Accord relatif à l’organisation du travail au sein de l’UES Square
Entre, d’une part, les sociétés composant l’UES :
Adway, société par actions simplifiée au capital de 54 405,80 euros, dont le siège social est sis 163, avenue Achille Peretti – 92200 Neuilly-sur-Seine, identifié auprès du RCS de Nanterre sous le numéro 507 831 444 ,
Circle, société par actions simplifiée au capital de 10 000,00 euros, dont le siège social est sis 163, avenue Achille Peretti – 92200 Neuilly-sur-Seine, identifié auprès du RCS de Nanterre sous le numéro 848 655 122,
Flow and Co, société par actions simplifiée au capital de 12 450,00 euros, dont le siège social est sis 173, avenue Achille Peretti – 92200 Neuilly-sur-Seine, identifié auprès du RCS de Nanterre sous le numéro 817 928 781,
Square, société par actions simplifiée au capital de 75 915,40 euros, dont le siège social est sis 173, avenue Achille Peretti – 92200 Neuilly-sur-Seine, identifié auprès du RCS de Nanterre sous le numéro 507 567 493,
Tallis Consulting, société par actions simplifiée au capital de 78 537,10 euros, dont le siège social est sis 173, avenue Achille Peretti – 92200 Neuilly-sur-Seine, identifié auprès du RCS de Nanterre sous le numéro 433 581 550,
Vertuo Conseil, société par actions simplifiée au capital de 54 930,20 euros, dont le siège social est sis 173, avenue Achille Peretti – 92200 Neuilly-sur-Seine, identifié auprès du RCS de Nanterre sous le numéro 494 647 043,
Viatys Conseil, société par actions simplifiée au capital de 55 290,20 euros, dont le siège social est sis 163, avenue Achille Peretti – 92200 Neuilly-sur-Seine, identifié auprès du RCS de Nanterre sous le numéro 497 509 562,
Ci-après dénommées individuellement ou collectivement « l’Entreprise »
Et, d’autre part :
Les Organisations Syndicales représentatives au sein de l’unité Economique et Sociale Square :
La Confédération Française des Travailleurs Chrétiens (CFTC),
La Confédération Française Démocratique du travail (CFDT),
Ci-après dénommées les « Organisations Syndicales »
Ci-après dénommés collectivement les « Parties »
Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u Titre I – Dispositions générales4 Préambule4 Article 1 - Champ d’application4 Titre II – Convention individuelle de forfait annuel en jours5 Article 2 - Catégories de salariés concernés5 Article 3 - Nombre de jours compris dans le forfait6 Article 4 - Période de référence6 Article 5 - Dépassement du forfait annuel6 Article 6 - Prise de jours non travaillés (JNT)7 Article 7 - Déplacements professionnels7 Article 8 - Forfait jours réduit7 Article 9 - Temps de repos des salariés en forfait jours8 Article 10 - Caractéristiques de la convention de forfait annuel en jours conclue avec le salarié8 Article 11 - Rémunération8 Article 12 - Conditions de prise en compte des absences sur la rémunération8 Article 13 - Conditions de prise en compte des embauches ou ruptures du contrat de travail au cours de la période de référence sur la rémunération9 Article 14 - Modalités d'évaluation et de suivi régulier de la charge de travail du salarié9 Article 15 - Modalités de communication périodique sur la charge de travail, sur l'articulation vie professionnelle/vie personnelle, sur la rémunération et sur l'organisation du travail dans l'entreprise9 Article 16 - Dispositif d'alerte en cas de difficultés inhabituelles10 Article 17 - Consultation du comité social et économique sur les forfaits jours10 Titre III – Mise en œuvre du télétravail11 Article 18 - Formes de télétravail concernées11 Article 19 - Critères d’éligibilité et période hebdomadaire du télétravail12 19.1 Activités de l'entreprise concernées12 19.2 Critères d'éligibilité au télétravail12 Article 20 - Modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail13 20.1 Principe général13 20.2 Circonstances exceptionnelles13 Article 21 - Volume de télétravail régulier13 Article 22 - Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail14 22.1 Période d'adaptation14 22.2 Retour à une situation sans télétravail à l'initiative du salarié15 22.3 Retour à une situation sans télétravail à l'initiative de l'employeur15 22.4 Suspension du télétravail15 Article 23 - Communication et formation15 Article 24 - Lieu de télétravail15 Article 25 - Modalités de régulation de la charge de travail ou régulation du temps de travail16 Article 26 - Modalités de contrôle du temps de travail16 Article 27 - Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur16 Article 28 - Équipements liés au télétravail17 Article 29 - Assurance17 Article 30 - Confidentialité et protection des données17 Article 31 - Santé et sécurité au travail18 Article 32 - Modalités d’accès au télétravail des travailleurs handicapés18 Titre IV – Droit à la déconnexion19 Article 33 - Affirmation du droit à la déconnexion19 Article 34 - Définition du droit à la déconnexion19 Article 35 - Bon usage des outils numériques et de communication professionnels et limitation de leur utilisation hors du temps de travail.19 35.1. Mesures visant à lutter contre l'utilisation des outils numériques et de communication professionnels hors temps de travail19 35.2. Mesures visant à favoriser la communication20 Article 36 - Mesures visant à réduire les phénomènes de surcharge cognitive20 Article 37 - Sensibilisation et formation des salariés et managers21 37.1. Actions menées par l'entreprise21 37.2. Suivi de l'usage des outils numériques21 Article 38 - Sanctions en cas de non-respect de l’accord21 Titre V – Dispositions finales22 Article 39 - Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes22 Article 40 - Durée de l'accord et date d’effet22 Article 41 - Clause de revoyure22 Article 42 - Révision22 Article 43 - Dénonciation22 Article 44 - Publicité23
Titre I – Dispositions générales
Préambule
Square est un groupe de conseil en stratégie et organisation dont la structure favorise la proximité, l’engagement, l’agilité et l’expertise au sein de chaque cabinet afin d’accompagner la structuration et la conduite des grandes transformations business et digitales de ses clients.
Afin de constituer un cadre de mise en place des institutions représentatives du personnel, la direction a fait reconnaître par jugement l’Unité Économique et sociale Square en décembre 2020.
L’élection du Comité Social et Économique est intervenue en juillet 2021.
La spécificité du secteur du conseil fait que la grande majorité des salariés de Square se trouve en mission au sein d’une entreprise extérieure. Aussi, le développement et le maintien d’une culture d’entreprise homogène sont apparus indispensables, tout comme le renforcement de la communauté de travail entre les salariés de l’UES Square.
En conséquence de quoi, les Parties ont estimé nécessaires la négociation et la mise en œuvre d’un accord collectif, portant sur la durée et l’organisation du travail, commun à l’ensemble des entités constituant l’UES Square, tout en prenant en compte les différentes contraintes et spécificités d’activité par métier.
Les Parties rappellent qu’à partir d’un certain niveau hiérarchique, quelle que soit la famille de métiers, de par leur investissement et leur autonomie, un aménagement du temps de travail spécifique s’applique donnant aux cadres autonomes une structure adaptée à leur investissement dans leur activité.
Le présent accord a donc pour finalité de fixer un cadre structurant pour l’activité et la communauté de travail, partagé par l’ensemble des entités composant l’unité économique et sociale square, répondant aux nécessités liées au fonctionnement de l’entreprise.
Les mesures définies allient à la fois un besoin de souplesse répondant aux impératifs de réactivité et adaptabilité qu’imposent l’activité – mais également en permettant aux salariés de bénéficier d’une réelle autonomie dans l'organisation de leur travail eu égard à leurs responsabilités – méthodes de travail et aspirations personnelles.
Le présent accord vise à définir les modalités de mise en place et d'application des conventions de forfait annuel en jours au sens de l'article L. 3121-58 du Code du travail pour les salariés de l’entreprise remplissant les conditions requises et de mise en œuvre et d’exécution du télétravail, tout en garantissant un véritable équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle à travers des mesures adaptées.
Article 1 - Champ d’application
Le présent accord a vocation à s'appliquer à tous les collaborateurs composant l’UES Square et en particulier à ceux concernés par les régimes mis en place.
Titre II – Convention individuelle de forfait annuel en jours
Le dispositif du forfait en jours sur l’année permet d’adapter le décompte du temps de travail des salariés autonomes aux activités qu’ils exercent dans le domaine du conseil en entreprise, qui implique de s’adapter avec flexibilité aux demandes et contraintes imposées par les clients.
Ce dispositif, qui permet de rémunérer les salariés disposant d’une grande liberté pour organiser leur emploi du temps, sur la base d’un nombre de jours travaillés annuellement, sans décompte horaire de leur temps de travail est particulièrement adapté aux métiers du conseil du groupe Square, qui réalise des prestations de travail pour le compte d’entreprises clientes, car il favorise la fixation du prix des missions proposées aux clients et la gestion de la facturation, tout en respectant les dispositions prévues par la loi.
Il permet en outre aux salariés éligibles de faciliter l’accès à un temps de travail librement choisi.
La convention de forfait en jours facilite ainsi le décompte du temps de travail de ces cadres et s’accompagne de la reconnaissance d’une autonomie plus importante pour les salariés concernés.
Le présent accord a pour but d’adapter le dispositif de forfait jours prévu par la convention collective SYNTEC au sein de l’UES SQUARE.
Article 2 - Catégories de salariés concernés
Conformément aux dispositions de l'article L. 3121-58 du code du travail, seuls peuvent conclure une convention individuelle de forfait annuel en jours :
les ingénieurs et cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés ;
les salariés (non cadres) dont la durée du travail ne peut pas être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
Appliqués aux salariés de l’UES, ces principes conduisent à rendre éligible à une convention de forfait en jours sur l’année tous les salariés autonomes dans l’organisation de leur travail et de leur emploi du temps, soit les salariés cadres qui exercent des responsabilités de management, des missions commerciales ou de consultant, qui relèvent des positions 1.1 à 3.3 de la grille de classification des cadres de la Convention Collective Nationale des Bureaux d’Etudes Techniques, des Cabinets d’Ingénieurs-Conseils et des Sociétés de Conseils (SYNTEC).
Les salariés éligibles se verront proposer une convention individuelle de forfait en jours, étant précisé que son acceptation conditionne l’application de ce dispositif.
La mise en place de cette convention de forfait est subordonnée à un accord individuel et écrit qui prendra la forme d’un avenant au contrat de travail ou de dispositions spécifiques du contrat de travail
Article 3 - Nombre de jours compris dans le forfait
Le nombre de jours travaillés dans le cadre du forfait jours est de 218 jours sur l'année de référence, jour de solidarité inclus, pour un salarié présent sur la totalité de cette année de référence.
Le décompte des jours travaillés peut être effectué par demi-journée, sous réserve d’une information préalable de la hiérarchie. Est considérée comme demi-journée toute période se terminant avant 13 heures ou débutant après 13 heures.
Pour les salariés non présents l’année complète, le calcul du nombre de jours à travailler sera déterminé de la façon suivante, en fonction du nombre de semaines restant à travailler jusqu’à la fin de l’année en cours :
Nombre de jours à travailler = 218 X nombre de semaines travaillées / 47 (52 semaines - 5 semaines de congés payés)
Afin de ne pas dépasser le plafond de 218 jours travaillés par an, les salariés bénéficient de jours de repos supplémentaires (appelés « JNT ») dont le nombre varie d’une année à l’autre en fonctions du nombre de jours fériés positionnés sur des jours habituellement ouvrés.
A titre d’exemple, eu égard au calendrier 2022, le personnel concerné par le forfait en jours sur l’année bénéficiera ainsi de 10 JNT calculés comme suit : 365 jours calendaires - 105 samedis et dimanches - 7 jours fériés = 253 jours ouvrés ; 253 - 25 jours ouvrés de congés payés = 228 jours ; 228 – 218 = 10 jours.
Article 4 - Période de référence
La période annuelle de référence sur laquelle est décompté le nombre de jours compris dans le forfait jours commence le 1er janvier et expire le 31 décembre.
Article 5 - Dépassement du forfait annuel
En principe, une fois déduits du nombre total des jours de l’année, les jours de repos hebdomadaire, les jours fériés, les jours de congés légaux et conventionnels auxquels le salarié peut prétendre, le nombre de jours travaillés (journée de solidarité incluse) ne pourra être supérieur à 218 jours par année civile du 1er janvier au 31 décembre pour un salarié, tel que défini à l’article 3, à temps plein et présent pendant toute la période de référence.
Toutefois, le plafond annuel de 218 jours ne constitue pas pour autant une durée maximale de travail.
Ainsi, le plafond annuel de 218 jours travaillés peut être dépassé, en cas de report de jours de congés payés ou de droits à congés payés incomplets.
Le cas échéant, les jours de congés supplémentaires d’ancienneté viennent en déduction du plafond annuel de 218 jours et seront pris en compte dans la formule de calcul du nombre de jours non travaillés.
Article 6 - Prise de jours non travaillés (JNT)
Les journées ou demi-journées non travaillées (JNT, anciennement dénommées JRTT) sont fixées d’un commun accord entre le salarié et l’employeur, compte tenu des impératifs de fonctionnement spécifiques à l’entreprise.
Lorsqu’une journée ou demi-journée non travaillée (JNT) a été ainsi convenue, l’employeur peut imposer un changement, sous réserve d’une délai de prévenance de 3 jours – sauf cas de force majeur – et d’ être justifié par des contraintes exceptionnelles liées à la situation de l’entreprise.
En tout état de cause, ces JNT doivent être impérativement pris et soldés au cours de la période de référence annuelle, soit avant le 31 décembre de chaque année.
Par exception, au titre de la première année d’application du présent accord, les JNT dits « employeurs », acquis au titre de l’année civile 2021 et non pris, sont reportés sur l’année suivante et devront avoir été soldés avant le 31 décembre 2022. Au-delà, ces jours seront perdus.
Les JNT ne sont pas soumis aux dispositions des articles L. 3141-1 et suivants du Code du travail relatifs aux congés annuels et ne peuvent être accolés à des congés payés, sauf accord exprès de la direction.
Article 7 - Déplacements professionnels
Le temps habituel de trajet pour se rendre depuis son domicile jusqu’au bureau/lieu d’intervention (et vice versa) n’est pas considéré comme du temps de travail effectif et ne donne lieu à aucune contrepartie.
Les parties conviennent expressément que la rémunération forfaitaire des salariés relevant du forfait annuel en jours intègre par nature la contrepartie liée aux temps de trajet du domicile au lieu d’intervention dépassant le temps de trajet habituel.
Article 8 - Forfait jours réduit
Des forfaits annuels en jours « réduits » peuvent également être conclus avec des salariés en deçà de 218 jours par an (journée de solidarité incluse).
Dans ce cas, la rémunération forfaitaire du salarié est fixée proportionnellement au nombre de jours de travail fixés par les parties dans le cadre de la convention individuelle de forfait et la charge de travail doit tenir compte de la réduction convenue.
Sans que cela ne remette en cause l'autonomie et l'indépendance dont dispose le salarié dans l'organisation de son temps de travail, et afin de garantir le bon fonctionnement de l'entreprise et la continuité de service, les parties peuvent, en cas de forfait en jours réduits, convenir de fixer un nombre précis de jours qui ne sont pas travaillés par semaine.
Il est rappelé que conformément aux règles légales, le forfait en jours réduit ainsi convenu entre les parties n'entraîne pas application des dispositions légales et conventionnelles relatives au travail à temps partiel.
Article 9 - Temps de repos des salariés en forfait jours
Les salariés en forfait annuel en jours doivent bénéficier des temps de repos obligatoires à savoir :
du repos quotidien minimum de 11 heures consécutives ;
du repos hebdomadaire de 35 heures (24h + 11 heures) ;
des jours fériés, chômés dans l'entreprise (en jours ouvrés) ;
des congés payés en vigueur dans l'entreprise ;
des jours de repos compris dans le forfait-jours dénommés JNT ;
des jours de congés conventionnels, le cas échéant.
Eu égard à la santé du salarié, le respect de ces temps de repos est impératif et s'impose, même s'il dispose d'une large autonomie dans l'organisation de son emploi du temps.
Les salariés doivent donc veiller à ce que l’amplitude de leurs journées de travail demeure raisonnable, ainsi qu’à une bonne répartition du travail dans le temps, étant rappelé que les activité internes et les temps de formation font partie intégrante de ce temps de travail.
Article 10 - Caractéristiques de la convention de forfait annuel en jours conclue avec le salarié
La conclusion d'une convention individuelle de forfait annuel en jours requiert l'accord écrit du salarié concerné.
Cette convention est formalisée dans le contrat de travail du salarié concerné ou par voie d'avenant pour les salariés déjà en poste à la date de signature du présent accord.
Ce contrat ou avenant fixe notamment le nombre de jours travaillés dans l'année, la période annuelle de référence et le respect de la législation sociale en matière de durée de travail et de repos.
Article 11 - Rémunération
Le salarié bénéficiant d'une convention annuelle en forfait jours perçoit une rémunération mensuelle forfaitaire, indépendante du nombre de jours travaillés dans le mois.
La rémunération est fixée sur l'année et est versée par douzième indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.
Article 12 - Conditions de prise en compte des absences sur la rémunération
Les journées ou demi-journées d'absence non assimilées à du temps de travail effectif au sens de la législation sur la durée du travail, par une disposition légale, réglementaire ou conventionnelle (c'est-à-dire congé sans solde, absence autorisée, congé parental d'éducation, maladie, maternité, etc.), s'imputent sur le nombre global de jours travaillés de la convention de forfait. Cette imputation viendra réduire, de manière proportionnelle, le nombre théorique de jours non travaillés dus pour l'année de référence.
Pendant l'absence donnant lieu à indemnisation par l'employeur, cette indemnisation est calculée sur la base de la rémunération lissée.
En cas d'absences non rémunérées, la rémunération est réduite proportionnellement au nombre de jours d'absence.
Article 13 - Conditions de prise en compte des embauches ou ruptures du contrat de travail au cours de la période de référence sur la rémunération
Lorsqu'un salarié n'accomplit pas la totalité de la période de référence du fait de son entrée ou de sa sortie au cours de la période de référence, le nombre de jours travaillés est calculé prorata temporis en fonction de la date d'entrée ou de sortie sur la base du nombre de jours travaillés augmenté des congés payés non dus ou non pris.
Le calcul de l'indemnité de licenciement et celui de l'indemnité de départ en retraite se feront sur la base de la rémunération lissée.
Article 14 - Modalités d'évaluation et de suivi régulier de la charge de travail du salarié
Compte tenu de la spécificité du dispositif des conventions de forfait en jours, l'organisation du travail des salariés fait l'objet d'un suivi régulier par la hiérarchie qui veille notamment aux éventuelles surcharges de travail et au respect des durées minimales de repos.
A cet effet, un document individuel de suivi des périodes d'activité, des jours de repos et jours de congés (en précisant la qualification du repos : hebdomadaire, congés payés, etc.) est tenu par le salarié, sous la responsabilité du supérieur hiérarchique.
Afin de permettre d'évaluer la charge de travail du salarié en forfait jours et d'en faire un suivi régulier, des entretiens d’accompagnement et d’évaluation des compétences (ADC) sont mis en place.
Les entretiens ADC sont archivés et conservés pendant une durée minimale de trois ans.
Article 15 - Modalités de communication périodique sur la charge de travail, sur l'articulation vie professionnelle/vie personnelle, sur la rémunération et sur l'organisation du travail dans l'entreprise
Pour permettre un échange régulier sur la charge de travail, l'articulation vie professionnelle et vie personnelle, la rémunération et l'organisation du travail, les salariés en forfait jours bénéficient d'entretiens périodiques (ADC).
Au cours de ces ADC, le salarié examine avec son supérieur les modalités de l’organisation, de la charge de travail et de l’amplitude de ses journées d’activité
Si un problème particulier est relevé lors de cet entretien, le responsable hiérarchique et la direction des ressources humaines élaborent et proposent un plan d’action correctif sans délai afin de restaurer une situation normale de travail et les mesures propres à corriger cette situation sont arrêtées d’un commun accord.
Si un problème particulier est relevé lors de cet entretien, le responsable hiérarchique et la direction des ressources humaines élaborent et proposent un plan d’action correctif sans délai afin de restaurer une situation normale de travail.
En dehors de ces entretiens, si le salarié estime que sa charge de travail est inadaptée à son forfait, qu'il rencontre des difficultés d'organisation ou d'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle, il peut demander à être reçu par son supérieur hiérarchique en vue de prendre les mesures permettant de remédier à cette situation.
Article 16 - Dispositif d'alerte en cas de difficultés inhabituelles
En cas de difficultés inhabituelles portant sur les aspects d'organisation et de charge de travail ou en cas de non-respect du repos quotidien ou hebdomadaire du salarié bénéficiaire d'une convention de forfait annuel en jours, celui-ci a la possibilité d'émettre, par écrit, une alerte auprès de son responsable hiérarchique direct, lequel reçoit le salarié dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai maximum de huit jours, sans attendre l'entretien périodique.
Article 17 - Consultation du comité social et économique sur les forfaits jours
Chaque année, les membres du comité social et économique sont consultés sur le recours aux conventions de forfait ainsi que sur les modalités de suivi de la charge de travail des salariés concernés.
Titre III – Mise en œuvre du télétravail
Le présent titre a pour objectif de formaliser les conditions et modalités de recours au télétravail au sein de l’UES Square.
Il témoigne de la volonté de l’entreprise de prendre en compte ce nouveau mode d’organisation tel que prévu notamment par les articles L1222-9 à L1222-11 du Code du travail.
En effet, l’évolution des technologies de l’information et de la communication permet d’envisager la modernisation de l’organisation du travail au sein de Square en inscrivant le télétravail au cœur des actions favorisant l’amélioration de la qualité de vie au travail et de la santé au travail.
Le télétravail constitue un levier en faveur de la modernisation des relations managériales, fondée sur une relation de confiance mutuelle entre le collaborateur, son responsable hiérarchique et la direction des ressources humaines. Ce mode de travail tend à favoriser ainsi l’équilibre entre performance économique et performance sociale.
Le télétravail a vocation à offrir une meilleure conciliation des temps de vie, entre vie personnelle et vie professionnelle, à leur donner une plus grande autonomie dans l’accomplissement de leur tâches et à contribuer aussi au développement durable en réduisant l’empreinte des transports sur l’environnement.
De même, pour tirer le meilleur parti du développement des technologies de l’information et de la communication, cette forme d’organisation du travail doit allier sa souplesse à la sécurité des salariés de sorte que la qualité des emplois s’en trouve accrue. Les possibilités offertes aux personnes handicapées seront subséquemment renforcées tant en matière d’insertion que de maintien dans l’emploi.
Tout cela participe pleinement de la politique RSE de l’UES Square et donc de la prise en compte par l’entreprise, sur base volontaire, des enjeux, sociaux et éthiques dans ses activités, entendues ici au sens large : activités économiques, interactions internes (salariés) et externes (environnement).
Article 18 - Formes de télétravail concernées
Le télétravail visé par le présent accord désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci.
Il est rappelé que le télétravail occasionnel pour des raisons ponctuelles liées par exemple à des problèmes de santé ou des difficultés de déplacement, peut être mis en place par simple accord entre le salarié et l'employeur sans obéir au régime de l’article L. 1222-9.
Article 19 - Critères d’éligibilité et période hebdomadaire du télétravail
19.1 Activités de l'entreprise concernées
Le télétravail est ouvert aux salariés de l'entreprise pouvant être exercées à distance, c’est-à-dire :
les activités de consultant ;
les activités support et administratives.
Ne sont pas éligibles au télétravail, les activités qui répondent à l'un des critères suivants :
assurer un accueil physique des clients ou du personnel ;
travaux de maintenance ;
travaux portant sur des données confidentielles de l’Entreprise (opérations financières, acquisitions, etc.) ;
travaux nécessitant l'utilisation de logiciels ou de matériels ne pouvant pas être utilisés en dehors de l'entreprise.
Il s’ensuit que le travail nomade (population des business managers) est exclu du dispositif de télétravail.
19.2 Critères d'éligibilité au télétravail
Le télétravail est ouvert à des postes ou des activités compatibles avec cette forme d’organisation du travail.
Sont éligibles au télétravail, dans les activités visées au 19.1 du présent accord :
les titulaires d’un Contrat à Durée Indéterminée (CDI) ou d’un Contrat à Durée Déterminée (CDD), à temps plein ;
les alternants (contrat d’apprentissage ou de professionnalisation) ;
les stagiaires.
Aucune condition d’ancienneté n’est requise.
Une attention particulière sera portée aux salariés en contrat d'apprentissage, en contrat de professionnalisation, ainsi que les stagiaires, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage. Il conviendra donc au maître de stage, maitre d’apprentissage ou tuteur de s’assurer que le télétravail est bien compatible avec l’acquisition par l’alternant dans l’entreprise, des compétences correspondant à la qualification recherchée et au titre ou diplôme préparés, en liaison avec le CFA.
Le calendrier de mise en œuvre du télétravail sera donc opéré de manière progressive par le manager opérationnel, cette progressivité étant fonction de l’organisation retenue et de la nature du travail exercé dans l’équipe.
La présence sur site de l’alternant et du stagiaire est organisée en lien avec la présence du manager opérationnel ou du tuteur.
Enfin, en cas d’embauche et afin de s’assurer dans les meilleures conditions possibles de l’adéquation du salarié au poste de travail, de son intégration dans l’équipe et dans son environnement de travail, le manager opérationnel pourra limiter le volume de télétravail réalisé durant la période d’essai du salarié.
Un réexamen des critères d'éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, d'établissement ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail si le salarié ne remplit plus les critères.
Article 20 - Modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail
20.1 Principe général
Sauf cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure, le passage en télétravail doit reposer sur le principe du double volontariat.
Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande à son supérieur hiérarchique par tout moyen – le biais d’un écrit, courrier ou un courriel, semble toutefois préférable.
Le manager hiérarchique valide la demande de télétravail. Ce dernier dispose d’un délai d’un mois maximum pour apporter une réponse au collaborateur dans les mêmes conditions que celles visées au paragraphe précédent, étant précisé que l’absence de réponse ne vaut pas acceptation. En cas de difficulté, la direction des ressources humaines pourra être sollicitée.
Aucun salarié ne peut être contraint d'accepter le télétravail. Dans le cas où le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.
Un salarié qui, pour des considérations qui lui sont propres, ne souhaite pas télétravailler, le peut sans avoir à se justifier, sans connaître d’incidence dans le cadre de son activité professionnelle et de son évolution de carrière.
Enfin, le manager hiérarchique peut refuser le télétravail à un salarié. Dans ce cas, le refus éventuel du manager hiérarchique devra être motivé par une raison objective et non discriminatoire.
20.2 Circonstances exceptionnelles
Il est rappelé que l’article L 1222-11 du code du travail prévoit qu’en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, le recours au télétravail peut être nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.
Il s’agit d’une situation dans laquelle le télétravail est un aménagement du poste de travail qui peut être imposé unilatéralement par l’employeur à ses salariés, afin d’assurer la continuité de l’activité de l’entreprise et de protéger les salariés, en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure.
Article 21 - Volume de télétravail régulier
Il convient au préalable de rappeler que l’UES Square intègre et développe des expertises en croissance dans les domaines de la stratégie et de l’organisation, de l’innovation et du digital, de la communication, de la marque et des études, de l’engagement et de la responsabilité sociétale, du développement des talents et du capital humain, pour le compte de clients.
Il faut donc prendre en compte la spécificité de ce cœur de métier, en regard des autres fonctions existant au sein de l’UES Square.
Les parties rappellent que c’est pour cette raison qu’il a été décidé de distinguer parmi les fonctions éligibles au télétravail, les métiers et situations suivantes :
le consultant :
en mission ;
en intercontrat ;
le salarié des fonctions support et administratives.
1.a. Pour le consultant en mission, le volume de télétravail régulier est déterminé en tenant compte de l’organisation du client, dans le cadre de la relation commerciale qui le lie à un cabinet de l’UES Square, en concertation avec le salarié et son manager opérationnel.
1.b. S’agissant des périodes d’intercontrat, chaque consultant peut télétravailler un minimum de 2 jours par semaine, dans le cadre d’un planning élaboré avec le responsable hiérarchique d’un mois sur l’autre. En situation d’intercontrat, le salarié demeure à la disposition de son employeur. Il peut en conséquence être amené à interrompre le télétravail et à se rendre au siège sous 24 heures sur demande de sa hiérarchie, notamment pour participer à l’élaboration et la présentation de soutenances.
2. le salarié des fonctions support et administratives peut exercer ses activités en télétravail à raison d’une journée par semaine, dans le cadre d’un planning, idéalement tournant et fixé d’un mois sur l’autre, décidé par le responsable de service, après concertation avec ses équipes.
Le volume de télétravail peut être réduit en tout ou partie, temporairement, pour les besoins de l’activité.
Les plannings peuvent être modifiés, sous réserve du respect d’un délai de prévenance de 3 jours ouvrables avant le jour de télétravail prévu. En cas de force majeure ou de circonstances exceptionnelles, ce délai peut être réduit à 24 heures.
Le télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de son responsable pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service.
Article 22 - Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail
22.1 Période d'adaptation
L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation d’un mois. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.
Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de deux semaines.
S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouve son poste dans les locaux de l'entreprise et doit restituer l'ensemble du matériel éventuellement mis à sa disposition par la Société pour les besoins du télétravail.
22.2 Retour à une situation sans télétravail à l'initiative du salarié
S’il le sollicite, le télétravailleur est prioritaire pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles, sous réserve de l'application des règles relatives aux priorités d'embauche ou de réembauche (temps partiel, priorité de réembauche après licenciement économique, etc.). L'entreprise s'engage, dans ce cas, à porter à sa connaissance tout poste disponible de cette nature.
22.3 Retour à une situation sans télétravail à l'initiative de l'employeur
L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour des raisons de condition d'éligibilité non remplie, de réorganisation de l'entreprise, de déménagement du salarié, de bon fonctionnement etc. Cette décision sera notifiée par écrit.
La fin du télétravail prend effet au plus tard deux semaines à compter de la décision de mettre fin au télétravail.
22.4 Suspension du télétravail
Le télétravail peut être ponctuellement suspendu. Cette suspension peut intervenir notamment (mais non exclusivement) :
en cas de déplacement nécessaire à l'accomplissement d'une activité projet, ou toute autre mission liée à l'activité professionnelle ;
en cas de formation, atelier, réunion, etc. nécessitant la présence physique du collaborateur, en France ou à l'étranger.
Article 23 - Communication et formation
Des actions de formation et de communication autour du télétravail sont organisées pour sensibiliser les salariés au télétravail.
Des notes de services, affichées dans les locaux de travail auxquelles elles s’appliquent, pourront être établies par service, de manière à adapter l’application du présent accord aux spécificités de l’activité du service en question.
Article 24 - Lieu de télétravail
Le télétravail est effectué au domicile habituel du salarié, ou une autre résidence située en France métropolitaine, sous réserve de recueillir l’accord exprès et préalable de la Société.
Pour l'exercice du télétravail, le télétravailleur veillera à être doté de l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance réalisée dans un espace de travail adapté (sécurité des données, confidentialité des informations…).
En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse.
Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 19.
Le lieu d’exercice du télétravail doit se situer en France métropolitaine. Le télétravail depuis l’outre-mer ou l’étranger est interdit.
Article 25 - Modalités de régulation de la charge de travail ou régulation du temps de travail
La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise. En conséquence, cela ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant contrôlé par les outils de gestion du temps de travail utilisés dans l'entreprise.
Le supérieur hiérarchique des télétravailleurs doit effectuer, avec chacun d'entre eux, un bilan tous les trimestres sur ce qui a été réalisé. Cet échange porte notamment sur l'évaluation de la charge de travail.
En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.
Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère sont discutées lors de l'entretien annuel.
Article 26 - Modalités de contrôle du temps de travail
Le télétravailleur, lorsqu’il est soumis au respect des durées maximales quotidienne et hebdomadaire de travail, doit respecter son planning habituel de travail, de sorte à les observer strictement, soit :
10 heures par jour ;
48 heures sur une même semaine ;
44 heures par semaine en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives.
Étant précisé que les heures supplémentaires ou complémentaires éventuelles sont réalisées à la demande et après validation de la hiérarchie.
Il est rappelé par ailleurs que les durées minimales de repos sont :
11 heures par jour ;
35 heures consécutives de repos hebdomadaire ;
ainsi qu'un temps de pause de 30 minutes par jour.
Pour pouvoir contrôler le temps de travail effectué ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps minimum de repos, le télétravailleur non cadre relèvera ses horaires de travail pour chaque jour travaillé à son domicile et transmettra ce relevé à son supérieur hiérarchique.
Article 27 - Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur
Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit respecter la plage horaire définie en concertation avec son responsable opérationnel, pendant laquelle il doit être possible de le joindre.
Pendant son temps de travail, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.
Article 28 - Équipements liés au télétravail
Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l'entreprise fournit et entretient les équipements nécessaires à l'exercice de l'activité en télétravail. La conformité de ces installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie, relève de la responsabilité du télétravailleur qui doit remettre à cet effet, une attestation de conformité.
Ces équipements se composent au minimum d’un ordinateur portable et une ligne téléphonique destinée aux communications professionnelles.
Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en adressant un ticket au service informatique ou, en cas d’impossibilité technique, en appelant le service support informatique directement.
Les interventions sur les équipements de télétravail s'effectuent à distance ou dans les locaux de l’entreprise.
Le télétravailleur est tenu de respecter toutes les consignes de sécurité et les interdictions d'utilisation de matériel ou d'équipement. Toute infraction à ces règles ou principes peut engendrer des sanctions disciplinaires.
Article 29 - Assurance
Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit justifier auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile.
Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ses équipements, le télétravailleur doit demander une extension de la garantie en ce sens.
Ces conditions de couverture d’assurance doivent être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié doit fournir les justificatifs nécessaires
Le télétravailleur tient à la disposition de l’employeur les documents attestant de sa couverture d’assurance. Pour toute modification impactant ladite couverture, le télétravailleur doit, en outre, remettre à l’employeur une nouvelle attestation de sa compagnie d’assurance stipulant la prise en compte des risques ci-dessus mentionnés.
Article 30 - Confidentialité et protection des données
Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.
Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé au télétravailleur de se conformer strictement aux règles en vigueur de l’entreprise. Le télétravailleur s'engage ainsi à respecter la charte informatique de l'entreprise, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui lui seront transmises par le service informatique de l'entreprise.
Il doit également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel fourni.
Toute infraction à ces consignes peut engendrer une sanction, pouvant aller, le cas échéant jusqu'au licenciement.
Article 31 - Santé et sécurité au travail
En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer la direction des ressources humaines, dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise, soit un délai de 48 heures maximum. L'accident qui a lieu pendant le télétravail et sur le lieu du télétravail est présumé être un accident du travail.
Article 32 - Modalités d’accès au télétravail des travailleurs handicapés
Les travailleurs handicapés qui souhaitent avoir recours au télétravail pourront bénéficier de mesures appropriées facilitant l'accès au télétravail.
Titre IV – Droit à la déconnexion
Article 33 - Affirmation du droit à la déconnexion
L’UES Square réaffirme l'importance du bon usage professionnel des outils numériques et de communication professionnels, et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l'équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle de ses salariés. N'étant pas soumis à la réglementation relative à la durée du travail et aux temps de repos des salariés, les cadres dirigeants ne peuvent se prévaloir des mesures prévues par le présent titre.
En revanche, ils devront veiller au respect du droit à la déconnexion de leurs collaborateurs.
Article 34 - Définition du droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel.
Les outils numériques visés sont :
les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, etc. ;
les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet/intranet, etc.
Le temps de travail habituel correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l'entreprise. Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié et les éventuelles heures supplémentaires. En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.).
Article 35 - Bon usage des outils numériques et de communication professionnels et limitation de leur utilisation hors du temps de travail.
35.1. Mesures visant à lutter contre l'utilisation des outils numériques et de communication professionnels hors temps de travail
La mise à disposition des outils de communication s’accompagne d’une véritable vigilance de la part de l’entreprise et de la part de chaque utilisateur afin de s’assurer de l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée.
Les outils de communication permettant une connexion à distance sont destinés à faciliter l’organisation et la gestion de leur temps de travail par les salariés et ne doivent pas les empêcher de bénéficier, de manière effective, des durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire, de leurs congés, jours non travaillés, jours fériés, etc.
Par conséquent, les salariés doivent respecter une obligation de déconnexion des outils de communication à distance de manière à jouir effectivement de leurs temps de repos.
Aucun salarié n'est tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu'en soit la nature.
Il est rappelé à chaque salarié de :
s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ;
ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ;
pour les absences de plus de 3 jours, paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence ;
pour les absences de plus d’un mois, prévoir le transfert de ses courriels, de ses messages et de ses appels téléphoniques à un autre membre de l'entreprise, avec son consentement exprès.
Par ailleurs, en cas d’absence, il sera demandé à chaque salarié d’activer un message d’absence et d’inviter l’expéditeur à contacter une autre personne en cas d’urgence.
35.2. Mesures visant à favoriser la communication
Chaque salarié, et plus particulièrement chaque cadre manager, doit s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles. Lors de l'utilisation de la messagerie électronique, il doit veiller :
à la pertinence des destinataires du courriel et à l'utilisation modérée des fonctions « Répondre à tous » et « Copie à » ;
à la précision de l'objet du courrier, cet objet devant permettre au destinataire d'identifier immédiatement le contenu du courriel ;
à la clarté, la neutralité et la concision de son courriel ;
au respect des règles élémentaires de politesse lors de l'envoi du courriel ;
à la pertinence et le volume des fichiers joints au courriel.
Il est rappelé aux salariés qu'il est demandé de ne pas utiliser la messagerie électronique ou le téléphone portable lors des réunions de travail.
Article 36 - Mesures visant à réduire les phénomènes de surcharge cognitive
Il est recommandé aux salariés de ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d'arrivée d'un nouveau courriel ou d'un appel téléphonique, afin de réduire les phénomènes de surcharge cognitive et favoriser la concentration des salariés.
Article 37 - Sensibilisation et formation des salariés et managers
37.1. Actions menées par l'entreprise
Pour s'assurer du respect du droit à la déconnexion et des mesures et recommandations prévues par le présent titre, l'entreprise organise des actions de formation et de sensibilisation à destination des managers et de l'ensemble des salariés.
Plus particulièrement, l'entreprise s'engage, dans le cadre des formations au management, à rappeler les bonnes pratiques et promouvoir un usage raisonné et équilibré des outils numériques et de communication professionnels.
37.2. Suivi de l'usage des outils numériques
Les mesures et engagements pris par l'entreprise sont susceptibles d'évolution pour tenir compte des demandes et besoins des salariés.
A cette fin, l'entreprise s'engage :
à proposer à chaque salarié de remplir chaque année un questionnaire, personnel et anonyme, sur l'usage des outils numériques et de communication professionnels, ceci pour permettre une meilleure compréhension des besoins individuels et collectifs ;
à établir un bilan collectif de l'utilisation des outils numériques d'un service ou d'une équipe, sur demande de son manager ;
à ce que le droit à la déconnexion soit un thème obligatoire des entretiens annuels d'évaluation ou, pour les cadres soumis à une convention de forfait en jours, des entretiens sur la charge de travail.
Les résultats issus de ce suivi seront communiqués le cas échéant à la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT).
Si les mesures de suivi font apparaître des risques pour la santé des salariés ou des difficultés, l'entreprise s'engage à mettre en œuvre toutes les actions préventives et/ou correctives propres à faire cesser ce risque et lever ces difficultés.
Article 38 - Sanctions en cas de non-respect de l’accord
En cas de non-respect des mesures et recommandations prévues par la présent accord, l'entreprise se réserve le droit d'appliquer toutes les sanctions appropriées et proportionnées à la nature des infractions constatées.
Titre V – Dispositions finales
Article 39 - Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes
Le présent accord s’applique conformément l’accord de branche du 27 octobre 2014 relatif à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein des bureaux d’études techniques, cabinets d’ingénieurs-conseils et sociétés de conseils.
Les partenaires sociaux rappellent leur attachement au respect du principe de non-discrimination en raison du sexe de la personne, notamment en matière de recrutement, de mobilité, de qualification, de rémunération, de promotion, d’appartenance syndicale, de formation et de conditions de travail. Plus largement les partenaires sociaux réaffirment que la non-discrimination, notamment en raison du sexe de la personne, est un principe supérieur et général qui s’impose dans toutes les dimensions de la vie de l’entreprise et du dialogue social.
Conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur, les organisations soussignées rappellent qu’elles ont pris en compte l’objectif d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes dans le cadre du dispositif visé par le présent accord.
Article 40 - Durée de l'accord et date d’effet
Le présent accord est conclu à durée indéterminée et entre en vigueur, conformément aux dispositions légales, au lendemain de son dépôt auprès de l'administration et du conseil de prud'hommes.
Article 41 - Clause de revoyure
Sans préjudice de la faculté de réviser ponctuellement les dispositions du présent accord, les parties conviennent de se réunir après six mois de mise en œuvre, pour faire le point sur les incidences de son application.
Article 42 - Révision
La révision du présent accord fera l'objet d'une négociation dans les conditions suivantes prévues aux articles L2261-7-1 et suivants du Code du travail. Tous les syndicats représentatifs au moment de la révision seront convoqués par LR/AR.
Article 43 - Dénonciation
Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.
La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.
Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt auprès de la DREETS de Nanterre.
Pendant la durée du préavis, la direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.
Article 44 - Publicité
Conformément aux articles D.2231-2 à 8 du code du travail, le présent accord ainsi que les pièces accompagnant le dépôt seront déposés sur la plateforme de téléprocédure www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Un exemplaire sera déposé, par la partie la plus diligente, au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.
Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de publicité.
Fait à Neuilly-sur-Seine, le 14 décembre 2021
Le représentant de l’Entreprise,
Les Représentants des organisations syndicales de l’Entreprise,
