UBIKA SAS Code APE: 6201Z - Code SIRET: 529 615 00061 Forme juridique : SAS Nombre de salariés dans l’entreprise à la date de la signature de l’Accord est de 70 salariés. Date de clôture de l’exercice : 31/12 dont le siège social est au 9/11, rue Jeanne Braconnier 92366 Meudon-la-Forêt représenté par XXXXXXX agissant en qualité de Directeur Général
Ci-après dénommée "l'Entreprise"
D’une part,
Et
Monsieur XXXXXX, membre titulaire du Comité Social et Economique, et Délégué Syndical Syndical CFE-CGC,
Au profit du personnel de l’Entreprise, ci-après dénommé "les bénéficiaires"
D’autre part.
Il a été conclu le présent accord :
Préambule
Le présent accord définit les modalités d’applications de l’exercice du droit à la déconnexion par les salariés (article L.2242-8,7° du Code du travail issu de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016). Le présent accord synthétise les recommandations applicables à tous les salariés afin d’assurer l’effectivité du droit à la déconnexion ainsi que les modalités selon lesquelles ce droit sera garanti. Par le présent accord, l’entreprise réaffirme l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue :
d’un nécessaire respect des temps de repos et de congés,
d’assurer un équilibre entre vie privée et vie professionnelle,
et de préserver la santé au travail des salariés, pour garantir des conditions et un environnement de travail respectueux de tous.
Sommaire
Article 1 : Champ d’Application Article 2 : Définitions Article 3 : Constat chez UBIKA Article 4 : Bonnes pratique du droit à la déconnexion en dehors du temps de travail effectif Article 5 : Mesures visant à favoriser la communication
Article 6 : Actions mises en place
Article 7 : Demande d’entretien Article 8 : Entrée en vigueur, durée et mise en œuvre de l’accord
Article 1 : Champ d’Application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des établissements de l’Entreprise, à savoir : Société UBIKA SAS
Siège : Bâtiment le Newton 9/11, rue Jeanne Braconnier 92366 MEUDON LA FORET CEDEX
Etablissement : 501, rue Denis Papin 34000 MONTPELLIER
Elle concerne l’ensemble des salariés, le cadre dirigeant, et également les salariés en télétravail total.
Article 2 : Définitions
Il y a lieu d’entendre par :
Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail ;
Droit à la déconnexion pour les salariés cadre au forfait jour : les collaborateurs cadre au forfait jour sont invités à se déconnecter des outils de travail. Les salariés concernés par ce type de forfait doivent travailler 218 jours maximum par année calendaire. Ils organisent leur temps de travail comme ils l’entendent, de part leur autonomie, mais doivent respecter la déconnexion des autres collaborateurs ayant un type de forfait différent dans l’entreprise (alternance, réalisation de missions…). Ils sont néanmoins soumis au respect du cadre légal du repos quotidien et hebdomadaire évoqués ci-après. L’employeur s’assure que le salarié cadre au forfait jour respecte le droit à la déconnexion via l’entretien « forfait jour » réalisé chaque année dans la même périodicité que l’Entretien Annuel d’Evaluation (EAE).
Droit à la déconnexion pour les télétravailleurs : les télétravailleurs sont soumis aux mêmes règles que les salariés présents sur site vis-à-vis du droit à la déconnexion.
Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet etc.) qui permettent d’être joignable à distance ; ainsi que les réseaux sociaux professionnels (LinkedIn).
Temps de travail : horaires de travail du salarié durant lesquelles il est à la disposition de son employeur et comprenant les heures normales* de travail du salarié et les heures supplémentaires, à l’exclusion des temps de repos quotidiens et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos.
Astreintes : il s’agit d’une période pendant laquelle le salarié, sans être sur son lieu de travail et sans être à la disposition permanente et immédiate de l'employeur, doit être en mesure d'intervenir pour accomplir un travail au service de l’entreprise.
Chez UBIKA, les collaborateurs d’astreintes doivent intervenir dans le cas où il y ait un déclenchement d’un P1 par un client. Les membres du CoDir d’astreintes, interviennent en escalade, sur n’importe quel sujet critique pour l’entreprise.
*Heures normales de travail : Horaires collectifs de travail indiqués dans le règlement intérieur de l’entreprise. Les horaires varient en fonction du statut du collaborateur. La plage d’ouverture des locaux est de 7h à 20h, les collaborateurs organisent leur journée de travail en fonction de leur temps de travail contractuel et de l’organisation du service/de l’équipe, dans cet intervalle de temps. L’employeur s’assure que le salarié respecte le repos quotidien de onze heures consécutives, ainsi que le repos hebdomadaire de vingt-quatre heures consécutives, auxquelles s’ajoutent les onze heures.
Article 3 : Constat chez UBIKA
A ce jour, les salariés d’UBIKA sont tous cadres (hors alternants), et 53% des salariés sont des cadres au forfait jour (statistique au 01/01/2024), qui disposent d’une grande autonomie dans leur fonction, et peuvent organiser leur temps de travail en fonction de leurs contraintes professionnelles et personnelles (déplacements, contraintes familiales…). Certains salariés ont des fonctions qui nécessitent parfois des périodes de surcharges d’activité. Par exemple les services en relation avec les clients, notamment pour lors d’interventions en période d’astreintes, avec des pics de charge de travail. Lors de ces périodes de surcharges de travail ponctuelles, les managers doivent s’assurer du respect des contraintes légales par les salariés de leur équipe. Nous rappelons à ce titre, que l’employeur s’assurera que les salariés non-cadre, nos alternants, respectent les 35 heures par semaines. Également, l’employeur s’assurera que les salariés cadre au forfait réalisation de missions en heures, entre 35 et 38h30 par semaine, respectent leurs horaires de travail, et à cet effet, déclarent chaque mois leur temps de travail sur un outil déclaratif en ligne. Le manager de ces salariés doit confirmer le temps de travail en validant la déclaration dans l’outil. Les heures supplémentaires ne peuvent être effectuées par un salarié que lorsque le manager et la Direction des Ressources Humaines ont donné leurs accords. Les salariés cadres au forfait jour sont soumis aux règles légales de repos rappelé ci-dessus en page 2. Les salariés cadres au forfait jour font un entretien annuel sur ce forfait spécifique, avec leur manager. L’entretien comporte plusieurs questions sur l’équilibre professionnel et personnel. Pour rappel, 100% des salariés disposent d’un dispositif de connexion à distance au réseau de l’entreprise (VPN), ainsi que d’un ordinateur portable, qui permettent une connexion au réseau de l’entreprise en dehors de celle-ci. En effet, les salariés disposent d’une grande autonomie, et ont la latitude d’organiser leur temps de travail comme ils le souhaitent, afin de pouvoir répondre aux objectifs fixés. Autres éléments importants, l’entreprise dispose :
D’une note de service relative à la gestion du temps de travail, et notamment sur le temps de trajet effectué sur un weekend, samedi ou dimanche, en cas de prestations clients ou formation par exemple, et qui doit être récupéré par le salarié.
D’une charte sur le télétravail, permettant aux salariés une grande flexibilité dans l’organisation de leur travail pour concilier au mieux l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle.
Article 4 : Bonnes pratique du droit à la déconnexion en dehors du temps de travail effectif
Les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Les managers s’abstiennent, dans la mesure du possible et sauf urgence avérée*, de contacter leurs subordonnés en dehors de leurs horaires de travail tels que définies au contrat de travail ou par l’horaire collectif applicable au sein de l’entreprise. *Urgences avérées : les cas d’urgences avérées sont les suivantes : - en cas de besoin express d’un signataire, par exemple pour des virements salariés ou fournisseurs, qui impact un grand nombre de personne tierce ; - en cas, par exemple, de feu ou d’une intempérie engendrant des impacts directs sur les sites de l’entreprise ; - en cas de crise clients avec nécessité de contacter 1 ou 2 collègues qui ne sont pas dans le roulement des astreintes ; - en cas d’évènement exceptionnel, par exemple les Jeux Olympiques de 2024, avec une crise clients sur un bug fix, possibilité de contacter un collaborateur pendant ses congés. Pour les deux derniers cas évoqués, le collaborateur sera libre ou non de répondre à la sollicitation, et ne pourra aucunement être sanctionné s’il ne répond pas favorablement à la sollicitation. Le salarié qui répondra favorablement à la sollicitation sera bien évidemment compensé en contrepartie, selon les termes de la DUE sur les astreintes (récupération, rémunération). Les frais éventuels de retour de congés : rapatriement, frais de voyages (…), seront intégralement pris en charge par UBIKA
Dans tous les cas, l’usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors des horaires de travail doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause. Aucun salarié n’est tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, qu’elle qu’en soit la nature. Il est conseillé aux salariés d’éteindre leur ordinateur portable à la fin de leur journée de travail ou en prévision du weekend, et également de sortir des applications Outlook et Teams sur son Smartphone.
Il est rappelé à chaque salarié de :
S’interroger sur le moment opportun pour adresser un courrier, un message ou joindre un collaborateur par téléphone,
Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire,
Pour les absences de plus de 3 jours, paramétrer le gestionnaire d’absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d’un collègue en cas d’urgence.
Privilégier de sauvegarder vos courriels en brouillon, et envoyer ceux-là uniquement lors des plages d’ouvertures de l’entreprise 7h à 20h.
Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail (cf. Annexe).
Aucun membre de l’entreprise ne pourra être sanctionné, par un licenciement ou tout autre mesure constituant une sanction, s’il ne répondait pas à ses e-mails, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de ses heures habituelles de travail. Lors des congés d’un salarié, son manager doit prévoir les remplacements nécessaires afin d’assurer une continuité des activités au sein du service, et ne pas perturber le salarié qui est en repos. Nous rappelons que le salarié doit non seulement veiller à son propre droit à la déconnexion mais également à celui des autres salariés : en ce sens il ne doit pas encourager ni valoriser les sollicitations de ses pairs pendant les temps de repos, ou absences.
Article 5 : Mesures visant à favoriser la communication
Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à tous les salariés de :
S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;
S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;
Utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » ;
Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.
S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ; et éviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;
Il est notamment demandé aux salariés de veiller :
A la clarté et à la neutralité de leurs e-mails
D’envoyer, dans la mesure du possible, des e-mails concis et compréhensibles
De respecter les règles élémentaires de politesse.
Afin de réduire les phénomènes de surcharge cognitive, il est recommandé aux salariés de ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d’arrivée d’un nouveau courrier ou d’un appel téléphonique.
Article 6 : Actions mises en place
N°1 : Déconnexion basse
L’entreprise s’engage à sensibiliser les managers et salariés à ne pas solliciter les autres salariés pendant les temps de repos.
Les communications en dehors des plages d’ouvertures officielles de l’entreprise sont proscrites : mails, appels téléphoniques, SMS...
Les plages d’ouvertures indiquées dans le règlement intérieur sont celle-ci : entre 7h et 20h sur les jours ouvrés.
Les collaborateurs sont incités à :
Ne pas envoyer de mails en dehors de la plage d’ouverture de travail
Eteindre leur téléphone professionnel en dehors de la plage d’ouverture de travail
N°2 : Sensibilisation et formation à la déconnexion
Des actions de formation et de sensibilisation seront organisées à destination :
des managers,
et de l’ensemble des salariés,
en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques. Dans ce cadre, l’entreprise s’engage notamment à :
Former chaque nouveau salarié à l’utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques ; et intégrer ce point aux formalités d’embauches ;
Désigner au sein de l’entreprise des interlocuteurs spécifiquement chargés des questions relatives à l’évolution numérique des postes de travail.
Ces dispositifs seront régulièrement mis à jour pour être adaptés aux demandes et besoins des salariés et devront faire l’objet d’une concertation annuelle entre l’employeur et les membres du CSE.
N°3 : Bilan annuel sur l’usage des outils numériques professionnels
L’entreprise s’engage à transmettre au CSE, un bilan annuel de l’usage des outils numériques professionnels dans l’entreprise. Ce bilan annuel sera réalisé sur la base de l’auto-déclaration des salariés sur leur utilisation des outils numériques. Un questionnaire sera transmis de façon annuelle, sur l’utilisation des outils numérique sur le temps de travail et en dehors du temps de travail. Dans le cas où ce bilan ferait apparaître des difficultés identifiées, l’entreprise s’engage à mettre en œuvre toutes les actions de préventions et toutes les mesures, coercitives ou non, pour mettre fin au risque.
Article 7 : Demande d’entretien
Toute personne qui rencontrerait des difficultés à honorer sa mission en respectant ce droit à la déconnexion pourra demander un entretien avec son responsable hiérarchique et à la Direction des Ressources Humaines, afin de trouver une solution de rééquilibrage raisonnable de sa charge de travail. Un accompagnement sur une meilleure gestion du temps et des priorités pourra être envisagé. Les actions de formation et de sensibilisation qui en découleraient auront pour objectif d’aider les collaborateurs à avoir un usage raisonnable des outils numériques.
Article 8 : Entrée en vigueur, durée et mise en œuvre de l’accord
Le présent accord est mis en œuvre pour une durée indéterminée. Les signataires s’accordent à reconnaitre que toute clause du présent accord ne saurait restreindre des dispositions plus favorables, actuelles ou à venir présentes dans la législation Européenne, le Code du travail et la convention collective Syntec. Cet accord sera porté à la connaissance de tous les salariés, et déposé auprès de la DIRECCTE et du greffe du Conseil de prud’hommes de son lieu de conclusion. Une fois par an, le sujet du droit à la déconnexion sera abordé lors de la Négociation Annuelle Obligatoire, et pourra amener à l’évolution du présent accord.
Fait à Meudon la Forêt, le 30 mai 2024 (en 3 exemplaires)
Pour l’Entreprise Représenté par XXXXXX XXXX (signature et cachet de l’entreprise)
Pour le Délégué Syndical CFE-CGC XXXXXX (signature)
Annexe 1 – Procédure de planification des envois de mails sur les horaires collectifs de travail
Activation de VIVA
Définir les heures de travail sur le calendrier Outlook
Sur l’ancienne version d’Outlook Aller à Fichiers > Options > Calendrier
Sur la nouvelle version d’Outlook (ou OWA) Aller dans les paramètres en haut à droite :
Puis dans Calendrier > Heures de travail et lieu :
Activer l’outil Viva pour planifier les envois différés
Sur l’ancienne version d’Outlook
Lorsque vous créérez des emails en dehors des heures de travail, un message s’affichera:
Sur la nouvelle version d’Outlook (ou OWA) Outlook web access utilise la même interface que le client Outlook. Créer un nouveau message et cliquer sur l’icône viva dans le ruban:
Vous trouverez tous les paramètres de Viva Insights. Vérifiez que l’option « planifier l’envoi » est activé :
