ACCORD SUR LE CAHIER DES CHARGES RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
Entre :
La Société SOMFY Activités SA au capital de 35 000 000 euros, ayant pour numéro unique d’identification 303 970 230, RCS d’ANNECY, et dont le siège social est situé à 50 avenue du Nouveau Monde 74300 CLUSES (Haute-Savoie), représentée par Monsieur ……………………………., Directeur des Affaires Sociales de SOMFY ACTIVITES SA,
d'une part,
et,
Le Syndicat C.F.D.T., représenté par Monsieur ……………………………., en qualité de Délégué Syndical,
Le Syndicat C.F.E.-C.G.C., représenté par Monsieur …………………………., en qualité de Délégué Syndical,
Le Syndicat C.F.T.C., représenté par Monsieur ……………………………., en qualité de Délégué Syndical, d'autre part,
il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Afin de faciliter et de sécuriser le processus de vote, et d’encourager le taux de participation par une accessibilité accrue aux bureaux de vote pour les salariés, les parties au présent accord ont convenu de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles de l’entreprise.
Recours au vote électronique Conformément aux articles L. 2314-26 et R. 2314-5 du code du travail, les parties au présent accord ont convenu de réaliser l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique par voie électronique.
Le recours au vote électronique vaudra également pour les élections partielles éventuellement se déroulant en cours de mandat.
Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.
Le protocole d'accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales.
Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.
Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique L'employeur se charge, après appel d'offres, de choisir un prestataire chargé de concevoir et mettre en place le dispositif de vote électronique, conformément au cahier des charges précisé dans le présent accord.
Les coordonnées de ce prestataire sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral.
Cahier des charges Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d'assurer l'identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote, ainsi que la publicité du scrutin.
Confidentialité des données transmises Le dispositif assure la confidentialité des données transmises, à savoir :
les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;
la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;
l'émargement ;
l'enregistrement et le dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Contenu des fichiers Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant voté et d'éditer les listes d'émargement. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier « contenu de l'urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Les données enregistrées sont :
listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège électoral ;
fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d'authentification et coordonnées, le cas échéant ;
listes d'émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs ;
listes de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires et suppléants, appartenance syndicale ;
listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.
Les destinataires des données sont :
pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent ;
pour les listes d'émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l'emploi, les syndicats, l'employeur ou les agents habilités des services du personnel.
Garantie des exigences techniques Afin de s'assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaire. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.
Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal, est mis en place pour prendre le relais en cas de panne du système.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l'organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Mise en place d’une cellule d’assistance technique Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.
Cette cellule est composée des membres du bureau de vote.
Cette cellule d'assistance est chargée de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Déroulement du vote Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il sera alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes.
Le choix de l'électeur doit clairement apparaître à l'écran.
L'électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.
La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.
Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Dépouillement À la clôture des opérations de vote, la cellule d'assistance technique vérifie le scellement du système. L'ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.
L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement détenues par le président et les assesseurs.
Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique ". La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.
Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles sont ensuite détruites.
Information du personnel et de ses représentants L'employeur informe les organisations syndicales de salariés incluses dans le périmètre de l'accord autorisant le vote électronique et représentatives de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Il remet à chaque salarié une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Il assure une formation auprès des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique choisi.
Le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et est déposé sur l’intranet de l’entreprise.
Périmètre d’application Le présent accord s’applique à la société SOMFY ACTIVITES SA.
Durée et entrée en vigueur Le présent accord est conclu pour une durée liée aux élections professionnelles de 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours). Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.
Révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.
Formalités de dépôt et de publicité En application de l’article L. 2231-5 du code du travail, la partie la plus diligente des organisations signataires du présent accord en notifie le texte à l'ensemble des organisations syndicales représentatives à l'issue de la procédure de signature.
Par mesure de simplification, il est convenu que la notification sera effectuée par la Société.
La notification sera effectuée soit par lettre recommandé avec AR, soit par lettre remise en main propre, soit par courriel.
Le présent accord sera déposé par la Direction à la Direccte de Haute-Savoie, conformément à la réglementation en vigueur, en version électronique sur la plateforme en ligne dédiée.
Il sera également déposé en un exemplaire au Greffe du Conseil des Prud'hommes de BONNEVILLE.
Un exemplaire sera remis à l’initiative de la Direction à chaque délégation syndicale signataire.
Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de publicité.
Fait à CLUSES, le 26 mars 2019, en cinq exemplaires.
