ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
AU SEIN DE LA SOCIETE THALES ALENIA SPACE FRANCE
ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
AU SEIN DE LA SOCIETE THALES ALENIA SPACE FRANCE
Entre les soussignés :
-
la société THALES ALENIA SPACE France représentée par XX, en qualité de Directeur des ressources humaines France, dûment habilité,
d’une part,
- et les
Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’entreprise, représentées par les Délégués Syndicaux Centraux,
d’autre part,
il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Depuis 2004, la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004) ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
C’est dans ce cadre que Thales Alenia Space France (TAS France) a invité les Organisations Syndicales Représentatives dans l’entreprise, afin de négocier à nouveau sur le principe et les modalités de recours au vote électronique, en vue de l’organisation des prochaines élections professionnelles prévues en octobre 2025.
Ces élections concernent les représentants du personnel au Comité Social et Economique (CSE) des établissement de Cannes et de Toulouse.
Les parties ont convenu à nouveau de confier l’organisation du vote à une société prestataire spécialisée dans les opérations de vote électronique. La Société ALMA CONSULTANT a ainsi été retenue pour organiser le scrutin au sein des établissements de TAS France, sur la base d'un cahier des charges annexé au présent accord et dans le respect des prescriptions règlementaires.
Les parties signataires du présent accord rappellent leur attachement à ce que le système de vote électronique soit mis en œuvre dans le respect des principes généraux du droit électoral et notamment :
L’authentification de l’électeur,
L’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré),
L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur),
L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin),
La confidentialité et le secret du vote : confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales), sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (article R2314-6 du code de travail).
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (article R2314-7 du code de travail).
Dans le cadre du recours au vote électronique pour les élections professionnelles d’octobre 2025, la Direction et les Organisations Syndicales Représentatives dans l’entreprise ont convenu des modalités de mise en œuvre précisées ci-dessous.
Article 1 – Principes généraux :
Recours au vote électronique :
Les parties conviennent d’avoir recours au vote électronique dans le cadre des élections des représentants du personnel aux CSE de Cannes et de Toulouse, qui se dérouleront en principe en octobre 2025.
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord correspond à un vote par l’intermédiaire d’une plateforme internet (le vote papier à bulletin secret sous enveloppe sera donc exclu).
Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, ALMA CONSULTANT doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
de la Délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles ;
du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Économique ;
du Règlement Général sur la Protection des Données (n°2016/679 du 14/04/2016).
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant, distinct du prestataire et ayant une expérience significative dans l’analyse des systèmes de vote.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL.
Le rapport d’expertise sera tenu à la disposition de la CNIL et sera remis aux Organisations Syndicales.
Information des salariés
Afin de faciliter l’appropriation de cette technique de vote, chaque salarié recevra une notice d’information détaillée en amont de l’élection.
Une session de démonstration de l’utilisation de la plateforme, dont les modalités seront précisées à l’occasion de la négociation des PAP, sera réalisée sur chaque établissement avant la date des élections.
Dispositif de secours
Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 2 – Déroulement des opérations de vote
Cadre général
Les opérations électorales, au sein de chaque établissement de TAS France, seront organisées selon des modalités identiques, décrites de façon succincte ci-dessous et reprises au sein de la description détaillée du fonctionnement du système de vote annexée au présent accord.
Les électeurs auront la possibilité de voter de n’importe quel terminal Internet (ordinateur, tablette, smartphone) professionnel ou personnel, depuis tout lieu offrant un accès internet, en se connectant sur le site sécurisé de vote électronique mis en place par ALMA CONSULTANT, dans le respect de la confidentialité du vote.
De plus, à la demande des Organisations Syndicales, des isoloirs équipés de PC portables ou de tablettes seront mis à disposition des salariés sur chaque établissement. Ce seront 10 isoloirs qui seront mis en place au sein de chaque établissement, dans un lieu qui sera précisé dans le cadre des négociations des PAP. En cas de reprise de la pandémie de Covid 19 nécessitant la mise en place de règles de distanciation physique, une réunion aura lieu sur chaque établissement, entre la Direction des ressources humaines et les Organisations Syndicales Représentatives, pour examiner la possibilité maintenir et d’adapter ce dispositif aux exigences sanitaires.
Les moyens d’authentification seront envoyés aux électeurs à leur domicile ou leur lieu de résidence temporaire par courrier prioritaire, contenant l’identifiant, la clé de génération du mot de passe et la nature de l’information personnelle (Cf. l’exemple en annexe 2). Une communication sera faite auprès des électeurs pour les prévenir de l’envoi du matériel de vote. Ces codes garantissent la confidentialité du vote.
En outre, en cas d’oubli de ces moyens d’authentification à leur domicile le jour du vote, les électeurs présents sur site auront la possibilité de récupérer une enveloppe contenant les moyens d’authentification : identifiant, mot de passe et nature de l’information personnelle (Cf. l’exemple en annexe 3). Il est précisé que si l’électeur a fait l’action de générer son mot de passe, le mot de passe contenu dans l’enveloppe ne sera plus valable. Il devra alors utiliser le mot de passe qu’il a généré ou en générer un nouveau.
Ces enveloppes pourront être récupérées à proximité des isoloirs mis en place sur chaque établissement, contre présentation du badge et signature de remise en main propre.
La récupération de cette enveloppe sur site ne contraint pas l’électeur à voter au sein des isoloirs mis à disposition.
L’ensemble des électeurs aura la possibilité de se connecter sur le site sécurisé des élections professionnelles et voter en toute confidentialité à l’aide de son identifiant, de son mot de passe et d’une information personnelle ne figurant pas sur le courrier et dont seul l’électeur a connaissance.
Par ailleurs, des PAP seront négociés au sein des établissements de Cannes et de Toulouse définissant notamment :
le cadre général relatif à l’élection du CSE avec le décompte de l’effectif, le nombre et la répartition des sièges à pourvoir par collège, etc.
en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales.
Etablissement des fichiers
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.
Les listes de candidats sont établies pour chaque scrutin et instance par chaque Organisation Syndicale, ou directement par les candidats libres lors du second tour, et transmises à la Direction dans le respect des délais qui seront fixés par chaque protocole préélectoral.
À la réception de ces listes, la Direction des Ressources Humaines les transmettra à ALMA CONSULTANT afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique, dans le respect du RGPD.
Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.
Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :
Pour les listes électorales (pour ALMA CONSULTANT) : noms et prénoms des inscrits, date de naissance, collège, site, adresse postale et l’information personnelle ;
Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, site/établissement, sexe et date de naissance ;
Pour les listes d’émargement par établissement : noms, prénoms des électeurs, collège et scrutin ;
Pour les résultats par établissement : Les procès-verbaux CERFA (noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège) ;
Le résultat de la représentativité par établissement (au 1er tour).
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales (prestataire) : ALMA CONSULTANT ;
Pour les listes électorales (affichage) : Électeurs, syndicats représentatifs ;
Pour les listes d’émargement : Membres des bureaux de vote, Direction des Ressources Humaines ;
Pour les résultats : Électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, Direction des Ressources Humaines et membres des bureaux de vote.
Mise en place des bureaux de vote
Il sera mis en place un bureau de vote à Cannes et un bureau de vote à Toulouse, chacun regroupant les différents collèges ainsi que les titulaires et les suppléants.
Les bureaux de vote sont appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats qui leur seront transmis par la cellule de scellement-descellement.
Le bureau de vote est composé de quatre membres (1 président et 3 assesseurs) désignés par les organisations syndicales en accord avec la Direction des Ressources Humaines de l’établissement, choisis au sein des listes du personnel, sur la base du volontariat.
Cellule de scellement et de descellement :
Trois membres du bureau de vote seront choisis selon les mêmes modalités pour procéder au scellement et au descellement des urnes.
Un membre désigné par chaque Organisation Syndicale ayant déposé une liste de candidats aux élections professionnelles pourra assister aux opérations de scellement et de descellement des urnes, ainsi qu’un représentant de la Direction.
Le président sera désigné par les Organisations Syndicales et devra être électeur.
Cette cellule aura en charge :
Scellement des urnes,
Descellement des urnes.
formation au système de vote électronique
Les membres des bureaux de vote ainsi que les représentants des Organisations Syndicales désignés pour assister aux opérations de scellement et de descellement des urnes, ainsi qu’un représentant de la Direction, bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique.
Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Cette cellule sera présente :
A la recette test complète du système de vote,
Au scellement des urnes avant élections,
Scellement et descellement lors du dépouillement des urnes.
Les membres de cette cellule auront accès à l’état de fonctionnement du système de vote et au contrôle du scellement pendant toute la durée des élections.
Elle comprend 1 à 2 représentants de la direction de chaque établissement de TAS France, 1 à 2 représentants des bureaux de vote et 1 représentant de Chez ALMA CONSULTANT.
Bulletins de vote
ALMA CONSULTANT assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
ALMA CONSULTANT reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les professions de foi des listes correspondantes.
Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre précisé sur le protocole préélectoral (par ordre alphabétique des sigles des Organisations Syndicales ou par ordre de présentation des listes au service des Ressources Humaines ou par tirage au sort...).
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, il sera veillé à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Les professions de foi mises en ligne seront également de même format pour toutes les listes.
Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier prioritaire, selon la date prévue par le protocole préélectoral :
L’adresse du site de vote,
Ses codes d’accès personnels au site de vote, constitués d’un code d’identification personnel dont ALMA CONSULTANT aura connaissance et d’une clé permettant de générer de manière aléatoire un mot de passe dont ALMA CONSULTANT n’aura pas connaissance,
La nature de l’information personnelle que le salarié devra renseigner,
La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour si l’organisation de ce dernier est requise,
Un numéro de téléphone et une adresse mail d’assistance électeurs dédiés à l’élection.
À l’aide de son identifiant, de son mot de passe et d’une information personnelle ne figurant pas sur le courrier et dont seul l’électeur a connaissance, l’électeur pourra se connecter sur le site sécurisé des élections professionnelles et voter en toute confidentialité. Les signataires du présent accord ont retenu comme information personnelle une combinaison de l’année de naissance (sur 4 chiffres) et du département de naissance sur 2 ou 3 chiffres pour les DROM COM (exemple : 197906). Le numéro correspondant au département pour les salariés nés à l’étranger sera le 99.
Pendant toute la durée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre l’assistance téléphonique ou d’envoyer un mail afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote. L’assistance téléphonique sera disponible 24h/24 et 7j/7.
Modalités des élections
Sur chaque établissement, en présence des membres du bureau de vote et d’un membre désigné par chaque Organisation Syndicale ayant déposé une liste de candidats aux élections professionnelles et d’un représentant de la Direction, le prestataire procédera avant l’ouverture du vote, à un test du système de vote électronique, puis au vidage de l’urne électronique.
Les trois membres de la cellule de scellement/descellement établiront, de façon confidentielle, un mot de passe chacun (en entourant 4 caractères numériques sur un document papier remis par ALMA CONSULTANT). Les feuilles seront ensuite insérées dans une enveloppe sécurisée et numérotée. Cette enveloppe devra être conservée dans un endroit sûr par la Direction des Ressources Humaines. Le talon numéroté de l’enveloppe sera remis au prestataire.
Les élections auront lieu de manière simultanée sur les établissements de Cannes et de Toulouse. Les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections se dérouleront sur 2 journées.
Ainsi, à la date de signature du présent accord, le scrutin du vote par correspondance débuterait à 9 heures, sur chaque établissement, le 6 octobre 2025, pour se terminer à 17 heures le 7 octobre 2025.
Les modalités précises de dates et d’horaires du scrutin seront confirmées au sein de chaque PAP d’établissement, en reprenant le principe de simultanéité précisé ci-dessus.
De la même manière, la date et horaires d’un éventuel second tour seront précisés dans le cadre des PAP, en respectant le principe de simultanéité si un vote devait avoir lieu sur les deux sites.
Enfin, les plages horaires d’ouverture des isoloirs sur chaque journée seront également définies au sein des PAP.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin et durant les plages qui seront définies au sein des PAP, pour les votes dans les isoloirs mis à disposition sur sites.
Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-6 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi chiffrée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Afin de préserver la confidentialité du vote et si le réseau société est utilisé, la direction s’assurera que l’adresse du serveur de vote est inscrite dans les « listes blanches » des moyens d’interception SSL.
Suivi de la participation pendant la période de vote
Il est rappelé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Les membres des bureaux de vote locaux pourront consulter tout au long du scrutin, les taux de participation et les listes d’émargement du vote. Cet accès aux listes d’émargement durant le scrutin est prévu à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Ces informations doivent donc rester internes aux bureaux de vote et ne doivent pas être divulguées durant le scrutin.
La Direction et les représentants de organisations syndicales désignés dans le cadre du protocole électoral disposeront d’un accès leur permettant de suivre l’évolution des taux de participation.
Les PAP pourront éventuellement définir les modalités de communication du taux de participation, par la Direction, aux salariés de l’établissement.
Article 3 - Clôture et résultats
Clôture
A l’issue du délai de 15 minutes prévu pour les salariés connectés au site avant l’heure fixée pour la clôture du scrutin par voie électronique, le contenu des urnes, les listes d’émargement électroniques et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatées et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Le système de vote électronique est scellé après la clôture du scrutin et avant le descellement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau en cas de besoin.
Décompte et attribution des sièges
Le décompte n’est possible que par l’activation conjointe des trois mots de passe de déchiffrement par chaque cellule de scellement/descellement composée des membres désignés au sein de chaque bureau de vote. Par ailleurs, un membre désigné par chaque Organisation Syndicale ayant déposé une liste de candidats aux élections professionnelles pourra assister aux opérations de descellement des urnes sur chaque établissement.
Les membres des bureaux de vote locaux éditeront la liste d’émargement et les procès-verbaux. Dans l’ordre, ils contrôleront, signeront et proclameront les résultats.
Conservation et destruction des données
ALMA CONSULTANT conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
À l’expiration de ces délais, ALMA CONSULTANT procède à la destruction des fichiers supports (remise d’un certificat de destruction).
Article 4 : Dispositions finales
Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée.
Il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.
Il prendra fin au terme des mandats des représentants du personnel aux CSE qui seront renouvelés à l’occasion des élections d’octobre 2025. La durée de ces mandats est actuellement fixée à trois ans.
Formalités de dépôt et de publicité
Conformément aux articles L. 2231-5 et suivants du Code du travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations représentatives.
Par ailleurs, en application de l’article D. 2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé, à la diligence de la Société TAS FRANCE,
En un exemplaire informatique à la DREETS, sur la plateforme dédiée,
En un exemplaire original au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Toulouse.
Enfin, conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne dans un standard ouvert aisément réutilisable (format Word) sous un format rendu anonyme.
Le présent accord est établi en autant d’exemplaires que nécessaire et signé à Toulouse, le 16 juin 2025 entre les parties suivantes :
Pour Thales Alenia Space France :
DRH France XX
Pour les Organisations Syndicales Représentatives au niveau de TAS-France :
Pour la CFDT,
Pour la CFE-CGC XX
Pour la CGT XX
Pour FO XX
ANNEXE 1
Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales
Fonctionnalités du système de vote électronique
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe (OVH) sur le territoire national. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par une simple connexion internet (ordinateur, tablette, smartphone).
Période des élections La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées.
Nature des élections Les élections à organiser sont des élections professionnelles pour le 1er , 2ième collège et 3ème collège
Expertise ALMA CONSULTANT fournit à THALES ALENIA SPACE les conclusions du rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Émargement électronique, unicité du vote Le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents Lors de la prise en compte d’un vote, le système assure :
L’unicité et la confidentialité du vote : Le système garantit l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité de son vote par la cryptographie de ces données. Les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, sont enregistrés sur des supports dédiés et distincts.
L’intégrité du système : Génération de 3 empreintes numérique (du système, des listes candidates et des listes électorales) remises aux membres du ou des bureaux de vote. Le système est scellé par 3 mots de passe créés par la cellule de scellement-descellement. Le descellement est réalisé à l’aide des 3 mots de passe créés lors du scellement par la cellule de scellement-descellement. Génération lors du descellement de 2 empreintes numériques supplémentaires (les émargements et les expressions de vote). Mise en place d’un journal d’historisation du système pendant toute la durée du vote. L’état de fonctionnement du système est accessible pour l’ensemble des électeurs pendant toute la durée du vote.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton
VOTER donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
Liste des émargements
Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Pendant la période du scrutin, les listes d’émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement des scrutins. Les membres des bureaux auront aussi accès aux taux de participation.
Les représentants de organisations syndicales désignés dans le cadre du protocole électoral pourront avoir accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin de leur collège respectif.
Les membres de la direction peuvent avoir accès pendant toute la durée des élections aux taux de participation de l’ensemble des collèges.
Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote.
Assistance technique
Durant le scrutin une assistance technique est assurée 24h/24-7/7.
Dispositif de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux supports distincts. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Déroulement du process
Préparation de l’élection
ALMA CONSULTANT fournit à THALES ALENIA SPACE France une matrice Excel avec 5 onglets à compléter.
Onglet : Élections
Informations signalétiques des établissements concernés par ces élections.
Onglet : Scrutins Informations sur le détail des scrutins concernés.
Onglet : Électeurs Informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies pour chacune des élections et par collège.
Ces données « électeurs » sont transmises à ALMA CONSULTANT aux seules fins suivantes :
Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
Contrôler les accès au système de vote électronique,
Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
Éditer les listes d’émargement.
Onglet : Liste candidates Détail des listes candidates pour chacun des scrutins
Onglet : SIRET associés Concerne les éventuels établissements secondaires.
Transmission du fichier ALMA CONSULTANT propose, un accès sécurisé (au moyen d’identifiant et mot de passe le tout chiffré sur le canal HTTPS) sur son infrastructure informatique (serveur ftp sécurisé), afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre THALES ALENIA SPACE France et ALMA CONSULTANT.
Confidentialité des données ALMA CONSULTANT s’engage, elle et ses sous-traitants, à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
À l’issue du délai légal de recours en contentieux, ALMA CONSULTANT et son ou ses sous-traitants s’engagent à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
Importation des données transmises dans le système de vote
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique À partir des informations de l’onglet « électeurs », le système génère de façon aléatoire et sécurisée par chiffrement un identifiant et un mot de passe unique par électeur.
Chaque électeur reçoit séparément ses codes d’accès :
Réception par voie postale :
Adresse url de la plateforme de vote,
Adresse url et clé de génération afin de recevoir un mot de passe unique
D’un identifiant unique qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
De la nature de l’information personnelle qui lui sera demandée.
Réception du mot de passe après identification avec le canal de leur choix (sms, email ou serveur vocal) :
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande en outre à l’électeur une information personnelle (combinaison de l’année de naissance sur 4 chiffres et du département de naissance sur 2 ou 3 chiffres pour les DROM COM, 99 pour les salariés nés à l’étranger) avant de permettre l’accès au vote.
ALMA CONSULTANT prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.
En cas de non-réception ou de perte des codes (identifiant et mot de passe) par le salarié, ALMA CONSULTANT renvoie les codes d’accès par voie postale (lettre prioritaire).
En outre, les électeurs présents sur site auront la possibilité de récupérer une enveloppe sécurisée contenant les moyens d’authentification (identifiant, mot de passe et la nature de leur information personnelle), à proximité des isoloirs mis en place sur chaque établissement, contre présentation de leur badge et signature de remise en main propre.
L’identifiant et le mot de passe sont valables pour le 1er Tour et l’éventuel second tour.
Contrôle des données importées dans le système de vote ALMA CONSULTANT fournit, en amont de la recette test, un ou plusieurs codes d’accès permettant au service des ressources humaines de la société THALES ALENIA SPACE France de se connecter sur le système de vote et de procéder aux contrôles :
Des listes électorales,
Des listes candidates,
Des éventuelles professions de foi,
Des logos des OS.
Les Bureaux de vote
La cellule de scellement-descellement
Cette cellule sera formée au vote électronique et aux modalités de dépouillement par ALMA CONSULTANT lors du test en réel.
Pour l’ensemble des instances une cellule de scellement-descellement composée de trois électeurs : un président et deux assesseurs, désignés avant la date du scrutin par la Direction. Cette cellule aura en charge :
Scellement des urnes,
Descellement des urnes.
Le bureau de vote
La constitution de ce ou de ces bureaux est régie par le cadre légal comme pour du vote papier. Les membres de ces bureaux de vote sont appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats qui leur seront transmis par ALMA CONSULTANT.
Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs Une fois le paramétrage réalisé, ALMA CONSULTANT organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote, des représentants des organisations syndicales et de la direction de THALES ALENIA SPACE. Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.
Etapes de recette Les étapes de contrôle sont les suivantes :
Réalisation de plusieurs votes,
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et génération des résultats,
Contrôles de la conformité des résultats obtenus,
Validation du dispositif de vote,
Remise à zéro des urnes
Scellement de l’application de vote électronique.
Scellement du système de vote
À l’issue du test réalisé ci-dessus, il est procédé à la remise à zéro de l’urne électronique par ALMA CONSULTANT pour l’ensemble des scrutins tous collèges confondus.
Un formulaire est remis par ALMA CONSULTANT aux 3 membres de la cellule de scellement-descellement afin qu’ils créent leur mot de passe personnel pour procéder au scellement et au descellement de l’ensemble des scrutins tous collèges confondus. Les trois formulaires seront alors mis sous scellés jusqu’au jour du dépouillement (1 enveloppe réputée inviolable fournie par ALMA CONSULTANT). Le talon numéroté de l’ enveloppe sera conservé par ALMA CONSULTANT et l’enveloppe par la Direction dans un lieu sûr.
Cette opération vise à garantir l’impossibilité de connaitre des résultats même partiels avant la clôture des élections le jour du dépouillement.
3 empreintes numériques sont transmises au représentant de la direction de l’entreprise sur clé USB (fournie par ALMA CONSULTANT) :
Empreinte du système de vote,
Empreinte des listes électorales,
Empreinte des listes candidates.
À l’issue de ce scellement le système est fermé jusqu’au démarrage de la période de vote.
Les étapes de vote de l’électeur
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
Identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et une information personnelle qui seront contrôlés avant d’accéder au vote,
Une étape de présentation des scrutins,
Les listes de candidats en présence pour chaque scrutin,
L’accès aux professions de foi pour chaque liste candidate,
Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
La possibilité de rayer partiellement ou totalement des candidats présents dans la liste choisie,
La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
La confirmation par l’électeur du choix effectué,
La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
À l’issue de son vote l’électeur dispose de la possibilité de recevoir par courriel un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.
Il mentionne la date, l’heure d’émission du suffrage, une marque d’authentification de l’électeur mais en aucun cas la nature du suffrage.
Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont chiffrés dès leur expression et restent chiffrés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
Aide électeurs
Durant toute la durée du scrutin ALMA CONSULTANT met à disposition des électeurs :
Une aide en ligne sur le site électoral,
Une adresse courriel dédiée (du lundi au vendredi de 9h à 18h),
Une hot line téléphonique dédiée (24h/24 et 7j/7).
Clôture et dépouillement
À l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible par les électeurs. La clôture du scrutin sera contrôlée par les membres du bureau de vote.
Les données d’émargement et des expressions de vote sont horodatées et scellées.
ALMA CONSULTANT contrôle que le numéro de l’enveloppe scellée correspond au numéro du talon récupéré lors du scellement.
Chaque membre de la cellule de scellement-descellement saisi son mot de passe. La combinaison de ces 3 mots de passe permet de déclencher le descellement des urnes.
Le système génère automatiquement :
Les empreintes numériques des émargements et des expressions de vote chiffrés
L’empreinte d’archivage
Les listes d’émargement
Les PV CERFA normalisés
Le résultat du calcul de la représentativité (gestion syndicat catégoriel) pour le 1er tour.
L’ensemble de ces documents au format PDF verrouillé sera transmis sur clé USB (fournie par ALMA CONSULTANT) au représentant de la direction.
Conservation
Le système de vote, les listes d’émargements et les expressions de vote sont scellées automatiquement par le système et conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive ALMA CONSULTANT et son sous-traitant procède à la destruction des données informatiques et papier (remise d’un certificat de destruction).
ANNEXE 2 – Exemple de notice 1 : envoi postal des identifiants
ANNEXE 3 – Exemple de notice 2 : récupération sur site des identifiants
