ARTICLE 3 - COMPOSITION DU COMITE D’ENTREPRISE EUROPEEN ET REPARTITION DES SIEGES DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL ENTRE LES PAYS PAGEREF _Toc167216983 \h 9
3-1. Composition et répartition des sièges PAGEREF _Toc167216984 \h 9 3-2. Evolution du périmètre du Comité d’Entreprise Européen PAGEREF _Toc167216985 \h 11
ARTICLE 4 - DESIGNATION DES MEMBRES DU COMITE D’ENTEPRISE EUROPEEN PAGEREF _Toc167216986 \h 11
4.1. Conditions de désignation PAGEREF _Toc167216987 \h 11 4.2 - Durée du mandat PAGEREF _Toc167216988 \h 11 4-3. Modalités de désignation PAGEREF _Toc167216989 \h 12 4-3-1. Désignations en France PAGEREF _Toc167216990 \h 12 4-3-2. Désignations hors France PAGEREF _Toc167216991 \h 12 4-3-3. Désignations des remplaçants PAGEREF _Toc167216992 \h 12 4-3-4. Désignations du Secrétaire et du Secrétaire adjoint PAGEREF _Toc167216993 \h 12 4-4. Perte de mandat PAGEREF _Toc167216994 \h 13
5-1. Périodicité des réunions PAGEREF _Toc167216996 \h 13 5-2 - Organisation des réunions du Comité d’Entreprise Européen PAGEREF _Toc167216997 \h 14 5-2-1. Convocation aux réunions du Comité d’Entreprise Européen PAGEREF _Toc167216998 \h 14 5-2-2. Ordre du jour PAGEREF _Toc167216999 \h 14 5-2-3. Traductions et langues utilisées PAGEREF _Toc167217000 \h 14 5-3. Présence des remplaçants aux réunions PAGEREF _Toc167217001 \h 14 5.4 - Compte-rendu des réunions PAGEREF _Toc167217002 \h 15 5-4-1. Communiqué conjoint PAGEREF _Toc167217003 \h 15 5-4-2. Procès-verbal de la réunion PAGEREF _Toc167217004 \h 15 5.5 – Réunion préparatoire PAGEREF _Toc167217005 \h 15
ARTICLE 6 – MOYENS DE FONCTIONNEMENT DU COMITE D’ENTREPRISE EUROPEEN PAGEREF _Toc167217006 \h 16
6-1. – Maintien de rémunération PAGEREF _Toc167217007 \h 16 6-2. – Frais de fonctionnement PAGEREF _Toc167217008 \h 16 6-2-1. Déplacements et frais associés PAGEREF _Toc167217009 \h 16 6-2-2. Frais d’hébergement et de repas PAGEREF _Toc167217010 \h 17 6-2-3. Frais liés aux réunions et secrétariat PAGEREF _Toc167217011 \h 17 6-3. Temps accordé aux membres du Comité d’Entreprise Européen PAGEREF _Toc167217012 \h 17 6-3-1. Temps accordé au Secrétaire PAGEREF _Toc167217013 \h 17 6-3-2. Temps accordé aux membres du CEE PAGEREF _Toc167217014 \h 17 6-4. – Assistanat du Secrétaire PAGEREF _Toc167217015 \h 18 6-5. – Abonnement de veille sociale PAGEREF _Toc167217016 \h 18 6-6. - Communication entre les membres du Comité d’Entreprise Européen PAGEREF _Toc167217017 \h 18 6-6-1. Communication entre les membres du CEE PAGEREF _Toc167217018 \h 18 6-6-2. Outils PAGEREF _Toc167217019 \h 18 6-6-3. Frais de traduction PAGEREF _Toc167217020 \h 18
9-1. Rôle de la Commission DDRSES PAGEREF _Toc167217050 \h 26 9-2. Composition de la Commission DDRSES PAGEREF _Toc167217051 \h 26 9-3. Désignations des membres de la Commission DDRSES PAGEREF _Toc167217052 \h 26 9-3-1. Désignation des membres titulaires de la Commission DDRSES PAGEREF _Toc167217053 \h 26 9-3-2. Désignation des membres remplaçants de la Commission DDRSES PAGEREF _Toc167217054 \h 27 9-3-3. Désignation du Rapporteur de la Commission DDRSES PAGEREF _Toc167217055 \h 27 9-4. Fonctionnement de la Commission DDRSES PAGEREF _Toc167217056 \h 27 9-4-1. Réunions de la Commission DDRSES PAGEREF _Toc167217057 \h 27 9-4-2. Visites sécurité PAGEREF _Toc167217058 \h 28
ARTICLE 10– BUREAU PAGEREF _Toc167217059 \h 28
10-1.Rôle du Bureau PAGEREF _Toc167217060 \h 28 10-2.Composition et moyens de fonctionnement du Bureau PAGEREF _Toc167217061 \h 28
A titre liminaire, les termes « TotalEnergies » et/ou « la Compagnie » qui figurent dans le présent avenant sont utilisés pour désigner TotalEnergies SE et les entités que TotalEnergies SE contrôle directement ou indirectement, conformément à l’appellation sociale de l’entreprise, votée lors de l’Assemblée Générale Ordinaire et Extraordinaire des Actionnaires le 28 mai 2021.
De même, le nom d’origine « Comité Européen Total » est dorénavant désigné par « Comité d’Entreprise Européen TotalEnergies» (CEE).
Le présent avenant a pour objet d’aménager et de se substituer le cas échéant aux dispositions de l’accord du 15 avril 2020 « constitutif du Nouveau Comité Européen Total ». En effet, au terme de quatre années d’exercice dudit accord, les parties conviennent de la nécessité d’apporter des évolutions utiles au bon fonctionnement du Comité d’Entreprise Européen. Elles affirment leur volonté à inscrire ces évolutions dans la continuité d’un dialogue social de qualité et des principes de représentation de l’ensemble des salariés de la Compagnie présents dans l’Union Européenne et l’Espace Economique Européen.
Se plaçant dans les dispositions de l’article 12 de l’accord du 15 avril 2020 constitutif du Nouveau Comité Européen Total, les parties se sont entendues sur les modifications à apporter au dit accord au cours de plusieurs réunions du Comité d’Entreprise Européen extraordinaires du 9 février 2024, du 5 mars 2024 et du 21 mars 2024.
Il est rappelé que le présent avenant se place dans le cadre des dispositions de la Directive 2001/86/CE, relative aux sociétés européennes.
Toutes les fonctions prévues et citées dans le présent avenant s’entendent au masculin et au féminin.
ARTICLE 1 - CHAMP D'APPLICATION
Les dispositions du présent avenant s’appliquent aux entreprises de la Compagnie situées dans les Etats membres de l'Union Européenne et de l'Espace Economique Européen, détenues, directement ou indirectement, à plus de 50% par TotalEnergies SE.
La liste de ces entreprises, à la date de signature, est fournie en annexe 1. ARTICLE 2 – ATTRIBUTIONS 2-1. Missions
Le Comité d’Entreprise Européen (CEE) TotalEnergies a pour objet de permettre une information, un échange de vues entre la Direction et les représentants du personnel concernant, au niveau européen :
la stratégie de la Compagnie et sa position concurrentielle,
sa situation sociale, économique et financière (budgets et comptes consolidés de la Compagnie, l’évolution de l’emploi, les transferts d’activités, les changements éventuels de structures).
Le Comité d’Entreprise Européen TotalEnergies est également informé des questions relatives au développement durable, à la responsabilité sociétale et environnementale, ainsi que celles relatives aux politiques communautaires en matière de sécurité.
Au moins une fois par an, un point à l’ordre du jour d’une réunion ordinaire du Comité d’Entreprise Européen est dédié à une information sur la Recherche & Développement de la Compagnie.
2-2. Périmètre de compétence
La compétence du Comité d’Entreprise Européen TotalEnergies porte sur les questions transnationales qui concernent :
soit l'ensemble de la Compagnie dans sa dimension communautaire,
soit au moins deux sociétés ou sites de la Compagnie situés dans des Etats membres différents.
Sont également considérées comme transnationales les questions qui, indépendamment du nombre d’Etats membres impliqués, relèvent d’une évolution stratégique conséquente décidée par la Direction Générale de la Compagnie, en considérant l’ampleur de son impact pour le personnel européen au-delà du seul pays concerné.
Par ailleurs, le Comité (Comité Opérationnel Européen ou une Commission du Comité) pourra recevoir des informations sur des décisions prises dans un seul pays mais aux conséquences significatives notamment en termes d’organisation ou d’emploi au niveau de ce pays. En tant que telle, cette information au niveau de l’instance européenne, n’est nullement un préalable consultatif à la décision prise, elle peut intervenir après coup et ne peut interférer avec une éventuelle procédure sociale nationale.
Le CEE est une instance de dialogue social complémentaire et distincte de celle des instances nationales de représentation du personnel déjà en place. II ne peut porter atteinte à leurs prérogatives ni se substituer à elles.
2-3. Information- consultation Dans le cadre fixé par l’article 2.2, en cas de circonstances exceptionnelles modifiant de façon importante la marche générale ou la structure de la Compagnie ou la situation de l’emploi, la Direction met en œuvre au sein du CEE une procédure d’information et de consultation définie comme suit, ceci en anticipant le plus en amont possible cette procédure conformément aux dispositions prévues à l’article 7-4-2, tout en respectant les législations nationales.
Information : la transmission par l’employeur de données aux représentants des travailleurs afin de permettre à ceux-ci de prendre connaissance du sujet traité et de l’examiner; l’information s’effectue à un moment, d’une façon et avec un contenu appropriés, qui permettent notamment aux représentants des travailleurs de procéder à une évaluation en profondeur de l’incidence éventuelle et de préparer, le cas échéant, des consultations avec l’organe compétent de l’entreprise de dimension communautaire ou du groupe d’entreprises de dimension communautaire.
Consultation : l’établissement d’un dialogue et l’échange de vues entre les représentants des travailleurs et la direction centrale ou tout autre niveau de direction plus approprié, à un moment, d’une façon et avec un contenu qui permettent aux représentants des travailleurs d’exprimer, sur la base des informations fournies et dans un délai raisonnable, un avis concernant les mesures proposées qui font l’objet de la consultation.
ARTICLE 3 - COMPOSITION DU COMITE D’ENTREPRISE EUROPEEN ET REPARTITION DES SIEGES DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL ENTRE LES PAYS 3-1. Composition et répartition des sièges
Le Comité d’Entreprise Européen TotalEnergies comprend,
d'une part, les représentants de la Direction à savoir :
le Président Directeur Général de la Compagnie et/ou un membre du Comité Exécutif (Comex),
les représentants de la Direction PSE, en particulier des Relations Sociales Compagnie,
tout intervenant en charge d'un sujet inscrit à l'ordre du jour.
d'autre part, les représentants du personnel : 52 membres titulaires et 52 membres remplaçants.
Le Comité est présidé par le Président Directeur Général de la Compagnie ou son représentant. Afin d’assurer une représentation des pays de principale implantation tout en garantissant une représentation des pays ayant des effectifs limités et des pays auparavant non représentés au CEE, les parties conviennent que les 52 sièges sont répartis selon les règles d’attribution suivantes :
-50% des sièges (soit 26 sièges) pour la France compte tenu de l’importance de ses effectifs ; -3 sièges communs pour les pays ayant des effectifs inférieurs à 150 salariés regroupés dans un cluster (groupes de pays) ; -1 siège pour chaque pays où la Compagnie emploie au moins 150 salariés ; -répartition des sièges restants, en fonction du nombre de salariés dans le pays, selon la méthode de la proportionnelle au plus fort reste.
Groupes de pays regroupés dans un cluster : les 3 sièges communs pour les pays ayant des effectifs inférieurs à 150 salariés sont répartis comme suit :
1 siège tournant pour le 1er groupe composé des pays suivants : Bulgarie, Croatie, Chypre, Grèce
1 siège tournant pour le 2nd groupe composé des pays suivants : Autriche, Hongrie Luxembourg, Slovénie, Slovaquie
1 siège tournant pour le 3ème groupe composé des pays suivants : Finlande, Lituanie, Norvège.
Un membre titulaire et un membre suppléant seront désignés dans chaque pays comprenant moins de 150 salariés et constituant « un cluster », conformément aux règles légales de chaque pays.
Après discussion avec les membres du cluster, un calendrier de rotation annuelle sera réalisé par le Bureau du CEE, tel que défini à l’article 10, pour assurer une représentation équitable de chaque pays. Le Secrétaire du CEE est responsable de communiquer à la Direction le nom des participants pour chaque réunion.
La règle de répartition des sièges pour la France est précisée en annexe 3. 3-2. Evolution du périmètre du Comité d’Entreprise Européen
En cas d’évolution du périmètre de la Compagnie, les conséquences sont traitées, au plus tard, lors du mandat suivant.
Si un pays vient à être intégré au sein de l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen au cours d’un mandat, la Direction examine en liaison avec le Bureau la possibilité de désigner, si la ou les société(s) de la Compagnie présente(s) dans le pays rempli(ssen)t les conditions pour disposer d’un membre au CEE, représentant de ce pays. Ce dernier est choisi conformément aux dispositions prévues à l’article 4 et peut assister aux réunions ordinaires du CEE en tant qu’observateur. Si un pays auquel un ou des sièges a (ont) été attribué(s), n'est plus représenté en cours de mandat du fait d’une sortie de périmètre, le Bureau prévu à l’article 10 en est informé. Le Bureau propose au Comité Opérationnel Européen l’attribution du (ou des) siège(s) devenu(s) vacant(s). En cas de désaccord entre les membres du Comité Opérationnel Européen sur le (les) pays proposé (s), un vote est organisé en son sein à la majorité relative. Puis, si cette proposition recueille l’approbation des 2/3 des membres présents lors de la réunion ordinaire du Comité d’Entreprise Européen, le(s) représentants(s) désigné(s) à ces sièges assiste(nt) à celle-ci. A défaut, le(s) siège(s) reste(nt) vacant(s).
ARTICLE 4 - DESIGNATION DES MEMBRES DU COMITE D’ENTEPRISE EUROPEEN
4.1. Conditions de désignation Les représentants du personnel au Comité d’Entreprise Européen doivent cumulativement :
être salariés d'une société européenne de la Compagnie entrant dans le champ d'application défini à l'article 1 du présent avenant,
avoir au moins une année d'ancienneté reconnue dans la Compagnie,
détenir un mandat de représentant du personnel ou un mandat syndical ; à défaut, salarié sans aucun mandat représentatif ou syndical.
Pour prévenir les conflits d’intérêts, le mandat de représentant du personnel est incompatible avec la qualité de chef d'entreprise et/ou de Directeur Général d’une société ou avec l'exercice par délégation de ce rôle à l'égard du personnel.
4.2 - Durée du mandat Le mandat de membre du Comité d’Entreprise Européen est d'une durée de quatre ans à compter de la réunion constitutive telle que prévue à l'article 5-1.
Afin de favoriser une bonne appropriation du fonctionnement du CEE et la nécessaire connaissance entre ses membres de la Compagnie, de son organisation et de ses activités, le CEE veillera à assurer une stabilité des mandats de ses membres.
4-3. Modalités de désignation
4-3-1. Désignations en France
Les membres français sont désignés par les Organisations Syndicales présentes au sein de la Compagnie en France, comme précisé à l’annexe 3, ou par leurs représentants, parmi leurs membres, à défaut parmi les salariés ne détenant pas de mandat.
Les Organisations Syndicales et les représentants du personnel veillent, dans la mesure du possible, à prendre en compte pour les désignations et l’attribution des sièges, la répartition entre les catégories socioprofessionnelles et entre les femmes et les hommes ainsi qu’une représentation équilibrée de chacune des Branches d’activité de la Compagnie en France. 4-3-2. Désignations hors France
Dans les autres pays de l’UE et de l’EEE, les membres du Comité d’Entreprise Européen sont désignés selon les lois, les règles et les usages en vigueur dans chaque pays. Le processus de désignation des membres du Comité d’Entreprise Européen est coordonné par les Country chairs ou les DRH Pays.
La Direction des Relations Sociales Compagnie s’assure que le Country Chair ou la personne qu’il a désignée informe la hiérarchie des nouveaux membres de leur désignation ainsi que du nombre de réunions par an auxquelles ils seront conviés. La Direction des Ressources Humaines de la Branche concernée en est également informée.
4-3-3. Désignations des remplaçants
Les remplaçants sont désignés en même temps et dans les mêmes conditions que les membres titulaires.
4-3-4. Désignations du Secrétaire et du Secrétaire adjoint
Le Secrétaire et le Secrétaire adjoint (CEE et COE) sont élus par les membres du Comité d’Entreprise Européen à la majorité relative lors de la réunion constitutive prévue à l’article 5-1. La durée de cette désignation est identique à la durée des mandats de membres du Comité Européen, soit 4 ans. Si le Secrétaire ou le Secrétaire adjoint perd son mandat plus de six mois avant la fin de celui-ci, un vote est organisé pour désigner le nouveau Secrétaire ou le Secrétaire adjoint. Lorsque la durée du mandat restant à courir est de six mois ou moins, le Secrétaire adjoint devient Secrétaire.
4-4. Perte de mandat Les mandats des membres du Comité d’Entreprise Européen prennent fin par anticipation et automatiquement en cas de :
Démission du mandat de membre du CEE, ou
Perte des conditions requises par la loi ou des règles applicables dans le pays, ou
Départ de la Compagnie (soit par rupture du contrat de travail ou sortie du périmètre de la Compagnie de la société employeur du membre du Comité), ou
Perte de mandat syndical ou changement d’affiliation au syndicat auteur de la désignation, s’il y a lieu, ou
Perte du mandat de représentant du personnel, ou
Incompatibilité avec un mandat de représentant du personnel (ex : Directeur des Ressources Humaines, Directeur Général de filiale) (art 4.1.).
En cas de départ de la Compagnie, de renonciation d’un membre du CEE à son mandat ou de toute autre circonstance conduisant un pays à procéder à une nouvelle désignation, le Bureau est informé de celle-ci.
La perte du mandat de membre titulaire du Comité d’Entreprise Européen entraine le remplacement de l'intéressé par un remplaçant devenant titulaire.
De même, la perte de mandat du remplaçant entraine un nouveau processus de désignation dans le pays concerné. Dans ces cas, la désignation du nouveau remplaçant intervient pour la durée restant à courir dans les conditions prévues par l’article 4.2.
La Direction et le Bureau s’assurent que les conditions de désignation telles que prévues à l’article 4-1. sont bien satisfaites. Un fichier numérique de la composition des membres du Comité d’Entreprise Européen, tenu et mis à jour par la Direction des Relations Sociales de la Compagnie, est partagé avec le Secrétaire du CEE et son assistant.
ARTICLE 5 – REUNIONS DU COMITE D’ENTREPRISE EUROPEEN
5-1. Périodicité des réunions
Le Comité d’Entreprise Européen se réunit 2 fois par an en réunion ordinaire, sur convocation du Président ou de son représentant.
L'année du renouvellement de l'instance, une réunion constitutive présidée par le Directeur des Relations Sociales de la Compagnie est organisée. Cette réunion d'une demi-journée marque le début du mandat.
5-2 - Organisation des réunions du Comité d’Entreprise Européen Le lieu et la date des réunions sont déterminés par le Président ou son représentant, en concertation avec le Secrétaire.
5-2-1. Convocation aux réunions du Comité d’Entreprise Européen
La convocation aux réunions plénières du Comité d’Entreprise Européen est adressée par la Direction par courrier électronique à l’ensemble des membres titulaires et remplaçants.
5-2-2. Ordre du jour
L'ordre du jour des réunions ordinaires est établi par la Direction des Relations Sociales Compagnie, après concertation avec le Secrétaire. Afin de laisser le temps d’élaboration et de traduction nécessaire des supports de présentation, l’ordre du jour est arrêté trois semaines au plus tard avant la réunion. En cas de désaccord entre le Secrétaire et le Président, un ordre du jour provisoire énumérant les points sur lesquels un accord a été trouvé est transmis, sous la responsabilité du Président. Il est adressé par la Direction par courrier électronique trois semaines avant la réunion dans la mesure du possible ou, au plus tard 15 jours avant la réunion. Lorsque des supports de présentation sont prévus, ils sont adressés 8 jours avant la réunion 5-2-3. Traductions et langues utilisées
L'ordre du jour est établi en français, puis traduit en anglais et en polonais ou, le cas échéant dans une 3eme langue sur demande du Secrétaire.
Bien que les présentations en réunion soient projetées en anglais et en français, les supports de présentation sont disponibles en trois langues : anglais, en français et en polonais, tenant compte de la représentativité de la Pologne au sein du Comité d’Entreprise Européen à la date du présent avenant. Sur demande du Secrétaire, après information des membres du CEE, la traduction des documents en polonais pourra être remplacée par une autre langue.
Avec l’objectif de promouvoir une compréhension correcte de tous les membres, les débats des réunions plénières et préparatoires sont assurés au maximum en sept langues (en plus du français) grâce à un dispositif de traduction simultanée, présentiel ou à distance. Ces langues sont au jour de signature de l’avenant l’anglais, l’espagnol, le polonais, l’allemand, le néerlandais, le portugais et le tchèque. 5-3. Présence des remplaçants aux réunions
Les remplaçants assistent aux réunions plénières et préparatoires en lieu et place du membre titulaire qu'ils représentent, lorsque ce dernier est empêché.
Ils reçoivent les documents transmis ou remis aux titulaires.
En complément des formations prévues à l’article 12, afin que chaque remplaçant acquière une connaissance pratique du fonctionnement du Comité d’Entreprise Européen, il est prévu qu’il puisse participer à une réunion préparatoire d’une séance plénière au cours d’un mandat.
Le Secrétaire, en liaison avec les membres du Comité d’Entreprise Européen et les Organisations Syndicales, coordonne la participation de ces remplaçants à la réunion préparatoire. Il communique à la Direction des Relations Sociales Compagnie, trois semaines avant la réunion plénière, la liste des remplaçants participant à la réunion préparatoire. 5.4 - Compte-rendu des réunions
5-4-1. Communiqué conjoint
Afin de fournir un retour d'information rapide sur le contenu des réunions à tous les membres du Comité d’Entreprise Européen, un communiqué conjoint sera préparé par la Direction juste après les réunions plénières afin de résumer les principaux points abordés pendant la réunion ainsi que les positions prises (ex : les sujets discutés, les questions soulevées).
Après échange avec le Secrétaire (qui sera chargé d'obtenir les « inputs » des membres du Bureau) et la Direction, ce communiqué conjoint sera envoyé à tous les membres du Comité d’Entreprise Européen après chaque réunion, de préférence dans un délai de quinze jours. En l'absence d'un accord sur la formulation, le communiqué conjoint devra indiquer la position respective de chaque partie.
Ce communiqué commun sera partagé par les membres du Comité d’Entreprise Européen avec les représentants locaux du personnel de chaque pays européen ainsi qu'avec les salariés conformément aux pratiques locales. La Direction l’adressera en parallèle à l’ensemble des DRH Branche et pays.
5-4-2. Procès-verbal de la réunion
Les minutes des discussions tenues lors des réunions plénières est établi par un organisme extérieur afin de garder une trace des échanges détaillés qui ont eu lieu pendant la réunion.
Il est ensuite examiné par le Secrétaire, les intervenants de la réunion et la Direction. Ces minutes seront conservées et partagées à la demande par le Secrétaire et la Direction, en plus du communiqué conjoint.
Afin d’en faciliter la compréhension, le communiqué conjoint et les minutes sont traduits dans les langues mentionnées à l’article 5-2-3.
5.5 – Réunion préparatoire
Chaque réunion du Comité d’Entreprise Européen est précédée la veille d’une réunion préparatoire d’une journée. La convocation aux réunions préparatoires est adressée par le Secrétaire du Comité d’Entreprise Européen par voie électronique aux membres du CEE.
Afin de favoriser une bonne appropriation du fonctionnement et des sujets du CEE, chaque membre titulaire représentant un pays ayant moins de 150 salariés et faisant partie d’un cluster, peut participer à une réunion préparatoire par an. ARTICLE 6 – MOYENS DE FONCTIONNEMENT DU COMITE D’ENTREPRISE EUROPEEN 6-1. – Maintien de rémunération
Les membres du Comité d’Entreprise Européen bénéficient du maintien de leur rémunération par leur société d'appartenance pendant les réunions du Comité d’Entreprise Européen, du Comité Opérationnel Européen, des commissions et pendant les crédits jours prévus au présent avenant.
Ces réunions et crédits jours sont considérés comme temps de travail et rémunérés comme tel. Il en est de même pour le temps passé en réunion par les membres des commissions non-membres du Comité d’Entreprise Européen.
6-2. – Frais de fonctionnement 6-2-1. Déplacements et frais associés
Voyages du Secrétaire et frais associés
En sus des voyages induits par la présence aux réunions, le Secrétaire a la possibilité d’effectuer quatre voyages par an dans les pays représentés au Comité d’Entreprise Européen. S’il n’use pas de cette faculté, il peut décider de mutualiser un ou plusieurs voyages avec les membres du Bureau, conformément à l’article 10-2. Les frais relatifs du Secrétaire seront pris en charge conformément aux règles de sa société d’appartenance.
Frais de voyage des membres du Comité d’Entreprise Européen
Les frais de voyage induits par la présence aux réunions préparatoires et plénières sont pris en charge par la société d’appartenance des membres du Comité, suivant ses usages et ses barèmes en vigueur. Le voyage doit être organisé conformément aux règles de la société d’appartenance, en particulier durant des horaires raisonnables. Lorsqu’ils remplacent les titulaires, les membres remplaçants bénéficient de la prise en charge de leurs frais de voyage dans les mêmes conditions que les membres titulaires.
Voyages des membres représentants des pays regroupés dans un cluster et frais associés
En raison de leur spécificité liée au siège tournant entre chaque pays regroupé dans un cluster, tel que défini à l’article 3-1, et afin de leur permettre de rencontrer plus régulièrement les autres membres du Comité d’Entreprise Européen, les membres titulaires représentants d’un cluster bénéficient d’un voyage par an pour se déplacer dans l’un des pays du périmètre du cluster. Le voyage doit être organisé conformément aux règles de la société d’appartenance et les frais associés seront pris en charge selon ces règles.
Le Secrétaire du Comité d’Entreprise Européen informe la Direction des Relations Sociales Compagnie, au moins un mois avant celui-ci, de l’utilisation de ce voyage par le membre représentant un pays regroupé dans un cluster. 6-2-2. Frais d’hébergement et de repas Pour chaque réunion :
lorsque cela est possible, la Direction des Relations Sociales Compagnie propose aux membres participant à la réunion, la réservation d’un hôtel en prenant en charge les frais.
le Secrétaire peut organiser un diner la veille des réunions, pris en charge par la Direction des Relations Sociales Compagnie. Le montant par personne doit être conforme à la politique voyage Compagnie et le restaurant doit pouvoir délivrer des factures pro-format, à défaut sous un format conforme et accepté par les services comptables de la Compagnie.
Une fois par an, à l’issue d’une réunion plénière du Comité d’Entreprise Européen à Paris, le Secrétaire peut organiser un événement dit de convivialité pour renforcer la connaissance des membres entre eux. Cet événement se tient en dehors du lieu et du temps de travail et ne revêt aucun caractère obligatoire. Le Secrétaire est tenu de transmettre à la Direction des Relations Sociales de la Compagnie un devis pour validation préalable à l’organisation de cet événement.
6-2-3. Frais liés aux réunions et secrétariat
La Direction des Relations Sociales Compagnie prend en charge les frais afférents à la tenue des réunions du Comité d’Entreprise Européen, du Comité Opérationnel Européen et des commissions, notamment les frais de traduction simultanée.
6-3. Temps accordé aux membres du Comité d’Entreprise Européen 6-3-1. Temps accordé au Secrétaire
Pour le bon exercice de son mandat, le Secrétaire dispose d'un crédit jours pouvant aller jusqu’à un temps plein.
6-3-2. Temps accordé aux membres du CEE
Les membres titulaires du Comité d’Entreprise Européen disposent d'un crédit de trois jours par an. Ce crédit peut s’exercer par journée entière ou demi-journée. Une demande doit être adressée à la Direction des Relations Sociales de la Compagnie huit jours avant le jour d’exercice choisi.
Il peut être utilisé pour participer à une réunion d'une journée organisée à Paris ou à Bruxelles par l'une des Organisations Syndicales signataires.
De manière exceptionnelle, si les circonstances le nécessitent, il pourra être organisé dans les mêmes conditions, sur accord de la Direction, une seconde réunion.
Ce crédit s'entend hors les réunions préparatoires et plénières du CEE.
6-4. – Assistanat du Secrétaire
Afin de l’assister dans l’exercice de sa mission, le Secrétaire dispose d’un assistant à temps plein, qui lui est rattaché. L’assistant du Secrétaire travaille par ailleurs en collaboration étroite avec l’assistant du Département des Relations Sociales Europe & Monde, notamment en termes d’organisation des réunions et des déplacements et de support logistique aux membres du Comité d’Entreprise Européen.
6-5. – Abonnement de veille sociale
Afin de permettre aux membres du Comité d’Entreprise Européen d’être informés de l’actualité sociale européenne, un abonnement de veille sociale européenne est pris en charge par la Direction. Le choix de l’abonnement se fera en concertation entre la Direction et les membres du Bureau.
6-6. - Communication entre les membres du Comité d’Entreprise Européen 6-6-1. Communication entre les membres du CEE
Pour les membres du CEE ne participant pas à l’intégralité des réunions des différentes instances du Comité d’Entreprise Européen (COE, commissions…), une communication régulière entre les membres est essentielle pour permettre à tous d’avoir le même niveau d’information. Pour se faire, après chaque réunion du Comité d’Entreprise Européen et de ses instances, le Secrétaire et/ou le Rapporteur rend(ent) compte, à tous les membres du CEE, du contenu de la réunion grâce aux différents outils disponibles.
Afin de permettre aux membres de tous les pays ayant moins de 150 salariés regroupés dans les clusters d’être régulièrement informés, tous les documents partagés durant les réunions plénières seront envoyés à tous les membres de ces pays par le Secrétaire après la réunion. Le Secrétaire, avec l’aide des participants de chaque groupe de pays, organisera avant les réunions plénières une réunion d’échange pour transmettre les questions à faire remonter en réunion plénière et un debriefing, après la réunion plénière, par visioconférence grâce aux outils mis à disposition.
6-6-2. Outils
Les membres du Comité d’Entreprise Européen disposent des outils disponibles suivants :
L’accès à une communauté dédiée,
Outils pour échanger des messages (Outlook, WhatsApp…),
Installations de visioconférence (Teams traduction instantanée).
6-6-3. Frais de traduction
Toute traduction nécessaire aux échanges entre les membres du Comité d’Entreprise Européen ainsi qu’aux comptes-rendus (Comité Opérationnel Européen, commissions…) est prise en charge par la Direction dans la limite d’un budget annuel de traduction de 35 000 euros. Ce budget ne prend pas en compte les sommes afférentes aux réunions extraordinaires. Le Secrétaire assure le contrôle de l’utilisation de ce budget et adresse les factures de traduction à la Direction des Relations Sociales Compagnie qui en assure le règlement.
Sur demande préalable du Secrétaire, en cas de circonstances exceptionnelles nécessitant une augmentation du nombre de traductions, la Direction des Relations Sociales Compagnie en examine la prise en charge.
ARTICLE 7– COMITE OPERATIONNEL EUROPEEN
7-1. Attributions Le Comité Opérationnel Européen (COE), sous la responsabilité du Comité d’Entreprise Européen, à qui il rend compte de ses travaux, assure la permanence de l’instance en établissant le lien entre les membres du CEE ainsi que les contacts nécessaires avec la Direction. A cet effet, le Comité Opérationnel Européen :
traite les questions pratiques et opérationnelles du CEE portant sur la situation sociale, économique et financière de la Compagnie ainsi que les évolutions d’organisation,
prépare les travaux du CEE en matière de budgets et comptes consolidés,
propose la convocation éventuelle de réunions extraordinaires du CEE.
Au moins une fois par an, un point à l’ordre du jour d’une réunion ordinaire du Comité Opérationnel Européen est dédié à une information sur l’actualité de la branche TotalEnergies Global Services (ou d’une de ses entités). 7-2. Composition et répartition des sièges Le Comité Opérationnel Européen est composé :
de représentants de la Direction à savoir :
le ou les représentants de la Direction des Relations Sociales Compagnie, qui préside,
à la demande de la Direction, tout intervenant en charge d’un sujet inscrit à l’ordre du jour,
de représentants du personnel :
le Secrétaire du Comité d’Entreprise Européen,
seize membres issus du CEE (huit pour la France et huit pour les pays européens hors France) dont un Secrétaire adjoint et les quatre rapporteurs des commissions prévues aux articles 8 et 9.
La répartition des sièges pour les pays européens hors France se fait, en fonction du nombre de sièges attribués au CEE, selon la méthode de la proportionnelle au plus fort reste.
La règle de répartition des sièges pour la France est précisée en annexe 3. Un remplaçant est désigné pour chaque membre du Comité Opérationnel Européen (à l’exception du Secrétaire et du Secrétaire adjoint qui se remplacent en cas d’absence).
7-3. Modalités de désignation 7-3-1. Désignation des membres du Comité Opérationnel Européen
La désignation des membres du Comité Opérationnel Européen fait l'objet d'une approbation lors de la réunion constitutive telle que prévue à l’article 5-1. En cas de départ d'un membre du Comité Opérationnel Européen en cours de mandat, ce membre est remplacé et le Bureau en est informé. Sans observation dans les huit jours suivant cette information, la désignation du nouveau membre au Comité Opérationnel Européen est considérée comme approuvée.
Un fichier numérique de la composition des membres du Comité Opérationnel Européen, tenu et mis à jour par la Direction, est partagé avec le Secrétaire du CEE et son assistant. 7-3-2. Désignation des remplaçants au Comité Opérationnel Européen
Les remplaçants sont désignés en même temps et dans les mêmes conditions que les membres titulaires, lors de la réunion constitutive du CEE.
7-4. Réunions du Comité Opérationnel Européen 7-4-1. Réunions ordinaires
Périodicité des réunions
Le Comité Opérationnel Européen se réunit trois fois par an lors d’une réunion ordinaire ainsi qu’une fois supplémentaire dans le courant du premier semestre pour préparer les travaux du Comité d’Entreprise Européen sur les thèmes budgets et comptes consolidés.
Convocation aux réunions ordinaires du Comité Opérationnel Européen
La convocation aux réunions ordinaires du COE est adressée par le Secrétariat du Comité d’Entreprise Européen à l’ensemble des membres titulaires et remplaçants.
Ordre du jour
L'ordre du jour des réunions ordinaires est établi par la Direction des Relations Sociales Compagnie, après concertation avec le Secrétaire. Afin de laisser le temps de traduction nécessaire des supports de présentation, l’ordre du jour est arrêté trois semaines au plus tard avant la réunion.
7-4-2. Réunions extraordinaires
En cas de circonstances exceptionnelles telles que définies à l’article 2-3, il est procédé à une réunion du Comité Opérationnel Européen 24 heures avant le démarrage des procédures d’information – consultation nationales ou au plus tard simultanément à ces dernières.
Au cours de cette réunion, la Direction fournit aux membres du Comité Opérationnel Européen les informations utiles à l’examen du dossier. Le Comité Opérationnel Européen peut alors :
exprimer son avis,
ou demander une seconde réunion afin de disposer d’un temps complémentaire pour l’examen du dossier, réunion au cours de laquelle le Comité Opérationnel Européen exprime son avis,
ou, considérant l’importance du dossier, demander une réunion extraordinaire du Comité d’Entreprise Européen, réunion au cours de laquelle le CEE exprime son avis.
Cette procédure ne peut être un préalable à l’émission d’avis dans le cadre des procédures nationales ni porter atteinte aux prérogatives de la Direction des sociétés de la Compagnie. Le Bureau informe les membres du CEE après chaque réunion extraordinaire du contenu du projet et de l’avis rendu.
Le CEE, peut demander à la majorité des 2/3 des sièges pourvus par les membres titulaires d’être consulté au lieu et place du Comité Opérationnel Européen. La demande est effectuée dans les 15 jours calendaires suivants la première réunion de consultation du Comité Opérationnel Européen. Le Secrétaire fait parvenir, par mail, à la Direction des Relations Sociales Compagnie dans ce délai l’intégralité des demandes par un scan de la liste paraphée des 2/3 des membres ou la liste signée électroniquement par les 2/3 des membres.
Par ailleurs, et en dehors d’une procédure de consultation comme précédemment mentionnée, le Comité Opérationnel Européen peut demander à la Direction, par l'intermédiaire du Secrétaire du CEE, l'organisation de réunions supplémentaires du Comité Opérationnel Européen sur un ordre du jour particulier. 7-4-3. Présence des remplaçants aux réunions
Les remplaçants assistent aux réunions plénières et préparatoires en lieu et place du membre titulaire qu'ils représentent, lorsque ce dernier est empêché.
Ils reçoivent les documents transmis ou remis aux titulaires.
7-4-4. Traduction et langues utilisées
L'ordre du jour est traduit en français, en anglais et en polonais ou, le cas échéant dans une autre 3ème langue sur demande du Secrétaire, et communiqué par courrier électronique huit jours avant la réunion aux membres titulaires et remplaçants du Comité Opérationnel Européen. Cet envoi est accompagné des supports de présentation de la réunion le cas échéant, lorsque des supports sont prévus.
Bien que les présentations en réunion soient projetées en anglais et en français, les supports de présentation sont disponibles en trois langues : anglais, en français et en polonais, tenant compte de la représentativité de la Pologne au sein du Comité d’Entreprise Européen à la date du présent avenant. Sur demande du Secrétaire, après information des membres du COE, la traduction des documents en polonais pourra être remplacée par une autre langue.
7-4-5. Restitution des échanges
Lors des réunions du Comité Opérationnel Européen, le Secrétaire du CEE peut faire appel à son assistant(e) pour sa prise de notes. Ce(tte) dernier(e) est soumis(e) aux règles de confidentialité comme l’est tout membre du Comité d’Entreprise Européen.
7-4-6. Réunions préparatoires
Chaque réunion d’une demi-journée est précédée d’une réunion préparatoire le matin, à l’exception de la réunion préparatoire du COE portant sur les thèmes budgets et comptes, dont la durée peut être d’une journée. 7-5. Moyens de fonctionnement du Comité Opérationnel Européen
7-5-1. Frais de voyage
Les frais de voyage induits par la présence aux réunions du COE sont pris en charge par la société d'appartenance, suivant les usages et les barèmes en vigueur dans cette société. Le voyage doit être organisé conformément aux règles en vigueur sur les ordres de mission, en particulier durant des horaires raisonnables. Lorsqu’ils remplacent les titulaires, les membres remplaçants bénéficient de la prise en charge de leurs frais de voyage dans les mêmes conditions que les membres titulaires.
En sus des voyages induits par leur présence aux réunions du COE, les membres du COE ont la possibilité d’effectuer deux voyages par an dans les pays représentés au Comité d’Entreprise Européen.
7-5-2. Frais d’hébergement et de repas
Les frais d’hébergement et de repas des membres du COE assistant aux réunions du COE sont pris en charge dans les mêmes conditions qu’à l’article 6-2-2.
7-5-3. Temps accordé aux membres du COE
Les membres titulaires du Comité Opérationnel Européen disposent d'un crédit de quatre jours par an. Ce crédit peut s’exercer par journée entière ou demi-journée. Une demande doit être adressée à la Direction des Relations Sociales de la Compagnie huit jours avant le jour d’exercice choisi.
Ce crédit s'entend hors les réunions préparatoires et plénières du COE.
7-6. Participation des Fédérations Syndicales Européennes
Sur requête de la majorité des membres du Comité Opérationnel Européen, et après accord de la Direction, chaque Fédération Syndicale Européenne signataire de l’accord du 15 avril 2020 constitutif du Nouveau Comité Européen TOTAL peut ponctuellement déléguer un représentant (sous réserve qu’il ne soit pas un salarié de la Compagnie TotalEnergies), pour participer à une réunion du Comité Opérationnel Européen dès lors que l’un des sujets inscrit à l’ordre du jour revêt une importance particulière pour sa Fédération ou pour la Compagnie.
ARTICLE 8– COMMISSIONS STRATEGIE
Dans un souci de renforcement du dialogue social au niveau européen, les parties au présent avenant ont convenu de la mise en place de commissions spécifiques en lien avec les branches de la Compagnie afin d’assister le Comité d’Entreprise Européen dans ses attributions au niveau stratégique. A ce titre, 3 commissions stratégie sont prévues :
Commission Stratégie Exploration Production et Gas, Renewables & Power,
Commission Stratégie Raffinage Chimie,
Commission Stratégie Marketing & Services.
8-1.Rôle des Commissions Stratégie
Les commissions ont pour objet de permettre d’analyser et d’échanger sur la stratégie à leur périmètre afin d’éclairer et de préparer les travaux du Comité d’Entreprise Européen. La stratégie couvre les aspects économiques, financiers et sociaux.
8-2. Composition des Commissions Stratégie
Chaque commission est composée :
de représentants de la Direction à savoir :
Le ou les représentants de la Direction des Relations Sociales Compagnie
le ou les représentants de la Direction de la branche concernée,
le ou les représentants de la Direction des Ressources Humaines de la branche concernée,
à la demande de la Direction, tout intervenant en charge d'un sujet inscrit à l'ordre du jour,
de représentants du personnel dont le nombre varie, pour chaque commission, afin de tenir compte des effectifs des branches.
La répartition des sièges au sein des commissions est la suivante :
le Secrétaire du Comité d’Entreprise Européen,
le Rapporteur de chaque Commission,
50 % de représentants pour la France répartis selon la méthode prévue en annexe 3,
50 % de représentants pour les pays européens hors France.
Commission Stratégie Exploration Production et Gaz, Renewables & Power (EP-GRP) : un siège est attribué pour chaque pays disposant d’au moins de 100 salariés dans l’une des deux branches précitées et d’un siège au Comité d’Entreprise Européen. Si un pays a au moins 100 salariés dans les deux branches précitées et un siège au Comité d’Entreprise Européen, deux sièges sont alloués à ce pays afin que chaque branche soit représentée par un membre du pays au sein de la Commission. Les effectifs France de la Branche Amont Global Services Holding (comprenant les entités centrales de GRP et OneTech) sont pris en compte pour cette Commission.
Commission Stratégie Marketing & Services (MS) : un siège est attribué pour chaque pays disposant d’au moins de 100 salariés dans la branche et d’un siège au Comité d’Entreprise Européen.
Commission Stratégie Raffinage Chimie (RC) : un siège est attribué pour chaque pays disposant d’au moins de 100 salariés dans la branche et d’un siège au Comité d’Entreprise Européen.
Le détail de la composition de chaque commission figure en annexe 5.
8-3. Désignation des membres des Commissions Stratégie
8-3-1. Désignation des membres titulaires des Commissions Stratégie
Les membres des Commissions Stratégie sont en principe choisis parmi les membres titulaires ou remplaçants du Comité d’Entreprise Européen appartenant à la branche concernée ou aux branches OneTech et/ou TGS, afin d’assurer une représentativité de l’ensemble des salariés de la Compagnie.
S’ils remplissent les conditions prévues à l’article 4.1, des représentants du personnel détenant un mandat d’élu ou un mandat syndical prioritairement dans la branche concernée, bien que non membres du Comité d’Entreprise Européen, peuvent également être membres des commissions.
8-3-2. Désignation des membres remplaçants des Commissions Stratégie
Un remplaçant est désigné pour chaque membre des Commissions Stratégie dans les mêmes conditions qu’à l’article 8-3-1.
8-3-3. Désignation des rapporteurs des Commissions Stratégie
Un rapporteur est désigné pour chacune des trois Commissions Stratégie parmi les membres du Comité Opérationnel Européen. Les rapporteurs des commissions du Comité d’Entreprise Européen (Commissions Stratégie et Commission DDRSES définie à l’article 9) sont au nombre de quatre au total, à raison de deux rapporteurs pour la France et deux rapporteurs pour les pays européens hors France. Les rapporteurs sont désignés par les membres du Comité d’Entreprise Européen dans les mêmes conditions que le Secrétaire et le Secrétaire adjoint. Les rapporteurs restituent les travaux des commissions à l’issue de chacune d’elle auprès des membres du Comité d’Entreprise Européen. Lors des réunions des commissions, les rapporteurs peuvent faire appel à l’assistant(e) du Secrétaire du Comité d’Entreprise Européen pour leur prise de notes. Ce(tte) dernièr(e) est soumis(e) aux règles de confidentialité comme l’est tout membre du Comité d’Entreprise Européen.
La liste des membres de chaque Commission Stratégie (titulaires, remplaçants et rapporteurs) est tenue à jour par la Direction des Relations Sociales Compagnie et partagée avec le Secrétariat du Comité d’Entreprise Européen. En cas de changement de membre dans les commissions, le Secrétaire du CEE informe la Direction et les autres membres des commissions, après s’être assuré que le nouveau membre a été désigné conformément aux dispositions de l’article 8-3.
8-4. Fonctionnement des Commissions Stratégie 8-4-1. Réunions
L'ordre du jour des réunions est arrêté d'un commun accord entre le représentant de la Direction et le Secrétaire du Comité d’Entreprise Européen.
Commission Stratégie EP-GRP : une réunion plénière de la Commission Stratégie EP-GRP est organisée une fois par an. Cette réunion d’une journée est précédée d’une réunion préparatoire d’une journée.
Commissions Stratégie MS et RC : une réunion plénière d’une demi-journée, précédée d’une réunion préparatoire d’une journée, est organisée une fois par an pour chacune de ces commissions.
Une information sur les projets portés par OneTech pour accompagner la stratégie de chaque branche est délivrée lors de ces commissions.
Les experts auprès du Comité d’Entreprise peuvent assister aux réunions des Commissions Stratégie.
8-4-2. Visites
Pour chacune des trois Commissions Stratégie, une visite annuelle de site, illustrant un axe stratégique de la branche, est organisée par la Direction des Relations Sociales Compagnie.
Le choix des sites est arrêté d’un commun accord entre la Direction des Relations Sociales Compagnie et le Secrétaire du Comité d’Entreprise Européen, en tenant compte de l’intérêt stratégique de celui-ci et en veillant à équilibrer dans la mesure du possible les visites entre la France et les autres pays.
La délégation effectuant la visite de site comprend un maximum de 50 % des membres de la Commission (incluant le secrétaire du Comité Européen et le rapporteur de la Commission), tout en respectant un équilibre des membres français et européens. La participation aux visites est donnée en priorité aux membres titulaires de chaque Commission Stratégie. A défaut, le remplaçant prend part à la visite à la place du membre titulaire empêché.
Après chaque réunion et chaque visite des Commissions Stratégie, le Secrétaire et le Rapporteur informent l’ensemble des membres du CEE des informations partagées pendant celles-ci.
ARTICLE 9– COMMISSION DEVELOPPEMENT DURABLE, RESPONSABILITE SOCIETALE ET ENVIRONNEMENTALE, SECURITE (DDRSES) 9-1. Rôle de la Commission DDRSES
Cette commission permet un échange entre les représentants de la Direction et les membres de la Commission sur les sujets :
développement durable,
responsabilité sociétale et environnementale,
sécurité,
santé.
9-2. Composition de la Commission DDRSES La Commission DDRSES est composée de :
représentants de la Direction à savoir :
le ou les représentants de la Direction des Relations Sociales Compagnie,
à la demande de la Direction, tout intervenant en charge d'un sujet inscrit à
l'ordre du jour.
représentants du personnel, à savoir :
le secrétaire du Comité d’Entreprise Européen,
le rapporteur de la Commission,
huit membres pour la France, membres du Comité d’Entreprise Européen,
un membre pour chaque pays représenté au Comité d’Entreprise Européen.
Le détail de la composition de la Commission DDRSES est détaillé en annexe 6. 9-3. Désignations des membres de la Commission DDRSES
9-3-1. Désignation des membres titulaires de la Commission DDRSES
Les membres de la Commission DDRSES sont en principe choisis parmi les membres titulaires ou remplaçants du Comité d’Entreprise Européen du pays qu’il représente.
S’ils remplissent les conditions prévues à l’article 4.1, des représentants du personnel détenant un mandat d’élu ou un mandat syndical, bien que non membres du Comité d’Entreprise Européen, peuvent également être membres de la Commission DDRSES, dès lors qu’ils viennent du pays qu’ils représentent au sein de cette commission.
9-3-2. Désignation des membres remplaçants de la Commission DDRSES
Un remplaçant est désigné pour chaque membre de la Commission DDRSES dans les mêmes conditions qu’à l’article 9-3-1.9-3-3. Désignation du Rapporteur de la Commission DDRSES
Un Rapporteur est désigné pour la Commission DDRSES parmi les membres du Comité Opérationnel Européen. Les rapporteurs des commissions du Comité d’Entreprise Européen (Commissions Stratégie définies à l’article 8 et Commission DDRSES) sont au nombre de quatre au total, à raison de deux rapporteurs pour la France et deux rapporteurs pour les pays européens hors France.
Le Rapporteur est désigné par les membres du Comité d’Entreprise Européen dans les mêmes conditions que le Secrétaire et le Secrétaire adjoint.
Il restitue les travaux de la Commission DDRSES à l’issue de chaque réunion et de chaque visite auprès des membres du Comité d’Entreprise Européen.
La liste des membres de la Commission DDRSES (titulaires, remplaçants et rapporteur) est tenue à jour par la Direction des Relations Sociales Compagnie et partagée avec le Secrétariat du Comité d’Entreprise Européen. En cas de changement de membre dans la Commission DDRSES, le Secrétaire du CEE informe la Direction des Relations Sociales Compagnie et les autres membres de la Commission DDRSES, après s’être assuré que le nouveau membre a été désigné conformément aux dispositions de l’article 9-3-1. 9-4. Fonctionnement de la Commission DDRSES
9-4-1. Réunions de la Commission DDRSES
La Commission DDRSES se réunit deux fois par an pendant une journée :
une réunion est dédiée aux sujets développement durable,
responsabilité sociétale et environnementale ;
une réunion dédiée à la sécurité est organisée sous forme de séminaire d’au moins une journée.
Les membres de la Commission DDRSES disposent d'une demi-journée préparatoire avant la réunion dédiée aux sujets développement durable,
responsabilité sociétale et environnementale.
L'ordre du jour de cette réunion est arrêté d'un commun accord entre le représentant de la Direction et le Secrétaire du Comité d’Entreprise Européen.
Le Rapporteur de la Commission DDRSES participe à la préparation des Journées Mondiales de la Sécurité.
Après chaque réunion, le Secrétaire et le Rapporteur restituent à l’ensemble des membres du Comité d’Entreprise Européen les informations partagées pendant les réunions.
9-4-2. Visites sécurité
Des membres de la Commission DDRSES peuvent participer, deux fois par an, à l’une des visites des Commissions Stratégie lorsque l’une de ces visites a lieu dans un autre pays que la France. Lorsque toutes les visites des commissions stratégie ont lieu en France, les membres de la Commission DDRSES bénéficient d’une visite non jumelée avec les visites des commissions stratégie. Le choix de cette visite est arrêté d’un commun accord entre la Direction des Relations Sociales Compagnie et le Secrétaire du Comité d’Entreprise Européen.
La délégation pour ces visites est composée de dix membres (cinq français et cinq européens hors France incluant 1 siège tournant pour les pays ayant moins de 150 salariés regroupés dans un cluster) choisis parmi les membres de la Commission Développement Durable, Responsabilité Sociétale et Environnementale et Sécurité.
Le Rapporteur de la Commission DDRSES rend compte des visites aux membres du Comité d’Entreprise Européen après chaque visite sécurité.
ARTICLE 10– BUREAU
Les parties au présent avenant conviennent de la création d’un Bureau.
10-1.Rôle du Bureau
Le Bureau assiste le Secrétaire dans ses missions, notamment :
prépare l’établissement des ordres du jour des réunions ordinaires du CEE et du COE ;
assure la coordination des commissions ;
est force de proposition dans le choix des sites visités par les commissions ;
s’assure du respect des conditions de désignation des membres en cas de remplacement en cours de mandat;
organise la rotation des sièges tournants entre les pays de moins de 150 salariés regroupés dans un cluster ;
restitue à l’ensemble des membres du CEE les informations partagées pendant les réunions du COE, les réunions et les visites des commissions ;
coordonne et remonte auprès de la Direction des Relations Sociales Compagnie les besoins en formation des membres du CEE, telles que prévues à l’article 12 , et choisit l’abonnement de veille sociale prévu à l’article 6-5.
10-2.Composition et moyens de fonctionnement du Bureau
Le Bureau du Comité d’Entreprise Européen est composé du Secrétaire, du Secrétaire adjoint et des quatre Rapporteurs des commissions.
En sus du crédit jours et des voyages dont ils disposent en tant que membres titulaires du COE, les membres du Bureau peuvent bénéficier de tout ou partie des voyages du Secrétaire prévus à l’article 6-2-1 afin de se rendre dans un pays représenté au Comité d’Entreprise Européen. En cas d’utilisation de cette faculté, le temps passé pour chaque déplacement (voyage inclus) s’impute sur le crédit jours dont ils disposent. La Direction des Relations Sociales Compagnie doit être préalablement informée.
ARTICLE 11 – ASSISTANCE D’EXPERTS
Les membres du Comité d’Entreprise Européen (ou COE lors des procédures de consultation), sous réserve de l’accord de la Direction quant au périmètre, à la durée de l’expertise et à son cout, peuvent se faire assister d’experts comptables pour l'accomplissement de leurs travaux et afin de l’assister sur les sujets qui lui sont présentés annuellement.
Au cours de la réunion de mise en place prévue à l’article 5-1, le Comité d’Entreprise Européen procède à la désignation d’un expert pour la durée du mandat. Le mandat de l’expert auprès du Comité d’Entreprise Européen est de 4 ans.
Les experts peuvent assister aux réunions préparatoires du Comité d’Entreprise Européen ainsi qu’aux réunions des Commissions Stratégie.
ARTICLE 12 – FORMATIONS
Au titre d’un mandat de quatre ans, les membres titulaires et remplaçants du Comité d’Entreprise Européen ainsi que les membres des Commissions Stratégie peuvent bénéficier d'une formation juridique, économique et sociale de cinq jours visant notamment à :
leur permettre d’accéder à une meilleure connaissance du fonctionnement du CEE,
fournir des informations portant sur les différents modes de représentation du personnel dans les pays représentés au sein du CEE.
Ces cinq jours sont répartis à raison de :
deux jours pour une formation dispensée par un organisme habilité par les Fédérations Syndicales Européennes,
trois jours pour une formation dispensée par un organisme habilité par les Organisations Syndicales nationales.
Budgets et Comptes
Les nouveaux membres titulaires et remplaçants du Comité Opérationnel Européen peuvent bénéficier de deux jours de formation pour appréhender le thème des budgets et des comptes. Cette formation est proposée par la Direction des Relations Sociales Compagnie, en concertation avec le Bureau.
Langues
Les membres titulaires et remplaçants du Comité d’Entreprise Européen désireux de s’investir pour se former à la langue anglaise ou française bénéficient d'une formation adaptée.
Les coûts afférents à l’ensemble de ces formations sont pris en charge après accord préalable de la Direction des Relations Sociales Compagnie. ARTICLE 13 – FONDATION TOTALENERGIES Au travers du programme « TotalEnergies Foundation » de la Compagnie, la Fondation TotalEnergies souhaite contribuer, aux côtés des acteurs de la cité, au développement des territoires d’ancrage de la Compagnie ; elle agit plus particulièrement auprès des jeunes parce qu’il est essentiel de leur donner les moyens de se construire et de construire un avenir meilleur. Les thèmes des programmes, soutenus par la Fondation TotalEnergies, portent sur la sécurité et la mobilité, le climat et l’environnement, la culture et le patrimoine ainsi que sur l’insertion professionnelle et sociale.
Les statuts de la Fondation TotalEnergies prévoient qu’au sein du collège des représentants du fondateur, un siège est attribué à un administrateur représentant le personnel du fondateur. Ce dernier est désigné lors de chaque renouvellement par le Conseil d’administration de la Fondation sur proposition du Comité d’Entreprise Européen, parmi une liste pouvant aller jusqu’à trois personnes souhaitant se porter candidats.
Le mandat d’administrateur au conseil d’administration de la Fondation est d’une durée de trois ans, peut être renouvelé et est exercé à titre gratuit conformément à la loi.
ARTICLE 14 – PARTICIPATION DES SALARIES AU CONSEIL D’ADMINISTRATION TOTALENERGIES
En accord avec la loi française et les statuts de TotalEnergies SE, le Comité d’Entreprise Européen désigne son représentant des salariés au Conseil d’Administration par un vote des membres à la majorité simple.
Pour être désigné en tant que représentant des salariés au Conseil d’Administration, le candidat doit :
être un salarié ayant un contrat de travail avec TotalEnergies SE ou une des ses filiales, directes ou indirectes établie dans l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen.
avoir au moins deux ans ancienneté dans la Compagnie
travailler effectivement sur le territoire de l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen.
ARTICLE 15 – CONFIDENTIALITE
Les membres du Comité d’Entreprise Européen sont tenus à une obligation de confidentialité conformément aux dispositions de l’article 8 de la Directive 2001/86/CE du 8 octobre 2001. Ils sont donc notamment tenus à ce titre à une obligation de discrétion à l'égard des informations présentant un caractère confidentiel et données comme telles par la Direction.
Les experts qui les assistent sont tenus à une confidentialité stricte et totale.
ARTICLE 16 – PROTECTION Pendant l'exercice de leur mandat, les membres du Comité d’Entreprise Européen bénéficient des mêmes protections et garanties que celles accordées aux représentants du personnel par la législation ou les règles en vigueur dans leur société d'origine.
ARTICLE 17 – DUREE, RENOUVELLEMENT ET REVISION
Durée de l’Avenant
Cet avenant est en vigueur pour une durée illimitée. Les parties au présent avenant conviennent, en cas d’évolution législative conséquente impactant les dispositions du présent avenant, de se réunir pour en examiner les conséquences. En cas de révision de la directive sur le Comité d’entreprise des sociétés européennes, la Direction et les membres du Comité Opérationnel Européen examineront les modifications.
Renouvellement des mandats
Les mandats des membres Comité d’Entreprise Européen sont constitués pour une durée de quatre ans, à compter de la date de la réunion constitutive prévue à l'article 5.1.
La répartition des sièges et la désignation des membres du Comité d’Entreprise Européen à l'issue de chaque fin de mandat se fait conformément aux dispositions prévues au présent avenant, en fonction des décomptes d’effectifs (périmètre de gestion) disponibles lorsque ce renouvellement intervient.
Ce renouvellement fait l'objet d’une simple actualisation des annexes 1, 2, 3, 4, 5 et 6 du présent avenant.
Révision
Le présent avenant peut être révisé conjointement à tout moment par la Direction et la majorité qualifiée des 2/3 des sièges pourvus au CEE, qui doivent également représenter la majorité absolue des travailleurs des entreprises couvertes par le présent accord.
Dénonciation
Le présent avenant peut être dénoncé à tout moment par la Direction ou à la majorité qualifiée des 2/3 des sièges pourvus au CEE, qui doivent également représenter la majorité absolue des travailleurs des entreprises couvertes par le présent accord.
Dans le mois suivant la notification du retrait suite à dénonciation, le Président du Comité d’Entreprise Européen ou son représentant convoque un groupe spécial de négociation, conformément à la Directive 2001/86/CE du 8 octobre 2001, pour élaborer un nouvel accord. Pendant la durée des négociations, l’avenant actuel continuera à s’appliquer.
ARTICLE 18 - JURIDICTIONS COMPETENTES ET LOI APPLICABLE En cas de problème d’interprétation de cet avenant, une réunion avec le Comité Opérationnel Européen sera organisée afin de trouver des solutions d’interprétation à l’amiable.
Tout litige concernant l'interprétation ou l'exécution du présent avenant relèvera de la compétence des juridictions françaises et européennes compétentes.
La rédaction en langue française du présent avenant prévaut sur toute version pouvant exister dans une autre langue.
La législation applicable au présent avenant est la loi française. ARTICLE 19 – PUBLICITE
Le présent avenant est déposé auprès de la DIRECCTE d’Ile de France ainsi qu'au greffe du Conseil des Prud'hommes de NANTERRE et auprès de la Commission Européenne à Bruxelles (DG Emploi, Affaires Sociales et Inclusion).
Fait à La Défense Le 28 mai 2024
ANNEXES
Liste des annexes :
Annexe 1 : Entreprises visées par le présent accord
Annexe 2 : Comité d’Entreprise Européen TotalEnergies- Répartition des sièges par pays
Annexe 3 : Comité d’Entreprise Européen TotalEnergies – Répartition des sièges des filiales françaises
Annexe 4 : Comité Opérationnel Européen – Répartition des sièges par pays
Annexe 5 – Commissions Stratégie – Répartition des sièges par pays
Annexe 6 : Commission Développement Durable, Responsabilité Sociétale et Sécurité
ANNEXE 1 – ENTREPRISES VISEES PAR LE PRESENT ACCORD
Données au 4/01/2024 (Effets de la cession à Alimentation-Couche Tard » intégrés) *Par facilité, l’ensemble des salariés de contrat TotalEnergies SE sont regroupés au sein de l’entité Holding.
ANNEXE 2 – COMITE D’ENTREPRISE EUROPEEN
REPARTITION DES SIEGES PAR PAYS
ANNEXE 3 – REPARTITION DES SIEGES DES FILIALES FRANCAISES
La répartition des sièges des sociétés françaises au Comité d’Entreprise Européen, au Comité Opérationnel Européen et dans les Commissions Stratégies s’effectue selon les règles suivantes :
Les sièges du Comité d’Entreprise Européen, du Comité Opérationnel Européen et de la Commission Développement Durable, Responsabilité Sociétale et Environnementale et Sécurité sont attribués par collège, sur la base du nombre respectif d’élus aux Comité Sociaux et Economiques des sociétés françaises de la Compagnie, selon la méthode de la proportionnelle au plus fort reste. Les sièges des Commissions sont attribués par collège, sur la base du nombre respectif d’élus par branche aux Comités Sociaux et Economiques des sociétés françaises de la Compagnie, selon la méthode de la proportionnelle au plus fort reste. Il est convenu de retenir trois collèges :
Celui des ouvriers, employés (premier collège),
Celui des agents de maîtrise, techniciens (deuxième collège),
Celui des ingénieurs, cadres (troisième collège).
Chacun de ces collèges est obtenu par le regroupement des collèges existants pour les élections des Comités Sociaux et Economiques. Suivant ces modalités et conformément aux données disponibles au 31/12/2023, la répartition des sièges France est la suivante :
ANNEXE 4 – COMITE OPERATIONNEL EUROPEEN
REPARTITION DES SIEGES PAR PAYS
ANNEXE 5– COMMISSIONS STRATEGIE
REPARTITION DES SIEGES PAR PAYS
ANNEXE 6– COMMISSION DEVELOPPEMENT DURABLE, RESPONSABILITE SOCIETALE ET SECURITE
Amendment to the agreement of April 15, 2020 establishing the new Total European Works Council, known as the "TotalEnergies European Works Council Amendment"
Preamble By way of introduction, the terms "TotalEnergies" and/or "the Company" appearing in this amendment are used to designate TotalEnergies SE and the entities that TotalEnergies SE directly or indirectly controls, in accordance with the Company's corporate name, as voted at the Ordinary and Extraordinary Shareholders' Meeting on May 28, 2021. Similarly, the original name "TOTAL EUROPEAN WORKS COUNCIL" is henceforth referred to as "TotalEnergies European Works Council". The purpose of this amendment is to modify and replace, where applicable, the provisions of the agreement of April 15, 2020 "constituting the New Total European Works Council". Indeed the end of the four-year period covered by this agreement, the parties agree on the need to make useful changes to ensure the smooth running of the European Works Council. They affirm their commitment to ensuring that these changes are in keeping with the principles of quality social dialogue and representation of all the Company's employees in the European Union and the European Economic Area. In accordance with the provisions of article 12 of the agreement of April 15, 2020 establishing the New Total European Works Council, the parties agreed on the modifications to be made to said agreement during several extraordinary European Works Council meetings held on February 9, 2024, March 5, 2024 and March 21, 2024. This amendment is governed by the provisions of Directive 2001/86/EC on European companies. All roles provided for and referred to in this agreement shall be understood to include both the masculine and feminine genders.
ARTICLE 1 - SCOPE OF APPLICATION
The provisions of this amendment apply to the Company's businesses located in the member states of the European Union and of the European Economic Area, in which TotalEnergies SE, directly or indirectly, holds a 50% or greater stake. The list of these businesses, at the date of signature, is provided in Appendix 1. ARTICLE 2 - RESPONSIBILITIES 2-1. Missions
The purpose of the TotalEnergies European Works Council (EWC) is to provide a forum for information and the exchange of views between Management and employee representatives concerning, at the European level:
the Company's strategy and its competitive position,
its social, economic and financial situation (company budgets and consolidated accounts, employment trends, business transfers, any potential changes in structure).
The TotalEnergies European Works Council is also kept informed of issues relating to sustainable development, social and environmental responsibility, and EU safety policies. At least once a year, an item on the agenda of an ordinary meeting of the European Works Council is devoted to information on the Company's R&D. 2-2. Scope of competence
The TotalEnergies European Works Council is competent as regards transnational issues concerning:
either the whole Company in its EU dimension,
or at least two businesses or sites of the Company located in different member states.
Also considered transnational are issues which, irrespective of the number of member states involved, fall within the scope of a significant strategic development decided by the Company's General Management, taking into account the extent of its impact for European staff beyond the sole country concerned. In addition, the Council (European Operational Committee or a Committee of it) may receive information on decisions taken in a single country but with significant consequences, notably in terms of organization or employment in that country. As such, this information at the level of the European body is in no way a consultative prerequisite to the decision taken; it can take place after the event and cannot interfere with any national social procedure.
The EWC is a social dialogue body that complements, and is distinct from, the national employee representation bodies already in place. It may not infringe upon their prerogatives or take their place.
2-3. Information and consultation Under article 2.2, in the event of exceptional circumstances that significantly alter the general operation or structure of the Company, or the employment situation, Management implements an information and consultation procedure within the EWC defined as follows, anticipating this procedure as far in advance as possible in accordance with the provisions of article 7-4-2, while respecting national legislation.
Information: the transmission of information by the employer to the workers' representatives in order to enable them to become acquainted with the subject under consideration and to examine it; the information is provided at an appropriate time, in an appropriate manner and with an appropriate content, specifically enabling the workers' representatives to carry out an in-depth assessment of the possible impact and to prepare, where appropriate, consultations with the competent body of the EU-scale business or EU-scale group of businesses.
Consultation: the establishment of a dialogue and exchange of views between workers' representatives and central management or any other more appropriate level of management, at a time, in a manner and with a content which enable workers' representatives to express, on the basis of the information provided and within a reasonable period of time, an opinion concerning the proposed measures which are the subject of the consultation.
ARTICLE 3 - COMPOSITION OF THE EUROPEAN WORKS COUNCIL AND DISTRIBUTION OF EMPLOYEE REPRESENTATIVE SEATS BETWEEN COUNTRIES 3-1. Composition and distribution of seats
The TotalEnergies European Works Council comprises,
on the one hand, Management representatives, namely:
the Company's Chairman and Chief Executive Officer and/or a member of the Executive Committee (Comex),
representatives of the PSE Direction, in particular the Company's Labor Relations Department,
any speaker in charge of a subject on the agenda.
and on the other hand, employee representatives: 52 full members and 52 alternate members.
The Council is chaired by the Company's Chairman and Chief Executive Officer or his representative. In order to ensure the representation of countries where the Company has its main operations, while at the same time guaranteeing the representation of countries with a limited number of employees and countries not previously represented on the EWC, the parties agree that the 52 seats will be allocated according to the following rules: -50% of seats (i.e. 26 seats) for France, given the size of its workforce; -3 shared seats for countries with fewer than 150 employees grouped in a cluster (groups of countries); -1 seat for each country where the company employs at least 150 people, -distribution of the remaining seats, according to the number of employees in the country, using the proportional representation method.
Groups of countries in a cluster:
The 3 shared seats for countries with fewer than 150 employees are distributed as follows:
1 rotating seat for the 1st group made up of the following countries: Bulgaria, Croatia, Cyprus, Greece
1 rotating seat for the 2nd group made up of the following countries: Austria, Hungary, Luxembourg, Slovenia, Slovakia
1 rotating seat for the 3rd group made up of the following countries: Finland, Lithuania, Norway.
A full member and a deputy member will be appointed in each country with fewer than 150 employees and constituting a "cluster" in accordance with the legal rules of each country. The annual rotation schedule is drawn up by the EWC Bureau, as defined in article 10, to ensure fair representation of each country. The EWC Secretary is responsible for notifying management of the names of participants at each meeting.
The rules governing the allocation of seats for France are set out in Appendix 3. 3-2. Changes in the scope of the European Works Council
In the event of a change in the Company's scope, the consequences are dealt with during the next mandate at the latest.
If a country becomes a member of the European Union or the European Economic Area during a mandate, the Management, in conjunction with the Bureau, examines the possibility of appointing a representative from that country, if the Company's business(es) present in the country meet(s) the conditions for having a member on the EWC. The latter is chosen in accordance with the provisions of article 4 and may attend ordinary EWC meetings as an observer.
If a country to which one or more seats have been allocated is no longer represented during its term of office as a result of a withdrawal from the perimeter, the EWC Bureau provided for in article 10 shall be informed. The Bureau shall propose to the European Operational Committee the allocation of the seat(s) which have become vacant. In the event of disagreement between the members of the European Operational Committee on the candidate(s), a vote shall be held by relative majority. Then if this proposal receives the approval of 2/3 of the members present at the ordinary meeting of the European Works Council, the representative(s) appointed to these seats attend(s) the meeting. Failing this, the seat(s) will remain vacant.
ARTICLE 4 - APPOINTMENT OF EUROPEAN WORKS COUNCIL MEMBERS
4.1. Appointment conditions
Employee representatives on the European Works Council must cumulatively:
be employees of one of the Company's European businesses falling within the scope defined in article 1 of the present agreement,
have at least one year's recognized seniority with the Company
hold an employee representative mandate or a trade union mandate; failing this, he or she may be an employee without any representative or trade union mandate.
To prevent conflicts of interest, the position of employee representative is incompatible with that of company manager, or with the exercise by delegation of this role in respect of employees.
4.2 - Duration of the mandate
The duration of the mandate of a member of the European Works Council is four years, starting from the constitutive meeting as provided for in article 5-1.
To ensure that EWC members are familiar with the company, its organization and its activities, the EWC will ensure that their mandates remain stable.
4-3. Appointment procedures
4-3-1. Appointments in France The French members are appointed by the Trade Unions present within the Company in France, as specified in Appendix 3, or by their representatives, from among their members, falling that, from among employees who do not hold a mandate. As far as possible, trade unions and employee representatives ensure that appointments and seat allocations take into account the distribution between socio-professional categories and between women and men, as well as a balanced representation of each branch in the country concerned. 4-3-2. Appointments outside France
In other EU and EEA countries, European Works Council members are appointed in accordance with the laws, rules and practices in force in each country. The process of appointing European Works Council members is coordinated by Country Chairs or Country HR Directors.
The Company's Labor Relations Department ensures that the Country Chair or his appointee informs the new members' management of their appointment and of the number of meetings per year to which they will be invited. The branch's human resources department is also informed.
4-3-3. Appointment of alternate members Alternate members are appointed at the same time and under the same conditions as full members. 4-3-4. Appointment of the Secretary and the Deputy Secretary The Secretary and Deputy Secretary (EWC and EOC) are elected by the members of the European Works Council by a relative majority at the constituent meeting provided for in article 5-1. The duration of this appointment is identical to the mandate of European Works Council members, i.e. 4 years. If the Secretary or Deputy Secretary loses his/her position more than six months before the end of his/her mandate, a vote is held to appoint a new Secretary or Deputy Secretary. When the remaining term of office is six months or less, the Deputy Secretary becomes Secretary. 4-4. Loss of mandate
The mandates of the members of the European Works Council expire early and automatically in the event of a:
Resignation from the EWC, or
Loss of the conditions required by law or by rules applicable in the country,
Company departure, or
Loss of union mandate or change of affiliation to the nominating union, if applicable
Loss of employee representative mandate,
Incompatibility with the mandate of an employee representative (e.g.: Human Resources Director, General Manager of subsidiary) (art. 4.1.).
In the event of departure from the Company, of the resignation of an EWC member or any other circumstance leading a country to make a new appointment, the Bureau is informed of the new appointment. In the event of a loss of mandate as a full member of the European Works Council, the person concerned is replaced by an alternate member who becomes a full member. Similarly, the loss of an alternate member’s mandate triggers a new appointment process in the country concerned. In such cases, the new alternate member is appointed for the remainder of the term under the conditions set out in article 4.2. The Labor Relations Department and the Bureau ensure that the conditions for appointment set out in article 4-1. are met. A digital file of the membership of the European Works Council, maintained and updated by the Company's Labor Relations Department, is shared with the EWC Secretary and his assistant.
ARTICLE 5 - EUROPEAN WORKS COUNCIL MEETINGS
5-1. Meeting frequency
The European Works Council meets twice a year in ordinary session, convened by the Chairman or his representative.
In the year of the body's renewal, a constitutive meeting chaired by the Company's Director of Labor Relations is organized. This half-day meeting marks the beginning of the mandate.
5-2 - Organization of European Works Council meetings
The place and date of meetings are determined by the Chairman or his representative, in consultation with the Secretary. 5-2-1. Notification for European Works Council meetings Notification for plenary meetings of the European Works Council are sent by the Company’s Director of Labor Relations by e-mail to all full and deputy members. 5-2-2. Agenda The agenda for ordinary meetings is drawn up by the Chairman or his representative, after discussion with the Secretary. In order to allow time for the necessary preparation and translation of presentation materials, the agenda is drawn up no later than three weeks before the meeting. In the event of disagreement between the Secretary and the Chairman, a provisional agenda listing the points on which agreement has been reached shall be forwarded, under the responsibility of the Chairman. It is sent by the Company’s Director of Labor Relations by e-mail three weeks before the meeting if possible or, at the latest, 15 days before the meeting. Where presentation materials are provided, they are sent 8 days before the meeting. 5-2-3. Translations and languages used The agenda is drawn up in French, then translated into English and Polish or, if necessary, into a 3rd language at the request of the Secretary. Presentations at plenary meetings are given in English and French. Although meeting presentations are projected in English and French, presentation materials are available in three languages: English, French and Polish, taking into account Poland's representation on the European Works Council at the date of this amendment. At the request of the Secretary, after informing the EWC members, the translation of documents into Polish may be replaced by another language. With the aim of promoting correct understanding by all members, debates at plenary and preparatory meetings are held in a maximum of seven languages (in addition to French), thanks to a simultaneous translation system, either in person or remotely. These languages currently are English, Spanish, Polish, German, Dutch, Portuguese and Czech. If there are any special cases, they will be examined with a view to making progress and resolving problems. 5-3. Alternate Members' attendance at meetings
Alternate members attend plenary and preparatory meetings in place of the full member they represent, when the latter is unable to attend.
They receive the documents sent or given to full members.
In addition to the training provided for in Article 12, so that each alternate member acquires a practical knowledge of the workings of the European Works Council, it is planned that he or she will be able to take part in a preparatory meeting for a plenary session during a mandate.
The Secretary, in liaison with the members of the European Works Council and the Unions, coordinates the participation of these alternate members in the preparatory meeting. Six weeks before the plenary meeting, he sends the list of alternate members taking part in the preparatory meeting to the Company Labor Relations Department.
5.4 - Meeting minutes
5-4-1. Joint statement
In order to provide rapid feedback on the content of meetings to all members of the European Works Council, a joint statement will be prepared by Management immediately after plenary meetings to summarize the main points discussed during the meeting and the positions taken (e.g. topics discussed, questions raised). After discussion with the Secretary (who will be responsible for obtaining input from Bureau members) and Management, this joint statement will be sent to all members of the European Works Council after each meeting, preferably within a fortnight. In the absence of agreement on the wording, the joint statement should indicate the respective position of each party. This joint statement will be shared by members of the European Works Council with local employee representatives in each European country, and with employees in accordance with local practices. The Company Labor Relations Department send it to all branch and country HR departments at the same time.
5-4-2. Minutes of the meeting Minutes of discussions held during plenary meetings are drawn up by an outside organization to keep a record of the detailed exchanges that took place during the meeting. They are then reviewed by the Secretary, the meeting participants and Management. These minutes will be kept and shared on request by the Secretary and the Company Labor Relations Department, in addition to the joint statement. To facilitate understanding, the joint statement and minutes are translated into the languages mentioned in article 5-2-3.
5.5 - Preparatory meeting
Each European Works Council meeting is preceded by a one-day preparatory meeting the day before. Notification for preparatory meetings is sent to EWC members by electronic means by the Secretary of the European Works Council.
ARTICLE 6 - OPERATING RESOURCES OF THE EUROPEAN WORKS COUNCIL 6-1. - Continued remuneration
Members of the European Works Council continue to receive their remuneration from the company they belong to during meetings of the European Works Council, the European Operational Committee and committees, as well as during the credit days provided for in the present agreement. These meetings and credit days are considered as working time and remunerated as such. The same applies to time spent in meetings by committee members who are not members of the European Works Council.
6-2. - Operating expenses 6-2-1. Travel and travel expenses
Secretary's travels and travel expenses
In addition to the travel required to attend meetings, the Secretary may make four trips a year to countries represented on the European Works Council. If he does not use this option, he may decide to share one or more trips with members of the Bureau, in accordance with article 10-3. The Secretary's expenses will be paid in accordance with the rules of the company to which he belongs.
Travel expenses for European Works Council members
Travel expenses incurred to attend preparatory and plenary meetings are paid by the company to which the employee belongs, in accordance with the practices and scales in force in the company concerned. Travel must be organized in accordance with the rules of the company to which the member belongs, in particular during reasonable hours. When they replace full members, alternate members are entitled to reimbursement of their travel expenses under the same conditions as full members.
Travel expenses for members representing cluster countries and relative expenses
In view of the specific nature of their revolving seat, which rotates between each of the countries grouped together in a cluster, as defined in article 3-1, and in order to enable them to meet the other members of the European Works Council on a more regular basis, full members representing a cluster are entitled to one trip per year to one of the countries within the cluster's perimeter, with the rules of the company to which the member belongs. The Secretary of the European Works Council informs the Company's Labor Relations Department, at least one month in advance, of the use of this trip by the member representing a country grouped together in a cluster. 6-2-2. Accommodation and meal expenses For each meeting:
Whenever possible, the Company's Labor Relations Department offers to book a hotel for members attending the meeting, and covers the cost.
The Secretary can organize a dinner on the eve of the meetings, paid for by the Company's Labor Relations Department. The amount per person must comply with the Company's travel policy and the restaurant must be able to issue proforma invoices, or else in a format that complies with and is accepted by the Company's accounting department.
Once a year, following a plenary meeting of the European Works Council in Paris, the Secretary may organize a "conviviality" event to help members get to know each other better. This event takes place outside the workplace and working hours, and is not compulsory. The Secretary is required to submit an estimate to the Company's Labor Relations Department for approval prior to organizing the event.
6-2-3. Meeting and secretarial expenses
The Company's Labor Relations Department covers the costs of holding meetings for the European Works Council, the European Operational Committee and committees, notably simultaneous translation costs.
6-3. Time allotted to members of the European Works Council 6-3-1. Secretary's time
The Secretary has a day credit of up to a full-time equivalent.
6-3-2. Time allocated to EWC members
Full members of the European Works Council have a credit of three days per year.
This credit can be used for full or half days. A request must be sent to the Company's Labor Relations Department eight days before the chosen day to use the credit.
It can be used to take part in a one-day meeting organized in Paris or Brussels by one of the signatory unions.
Exceptionally, if circumstances so require, a second meeting may be organized under the same conditions, with the agreement of Management.
This credit excludes preparatory and plenary meetings.
6-4. - Secretary's assistant To assist him in the performance of his duties, the Secretary has a full-time assistant, who reports directly to him. The Secretary’s assistant also works in close collaboration with the Europe & Worldwide Labor Relations Department assistant, notably in terms of organizing meetings and travel, and providing logistical support to members of the European Works Council.
6-5. - Social monitoring subscription To keep members of the European Works Council up to date with European social news, a European social monitoring subscription is taken out by Management. The choice of subscription will be made in consultation between the Management and the members of the Bureau.
6-6. - Communication between members of the European Works Council 6-6-1. Communication between EWC members For EWC members who do not attend all the meetings of the various European Works Council bodies (EOC, committees, etc.), regular communication between members is essential to ensure that everyone has the same level of information. To this end, after each meeting of the European Works Council and its bodies, the Secretary and/or Rapporteur report(s) to all EWC members on the content of the meeting using the various tools available.
To ensure that members from all countries with fewer than 150 employees grouped in clusters are regularly kept informed, all documents shared during plenary meetings will be sent to all members from these countries by the Secretary after the meeting. The Secretary, with the help of the participants from each country group, will organize an exchange meeting before the plenary meetings to pass on the questions to be raised at the plenary meeting, and a debriefing meeting after the plenary meeting, via videoconference using the tools provided. 6-6-2. Tools The following tools are available to members of the European Works Council:
Access to a dedicated community,
Tools for exchanging messages (Outlook, WhatsApp, etc.),
Video-conferencing facilities (Teams with simultaneous translation).
6-6-3. Translation costs
All translations required for exchanges between members of the European Works Council as well as for minutes (European Operational Committee, committees, etc.) are paid for by Management, up to an annual translation budget of €35,000. This budget does not include the cost of extraordinary meetings. The Secretary controls the use of this budget and sends translation invoices to the Company's Labor Relations Department for payment.
At the Secretary's prior request, in the event of exceptional circumstances requiring an increase in the number of translations, the Company's Labor Relations Department will examine the matter. ARTICLE 7- EUROPEAN OPERATIONAL COMMITTEE 7-1. Attributions
The European Operational Committee (EOC), which reports to the European Works Council, ensures the continuity of the body by establishing links between EWC members and the necessary contacts with Management.
To this end, the European Operational Committee:
deals with practical and operational EWC issues concerning the Company's social, economic and financial situation, as well as organizational developments,
prepares the EWC's work on budgets and consolidated accounts,
proposes the convening of extraordinary EWC meetings if necessary
At least once a year, an item on the agenda of an ordinary meeting of the European Operational Committee is devoted to information on current events in the TotalEnergies Global Services branch (or one of its entities), and another item on the agenda of an ordinary meeting of the EOC is devoted to current events in the One Tech branch (R&D policy, programs, technology roadmap, etc.). 7-2. Composition and distribution of seats The European Operational Committee is composed of:
Management representatives, namely:
representative(s) of the Company's Labor Relations Department, who chairs,
at Management's request, any speaker in charge of a subject on the agenda,
employee representatives:
the Secretary of the European Works Council,
sixteen EWC members (eight from France and eight from European countries outside France), including a Deputy Secretary and the four Rapporteurs of the commissions provided for in articles 8 and 9.
Seats for European countries outside France are distributed according to the number of seats allocated to the EWC, using the proportional representation method with the highest remainder. The rules governing the allocation of seats for France are set out in Appendix 3. An alternate member is appointed for each member of the European Operational Committee (with the exception of the Secretary and Deputy Secretary, who replace each other in the event of absence).
7-3. Appointment procedures 7-3-1. Appointment of the members of the European Operational Committee
The appointment of the members of the European Operational Committee is approved at the constitutive meeting provided for in article 5-1.
If a member of the European Operational Committee leaves during his/her mandate, he/she is replaced and the Bureau is informed. If no comments are received within eight days of this notification, the appointment of the new member to the European Operational Committee is deemed to have been approved. A digital file of the European Operational Committee's membership, maintained and updated by Management, is shared with the EWC Secretary and his assistant.
7-3-2. Appointment of the alternate members for the European Operational Committee
Alternate members are appointed at the same time and under the same conditions as full members, at the constitutive meeting.
7-4. European Operational Committee meetings 7-4-1. Ordinary meetings
Meeting frequency
The European Operational Committee meets three times a year at an ordinary meeting and once more during the first half of the year to prepare the work of the European Works Council on budgets and consolidated accounts.
Notification for ordinary meetings of the European Operational Committee
Notifications for ordinary EOC meetings are sent by the EWC Secretary to all full and alternate members.
Agenda
Meeting agenda is set up by Management representative, after discussion with the EWC Secretary.
To allow sufficient time for translation of presentation materials, the agenda is drawn up no later than three weeks before the meeting. 7-4-2. Extraordinary meetings In the event of exceptional circumstances as defined in article 2-3, a meeting of the European Operational Committee is held 24 hours before the start of national information and consultation procedures, or at the latest simultaneously with them. During this meeting, Management provides the members of the European Operational Committee with the information they need to examine the case. The European Operational Committee can then:
express its opinion,
or request a second meeting to allow additional time to examine the file, at which the European Operational Committee will express its opinion,
or, considering the importance of the matter, request an extraordinary meeting of the European Works Council, at which the EWC expresses its opinion.
This procedure is not a prerequisite for issuing opinions under national procedures, nor does it affect the prerogatives of the Company's Corporate Management. The Bureau informs the members of the EWC after each extraordinary meeting concerning the content of the project and the opinion given. The EWC may ask to be consulted instead of the European Operational Committee, by a majority of 2/3 of the seats filled by full members. The request must be made within 15 calendar days of the first European Operational Committee consultation meeting. Within this time limit, the Secretary must send the Company's Labor Relations Department a scan of the list initialed by 2/3 of the members, or the list signed electronically by 2/3 of the members. In addition, through the EWC Secretary, the European Operational Committee may request Management to organize additional meetings of the European Operational Committee concerning a specific agenda. 7-4-3. Alternate members' attendance at meetings Alternate members attend plenary and preparatory meetings in place of the full member they represent, when the latter is unable to attend.
They receive the documents sent or given to full members.
7-4-4. Translation and languages used The agenda is translated into French, English and Polish, or into a 3rd language if requested by the Secretary, and sent by e-mail eight days before the meeting to full and alternate members of the European Operational Committee. This e-mail is accompanied by the presentation materials for the meeting, where applicable. Presentations at EOC meetings are given in English and French. Although meeting presentations are projected in English and French, presentation materials are available in three languages: English, French and Polish, taking into account Poland's representation on the European Works Council at the date of this amendment. At the request of the Secretary, and after informing EOC members, the translation of documents into Polish may be replaced by another language.
7-4-5. Meeting notes
During European Operational Committee meetings, the EWC Secretary may call on his or her assistant to take notes. The latter is subject to the same confidentiality rules as any member of the European Works Council.
7-4-6. Preparatory meetings Each half-day meeting is preceded by a morning preparatory meeting, with the exception of the EOC preparatory meeting on budgets and accounts, which can last one full day.
7-5. Operating resources of the European Operational Committee
7-5-1. Travel expenses Travel expenses incurred by attending EOC meetings are paid by the company to which the member belongs, in accordance with the practices and scales in force in the company concerned. Travel must be organized in accordance with the Company's rules on mission orders, in particular during reasonable hours. When they replace full members, alternate members are entitled to reimbursement of their travel expenses under the same conditions as full members.
In addition to the travelling involved in attending EOC meetings, EOC members may make two trips a year to countries represented on the European Works Council.
7-5-2. Accommodation and meal expenses The accommodation and meal expenses of EOC members attending EOC meetings are covered under the same conditions as those set out in article 6-2-2.
7-5-3. Time allotted to EOC members Full members of the European Operational Committee have a credit of four days per year. This credit can be used for full or half days. A request must be sent to the Company's Labor Relations Department eight days before the chosen day to use the credit. This credit excludes preparatory and plenary meetings.
7-6. Participation of the European Trade Union Federations
At the request of the majority of the members of the European Operational Committee, and with the agreement of the Company's Labor Relations Director, each European Industry Federation signatory to the agreement of 15 April 2020 constituting the New TOTAL European Works Council may delegate a representative (provided that the representative is not an employee of the TotalEnergies Company) to attend a meeting of the European Operational Committee when one of the subjects on the agenda is of particular importance to its Federation or to the Group.
ARTICLE 8 - STRATEGY COMMISSIONS
With a view to strengthening social dialogue at European level, the parties to the present agreement have agreed to set up specific commission linked to the Company’s divisions to assist the European Works Council in its strategic responsibilities. Three strategy commissions are planned:
Exploration Production and Gas, Renewables & Power Strategy Commission,
Refining and Chemicals Strategy Commission,
Marketing & Services Strategy Commission.
8-1.Role of the Strategy Commissions
The purpose of the commission is to analyze and discuss strategy within their scope, in order to inform and prepare the work of the European Works Council. The strategy covers economic, financial and social aspects.
8-2. Composition of Strategy Commissions
Each commission is composed of:
Management representatives, namely:
Representative(s) of the Company's Labor Relations Department,
representative(s) of the branch management concerned,
representative(s) of the Human Resources Department of the branch concerned,
at Management's request, any speaker in charge of a subject on the agenda,
employee representatives, whose number varies for each commission to take account of the number of employees in each division.
The distribution of seats on the commissions is as follows:
the Secretary of the European Works Council,
the Rapporteur of each Commission,
50% representatives for France, allocated according to the method set out in Appendix 3,
50% representatives for European countries outside France.
Strategy, Exploration, Production and Gas, Renewables & Power Commission (EP-GRP): one seat is allocated for each country with at least 100 employees in one of the two above-mentioned divisions and one seat on the European Works Council. If a country has at least 100 employees in the two above-mentioned divisions and a seat on the European Works Council, two seats are allocated to that country so that each division is represented by a member of the country on the Committee. The French headcounts of the Global Services Holding Branch (including GRP central entities and OneTech) is taken into account for this Commission.
Marketing & Services Strategy Commission (MS): one seat is allocated for each country with at least 100 employees in the division and one seat on the European Works Council.
Chemical Refining Strategy Commission (RC): one seat is allocated for each country with at least 100 employees in the division and one seat on the European Works Council.
Details of the composition of each commission are given in Appendix 5.
8-3. Appointment of Strategy Commission members
8-3-1. Appointment of Strategy Commission members In principle, Strategy Commission members are chosen from among the full or alternate members of the European Works Council belonging to the division concerned, or to the OneTech and/or TGS divisions, in order to ensure that all Company employees are represented. If they meet the conditions set out in article 4.1, staff representatives holding a representative office or a trade union mandate, primarily in the division concerned, although not members of the European Works Council, may also be members of the commissions. 8-3-2. Appointment of alternate members of the Strategy Commissions An alternate member is appointed for each full member of the Strategy Commissions under the same conditions as in article 8-3-1. 8-3-3. Appointment of Strategy Commission Rapporteurs A Rapporteur is appointed for the three Strategy Commissions from among the members of the European Operational Commission. There are a total of four Rapporteurs for the European Works Council commissions (Strategy Commission and DDRSES Commission as defined in article 9), two for France and two for European countries outside France.
Rapporteurs are appointed by the members of the European Works Council under the same conditions as the Secretary and Deputy Secretary.
The Rapporteurs report on the work of the commission to the members of the European Works Council at the end of each commission.
During commission meetings, Rapporteurs may call upon the assistance of the Secretary of the European Works Council for their note-taking. The latter is subject to the same rules of confidentiality as any member of the European Works Council. The list of members of each Strategy Commission (members, substitutes and rapporteurs) is kept up to date by the Company Labor Relations Department and shared with the European Works Council Secretary. In the event of a change of member in the commissions, the EWC Secretary informs Management and the other commission members, after ensuring that the new member has been appointed in accordance with the provisions of article 8-3. 8-4. Functioning of the Strategy Commissions 8-4-1 Meetings Meeting agendas are set by mutual agreement between the Management representative and the Secretary of the European Works Council.
EP-GRP Strategy Commission: A plenary meeting of the EP-GRP Strategy Committee is held once a year. This one-day meeting is preceded by a one-day preparatory meeting.
MS and RC Strategy Commissions: A half-day plenary meeting, preceded by a one-day preparatory meeting, is organized once a year for each of these commission.
Information on OneTech's projects to support each division's strategy is provided at these meetings. Works Council experts may attend Strategy Commission meetings.
8-4-2. Visits For each of the three Strategy Commissions, an annual site visit illustrating one of the division's strategic priorities is organized by the Company’s Labor Relations Department. The choice of sites is made by mutual agreement between the Company's Labor Relations Department and the Secretary of the European Works Council, taking into account the latter's strategic interest and ensuring as far as possible a balance of visits between France and other countries. The delegation making the site visit comprises a maximum of 50% of Commission members (including the secretary of the European Committee and the Commission rapporteur), with a balance of French and European members. Priority for participation in visits is given to full members of each Strategy Commission. Failing this, the alternate member takes part in the visit in place of the full member who is unable to attend. After each Strategy Commission meeting and visit, the Secretary and Rapporteur inform all EWC members of the information shared during the meeting. ARTICLE 9- SUSTAINABLE DEVELOPMENT, SOCIAL AND ENVIRONMENTAL RESPONSIBILITY AND SAFETY COMMISSION (DDRSES) 9-1. Role of the DDRSES Commission
This committee provides a forum for discussion between Management representatives and Commission members on the following topics:
sustainable development,
corporate social and environmental responsibility,
safety,
health.
9-2. Composition of the DDRSES Commission
The DDRSES Commission is composed of:
Management representatives, namely:
representative(s) of the Company's Labor Relations Department,
at Management's request, any speaker in charge of a subject on the agenda.
employee representatives, namely:
The Secretary of the European Works Council
The Commission Rapporteur
eight members for France, members of the European Works Council
one member for each country represented on the European Works Council
Details of the composition of the DDRSES Commission are given in Appendix 6.
9-3. Appointment of DDRSES Commission members
9-3-1.Appointment of full members of the DDRSES Commission Members of the DDRSES Commission are normally chosen from among the full or alternate members of the European Works Council of the country they represent. If they meet the conditions set out in article 4.1, employee representatives holding a representative office or a trade union mandate, although not members of the European Works Council, may also be members of the DDRSES Commission, provided they come from the country they represent on this commission.
9-3-2.Appointment of substitute members of the DDRSES Commission A substitute is appointed for each member of the DDRSES Commission under the same conditions as in article 9-3-1. 9-3-3. Appointment of the Rapporteur of the DDRSES Commission A Rapporteur is appointed for the DDRSES Commission from among the members of the European Operational Committee. There are a total of four rapporteurs for the European Works Council Commissions (Strategy Commissions as defined in Article 8 and DDRSES Commission), two for France and two for European countries outside France.
The Rapporteur is appointed by the members of the European Works Council under the same conditions as the Secretary and Deputy Secretary.
He reports on the work of the DDRSES Commission to the members of the European Works Council at the end of each meeting and visit. The list of members of the DDRSES Commission (members, alternate members and rapporteur) is kept up to date by the Company's Labor Relations Department and shared with the European Works Council Secretary. In the event of a change of member for the DDRSES Commission, the EWC Secretary informs the Company's Labor Relations Department and the other members of the DDRSES Commission, after ensuring that the new member has been appointed in accordance with the provisions of article 9-3-1. 9-4. Functioning of the DDRSES Commission
9-4-1.DDRSES Commission meetings The DDRSES Commission meets twice a year for one day:
one meeting is dedicated to sustainable development,
corporate social and environmental responsibility issues;
a meeting dedicated to safety is organized in the form of a seminar lasting at least one day.
The members of the DDRSES Commission have half a day to prepare before the meeting dedicated to sustainable development,
corporate social and environmental responsibility issues.
The agenda for this meeting is set by mutual agreement between the Management representative and the Secretary of the European Works Council. The Rapporteur of the DDRSES Commission participates in the preparation of the World Safety Days.
After each meeting, the Secretary and Rapporteur report back to all European Works Council members concerning the information shared during the meetings.
9-4-2. Safety visits Twice a year, members of the DDRSES Commission can take part in one of the Strategy Commission visits. When one of these visits takes place in a country other than France., the DDRSES commission members benefit from a visit that is not twinned with the strategy commission visits. The choice of this visit is made by mutual agreement between the Company's Labor Relations Department and the Secretary of the European Works Council. The delegation for these visits is made up of ten members (five French and five European outside France, including 1 rotating seat for countries with fewer than 150 employees grouped in a cluster) chosen from among the members of the Sustainable Development, Corporate Social Responsibility and Safety Commission. The Rapporteur of the DDRSES Commission reports to the members of the European Works Council after each safety visit. ARTICLE 10- BUREAU
The parties to the present agreement agree to the creation of a Bureau. 10-1.Role of the Bureau The Bureau assists the Secretary in his duties, in particular:
preparing the agendas for ordinary EWC and EOC meetings;
coordinating the commissions;
being the driving force behind the choice of sites visited by the commissions;
ensuring compliance with the conditions governing the appointment of members in the event of replacement during their mandate;
organizing the rotation of seats between countries with fewer than 150 employees grouped together in a cluster;
providing all EWC members with information shared during EOC meetings, commission meetings and visits;
coordinating the training needs of EWC members, as provided for in article 12, and selecting the social monitoring subscription provided for in article 6-5.
10-2.Composition and operating resources of the Bureau The Bureau of the European Works Council comprises the Secretary, the Deputy Secretary and the Rapporteurs of the four Committees. In addition to day credits and travel allowances available to them as full members of the OEC, Bureau members may benefit from all or part of the Secretary's travel allowances provided for in article 6-2-1 in order to visit a country represented on the European Works Council. If this option is used, the time spent on each trip (including travel) is deducted from the days credited to the employee. The Company's Labor Relations Department must be informed in advance.
ARTICLE 11 - EXPERT ASSISTANCE
The members of the European Works Council (or OEC in case of consultation), subject to Management's agreement on the scope, the duration and the cost of the expert assistance, may call on the services of chartered accountants to assist them in the performance of their work and to help them with the matters presented to them each year. During the implementation meeting provided for in article 5-1, the European Works Council appoints an expert for the duration of the mandate. The expert's mandate to the European Works Council comes to an end after four years. Experts may attend preparatory meetings of the European Works Council and Strategy Committees.
ARTICLE 12 - TRAINING
For a four-year mandate, the full and alternate members of the European Works Council and the members of the Strategy Committees are entitled to five days' legal, economic and social training, specifically aimed at:
giving them a better understanding of how the EWC works,
providing information on the different forms of employee representation in the countries represented on the EWC.
These five days are divided into:
two days for training provided by an organization accredited by the European Trade Union Federations,
three days for training provided by a body approved by the national trade unions.
Budgets and Accounts
New full and alternate members of the European Works Council can benefit from two days' training on budgets and accounts.
This training is provided by the Company's Labor Relations Department, in consultation with the Bureau.
Languages
Full and alternate members of the European Works Council who wish to invest in English or French language training are offered appropriate training.
The costs of all these training courses are covered after prior agreement with the Company's Labor Relations Department.
ARTICLE 13 - TOTALENERGIES FOUNDATION Through the Company's "TotalEnergies Foundation" program, the TotalEnergies Foundation aims to contribute, alongside community stakeholders, to the development of the Company's host regions. It works more specifically with young people, because it is essential to give them the means for their own development and to build a better future. The programs, supported by the TotalEnergies Foundation, focus on safety and mobility, climate and the environment, culture and heritage, and professional and social integration. The bylaws of the TotalEnergies Foundation stipulate that one seat in the college of representatives of the founder is allocated to a director representing the founder's employees. The latter is appointed at each renewal by the Foundation's Board of Directors on the recommendation of the European Works Council, from a list of up to three candidates. Director is appointed to the Foundation's Board of Directors for a three-year term, is eligible for re-election and, in accordance with the law and is appointed free of charge.
ARTICLE 14 - EMPLOYEE PARTICIPATION ON THE TOTALENERGIES BOARD OF DIRECTORS
In accordance with French law and TotalEnergies SE’s by-laws, the European Works Council appoints its employee representative to the Board of Directors by a simple majority vote of the members. To be appointed as an employee representative on the Board of Directors, the candidate must:
be an employee with a contract with TotalEnergies SE or a Company subsidiary; within the European Union or the European Economic Aera,
and have at least two years' seniority in the Company,
- actually work in the European Union or the European Economic Area.
ARTICLE 15 - CONFIDENTIALITY
Members of the European Works Council are bound by an obligation of confidentiality in accordance with Article 8 of Directive 2001/86/EC of October 8, 2001. In this respect, they are bound by an obligation of discretion with regard to confidential information provided by Management.
The experts who assist them are bound by strict and total confidentiality.
ARTICLE 16 - PROTECTION
During their term of office, members of the European Works Council enjoy the same protection and guarantees as those granted to employee representatives by the legislation or rules in force in their home company.
ARTICLE 17 - TERM, RENEWAL AND REVISION
Duration of the amendment
This amendment is in force for an unlimited period. The parties to the present amendment agree to meet to examine the consequences of any significant legislative changes affecting the provisions of the present amendment. In the event of a revision of the European Works Council Directive, Management and the members of the European Operational Committee will examine the changes.
Renewal of mandates
Members of the European Works Council are appointed for a term of four years, starting from the date of the constitutive meeting provided for in article 5.1.
The distribution of seats and the appointment of members of the European Works Council at the end of each mandate are carried out in accordance with the provisions of the present amendment, on the basis of the headcount (management scope) available at the time of renewal.
Appendices 1, 2, 3, 4, 5 and 6 of this amendment are only updated to reflect this renewal.
Revision
The present agreement may be revised at any time by Management and by an absolute majority of 2/3 of the seats held on the EWC, which must also represent an absolute majority of the employees of the companies covered by the present agreement. The 2/3 majority is based on the actual presence of members at the meeting at which the revision is requested.
Termination
The present agreement may be terminated at any time by management or by an absolute majority of 2/3 of the seats held on the EWC, which must also represent an absolute majority of the employees of the companies covered by the present agreement. The 2/3 majority is based on the actual presence of members at the meeting at which denunciation is requested. In the month following notification of withdrawal following termination, the Chairman of the European Works Council or his representative convenes a special negotiating body, in accordance with Directive 2001/86/EC of October 8, 2001, to draw up a new agreement. For the duration of the negotiations, the current amendment will continue to apply. ARTICLE 18 - JURISDICTION AND APPLICABLE LAW In the event of a problem of interpretation of this amendment, a meeting will be organized with the European Operational Committee in order to find amicable solutions.
Any dispute concerning the interpretation or execution of this amendment will be subject to the jurisdiction of the competent French and European courts.
The French-language version of this amendment prevails over any version that may exist in another language.
This agreement is governed by French law.
ARTICLE 19 - ADVERTISING
The present amendment has been filed with the DIRECCTE d'Ile de France, with the clerk's office of the Conseil des Prud'hommes de NANTERRE and with the European Commission in Brussels (DG Employment, Social Affairs and Inclusion).
Signed at La Défense On May 28 2024
APPENDICES
List of appendices:
Appendix 1: Subsidiaries covered by this amendment
Appendix 2: European Works Council - Distribution of seats by country
Appendix 3: European Works Council - Distribution of seats in French subsidiaries
Appendix 4: European Operational Committee - Distribution of seats by country
Appendix 5 - Strategy Commissions - Distribution of seats by country
Appendix 6: Sustainable Development, Social and Environmental Responsibility and Safety Commission
APPENDIX 1 – SUBSIDIARIES COVERED BY THIS AMENDMENT
Data at 4/01/2024 (Effects of the transfer to Alimentation-Couche Tard integrated)
*For ease of reference, all employees with TotalEnergies SE contracts are included in the Holding entity.
APPENDIX 2 – EUROPEAN WORKS COUNCIL
DISTRIBION OF SEATS BY COUNTRY
APPENDIX 3 – DISTRIBUTION OF SEATS IN FRENCH SUBSIDIARIES
The allocation of seats for French companies on the European Works Council, the European Operations Committee and the Strategic Commissions is based on the following rules: Seats on the European Works Council, the European Operations Committee and the Sustainable Development, Social and Environmental Responsibility and Safety Committee are allocated by college, on the basis of the respective number of members elected to the Social and Economic Committees of the Company's French companies, using the proportional representation method with the highest remainder. The seats on the Commissions are allocated by college, on the basis of the respective number of members elected per branch to the Social and Economic Committees of the Company's French companies, using the proportional representation method with the highest remainder. It was agreed to retain three colleges: - That of blue-collar and white-collar workers (first college), - Supervisors and technicians (second college), - Engineers and executives (third college). Each of these colleges is obtained by combining the existing colleges for the Social and Economic Committee elections. Based on these procedures and in accordance with the data available at 31/12/2023, the distribution of seats in France is as follows:
APPENDIX 4 – OPERATIONAL EUROPEAN COMMITTEE
DISTRIBUTION OF SEATS BY COUNTRY
APPENDIX 5– STRATEGY COMMISSIONS
DISTRIBUTION OF SEATS BY COUNTRY
APPENDIX 6– SUSTAINABLE DEVELOPMENT, SOCIAL AND ENVIRONMENTAL RESPONSIBILITY AND SAFETY COMMISSION
