ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE TELETRAVAIL A LA SIP 13 Place d'Aguesseau 80000 AMIENS
Entre les parties :
- la SA d’HLM SIP dont le siège est à Amiens, représentée par son Directeur Général, ___________________, agissant es-qualité Immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’AMIENS sous le numéro 561720939 représentée par __________________ agissant en qualité de Directeur Général
D’une part,
Et L’organisation syndicale représentative dans l'entreprise représentée par son délégué syndical, ___________________________,
D’autre part,
Il est convenu ce qui suit
Préambule
Le télétravail constitue un nouveau mode d’organisation du travail contribuant à une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle, en réduisant les trajets domicile – travail. La récente expérience du confinement pendant la crise sanitaire du coronavirus a démontré la capacité de la SIP et de ses collaborateurs à mettre en place le télétravail dans des conditions à tout le moins particulières. Basé sur la confiance et l’autonomie, il concourt à une organisation plus souple et performante, dans l’intérêt des collaborateurs et de l’employeur. Les parties rappellent néanmoins que la présence physique régulière sur site est importante afin de conserver un lien social riche.
Ainsi, en concertation avec les partenaires sociaux et dans des conditions permettant de concilier les impératifs d’organisation et de fonctionnement de l’entreprise avec ce nouveau mode d’organisation du travail, la SIP a convié l’organisation syndicale représentative à conclure le présent Accord.
Chapitre I. Conditions d’éligibilité
Le télétravail désigne, au sens de l’article L.1222-9 du Code du travail, toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail, qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon régulière et volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication. On entend donc par télétravailleur, au sens du présent accord, toute personne salariée de l’Entreprise qui effectue du télétravail tel que défini ci-dessus.
Il est rappelé que :
L'exercice occasionnel d'activités professionnelles au domicile ne constitue pas du télétravail.
Lorsqu’un arrêté préfectoral est pris pour informer la population d’un épisode de pollution nécessitant des mesures de restrictions, le recours au télétravail pourra être ouvert aux salariés exigibles selon les conditions prévues par l’accord collectif et sous réserve de disposer des équipements nécessaires à la réalisation des missions.
Le télétravail pour évènement exceptionnel est envisagé pour répondre à des situations inhabituelles, temporaires, d’urgence (période de grève, pic de pollution, épidémie, conditions climatiques…). Il est accessible aux salariés disposant d’un ordinateur portable professionnel ; les salariés n'en disposant pas, peuvent également s'inscrire dans ce dispositif dès lors qu'ils ont à leur disposition un ordinateur personnel après vérification des conditions informatiques décrites dans cet accord.
Les collaborateurs effectuant une astreinte ne sont pas considérés comme des télétravailleurs, lors d'une intervention réalisée depuis leur domicile. Le régime de l'astreinte a vocation à s'appliquer dans cette situation.
Quand le télétravail vise à favoriser l’emploi ou le maintien dans l’emploi d’un salarié de handicap, la Direction Générale avec le CSE examinera avec bienveillance les conditions dans lesquelles celui-ci pourrait être envisagé tout en respectant les modalités définies en fonction de leur éligibilité.
Le télétravail n’est ni un droit ni une obligation et sa mise en œuvre répond à certaines conditions :
1.1. Critères généraux
Le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité. Le télétravail doit prendre en compte l'intégration des salariés au sein d'une équipe, permettre de développer leurs compétences, améliorer les performances globales en visant à éviter l'isolement du salarié. Par conséquent, les parties conviennent que sont éligibles au télétravail les salariés de la SIP, sous réserve qu’ils respectent l’ensemble des critères cumulatifs suivants :
Titulaires d’un contrat à durée indéterminée à temps plein,
Justifiant d’une ancienneté minimale de 12 mois dans l’entreprise et d’au moins 10 mois dans le poste, pour garantir la bonne intégration du salarié, les contours de son poste et l’organisation dans l’entreprise,
Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante (soit la capacité à effectuer des tâches sans supervision continue, d’aide ou de contrôle et/ou à résoudre les problèmes) et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché (soit la capacité à anticiper, planifier leur activité, à hiérarchiser les priorités, mais aussi classifier, structurer les informations et les données à gérer, mobiliser les moyens ou outils adaptés)
Occupant un poste pouvant être exercé de façon régulière de manière déportée,
Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service : La décision de passage en télétravail dépendra de la capacité à adapter son organisation à cette évolution en fonction des projets en cours. Chaque Directeur de Département veillera à ce qu’il n’y ait pas plus de 30% arrondi à l’entier supérieur de télétravailleurs au sein de chaque agence ou antenne ou service, sauf les services d’une seule personne, en portant une attention particulière à la représentation des différents métiers éligibles et cela en vue d’assurer une cohésion de la communauté de travail. En cas de candidatures multiples pour un même service et sur le même jour, le départage se fera sur la base des besoins du service et après accord de la Direction Générale.
Maîtrisant le poste de travail, son environnement et l’outil informatique : Le salarié doit pouvoir gérer son activité à distance sans être physiquement dépendant de la présence de ses collègues ou de son manager. Il doit avoir intégré d’une manière suffisante les savoirs, les outils, et le réseau d’interlocuteurs dont il a besoin pour réaliser les actions qui lui sont confiées.
Répondant aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, d’une connexion internet à haut débit et d’une installation électrique en bon état de fonctionnement, moyen de garde des enfants non scolarisés. Chaque Directeur de département veillera à ce que le télétravail à domicile soit envisagé en priorité pour les collaborateurs ayant le temps de trajet domicile-lieu de travail le plus long.
Les salariés en contrat de formation par alternance (apprentissage, contrat de professionnalisation, contrat d’avenir…) et les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail eu égard à l’objet de leur contrat ou convention qui impose une présence et un accompagnement individuel au sein de l’entreprise.
1.2. Critères liés à l’emploi
Outre les salariés ne remplissant pas l’une des conditions d’éligibilité précitées, pourront être notamment refusées, après examen, les demandes formulées par les salariés :
Dont les fonctions exigent par nature une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise et/ou la tenue de permanences ;
Dont les fonctions sont en prise directe avec les clients et les locataires ;
Dont les fonctions sont d’assurer la sécurité des biens et des personnes ;
Dont les fonctions pour lesquelles les contraintes matérielles, la sensibilité ou la confidentialité des données traitées ne permettent pas d’envisager la réalisation de cette tâche en dehors des locaux de l’Entreprise ;
Dont les fonctions nécessitent quotidiennement l’utilisation de dossiers sous format papier dont la sortie de l’Entreprise ne peut être envisagée ;
Dont les fonctions impliquent le recours à des applications spécifiques qui ne peuvent être utilisées à domicile en raison des contraintes techniques ou en application des règles de sécurité, de confidentialité, de protection des données ;
Dont les fonctions nécessitent déjà une absence importante et régulière de leur lieu de travail habituel ne permettant pas de respecter une présence suffisante en entreprise. Il en sera ainsi des postes nomades, dont la liste sera diffusée par note interne, qui sont exclus de ce dispositif.
Qui font face à une impossibilité matérielle et/ou technique (voir point 2.7)
Dès lors, les parties s’accordent sur le fait que certains emplois sont incompatibles avec le télétravail au regard de ces critères.
A titre d’exemple, les métiers/emplois suivants ne sont pas éligibles au télétravail :
Employés d’immeuble (gardiens, agents d’immeuble qualifiés et préposés au nettoyage)
Ouvriers des régies (espaces verts et SIPRrénov)
Hôtesses d’accueil
Conducteur de travaux
Chargés clientèle
Cette liste indicative n’est pas limitative et pourra être complétée dans le temps.
Pour les autres emplois, il est convenu entre les parties que si les critères généraux et liés à l’emploi ne sont pas remplis, le collaborateur ne pourra pas prétendre au télétravail. De même toute évolution d’emploi ou création d’emploi sera soumise à information du CSE sur l’éligibilité ou non de l’emploi au télétravail.
Chapitre II. Organisation
2.1. Principes généraux
Les parties conviennent que l’activité de la société et la continuité du service prime sur le télétravail.
En outre, elles considèrent que le lien social entre collaborateurs est primordial au sein de l’entreprise, raison pour laquelle le présentiel doit rester la règle.
Par ailleurs, si les Directeurs de Département ont, dans le respect des dispositions du présent accord, tout latitude pour organiser le télétravail au sein de leurs services respectifs, le service RH s’assurera que les conditions de mise en œuvre soient équitables entre les collaborateurs.
Dans tous les cas, le télétravail est mis en œuvre d’un commun accord, sauf exceptions, selon une procédure spécifique définie au point 3.1 du présent accord.
2.2. Lieu d’exercice du télétravail
Le télétravail s’exerce uniquement au domicile (résidence principale) du salarié. Le salarié devra s’assurer que le télétravail à son domicile lui garantisse le respect des règles d’hygiène et de sécurité, la protection et la sécurité des données auxquelles il a accès et de l’équipement mis à sa disposition (voir point 3.7).
Le travail à distance peut, à titre occasionnel, s’exercer dans d’autres locaux SIP que le bureau de rattachement du salarié, sous réserve de l’accord de la Direction Générale et de la disponibilité des lieux choisis.
2.3. Rythme de télétravail
Afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail, le salarié bénéficiant du dispositif de télétravail devra travailler au moins 4 jours entiers par semaine complète dans les locaux au sein desquels il effectue habituellement son activité.
En conséquence, l’activité exercée en télétravail au domicile ne pourra excéder 1 journée complète par semaine, à l’exception des mercredis, travaillée pour les salariés éligibles au télétravail.
Une fois arrêté, ce jour ne pourra plus être changé sauf cas ci-dessous.
En effet, les parties conviennent que l’activité professionnelle en télétravail doit être exclusive de toute autre occupation ou nuisance extraprofessionnelle, elle est notamment incompatible avec une situation de garde d’enfants à domicile, et que cette journée de télétravail doit être propice à des tâches nécessitant de la concentration, parfois plus administratives ou de réflexion qui permettent de gagner en efficacité.
Le jour en télétravail sera précisé par le salarié au moment de sa demande et fixé définitivement après validation du Directeur de Département et accord la Direction Générale. Ce jour devra impérativement figurer sur l’outil de gestion des temps et sur l’agenda informatique (calendrier outlook) du salarié en télétravail.
Le bénéfice du télétravail, notamment pendant les congés annuels, devra faire l’objet d’une organisation et d’une planification concertée avec le responsable hiérarchique, validées par le Directeur de Département, du fait des remplacements entre collègues, sans toutefois l’exclure d’office. A cet égard et exceptionnellement aux accords conclus individuellement qui fixent la journée de télétravail par salarié, le responsable hiérarchique organisera la répartition des journées de télétravail au sein de son équipe avec une possibilité de rotation dans le temps des journées préfixées par souci d’équité entre collaborateurs.
Ce rythme de travail ne devra pas faire obstacle au bon déroulement des actions de formation professionnelle continue, à la continuité de service dans les hypothèses d’une très forte activité et d’une réunion importante ou d’une mission nécessitant un déplacement hors domicile (situations d’urgence tels que des sinistres, réunions d’équipe et/ou de service, réunions extérieures avec un partenaire/client, séminaires, assemblée générale du personnel, cérémonies des vœux ou tout autre évènement nécessitant sa présence…).
Dans ces situations et dans le cas où le salarié demanderait par écrit à son Directeur de Département de ne pas télétravaillé un jour précis, le jour de télétravail non effectué en totalité à domicile ne sera pas reporté et sera perdu.
2.4. Durée du travail applicable
Le télétravail suppose une relation et une organisation basées sur la confiance mutuelle.
Les salariés en télétravail sont soumis aux mêmes temps de travail que les salariés étant sur une organisation de travail traditionnelle. En conformité avec l’accord RTT en vigueur, il est rappelé que l’organisation du temps de travail est en principe et généralement répartie sur 5 jours de la semaine, du lundi au vendredi, avec une moyenne hebdomadaire de travail égale à 37,30 heures (sauf temps partiel).
Pour les salariés soumis aux horaires de travail, les horaires restent inchangés et chaque salarié se doit de respecter ses horaires contractuels. Le principe de plages fixes et variables applicable au sein de la SIP demeure également applicable dans le cadre du télétravail. Il est convenu que les plages de joignabilité du salarié sont définies sur la base des plages fixes en vigueur dans la société. Le salarié doit alors être joignable durant ces plages et être en mesure de répondre aux sollicitations (courriels, appels téléphoniques…) dans les mêmes conditions qu’à son lieu habituel de travail. Par conséquent, il ne peut vaquer à ses occupations personnelles sur les plages fixes.
Enfin, il est rappelé que les salariés en situation de télétravail devront organiser leur temps de travail en respectant :
La durée de travail qui leur est contractuellement applicable ;
Les durées maximales de travail journalier et hebdomadaire ;
Les temps de repos obligatoires quotidien et hebdomadaire ;
Les temps de pause journalier.
Pour les salariés en forfait jour, les journées en télétravail seront décomptées comme une journée de travail. Pour les autres salariés, le temps de travail quotidien sera au plus de 7,30 heures.
2.5. Maintien du lien avec l’entreprise
Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail, et est attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions et ne doit pas réduire la culture d’entreprise.
L’entretien annuel avec le salarié portera notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail.
2.6. Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur
Organisation de l’activité
L’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de la SIP.
Suspension du contrat de travail
Lorsque le contrat de travail est suspendu, et ce quelle que soit la cause de cette suspension (arrêt maladie…), le télétravailleur ne doit pas fournir de prestation de travail que ce soit en entreprise ou sous forme de télétravail.
En cas d’arrêt de travail pour cause de maladie ou accident, professionnel ou non, le télétravailleur est tenu d’informer son responsable hiérarchique et le service RH dans les mêmes conditions, délais et formes que ceux applicables pour l’ensemble des salariés.
Contrôle et gestion du temps de travail
Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des règles en vigueur au sein de la SIP. L’employeur s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos. Le télétravailleur est soumis à l’obligation de pointage à distance journalier dans le logiciel de gestion des temps et doit indiquer le jour du télétravail dans son agenda informatique (calendrier outlook).
Compte tenu de cette nouvelle forme d’organisation du travail, les parties reconnaissent que les Technologies Informatiques de Communication (TIC) devront être maitrisées. Il est reconnu au télétravailleur un droit à la déconnexion en dehors des horaires d’ouverture de l’entreprise ou à défaut pendant la durée de repos quotidien. Le salarié en télétravail dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à disposition par la SIP. Le responsable hiérarchique veillera au respect de ce droit, notamment en s’attachant à ne pas envoyer de courriel ou de téléphoner pendant la période concernée. Enfin, un point sur le télétravail sera fait lors de l’entretien annuel pour tous les collaborateurs concernés.
Accompagnement des managers et des salariés
Des actions d’accompagnement et de sensibilisation spécifiques des responsables hiérarchiques à distance pourront être organisées.
En tant que de besoin, le télétravailleur bénéficiera d’un accompagnement le préparant à ce mode d’organisation du travail.
La SIP communiquera sur la mise en œuvre de cette nouvelle forme d’organisation du travail auprès des salariés et des instances représentatives du personnel.
2.7. Environnement, équipement de travail et prise en charge par la SIP
Les parties conviennent que le télétravail s’effectue principalement au domicile, dans un espace dédié propre au travail qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail et que l’environnement doit être propice au travail et à la concentration.
Conformité de l’espace de travail et assurance
Le collaborateur en télétravail doit disposer d’une pièce lui permettant :
d’exercer ses missions professionnelles dans des conditions optimales, exclusives de forme de nuisance extraprofesionnelle,
d’exercer son travail dans des conditions conformes aux règles d’hygiène et de sécurité applicables à tout travailleur
de se consacrer entièrement à son activité lors de son temps de travail
d’installer les outils informatiques et de communication nécessaires à son activité.
L’acceptation de la demande est conditionnée par la remise par le salarié d’un certificat de bonne conformité électrique de son lieu de télétravail ou d’une attestation sur l'honneur par laquelle il atteste que son domicile est conforme aux normes électriques. Toutefois, si le salarié a des raisons sérieuses de considérer que son installation électrique n'est pas conforme aux normes en vigueur et est susceptible de porter atteinte à sa sécurité, le salarié peut solliciter la réalisation d'un diagnostic de conformité électrique de l'espace de travail réalisé au domicile du salarié par une entreprise agréée. Ce diagnostic serait, dans cette hypothèse, pris en charge par le salarié. En toutes hypothèses, il est rappelé au salarié les dispositions de l'article 4.3 selon lesquelles l'employeur et les instances représentatives peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s'exécute le télétravail.
Le salarié justifiera annuellement de la souscription d’une assurance multirisque habitation couvrant le lieu du télétravail et la garantie responsabilité civile dans les conditions précisées à l’article 4.4 du présent accord.
Equipement du télétravailleur
La SIP garantit la disponibilité des données, l’efficience et la qualité des systèmes d’information mis à disposition des utilisateurs.
La SIP s’engage à fournir et entretenir les équipements nécessaires à l’activité en télétravail :
Un ordinateur fixe dans la mesure où le salarié n’est pas déjà équipé d’un portable dans les locaux de l’entreprise, qu’il prendre en cas d’existence,
un téléphone portable professionnel, si le stock disponible le permet et si le salarié n’en dispose pas déjà un, mais uniquement pour les besoins de l’activité en télétravail.
Un délai d’un mois pour la commande et la configuration des matériels sera nécessaire. Les salariés non pourvus d’ordinateur professionnel, ni d’un téléphone professionnel peuvent s’inscrire dans ce dispositif dès lors qu'ils acceptent de mettre à disposition, à des fins professionnelles, leur ordinateur personnel et ce, après vérification des conditions informatiques décrites dans cet accord, et leur téléphone fixe ou mobile personnel. Dans ce dernier cas, la SIP privilégiera la visio-conférence par l’utilisation des applications type skype entreprise qui ne nécessitent pas l’utilisation de téléphone.
Dans le cadre de l’accès au réseau à distance, il est entendu que la mise en place du télétravail requiert une connexion internet haut débit préalable au domicile du salarié ; le service informatique en vérifiera préalablement l’existence. Un site, mis à la disposition par le service informatique, permettra de tester la performance de la connexion avant toute acceptation du télétravail. A charge pour le collaborateur de démontrer que sa connexion est suffisamment bonne pour télétravailler convenablement en procédant à ce test chez lui et en remettant une copie d’écran de ce test de la demande de télétravail. Les caractéristiques de connexion devront être de :
Ping (temps de réponse) : inférieur à 100 ms
Download (descendant) : minimum 2 Mbps
Upload (ascendant) : minimum 0,5 Mbps
Utilisation professionnelle de l’équipement mis à disposition
Le matériel mis à disposition du télétravailleur à usage strictement professionnel par la SIP reste la propriété de celle-ci et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail. Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés.
Lorsqu’il sera mis fin à la situation de télétravail, l’entreprise procèdera à l’examen du matériel à restituer ; le collaborateur devra restituer le matériel dont il aura bénéficié alors qu’il était en situation de télétravail.
En cas de panne ou dysfonctionnement des équipements, les collaborateurs doivent informer sans délais leur hiérarchie et le service informatique des incidents affectant le poste de travail afin de déterminer les procédures à suivre.
Si les perturbations constatées ne permettent plus l’exercice du télétravail, le responsable hiérarchique peut exiger que le travail attendu soit effectué dans les locaux de l’entreprise. En cas d’impossibilité de revenir, le collaborateur posera une journée de congés. Toute utilisation non conforme des équipements pourra être sanctionnée conformément au règlement intérieur et à la charte informatique.
Modalités de prise en charge des frais liés au télétravail
La SIP prend en charge l’intégralité des frais liés à l’entretien et à la réparation du matériel mis à la disposition par elle, ainsi qu’à son remplacement si nécessaire et en fonction du stock disponible. Tout incident de casse, perte, vol doit être déclaré à la SIP dans les plus brefs délais.
Il est rappelé que le collaborateur en télétravail ne doit pas utiliser d’outils personnels, type imprimante, et ne pourrait se prévaloir d’une quelconque indemnisation au titre de l’utilisation desdits outils. Les imprimantes ne sont pas fournies et les impressions s’effectuent au sein de la SIP.
Aucun autre coût ne sera pris en charge par la SIP dans le cadre du télétravail (abonnement internet, contrepartie liée à l’utilisation d’un local dédié à domicile, frais électricité…).
Chapitre III. Modalités de mise en place
3.1. Principe de volontariat
Les parties rappellent que le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le double volontariat et la double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur. Il ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié et après examen et accord de l’employeur. Ce dernier ne peut imposer le télétravail au salarié, dont le refus ne peut donc pas être, par définition, un motif de rupture du contrat de travail.
L’organisation du télétravail repose par ailleurs sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais aussi sur la faculté donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.
3.2. Processus de candidature et d’acceptation
Les parties rappellent que le télétravail repose sur le volontariat et la demande expresse du salarié au moyen du formulaire requis, à la date d’anniversaire de la demande et pour une durée d’un an.
Le passage en télétravail est subordonné à l’accord de la Direction Générale après avis préalable du responsable hiérarchique et/ou du Directeur de Département dont il relève. Le responsable informera immédiatement le service RH qui vérifiera le respect des principes et des modalités d'organisation du télétravail (notamment le choix des jours effectués en télétravail et les modifications en période de congés annuels).
Le responsable hiérarchique sera attentif à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l'organisation.
Les étapes de la procédure de candidature sont les suivantes :
Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit transmettre le formulaire de demande requis, par courrier remis en main propre ou par courrier électronique, auprès de son responsable hiérarchique avec copie au service RH, précisant le jour de télétravail souhaité ;
Le responsable hiérarchique examine la demande du salarié et organise son activité et la relation de travail en tenant de l’ensemble des demandes de télétravail. Il planifie les missions et leur articulation entre travail sur site, domicile et terrain, pour permettre le travail en autonomie du collaborateur, ainsi que le suivi d’activité nécessaire à son pilotage. Il transmet son rapport au Directeur de Département dont il dépend pour avis ; si ce dernier a reçu en direct la demande, il rédige le même rapport. Ces derniers organisent avec le service RH et si besoin, un entretien avec le salarié notamment pour apprécier ses motivations ;
La demande accompagnée du rapport sera présentée à la Direction Générale pour décision finale.
La réponse sera délivrée par écrit dans un délai maximum d'un mois. Cette réponse porte à la fois sur le principe et, en cas d'acceptation, sur les modalités de mise en œuvre du télétravail. La réponse se traduisant par un refus sera motivée. L'acceptation de la demande est conditionnée par :
la complétude du dossier administratif composé des pièces suivantes :
la production d’un certificat de bonne conformité électrique de son lieu de télétravail ou d’une attestation sur l'honneur du salarié relative à la sécurité électrique de son domicile,
de l'attestation d'assurance multirisques habitation incluant le télétravail et la garantie responsabilité civile,
de la vérification par le service informatique de la SIP de l'existence d'une ligne internet haut débit au domicile du collaborateur,
de l’existence d’une pièce dédiée au télétravail.
la gestion informatique du matériel et des accès. En cas de pénurie de matériel informatique, les délais seront liés à ceux des commandes de matériel par ordre des demandes acceptées.
3.3. Avenant au contrat de travail
Après validation de la demande formulée par le salarié dans les conditions décrites ci-dessus, l'accord des parties est formalisé par voie d'avenant au contrat de travail. Ce dernier définit la durée et les conditions d'exécution de l'activité en télétravail, pour une durée maximale de 12 mois. L'avenant sera tacitement reconduit pour une nouvelle durée de douze mois sauf dénonciation écrite de la part du salarié et/ou de la SIP un mois avant son échéance. Cet avenant précisera :
Le lieu principal d’exercice du télétravail ;
Les modalités d’exécution du télétravail (jour de télétravail convenu, plages horaires pendant lesquelles le salarié pourra être contacté) ;
La durée de la période d’adaptation ;
Les conditions de réversibilité ;
Le matériel mis à disposition du salarié ;
Les restrictions d’utilisation des équipements informatiques et leur sanction conformément à la charte informatique de l’entreprise.
3.4. Période d’adaptation, suspension et réversibilité permanente
Période d’adaptation
Une période d’adaptation de trois mois est obligatoirement fixée lors de la mise en place du télétravail. Elle a pour objet de permettre au salarié et à son responsable hiérarchique d’expérimenter cette forme d’organisation du travail et de s’assurer qu’elle correspond à leurs besoins et attentes, en mesurant notamment la compatibilité du télétravail avec le niveau d’autonomie requis pour l’exercice de l’activité en situation de télétravail, les exigences et les contraintes de l’activité, et le fonctionnement du service.
Un entretien sera réalisé par le responsable à mi-parcours et à l’issue de la période d’adaptation, un compte rendu de cet entretien sera dressé et adressé au service RH.
Durant cette période, chacune des parties peut décider de mettre un terme au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 15 jours ouvrés. Le salarié ou le responsable hiérarchique qui en fait la demande motivée doit en informer par écrit le service des RH. Un entretien est alors organisé entre le salarié et le service des RH pour justifier cette décision.
La période d’adaptation s’entendant d’un travail effectif, toute suspension de l’exécution du contrat, quel qu’en soit le motif, entraîne une prolongation de la période d’adaptation d’une durée équivalente à celle de la suspension.
Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement, l’avenant au contrat de travail prend fin immédiatement et le salarié devra restituer immédiatement des équipements mis à disposition par l’entreprise.
Suspension immédiate et temporaire
Le collaborateur peut être confronté à ses obligations qui sont de nature à empêcher de manière temporaire la réalisation de ses missions depuis son domicile et légitimer une suspension temporaire de la situation de travail (problème de réseaux, connexion internet, difficultés organisationnelles, absences cumulées ne permettant pas de respecter une présence suffisante en entreprise…). De même, des circonstances tenant à des impératifs opérationnels peuvent conduire à requérir la présence du salarié sur site.
Dans ce cas, le collaborateur en télétravail ou le supérieur hiérarchique informe, dès qu’il a connaissance de ces évènements, et motive par écrit l’autre partie de la suspension immédiate et temporaire de la situation de travail avec copie au service des RH. Il en précisera la durée prévisible de suspension qui pourra être reconduite dans les mêmes formalités.
Le(s) jour(s) de télétravail non effectué(s) ne donne(nt) pas lieu à report sur les semaines suivantes et sont donc perdus.
Réversibilité du télétravail
Afin de s’assurer que le télétravail répond aux attentes et contraintes de chacun, le salarié ou le responsable hiérarchique pourront librement mettre fin à la situation de télétravail, tout au long de l’année dans un délai de 5 jours ouvrés pour le salarié, moyennant un délai de prévenance de 10 jours ouvrés pour l’employeur.
Le salarié doit exposer les motifs qui justifient sa décision et adresser sa demande au service des RH. Si la demande émane du responsable hiérarchique, il en informera par écrit le service des RH pour lui en exposer les motifs.
Après analyse des arguments exposés par le service des RH, la Direction Générale validera la décision qui sera ensuite notifiée par le service des RH par écrit au salarié.
Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement. Il est entendu que la fin du télétravail met un terme immédiat à l’avenant précité et entraîne la restitution immédiate des équipements mis à disposition par l’entreprise. De même, la SIP peut mettre fin au télétravail sans préavis et en motivant sa décision au regard des situations suivantes :
Non-conformité du logement ou se déroule le télétravail
Problèmes de connexion informatique non résolus
Incapacité du salarié à réaliser ses missions pendant le télétravail
Non-respect du salarié des règles et modalités de réalisation du télétravail, notamment en cas d’abus ou de manquements quant à la production de son travail à son domicile.
3.5. Changement de fonction, de service ou de domicile
Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique et le service des RH sera effectué en cas de changement de fonction, de poste, de service, de direction ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation immédiate de la situation de télétravail, notamment pour non-respect des critères d’éligibilité.
Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement, l’avenant au contrat de travail prend fin immédiatement et le salarié devra restituer immédiatement des équipements mis à disposition par l’entreprise.
3.6. Circonstances exceptionnelles
Recours de droit au télétravail
Des circonstances exceptionnelles telles qu’une menace d’épidémie (voir confinement mars à mai 2020 dû au coronavirus) ou un cas de force majeure peuvent rendre le télétravail nécessaire afin de permettre la continuité de l’activité de la SIP et garantir la protection des salariés.
Dans ces hypothèses, le télétravail peut être mis en place unilatéralement et temporairement par la Direction Générale pour la seule durée des évènements exceptionnels. Cet aménagement de poste ne constitue pas une modification du contrat de travail nécessitant l’accord du salarié.
Pic de pollution/mouvements sociaux/épisodes climatiques particuliers
Lorsque l’autorité administrative prend des mesures propres à limiter l’ampleur et les effets d’une pointe de pollution dans les conditions de l’article L233-1 du code de l’environnement, la SIP pourra proposer, en fonction du contexte, pendant la durée de l’épisode de pollution, un renforcement du télétravail pour les salariés éligibles et en situation. Cette disposition pourra aussi être utilisée en cas d’épisodes climatiques particuliers. Il en sera de même pour les mouvements sociaux (grève SNCF…) déclarés à l’avance sur préavis.
Cette décision ne sera pas automatique, elle nécessitera l’accord du salarié et sera décidée uniquement par la Direction Générale, au cas par cas.
Chapitre IV. Droits et devoirs du salarié et prévention des effets de l’isolement
4.1. Droits collectifs
Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable dans les locaux de la SIP, notamment quant à l’accès à l’information syndicale et quant aux élections professionnelles.
4.2. Droits individuels
Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de la SIP, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et d’évaluation. Ainsi le télétravailleur doit être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de la SIP, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, ainsi que l’évaluation des résultats du télétravailleur.
La SIP veille au respect de la vie privée du salarié et fixe en concertation avec le télétravailleur en forfait jours, les plages horaires durant lesquelles elle pourra le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail. Le télétravailleur bénéficiant de l’horaire variable pourra, quant à lui, être contacté durant les plages fixes ainsi que les plages souples durant lesquelles il aura fait acte de présence.
Le télétravailleur est également soumis aux mêmes obligations que les autres salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise. A ce titre, il doit respecter les différentes règles édictées par l’entreprise. Pendant son temps de travail, le télétravailleur s’engage à consulter sa messagerie professionnelle et répondre aux sollicitations formulées par l’entreprise.
Le télétravailleur n’est pas autorisé à sortir des locaux de l’entreprise des documents présentés confidentiels.
Le télétravailleur doit, sans pouvoir opposer à la Direction de l’entreprise son statut, se rendre obligatoirement dans l’entreprise ou tout autre lieu porté à sa connaissance lorsque sa présence est obligatoire (voir point 2.3)
4.3. Santé et Sécurité
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. A cet effet, le télétravailleur atteste de ce que son domicile (lieu de télétravail) permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité : espace de travail suffisant, confortable et propice à la concentration, mobilier (fauteuil, table) adapté, éclairement satisfaisant conformément aux recommandations de l’ACMS.
L’employeur et les instances représentatives du personnel peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail. Une telle démarche ne pourra être entreprise que sur rendez-vous, après accord préalable écrit du télétravailleur et en sa présence. S’il y a un risque identifié, le salarié devra se mettre en conformité pour permettre la poursuite du télétravail. En cas de refus d’accès au logement ou de se mettre en conformité, le salarié ne sera plus éligible au télétravail et devra réintégrer immédiatement son site de rattachement prévu à son contrat de travail.
Le domicile est bien un lieu de travail selon les jours et horaires convenus par avenant au contrat de travail entre le salarié et la SIP. Si un accident survient au domicile pendant le jour de télétravail, le salarié en avise sa hiérarchie et le service RH dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que s’il effectue son activité dans les locaux de la SIP. Il doit transmettre des éléments matériels précis sur le contexte de la survenance de cet accident. Ces éléments serviront de base à la déclaration d’accident du travail. La présomption instituée dans ce paragraphe est une présomption simple. Lorsqu’un accident survient en dehors du lieu de travail où doit être exécuté le télétravail ou bien en dehors des plages horaires de travail, l’accident ne bénéficie pas de la présomption d’accident du travail. Il appartient alors, le cas échéant, au salarié de prouver que celui-ci est d’origine professionnelle. La SIP se réserve le droit de contester les déclarations d’accident du travail.
Compte tenu des aménagements dont le télétravailleur dispose à son domicile et des équipements qui lui sont fournis, le salarié en arrêt maladie, en congés payés ou en RTT, et son manager devront veiller à ce que le télétravailleur n’utilise pas les moyens qui lui ont été octroyés, pendant ces périodes.
4.4. Assurances
Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa Compagnie d’assurance et doit justifier auprès de la SIP de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile et le télétravail.
Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié devra fournir les justificatifs nécessaires avant signature de l’avenant. Chaque année, le télétravailleur adressera à la SIP les documents attestant de sa couverture d’assurance.
Pour toute modification impactant ladite couverture, le télétravailleur devra, en outre, remettre à la SIP une nouvelle attestation de sa compagnie d’assurance stipulant la prise en compte des risques ci-dessus mentionnés.
4.5. Protection des données, confidentialité
La SIP veille à la protection des informations et des données qui transitent, sont stockées ou proviennent des systèmes d’information ainsi que des outils et systèmes qui composent le Système d’information.
Le télétravailleur est responsable de l’utilisation des ressources informatiques mises à sa disposition et s’engage à ne pas les utiliser dans des conditions pouvant porter atteinte à la sécurité et à l’intégrité du système d’information.
Par ailleurs, il s’engage à mettre en œuvre tous les moyens à sa disposition pour s’assurer de la préservation de la confidentialité des informations et données de la SIP et des entreprises prestataires.
Il s’interdit de les divulguer à tout tiers non-autorisé et ceci conformément aux dispositions du Règlement intérieur et à la Charte d’utilisation des moyens de communication et de la Charte de déontologie. Enfin comme tout salarié, il veille à appliquer les recommandations de la SIP relevant de la politique de gestion des accès, et s’assure de la confidentialité de ses moyens d’authentification qui lui sont personnels et incessibles.
4.6. Droit à la déconnexion
L’encadrement de l’utilisation des outils numériques établi par notre charte NTIC est d’autant plus applicable aux salariés en situation de télétravail.
Ainsi, les télétravailleurs disposent d’un droit à la déconnexion et sont soumis aux dispositions prévues dans ladite charte.
4.7. Prévention de l’isolement
Le télétravail peut avoir pour conséquence d’entraîner l’isolement du salarié en raison de l’éloignement de son lieu de travail.
Afin que ce dernier conserve un lien avec sa hiérarchie et ses collègues, le télétravailleur aura l’occasion d’échanger une fois par an, au cours de l’entretien annuel, avec son responsable hiérarchique sur le thème du télétravail.
Les parties conviennent que la lutte contre l’isolement se traduit par l’exigence d’une présence physique obligatoire du télétravailleur dans les locaux de l’entreprise. A cet égard, le télétravailleur doit participer se conformer au point 2.3 du présent accord.
Le télétravailleur qui rencontre des difficultés liées aux risques psychosociaux ou d’isolement doit sans délai et à sa convenance saisir son responsable hiérarchique, le service RH, le service de santé sécurité, la CSSCT ou la commission de suivi de cet accord. Il peut mettre fin au télétravail conformément au point 3.4 du présent accord.
4.8. Commission de suivi
Une commission de suivi sera créée afin de suivre le bon fonctionnement du dispositif et son évaluation. Elle sera composée de 2 membres désignés par la Direction Générale dont une du service RH et de 2 membres du CSE dont le délégué syndical.
Il est convenu que cette commission de suivi se réunira une fois par trimestre afin de s’assurer de la bonne mise en œuvre du présent accord et de son suivi et de faire un point sur le type et le nombre de postes ouverts au télétravail, quantifier le nombre de télétravailleurs effectifs au sein de la SIP, le nombre de jours de télétravail pris, le nombre éventuels de refus ou de suspension ou de réversibilité.
Une dernière réunion sera prévue 1 mois avant la fin de l’accord pour faire le bilan de l’expérimentation et y apporter, si besoin, des évolutions et en vue d’engager d’éventuelles négociations.
Chapitre V. Dispositions finales
5.1. Durée de l’accord et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée et à titre expérimentation, pour une durée d’un an et deux mois à compter du 1er novembre 2020.
Le présent accord entrera en vigueur au 2 novembre 2020 afin de permettre sa mise en place effective dans les meilleures conditions et notamment pour tenir compte des délais de commandes et préparation du matériel informatique et de laisser le soin aux salariés de formuler leur demande. Il prendra donc fin le 31 décembre 2021.
A l’issue de cette période expérimentale, les parties se réuniront au regard du bilan ci-après décrit pour décider ou non de la pérennisation de l’accord.
5.2. Révision et dénonciation de l’accord
L’accord pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales.
Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.
Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de deux mois suivant la réception de la demande de révision, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.
En cas de dénonciation, un préavis de trois mois sera respecté. Dans ce cas, la Direction et partenaires sociaux se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d’un nouvel accord.
5.3. Information des salariés
La Société informera les salariés des dispositions prévues de l’accord par la mise à disposition d’un exemplaire pour les salariés sur le lieu de travail et la publication de l’accord sur l’intranet de la SIP.
5.4. Publicité de l’accord
Le présent accord sera déposé, en deux exemplaires, dont un original, et une version électronique, à la DIRECCTE ainsi qu’au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’homme.
Fait à Amiens en 4 exemplaires, le 29 octobre 2020 Le Délégué SyndicalLe Directeur Général
