ACCORD RELATIF AU RECOURS À LA VISIOCONFÉRENCE LORS DES RÉUNIONS DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE DE L'UNITÉ ECONOMIQUE ET SOCIALE SPENDESK
ENTRE
L’UES SPENDESK
Composée des sociétés :
La société SPENDESK SAS, société par action simplifiée au capital social de 324.465,76 €, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 821 893 286, dont le siège social est sis 51 rue de Londres – 75008 PARIS,
La société SPENDESK FINANCIAL SERVICES (« SFS »), société par actions simplifiée au capital social de 8.000.000 €, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de PARIS sous le numéro 900 518 101, dont le siège social est sis 51 rue de Londres – 75008 PARIS.
D’une part,
ET
L’organisation syndicale représentative au sein de l’UES, la CGT, D’autre part.
3.1. – Cadre juridique3 3.2. – Réunions concernées3 3.3 – Information des représentants du personnel4 3.4 – Moyens techniques4 3.5 – Modalités de vote4 3.6 – Suspension de la séance5 3.7 – Matériel mis à disposition et sécurité informatique5
Article 4 — Application de l'accord6
4.1 – Entrée en vigueur et publicité6 4.2 – Conditions de révision6 4.3 – Publicité6
PREAMBULE
Le mode de travail habituel de Spendesk SAS et SFS et leur attachement à une pratique volontaire au bureau ou à distance bien avant la crise sanitaire a amené la Direction et les membres du Comité Social et Économique à engager des discussions sur la possibilité de recourir à la visioconférence de manière durable. A cet égard, il a notamment été mis en avant les différents avantages que représente le recours à ce dispositif tant pour les membres du Comité Social et Économique que pour les sociétés composant l’UES, s’agissant notamment de :
la réduction des temps de trajets entre les différents sites des sociétés de l’UES ;
de s’inscrire dans une démarche RSE en évitant les déplacements ce qui aura un impact sur l’environnement et sur la santé des membres composant l’instance ;
la réduction des frais liés à ces déplacements ;
l’amélioration de la présence des membres du Comité Social et Économique aux réunions.
Il est convenu que l’organisation des réunions sera cadrée par les conditions définies ci-après :
Article 1 – Objet
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du Comité Social et Économique de l’UES SPENDESK au-delà de 3 réunions par an en vertu de l’article L2315-4 du code du travail.
Article 2 – Champ d’application
Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres du Comité Social et Économique de l’UES disposant des moyens techniques satisfaisant à la connexion au service de visioconférence. Les parties conviennent que le présent accord se substitue à toute pratique, usage ou accord collectif antérieur portant sur le même objet.
Article 3 – Le recours à la visioconférence
3.1. – Cadre juridique
L’article L. 2315-4 du Code du travail dispose que « le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l'absence d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. » Le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 détermine les conditions techniques du recours à la visioconférence pour les réunions du Comité Social et Économique et les modalités pour procéder, dans ce cadre, au vote.
3.2. – Réunions concernées
Il est décidé de recourir à la visioconférence pour toutes les réunions du Comité Social et Économique, ordinaires et extraordinaires, pendant toute la durée du présent accord. En tout état de cause, les membres du Comité Social et Économique auront le choix d’assister aux réunions :
Soit en présentiel ;
Soit en visioconférence.
Les réunions se tiendront en mode dit hybride.
3.3 – Information des représentants du personnel
L'information des membres du Comité Social et Économique sur les modalités de tenue de la réunion se fera, dans la mesure du possible, dans un délai raisonnable et, au plus tard lors de l’élaboration de l'ordre du jour avec le secrétaire. Le lien d’accès à la visioconférence sera mentionné sur la convocation à la réunion. En revanche, les membres du Comité Social et Économique auront toujours la possibilité de faire connaître leur refus de la visioconférence si la majorité des membres s’y oppose. A ce moment-la, un délai de prévenance de 24 heures à compter de la publication de l’ordre du jour sera applicable pour des questions d’organisation.
3.4 – Moyens techniques
La visioconférence sera réalisée via la plateforme de visioconférence « Zoom ». Ce dispositif permet l’identification des participants (connexion avec adresse e-mail professionnelle) et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. La Direction s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de la réunion et vérifiera la présence des membres titulaires et des membres suppléants qui remplacent des titulaires. Il appartient alors à la Direction de s’assurer de l’absence de failles de sécurité. Le cas échéant, la Direction ouvrira l'accès à des tiers externes à l’entreprise afin de pouvoir se connecter (par exemple : un médecin du travail) si leur présence est requise. En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres du Comité Social et Économique pourront décider du report de la réunion de l’instance. Toute suspension de séance en cours de réunion devra être mentionnée dans le procès-verbal. Le choix du dispositif de visioconférence, à savoir « Zoom », pourra être changé à la majorité des membres présents en réunion du Comité Social et Économique.
3.5 – Modalités de vote
Vote à main levée
Les votes ont lieu habituellement à main levée. Le recueil d’avis pourra se faire :
Soit par main levée de manière claire en activant l’option caméra ;
Soit, lorsque le dispositif de visioconférence le permettra, en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet.
Vote à bulletin secret
Dans les cas de consultations expressément prévus par la loi où il ne serait pas possible de voter à main levée, il sera procédé à un vote à bulletin secret. Le dispositif technique devra garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. A cet effet, l’entreprise aura recours à un outil de vote externe et sécurisé (article D2315-1 code du travail). Le vote aura lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le Président du Comité Social et Économique. Les membres du Comité Social et Économique présents physiquement à la réunion pourront, au choix, utiliser le dispositif électronique ou bien voter à bulletin secret. Le choix du dispositif de vote électronique pourra être changé à la majorité des membres présents en réunion du Comité Social et Économique. La Direction fera appel à une solution électronique garantissant notamment la confidentialité visée ci-dessus lorsqu’une consultation requérant un vote à bulletin secret sera prévue.
3.6 – Suspension de la séance
Le Président et les membres du Comité Social et Économique (à la majorité des présents) gardent la possibilité de suspendre la séance. Pour éviter de perturber anormalement le bon fonctionnement de la réunion, il est convenu entre les parties que la durée d’une suspension de séance ne pourra pas dépasser 30 minutes, et il ne pourra pas y avoir plus de 2 suspensions par réunion. Lors de la suspension de séance, le son et l’image seront coupés temporairement.
3.7 – Matériel mis à disposition et sécurité informatique
Les membres du Comité Social et Économique doivent utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence. Les membres du Comité Social et Économique doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs. Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les membres du Comité Social et Économique doivent se conformer strictement aux règles en vigueur de l'entreprise. Ils s'engagent ainsi à respecter la politique informatique applicable, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l'entreprise.
Article 4 — Application de l'accord
4.1 – Entrée en vigueur et publicité
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, correspondant à la durée du mandat en cours. Le présent accord entre en vigueur dès le lendemain de son dépôt auprès des services du ministère du travail et au greffe du conseil de prud’hommes.
4.2 – Conditions de révision
Le présent accord pourra être révisé à tout moment. Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées (l’employeur ou une majorité des membres titulaires du Comité Social et Économique) devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre aux autres parties, et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision ainsi que le projet de texte révisé. Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision. L’avenant éventuel de révision du présent accord fera l'objet des mêmes mesures de publicité que l’accord initial.
4.3 – Publicité
Le présent accord sera déposé sur la plateforme accessible depuis le site https://accords-depot.travail.gouv.fr/accueil, accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du Code du travail. Conformément à l'article D. 2231-2 du Code du travail, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Paris. Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail. A défaut d’un tel acte, le présent accord sera publié dans une version intégrale ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires. Enfin, le présent accord sera diffusé sur l'intranet de l’entreprise. Fait à Paris, en 3 exemplaires, le 26 octobre 2023
Pour l’UES SPENDESK
Président SPENDESK
Président SPENDESK FINANCIAL SERVICES
Pour le Comité Social et Économique de l’UES SPENDESK
