PROTOCOLE D'ACCORD PRÉÉLECTORALRELATIF À LA MISE EN PLACEDU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE (CSE)
ENTRE :
La société SPIECAPAG RÉGIONS FRANCE, société par actions simplifiée unipersonnelle, domiciliée ZI du Bois Vert, 10 avenue de Pradié, 31120 Portet-sur-Garonne, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Toulouse sous le numéro 403 284 839, au capital de 1 525 000,00 euros, représentée par XXXXXXX, agissant en qualité de Responsable RH, ci-après dénommée la « Société »
ET
Les organisations syndicales représentatives :
CGT représentée par XXXXXXX
CFE- CGC représentée par XXXXXXX
CFDT représentée par XXXXXXX
PRÉAMBULE Le
06/02/2026, le personnel a été informé de l'organisation des élections professionnelles par affichage dans les locaux de la société SPIECAPAG RÉGIONS FRANCE.
Dans le cadre de la mise en place du Comité Social et Économique (CSE), la direction a invité les organisations syndicales visées à l'article L. 2314-5 du Code du travail à négocier le Protocole d'Accord Préélectoral, par lettre recommandée avec accusé de réception
06/02/2026.
SPIECAPAG RÉGIONS FRANCE ne dispose pas de section syndicale ou bien de délégués syndicaux à la date d’envoi et d’information de l'organisation des élections.
Le
20/02/2026, les organisations syndicales précitées se sont présentées à la table des négociations en vue de négocier, notamment la répartition du personnel et des sièges dans les différents collèges électoraux ainsi que les modalités d'organisation et de déroulement des élections professionnelles.
Recours au vote électronique :
L'article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles. Les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail définissent les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE. L’accord signé le 31/07/2014 a autorisé l'utilisation du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE. L'accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à la société ELECTIS, pour les élections régies par le présent accord.
CALENDRIER DES ÉLECTIONS CSE 2026
Fin du mandat le samedi 25 avril 2026
Étapes
Dates et heures
Affichage de la note service sur l'organisation des élections (information du personnel) Vendredi 6 février 2026 Invitation des syndicats Vendredi 6 février 2026 Réunion de négociation et de signature du PAP Vendredi 20 février 2026 à 17h00 Affichage du PAP signé dans les locaux Lundi 23 février 2026 Appel à candidature du 1er tour Vendredi 6 mars 2026 Affichage des listes électorales Vendredi 6 mars 2026 Envoi des courriers avec les codes d’accès Lundi 16 mars 2026 Désignation des membres des bureaux de vote Lundi 23 mars 2026
1er Tour
Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées Mercredi 25 mars 2026 12h00
Affichage de la liste des candidats + envoyer mail aux chefs de chantier pour mettre un ordi à disposition des ouvriers Jeudi 26 mars 2026
Remise des professions de foi Jeudi 26 mars 2026
Formation, test et scellement du système de vote + faire une communication sur les clés de déchiffrement Mercredi 1er avril 2026 à 15h00
Ouverture du vote + envoi du mode d'emploi Mardi 7 avril 2026 à 9h00
Clôture de vote Jeudi 9 avril 2026 à 15h00
Dépouillement Jeudi 9 avril 2026
2e Tour
Appel à candidature + diffusion d'un document synthétisant l'organisation du 2e Tour Vendredi 10 avril 2026
Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées Mercredi 15 avril 2026 à 12h00
Affichage de la liste des candidats + envoyer mail aux chefs de chantier pour mettre un ordi à disposition des ouvriers Jeudi 16 avril 2026
Formation, test et scellement du système de vote + faire une communication sur les clés de déchiffrement Vendredi 17 avril 2026 à 15h00
Ouverture du vote + envoi du mode d'emploi Lundi 20 avril 2026 à 9h00
Clôture de vote Jeudi 23 avril 2026 à 15h00
Dépouillement Jeudi 23 avril 2026 Envoi copie PV aux OS et à l'inspection du Travail + affichage des membres élus Vendredi 24 avril 2026
ARTICLE 1 - OBJET ET CHAMP D'APPLICATION
Le présent accord a pour objet de définir les modalités d'organisation de l'élection des représentants du personnel au CSE de la société SPIECAPAG RÉGIONS FRANCE RÉGIONS FRANCE. Conformément aux dispositions légales, le présent accord a pour champ d'application le CSE de l'entreprise SPIECAPAG RÉGIONS FRANCE RÉGIONS FRANCE.
ARTICLE 2 - DATE DES ÉLECTIONS ET HORAIRES DU SCRUTIN
Pour le premier tour, la date d'ouverture du scrutin est fixée pour l'ensemble des collèges
du 07/04/2026 à 09h00 au 09/04/2026 à 15h00.
Au premier tour, sont habilitées à présenter leur liste de candidats, les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise, les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnel, et tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d'indépendance, légalement constitué depuis au moins 2 ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise concernée. Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats libres et aux candidatures syndicales dans les conditions définies pour le premier tour, dans l'un des cas suivants :
Quorum non atteint au premier tour : moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable.
Carence : absence de candidature syndicale au premier tour.
Non-attribution de siège : les sièges n'ont pas tous été pourvus dès le premier tour.
Les cas ci-dessus s'apprécient par collège et par scrutin. Le cas échéant, la date d'ouverture du scrutin du deuxième tour est fixée le
du 20/04/2026 à 09h00 au 23/04/2026 à 15h00.
Les collèges concernés par cette élection sont composés de :
Collège n°1 : Ouvriers & Employés de niveau A à D
Collège n°2 : Techniciens & Agents de maîtrise niveau E à H
Collège n°3 : Cadres
ARTICLE 3 - EFFECTIFS ET NOMBRE DE SIÈGES
L'effectif à la date du premier jour du 1er tour de scrutin est calculé selon les règles prévues aux articles L. 1111-2 et L. 1111-3 du Code du travail. Plus précisément, y sont inclus :
les CDI à temps plein,
les CDD (sauf s'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),
les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an (sauf s'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),
les salariés temporaires sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise proportionnellement à leur temps de présence au cours des douze mois précédents (sauf s'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),
les salariés à temps partiel en fonction de leur durée du travail.
En sont exclus :
les apprentis,
les stagiaires,
les titulaires d'un contrat de professionnalisation, jusqu'au terme prévu par le contrat lorsque celui-ci est à durée déterminée, ou, jusqu'à la fin de l'action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée.
L'effectif (ETP : équivalent temps plein) de référence servant à déterminer le nombre de sièges est de
Conformément aux dispositions de l'article L. 2314-18 du Code du travail, sont électeurs les salariés de l'entreprise qui remplissent les conditions suivantes à la date du premier tour du scrutin :
être titulaire d'un contrat de travail,
être âgé de 16 ans révolus,
n'avoir fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques,
travailler depuis 3 mois au moins dans l'entreprise à la date du premier tour des élections.
Par application de l'article L. 2314-23 du Code du travail, pour les salariés mis à disposition qui remplissent les conditions mentionnées au 2° de l'article L.1111-2 du Code du travail, la condition de présence dans l'entreprise utilisatrice est de douze mois continus pour y être électeur. À cet effet, la direction constate qu'il n'y a pas d'entreprises prestataires ayant du personnel mis à disposition de la société. Il n'y a donc aucune entreprise prestataire à contacter afin qu'elle fournisse la liste des salariés mis à disposition répondant aux critères de présence dans les locaux et d'ancienneté et qui souhaiteraient voter au sein de la société
ARTICLE 5 - CONDITIONS POUR ÊTRE ÉLIGIBLE
Conformément aux dispositions de l'article L.2314-19 du Code du travail, pour être éligible, un salarié doit répondre aux conditions suivantes pour chaque tour de scrutin :
être électeur,
être âgé de 18 ans révolus à la date du scrutin,
travailler depuis 1 an au moins dans l'entreprise,
ne pas avoir de lien proche avec l'employeur (conjoint, partenaire de PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré) ou disposer d'une délégation écrite particulière d'autorité leur permettant d'être assimilé au chef d'entreprise ou de le représenter effectivement devant le CSE.
Les personnes mises à disposition, même enregistrées comme électeurs, ne sont pas éligibles au CSE.
ARTICLE 6 - LISTE DES CANDIDATS
Pour rappel, le personnel a été informé le
06/02/2026, par affichage, du déroulement des élections.
Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote, les dates limites de dépôt des listes sont fixées :
pour le premier tour : le 25/03/2026 à 12h00.
dans l'éventualité d'un second tour : 15/04/2026 à 12h00.
Les listes de candidats doivent être déposées obligatoirement auprès de
XXXXXXX
Par email : XXXXXXX@spiecapag.com
Dans l'éventualité d'un second tour, les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite. Les listes de candidats seront également transmises au prestataire retenu pour le vote électronique selon le même calendrier. Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages du site internet et notamment de la présentation des listes de candidats et des bulletins de vote. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes ou choix proposés. Les listes de candidats sont établies distinctement pour chacun des scrutins (Titulaires et Suppléants). Elles peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir. Les candidatures doubles (Titulaires et Suppléants) sont autorisées, mais un candidat élu Titulaire ne peut être élu Suppléant. Les listes sont affichées par la direction le jour de la clôture des candidatures dans l'après-midi. Au premier tour de scrutin, les organisations syndicales suivantes peuvent présenter des candidats :
les syndicats représentatifs dans l'entreprise et/ou ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise,
les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative au niveau national et interprofessionnel,
tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constitué depuis au moins deux ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise.
Au second tour, les candidatures sont libres. Les candidatures individuelles constituent chacune une liste. Pour rappel, les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au deuxième tour sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite. Les listes des candidats seront communiquées par
affichage.
ARTICLE 7 - REPRÉSENTATIVITÉ ÉQUILIBRÉE DES FEMMES ET DES HOMMES
Conformément à l'article L. 2314-30 du Code du travail, pour le premier tour, les listes comportent plusieurs candidats et sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes. Ces règles s'appliquent à la liste de candidature pour le scrutin des élus titulaires et le scrutin des élus suppléants pour le premier tour et le second tour des élections professionnelles à l'exception des candidatures libres au second tour. Compte tenu de la faible proportion de femmes dans les collèges, l’application de l’article L.2314-30 du Code du travail conduit à un nombre de sièges à pourvoir pour le sexe féminin égal à zéro. Les organisations syndicales peuvent donc présenter des listes composées exclusivement de candidats masculins.
ARTICLE 8 - MODALITÉS DE VOTE
8.1 Recours au vote électronique
Les élections professionnelles auront lieu par voie dématérialisée, conformément à l'accord sur le vote électronique du
20/02/2026. La solution technique utilisée pour le vote électronique est celle mise au point et commercialisée par :
ELECTIS SOLUTIONS
83 rue de l'université 75007 PARIS Immatriculée au registre du commerce et des sociétés de PARIS sous le numéro 918 956 178 L'URL retenue pour le site de vote est :
scrf.cse.electis.app
Conformément à l'article R. 2314-13 du Code du travail, le cahier des charges du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent Protocole d'Accord Préélectoral.
8.2 Envoi du courrier avec les identifiants de connexion au site de vote électronique
La société Electis solutions, retenue pour le vote électronique, adresse par courrier à chacun des électeurs contenant un identifiant permettant aux votants de se connecter sur le site de vote. La direction par voie d’affichage communiquera aux électeurs la possibilité de récupérer sous format papier remis en main propre contre signature leur code d’accès individuel.
8.3 Déroulement des élections professionnelles
L'électeur se connecte grâce à l’identifiant présent sur son courrier, et valide son vote grâce à une troisième information personnelle connue de l'électeur et définie dans le cahier des charges. L'électeur reçoit une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Par ailleurs :
l'électeur pourra accéder, durant toute la période de vote, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,
l'électeur choisit un scrutin (titulaires ou suppléants). Les scrutins pour lesquels il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,
le service affiche les listes des candidats pour le scrutin choisi,
l'électeur peut : choisir une liste complète, raturer des candidats, voter blanc,
le choix de l'électeur lui est rappelé et il peut le modifier,
l'électeur confirme son vote,
un accusé de vote est affiché à l'écran.
8.4 Validation et test du système de vote
Une procédure de validation, de scellement précède l'ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de vérifier les données du système. Elle est menée par les membres du bureau de vote assisté ou non par le prestataire. À la suite de la procédure, le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système est alors sécurisé jusqu'à la fin du scrutin. Le scellement (fermeture des urnes) donne lieu à la création de clés pour chaque membre du bureau de vote appelées clés de chiffrement. Ces clés sont confiées aux membres du bureau de vote et devront être renseignées à l'issue du scrutin pour accéder aux urnes, lancer le dépouillement et générer les documents de résultats.
8.5 Assistance aux utilisateurs
Le support niveau 1 et 2 est assuré par Electis Solutions. La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la supervision technique de ce système de vote. Elle assure le support niveau 3. Durant la période d'ouverture, la cellule d'assistance pourra être contactée par les électeurs à l'adresse aide@electis.io ou au 07 56 99 95 87. La cellule est ouverte de 7h30 à 22h30.
ARTICLE 9 - BUREAU DE VOTE
Compte tenu de l'organisation par vote électronique, un bureau de vote par collège sera mis en place pour les deux tours de scrutin. À défaut, le bureau de vote est composé d'un président et deux assesseurs. Le bureau de vote sera constitué par appel à volontaires. Le bureau de vote est composé des deux salariés électeurs les plus âgés (dont le président) et du plus jeune des salariés électeurs, sous réserve que tous acceptent cette fonction. Dans la mesure du possible, le bureau constitué pour le premier tour est conservé à l'identique pour l'éventuel second tour. Afin de veiller au principe de neutralité, le président ne pourra pas être candidat aux élections. Le prestataire formera le bureau de vote à l'utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d'assurer ses missions. Durant la période de vote, l'ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes. Le bureau de vote :
Contrôle le déroulement des opérations électorales,
S'assure de la régularité du scrutin et du secret du vote,
Procède au dépouillement,
Signe les procès-verbaux des élections.
L'employeur ou son représentant pourra assister au déroulement des opérations électorales à condition de respecter une stricte neutralité. Un représentant désigné par chaque liste pourra également assister aux opérations électorales dans ces mêmes conditions.
ARTICLE 10 - DATE ET HORAIRES DU VOTE ÉLECTRONIQUE
L'élection peut avoir lieu pendant le temps de travail. Le cas échéant, la participation aux scrutins n'entraîne aucune perte de salaire pour le salarié. Les plages horaires de vote électronique pour le premier tour sont fixées ainsi :
Premier tour :
Scellement de la plateforme de vote : 03/04/2026 (date et heure sont à définir)
Période de vote : du 07/04/2026 à 09h00 au 09/04/2026 à 15h00
Descellement et proclamation des résultats : 09/04/2026 à 15h00
S'il y a lieu de procéder à un second tour, les plages horaires de vote électronique sont fixées ainsi :
Second tour :
Scellement de la plateforme de vote : 17/04/2026 (date et heure sont à définir)
Période de vote : du 20/04/2026 à 09h00 au 23/04/2026 à 15h00
Descellement et proclamation des résultats : 23/04/2026 à 15h00
ARTICLE 11 - CAMPAGNE ÉLECTORALE ET PROPAGANDE DES CANDIDATS
11.1 Profession de foi
Les listes en présence (organisations syndicales et candidats libres au second tour) remettent au plus tard à la direction leur profession de foi aux dates limites indiquées ci-dessous :
pour le premier tour : le 25/03/2026 à 12h00
pour le second tour : le 15/04/2026 à 12h00
Les professions de foi seront transmises, à l'initiative de la direction des Ressources Humaines, au prestataire retenu pour le vote électronique le même jour que celui de la date limite de dépôt des listes de candidats. Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisé Electis solution (prestataire retenu pour la fourniture d'un site de vote en ligne). Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :
format PDF de 500 Ko au maximum
transmission du logo en JPG
format de l'ensemble du fichier : A4
Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d'un logo et / ou d'une photo, qui seront – le cas échéant – affichés sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo devra respecter les prérequis suivants : format jpg de 500 KO au maximum, taille de 100 pixels x 100 pixels. La photo devra respecter les prérequis suivants : format jpg de 500 KO au maximum, taille de 50 pixels x 50 pixels. Les professions de foi et logos doivent être envoyés selon les mêmes modalités que celles prévues pour le dépôt des listes de candidats, c'est-à-dire par voie dématérialisée à l'adresse suivante : XXXXXXX@spiecapag.com. Les listes en présence assurent leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales en vigueur et notamment de l'article L. 2142-4 du Code du travail.
11.2 Fin de la campagne électorale
En référence aux articles 49 et suivants du code électoral, il est convenu qu'aucune diffusion de tract ou autre support de propagande électorale ne se fera durant la période de vote. En conséquence, la propagande électorale prendra fin 72H avant chaque scrutin.
ARTICLE 12 - DURÉE DES MANDATS
La durée des mandats est légalement fixée à 4 années.
ARTICLE 13 - DÉPOUILLEMENT
La date de dépouillement des élections est fixée :
pour le premier tour : le 09/04/2026 à 15h00
pour le second tour, le cas échéant : le 23/04/2026 à 15h00
Le processus de dépouillement est le suivant :
clôture du site internet de vote,
déchiffrement des suffrages à l'aide des clés des membres du bureau de vote,
calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
téléchargement des listes d'émargement, des procès-verbaux, impression et envoi des procès-verbaux aux membres du bureau pour signature.
ARTICLE 14 - PROCLAMATION DES RÉSULTATS
Les résultats sont proclamés par le Service Ressources Humaines. Un procès-verbal par urne original est établi permettant de faire état des résultats de chaque scrutin. Ces procès-verbaux sont signés par les membres du bureau de vote. Chaque liste ayant présenté des candidats peut se faire remettre une copie de ce procès-verbal sur simple demande. Dès le lendemain des élections professionnelles, les résultats seront communiqués à l'ensemble des salariés par tous moyens. Une fois cette action réalisée, ELECTIS SOLUTIONS est invité à télétransmettre les élections auprès du CTEP dans les quinze jours suivant la tenue des élections professionnelles. Puis l'entreprise pourra téléverser chaque PV sur la plateforme du CTEP.
ARTICLE 15 - DÉPÔT ET PUBLICITÉ DU PROTOCOLE (OU DE LA DÉCISION)
Le présent protocole d'accord sera notifié, par lettre recommandée avec avis de réception ou par courrier remis en mains propres contre récépissé, à l'ensemble des organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent accord, signataires ou non. En application du décret n° 2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant de
SPIECAPAG RÉGIONS FRANCE. Ce dernier déposera le présent accord sur la plateforme nationale « Télé Accords » à l'adresse suivante : https://accords-depot.travail.gouv.fr
Le présent accord sera porté à la connaissance des salariés par tous moyen.
Fait le
20/02/2026.
Pour la Société :
XXXXXXX
Pour les Organisations Syndicales
CGT
CFDT
CFE-CGC
ANNEXE 1 : CAHIER DES CHARGES TECHNIQUE
1. Définition et caractérisation de la prestation
1.1. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
1.1.1. Fonctionnalités générales
1.1.1.1. Système de vote électronique distant
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé chez le client mais chez le prestataire externe (en mode Software as a Service). Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet, étant rappelé que le vote électronique se déroulera sur une période délimitée.
1.1.1.2. Période des élections
La durée du premier tour de scrutin et du second tour sont déterminées par les modalités de vote. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à la plateforme 24 heures sur 24. Il est entendu qu'ils ne pourront voter que pendant la période d'ouverture des votes définis dans les modalités de vote.
1.1.1.3. Nature des élections
Les élections à organiser sont les élections des titulaires et suppléants des membres du CSE. Les électeurs ayant le droit de voter pourront participer à l'ensemble des élections. Il est entendu que le client fournira au prestataire toutes les données nécessaires concernant les personnes pouvant exercer leur droit de vote.
1.1.1.4. Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire répond aux exigences minimales légales, réglementaires et conventionnelles qui sont les suivantes :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs ne doivent être accessibles qu'à l'organisateur des élections et aux personnes en charges de la maintenance du système chez le prestataire ;
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du vote ;
Le dispositif doit garantir que l'identité de l'électeur ne peut pas être mise en relation avec l'expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
1.1.2. Scénario de vote
1.1.2.1. Étapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour les élections :
Une étape d'authentification de l'électeur : celui-ci devra se connecter à la plateforme au moyen du lien d'identification unique envoyé au moment de l'ouverture du vote et les quatre derniers chiffres du numéro de sécurité sociale qui seront contrôlés au moment de la validation du bulletin.
Une étape de présentation des listes de candidatures en présence.
Le choix par l'électeur d'une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc ».
La possibilité de choisir tout ou partie des candidats présents dans la liste choisie.
La présentation du bulletin de vote définitif.
La confirmation à l'électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote.
La possibilité pour l'électeur de vérifier, à l'issue du vote, la présence de son bulletin dans l'urne et son intégrité.
1.1.2.2. Émargement électronique, unicité du vote
Le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l'électeur et ne permettra plus à ce dernier d'effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote). En revanche, le système doit permettre de voter en plusieurs temps. Par exemple : Une élection pour les titulaires et une élection pour les suppléants pour chacun des tours. Le système devra empêcher toute modification de la nature du vote dès lors que sera intervenu la validation du vote et la création de l'empreinte numérique du bulletin.
1.2. Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d'un vote, le système doit assurer :
La compatibilité du dispositif de vote électronique avec l'essentiel des systèmes d'exploitation ; le prestataire devra lister ces systèmes compatibles et les systèmes connus d'incompatibilité.
L'unicité et la confidentialité des votes pour chaque tour : le système doit garantir l'anonymat des choix exprimés par un électeur et l'unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur.
L'intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.
À cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du/des bureaux de vote.
1.2.1. Ouverture et clôture des élections
L'ouverture et la clôture des élections sont contrôlées par les membres du bureau de vote désignés par le client. Ces membres sont définis à travers les modalités de vote et leur titre est associé (président ou assesseur). La procédure d'ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
Cérémonie des clés et attribution pour chacun des membres du bureau de vote d'une clé de chiffrement.
Création d'une nouvelle urne électronique vide.
Le contrôle par les membres du bureau de vote des jours et heures d'ouverture et de clôture du vote.
1.2.2. Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
1.2.2.1. Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne suivantes :
L'accès sécurisé à la procédure de clôture : Les membres du bureau de vote seront en possession de codes d'accès permettant leur identification ;
Le chargement en ligne sur l'interface du prestataire des clés de déchiffrement des différents membres du bureau permettant le dépouillement des bulletins de vote.
La remise par le prestataire des Procès-Verbaux et de leurs annexes (liste des sites avec numéros de SIRET) complétés et conformes aux modèles CERFA de la direction Générale du Travail (DGT).
1.2.2.2. Chiffrement des bulletins de vote dans l'urne électronique
Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés par des clés de chiffrement selon les règles de l'art (algorithme homomorphique) rendant impossible tout déchiffrement d'un seul bulletin unitairement, garantissant le secret du vote et rendant impossible tout lien entre l'électeur et le contenu de son bulletin. Les clés de déchiffrement seront tenues secrètes durant toute la période des élections. Elles seront saisies par les membres du bureau de vote sur l'interface du prestataire à l'issue des élections afin de permettre le dépouillement de l'urne électronique. Ces clés seront toutes différentes par membre du bureau de vote.
1.2.2.3. Liste d'émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
1.2.3. Téléversement des résultats auprès de la direction Générale du Travail
Le prestataire devra être homologué auprès de la direction Générale du Travail (DGT) et signataire de la charte de partenariat entre les éditeurs de progiciels de vote électronique et la direction Générale du Travail. Après la signature des procès-verbaux par les membres du bureau de vote et sur accord du client, le prestataire devra télétransmettre les résultats des élections professionnelles.
1.2.4. Assistance technique
Le prestataire assurera la formation de la cellule d'assistance technique niveau 1 qui sera composée par toutes les personnes que le client désignera. Ces derniers devront être formés par le prestataire. Dans ce cadre, le client devra les inscrire à la formation. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction, des membres du/des bureaux de vote et des observateurs de liste sur chacun des bureaux de vote. Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d'assistance téléphonique et internet dans le but de renseigner les électeurs.
1.2.5. Dispositifs de secours
Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique, les membres du bureau de vote auront compétence, après avis des représentants de la direction et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
2. Autres prestations à fournir
2.1. Prestations liées au fichier électeurs
2.1.1. Constitution du fichier électeurs
Les listes électorales sont constituées par le client. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à ces élections. En cas de différences de liste entre les deux tours prévues dans les modalités de vote, le client devra en informer le prestataire le plus tôt possible. La liste électorale sera fournie par l'organisateur au prestataire directement sur l'interface de ce dernier ou via un lien sécurisé. Ces dernières devront être fournies au prestataire à la date de clôture des candidatures (1er et 2nd tour). Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :
Les nom et prénom de l'électeur,
Le sexe de l'électeur,
La date de naissance de l'électeur,
L'établissement ou l'entité de rattachement de vote de l'électeur,
Le collège d'appartenance de l'électeur,
L'adresse postale de l'électeur,
Le numéro d'identification de l'électeur,
Les quatre derniers numéros de sécurité sociale de l'électeur.
2.1.2. Objet du fichier électeurs
Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
Permettre la création de comptes pour les électeurs sur la plateforme de vote,
Contrôler les accès au système de vote électronique,
Authentification de l'électeur au moment du vote pour valider le bulletin,
Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l'unicité du vote pour chaque électeur,
Éditer les listes d'émargement.
2.1.3. Transmission du fichier électeurs
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d'échange sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs. Le prestataire proposera un accès SFTP sécurisé (Secure File Transfer Protocol : protocole chiffré de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique ou un accès sécurisé SaaS directement sur les serveurs du prestataire afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers.
2.1.4. Confidentialité du fichier électeurs
Le prestataire devra s'engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l'accès aux informations de ce fichier sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
2.1.5. Création des comptes électeurs au système de vote électronique
À partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création d'un compte pour chaque électeur, lui permettant de créer son mot de passe confidentiel associé à son adresse de messagerie électronique, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document. Le prestataire proposera une procédure de régénération de mot de passe oublié. Après la phase d'authentification de l'électeur avec son identifiant (adresse de messagerie électronique) et son secret (mot de passe confidentiel personnalisé), l'électeur validera son bulletin après la saisie des quatre derniers chiffres du numéro de sécurité sociale.
2.1.6. Composition des codes d'accès au système de vote électronique
Chaque électeur recevra un lien par courrier à son domicile lui permettant de créer un compte électeur sur la plateforme. L'accès à ce compte sera réalisé via :
Un identifiant unique d'accès correspondant à son adresse de messagerie électronique,
Un mot de passe confidentiel créé par l'électeur lors de sa première connexion.
La validation du bulletin de vote nécessitera une étape complémentaire d'authentification avec la saisie des quatre derniers chiffres du numéro de sécurité sociale.
2.1.7. Mise à jour du fichier électeurs
Le fichier électeurs pourrait subir des modifications, conformément aux délais prévus dans le Protocole d'Accord Préélectoral, notamment suite à la suppression ou à l'ajout d'électeurs sur les listes électorales selon les modalités prévues dans le protocole d'accord préélectoral.
2.2. Prestations liées aux listes de candidats
2.2.1. Généralités
Les listes de candidats sont transmises par le client au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote. Tout oubli, erreur typographique ou autre est de la responsabilité du client. Les listes de candidats mentionnent notamment :
L'établissement concerné ;
Le collège électoral concerné ;
La nature de leur candidature (Titulaire ou suppléant) ;
L'appartenance syndicale et le nom de la liste le cas échéant ;
Les nom, prénom, sexe, et N° d'identification de chaque candidat ;
L'ordre de présentation des candidats dans les listes.
2.2.2. Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire, à la demande du client, pourra modifier la liste des candidats jusqu'à la date de clôture des candidatures.
2.3. Formation des membres du bureau de vote
La formation vise à détailler l'ensemble des étapes et des actions que les membres du bureau de vote auront à réaliser sur la plateforme lors du vote.
2.4. Procès-Verbal des élections et télétransmission
Les Procès-Verbaux officiels des résultats sont conformes aux modèles Cerfa de la direction Générale du Travail (DGT) et seront mis à la disposition du client par le prestataire à l'issue de chacun des tours. À l'exception des procès-verbaux de carence pour le 1er tour qui seront transmis au client uniquement au second tour. Dans le cas contraire, un procès-verbal de carence totale sera transmis au client à la fin du second tour. La télétransmission des résultats sera réalisée par le prestataire dans un délai maximum de 15 jours après la fin des élections (prévu dans le protocole d'accord) et après la signature de l'ensemble des procès-verbaux.
2.5. Gestion informatique et technique du système de vote électronique
2.5.1. Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période des élections. Le prestataire mettra en œuvre les moyens d'assurer un service continu sans rupture.
2.5.2. Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire
Le prestataire indiquera, sur demande du client, comment sont protégés les locaux d'hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections.
2.6. Réalisation des travaux
Les travaux devront être effectués suivant les conditions qui sont énumérées dans ce cahier des charges. En cas de retard, ou informations manquantes de la part du client, le prestataire ne sera pas tenu responsable.
2.6.1. Acceptation des travaux
L'acceptation de la prestation de vote électronique, fournie par le prestataire, est effectuée par le client au vu des livrables prévus (Configuration et Conduite de l'élection). Tous travaux non retournés dans les temps et/ou avec un niveau de qualité insuffisant n'engagent pas la responsabilité du prestataire.
2.6.2. Sous-traitance
Dans le cadre de la prestation décrite au travers de ce cahier des charges, le prestataire peut faire appel à de la sous-traitance. Le prestataire est responsable de ses sous-traitants et de la mise en œuvre des obligations qu'il est amené à répercuter auprès de ses sous-traitants au titre des clauses du présent cahier des charges.
2.6.3. Traçabilité / archivages
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l'épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. À l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l'épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
