ACCORD RELATIF aux frais frofessionnels AU SEIN DE L’UES LE GOUESSANT
ENTRE :
Les sociétés de l
’UES LE GOUESSANT représentées par
D'une part,
ET :
Les organisations syndicales représentatives de salariés au sein de l’UES :
le
syndicat CFDT représenté par M
le
syndicat CFE-CGC représenté par
D'AUTRE part,
L’UES et les Organisations Syndicales étant conjointement désignées ci-après « les Parties ».
PRéAMBULE
Dans le cadre de leurs fonctions, les salariés de l’UES LE GOUESSANT peuvent être amenés à effectuer des dépenses ou à engager des frais à titre professionnel.
Par le présent accord, les Parties souhaitent définir un cadre de référence en matière de remboursement de frais professionnels au sein de l’UES, harmoniser les règles applicables et favoriser l’équité entre les salariés des différentes entités qui le composent.
Elles entendent également assurer une mise en conformité avec la législation aux termes de laquelle les remboursements effectués au titre des frais professionnels, dans les conditions et limites fixées par voie réglementaire, ne constituent pas des revenus d’activité.
De manière générale en effet, les frais professionnels, s’ils sont utilisés conformément à leur objet, à savoir pour les besoins de l’activité professionnelle du salarié et dans l’intérêt de l’entreprise, et dans le respect des conditions légales et réglementaires, sont remboursés ou pris en charge par l’employeur et exonérés de charges sociales.
Les frais professionnels constituent néanmoins une charge importante pour l’entreprise et doivent donc être engagés dans un cadre économique raisonnable.
A ce titre, ils doivent n’être engagés qu’à défaut de solution alternative évitant le déplacement (par exemple en optimisant l’utilisation des technologies de communication : visioconférence, appel téléphonique, courriel…) et de la façon la plus rationnelle possible, notamment en optant pour le chemin le plus court et le plus économique ou en regroupant les rendez-vous, visites sur le terrain et autres réunions en déplacements uniques.
En aucun cas des dépenses pour convenance personnelle ne peuvent donner lieu à une demande de remboursement.
ceci ayant été exposé, Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord concerne L'UES LE GOUESSANT constituée, au jour des présentes des sociétés suivantes :
La
Société Coopérative Agricole LE GOUESSANT, 1 rue de la Jeannaie – ZI La Ville es Lan, 22400 LAMBALE-ARMOR, RCS SAINT BRIEUC 777 379 843,
La
SAS LG DISTRIBUTION, 1 rue de la Jeannaie – ZI La Ville es Lan, 22400 Lamballe-ARMOR, RCS saint brieuc 306 957 168,
La
SAS AGRIFA, 1 rue des Frères Piéto – St Aaron, 22400 LAMBALLE-ARMOR, RCS SAINT BRIEUC 319 417 440,
La
SAS UNION FRANCAISE D’AGRICULTURE BIOLOGIQUE (UFAB), 1 rue de la Jeannaie – ZI La Ville es Lan, 22400 LAMBALLE-ARMOR, RCS SAINT BRIEUC 872 800 115,
La
SAS NEWBORN ANIMAL CARE, 1 rue des Frères Piéto - Saint Aaron - 22400 LAMBALLE-ARMOR, RCS SAINT BRIEUC 482 830 817,
La
SAS SOFRAL LE GOUESSANT, ZI La Ville Es Lan - 1 rue de la Jeannaie, 22400 LAMBALLE-ARMOR, RCS SAINT BRIEUC 496 480 062,
La
SAS TMSJ, 1 rue de la Jeannaie, 22402 LAMBALLE-ARMOR, RCS SAINT BRIEUC 325 019 495,
La
SAS SYNERGIE PROD, 11, rue Beauséjour - ZI Actipôle Atlantique - 49450 SEVREMOINE, RCS ANGERS 499 931 681,
La
SICA SYPROPORCS, 1 rue de la Jeannaie, 22400 LAMBALLE-ARMOR, RCS SAINT BRIEUC 379 766 777,
La
SAS LE GOUESSANT AQUACULTURE, 1 rue de la Jeannaie – ZI La Ville es Lan, 22400 LAMBALLE-ARMOR RCS SAINT BRIEUC 529 211 252,
La
SAS VETINNOV, 140 rue Paul Langevin – 11400 CASTELNAUDARY, RCS CARCASSONNE 450 046 180,
La
SAS VETINNOV MANUFACTURING, 140 rue Paul Langevin – 11400 CASTELNAUDARY, RCS CARCASSONNE 524 458 130,
La
SAS AQUALIA, 1, rue de la Jeannaie – ZI La Ville Es Lan – 22400 LAMBALLE-ARMOR, RCS 811 426 402,
La
SCEA LES CHAMPS, Zone Industrielle – 22400 LAMBALLE-ARMOR, RCS SAINT BRIEUC 349 737 098,
Il est convenu entre les parties que l’accord s’appliquera automatiquement à toute nouvelle société intégrant l’Unité Economique et Sociale, sans qu’une révision de l’accord soit nécessaire : toute entrée d’une entreprise nouvelle dans le périmètre du présent accord fera l’objet d’une application immédiate.
Il s’applique à tous les salariés des sociétés de l'UES titulaires d’un contrat de travail ainsi qu’aux stagiaires.
ARTICLE 2 : OBJET
Le présent accord a pour objet de définir les conditions et modalités de remboursement à l’ensemble des salariés des sociétés constitutives de l'UES LE GOUESSANT de leurs frais professionnels définis comme une charge qui résulte des conditions d’exécution du travail et qui impose des dépenses supplémentaires par rapport à celles liées à la vie courante.
Il s’inscrit dans le cadre des articles L. 242-1 et L. 136-1-1 du Code de la sécurité sociale, et de l’arrêté du 20 décembre 2002 (JO 27 déc.).
Il se substitue de plein droit à tous accords antérieurs conclus au sein des sociétés de l’UES, ainsi qu’à tous usages ou engagements unilatéraux antérieurs à sa signature et ayant la même cause ou le même objet.
ARTICLE 3 : PROCEDURE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS
Il incombe aux salariés de soumettre des demandes de remboursement précises et en temps opportun, conformément aux stipulations suivantes.
Une fois par mois, afin de pouvoir être remboursé des frais qu’il aurait avancés, il appartient au salarié d’établir une « Note de frais » mensuelle qui devra impérativement comprendre l’ensemble des informations permettant de justifier correctement les frais engagés.
Cette note de frais doit impérativement être établie sur le formulaire créé à cet effet dans le Système d’Information Ressources Humaines.
Elle doit être obligatoirement accompagnée des pièces justificatives originales (factures de restaurant, d’hôtel, tickets de péage d’autoroute, etc.). La TVA doit apparaître sur la facture.
Toutes les demandes de remboursement de frais sont vérifiées avant d’être traitées et seules celles respectueuses des conditions posées par le présent accord seront mises en règlement, dans la limite des plafonds définis en annexe, révisables périodiquement par décision unilatérale de la Direction ou dans le cadre des Négociations Annuelles Obligatoires.
La demande de remboursement sera vérifiée et traitée par la personne désignée du service puis soumise à la validation du responsable hiérarchique (manager) pour le 20 de chaque mois au plus tard.
La Direction se réserve le droit de refuser le remboursement d’une note de frais validée par le responsable hiérarchique si elle ne répond pas aux exigences du présent accord.
Pour tenir compte du délai de traitement et de validation, les salariés sont fortement incités à établir leurs notes de frais le 15 du mois pour la période courant depuis le 15 du mois précédent.
Si les informations ne sont pas disponibles avant la clôture, le paiement sera décalé au mois suivant.
Dans tous les cas, les demandes de remboursement de frais doivent être transmises au plus tard dans les quatre mois de leur engagement et au plus tard le 15 janvier pour les frais jusqu’au 31 Décembre du fait de la clôture de l’exercice comptable. Au-delà de ces limites, l’entreprise se réserve le droit de ne pas procéder au remboursement, sauf circonstances exceptionnelles.
Le salarié et le manager sont responsables du respect des dispositions du présent accord.
ARTICLE 4 : FRAIS DE DEPLACEMENT
Tous les salariés de l'UES LE GOUESSANT sont susceptibles d’effectuer des déplacements professionnels dans le cadre de l’exécution de leur contrat de travail. A ce titre, ils peuvent être amenés à engager des frais professionnels qui donnent lieu à indemnisation selon les principales règles définies ci-dessous.
Il est demandé aux salariés de faire un comparatif entre les moyens de transport afin de privilégier le mode de transport le plus économique et le plus pertinent eu égard au déplacement envisagé.
Lorsqu’un salarié est amené à prolonger un déplacement professionnel pour des raisons personnelles, il en informe son manager. Il supporte les frais supplémentaires engagés et tout surcoût lié à la prolongation de son déplacement.
4.1. Indemnités kilométriques
Il est demandé d'utiliser en priorité un véhicule du parc pour un déplacement professionnel.
Lorsqu’un salarié non attributaire d’un véhicule de service ou de fonction est amené à utiliser son véhicule personnel, il est remboursé des kilomètres parcourus sur la base du barème interne à l’UES LE GOUESSANT, sous réserve d’avoir justifié de sa carte grise et de son assurance et d’avoir complété une attestation sur l’honneur concernant le transport d’autres salariés de l’entreprise.
Le point de départ est le lieu de travail habituel du salarié, sauf lorsque le trajet est plus court en partant de chez soi. Dans ce cadre, seuls les kilomètres supplémentaires au trajet habituel seront indemnisés.
Les salariés amenés à travailler un 6ème jour consécutif habituellement non travaillé bénéficieront de la prise en charge des kilomètres de leur domicile au lieu de travail pour ce 6ème jour travaillé.
Les contraventions ne sont pas considérées comme des frais professionnels et ne feront l’objet d’aucun remboursement par l’entreprise.
4.2. PARKING
Les éventuels frais de parking et de parcmètre sont remboursés au salarié sur la base des dépenses réellement engagées, et sur présentation des justificatifs.
En cas d’utilisation du véhicule personnel et d’un stationnement en gare ou aéroport, le salarié est remboursé sur présentation de justificatif.
4.3. PEAGE
Les frais d’autoroute sont pris en charge sur présentation des justificatifs (tickets d’autoroute…).
Ces frais doivent faire l’objet d’une justification sur le déplacement professionnel concerné.
4.4. TRAIN
Les déplacements en train s’effectuent en 1ère classe ou en 2ème classe selon les places disponibles et/ou à la demande du salarié.
Ils donnent lieu à remboursement sur présentation du titre de transport utilisé ou d’une preuve d’achat.
4.5. METRO / bus / TRAMWAY / VELO
Les titres de métro, bus, tramway ou encore vélo en libre-service sont pris en charge sur présentation des justificatifs.
4.6. AVION
Dans le cadre d’un déplacement en métropole, l’avion ne doit être utilisé que dans les cas où il permet un gain de temps significatif.
Le remboursement s’effectue sur présentation du titre de transport utilisé ou de la facture acquittée.
Les déplacements s’effectuent en classe économique.
4.7. TAXI
L’utilisation de taxis ou le recours à des services similaires tels que les voitures de transport avec chauffeur (VTC) doit être réservé à des déplacements en agglomération ou vers les gares et aéroports et les autres moyens de transport, notamment les transports en commun, doivent être privilégiés en tenant compte du coût et du temps de trajet.
Les déplacements en taxi feront l’objet d’un remboursement sur présentation d’un justificatif uniquement.
4.8. VOITURE DE LOCATION
Si un véhicule de service ou de fonction est mis à disposition du salarié, ce véhicule doit être utilisé pour tout déplacement professionnel. Aucun remboursement de véhicule de location ne sera effectué dans ce cas.
A défaut, le salarié utilise par principe son véhicule personnel.
L’utilisation d’un véhicule du parc de l’UES LE GOUESSANT, situé à Lamballe-Armor (22) doit être privilégié pour les courts et moyens trajets (référence : Lamballe (22) - Sevremoine (49)).
Exceptionnellement, à l’occasion de déplacements à l’étranger, ou en France après un trajet en avion par exemple ou si l’usage d’un véhicule de location s’avère moins onéreux pour l’entreprise, la location d’une voiture peut être envisagée. Seule la location de voitures de catégorie A ou B sont tolérées.
La facture, qui doit mentionner la TVA, peut être directement adressée par le loueur à l’entreprise, sous réserve que le salarié veille à ce que l’entité juridique d’appartenance soit correctement mentionnée sur la facture, sinon toute demande de remboursement doit être accompagnée de la facture originale indiquant la TVA.
4.9. CARBURANT
En l’absence de carte carburant remise au salarié, les frais de carburant liés à l’utilisation d’un véhicule de service ou d’une voiture de location sont remboursés sur justificatif.
4.10. HEBERGEMENT
Lorsque le salarié est en grand déplacement, la nuitée et le petit-déjeuner lui sont remboursés sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe.
Pour rappel, le grand déplacement est caractérisé par l’impossibilité pour le salarié de regagner son domicile le soir. L’empêchement est présumé lorsque deux conditions sont cumulativement réunies :
la distance lieu de résidence – lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller),
les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller).
ARTICLE 5 : FRAIS DE RESTAURATION
Seuls les salariés itinérants ou les salariés sédentaires momentanément en déplacement professionnel sont éligibles à un remboursement de frais professionnels au titre du déjeuner.
Par ailleurs, il est admis que certains repas d’affaire soient utiles à l’exercice des métiers des salariés de l’UES LE GOUESSANT. Ils répondent dans ce cas à des règles précises définies ci-après.
La consommation de boisson alcoolisée ne fera pas l’objet d’un remboursement dans le cas des repas « seuls ». Dans le cas des repas entre salariés ou lors des invitations de tiers, par principe, la consommation de boisson alcoolisée ne fera pas l’objet d’un remboursement, sauf autorisation préalable de la Direction.
5.1. déjeuner
Pour les salariés qui effectuent un déplacement professionnel ponctuel englobant le temps de pause méridien à plus de 15 km de leur lieu de travail ou de leur domicile ou pour les salariés itinérants rattachés administrativement à un dépôt sans local de restauration qui effectuent un déplacement professionnel ponctuel englobant le temps de pause méridien à plus de 15 km de leur domicile, le déjeuner leur est remboursé sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe.
Les salariés en déplacement professionnel à moins de 15 km d’un site du Groupe équipé d’un local de restauration ne pourront pas se voir rembourser le déjeuner sur présentation d’un justificatif.
A titre exceptionnel, lorsque des salariés sédentaires déjeunent entre eux pour un motif professionnel (réunion de service, discussion managériale…), le déjeuner est remboursé sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe. Le nom des participants au repas ainsi que le motif de ce repas doivent être soigneusement précisés dans le formulaire disponible sur le SIRH.
5.2. diner
Lorsqu’un salarié est dans l’impossibilité de regagner son domicile pour des raisons professionnelles, le dîner est remboursé sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe.
5.3. repas d’affaires (déjeuner ou diner)
Le repas d’affaires doit avoir un caractère exceptionnel ; il doit être organisé en dehors de l’exercice normal de l’activité du salarié et dans l’intérêt de l’entreprise avec des clients ou des prestataires.
Le remboursement des frais exposés dans le cadre d’un repas d’affaires s’effectuera sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe.
L’accord a priori du manager pour engager une telle dépense sera requis.
ARTICLE 6 : FRAIS Divers
6.1. Visites médicales chauffeurs
Les frais médicaux engagés spécifiquement par les chauffeurs du fait de la réglementation font l’objet d’un remboursement par l’entreprise sur justificatif.
Si le déplacement professionnel du salarié intervient dans un pays requérant un visa, des vaccinations et/ou un certificat médical, l’entreprise lui remboursera tous les coûts associés à leur obtention.
Les frais de passeport ne peuvent faire l’objet d’une demande de remboursement que s’ils sont requis dans le cadre d’un déplacement professionnel et sur présentation d’un justificatif.
6.3. FOIREs & SALONS
Les frais de foire et d’exposition font l’objet d’un remboursement par l’entreprise sur présentation des justificatifs d’inscription et de paiement.
6.4. Frais administratifs & publicitaires
Par principe, les frais administratifs et publicitaires sont gérés par les Services Généraux.
Exceptionnellement, et sous réserve d’établir que les dépenses ont été engagées pour les besoins de l’activité du salarié après accord managérial, les petits matériels, fournitures administratives, frais d’affranchissement, et autres articles publicitaires, font l’objet d’un remboursement sur justificatif de facture originale et de paiement.
Les cadeaux clientèle sont également directement gérés par les Services Généraux.
ARTICLE 7 : FRAIS à l'international
Tout type de frais réalisé à l’international (hébergement, restauration, déplacement…) font l’objet d’un remboursement au réel, sur justificatif de facture originale et de paiement.
Les déplacements qui nécessitent l’utilisation de l’avion, se réaliseront en classe économique.
ARTICLE 8 : FRAIS exceptionnels
En cas de circonstances exceptionnelles susceptibles de donner lieu à des dépenses non envisagées dans le présent accord, il appartient au salarié de s’accorder avec son manager, si possible préalablement à leur engagement, afin de déterminer si ces frais peuvent ou non faire l’objet d’un remboursement dans le cadre d’une note de frais.
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il entre en vigueur le 1er juin 2024.
Le présent accord pourra être dénoncé par chacune des Parties signataires dans les conditions prévues à l’article L. 2261-9 du Code du travail.
Il pourra également faire l’objet d’une révision dans les conditions fixées par le Code du travail (article L. 2232-16 et L. 2261-7-1).
La révision peut concerner tout ou partie du présent accord.
Article 9 : SUIVI
Les Parties conviennent conformément à l’article L. 2222-5-1 du Code du travail qu’elles se réuniront à l’initiative de l’une d’elles, à compter de l’entrée en vigueur du présent accord, afin d’assurer un suivi régulier de sa mise en œuvre.
ARTICLE 10 : RENDEZ-VOUS
Il est expressément prévu que, dans l’hypothèse où une disposition légale ou réglementaire viendrait modifier le cadre du présent accord ou imposer la modification de certaines de ses dispositions, les Parties signataires se rencontreront dans les meilleurs délais pour en étudier l’impact, ainsi que les modifications à apporter au présent accord.
ARTICLE 11 : ADHESION
Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’UES qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.
L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt.
Notification devra également être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.
ARTICLE 12 : NOTIFICATION, DÉPÔT ET INFORMATION DES SALARIES
12-1 NOTIFICATION
Le présent accord, établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des parties signataires, sera notifié à chacune des organisations syndicales disposant d’une section syndicale.
12-2 DEPOT
Un exemplaire sera déposé par la Direction au secrétariat du greffe du conseil de prud'hommes du lieu de conclusion.
Il sera par ailleurs adressé par la société à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) selon les modalités de l'article D. 2231-2 et suivants du Code du travail via la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).
Une version de l’accord sera déposée en format .docx dans laquelle toutes mentions de noms, prénoms de personnes physiques, y compris les paraphes et les signatures, seront supprimées (non-visibles), en vue de la publication prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.
Les Parties rappellent par ailleurs que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de cette publication. En outre, l'employeur pourra occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise. A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale
12-3 INFORMATION DES SALARIES
La communication du présent accord à l’attention des salariés sera faite aux emplacements réservés à la communication avec le personnel, et publié sur l’intranet.
Fait en 5 exemplaires originaux dont deux pour les formalités de publicité.
À LAMBALLE, le 23/05/2024.
Pour l’UES LE GOUESSANTPour la CFDT
Pour la CFE-CGC
ANNEXE
NATURE DES FRAIS
MODALITES DE PRISE EN CHARGE
Repas
Déjeuner Frais réels justifiés et plafonnés à 16 € par salarié Frais réels justifiés et plafonnés à 20 € par personne au sein des 6 grandes métropoles française (Paris, Lyon, Marseille, Lille, Toulouse, Bordeaux) Dîner Frais réels justifiés et plafonnés à 22 € par personne en Province Frais réels justifiés et plafonnés à 30 € par personne au sein des 6 grandes métropoles française (Paris, Lyon, Marseille, Lille, Toulouse, Bordeaux) Repas d’affaires Frais réels justifiés et plafonnés à 30 € par invité
Hébergement
Nuitée + petit-déjeuner Frais réels justifiés et plafonnés à 100 € par personne en province, 130 € au sein des 6 grandes métropoles française (Paris, Lyon, Marseille, Lille, Toulouse, Bordeaux)
