La société SPODIS représentée par Madame XXX, Directrice des Ressources Humaines, agissant en qualité de représentante légale de la Société SAS SPODIS, ayant siège au 274 Bis Avenue de la Marne, 59700 Marcq-en-Barœul, D’une part,
ET
L’organisation syndicale UNSA représentée par Madame XXX et Madame XXX, déléguées syndicales, D’autre part,
A la suite des réunions de négociation qui se sont déroulées les 13 mai 2024, 29 août 2024 et 22 janvier 2025
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) (utilisation de la messagerie électronique, messagerie instantanée, ordinateurs portables, smartphones…) font partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise. A ce titre, le développement du digital fait partie des axes stratégiques de la société.
Si ces TIC ont permis de faciliter considérablement le travail des collaborateurs qui les utilisent (disponibilité de l’information illimitée, communications facilitées, travaux interactifs, dynamique collaborative, etc.), elles ont également bouleversé en profondeur le contenu de leur travail, leur rapport au travail ainsi qu’au temps de travail.
L’utilisation inappropriée des TIC peut entrainer des sollicitations excessives, des formes de dépendance à l’information, ou encore une remise en cause de la frontière entre vie professionnelle et personnelle.
Ces différentes situations peuvent elles-mêmes avoir pour effet de nuire à la concentration, à la réflexion ou encore au repos et à la santé physique et mentale des collaborateurs.
Pour toutes ces raisons les parties au présent accord affirment qu’il est indispensable que les utilisateurs des TIC bénéficient de manière effective d’un véritable droit à la déconnexion.
En effet, les nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) sont porteuses de lien social, facilitant les échanges et l’accès à l’information. Elles sont également une opportunité notamment en matière de développement des nouvelles organisations du travail. Parallèlement, leur utilisation rend floue la frontière entre le vie personnelle et professionnelle. Elles doivent être utilisées à bon escient afin de ne pas confondre temps de travail et temps de repos.
Par ce présent accord, la société SPODIS et les organisations syndicales signataires affirment l’importance du bon usage des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) ainsi que de la nécessité de réguler leur utilisation, afin d’assurer un temps de repos et de congés effectif et un équilibre entre la vie privée et familiale et la vie professionnelle des salariés.
Les signataires se sont réunis pour redéfinir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion en application de l’article L.2242-8 alinéa 7° du Code du travail tel qu’issu de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016.
Article préliminaire – Définitions
Le
droit à la déconnexion est une notion qui n’est pas précisée par la loi mais la SAS SPODIS a défini le droit à la déconnexion comme étant la faculté pour le salarié de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel pendant ses temps de repos et de congé.
Le
temps de travail sont les horaires de travail du salarié durant lesquels le collaborateur est à la disposition de l’employeur.
Les
outils numériques et professionnels représentent l’ensemble des outils numériques ou de communication, présents ou à venir, physiques ou dématérialisés permettant au salarié d’être joignable à distance.
Par exemple : la messagerie électronique, l’ordinateur, la tablette, les smartphones, les réseaux filaires, les logiciels, l’intranet, l’extranet, etc. (liste non exhaustive)
Article 1 – Champ d’application
Le présent accord s’applique à tous les collaborateurs de la SAS SPODIS.
Il s’adresse principalement aux collaborateurs ayant à leur disposition des outils de communication nomades leur permettant d’être joignables à tout moment tout en étant absent de leur poste de travail.
Toutefois, le développement des réseaux sociaux et des applications de messageries instantanées (par exemple WhatsApp) peut rendre flou la frontière entre la vie personnelle et professionnelle des collaborateurs des magasins. A ce titre, les collaborateurs en magasin sont également concernés par les dispositions du présent accord.
Article 2 – Sensibilisation au droit à la déconnexion
La SAS SPODIS s’engage à diffuser une note interne à destination des managers, responsables de service et cadres, en vue de les sensibiliser et de les informer des risques, des enjeux et des bonnes pratiques liés à l’utilisation des outils numériques.
Article 3 – Lutte contre la surcharge informationnelle liée à l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle
Afin d’éviter la surcharge informelle, la société SPODIS recommande aux salariés de :
S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles comme le contact face à face, les appels téléphoniques, etc. ;
Veiller à ce que l’usage de la messagerie électronique ne puisse se substituer au dialogue et échanges physiques et/ou oraux entre collègues et/ou collaborateurs ;
S’interroger sur le moment opportun de la communication ;
S’interroger sur la pertinence des destinataires ;
Utiliser avec modération les fonctions « Cc » et « Cci » ;
Veiller à préciser l’objet de la communication ;
Éviter l’envoi de pièces jointes trop volumineuses ;
Ne pas utiliser la messagerie professionnelle à des fins extraprofessionnelles.
Les parties tiennent à rappeler que tous les collaborateurs ajoutés dans une liste de diffusion ou dans une chaîne de courriels peuvent, à tout moment, se sentir libre de demander d’être enlevé de la liste de diffusion.
Article 4 – Lutte contre le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels
Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est également recommandé aux salariés de :
Utiliser la fonction d’envoi différé lors de la rédaction de courriel en dehors des horaires de travail ;
Ne pas demander de réponse immédiate lorsqu’elle n’est pas nécessaire ;
Mettre en place un message dans la signature des courriels : « Si vous recevez ce message en dehors des horaires de travail ou durant vos congés, vous n’êtes pas tenu d’y répondre, sauf en cas d’urgence avérée. » ;
Désigner un « gestionnaire d’absence au bureau » et préciser le nom, prénom et coordonnées de la personne qui prend le relai sur les dossiers, en cas d’absence prolongée d’un collaborateur ;
Émettre automatiquement un message d’absence lors d’une absence prolongée d’un collaborateur ;
Article 5 – Vigilance sur l’utilisation des applications de messageries instantanées
Pour respecter pleinement le droit à la déconnexion et l'équilibre entre vie personnelle et professionnelle de tous ses collaborateurs, la société SPODIS recommande à tous les managers d'éviter la création de groupes à caractère professionnels sur des messageries instantanées à caractère privées (comme WhatsApp, etc.).
Afin de prévenir toute confusion entre discussions professionnelles et discussions personnelles, les parties préconisent d’utiliser des applications de messageries instantanées ayant un caractère professionnel (comme Microsoft Teams).
Pour éviter les abus dans l’utilisation des applications de messageries instantanées, les parties signataires ont déterminé des points essentiels qu’il convient d’appliquer lors de l’utilisation de ces moyens de communication:
Lors de la création d’un groupe sur une application de messagerie instantanée, l’initiateur doit avoir préalablement obtenu l’accord de l’ensemble des membres. Les collaborateurs présents dans le groupe de discussion auront la possibilité de le quitter sans avoir à le justifier ;
Cette plateforme de communication ne doit pas remplacer la communication verbale et orale de consignes managériales pour la bonne organisation de l’activité ;
Les informations publiées ne doivent pas exiger de réponse ou de confirmation de lecture et de prise en compte ;
Article 6 – Vigilance sur l’utilisation des adresses électroniques, des outils numériques et des applications numériques professionnelles en dehors du temps de travail
Les parties souhaitent rappeler que les adresses électroniques nominatives ainsi que celles des magasins ont été mises à disposition pour une connexion via les outils numériques professionnels fournis par la société SPODIS (ordinateurs fixes et portables, téléphones portables, tablettes, etc.). En ce sens, il est demandé aux collaborateurs de ne pas utiliser leurs outils numériques personnels pour accéder aux adresses électroniques professionnelles.
De même, les parties rappellent que les outils numériques professionnels fournis par l’entreprise, notamment les ordinateurs et téléphones portables, doivent en principe être utilisés pendant le temps de travail du collaborateur.
Cependant, conscients que pour certaines fonctions l’utilisation d’outils numériques distincts peut être plus difficile, la société SPODIS ne s’oppose pas à ce que ces outils puissent être utilisés en dehors du temps de travail.
Aussi, pour les collaborateurs se trouvant dans cette situation, et afin de maintenir une distinction claire entre vie personnelle et vie professionnelle, les parties ont déterminé quelques recommandations :
Possibilité d’utiliser deux cartes SIM différentes selon les communications (professionnelles ou personnelles). Tous les téléphones fournis par la société permettent l’utilisation de deux cartes SIM (carte SIM et carte ESIM) ;
Se déconnecter de son adresse électronique professionnelle et désactiver sa carte SIM professionnelle pendant les temps de repos ;
Se déconnecter de son adresse électronique personnelle et désactiver sa carte SIM personnelle pendant le temps de travail ;
Les parties tiennent à rappeler que l’employeur met à disposition des collaborateurs des applications visant à faciliter l’exercice de leur mission ou la gestion administrative du personnel (MyPeopleDoc pour les bulletins de paie ou SKELLO pour les plannings à titre d’exemple). La société SPODIS ne s’oppose pas à ce que ces applications puissent être utilisés en dehors du temps de travail mais précise qu’elles répondent davantage à un besoin professionnel et doivent donc être utilisées dans ce cadre.
Article 7 – Droit à la déconnexion en dehors du temps de travail effectif
Le droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation pour le receveur d’une communication d’en prendre connaissance et d’y répondre lorsque cette dernière est reçue en dehors du temps de travail du collaborateur, généralement entre 18H et 9H, et durant le temps de repos du collaborateur (repos journalier, repos hebdomadaire, congés payés, RTT, JNT, etc.). Concernant le personnel en magasin, le temps de travail du collaborateur se définit par les horaires prévus sur les plannings hebdomadaires.
Afin de montrer l’exemple, les managers s’abstiennent sauf en cas de circonstances particulières, nées d’une urgence avérée, de la gravité des faits, et de l’importance des sujets traités, de prendre contact avec les collaborateurs en dehors du temps de travail.
De plus, les managers s’abstiennent dans la mesure du possible de contacter les salariés bénéficiant d’une suspension du contrat de travail pour quelque motif que ce soit.
Les collaborateurs ont la possibilité de remonter durant les entretiens annuels auprès de leur manager direct les situations dans lesquelles ils sont sollicités hors temps de travail de manière abusive.
Au cours de leurs échanges, les parties se sont concentrées sur la fonction de Directeur/responsable de magasin pour laquelle le droit à la déconnexion en dehors du temps de travail effectif semble remis en cause par les sollicitations des collaborateurs ou encore des responsables hiérarchiques. Pour répondre à cela, les parties proposent pour les Directeurs/responsables au sein des magasins de désigner un “binôme” au cours de leur absence afin de gérer les sollicitations basiques et quotidiennes, à défaut de réponse apportée par le Responsable régional, le District manager ou le Responsable adjoint du magasin. Ce “binôme” qui peut être un Directeur/responsable présent dans la région du magasin pourra accompagner les équipes en magasin, sur les aspects de gestion de l’établissement, au cours de l’absence du Directeur/responsable. Le salarié qui s’absente devra avoir obtenu l’accord préalable de son binôme avant d’en informer ses équipes et son Responsable régional.
Il sera également rappelé en magasin, l’importance de mettre à disposition de tous les collaborateurs, l’organigramme des fonctions support pour que chaque salarié puisse contacter aisément les experts des domaines pour lesquels une question pourrait être soulevée. Cette information permettra également d’éviter les sollicitations auprès du Directeur/responsable de magasin lorsque d’autres membres de la société sont en mesure de prendre le relai sur la réponse à apporter.
Article 8 - Suivi
Afin d’assurer l’effectivité des repos et congés de chacun, la société SPODIS effectue tous les ans un suivi des échanges en dehors des heures de travail habituelles, sur informations remontées par les salariés lors de l’entretien annuel. Les collaborateurs ne respectant pas le droit à la déconnexion seront invités à un entretien avec leur manager puis avec la direction des ressources humaines de façon à aider le collaborateur à changer ses habitudes de travail et à respecter le droit à la déconnexion.
Article 9 – Durée de l’accord
Le présent accord s’applique à compter de sa signature et est conclu pour une durée indéterminée.
Article 10 - Révision
Pendant sa durée d'application, le présent accord pourra être révisé dans les conditions fixées par l'article L. 2261-7-1 du Code du travail.
Article 11 - Notification et dépôt de l’accord
Un exemplaire original du présent accord a été remis à chaque Partie.
Le présent accord sera déposé, accompagné des pièces justificatives par le représentant légal de l'entreprise :
sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr);
au secrétariat du greffe du Conseil de prud’hommes compétent, en 1 exemplaire ;
Le texte du présent accord est également affiché dans l'entreprise aux endroits habituels.
Fait à Marcq-en-Barœul, le 22 janvier 2025, en 4 exemplaires originaux.
