Protocole d’Accord Préélectoral relatif aux élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique au sein de SYMAG OPS
Entre les soussignés :
SYMAG OPS, représentée par Xxxxxx XXXX, agissant en qualité de Directeur Général, dont le siège social est situé au 8 Rue La Fayette 75009 PARIS, et immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 921436580
Ci-après désignée « SYMAG OPS ou l’Entreprise » ; D’une part,
ET
Le syndicat CGT,
Représenté par Monsieur Xxxxxx XXXXXX, dûment mandaté,
Le syndicat CGT,
Représenté par Monsieur Xxxxxx XXXXXX, dûment mandaté,
Le syndicat CFDT,
Représenté par Monsieur Xxxxxx XXXXXX, dûment mandaté,
Le syndicat CFDT,
Représenté par Monsieur Xxxxxx XXXXXX, dûment mandaté,
D’autre part, Conjointement désignées les « Parties ».
Il est convenu ce qui suit :
Préambule :
Les parties rappellent qu’elles se sont réunies les 09, 15 novembre 2023 et 07 décembre en vue de négocier le présent protocole d’accord préélectoral ayant pour objet de définir les modalités organisationnelles de l’élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE) de SYMAG OPS.
Le présent protocole d’accord préélectoral s’inscrit dans le cadre d’une DUE, dans sa version du 06 décembre, relative au vote électronique, et présentée en annexe 1. Ainsi, le recours au vote électronique constitue la modalité exclusive d’expression des suffrages. Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 2 à ce protocole. Il est précisé que la société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société VOXALY-DOCAPOST. IDCC : 1486
Article 1 : Effectif de l’entreprise
L’effectif permettant de déterminer le nombre de représentants à élire est comptabilisé conformément aux dispositions de l’article L. 1111-2 et suivants du Code du travail. L’effectif prévisionnel à la date du 1er tour des élections, arrêté à la date du
05 décembre 2023, est de 41,75 Equivalents Temps Plein (ETP).
Article 2 : Nombre de collèges électoraux et répartition du personnel dans les collèges
Conformément aux dispositions des articles L. 2314-12 du Code du travail, le nombre de collèges électoraux est fixé à 2. A ce titre, la composition de ces collèges est fixée comme suit :
Un premier collège (collège Employés et Agents de Maîtrise) composé des salariés relevant de ces catégories conformément aux dispositions de la Convention Collective SYNTEC, soit 23,45 Equivalents Temps Plein répartis comme suit :
Femmes : 2,75 ETP soit 11,7%
Hommes : 20,7 ETP soit 88,3%
Un deuxième collège (collège Cadres et Agents de Maîtrise assimilés Cadres) composé des salariés relevant de cette catégorie conformément aux dispositions de la Convention Collective SYNTEC, soit 18,30 Equivalents Temps Plein (ETP) répartis comme suit :
Femmes : 3 ETP soit 16,4%
Hommes : 16,3 ETP soit 83,6%
Article 3 : Nombre et répartition des sièges à pourvoir
Le nombre de siège à pourvoir est, conformément à l’article R. 2314-1 du Code du travail, fixé à 2 titulaires et 2 suppléants. Les parties sont convenues, conformément aux dispositions de l’article L. 2314-13 alinéa 1 du Code du travail, de répartir les sièges entre les collèges comme suit :
Premier collège (collège Employés et Agents de Maîtrise) : 1 titulaire et 1 suppléant,
Deuxième collège (collège Cadres et Agents de Maîtrise assimilés Cadres) : 1 titulaire et 1 suppléant.
Il est rappelé que chaque liste de candidats doit être établie en tenant compte des règles légales liées au nombre de candidats qu'elle présente, et applicables indépendamment à chaque scrutin (pour chaque collège, pour les titulaires et pour les suppléants).
Article 4 : Organisation des élections Article 4.1 – Modalités du scrutin L’élection des membres de la délégation du personnel du CSE est organisée sur la base d’un scrutin de listes éventuellement à deux tours, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.
Au 1er tour, les candidats sont exclusivement présentés par les organisations syndicales représentatives mentionnées aux premier et deuxième alinéas de l'article L. 2314-5 du Code du travail.
Article 4.2 – Interlocuteurs de la Direction Tous éléments devant être communiqués à la Direction dans le cadre des élections visées par le présent protocole doivent être adressés aux Ressources Humaines aux adresses suivantes :
Par mail à l’adresse suivante : XXX.XXXXX@XXXXXXXXX.XX, qui en accusera réception ;
Par courrier remis en main propre contre récépissé ou recommandé AR à l’adresse suivante :
SYMAG OPS – Service RH, à l’attention de Mr Xxxxxx XXXXXX – 16 place du Rhône - 94533 RUNGIS
Article 4.3 – Dates, horaires et lieu des élections Le 1er tour de scrutin des élections des membres de la délégation du personnel du CSE s’ouvrira
le mercredi 10 janvier 2024 à 10 heures et se clôturera le vendredi 12 janvier 2024 à 11 heures.
Un second tour sera organisé dans les hypothèses suivantes :
Le nombre de votants au premier tour est inférieur à la moitié des électeurs inscrits (absence de quorum) ;
Certains sièges à pourvoir restent vacants à l’issue du 1er tour ;
Aucune organisation syndicale ne présente de liste de candidats au 1er tour.
Ces conditions s’apprécient séparément pour chaque collège pour chaque vote (1er / 2ème collèges, titulaires / suppléants).
En tout état de cause, il est rappelé qu’il sera procédé au dépouillement du 1er tour pour déterminer la représentativité syndicale.
Dans l’une de ces hypothèses, le second tour de scrutin des élections des membres de la délégation du personnel du CSE s’ouvrira le mercredi 24 janvier 2024 à 10 heures et se clôturera le vendredi 26 janvier 2024 à 11 heures.
Article 4.4 – Electorat, Eligibilité et liste électorale Article 4.4.1 – Electorat Conformément aux dispositions légales, sont électeurs les salariés de SYMAG OPS qui remplissent les conditions légales suivantes à la date du 1er tour de scrutin :
Justifier d’une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise,
Être âgé de 16 ans révolus,
Jouir de ses droits civiques,
Ne pas détenir de pouvoir permettant d'être assimilé au chef d'entreprise.
Ne peuvent donc être électeurs :
Le Directeur Général de SYMAG OPS
Article 4.4.2 – Eligibilité Conformément aux dispositions légales sont éligibles, les salariés de SYMAG OPS qui remplissent les conditions légales suivantes à la date du 1er tour de scrutin :
Être électeur,
Justifier d’une ancienneté d’au moins 1 an au sein de SYMAG OPS,
Être salarié de SYMAG OPS,
Être âgé de 18 ans révolus à la date du scrutin,
Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature,
Ne pas avoir de lien proche avec l’employeur (conjoint, partenaire de PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré).
Ne peuvent donc être éligibles :
Le Directeur Général de SYMAG OPS
Les salariés remplissant les conditions pour être éligibles ne peuvent l’être que dans leur collège d’appartenance.
Article 4.4.3 – Liste électorale La liste du personnel électeur et éligible est établie par l’employeur. Elle est portée à la connaissance du personnel par voie d’affichage physique et envoyée par e-mail,
le 12 décembre 2024.
Chaque liste comportera les éléments suivants : civilité, nom(s), prénom(s), personne majeure de plus de 16 ans, date d’entrée ainsi que la mention « E » en suite des noms et prénoms des électeurs remplissant les conditions d’éligibilité.
Par ailleurs, la liste de l’ensemble des électeurs pourra également être consultée auprès de l’interlocuteur de l’entreprise mentionné à l’article 4.2. Il en est de même pour les éléments nécessaires à la vérification éventuelle des conditions d’électorat et d’éligibilité.
Des corrections pourront être demandées sur les listes électorales par email jusqu’au 13 décembre 2024 à 16h00 aux interlocuteurs cités à l’article 4.2, dans les 3 jours suivants cette date, les listes électorales seront contestables par voie judiciaire.
Enfin, il est précisé que la liste électorale est appréciée à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin et reste inchangée entre les deux tours de scrutin.
Article 4.5 – Information du Personnel Le personnel sera informé par voie d’affichage et par mail du déroulement des élections dans les délais légaux. Cet affichage constitue, en outre, un appel à candidatures.
Les organisations syndicales pourront transmettre un appel à candidature, dont le contenu devra respecter les prérequis indiqués ci-après, et qui sera diffusé par la Direction à l’ensemble des salariés dans un seul envoi pour tous les appels à candidatures reçus. La date limite de transmission à la Direction est le 11 décembre 2024 à 12h00. L’envoi par email à l’ensemble des salariés s’effectuera le même jour.
La Direction n’assurant que la transmission des appels à candidature, elle ne saura engagée sa responsabilité sur le contenu des appels à candidature. Les documents sont communiqués par les syndicats sous leur entière responsabilité.
L’appel à candidature devra respecter les prérequis suivants :
Format PDF de 2 Mo au maximum,
1 page A5 recto
Couleur ou Noir et Blanc.
Article 4.6 Liste des candidats – appel et dépôt des candidatures Il est rappelé que le 1er tour est réservé aux organisations syndicales mentionnées au premier et deuxième alinéa de l’article L. 2314-15 du code du travail et que les candidatures sont libres en cas d’éventuel 2nd tour.
Seules les organisations syndicales légitimes et intéressées peuvent présenter des listes de candidats pour le premier tour. Il est rappelé que ces listes de candidats doivent être communiquées à l’interlocuteur mentionné à l’article 4.2 et selon les modalités prévues par le présent article.
Cette communication doit être envoyée au plus tard le
mercredi 20 décembre 2023 à 12 heures pour le 1er tour et avant le mardi 16 janvier 2024 à 12 heures pour le 2nd tour. Les éventuelles professions de foi et logo devront être communiqués pour les mêmes dates.
Il est précisé que :
Les professions de foi de chaque liste communiquée dans les délais ci-dessus indiqués seront affichées sur le site de vote sécurisé VOXALY-DOCAPOST (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne). Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :
Format PDF de 2 Mo au maximum,
1 page A4 recto verso,
Couleur ou Noir et Blanc.
Si un logo est transmis dans les délais visés ci-dessus, il sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :
Format png,
Taille de 200 pixels x 200 pixels
Les listes, le logo ainsi que les éventuelles professions de foi devront être communiqués au plus tard aux dates susvisées par lettre recommandée AR ou lettre remise en mains propres contre récépissé ou lettre envoyée par mail avec accusé de réception auprès de l’interlocuteur mentionné à l’article 4.2 du présent accord.
Les listes des candidats et les professions de foi (et les éventuels tracts syndicaux) sont affichées sur les panneaux d’affichage physique et envoyées par email à tous les salariés par la Direction le
mercredi 20 décembre 2023, pour le premier tour ; et le mardi 16 janvier 2024 pour le second tour éventuel.
La Direction n’assurant que la transmission des tracts syndicaux, elle ne saura engagée sa responsabilité sur le contenu. Les documents sont communiqués par les syndicats sous leur entière responsabilité.
Il est rappelé que conformément à l’article L. 2122-33 du Code du travail, lorsqu'une liste commune a été établie par des organisations syndicales, la répartition entre elles des suffrages exprimés se fait sur la base indiquée par les organisations syndicales concernées lors du dépôt de leur liste. Les organisations syndicales concernées devront porter cette information à la connaissance de l’employeur et des électeurs avant le déroulement des élections. A défaut d'indication, la répartition des suffrages se fait à part(s) égale(s) entre les organisations concernées.
Il est également rappelé qu’il est procédé, conformément à l’article L. 2314-26 du Code du travail, à des votes séparés pour les membres titulaires et les membres suppléants, dans chacune ces catégories professionnelles formant des collèges distincts. Collèges Femmes Hommes Nombre d’hommes devant figurer sur chaque liste
Nombre de femmes devant figurer sur chaque liste
Nb % Nb %
1er collège 3 12,5 % 21 87,5 % 0 ou 1 0 ou 1 2ème collège 3 15,8 % 16 84,8 % 0 ou 1 0 ou 1
Article 4.6 – Bureaux de vote Un unique bureau de vote, composé de salariés de l’établissement et représentants les 2 collèges, est constitué pour l’ensemble des élections (1er et 2ème tour).
Afin de constituer ce bureau de vote, un appel à candidatures sera effectué auprès des salariés le lundi 12 décembre 2023. Si le nombre de volontaires est supérieur à 3, un tirage au sort sera effectué en présence des scrutateurs désignés par les syndicats, en date du lundi 18 décembre 2023. S’il n’y a pas assez de volontaires, la Direction complétera en commençant à contacter les salariés les plus âgés.
Les membres du bureau de vote devront être nécessairement présents :
Pour la formation,
Physiquement pour l’ouverture et la fermeture du bureau de vote.
La présidence du bureau de vote reviendra en tout état de cause, et sous réserve de son acceptation, au salarié le plus âgé du bureau de vote, sauf s’il se présente comme candidat. Il s’assure de la régularité des opérations, du secret du vote et proclame les résultats. Les 2 autres membres du bureau seront les assesseurs.
Le bureau s’assure de la régularité des opérations électorales, du secret du vote et proclame les résultats. Le temps passé par les membres du bureau de vote à leur mission est rémunéré comme du temps de travail. Le temps de vote est également rémunéré comme du temps de travail, sauf si le votant décide de façon volontaire à s’exprimer en dehors de ces heures de travail.
Chaque syndicat ayant présenté des candidats pourra envoyer un représentant de la (ou des) liste(s) pour être scrutateur au moment du dépouillement du 1er tour et d’un éventuel 2nd tour. Il en est de même pour les listes comportant une pluralité de candidats sans étiquette. Enfin, en cas de liste déposée par un candidat sans étiquette lors du second tour, ce dernier pourra être présent au moment du dépouillement de ce tour.
Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours, ainsi que les scrutateurs désignés par les syndicats pour suivre la participation sur tous les collèges, et devront communiqués l’informations à la personne indiquée au paragraphe 4.2 dès qu’ils en ont connaissance
Article 4.7 – Matériel de vote et assistance électeur La Direction enverra, dès la signature du PAP, un courrier postal en mode suivi, à tous les salariés dans le contrat de travail est suspendu à la date de signature du PAP, pour les informer de la mise en place des élections. La preuve de l’envoi de ces courriers et de leur réception sera présentée au bureau de vote et aux scrutateurs. En cas d’incident, le président le notifiera dans le CERFA.
Le prestataire adresse à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote par e-mail sur l’adresse e-mail connue de l’employeur. Le matériel de vote, à savoir le courriel relatif aux élections professionnelles, envoyé contient l’adresse URL du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier.
Les mails seront envoyés le lundi 08 janvier 2024 au plus tard.
L’authentification s’effectue selon les étapes suivantes :
Saisir le code d’accès, sa date de naissance, les 5 derniers chiffres de l’IBAN et le code de sécurité ;
Demander la réception du code d’activation soit par mail soit par SMS ;
Saisir le code d’authentification reçu.
Les moyens personnels d’authentification utilisés au 1er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote, sauf en cas de perte des identifiants. En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique.
Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOSTE un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, ainsi qu’une donnée à caractère personnel robuste information personnelle complémentaire connue de chaque salarié-électeur (5 derniers chiffres de l’IBAN des électeurs)
Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.
Article 4.8 – Déroulement du vote électronique Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles. Il est précisé que les opérations de vote doivent se dérouler pendant les horaires planifiés de travail pour ouvrir droit à la rémunération indiquée article 4.6.
La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote transmis auprès de l’électeur. Le déroulement est le suivant :
L’électeur pourra accéder, pendant son temps de travail, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet étant entendu que la plateforme est ouverte 24 heures sur 24 ;
L’électeur devra répondre à un ensemble de questions personnelles, afin de pouvoir recevoir ses codes de connexion personnels sur l’adresse e-mail ou le n° de téléphone mobile de son choix, comme indiqué dans le paragraphe 4.7 sur les modalités d’authentification et dont l’exemple de notice est présenté en Annexe 3,
Après identification, le service affiche l’élection à laquelle l’électeur est autorisé à participer.
Le service affiche les listes candidates pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur.
L’électeur peut :
Choisir une liste complète,
Voter blanc.
Son choix lui est rappelé et il peut le modifier.
L’électeur confirme alors son vote.
Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement ferme et définitif de son vote.
À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre ultérieurement.
Article 5 : Formation des membres du bureau de vote
Une séance de formation et de validation se déroulera le
lundi 08 janvier 2024, sous réserve de possibilité du prestaire, idéalement en présentiel sur notre site de Rungis.
Les membres du bureau de vote doivent impérativement assister à cette réunion sous peine d’être exclus du bureau de vote. Dans une telle situation, les membres exclus du bureau de vote seront remplacés par les salariés les plus âgés, sous réserve d’acceptation de leur part. Les scrutateurs peuvent également assister à cette formation.
Lors de cette séance, les membres du bureau de vote, ainsi que la direction (ou ses représentants) de l’entreprise, seront formés par VOXALY sur les procédures d’ouverture, de clôture et de dépouillement.
Le prestataire formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.
Article 6 : Ouverture et fermeture du scrutin
Les opérations d’ouverture et de clôture sont contrôlées par un représentant de la direction en présence des membres du bureau de vote et des scrutateurs désignés. Un scrutateur par Organisations Syndicales ayant présenté des candidats et un membre par liste de candidat sans étiquette (en cas de second tour) qui le souhaitent peuvent assister à ces opérations d’ouverture et de clôture.
Ils devront communiquer à l’interlocuteur mentionné à l’article 4.2 le nom de la personne qui assistera à ces opérations avant le
vendredi 05 janvier 2024 pour le 1er tour et, pour le 2nd tour, avant le vendredi 19 janvier 2024.
Article 7 : Assistance téléphonique
L’assistance renseigne les électeurs sur le processus global de vote, sur les modalités de vote ainsi que sur les possibilités de réexpédition de nouveaux codes de connexion au site.
L’assistance invite l’électeur à se connecter au module de renvoi de codes du site, qui, après une vérification d’identité, autorise un renvoi selon les modalités suivantes au choix de l’électeur :
par SMS sur le téléphone portable du choix de l’électeur ;
par courriel sur l’adresse Email du choix de l’électeur.
Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des codes aux salariés, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, collège, site, adresse email connue, date de naissance, code postale et pays d’habitation, 5 derniers chiffres de l’IBAN des électeurs de chaque salarié électeur. Ces données permettront à l’assistance téléphonique de procéder par questionnement à la
vérification de l’identité de l’appelant afin de pouvoir lui réexpédier ses codes.
L’assistance est ouverte 24h/24 et 7 jours/7 pendant la durée du scrutin et est joignable au 05 67 31 53 06.
Article 8 : Dépouillement et résultat du vote Le dépouillement des élections des membres de la délégation du personnel au CSE aura lieu le
vendredi 12 janvier 2024 à 11 heures. En cas de deuxième tour, le dépouillement interviendra le vendredi 26 janvier 2024 à 11 heures.
Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote. Il s’assure de la régularité des opérations et proclame les résultats publiquement. Le processus de dépouillement est le suivant :
Clôture du site internet de vote,
Déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,
Calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
Téléchargement des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,
Impression et signature des procès-verbaux,
Proclamation des résultats.
Les procès-verbaux pourront faire l'objet d'une transmission au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) de manière dématérialisée par télétransmission via un téléservice dédié sur la plateforme du prestataire Voxaly par la Direction ou ses représentants.
A chaque tour, les CERFAs et les résultats associés seront envoyés par email à l’ensemble des salariés et affichés sur les panneaux physiques de la Direction. Une copie de des CERFAs sera également transmise aux négociateurs du PAP non-salariés de l’entreprise.
La proclamation du résultat du vote aura lieu en présence d’un représentant par liste de candidats et d’un représentant de l’employeur. Le dépouillement et l’annonce de la proclamation des résultats est publique.
Article 09 : Durée des mandats
Conformément à l’article L. 2314-33 du Code du travail, la durée des mandats est fixée à 3 ans et 10 mois.
Article 10 : Dispositions diverses
Le présent protocole est conclu pour toute la durée du mandat. Les contestations relatives au droit électoral et à la régularité des opérations électorales seront, le cas échéant, soumises à l’inspecteur du travail ou au Tribunal d’instance de Paris, siège de l’Entreprise.
Fait à Rungis, le 08 décembre 2023, en 05 exemplaires orignaux.
Pour SYMAG OPS :
Fonction Nom du signataire Signature
Directeur général
Xxxxxx XXXXXX
Pour les organisations syndicales représentatives :
Organisation syndicale Représentative Nom des signataires Signature
Pour la CFDT
Xxxxxx XXXXXX
Pour la CFDT
Xxxxxx XXXXXX
Pour la CGT
Xxxxxx XXXXXX
Pour la CGT
Xxxxxx XXXXXX
ANNEXE 1 – DUE relative au vote électronique
DECISION UNILATERALE DE L’EMPLOYEUR (DUE) RELATIVE A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ELECTIONS POUR LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE SYMAG OPS MISE A JOUR EN DATE DU 06 DECEMBRE 2023 ANNULE ET REMPLACE LA DUE DU 11 OCTOBRE 2023 La Société SYMAG OPS, Société par Actions Simplifiée (SAS) au capital de 125 943,00 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de PARIS sous le numéro 921 436 580, dont le siège social est situé au 8 rue Lafayette 75009 PARIS, représentée par Xxxxxx XXXXXX, agissant en qualité de Directeur Général et DRH, ci-après désigné « l’Entreprise » a décidé, de mettre en place une DUE relative à la mise en place du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles de SYMAG OPS.
PREAMBULE
Nous rappelons que « SYMAG OPS » est une filiale à 100% de SYMAG, créée au 1er janvier 2023.
La présente décision unilatérale vise à mettre en place le recours au vote électronique pour l’élection des représentants du CSE de SYMAG OPS.
Au sein de l’entreprise SYMAG, un accord a été conclu concernant le vote électronique le 17 avril 2019.
Le souhait de la Direction est de s’appuyer sur ces dispositions conclues avec les partenaires sociaux de SYMAG, tout en prenant en compte les évolutions réglementaires, ainsi que celles de la CNIL, pour définir un cadre de recours au vote électronique conforme au droit positif.
Ainsi, à travers les éléments indiqués dans cette DUE, nous poursuivons la mise en place du vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles du CSE, conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail, de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail, et à la délibération de la CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique.
SYMAG OPS souhaite continuer à s’inscrire dans une démarche d’adaptation aux avancées technologiques dans le processus des élections professionnelles et ancrer cette pratique au sein de l’entreprise.
Il est rappelé que le recours au vote électronique implique nécessairement le respect des principes généraux du droit électoral et notamment l’anonymat et le secret du vote, la sincérité et l’intégrité du vote, l’unicité, la confidentialité et la liberté du vote.
La présente DUE a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales. Les dispositions de la présente DUE sont prioritaires sur celles de l’accord précédemment cité
CECI ETANT EXPOSE, LES SALARIES DE SYMAG OPS BENEFICIENT DE LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE DANS LES CONDITIONS QUI SUIVENT :
ARTICLE 1.Recours au vote électronique
Par la présente DUE, l’entreprise décide de recourir au seul vote électronique pour l’élection de la délégation du personnel au Comité social et économique, par le biais d’une solution reconnue sur le marché et ayant fait la preuve de sa fiabilité et de sa conformité aux règles applicables en matière électorale et de sécurité informatique.
ARTICLE 2.Recours à un prestataire
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, l’entreprise indique ne pas recourir à une solution développée en interne et décide que la mise en place du vote électronique pour l’élection de la délégation du personnel au CSE est confiée à un prestataire choisi par l’employeur sur la base d’un cahier des charges.
Conformément à la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL, l’employeur identifie au préalable le niveau de risque du scrutin afin de définir les mesures de sécurité à mettre en place et identifie, sur cette base, le prestataire auquel il souhaite confier la conception et mise en place du système de vote.
ARTICLE 3.Cahier des charges et principes généraux du droit électoral
Conformément aux prescriptions des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, de l’arrêté du 25 avril 2007, de la délibération de la CNIL n° 2019-053 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral indispensable à la régularité du scrutin.
Ces principes sont :
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par l'électeur et celui enregistré dans l'urne électronique ;
L’anonymat du vote : impossibilité de relier un vote à l'électeur qui l'a émis ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité et la liberté de vote : possibilité pour un électeur d'exercer personnellement son droit de vote et en toute confidentialité.
Il est rappelé que le dispositif de vote électronique retenu permet d’assurer, conformément aux dispositions de l’article R. 2314-6 du Code du travail :
La confidentialité des données transmises et notamment les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;
La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;
Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;
Pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ; date et heure d’émargement ;
Pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant et date de naissance ;
Pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
Pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, candidats, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.
ARTICLE 4.Protocole d’Accord Préélectoral (PAP)
Dans le cadre de chaque élection, l’entreprise engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral qui précisera les modalités pratiques d’organisation du vote électronique.
Le protocole préélectoral mentionne :
La présente DUE autorisant le recours au vote électronique à l’exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe ;
S’il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place ;
En annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 5.Déroulement des opérations électorales
ARTICLE 5.1.Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
ARTICLE 5.2.Modalités d’accès au serveur de vote et vote
5.2.1. Lieu et durée du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée dans le protocole d’accord préélectoral.
Le système de vote électronique tel que défini dans cette DUE s’effectue par Internet à distance ou sur place, à partir d’un terminal privé ou professionnel. Aucune autre possibilité de vote n’est ouverte.
5.2.2. Système d’authentification
Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis conformément aux modalités définies dans le protocole préélectoral de manière à garantir sa confidentialité.
Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification. Ce dispositif garantit que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
5.2.3. Exercice du vote
L'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver. Le vote est anonyme et chiffré par le système informatique. La validation le rend définitif et empêche toute modification.
La saisie du code d’accès et du mot de passe valent signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote. Cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
5.2.4. Liste d’émargement et résultats partiels
Conformément aux dispositions de l’article R.2314-16 du Code du travail, la liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin.
ARTICLE 5.3.Clôture du vote et opérations de dépouillement
Le dépouillement et le décompte des voix sont faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités garantissant la confidentialité, permettant un accès aux données dans les conditions et limites prévues par la Loi. La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
ARTICLE 5.4.Conservation et destruction des fichiers supports.
L’employeur ou le prestataire qu’il a retenu conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, l’employeur ou, le cas échéant, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 6.Gestion des données à caractère personnel
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 telle que modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engage à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prend toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
ARTICLE 7.Expertise indépendante de la solution de vote
Par principe, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de la conception du système utilisé, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
De la Délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique
Des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
Du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Plus particulièrement, selon le niveau de risque du scrutin identifié, il est possible de reprendre des éléments d’un rapport d’expertise précédent, dans les conditions fixées par la délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du travail.
ARTICLE 8.Cellule d’assistance technique
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur.
Cette cellule comprendra les représentants du prestataire et le cas échéant, des représentants du personnel
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, est mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 9.Information du personnel et de ses représentants
L’employeur informe les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, de l’accomplissement des formalités déclaratives préalable auprès de la Commission Nationale de l’informatique et des libertés.
Chaque salarié se verra remettre une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Enfin, les membres de la délégation du personnel ainsi que les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote retenu.
ARTICLE 10.Durée, modification, dénonciation
La présente décision unilatérale relative à la mise en place du vote électronique prendra effet le
06 décembre 2023, et est établie pour une durée indéterminée.
Elle se substitue à toutes les dispositions issues de décisions unilatérales, d’accords, d’usages ou de toute autre pratique en vigueur dans l’entreprise et portant sur le même objet que celui prévu par la présente décision unilatérale.
Elle pourra être modifiée ou dénoncée à tout moment, conformément à la procédure jurisprudentielle prévue pour la modification et la dénonciation des usages et engagements unilatéraux de l’employeur en vigueur à cette date.
En cas de modification de l’environnement juridique applicable au vote électronique, les règles nouvelles s’appliqueront dans les conditions qu’elles déterminent, sans qu’une modification de la présente décision unilatérale ne soit nécessaire, sauf disposition contraire.
Fait à Rungis, le 06 décembre 2023
Pour l’entreprise. M. Xxxxxx XXXXXX Directeur Général
ANNEXE 2 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu)
Les exigences de sécurité pour le vote
La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.
Anonymat
L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur
Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire attribue à chaque électeur un code d’accès qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible. Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.
Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.
L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin
L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux. Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne. De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.
La préservation de l’anonymat
Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend
aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.
L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.
Confidentialité et chiffrement
Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif. Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,
la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.
De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur. Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.
Intégrité
Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ». L’application assure l’intégrité des votes :
après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,
un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,
une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.
La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :
aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,
aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.
Disponibilité
Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé. Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOSTE. En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements. La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.
Le scellement du système et des données
Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées. Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable. Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision. Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.
L’expertise
Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients. Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.
Recommandations CNIL
Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.
VOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.
ANNEXE 3 – Exemple de notice de vote par Internet
ANNEXE 4 – Calendrier des opérations
Déroulement des scrutins 1er tour 2nd tour Date limite d’information des salariés 13 octobre au plus tard Sans objet Date limite d’affichage des listes électorales 12 décembre 2023 Sans objet Date limite de contestation des listes électorales 13 décembre 2023 Sans objet Date limite de remise des listes de candidats et des professions de foi 20 décembre 2023 à 12h 16 janvier 2024 à 12h Affichage des listes de candidats 20 décembre 2023 16 janvier 2024 Date de désignation du bureau de vote 29 décembre au plus tard Sans objet Envoi du matériel de vote 08 janvier 2024 Sans objet Ouverture du Scrutin 10 janvier 2024 à 10h 24 janvier 2024 à 10h Fermeture du scrutin 12 janvier 2024 à 11h 26 janvier 2024 à 11h Dépouillement du scrutin 12 janvier 2024 26 janvier 2024
