Accord relatif à la mise en place du télétravail au sein de l’ UES SHEM
Accord à durée déterminée :
Du 1er février 2022 au 31 janvier 2025
Cet accord est conclu entre, les soussignés :
L’UES Société Hydroélectrique du Midi (UES SHEM), dont le siège social est à Balma (31130), 1 rue Louis Renault, représentée par XXXXX, Directeur des Ressources Humaines dûment habilité à cet effet,
d’une part,
Et les organisations syndicales de salariés représentatives au niveau de l’UES SHEM, représentées par leurs délégués syndicaux respectifs suivants :
- XXXXXX représentant la CGT,
- XXXXXX représentant la CFE-CGC,
d’autre part,
Il a été arrêté ce qui suit :
TOC \o "1-1" \h \z \t "Titre 2;2;Titre 3;3;T1;1;T2;2;Style2;2;Style3;3" Préambule 5 Article 1:Définition du télétravail6 Article 2:Champ d’application du télétravail régulier7 Article 3:Principes du télétravail régulier7 3.1.Volontariat du salarié et décision managériale7 3.2.Période d’adaptation7 3.3.Réversibilité8 Article 4:Eligibilité au télétravail régulier9 4.1.Critères d’éligibilité liés à l’activité9 4.2.Critères d’éligibilité liés au salarié9 4.3.Conditions liées au lieu de télétravail du salarié10 Article 5:Modalités d’organisation du télétravail régulier11 5.1.Lieux de télétravail11 5.2.Fréquence et nombre de jours télétravaillés12 5.3.Suivi de l’organisation du télétravail13 5.4.Temps et suivi de la charge de travail13 5.5.Les équipements mis à la disposition du collaborateur en télétravail14 5.6.Prise en charge financière14 Article 6:Modalités de mise en place du télétravail régulier15 6.1.Etapes du passage en télétravail15 6.2.Convention individuelle15 Article 7:Modalités d’organisation et de mise en œuvre du télétravail occasionnel16 Article 8:Situation du salarié en télétravail17 8.1.Egalité de traitement17 8.2.Santé et sécurité18 8.2.1.Prévention des risques18 8.2.2.Maladie et Accident de travail ou trajet18 8.3.Droit à la déconnexion19 8.4.Système d’information et confidentialité des données20 8.5.Suivi et mesures d’accompagnement du salarié20 Article 9:Comité de suivi21 Article 10:Dispositions finales21 10.1.Durée et entrée en vigueur de l’accord21 10.2.Clause de revoyure21 10.3.Révision21 10.4.Dépôt légal et publicité22
Préambule
En 2017, la SHEM a élaboré une première note de cadrage sur le télétravail afin de lancer des expérimentations. Un premier accord relatif au télétravail a été signé le 27 mars 2019 afin de permettre le déploiement du télétravail à la SHEM. En parallèle, l’année 2020 a été marquée par la pandémie de Covid-19, entraînant un recours massif au télétravail pour une partie des collaborateurs de l’UES SHEM. Une prise de conscience générale sur les bénéfices du télétravail a eu lieu. Dans ce contexte, un nouvel Accord National Interprofessionnel du 26 novembre 2020 a été conclu afin d’adapter le cadre général du télétravail. Au regard de l’ensemble de ces évolutions, les parties ont souhaité se réunir et conviennent de revoir les dispositions applicables en matière de télétravail au moyen du présent accord. Soucieuse d’accompagner ses salariés dans la construction d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et attachée à la performance de ses salariés, l’UES SHEM souhaite aujourd’hui poursuivre et faire évoluer ce nouveau mode d’organisation. En effet, le télétravail constitue à la fois un moyen pour les entreprises de moderniser l’organisation du travail, de donner aux salariés une plus grande autonomie dans l’accomplissement de leurs missions, tout en permettant une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle des salariés et en favorisant l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. Il participe directement au développement du bien-être au travail et donc à la performance de l’entreprise. Le télétravail contribue également à réduire l’empreinte carbone, en réduisant notamment le nombre de déplacements domicile-travail. Il est cependant important de garder à l’esprit la nécessité de préserver le lien social avec l’entreprise et permettre les échanges et rencontres entre les collaborateurs. Le télétravail n’est ni un droit acquis ni une obligation. Il s’agit d’une modalité d’organisation dont la mise en œuvre est soumise à accord managérial, au regard des conditions d’éligibilités. Le présent accord a pour objectif d’élargir le cadre général autour de ce mode d’organisation du travail et d’en préciser les conditions d’éligibilité et de pratique au sein de l’UES SHEM. Ce présent accord se substitue intégralement à l’accord relatif au télétravail signé le 27 mars 2019, ainsi qu’à l’ensemble des dispositions portées par ce texte.
Définition du télétravail
Selon l’article L. 1222-9 du Code du Travail, le télétravail « désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »
Le télétravail représente ainsi une organisation du travail alternant une activité réalisée au domicile du collaborateur (cf § 5.1 du présent accord pour les précisions sur les lieux d’exercice du télétravail) et sur le lieu habituel de travail. Il convient de distinguer différents types de télétravail.
Le télétravail régulier : C’est le télétravail considéré comme récurrent, il est intégré de façon structurelle au mode d’organisation au sein des différents services. Il est encadré par une convention de télétravail.
Le télétravail non régulier :
Le télétravail occasionnel : Il est mis en œuvre par accord managérial à la demande du salarié pour répondre à des besoins ponctuels.
Le télétravail exceptionnel : Il peut être mis en place à l’initiative de la Direction pour faire face à des situations exceptionnelles, non prévisibles ou de force majeure et extérieures à leur volonté (grève des transports publics, conditions climatiques exceptionnelles, crise sanitaire, épisodes de pollution).
Face à l’urgence imposant le recours immédiat au télétravail et pour répondre rapidement à une situation exceptionnelle ou un cas de force majeure, l’UES SHEM peut s’appuyer prioritairement sur le fondement de l’article L. 1222-11 du code du travail pour décider unilatéralement le recours au télétravail pour tout ou partie des salariés. En effet, le télétravail est alors considéré comme un aménagement du poste de travail permettant la continuité de l’activité de l’entreprise et la protection des salariés.
En conséquence, les modalités habituelles de consultation du CSE, lorsqu’il existe, sont adaptées aux circonstances exceptionnelles ou au cas de force majeure.
Le présent accord régit les différentes pratiques du télétravail de la façon suivante :
Télétravail régulier (article 2, 3, 4, 5 et 6) qui se matérialise par une convention télétravail.
Télétravail occasionnel (article 7)
Quant à l’Article 8, il concerne l’ensemble des modes d’organisation du télétravail.
Champ d’application du télétravail régulier
Par télétravail régulier, on entend toute forme d'organisation du travail définie dans un cadre contractuel (convention télétravail), utilisant les technologies de l'information, et permettant au salarié de travailler de façon régulière et volontaire depuis un lieu autre que son site habituel de travail.
Le télétravail régulier s’applique aux salariés de l’UES SHEM sous contrat à durée indéterminée et déterminée (à l’exception des alternants), avec un minimum d’ancienneté, à temps plein ou temps partiel et sous certaines conditions d’éligibilité (voir précisions dans Article 4 du présent accord).
Ce présent accord définit les conditions de recours et les principes de mise en place du télétravail, notamment les critères d’éligibilité, ainsi que les modalités de mise en œuvre.
Il concerne des situations de télétravail en alternance avec des périodes de travail en entreprise.
Principes du télétravail régulier
Volontariat du salarié et décision managériale
La mise en œuvre du télétravail est subordonnée à l’accord du responsable hiérarchique qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité définies au sein du présent accord (Article 4). Par conséquent, l’employeur ne peut pas imposer un télétravail régulier à un salarié. Le télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et son manager, et la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome. La compatibilité entre les responsabilités, les activités exercées par le collaborateur concerné et le télétravail, relève de l'appréciation objective du manager. La situation de télétravail est formalisée par la signature d’une convention individuelle de télétravail établie par le Gestionnaire RH.
Période d’adaptation
Afin de permettre au salarié concerné et à son manager d’expérimenter le dispositif du télétravail et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes de chacun, une période d’adaptation de 6 mois est prévue. Cette période doit permettre au manager de vérifier si le collaborateur a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance et si l’absence du salarié dans les locaux de l’entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l’activité en télétravail lui convient. A l’issue des 3 premiers mois d’adaptation, un point d’étape pourra être organisé entre le manager et le salarié sur le fonctionnement du télétravail. Si certaines difficultés sont identifiées lors de cet entretien, le manager pourra solliciter la direction des ressources humaines pour être accompagné dans la résolution de celles-ci. Pendant cette période d’adaptation, le salarié concerné, comme son manager, seront libres de mettre fin au télétravail en motivant leur décision par écrit (copie Gestionnaire RH). Cette décision sera notifiée dans un courrier, élaboré par le service RH sur la base des motifs remontés par le manager et transmis par lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception ou encore par mail et en respectant un délai de prévenance de 15 jours calendaires, sauf commun accord des parties pour un délai plus court. Cette période d’adaptation permet d’ajuster, le cas échéant, les dispositions de la convention conclue avec le salarié (exemple : nombre de jours de télétravail). Ces ajustements seront établis dans un avenant à la convention télétravail, rédigé par le Gestionnaire RH. S’il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouve son activité, selon l’organisation du travail antérieure, dans les locaux de l’entreprise.
Réversibilité
Après la période d’adaptation, le manager ou le télétravailleur peut mettre fin au télétravail à tout moment, de sa propre initiative, et sous réserve de respecter un délai de prévenance de 30 jours calendaires minimum. Le délai de prévenance peut être réduit par accord entre les deux parties. Si la demande émane du manager, ce dernier reçoit le salarié en télétravail pour lui en exposer les motifs. Cette décision sera notifiée dans un courrier, élaboré par le service RH sur la base des motifs remontés par le manager et transmis par lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception ou encore par mail. Le Service Ressources Humaines (DRH et Gestionnaire RH) est systématiquement informé de cette démarche et de ses motifs. Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions contractuelles que celles applicables avant la signature de la convention de télétravail.
Eligibilité au télétravail régulier
L’accès au télétravail doit être compatible avec les obligations de service et le bon fonctionnement de l’équipe ou du service.
Il est ouvert aux salariés répondant aux critères d’éligibilité définis ci-dessous.
Critères d’éligibilité liés à l’activité
Le télétravail est ouvert aux seules activités compatibles avec ce mode d’organisation du travail. Les tâches du salarié doivent pouvoir être exercées sur le plan matériel et technique en dehors du site de travail sans dégrader la qualité, le volume et la performance habituels et attendus. Ne sont donc pas éligibles au télétravail les activités :
Requérant une présence physique permanente dans les locaux de travail habituels ou celles qui s’exercent par nature sur le terrain (exemple : exploitation groupements, sections d’atelier…),
Impliquant l’usage d’équipements uniquement disponibles dans les locaux de l’entreprise ou l’usage d’équipements informatiques lourds,
Associées à des risques opérationnels et des impératifs de sécurité.
Pour des activités dont il est difficile de mesurer la compatibilité avec cette forme de travail, la période d’adaptation doit permettre d’en vérifier l’éligibilité.
Les évolutions technologiques, et/ou les contraintes spécifiques d’une activité peuvent conduire à changer le statut d’éligibilité d’une tâche considérée.
Critères d’éligibilité liés au salarié
Sont éligibles au télétravail régulier les salariés disposant d’un degré d’autonomie avérée dans l’exercice de leurs missions professionnelles :
Autonomie personnelle dans l’organisation du travail, niveau d’engagement et expérience suffisants pour exercer seuls les missions et aboutir à la réalisation des objectifs sans qu’ils aient besoin d’une collaboration étroite et permanente, dans les locaux de l’établissement, avec le manager, les collègues ou d’autres services.
Une maîtrise constatée des outils et processus indispensables à la tenue du poste à distance ;
Un niveau d’adaptation suffisant à l’environnement de travail et le lien avec le collectif de travail. Etant précisé qu’il ne s’agit pas ici d’apprécier la qualité des relations interpersonnelles que le salarié entretient avec ses collègues, mais de s’assurer que son lien avec le collectif de travail est suffisant pour favoriser les échanges entre les membres de l’équipe les jours télétravaillés.
Et dont les missions ne nécessitent pas une présence sur un site technique.
Sont éligibles au télétravail régulier les salariés en contrat à durée indéterminée et déterminée présents depuis au moins 12 mois dans l’entreprise ou dans le Groupe Engie, à temps plein ou à temps partiel. Ce délai minimum est fixé à 12 mois afin que le salarié puisse bénéficier des transferts de compétences, du soutien et de l’intégration dans l’équipe. Ce délai peut être réduit avec l’accord du manager si le salarié a déjà effectué des activités similaires sur le même type de poste au cours de son expérience professionnelle précédente.
Sont exclus du dispositif de télétravail les alternants et stagiaires scolaires car le télétravail régulier n’apparait pas compatible avec l’objectif d’apprentissage qui caractérise ces contrats spécifiques. Lorsque les tuteurs seront en période de télétravail, ils devront veiller à la bonne intégration des stagiaires et alternants au sein de l’équipe et du collectif de travail (échanges réguliers à distance).
Conditions liées au lieu de télétravail du salarié
Certaines conditions liées au lieu de télétravail doivent être remplies :
Espace de travail du salarié en télétravail
Le salarié doit disposer à son lieu de télétravail d’un espace dédié et conforme aux règles de sécurité électrique en vigueur et aux impératifs de confidentialité exigés par le travail.
Le salarié doit pouvoir également disposer d’un local et d’un mobilier répondant aux recommandations en vigueur (INRS).
Le salarié produit une attestation sur l’honneur relative à la conformité de son espace de travail aux normes relatives aux installations électriques.
Equipements informatiques du lieu de télétravail
Le lieu de télétravail doit être situé dans une zone permettant une liaison téléphonique et informatique compatible avec les activités du télétravailleur notamment une connexion internet suffisante afin d’assurer la possibilité de communications et de réunions sans interruption liée au réseau.
En cas de défaillance avérée et durable de la connexion internet du salarié, l’employeur se réserve le droit de mettre un terme au télétravail, dans les conditions définies au sein du présent accord.
Assurance du lieu de télétravail
Le salarié doit avoir souscrit une assurance multirisques habitation incluant la responsabilité civile (le salarié devra avoir informé son assureur qu’il exerce partiellement son activité en télétravail).
Le salarié doit fournir une attestation sur l’honneur relative à la conformité de son installation électrique et à la couverture par son assurance des risques liés au travail à son domicile en amont de la signature de la convention télétravail.
Modalités d’organisation du télétravail régulier
Lieux de télétravail
Le télétravail doit être exercé au sein de la résidence principale et déclarée du salarié située sur le territoire Français métropolitain. En cas de changement de domicile, le salarié prévient l’entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Les conditions d’exécution du télétravail seront alors réexaminées selon les critères d’éligibilité. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause notamment au regard des conditions d’éligibilité du lieu de télétravail (Cf. § 4.3).
Par exception, sur validation préalable du responsable hiérarchique et au regard des conditions d’éligibilité du lieu envisagé par le salarié, le télétravail pourra être réalisé à une adresse différente de la résidence principale du collaborateur. En effet, le salarié pourra exercer le télétravail dans un lieu autre que sa résidence principale mais à charge pour lui de s’organiser pour ne pas perturber l’activité professionnelle y compris dans le cadre d’une annulation de télétravail : le salarié s’engage à être présent sur le lieu de travail dans un délai de 1 jour ouvré. Le trajet pour se rendre sur le lieu de télétravail se fait sous la responsabilité du collaborateur et en dehors des horaires de travail habituels. L’accès à ce lieu est à la charge du collaborateur (aucune prise en charge de frais et d’abonnements de transport ne sera effectuée pour cet usage). Ce lieu de travail devra être inscrit sur la convention télétravail et une attestation sur honneur devra être fournie (cf § 4.3).
Cet accord n’encadre pas le télétravail dans des tiers lieux. Le tiers lieu est un espace n’appartenant pas à l’UES SHEM et spécifiquement aménagé pour accueillir des télétravailleurs hors de leur domicile. Si des salariés déclaraient leur intérêt pour cette modalité de télétravail, il leur sera permis d’effectuer une expérimentation. La demande en est faite selon le même processus que le télétravail au domicile. Une étude de faisabilité sera effectuée et la demande sera validée par la direction des ressources humaines. Elle sera encadrée également par une convention de télétravail.
Fréquence et nombre de jours télétravaillés
Le nombre de jours de télétravail pour les salariés dont l’organisation de travail est répartie sur 5 jours entiers ne pourra pas excéder
3 jours par semaine et 2,5 jours maximum par semaine pour les salariés dont l’organisation est inférieure à 5 jours complets. Ces jours ne sont ni reportables, ni stockables sur les semaines suivantes.
En tout état de cause, afin de préserver la cohésion d’équipe et le lien social, le temps de présence physique du salarié
dans les locaux de l’entreprise sur son site de rattachement devra être au minimum de 2 jours complets par semaine, qu’il s’agisse d’un salarié à temps plein ou à temps partiel. Les congés et les absences (maladie exclue) ne devront pas impacter les jours de présence en entreprise. A titre d’exemple, un salarié en télétravail habituellement les lundis, mardis et vendredis, souhaitant poser un jour de congés le mercredi, devra tout de même être présent deux jours dans la semaine. Dans ce cas précis, le salarié devra donc annuler un jour de télétravail (exemple lundi) afin d’être présent 2 jours dans la semaine (lundi et jeudi).
Les jours de formation sur un site délocalisé et les déplacements professionnels ne constituent pas du temps de travail en présentiel sur le lieu habituel de travail. Dans un objectif de réduction des trajets et des émissions associées, le télétravail régulier s’exercera de préférence par journée complète. Au regard des activités au sein de l’UES SHEM, certaines périodes de l’année ne sont pas opportunes pour effectuer du télétravail (exemple : arrêts vallées, clôture comptable). Il sera donc possible pour le manager de convenir dans la convention télétravail des périodes de l’année durant lesquelles il ne sera pas possible d’effectuer du télétravail dans le cadre de l’activité du salarié. De plus, en fonction des nécessités de service (urgences de chantiers, remplacement d’un salarié, réunion au sein du service), les collaborateurs pourront être amenés à se rendre, à la demande de leur manager, dans les locaux de l’entreprise les jours initialement prévus en télétravail. En fonction de la composition de son équipe, de l’aménagement du temps de travail en vigueur et des besoins de son service, il appartiendra à chaque manager de définir :
Le nombre de salariés simultanément en télétravail
Le nombre de jours réalisables en télétravail
Le caractère fixe et/ou variable
Les jours de télétravail
Cette mise en œuvre opérationnelle sera définie par le manager au regard de la recherche de performance collective et individuelle associée. Cependant, en ce qui concerne les modalités d’organisation du télétravail évoquées ci-dessus, le manager devra veiller à respecter une équité de traitement entre les membres d’une même équipe ayant des activités similaires.
Il est rappelé que le télétravail régulier n’est pas un droit acquis. Le manager sera ainsi en droit, à titre d’exemple :
De fixer des jours de présence sur site obligatoires pour l’ensemble de son collectif, rendant de fait ces jours non travaillables à distance,
De fixer avec chaque salarié concerné le ou les jours de la semaine qui seront télétravaillés de façon à préserver la cohésion d’équipe et le lien social,
De fixer des jours fixes et laisser la possibilité aux collaborateurs de fixer certains jours variables (exemple : lundi jour fixe de télétravail et un autre jour variable dans la semaine que le salarié positionnera en fonction de ses impératifs professionnels),
D’imposer une présence physique aux réunions d’équipes planifiées de manière anticipée,
De modifier la planification des jours de télétravail en fonction des besoins de l’activité (annulation ou report des jours de télétravail).
Suivi de l’organisation du télétravail
Afin de faciliter l’organisation et la planification du télétravail, la gestion des jours de télétravail se fera en amont sur l’outil de Gestion des Temps Administratif avec validation du manager. Pour préserver la qualité du partage dans le collectif, la transparence de l’organisation de l’équipe et la continuité de service, la mise en place du télétravail s’accompagnera d’un partage et d’une visibilité des jours de télétravail des membres de chaque équipe.
Temps et suivi de la charge de travail
Le télétravail ne modifie pas les horaires de travail habituels du salarié. Le salarié en télétravail doit être en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que lorsqu’il est sur son lieu de travail, dans les locaux de l’entreprise.
Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant :
- les durées maximales de travail journalière et hebdomadaire
- les durées minimales de repos journalière et hebdomadaire ainsi que les temps de pause.
Les télétravailleurs qui utilisent la badgeuse saisiront en amont des jours de télétravail le motif dédié en journée ou demi-journée (uniquement dans les cas où l’outil de gestion des temps ne les a pas automatiquement intégrés).
La charge de travail en télétravail doit être équivalente au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l’entreprise. En conséquence, cela ne doit pas générer de dépassement du temps de travail effectif. La réalisation éventuelle d’heures complémentaires ou supplémentaires reste soumise à l’accord préalable du manager.
Un point de suivi spécifique portant sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail dans le cadre du télétravail sera organisé 6 mois après le passage en télétravail entre le manager et le salarié. Par ailleurs, les conditions d’activité en télétravail et la charge de travail associée seront examinées lors de l’entretien annuel.
Les équipements mis à la disposition du collaborateur en télétravail
Les salariés en télétravail doivent être dotés par l’entreprise des équipements et matériels nécessaires à l’exercice de leur activité en télétravail. Si le salarié n’en dispose pas à titre professionnel les équipements remis au salarié seront :
Un ordinateur portable équipé d’un logiciel de communication audio
Un téléphone portable type smartphone (avec validation du manager et sous réserve de disponibilité)
Un accès distant sécurisé
Un sac de transport.
Sous réserve de disponibilité du matériel et après validation managériale, le salarié qui en fera la demande sera doté d’un écran supplémentaire et d’un casque.
L’UES SHEM assure l’entretien des équipements professionnels, visés ci-dessus, nécessaires au télétravail. Il incombe au salarié d’en prendre soin, et d’informer immédiatement son encadrement en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol. Le salarié s’engage à restituer tous le matériel lorsqu’il est mis fin au télétravail.
En cas d’incident technique l’empêchant d’effectuer normalement son activité, le salarié en informe immédiatement son manager qui prendra alors les mesures appropriées.
Dans un souci de sécurisation des données, le salarié s’engage à ne pas utiliser son propre matériel informatique. Il s’engage en outre à respecter les règles de sécurité informatique telles qu’en vigueur au sein de l’UES SHEM, notamment la charte informatique. Il assure également la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre de son activité professionnelle et veille à la non-utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition. Aucun tiers n’est autorisé à utiliser son équipement.
Prise en charge financière
L’entreprise contribuera à hauteur de 200€ maximum par collaborateur à l’acquisition initiale de matériel mobilier (exemple : fauteuil et bureau) nécessaire au télétravail. Les justificatifs associés à ces dépenses engagées devront être transmises pour le remboursement. Cette contribution se fera lors du démarrage du télétravail. Cette dotation sera versée aux collaborateurs dont le télétravail est formalisé par une convention de télétravail régulier. Pour les salariés ayant des besoins spécifiques
(notamment les salariés en situation de handicap), un examen au cas par cas sera effectué par le manager, en lien avec le Directeur des Ressources Humaines et, le cas échéant, avec la Médecine du Travail. Après examen et accord entre les parties, la commande pour ces besoins spécifiques sera réalisée et prise en charge entièrement par l’UES SHEM.
Modalités de mise en place du télétravail régulier
Etapes du passage en télétravail
La demande du salarié de passage en télétravail est faite par écrit par mail à son manager, avec copie à son gestionnaire RH. Sous l’échéance, d’un mois un entretien entre le manager et le salarié va permettre la vérification de l’éligibilité. Suite à cet entretien le manager a un délai de 15 jours pour accepter ou refuser. La décision sera formalisée et le refus sera motivé (transmission au salarié ainsi qu’à la DRH et au Gestionnaire RH) par des éléments objectifs tels que par exemple : conditions d’éligibilité non remplies, impossibilité technique, impératifs de sécurité et de confidentialité, risque de désorganisation au sein de l’équipe, autonomie insuffisante.
En cas de refus pour le passage en télétravail d’un salarié, les managers pourront être accompagnés par la Direction des Ressources Humaines sur la formulation des critères de refus.
La Direction des Ressources Humaines est garante de l’équité de traitement dans le cadre de l’application de cet accord et veillera notamment au suivi de situations particulières telles que les maternités, les travailleurs en situation de handicap, etc.
Convention individuelle
Le télétravail donne lieu à contractualisation sous forme d’une convention de télétravail, qui précise pour chaque salarié concerné les modalités retenues. La mise en œuvre débute à la date et dans les conditions contractuelles et matérielles prévues par la convention individuelle. La convention de télétravail est conclue pour une durée déterminée, dans le cadre du poste occupé. En cas de changement de poste ou de modification du lieu de télétravail, le bénéfice du télétravail sera réexaminé avec le manager.
Modalités d’organisation et de mise en œuvre du télétravail occasionnel
Le télétravail occasionnel décrit dans ce paragraphe est proposé à titre d’expérimentation pour une durée d’un an à partir de la signature du présent accord. Passé ce délai, le Comité de suivi (Cf. article 9) se réunira afin d’évaluer la pertinence de proposer un avenant permettant la continuité ce cette modalité de télétravail. Les salariés ne s’inscrivant pas dans un dispositif de télétravail régulier et réalisant des activités pouvant être compatibles ponctuellement avec cette modalité d’organisation pourront solliciter de télétravailler de manière occasionnelle. Il est rappelé que les tâches du salarié doivent pouvoir être exercées sur le plan matériel et technique en dehors du site de travail sans dégrader la qualité, le volume et la performance habituels et attendus. Ne sont donc pas éligibles au télétravail les activités :
Requérant une présence physique permanente dans les locaux de travail habituels ou celles qui s’exercent par nature sur le terrain (exemple : exploitation groupements, sections d’atelier…),
Impliquant l’usage d’équipements uniquement disponibles dans les locaux de l’entreprise ou l’usage d’équipements informatiques lourds,
Associées à des risques opérationnels et des impératifs de sécurité.
Les évolutions technologiques, et/ou les contraintes spécifique d’une activité peuvent conduire à changer le statut d’éligibilité d’une tâche considérée.
Sur les postes techniques en exploitation, sont éligibles au dispositif de télétravail occasionnel uniquement les postes suivants :
DTSI :
Responsable DTSI
Chef de sections A, B, C
Contremaître préparateur et principal préparateur
Contremaître QHSE
Contremaître principal mécanicien, électricien
Groupements :
Chef de groupement
Sous-chef de groupement
Contremaître QHSE
Contremaître principal mécanicien, électricien
Le télétravail occasionnel est une modalité spécifique de travail permettant ainsi de répondre à certaines situations inhabituelles et occasionnelles, par d’exemple : formations e-learning, activités ponctuelles (administratives, saisie GMAO), réunion à distance (certains séminaires). Les salariés en télétravail occasionnel doivent être
déjà à l’occasion de leur travail quotidien, dotés d’outils de travail à distance nécessaires (ordinateur portable équipé d’un logiciel de communication audio et un accès distant sécurisé).
Le télétravail occasionnel est mis en œuvre à la demande du salarié formalisé pour répondre à des besoins ponctuels. Celui-ci doit faire l’objet d’une validation managériale. La demande doit être effectuée par le collaborateur par écrit (mail) auprès de son responsable hiérarchique. Celle-ci doit mentionner notamment :
Le motif et les activités du collaborateur pour justifier sa demande.
La journée ou demi-journée de télétravail visée.
Le lieu d’exercice du télétravail envisagé et joindre l’attestation sur honneur.
Cette demande sera acceptée ou refusée par le responsable hiérarchique par écrit (mail) dans un délai compatible avec la mise en œuvre de ce télétravail occasionnel. En cas de refus, celui-ci devra être motivé. Qu’il s’agisse d’un refus ou d’une acceptation, le gestionnaire RH devra être systématiquement en copie de chaque échange afin de suivre l’ensemble des demandes. L’autonomie, la maitrise et la compatibilité des activités, l’organisation et les conditions d’exercice seront appréciées par le manager pour apporter sa réponse. Le télétravail occasionnel ne fait l’objet d’aucune prise en charge financière.
Situation du salarié en télétravail
Egalité de traitement
Le passage en télétravail, en tant que tel, ne modifie pas la situation du salarié qu’il s’agisse de son lieu de travail, de sa charge ou de ses modalités de travail.
Celui-ci est juridiquement un travailleur comme un autre, régi par l’ensemble des dispositions du Code du travail, du statut applicable, ainsi que des accords d’entreprise, du règlement intérieur et des usages en vigueur au sein de l’UES SHEM.
Le passage en télétravail n’a aucune incidence en termes de formation professionnelle ou de gestion de carrière.
Santé et sécurité
Les dispositions légales et conventionnelles, ainsi que les règles internes relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés en télétravail. Le salarié en télétravail bénéficiera de la même couverture d’assurance que les autres salariés quand il effectuera son activité professionnelle à distance.
Prévention des risques
L’exercice d’une activité en télétravail peut être source de risques particuliers liés notamment à l’ergonomie, à l’environnement de travail, à l’isolement et la réduction du lien social, aux difficultés de différenciation vie privée et vie professionnelle, et générer des atteintes à la santé et à la sécurité des salariés.
C’est pourquoi l’ensemble des risques associés à la pratique du télétravail sera intégré dans le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels. Les actions de prévention associées seront précisées et pourront évoluer en fonction de la cotation du risque au sein de la SHEM.
En outre, comme pour toute situation pouvant nécessiter une écoute ou un soutien psychologique (en télétravail ou non), il est rappelé que la SHEM met à disposition de ses salariés des dispositifs de soutien psychologique spécifiques : - Médecine du travail - Ligne d'écoute et d'accompagnement psychologique (appel anonyme et gratuit) - Permanences d’assistants sociaux.
Maladie et Accident de travail ou trajet
En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou à un accident, le salarié en télétravail doit, comme les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise, informer son manager et adresser son certificat d’arrêt de travail conformément aux dispositions en vigueur au sein de l’UES SHEM. Il bénéficie de la législation sur les accidents de travail et de trajet (en application de l’article L. 1222-9 du code du travail) dans les mêmes conditions que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise. Les modalités de déclaration d’un accident du travail, intervenant sur le lieu de télétravail, sont identiques à celles d’un accident intervenant au sein de l’entreprise.
Par ailleurs, il est rappelé que le salarié en télétravail est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou lors de déplacements professionnels. En tout état de cause, il doit informer son manager de l’accident ou de l’arrêt de travail dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail. Pendant un arrêt de travail, le salarié en télétravail n’est pas autorisé à travailler depuis son domicile. Il ne peut donc être demandé à un salarié en arrêt de travail d’effectuer du télétravail.
Droit à la déconnexion
L’ensemble des salariés de l’UES SHEM disposent d’un droit à la déconnexion en dehors des horaires de travail, pendant les périodes de repos quotidien et hebdomadaire et pendant les périodes de suspension du contrat de travail. Ainsi, le matériel informatique mis à la disposition des collaborateurs et permettant une connexion à distance n’a pas vocation à être connecté pendant ces périodes de repos. Dans le guide à destination des managers et des salariés, des préconisations seront rappelées au sujet des bonnes pratiques à adopter en télétravail (plages et durées des réunions, l’octroi de temps de pauses dans la journée, temps de repos…).
L’UES SHEM s’engage à veiller au respect de la vie privée du salarié afin de préserver l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle. C’est au regard de cet objectif que le salarié pourra ainsi être contacté sur les mêmes plages horaires de référence que celles de son site de rattachement. Elles seront précisées dans la convention de télétravail.
L’utilisation de l’information et de la communication doit être maitrisée. L’usage éventuel de ces outils par le collaborateur en dehors des horaires habituels de travail devra rester exceptionnel et limité.
Chaque salarié est responsable dans son utilisation des outils numériques et doit aussi respecter le droit à la déconnexion des autres salariés de l’UES SHEM. Les salariés ont un rôle à jouer et peuvent être amenés à sensibiliser un collaborateur qui est régulièrement connecté en dehors des horaires de travail et effectuer ainsi une veille collective favorable à la sensibilisation de tous. L’UES SHEM s’attachera à mener régulièrement diverses actions de sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques à destination des salariés, du personnel d’encadrement et de la direction.
Système d’information et confidentialité des données
Le salarié en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur au sein de la l’UES SHEM. Il doit prendre à nouveau formellement connaissance des dispositions de la charte informatique, et la signer une nouvelle fois à ce titre, avant le début de son activité en télétravail.
Suivi et mesures d’accompagnement du salarié
La filière RH a un rôle d’appui auprès des salariés et des managers dans la mise en place du télétravail. Des temps réguliers, d’échanges collectifs, associant les salariés en télétravail, les autres membres de l’équipe et le management devront être mis en place.
Lors de l’entretien annuel d’évaluation, un temps d’échange est consacré au suivi de l’organisation du télétravail. Sont notamment évoqués les conditions d’exercice du salarié, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec le collectif de travail.
Au quotidien, le suivi de l’activité en télétravail ne doit pas être un moyen de contrôle renforcé. Le management s’entend ici d’un soutien professionnel, reposant sur la confiance, la délégation de responsabilité, l’autonomie, l’initiative et le respect de la conciliation entre vie personnelle et vie professionnelle. Le manager doit également être attentif au travail réel des collaborateurs, par l’aménagement régulier de leur charge de travail, la vigilance à la sur-sollicitation numérique ou à l’inverse à l’isolement et à la sous‐charge de travail. Il doit aussi veiller à maintenir le collectif et le sentiment d’appartenance. Les managers bénéficient de toutes les actions de formation et mesures d’accompagnement nécessaires, à cet effet.
En tout état de cause, le dispositif de télétravail ne doit aboutir :
Ni à une désorganisation du service ;
Ni à un appauvrissement des tâches les jours en télétravail, qu’il s’agisse des tâches du télétravailleur ou de celles de ses collègues exerçant sur site ;
Ni à un report de la charge de travail vers les salariés non-télétravailleurs.
L’employeur veille à la formation des télétravailleurs et des managers, aux outils collaboratifs et bonnes pratiques du télétravail.
Afin d’accompagner au mieux les collaborateurs et managers dans la mise en place et pratique du télétravail, il sera mis en œuvre des actions d’accompagnement ci-après :
Guide pratique à destination des managers et des salariés
Entretien avec le manager avant le passage en télétravail
Accessibilité des formations e-learning (site Engie) aux outils digitaux.
Comité de suivi
Un comité de suivi sera constitué afin de s’assurer de la bonne application et mise en œuvre du présent accord. En cas d’évolution réglementaire sur le télétravail, cette commission de suivi, se réunira afin d’examiner les conséquences et les évolutions souhaitées.
Cette commission sera composée de 2 représentants par Organisation Syndicale et 2 représentants de la direction. Ils se réuniront à minima 1 fois par an (sur le dernier trimestre de l’année).
Cette commission permettra d’échanger sur le nombre de salariés en télétravail (évolution), sur les fréquences de jours en télétravail (en moyenne), les demandes de passage en télétravail, les périodes d’adaptation et les cas de réversibilités. Les refus de passage en télétravail ainsi que les motifs associés seront également partagés lors de ces comités de suivi.
Dispositions finales
Durée et entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord annule et remplace en toutes dispositions l’accord conclu le 27 mars 2019 entre la Direction de la SHEM et les partenaires sociaux.
Le présent accord entrera en vigueur le 1er février 2022 pour une durée déterminée de 3 ans. Il arrivera donc à échéance le 31 janvier 2025.
Les conventions de télétravail signées dans le cadre des dispositifs antérieurs cesseront de produire leurs effets dès la mise en œuvre de ce nouvel accord.
Clause de revoyure
Les parties signataires conviennent de se revoir tous les ans après la signature du présent accord lors du comité de suivi, pour faire le point sur l’application du présent accord et envisager un avenant à cet accord si le volume de jours de télétravail hebdomadaire devait être adapté aux besoins de l’entreprise.
Révision
Les parties signataires pourront réviser le présent accord, à tout moment pendant la période d’application, dans les conditions prévues par les articles L. 2261-7-1 à L.2261-8 du Code du travail.
Dépôt légal et publicité
Conformément aux dispositions de l’article L.2231-5 du code du travail, le présent accord sera notifié dès sa conclusion par la direction à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise.
Le présent accord donnera lieu à dépôt auprès de la DREETS de la Haute Garonne et du greffe du Conseil des Prud’hommes de Toulouse.
Il sera versé dans la base de données nationale, conformément à l’article L.2231-5-1 du code du travail dans sa version anonymisée.
Le présent accord est conclu en 5 exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties. Fait à Balma, le 22 novembre 2021
