Accord collectif relatif aux modalités et aux outils de communication digitale dans l’entreprise
Entre :
La Safer Occitanie, Société anonyme dont le siège est sis 10 chemin de la Lacade à Auzeville, BP22125, 31321 Castanet-Tolosan, représentée par Monsieur XX, Président Directeur Général, et Monsieur XX, agissant en qualité de Directeur Général Délégué,
D'une part
Et
L’organisation syndicale CFE-CGC Agro, représentée par XX son délégué syndical L'organisation syndicale CFDT, représentée par XX son délégué syndical
D'autre part
PREAMBULE
La direction et les partenaires sociaux se sont réunis afin d’engager des négociations en vue de la mise en place des pratiques de dématérialisation au sein de l’entreprise, notamment dans la communication et les relations entre salariés.
Dans le cadre de la démarche environnementale et développement durable, mais aussi en lien avec la taille de l’entreprise, la distance entre les différents sites de la Safer Occitanie, la mise en application d’un accord d’entreprise sur le télétravail et l’optimisation en temps, en économie financière, l’entreprise a statué que certains moyens de communication (la visioconférence ou la gestion des documents numériques, notamment la signature électronique), sont des modalités de communication, permettant à chacun, plus de souplesse et de flexibilité dans les conditions de travail. Ceci contribue à améliorer l’articulation des temps professionnels, en lien avec la « qualité de vie au travail ».
Le présent accord fixe les modalités et les outils de communication selon les modes d’organisation et vise à définir, au sein de la Safer Occitanie, une politique sociale commune, une cohérence en matière d’organisation du travail et une stratégie de communication digitale. L’accord télétravail et l’équipement professionnel (ordinateur et téléphone portable) ont permis d’initier cette démarche innovante pour l’entreprise.
Article 1er. – Communication digitale
Définition :
La communication digitale est une méthode de communication par laquelle les informations sont numérisées sous forme de messages numériques et transmises par voie électronique. C’est l’ensemble des supports liés au monde du numérique qui permettent à une entreprise d’améliorer son organisation de travail, au niveau :
Réactivité
Réduction des coûts et du temps
Interactivité
Mesurabilité
Personnalisation
Pratique dans l’entreprise :
Au sein de la Safer Occitanie, il existe plusieurs outils :
La direction et les partenaires sociaux s’accordent pour la priorisation des moyens de communication digitale pour l’ensemble du personnel pour :
Les entretiens disciplinaires (sanctions, licenciement)
Les entretiens liés à un départ (démission, rupture conventionnelle)
Les entretiens liés à un recrutement
Les formations internes et externes
Les parlons métiers ou webinaires
Pour un entretien disciplinaire ou lié à un départ, le salarié recevra un courrier via le logiciel spécialisé dans lequel seront mentionnés les modalités et les liens de connexion. L’entretien devra respecter les délais légaux, en lien avec la convention collective SYNTEC, l’accord de groupe Safer et le règlement intérieur en vigueur dans l’entreprise.
Pour les autres modes de communication cités ci-dessus, le collaborateur sera informé préalablement par courriel, des modalités et les liens de connexion.
La direction et les partenaires sociaux s’accordent pour l’optimisation des moyens de communication digitale pour l’ensemble du personnel, tout en préservant une équité entre les collaborateurs d’un même service ou responsable hiérarchique pour :
Les entretiens de fin d’année (annuel, fonctionnel et professionnel) ou tout entretien entre un responsable hiérarchique et un collaborateur.
Les entretiens avec les services supports.
Les réunions entre collaborateurs appartenant à des services différents.
Les réunions entre collaborateurs appartenant à un même service mais se trouvant sur des sites géographiques différents.
Les réunions CSE (en lien avec le règlement intérieur en vigueur du CSE et la fréquence entre le distanciel et le présentiel).
Les réunions avec les partenaires sociaux (négociations, accords d’entreprise, etc.…).
Dans les cas de figure cités ci-dessus de 1 à 4, le collaborateur s’accordera avec son responsable hiérarchique ou fonctionnel pour mettre en pratique le moyen de communication le mieux adapté, tout en gardant une cohésion d’équipe et de l’équité. Le collaborateur sera informé préalablement par courriel des modalités et des liens de communication.
Dans les cas de figure cités ci-dessus de 5 à 6, les membres du CSE et les partenaires sociaux s’accorderont avec la direction générale pour mettre en pratique le moyen de communication le mieux adapté.
Article 2. – Echanges de documents par voie dématérialisée
En lien avec l’article 1, le salarié recevra tout type de correspondance avec l’entreprise via un outil numérique (messagerie ou logiciel spécialisé en vigueur dans l’entreprise. Exemple, à ce jour : DocuSign). Dans le cadre de transmission d’information, voici des exemples de correspondance :
Attestations (attestation de travail, de mutuelle, de formation, etc…)
Bulletin de paie dématérialisé
Documents liés au service des ressources humaines
Note de service ou note de la direction générale
Information générale
Dans le cadre de transmission de document avec en contrepartie une action de validation du collaborateur, voici des exemples de correspondance :
Tous les documents liés à l’arrivée du salarié (exemples : Lettre d’embauche, courrier de période d’essai, contrat de travail, avenant, convention de mise à disposition dans la mise en place d’un véhicule de fonction).
Tous les documents liés au départ du salarié (exemples : reçu solde de tout compte, restitution matériel professionnel, restitution véhicule de fonction).
Lettres de convocation à tout type d’entretien en lien avec l’article 1 du présent accord.
Les accords d’entreprise ou avenants et lettre de remise en main propre contre décharge.
…..
Article 3. – Communication interne des délégués syndicaux et membres du CSE
Comme prévu dans le Règlement Intérieur du CSE, ce dernier dispose d’une « adresse de messagerie partagée par tous les membres du CSE ». Cette adresse peut être utilisée par les membres du CSE pour communiquer auprès de l’ensemble des salariés. Pour la communication entre membres du CSE, ces derniers peuvent utiliser leur adresse professionnelle notamment à l’aide de l’adresse groupée « Tout CSE » et le logiciel de visioconférence en vigueur dans l’entreprise.
En ce qui concerne la communication des délégués syndicaux avec les salariés, les adresses électroniques professionnelles peuvent être utilisées
Article 4. – Durée de l’accord et révision
Durée : Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter du jour de la signature de celui-ci. Révision : Le présent accord pourra être révisé par voie d’avenant, par entente entre les parties signataires, si des évolutions nécessaires sont identifiées. Dans un délai maximal de trois mois à compter de la date de réception de la demande de révision, les parties signataires devront ouvrir une négociation en vue de la conclusion d’un avenant à l’accord.
Article 5. – Dépôt et publicité
Le présent accord sera déposé par voie électronique, via la plateforme Télé Accords (https ://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr), à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi dont relève le siège social de la société. Un exemplaire devra également être déposé au greffe du conseil de prud'hommes de la Haute Garonne. Ce présent accord sera signé via le logiciel spécialisé en vigueur dans l’entreprise. Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication du personnel.
À Auzeville Tolosane, le 21 novembre 2024
Pour la CFDT Pour la CFE-CGC Agro Pour la Direction XXXXXX
