PROTOCOLE SPECIFIQUE SUR LA MISE EN PLACE D’UN REFERENDUM
Consultation sur le projet d’accord NAO 2022
Entre les soussignés :
La société TRANSDEV OISE CABARO, société par actions simplifiée au capital de 304 900,00 € euros, inscrite au registre du commerce et des sociétés de Beauvais sous le numéro 526 120 191, dont le siège social est situé 47-57 rue Correus 60000 BEAUVAIS, représentée par Monsieur xxx , agissant en qualité de Directeur de la société,
D'une part, Et,
Le syndicat Force Ouvrière, représenté par Monsieur XXX, agissant en sa qualité de Délégué syndical.
D'autre part, Et,
Le syndicat CFDT, représenté par Monsieur XXX, agissant en sa qualité de Délégué syndical.
D'autre part, Et,
Le syndicat CGT, représenté par Monsieur XXX mandaté par Monsieur XXX, agissant en sa qualité de Secrétaire Général de l’Union Locale CGT de Beauvais.
D'autre part,
Il a été convenu le présent protocole en application des articles L 2232-12 et L 2232-13 du Code du travail :
ARTICLE 1 – Date et horaires du référendum
Un référendum sur l'accord d'entreprise du 1er avril 2022 portant sur les négociations annuelles obligatoires 2022 sera organisé du mardi 24 mai 2022 18h30 au lundi 30 mai 2022 18h30.
ARTICLE 2 - Question soumise au vote
Les salariés de l'entreprise devront répondre par oui ou par non à la question suivante :
« Approuvez-vous l'accord du 1er avril 2022 portant sur les négociations annuelles obligatoires 2022 au sein de la société TRANSDEV OISE CABARO? »
Avec pour choix de réponse : OUI / NON
ARTICLE 3 - Information des salariés
Les salariés seront informés via affichage dans les locaux de l’entreprise et le coffre électronique au plus tard le 10/05/2022 de la date, des horaires du référendum, de ses modalités d'organisation et de son déroulement, du contenu de l'accord et du texte de la question soumise à leur vote.
ARTICLE 4 - Etablissement et publication de la liste des salariés consultés
La Direction de la Société établira la liste des salariés appelés à se prononcer sur l'accord ; à savoir toute personne étant concernée par au moins un des articles de l’accord sur l’ensemble des établissements de l’entreprise.
Les votants devront être âgés de seize ans révolus, travailler depuis trois mois au moins dans l'entreprise et n'avoir fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques.
Cette liste sera affichée sur les panneaux réservés aux communications de la Direction au plus tard le 10/05/2022.
Les salariés constatant une anomalie dans l'établissement de cette liste sont invités à la signaler sans délai à XXX . .
ARTICLE 5 - Organisation et déroulement du référendum
Le référendum se déroulera du mardi 24 mai 2022 de 18h30 au lundi 30 mai 2022 18h30.
Les Parties signataires conviennent de l'adoption du vote électronique dans le cadre du référendum.
Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique le présent protocole comporte en annexe :
Le projet d’accord NAO 2022 de la société TRANSDEV OISE CABARO ;
Le calendrier du vote
ARTICLE 6 – Recours à un prestataire extérieur
La Société a pris contact avec un prestataire extérieur, la société NEOVOTE, ci-après dénommée « le Prestataire », spécialisée dans l'organisation des votes électroniques.
La Société a pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.
Dans ce contexte, les Parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire, ci-après dénommé « le Système de vote » dans le cadre du référendum.
La participation au vote ainsi que la participation au bureau de vote n'emporteront aucune perte de salaire.
ARTICLE 7 – Cellule d’assistance technique
Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre d’un référendum, une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d'assistance technique » sera mise en place dans le cadre du référendum.
La Cellule d'assistance technique sera composée :
d'un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;
d'un représentant de la Société, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l'élection » ;
7.1 - Rôle du Représentant du Prestataire
Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée du référendum.
A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.
De plus, il sera le point de contact de la Société auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.
7.2 - Rôle du Gestionnaire du référendum
Le Gestionnaire du référendum sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations au sein de la Société.
A ce titre :
Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;
Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation du résultat, et convoquera les participants concernés ;
Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la Société, à l'efficacité de la communication auprès des votants et des parties concernées pendant le référendum.
De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de la Société et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.
Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.
7.3 - Compatibilité du rôle de Gestionnaire avec les statuts de votants, membre du Bureau de vote, candidat
Le rôle de Gestionnaire de l'élection est compatible avec le statut de votant.
Afin de garantir l'indépendance du Gestionnaire du référendum vis-à-vis du projet d’accord, celui-ci sera dans la mesure du possible désigné parmi les salariés - votants ou non.
De même, le Gestionnaire évitera, dans la mesure du possible, d'être membre du Bureau de vote.
ARTICLE 8 - Bureau de vote
Le bureau de vote sera constitué de trois personnes, à savoir :
-deux assesseurs : le salarié le plus jeune et le salarié le plus âgé après le Président -et un Président : le salarié le plus âgé
Ces personnes seront désignées par accord des organisations syndicales signataires du présent protocole.
Le rôle du bureau de vote sera de contrôler la régularité du référendum, dépouiller le scrutin, dresser et signer le procès-verbal attestant du résultat.
8.1 – Enregistrement et communication de la liste des membres du Bureau de vote
L’identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote.
8.2 – Rôle des membres du Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations de vote et proclameront les résultats.
A ce titre :
Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote ;
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement ;
Ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux, édités et imprimés sous leur contrôle.
8.3 -Informations à l’attention du Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
La liste des votants
La composition du Bureau de vote ;
Les compteurs des votes et l’évolution du taux de participation
Les listes d’émargement
Le journal des événements
Le code de scellement du Système de vote
ARTICLE 9 – Gestion des clés de déchiffrement
9.1 – Génération des clés de déchiffrement
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.
Les clés de déchiffrement seront générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.
9.2 Transmission des clés de déchiffrement
Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et transmise par email sous la responsabilité du Prestataire à chaque membre du bureau de vote.
9.3 – Utilisation des clés de déchiffrement
Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes. Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes.
En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.
9.4 – Sauvegarde des clés de déchiffrement
Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.
ARTICLE 10 – Propagande syndicale
Les publications de nature syndicale peuvent être librement diffusées sur les panneaux d’affichage syndicaux prévus à cet effet. Ils pourront également être déposés sur le portail de vote en format pdf dès la mise à disposition du site par le prestataire.
La date limite de transmission des documents de propagande est le 18/05/22 à 18h00 inclus.
ARTICLE 11 – Suivi des opérations
11.1 - Accès aux listes d'émargement
Les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de vote.
11.2 - Résultats partiels
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.
11.3 - Accès au taux de participation
Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible aux votants.
Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.
ARTICLE 12 - Accès au site de vote
12.1 - Génération des identifiants et des mots de passe
Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.
Un identifiant personnel sera attribué aux votants (dont les membres du Bureau de vote), ainsi qu'aux observateurs.
Outre leur identifiant, les votants recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.
Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels.
Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.
12.2 - Transmission des identifiants et des mots de passe
12.2.1 - Procédure standard
Les identifiants seront édités et adressés par Neovote à l’adresse postale des votants préalablement enregistrées dans le Système de vote.
Ayant reçu leurs identifiants personnels, les votants seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :
Le votant se connecte au site de vote - dont l'adresse url est indiquée dans le courrier - en saisissant son identifiant et son n° de matricule
Le votant connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse mail différente de celle à laquelle son identifiant lui aura été envoyé, ou un numéro de téléphone fixe pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS, par email ou via un serveur vocal.
12.2.2 - Procédure de secours
Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant, il pourra obtenir la réédition de son identifiant selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :
Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote
L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par Neovote ;
L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi ;
Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu : email
La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.
Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne
L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote.
L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile.
Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur.
L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.
Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,
en cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS,
en cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.
La procédure a pour effet, quelque soit le statut de l’utilisateur, son identifiant lui est adressé en demeurant inchangé.
Les données d'identification du votant, sont :
Nom et Prénom
Date de naissance
N° de matricule
Toute régénération d'identifiant est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité du votant ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.
ARTICLE 13 – Expression du vote
13.1 - Vote électronique
Les votants disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.
Les données saisies par le votant au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.
Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et son n° de matricule pour se connecter au site de vote. À tout moment, chaque votant sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.
La Société s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique.
Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux votants le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.
Après la clôture du scrutin, les votants se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.
A l'issue de son vote, le votant pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.
13.2 - Vote par correspondance
Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.
ARTICLE 14 – Dépouillement – Procès-verbaux
14.1 - Procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote et du gestionnaire de l'élection et de tout salarié le désirant.
Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote.
ARTICLE 15 - Résultat du référendum
Le résultat du référendum, fera l'objet d'un procès-verbal établi par le bureau de vote, dont la publicité sera assurée dans l'entreprise par tout moyen.
Si l'accord est approuvé par les salariés à la majorité des suffrages exprimés, ce procès-verbal sera annexé à l'accord lors de son dépôt.
Les bulletins blancs ou nuls ne seront pas comptabilisés. Ils seront toutefois annexés au procès-verbal de résultat du référendum et contresignés par les membres du bureau de vote. Chacun de ces bulletins annexés portera les causes de l'annexion.
A défaut d'approbation de l'accord par les salariés à la majorité des suffrages exprimés, il sera réputé non écrit.
ARTICLE 16 - Formalités de déclaration et accès aux données personnelles
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers liés au référendum.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.
ARTICLE 17 - Conservation et destruction des fichiers support
Le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 18 - Durée du protocole d'accord
Le présent protocole est conclu pour la durée de la Consultation.
Fait à BEAUVAIS, le 09 mai 2022
Pour la Société TRANSDEV OISE CABARO Monsieur XXX Directeur
Pour le syndicat Force Ouvrière Monsieur XXX Délégué syndical
Pour le syndicat CFDT Monsieur XXX Délégué syndical
Pour le syndicat CGT Monsieur XXX Mandaté par le Secrétaire Général de l’Union Locale CGT de Beauvais
CALENDRIER DU VOTE
Etapes Dates et heures Annonce du référendum Mardi 10 mai 2022 Affichage et publication des listes des votants Mardi 10 mai 2022 Envoi des codes d'accès aux votants par courrier Date limite de réception des propagandes (18h00) Mercredi 18 mai 2022 Formation, test et scellement du système de vote Lundi 23 mai 2022 à 14h00 Ouverture du vote Mardi 24 mai 2022 à 18h30 Clôture du vote Lundi 30 mai 2022 à 18h30 Dépouillement Lundi 30 mai à 19h00
