La société SODI NORMANDIE, dont le siège social est situé 159 rue Dauphine – Zone du Moulin à Cléon (76410), immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Rouen sous le numéro 318 519 998, représentée par ______, agissant en qualité de ______,
d'une part,
ET
Les organisations syndicales représentées par :
Monsieur_____, en sa qualité de Délégué Syndical F.O., Monsieur ______, en sa qualité de Délégué Syndical C.F.D.T., Monsieur _____, en sa qualité de Délégué Syndical C.G.T..
d’autre part,
Préambule
Le présent protocole d'accord a pour objet de définir les modalités d'organisation de l'élection des membres du Comité Social et Économique (CSE) de la Société SODI NORMANDIE.
Conformément à l’accord préalablement négocié relatif au périmètre de mise en place des élections, un CSE unique est mis en place au sein de la société compte tenu de l’absence d’autonomie de gestion de ces établissements.
Par ailleurs, conformément à la décision de l’employeur relative aux modalités d’organisation par vote électronique des élections des représentants du personnel de l’entreprise SODI Normandie de l’année 2023, celles-ci auront lieu par voie électronique.
La société VOXALY DOCAPOSTE dont le système de vote électronique a été audité et l’audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.
Article 1 – Effectif global de l'entreprise
Les parties constatent que l’effectif de l’entreprise en équivalent temps plein de l’entreprise (ETP) est au 31 janvier 2023 :
212,4 salariés sous contrat à durée indéterminée ;
5,24 salariés sous contrat à durée déterminée ;
59,79 salariés sous contrat de travail temporaire ;
0,5 salarié mis à disposition par une entreprise extérieure.
Soit un total en ETP de 277,93.
Compte tenu de l’effectif, le nombre de sièges à pourvoir est de 11 titulaires et 11 suppléants.
Article 2 – Collèges électoraux et répartition des sièges
Les élections des membres du Comité Social et Économique seront organisées pour SODI NORMANDIE.
Le personnel ayant la possibilité de voter, au 31 janvier 2023, est réparti dans les collèges électoraux suivants :
Électeurs au 31 Janvier 2023
Ouvrier Employé Agent de maîtrise Cadre TOTAL 165 7 31 12 216
Définition des collèges :
1er collège : Ouvriers, Employés
2ème collège : Agents de Maîtrise, Cadres
Il est convenu de répartir les sièges à pourvoir de la manière suivante :
Article 3 – Salariés électeurs - Constitution et affichage des listes électorales
Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 16 ans et ayant au moins 3 mois d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le 24 mars 2023, a droit de vote.
Depuis le 31 octobre 2022, les membres de la Direction, assimilés à l’employeur ne sont plus exclus de l'électorat (nouvel art. L.2314-18 du code du travail).
Les listes électorales de chaque collège seront arrêtées par la Direction à la date du premier tour des élections, soit le 24 mars 2023. Elles indiqueront les noms et prénoms, l’ancienneté dans l’entreprise et la date de naissance de chaque électeur.
Elles seront affichées sur les panneaux réservés à l'entreprise dès le 27 février 2023.
La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.
Article 4 – Candidatures des salariés - Listes de candidats
Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 18 ans et ayant au moins 1 an d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le 24 mars 2023, peut se porter candidat au sein du collège auquel il appartient. Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour.
Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants.
Les listes du premier tour seront communiquées à la Direction au plus tard le 6 mars 2023, à 17 heures. Cette communication peut être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de la Poste faisant foi, ou par dépôt auprès de la Direction contre récépissé.
Les listes de candidats sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique.
Au cas où le quorum ne serait pas atteint ou s’il reste des sièges à pourvoir à l’issue du 1er tour, il y aura lieu de procéder à un second tour, avec candidatures libres, fixé du 11 au 14 avril 2023.
Les candidatures devront être communiquées à la Direction au plus tard le 31 mars 2023 à 17 heures. Cette communication peut être effectuée par mail contre accusé de réception et/ou par dépôt auprès de la Direction contre récépissé.
Il est rappelé que les listes de candidats ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.
Les doubles candidatures sont admises (titulaire et suppléant). En cas de double élection d’un candidat, la candidature de titulaire l’emporte sur celle de suppléant.
Article 5 – Représentation équilibrée des femmes et des hommes
Pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale.
A cet égard, voici la proportion de femmes et d’hommes pour chaque collège :
1er collège 2ème collège Femmes Hommes Femmes Hommes 3,5% 96,5% 16,3% 83,7%
L'application de la règle de représentation équilibrée aboutissant à exclure totalement les femmes dans les deux collèges, les listes de candidats pourront comporter un candidat femme conformément à l'article L. 2314-30 du code du travail. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.
Article 6 – Campagne électorale - Propagande électorale des candidats
Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise : affichage, distribution de tracts, réunions, etc. Dans ce cadre et afin d’assurer cette mission, la Direction accorde 7 heures de délégation supplémentaire aux DS pour chaque tour du scrutin.
Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines,
jusqu’au 6 mars 2023 à 17h :
leurs professions de foi au format PDF, consistant chacun en un feuillet (recto) 21 x 29,7 (format A4, 2 mo au maximum, couleur ou noir et blanc),
les logos au format png (200 Ko maximum), hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels.
De même, au second tour, les candidats pourront remettre au service du personnel leurs professions de foi au format PDF,
jusqu’au 31 mars 2023 à 17h.
Article 7 – Durée des mandats
La durée des mandats est de 4 ans.
Article 8 – Dates, heures et lieu des votes par internet
Le premier tour des élections des membres du Comité Social et Économique aura lieu du 24 mars 2023 à 7h au 29 mars 2023 à 17h.
Le cas échéant, un deuxième tour aura lieu du 11 avril 2023 à 7h au 14 avril 2023 à 17h.
Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates de clôture des votes, du dépouillement électronique, de la proclamation des résultats.
Les périodes d’ouverture du scrutin seront affichées dans les différents sites.
Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.
Dans tous les établissements de la Société, un poste en libre-service protégé dans un bureau réservé à cet effet sera mis à disposition pendant toute la durée des scrutins et permettra à tout électeur de voter sur internet.
Les DS et la Direction seront présents pour accueillir les salariés et les diriger vers le ou les bureaux de vote dans lequel se trouvent l’ordinateur mis à disposition les 24 mars et 14 avril de 7h à 10h30 à l’agence de Gonfreville l’Orcher, de 11h à 14h à l’agence de Lillebonne et de 14h30 à 17h à l’agence de Cléon afin d’accompagner dans les différentes étapes du vote, en cas de besoin, les salariés en difficulté. En outre, les salariés pourront se faire accompagner dans les opérations de vote par une personne de leur choix, non candidat (appartenant à l’entreprise).
Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.
Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.
Article 9 – Vote électronique
L’employeur a fixé par DUE en date du 12 décembre 2022, le recours au vote électronique comme modalité exclusive d’expression des suffrages. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré. Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société VOXALY-DOCAPOSTE. Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Article 10 – Modalités pratiques du vote électronique
Langue, ordre des instances et affichage initial des listes
Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.
Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (titulaires et suppléants).
Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.
Ordre de présentation des listes
Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).
Matériel de vote - Codes confidentiels
Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.
Communication des codes de vote
Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.
Les moyens d’authentification utilisés au 1er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.
Protocole de restitution des clefs de vote
En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet où il pourra contacter le numéro vert de l’assistance VOXALY DOCAPOSTE.
Scellement du système et formation (articles R.2314-15 et R.2314-12 du Code du Travail)
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.
Cette intervention consiste à :
Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Constater que les résultats sont conformes au vote blanc réalisé,
Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.
Les membres titulaires du CSE et les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement. Ces opérations seront animées par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.
L'information et la formation sont assurées :
pour les organisations syndicales signataires du présent protocole et les membres titulaires du CSE, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.
Cellule d’assistance technique
Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.
La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Assistance aux électeurs
Un numéro spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec la Direction des Ressources Humaines sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.
En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique. Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOSTE un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur. Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.
Déroulement du vote électronique
La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote communiqué auprès de l’électeur. Le déroulement est le suivant :
l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,
après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,
les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.
l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,
le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,
l’électeur peut :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc
le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,
l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie sa date de naissance,
un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,
à tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.
Article 11 – Bureau de vote et commission de surveillance
Un bureau de vote est constitué parmi les salariés volontaires d’un président et de deux assesseurs comprenant si possible des représentants des différents collèges. En cas de pluralité de salariés volontaires, le bureau de vote est composé des deux salariés les plus âgés et du salarié électeur le plus jeune.
La présidence appartient au plus âgé des trois, sauf s’il se présente comme candidat.
Le bureau sera constitué au siège social de la société.
Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats.
La Direction formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et d’un représentant des Ressources Humaines.
Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.
Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent assister aux opérations de dépouillement.
Les opérations de dépouillement sont effectuées sous l'autorité du président du bureau de vote, avec la présence obligatoire des assesseurs. A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote électronique n'est plus accessible aux électeurs. Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le résultat du vote sera proclamé en séance publique. Le processus de dépouillement est le suivant :
clôture du site internet de vote,
déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,
calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,
impression et signature des procès-verbaux,
proclamation des résultats.
Les résultats définitifs des élections seront affichés par la direction sur les panneaux réservés à l'entreprise dès la proclamation des résultats.
Article 13 – Organisation d’un second tour
Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants : - carence de candidat au premier tour, - quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits), - un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.
Article 14 – Calendrier des opérations électorales pour l'élection du CSE
Le calendrier du premier tour des élections professionnelles est établi comme suit :
DATES
PROCÉDURE
10/02/2023 Affichage du protocole d'accord préélectoral 27/02/2023 Affichage des listes électorales
Affichage de l'appel à candidature du 1er tour 06/03/2023 Date limite de dépôt des candidatures syndicales à 17h
Date limite de dépôt des professions de foi à 17h 07/03/2023 Affichage des listes de candidats 17/03/2023 Envoi des codes de vote par DOCAPOST 24/03/2023 Ouverture du scrutin à 7h 29/03/2023 Fermeture du scrutin à 17h 29/03/2023 Affichage des résultats du 1er Tour
Le calendrier du second tour des élections professionnelles est établi comme suit :
DATES
PROCÉDURE
29/03/2023 Affichage de l'appel à candidature du 2nd tour 31/03/2023 Date limite de dépôt des candidatures à 17h 03/04/2023 Affichage des listes de candidats 11/04/2023 Ouverture du scrutin à 7h 14/04/2023 Fermeture du scrutin à 17h 14/04/2023 Affichage des résultats définitifs des élections professionnelles
Envoi des PV
Article 15 – Durée et publicité du présent protocole d'accord préélectoral
Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections des membres du Comité Social et Économique de l'année 2023.
Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original sera transmis par la Direction à l'Inspection du travail du siège de l'entreprise.
Mention de ce protocole d’accord préélectoral sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication au personnel.
Fait à Cléon, le 9 février 2023.
La DirectionLes organisations syndicales représentatives
____________ Délégué Syndical C.F.D.T.
______ Délégué Syndical C.G.T.
_________ Délégué Syndical F.O.
Annexe 1 : Décision de la Direction relative aux modalités d’organisation des élections des membres du CSE de SODI NORMANDIE en date du 12 décembre 2022 + cahier des charges de la solution de vote VOXALY (prestataire retenu)
