ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D'ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
Entre
La Société
SOLYSTIC SAS, dont le siège social est en cours de transfert au 450 rue Roland Moreno - CS10160 Alixan - 26958 Valence cedex 9, représentée par Madame XXXXX, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines,
d’une part,
et
Les organisations syndicales représentatives dans l’Entreprise suivantes :
. la CFE-CGC, représentée par
Monsieur XXXXX, agissant en qualité de Délégué Syndical Central ;
. la CGT, représentée par
Monsieur XXXXX, agissant en qualité de Délégué Syndical Central
d’autre part.
Préambule
Conformément à l'article L. 2314-26 du Code du travail, les parties signataires conviennent pour les prochaines élections professionnelles de 2026, d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. Cette évolution a pour objectif de simplifier le processus électoral et d’augmenter le taux de participation, en permettant à tout salarié de voter de n'importe quel endroit et à tout moment au cours de la période d'ouverture du scrutin.
Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. L'entreprise et les organisations syndicales définissent notamment que les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges sont décrites dans le protocole d'accord pré-électoral (PAP).
Les parties signataires décident de mettre en place les modalités qui suivent.
*** *
Article 1 - Modalités d'organisation des opérations
Le présent accord précise le cadre général de la mise en œuvre du vote électronique. Il est annexé au protocole d’accord pré-électoral qui fixe le détail des modalités d'organisation pour les élections professionnelles de SOLYSTIC.
1.1 - Vote exclusivement par voie électronique
Les parties signataires conviennent d'adopter un processus de vote électronique exclusivement par internet pour les salariés de SOLYSTIC.
1.2 - Choix d'un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de faire appel à un prestataire extérieur spécialisé dont l'expertise a été reconnue par un cabinet indépendant pour l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique. Le prestataire est choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail.
1.3 - Respect du droit électoral
Le prestataire qui est retenu pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral doit garantir le respect des principes fondamentaux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
L’anonymat du vote par l’impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote par l’impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité des données transmises et le secret du vote, notamment par l’attribution de moyens d’authentification strictement personnels ;
La sécurité de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes ;
La liberté du vote pour permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Pour ce faire, le prestataire devra fournir à SOLYSTIC toutes les attestations prouvant le respect intégral de la conformité de son traitement selon les règles du RGPD (règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, principalement l’article 28) et de la Cnil : articles R 2314-5 à R 2314-18 du code du travail, décret n°2007-602 du 25 avril 2007, décret n°2011-595 du 26 mai 2011, décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016, décret n°2019-053 du 25 avril 2019, décret n°2020-1205 du 30 septembre 2020.
1.4 - Les données communiquées par l'employeur au prestataire
Les listes électorales : Les listes électorales sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord pré-électoral relatif à ces élections et à la date prévue. Elles sont fournies par SOLYSTIC au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution d'un fichier des électeurs. Elles comportent les données suivantes : nom, prénom des inscrits, date d'entrée, date de naissance, collège.
Le fichier des électeurs : Ce fichier a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification pour voter, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. Il s’agit du nom, prénom des inscrits, une adresse e-mail professionnelle et/ou une adresse e-mail personnelle ou tout autre information validée par les parties.
Les listes des candidats : Les listes des candidats sont établies par les représentants des organisations syndicales ou par les candidats libres, conformément aux dispositions du protocole d'accord pré-électoral relatif à ces élections. Il en est de même pour les logos et les professions de foi qui sont adressés par SOLYSTIC au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole d’accord pré-électoral. Elles comportent les données suivantes : nom de la liste et appartenance syndicale le cas échéant, collège, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, logo, professions de foi.
Solystic (la Direction et les Organisations Syndicales) veille à la conformité de la reproduction des données dans le système de vote :
des listes de candidats telles qu’elles ont été présentées, datées et signées par leurs auteurs ;
des éventuelles professions de foi telles qu’elles ont été présentées, datées et signées par leurs auteurs.
1.5 - Bulletin de vote
Afin de respecter une équité entre les listes, le prestataire veille à ce que la dimension des bulletins de vote, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Tous les types de vote sont proposés aux électeurs y compris les votes blancs, nuls et possibilités de ratures.
L’ordre de présentation visuelle des professions de foi à l’écran est aléatoire lors de la connexion de chaque électeur.
Les modalités de transmission des listes de candidats et des professions de foi sont déterminées dans le protocole d’accord pré-électoral relatif à ces élections.
1.6 - Information des représentants du personnel et des membres du bureau de vote
Les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une présentation complète du système de vote électronique retenu par le prestataire extérieur.
L’information qui est assurée par le prestataire porte notamment sur le fonctionnement du logiciel, tant du côté « électeur » que du côté « gestionnaire », sur les modalités d’ouverture du scrutin et sur les modalités de dépouillement.
La date d’information est fixée, en fonction du calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral, dans les jours qui précédent l’ouverture du scrutin.
Afin de faciliter l’appropriation de cette technique de vote électronique tout au long du processus électoral, il est par ailleurs prévu :
Un chef de projet du prestataire, dédié et interlocuteur unique pour accompagner SOLYSTIC;
Un test du système, au cours duquel les membres du bureau sont présents et auquel les Délégués Syndicaux Centraux assistent en tant qu’observateurs ;
Une assistance téléphonique pour les électeurs et les membres du bureau de vote, assurée par le prestataire extérieur.
A l’issue du test du système de vote électronique par le bureau de vote qui a permis de valider le paramétrage et réaliser un vote à blanc pour valider le processus, les urnes sont scellées. Il est alors créé et envoyé aux 3 membres du bureau (1 Président et 2 Assesseurs) 3 clefs de scellement dites ‘aléatoires complexes’.
La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. En revanche il est rappelé qu’en aucun cas cette information ne peut être utilisée pour un objectif de propagande/prosélytisme quelconque auprès des électeurs.
Les membres du bureau de vote ainsi que les Délégués Syndicaux Centraux (ou à défaut leur représentant désignés nommément) peuvent consulter, tout au long du scrutin, le taux de participation.
1.7 - Information des électeurs
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, est portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique conformément au calendrier du protocole d'accord pré-électoral relatif à ces élections. Elle est également mise en ligne sur le site intranet de SOLYSTIC afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.
En amont du scrutin, chaque électeur est informé individuellement par le prestataire et/ou le service RH des règles de fonctionnement du processus de vote, la période du scrutin, des codes/identifiants individuels de vote, et par tous moyens à disposition rappelant à un rythme régulier l'échéance de clôture du scrutin.
Pour le scrutin 2026, en ce qui concerne les salariés en congé de reclassement, ces informations leur seront transmises par un moyen à confirmer dans le protocole d’accord pré-electoral (mail personnel ou envoi groupé de type ‘drive’).
1.8 - La cellule d'assistance technique
Une cellule d'assistance technique est composée de représentants du prestataire. Cette cellule a pour vocation de garantir le bon fonctionnement et la surveillance du système de vote électronique.
Pendant le scrutin, elle fournit aux électeurs toutes les informations nécessaires au bon déroulement de l'expression de leur vote. Un numéro de téléphone est spécialement dédié à cette assistance et communiqué à l’ensemble des électeurs (cf. ci-dessous).
1.7 - Lieux et durée du scrutin
Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour, que la période de vote se déroule sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral relatif à ces élections.
Les électeurs ont possibilité de voter à tout moment pendant l'ouverture du scrutin, de n'importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections est mis à la disposition des salariés électeurs sur le site d’Alixan dans un local dédié pendant toute la durée des scrutins.
L’emplacement de ce poste doit permettre un isolement total, nécessaire pour assurer la confidentialité du vote et pouvoir exercer son droit de vote sans pression extérieure (lieu et modalités de discrétion à préciser dans le protocole d’accord pré-electoral). Une information sur cet emplacement est effectuée par une note de la Direction.
Article 2 - Déroulement des opérations de vote
2.1 - Modalités d'accès au serveur de vote
Chaque électeur reçoit avant le premier tour des élections par courrier électronique à son adresse professionnelle et/ou personnelle, un code d'identification personnel ainsi qu'un mot de passe généré par le prestataire.
Ces moyens d’authentification demeurent inchangés en cas de second tour.
Aucune personne non reconnue par le système n'a accès aux pages du serveur de vote. L'authentification de l'électeur est assurée par un serveur dédié après saisie par l'utilisateur du code identifiant et du mot de passe personnels. Chaque saisie du code identifiant et du mot de passe vaut signature de la liste d'émargement dès confirmation du vote.
Une fois connecté, l'électeur peut voter. Seules les listes des candidats correspondant à son collège pour les titulaires et pour les suppléants lui sont présentées aléatoirement. Il peut alors procéder à son choix.
La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. Cette transmission du vote fait l’objet d’un accusé de réception. L’électeur est invité à le conserver. L’électeur ne peut alors plus modifier son choix.
Ce vote est traité électroniquement de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique recensant tous les votes exprimés (respect de la chaine de chiffrage : connexion au site en https + certificat de sécurité, chiffrage des échanges entre le site et la base de données, chiffrage du bulletin sur site avant envoi dans l’urne).
A l'heure de clôture du scrutin défini dans le calendrier du protocole d'accord pré-électoral relatif à ces élections, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement peuvent s’effectuer.
2.2 - Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux prescriptions des articles R. 2314-10 et R. 2324-6 du Code du travail, les éléments d'identification de l'électeur et l'expression de son vote sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est chiffrée et stockée dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier des électeurs.
Préalablement à la mise en place des opérations électorale ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire soumet le système de vote électronique à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions du Code du travail. Le rapport de l'expert tient compte des recommandations de la CNIL en la matière. Ce rapport est communiqué aux Délégués Syndicaux signataires de l'accord.
2.3 - Opérations de dépouillement
A l'heure de clôture du scrutin, défini dans le calendrier du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne électronique, les listes d'émargement électroniques et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement est opéré par l'activation conjointe des 3 clefs de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Le mode de vote électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole d’accord pré-électoral relatif à ces élections. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.
Le Président et les autres membres du bureau de vote vérifient l'exactitude des procès-verbaux préremplis comprenant : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, nom de la liste et appartenance syndicale le cas échéant et les signent.
L’audience syndicale est également calculée automatiquement (représentativité syndicale).
Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats. Les documents sont ensuite transmis par SOLYSTIC aux autorités compétentes. Les données demeurent stockées en ligne 15 jours pendant la période potentielle de litige puis sont ensuite détruites.
Article 3 - Entrée en vigueur, dépôt et durée de l'accord
Conformément à l'article L. 2232-12 et suivants du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à chacune des organisations représentatives. Conformément à l'article L. 2231-6 du Code du travail, le texte du présent accord est déposé auprès de la DRIEETS de Nanterre (92) en deux (2) exemplaires dont une version papier par lettre recommandée avec avis de réception et une version électronique, ainsi qu’au Conseil de Prud'hommes de Boulogne-Billancourt (92).
Cet accord a une durée déterminée et concerne uniquement les élections professionnelles de 2026. Il est rappelé que les modalités d’organisation y compris du vote électronique des élections sont définies dans le protocole d’accord pré-électoral.
