉPÔT LÉGAL
Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt d’un exemplaire sur papier signé auprès du secrétariat-greffe du conseil de prud'hommes de Toulouse et deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la DREETS d’Occitanie.
ARTICLE 13 – SIGNATURE ELECTRONIQUE
A titre de convention de preuve, les Parties conviennent que la présente convention est signée sur support électronique conformément à la règlementation européenne et française en vigueur, en particulier le Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 et les articles 1367 et suivants du Code civil. La présente stipulation constitue une convention de preuve au sens des articles 1356 et 1368 du Code civil. Les soussignés conviennent expressément de signer électroniquement la présente convention et déclarent accepter le fait d’exprimer et de matérialiser leur consentement par le biais d’un dispositif sécurisé d’authentification choisi par eux et organisé à partir d’une plateforme gérée par un prestataire de service de confiance. La signature électronique ainsi utilisée se substitue à la signature manuscrite conformément à l’article 1366 du Code civil. Les soussignés acceptent de ne pas contester le contenu, la fiabilité, l’intégrité ou la valeur probante d’un document et des informations qu’il contient au seul motif que ce document est établi sur un support électronique et non sur un support papier. Les soussignés reconnaissent et acceptent que la signature électronique de la présente convention par ce prestataire de confiance correspond à un degré́ de fiabilité́ suffisant pour identifier son signataire et garantir son lien avec la présente convention auquel sa signature est attachée et est établie et conservée de manière à satisfaire aux exigences de durabilité́ et d'intégrité conformément aux articles 1366 et 1367 du Code civil. Les soussignés admettent le présent contrat signé par le biais de la signature électronique comme preuve recevable. Les supports électroniques sont réputés, sauf preuve contraire, avoir le même degré de fiabilité et la même valeur juridique que les supports papiers et la signature électronique est réputée avoir la même valeur juridique que la signature manuscrite. Fait à Ramonville Saint Agne, Le 14 février 2025
