ACCORD RELATIF A LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES (BDES) ACCORD RELATIF A LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES (BDES)
Entre
Sonepar International, représentée par ……………………….., Directeur des Ressources Humaines Siège, agissant par délégation, ci-après dénommée « La Société »,
D’une part,
Et
le Comité Social et Economique, ci-après dénommé « Le CSE »,
Article 4a - Modalités de connexion PAGEREF _Toc73627173 \h 9 Article 4b – Données présentes dans la BDES PAGEREF _Toc73627174 \h 9 Article 4c - Archivage des données PAGEREF _Toc73627175 \h 10 Article 4d - Opérations réalisables sur et à partir du module BDES PAGEREF _Toc73627176 \h 11 Article 4e – Maintenance, réparation et système de recours PAGEREF _Toc73627177 \h 11 Article 4f – Support aux utilisateurs PAGEREF _Toc73627178 \h 11
Article 5 – Exploitation de la BDES PAGEREF _Toc73627179 \h 11
Article 2 – Modalités de dépôt et de publicité PAGEREF _Toc73627182 \h 12
PREAMBULE
Le présent accord trouve son origine dans la loi du 14 Juin 2013 et son décret d’application du 27 Décembre 2013 ainsi que la loi du 17 août 2015.
Elles ont introduit dans le champ de l’information/consultation au Comité Social et Economique (CSE) une nouvelle procédure de consultation du comité sur les orientations stratégiques de l’entreprise.
Le présent accord s’inscrit également dans la volonté de Sonepar International de partager autant que possible des informations avec son Comité Social et Economique (CSE) afin de renforcer et favoriser le dialogue social.
A cet effet, la Base de Données Economiques et Sociales, dénommée « BDES » sert de support à cette consultation en mettant à disposition des informations classées et regroupées par catégorie de manière récurrente au CSE.
Ainsi, l’ensemble des informations de la BDES contribue à donner une vision claire et globale de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise.
Afin de simplifier et d’adapter l’utilisation de la BDES au regard de la taille et de la structure de la société, la Direction et les membres du CSE ont souhaité négocier via cet accord et de manière concertée certaines modalités de mise en place de la BDES telles que :
Le champ d’application ;
Le contenu ;
Modalité de consultation (droit d’accès au module digital, fréquence d’accès) ;
Le fonctionnement de la BDES (architecture, répartition des sujets, périodicité, confidentialité) ;
Le fonctionnement de l’accord (entrée en vigueur, actualisation).
La mise en œuvre de la BDES sera susceptible d’être progressive et évolutive, tant du point de vue des solutions technologiques que de son encadrement légal et réglementaire. Cet accord constitue le point de départ d’une nouvelle démarche dynamique avec le CSE qui permettra de renforcer l’implication de ses membres dans la prise de décisions stratégiques en tenant compte de leurs nouveaux besoins quant à la transparence documentaire.
Article 1 – Principes Généraux
Le présent accord vise à mettre en place la BDES définie par les articles L. 2312-18 et L. 2312-21 du code du travail.
Elle est intégrée comme un module spécifique au sein d’une plateforme digitale (Nibelis) permettant de relayer l’information aux membres du CSE. Ce module deviendra à terme le support unique de transmission d’information entre la Direction et les Instances Représentatives du Personnel.
L’ambition est de digitaliser dès que cela est possible les indicateurs contenus dans le module BDES afin de faciliter leur exploitation.
Dans une logique d’actualisation et de construction interactive, le module BDES pourra faire l’objet d’évolutions ultérieures, sans que celles-ci ne puissent remettre en cause les principes fondamentaux de cet accord.
Article 2 – Périmètre d’application de l’accord
Le présent accord s’applique à Sonepar International exclusivement.
Article 3 – Entrée en vigueur
Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1er Juin 2021 et sera appliqué lors de la première consultation annuelle prévue avant le 30 Septembre 2022.
Article 4 – Durée / Révision / Dénonciation de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée de trois ans.
II pourra être révisé par avenant, selon les mêmes formes requises par l’article L. 2312-21 du code du travail, notamment en cas d’évolution de la réglementation ayant un impact sur le contenu du présent accord.
Selon les mêmes modalités définies à l’article précité, il pourra également être décidé le cas échéant de mettre un terme anticipé audit accord.
BDES
Article 1 – Nature de la BDES
Afin de faciliter l’utilisation et l’accès aux données, la Société a choisi d’utiliser une solution numérique pour générer et gérer la BDES.
Le module BDES est créé dans une logique de co-construction avec un prestataire externe à la Société avec laquelle elle collabore pour la gestion de la paye, la gestion des absences, la gestion de données personnelles et le coffre-fort numérique : Nibelis.
Le module BDES sera tenu à disposition sur un support informatique externe accessible en permanence dans la limite des accès définis dans cet accord. Article 2 – Bénéficiaires de la BDES
Article 2a – Liste Bénéficiaires Les personnes ci-dessous peuvent avoir accès, selon les modalités exprimées ci-dessous, à la BDES ou à une partie de celle-ci :
Accès internes :
Les membres du CSE ;
Le représentant de la direction ;
Le représentant du service financier ;
Le représentant des Ressources humaines.
Accès externes :
La DREETS : Les éléments d’information contenus dans le module BDES sont mis à la disposition permanente de l’autorité administrative. Un droit d’accès spécifique sera prévu à cet effet ;
Les Expert(s) mandaté(s) : Les éléments d’information contenus dans le module BDES sont mis à la disposition ponctuelle du ou des experts dûment mandaté(s) dans le cadre de l’accompagnement des membres de l’instance, un droit d’accès spécifique sera prévu à cet effet.
Article 2b - Modalité d’accès et de visibilité aux bénéficiaires
Il existe une différence entre l’accessibilité et la visibilité.
La visibilité est liée à la mise à disposition de la BDES sur demande à un moment précis alors que l’accessibilité représente l’accès au module BDES de Nibelis sur une période donnée de façon permanente (dans les conditions exprimées ci-dessous) et liée à l’évolution / lecture des données en complète autonomie.
Ainsi, la BDES est visible pour :
La DREETS ;
Les expert(s) mandaté(s).
Et elle est accessible pour :
Le représentant de la direction ;
Le représentant du service financier ;
Le représentant des Ressources humaines ;
Les membres du CSE (titulaires et suppléants) ;
La BDES est accessible de façon permanente aux membres du CSE via un des ordinateurs de l’entreprise. Elle pourra être consultée en présentiel ou à distance exclusivement sur les horaires de bureaux soit du lundi au vendredi de 8h à 20h.
Article 2c - Confidentialité
En dehors des données réputées confidentielles par la loi, chaque bénéficiaire de la BDES a une obligation de discrétion les informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par la Direction (article L. 2312-36 du Code du travail). La Direction précisera le cas échéant la durée de ce caractère confidentiel.
En tout état de cause, les membres du CSE seront tenus à une obligation de confidentialité spécifique sur les données suivantes (classées par thèmes obligatoires) :
Investissement social, matériel et immatériel ;
Egalité professionnelle H/F ;
Rémunérations des salariés et dirigeants ;
Rémunérations des financeurs ;
Flux financiers à destination de l’entreprise.
Article 3 – Organisation et architecture de la BDES
Article 3a – Calendrier annuel et contenu
La BDES est réalisée dans l’objectif d’alimenter le dialogue social lors des procédures d’information et consultation récurrentes.
Le présent accord vise donc également à définir les conditions dans lesquelles vont s’inscrire ces procédures d’information et de consultation, notamment quant à la fréquence et l’organisation des sujets.
Sonepar ayant une structure de taille moyenne, il a été choisi de réaliser une seule réunion de consultation par année, avant le 30 Septembre, sous condition de l’arrêté des comptes financiers, dans l’objectif de traiter les 3 consultations annuelles obligatoires, à savoir :
Les orientations stratégiques et leurs conséquences ;
Les situations économiques et financières de l’entreprise ;
La politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.
Cette réunion sera organisée de la façon suivante :
Point sur l’état des données présentes dans la BDES ;
Présentation de la Direction sur les thèmes objet de la procédure d’information et consultation (orientations stratégiques et leurs conséquences, situation économique et financière de l’entreprise, politique sociale, conditions de travail et l’emploi) ;
Questions / réponses ;
Expression de l’avis du membre du CSE ;
Réponse de la direction à l’avis exprimé.
Le délai de consultation au titre des trois consultations ci-dessus commencera à courir à compter de la mise à disposition dans la BDES des informations.
Les membres du CSE seront informés par l’envoi d’une alerte de dépôt des informations requises sur l’adresse e-mail professionnelle des membres du CSE.
Exceptionnellement, cette information pourra avoir lieu par la remise en réunion ou lors de la convocation des éléments nécessaires à la consultation qui n’auront pu être données préalablement.
En principe, la procédure d’information-consultation annuelle portant sur les thèmes visés ci-dessus s’organisera donc dans le cadre d’une réunion unique du CSE qui sera fixée une fois la mise à disposition des informations nécessaires et ce dans le délai de consultation prévus.
Néanmoins, d’un commun accord entre la majorité des membres élus du CSE et la Direction, il pourra être convenu de tenir des réunions complémentaires à l’intérieur du délai de consultation afin de permettre au CSE de rendre un avis éclairé. La procédure d’information-consultation donnera lieu à un avis unique du CSE sur chacun des trois thèmes visés ci-dessus à l’intérieur du délai de consultation précité. Dans le cadre du présent accord les parties conviennent que le délai de consultation sera d’un mois à compter de la mise à disposition des informations requises sur la BDES et qu’il sera porté à deux mois en cas de désignation d’un expert lors de la première réunion. Dans ce cas, le rapport de l’expertise devra être communiqué auprès du CSE et de la Direction au plus tard 15 jours avant l’expiration du délai de consultation.
En tout état de cause, le CSE sera réputé avoir été régulièrement consulté et avoir émis un avis négatif en l’absence d’avis exprès à l’expiration de ces délais.
Article 3b – Architecture BDES
Les parties au présent accord ont choisi de traiter uniquement les 7 thèmes obligatoires à savoir :
Investissement social, matériel et immatériel ;
Egalité professionnelle H/F ;
Fonds propres, endettements et impôts ;
Rémunérations des salariés et dirigeants ;
Activités sociales et culturelles ;
Rémunérations des financeurs ;
Flux financiers à destination de l’entreprise.
Et d’exclure les points optionnels suivants :
Sous-traitance / partenariats ;
Transferts commerciaux et financiers entre entités du groupe.
Ces 7 thèmes seront abordés lors d’une seule et même réunion (consultation annuelle) autour des 3 grandes orientations suivantes :
Information et consultation sur les orientations stratégiques ;
Information et consultation sur la situation économique et financière ;
Information et consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.
Article 3c – Périodicité
L’alimentation du module BDES débutera en 2022 et sera en vigueur avant la première consultation annuelle, dans un délai raisonnable et avant le 30 Septembre, sous condition de l’arrêté des comptes financiers.
Les parties ont choisi de limiter l’extraction des données du module BDES à la périodicité suivante :
Année N-2
Année N-1
Année N ;
Année N+1
Année N+2
Année N+3.
Article 3d – Période de transition Les parties conviennent d’une période transitoire de 12 mois pour mettre en œuvre le module BDES. Ainsi l’accord rentre en vigueur au 1er Juin 2021 et la première BDES sera délivrée pour la première consultation annuelle, à savoir avant le 30 Septembre, sous condition de l’arrêté des comptes financiers.
Les parties au présent accord valident également une période de transition sur la périodicité en suivant le calendrier ci-dessous.
En 2022 : Mise à dispositions des données sur la périodicité suivante :
Année N-1 : 2020 ;
Année N : 2021 ;
Année N+1 : 2022.
En 2023 : Mise à dispositions des données sur la périodicité suivante :
Année N-2 : 2020 ;
Année N-1 : 2021 ;
Année N : 2022 ;
Et perspectives au titre des années :
Année N+1 : 2023 ;
Année N+2 : 2024 ;
Année N+3 : 2025.
Ainsi, dans cette logique de transition, la périodicité sera pleinement respectée (2 années avant, année N, 3 années après) lors de la réunion annuelle de 2023.
Article 4 – Module Nibelis BDES
Article 4a - Modalités de connexion
Tous les utilisateurs de la plateforme digitale mentionnés à l’article 2 du présent accord recevront, dès création de leur accès, un e-mail leur indiquant l’ouverture de l’accès à la plateforme digitale et, le cas échéant, au module BDES.
La mise à disposition des éléments d’information dans le module BDES vaut communication des rapports et information.
Les utilisateurs seront informés de la mise à disposition ou de la mise à jour d’un document, par l’envoi d’une alerte de dépôt sur leur adresse e-mail professionnelle.
Selon la problématique informatique détectée (accès ou utilisation de la plateforme), un point de contact sera déterminé.
Article 4b – Données présentes dans la BDES
La liste des informations présentes dans la BDES se compose de la façon suivante :
Présentation de la situation de l’entreprise :
Chiffres d’Affaires ;
Résultat Net ;
Résultat d’exploitation ;
Immobilisations.
Investissement :
Investissement social :
Evolution des effectifs par âge, ancienneté et type de contrat ;
Evolution des emplois par catégorie professionnelle ;
Evolution de l‘emploi de personnes handicapées ;
Evolution du taux de stagiaires et d’alternants par service ;
Conditions de travail : durée de travail à temps partiel, expositions aux risques et facteurs de pénibilité.
Investissement matériel et immatériel :
Evolution des actifs nets d’amortissement et de dépréciations éventuelles.
De par sa taille et son activité, Sonepar n’est pas concernée par la mise à disposition des éléments relatifs à la Recherche et Développement, et aux dépenses environnementales.
L’égalité homme/femme :
L’écart de rémunération femmes / hommes calculé à partir de la moyenne de la rémunération des femmes comparée à celle des hommes, par tranche d'âge et par catégorie de postes équivalents ;
L’écart de taux d’augmentations individuelles entre les femmes et les hommes ;
Le pourcentage de salariées ayant bénéficié d'une augmentation dans l'année suivant leur retour de congé de maternité, si des augmentations sont intervenues au cours de la période pendant laquelle le congé a été pris ;
La parité parmi les 10 plus hautes rémunérations.
Fonds propres, endettement et impôts :
Capitaux propres de l’entreprise ;
Emprunts et dettes financières avec les échéances et les charges financières ;
Impôts et taxes.
Rémunération des salariés et des dirigeants :
Evolution des rémunérations :
Frais du personnel avec les cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie, par sexe, salaire moyen par sexe et par catégories professionnelles ;
Montant global des rémunérations des 5 personnes les mieux rémunérées.
Epargne salariale :
Montant global et moyen de l’intéressement.
Rémunérations accessoires :
Prime par sexe et par catégories professionnelles, avantages en nature, régime de prévoyance et de retraite supplémentaire.
Activités sociales et culturelles :
Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles ;
Dépenses directement supportées par l’entreprise ;
Mécénat.
Rémunérations des financeurs :
Rémunération des actionnaires ;
Rémunération de l’actionnariat salarié.
Flux financiers à destination de l’entreprise :
Aides publiques ;
Réductions d’impôts ;
Exonérations et réductions de cotisations sociales ;
Crédits d’impôts.
Article 4c - Archivage des données
Les documents ou rapports faisant l’objet d’une information et d’une consultation ponctuelle seront archivés dans le module de gestion de la BDES dans le respect des règles en vigueur relatives à la protection des données.
En outre, tout document ou rapport faisant l’objet d’un envoi et d’un dépôt (format PDF) dans le module de gestion de la BDES sera archivé dans ledit module.
Article 4d - Opérations réalisables sur et à partir du module BDES
Les utilisateurs du module Nibelis pourront effectuer les opérations suivantes sur l’espace BDES :
Visionner la BDES de façon générale ;
Visionner la BDES par partie ;
Télécharger la BDES / exporter les données.
Article 4e – Maintenance, réparation et système de recours
La BDES est accessible dans les conditions exprimées dans l’Article 2 de cet accord sauf dans le cadre d’opérations de maintenance ou d’évolution(s) majeure(s). Dans ce cas, les données pourront être temporairement bloquées dans le but d’assurer leur conservation.
L’accès, sera lui, reporté au regard du temps nécessaire pour l’opération.
Toute incidence sur l’accès sera communiquée en amont de l’information par tout moyen possible (email, notification Nibelis, etc.).
Article 4f – Support aux utilisateurs
Un service de support aux utilisateurs sera mis en place pour répondre à leurs demandes et solutionner les incidents signalés dans les meilleurs délais.
Article 5 – Exploitation de la BDES
Etant donné l’importance stratégique et le niveau de confidentialité des informations contenues dans la BDES, l’exploitation et la gestion de celle-ci est réservée à la Société permettant ainsi de garantir un niveau de sécurité optimal.
DISPOSITIONS FINALES
Article 1 - Amélioration continue
Au regard du caractère novateur de la mise en place de la plateforme digitale intégrant notamment le module BDES, il est convenu entre les parties de mettre en place un processus d’amélioration continue de celle-ci.
Ainsi, pendant trois ans, à l’initiative de la Direction, les parties signataires se réuniront tous les ans au cours du premier trimestre, à l’occasion d’une réunion. L’objectif sera de dresser un bilan du fonctionnement de la plateforme digitale et d’identifier les améliorations souhaitables en vue d’atteindre le niveau d’information optimal au sein des différentes instances.
Préalablement à cette réunion, les membres du comité recueilleront les points de dysfonctionnements éventuels et les souhaits d’évolution du module BDES, ainsi que des droits d’accès aux différents modules.
Au cours de cette réunion, les participants identifieront notamment les demandes d’ajout, de suppression ou de modification de certains indicateurs, dans l’hypothèse où il apparaitrait utile de compléter, supprimer ou/et modifier certains indicateurs retenus dans le présent accord par rapport aux trois blocs d’informations et consultations récurrentes, ou en cas d’évolutions réglementaires.
Il est rappelé que toute demande de modification ne pourra être prise en compte qu’après validation de la faisabilité technique. Les modifications retenues prendront effet au plus tard à compter du 1er janvier de l’année suivante. Enfin, toute modification sera formalisée par la signature d’un avenant au présent accord.
Toute modification issue de cette démarche d’amélioration sera formalisée par la signature d’un avenant au présent accord.
Article 2 – Modalités de dépôt et de publicité
Le présent accord donnera lieu à dépôt auprès de la Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) via la plateforme TéléAccords ( www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) et d’un dépôt auprès du Conseil de prud’hommes de Paris.
Le présent accord fera l’objet des mesures de publication légale, et sera donc publié, après anonymisation, sur la base de données nationale dont le contenu est publié en ligne sur le site Legifrance.
Un exemplaire original de l’accord sera remis aux parties signataires.
Le présent accord sera communiqué et mis à disposition à l’ensemble des collaborateurs de la Société.
Fait à Paris et à distance, par signature électronique, le 18/08/2021.
Pour l’entreprise :
Directrice des Ressources Humaines Holding [Signature]
