ACCORD MODIFIANT L’ANNEXE RELATIVE à la miSE EN OEUVRE DU TELETRAVAIL AU SEIN D’Ubisoft EMEA
Entre les soussignés,
Ubisoft EMEA, SAS, inscrite au registre du commerce et des sociétés de Créteil sous le numéro 432 573 624, dont le siège social est situé 2 avenue Pasteur, 94160 Saint-Mandé, France.
d'une part,
Et
Le syndicat Printemps écologique.
d'autre part.
Ci-après ensemble les « Parties »
Il a été conclu le présent accord collectif afin de compléter les stipulations de la Charte mise en place par le Groupe Ubisoft, en France, en février 2022 et modifiée en septembre 2022 :
Préambule
Le 10 janvier 2022, à la suite de la pandémie mondiale de Covid-19, le Groupe Ubisoft a adopté, une Charte relative au télétravail, modifiée le 1er septembre 2022
(ci-après « la Charte »). Cette Charte s’applique aux sociétés françaises du Groupe ayant adopté une annexe d’application.
En application de cette Charte, la Société Ubisoft EMEA (ci-après « la Société ») a adopté, par décision unilatérale, une annexe de mise en œuvre du télétravail, applicable au 1er février 2022 (
ci-après désignée, avec toute autre annexe susceptible de s’appliquer à la Société « les Annexes »).
Consécutivement aux élections mises en place au sein de la Société en 2023, un Délégué Syndical a été désigné par l’organisation syndicale représentative. Le Groupe Ubisoft ayant annoncé son souhait de faire évoluer la pratique mondiale relative au télétravail, les Parties ont ouvert des négociations sur ce sujet. La Société leur a partagé son souhait de maintenir pour ses salarié.e.s un rythme de télétravail hybride qui favorise l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle, tout en redéfinissant un cadre cohérent pour l’organisation et qui reposerait sur un ratio de 60% de travail en présentiel par semaine (soit 3 jours de travail sur site, pour un travail à temps plein) et 40% de télétravail par semaine (soit 2 jours de télétravail, pour un travail à temps plein). La Société entend ainsi renforcer les interactions formelles et informelles, accentuer la collaboration entre et au sein des équipes, préserver l’engagement des salarié.e.s et lutter contre l’isolement, tout en maintenant le bénéfice du télétravail. Ce dispositif reflète l’ambition de conjuguer efficacité collective, créativité et bien-être au travail, en offrant des conditions propices à la réussite collective et individuelle.
Dans ce contexte, les Parties au présent accord (
ci-après « l’Accord ») sont convenues de modifier les Annexes.
L’Accord s’inscrit dans le cadre fixé par la Charte afin de la mettre en œuvre et d’en préciser les modalités. Conformément à la réglementation applicable, son entrée en vigueur conduit à l’abrogation de tout usage ou engagement unilatéral ayant le même objet, à l’exception de la Charte. Dans ce cadre, cessent notamment de produire leurs effets à compter de l’entrée en vigueur du présent accord les Annexes d’EMEA du 17 janvier 2022 et d’Ubisoft France, ainsi que toute autre annexe de mise en œuvre du télétravail applicables à la Société. Les Parties conviennent de renvoyer à la Charte pour les points non traités dans l’Accord.
Bénéficiaires
Champ d’application et objet
L’Accord s’applique à tou.te.s les salarié.e.s de la Société et s’inscrit en complémentarité de la Charte, laquelle fixe un cadre général et renvoie à des stipulations locales pour déterminer certaines modalités du télétravail.
Eligibilité au télétravail
Au jour de la signature de l’Accord, l'ensemble des postes actuels de la Société sont éligibles au télétravail. Toutefois, en cas d’apparition de nouveaux métiers, le cas échéant notamment des métiers jusque-là externalisés qui pourraient être internalisés, leur éligibilité au télétravail sera soumise à un examen préalable de la Direction. En effet, certains métiers sont techniquement et/ou par nature incompatibles avec une situation de télétravail régulière car ils ne permettent pas aux salarié.e.s d’exercer leur activité professionnelle ou de fournir la même qualité de prestation qu’en présentiel. Il s’agit notamment de tous les emplois/activités qui consistent en des tâches devant être obligatoirement exécutées au sein de la Société, du fait par exemple de contraintes matérielles ou d’équipements ou encore d’une nécessité d’être en présentiel.
Le télétravail selon le profil « Hybride »
Le régime général
Le régime général de télétravail pour un travail à temps plein repose sur le principe selon lequel chaque salarié.e doit travailler sur site au moins 3 jours par semaine (donc télétravailler à hauteur de 2 jours maximum pour une semaine de 5 jours travaillés), selon les modalités suivantes :
Pourcentage de l’activité en Télétravail
En accord avec son.sa manager, le.la salarié.e choisit le % du temps de travail qu’il.elle souhaite effectuer en télétravail dans la limite de 40% de jours télétravaillés sur une semaine (soit 2 jours pour un temps plein).
Répartition des jours de télétravail
La répartition des jours de télétravail du.de la salarié.e sera effectuée sur la semaine. Le nombre de jours de télétravail non pris n’est pas reportable d’une semaine sur l’autre. La répartition des jours de présence est définie comme suit :
1 jour de présence fixe obligatoire pour tou.te.s les salarié.e.s fixé par la Société. Pour information, le jour de présence sur site à date est le suivant : mardi,
1 jour fixe de présence obligatoire pour tou.te.s les salarié.e.s fixé par le Département. Ainsi, chaque SVP définira le jour le plus adapté en fonction des enjeux opérationnels et contraintes d’équipe,
1 jour de présence décidé par le.la salarié.e, en accord avec son.sa manager.
Il est rappelé que ces stipulations sont conclues sans préjudice des termes de la Charte, qui prévoit notamment que quel que soit le rythme de télétravail des salarié.e.s, le.la manager peut pour des besoins organisationnels ou de maintien du collectif de travail, demander que toute son équipe soit présente sur site un ou plusieurs jours déterminés par semaine ou par mois ou arbitrer les jours de télétravail entre les membres de son équipe, afin par exemple d’assurer une permanence en présentiel.
Il est rappelé que les stipulations de la Charte s’appliquent notamment en ce qui concerne les dispositifs de suspension et de réversibilité de télétravail et celles permettant une variation ponctuelle du rythme de télétravail en fonction d’éventuels impératifs opérationnels prévues en Article 2-1 de la Charte.
Conditions d’exécution du télétravail
Impact des absences sur les jours de présence sur site
Les jours de présence sur site qui n’auront pas pu être exécutés en raison d’une absence (congés payés, arrêt maladie…), n’auront pas à être rattrapés ultérieurement, tout comme les jours de télétravail non pris ne sont pas reportables d’une semaine à l’autre. Par exemple : un.e salarié.e absent.e une semaine du lundi au vendredi pour maladie reprendra son rythme de télétravail normal lors de sa reprise, sans avoir à compenser les 3 jours de présence sur site non effectués. Il est par ailleurs rappelé que le télétravail s’exerce exclusivement en France métropolitaine, au lieu de résidence habituelle du.de la salarié.e et/ou sur un autre lieu préalablement déclaré dans l’outil RH dédié (ci-après «
Adresse secondaire »).
Conditions spécifiques applicables au forfait « work from anywhere » (WFA)
Pour rappel, dans les conditions prévues par la Charte, les salarié.e.s éligibles au télétravail et qui répondent aux conditions prévues ont la faculté d’effectuer chaque année jusqu’à 20 jours de télétravail hors de leur résidence habituelle située en France métropolitaine (forfait «
WFA »).
Il est précisé dans l’Accord que pour des raisons d’organisation, les jours de WFA pourront être mobilisés par les salarié.e.s selon, au maximum, 4 prises par année civile. La durée de chaque prise de WFA pourra être adaptée en fonction du besoin du ou de la salarié.e. Le total des jours ne pourra pas excéder le quota de 20 jours de WFA définis par la Charte. Par exemple, si un.e salarié.e prend 4 fois 2 jours de WFA dans l’année, il.elle totalisera un nombre de 8 jours. Il.Elle ne pourra pas prendre, ni reporter sur l’année suivante, les 12 jours restant. Les conditions et modalités de prise de ce forfait WFA sont énoncées par la Charte. Il est enfin rappelé que l’utilisation de ce forfait spécifique ne devra pas permettre de contourner le rythme de télétravail maximal prévu par l’Accord (par exemple : ce forfait ne devra pas être utilisé pour télétravailler depuis son lieu de résidence habituelle).
Précisions sur les formules “full remote” mises en place antérieurement à l’entrée en vigueur de l’Accord
Conformément à la Charte, le recours à la formule « full remote » telle que définie en Article 2.1 de la Charte a fait l’objet d’un avenant au contrat de travail pour les salarié.e.s concerné.e.s. Par définition, le lieu de travail du.de la salarié.e bénéficiant d’une formule « Full remote » est son domicile et/ou son Adresse secondaire. Celui-ci se rend donc au bureau de façon ponctuelle, pour des besoins spécifiques validés par son manager. A titre indicatif, les déplacements sur site ne sont pas supposés excéder 6 voyages par an.
Les formules de télétravail soumises à une procédure de validation spécifique
Examen des dérogations en cours et des situations d’éloignement de la résidence principale au 1er avril 2025
Dans le cadre de l'Accord
, la Direction, rappelle sa volonté de renforcer le présentiel pour l’ensemble des salariés.e.s. Dès lors, malgré les mesures dérogatoires exposées ci-après, des efforts devront être consentis dans la durée afin de progressivement se rapprocher du nouveau cadre fixé (augmentation du ratio de présence sur site, rythme hebdomadaire vs.mensuel).
Afin de tenir compte des salarié.e.s particulièrement éloigné.e.s de leur lieu de travail, un examen particulier de leur situation sera effectué par les équipes des ressources humaines et un leader opérationnel. Plus concrètement, pour l’application des stipulations ci-dessous, il sera tenu compte du temps de trajet ou de l’éloignement géographique entre la résidence principale déclarée au 1er avril 2025 (ou « domicile ») et le lieu de travail :
Pour les salarié.e.s bénéficiant, à la date de signature de l’Accord, d’un avenant « full remote » en cours:
Si le domicile est en dehors de l’Ile-de-France et que le.la salarié.e travaille en Ile-de-France : il.elle pourra conserver, à sa demande et sur justificatif, son rythme de télétravail actuel ;
En revanche, pour les salarié.e.s ayant un avenant full remote en cours mais dont le domicile est situé en Ile-de-France, leur situation sera évaluée au cas par cas, dans l’objectif de se rapprocher du cadre général fixé à l’Article 2.1. Dans ce contexte, une attention particulière sera portée aux salarié.e.s dont le temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail est supérieur à 1h30 aller (évalué en transports en communs).
Pour les salarié.e.s bénéficiant, à la date de signature de l’Accord, d’une dérogation en cours octroyant un taux supérieur à 60% de télétravail, accordée en application des Annexes:
Si le domicile est en dehors de l’Ile-de-France et que le.la salarié.e travaille en Ile-de-France: il.elle pourra conserver, à sa demande et sur justificatif, son rythme de télétravail actuel ;
Si le domicile est situé en Ile-de-France et que le temps de trajet du.de la salarié.e pour se rendre au travail est supérieur à 1h30 aller (évalué en transports en commun): il.elle pourra conserver, à sa demande et sur justificatif, son rythme de télétravail, dans la limite de 80% de télétravail par semaine (soit pour un travail à temps plein : 4 jours de télétravail par semaine maximum).
En revanche, si le domicile est situé en Ile-de-France et que le temps de trajet du.de la salarié.e pour se rendre au travail est inférieur à 1h30 aller (évalué en transports en commun): il.elle devra se conformer au cadre général fixé à l’Article 2.1., à savoir 60% de présence sur site et 40% de télétravail par semaine.
Pour les salarié.e.s éloigné.e.s mais ne bénéficiant pas d’une dérogation en cours à la date de signature de l’Accord :
Si le temps de trajet du.de la salarié.e pour se rendre au travail est supérieur à 1h30 aller évalué en transports en commun) : il.elle peut bénéficier, à sa demande et sur justificatif, d’une dérogation permettant jusqu’à 60% de télétravail par semaine (soit 3 jours de télétravail, pour un travail à temps plein).
Il est à noter que pour les salarié.e.s remplissant les conditions prévues ci-dessus (domicile hors Ile-de-France ou temps de trajet supérieur à 1h30 aller) mais ayant sous leur supervision directe et/ou indirecte 10 salarié.e.s ou plus, une évaluation de leur situation sera faite au cas par cas afin de se rapprocher du cadre général défini en Article 2.1.
Enfin, il est rappelé qu’indépendamment des dispositions qui précèdent, les dérogations accordées ne constituent pas des droits permanents. Le télétravail pourra évoluer dans le respect des termes de la Charte, des éventuels avenants conclus avec les salarié.e.s et des dispositions légales.
Situations nécessitant une dérogation postérieurement à l’entrée en vigueur de l’Accord (nouvelles dérogations)
Présentation des différentes situations dérogatoires en formule hybride
Pour préserver le maintien du lien social, s’assurer d’une collaboration effective entre les salarié.e.s et conserver un fort sentiment d’appartenance à l’entreprise, le.la salarié.e qui souhaiterait bénéficier d’une organisation en télétravail dans des conditions dérogatoires aux possibilités ouvertes, devra respecter la procédure spécifique de validation décrite ci-après. Cela couvre les hypothèses suivantes :
Les demandes tendant à bénéficier d’un pourcentage de télétravail supérieur à celui prévu par l’article 2.1 de l’Accord, sans que cela puisse excéder en principe un pourcentage de 90% de télétravail sur le mois ;
Les demandes émanant de salarié.e.s se trouvant dans des situations spécifiques de fragilité (grossesse, arrivée d’un enfant, situation de handicap, situation de proche aidant,…), visées par la Charte (article 3.3 de la Charte nationale).
Il est spécifié que les Parties souhaitent par le présent Accord intégrer aux situations de fragilité listées par la Charte les situations suivantes :
Les salarié.e.s en situation de parcours Procréation Médicalement Assistée (PMA), dans les conditions définies par la Direction.
Indépendamment des raisons médicales pouvant nécessiter, sur justificatif, un aménagement du télétravail au cours de la grossesse, les salarié.e.s enceintes peuvent solliciter un rythme de télétravail allant jusqu’à 100% pendant le dernier mois de grossesse précédant la date initialement fixée pour le départ en congé maternité.
Procédure et critères de validation des nouvelles dérogations
Les demandes de dérogation doivent être préalablement validées selon une procédure veillant à un traitement cohérent des demandes au sein de la Société, dans le respect des critères d’éligibilité prévus par l’Accord. Dans le cadre de cette validation, il pourra être sollicité du.de la salarié.e tout document et élément d’explication propre à justifier sa demande. La validation des demandes de dérogations se fera de la manière suivante :
Les demandes de dérogations inférieures à 4 semaines appréciées par année civile, en cas de circonstances exceptionnelles motivées, seront soumises à la validation du manager. En cas d'urgence et si les circonstances l’exigent, la Direction RH et le manager pourront prolonger la durée de la dérogation au-delà de 4 semaines, afin notamment de permettre son examen par le Comité (voir infra).
Ces dérogations devront faire l’objet d’un écrit, et le Responsable local des ressources humaines devra être informé de toute dérogation ou prolongation accordée.
Les demandes de dérogations d’une durée supérieure à 4 semaines seront examinées par le Comité local de validation (ci-après
« Le Comité ») composé de plusieurs membres.
Au jour de la signature de l’Accord, il est prévu qu’il soit composé du Chief Publishing Officer, VP HR et DRH en tant que décisionnaires et de participants ayant vocation à coordonner ou éclairer le Comité (managers, salarié.e.s appartenant aux ressources humaines). Néanmoins, la composition du Comité pourra évoluer selon les besoins et contraintes de fonctionnement. Les dérogations accordées par le Comité sont temporaires, et en principe accordées pour une durée maximale d’un an renouvelable sur décision du Comité. La procédure de validation est instruite, le cas échéant, par l’intermédiaire des outils RH désignés par la Société. La décision sera prise en considération de plusieurs éléments, tels que :
L’autonomie dont dispose le.la salarié.e dans l’exercice de ses fonctions (appréciation globale de différents critères tels que la séniorité, l’organisation de l’équipe/ du service…) ;
Le niveau de performance du.de la salarié.e ;
L’organisation de l’équipe et/ou du département et notamment le caractère délocalisé de l’organisation considérée, ainsi que les éventuels enjeux de performance collective ;
Les enjeux de recrutement sur le poste occupé par le.la salarié.e et la rareté éventuelle de certains profils ;
La qualité de manager et notamment, le besoin de son équipe de bénéficier d’un management de proximité au regard de modalités telles que la taille de l’équipe, la séniorité des membres de l’équipe, la localisation des membres de l’équipe, la dynamique d’équipe etc.
En cas de refus de la demande par le Comité, le.la manager et/ou un.e salarié.e des ressources humaines expliquera la.les raisons de la décision au.à la salarié.e.
Par exception, le Comité portera une attention particulière aux demandes de dérogation émanant de salarié.e en situation de fragilité tels que définis à l’article 3.3. de la Charte. Dans cette hypothèse, le Comité pourra accepter la demande du.de la salarié.e indépendamment des éléments listés ci-avant pour la durée de la situation particulière justifiant la dérogation.
Formalisation de la formule de télétravail dérogatoire
Si la demande de dérogation est favorablement accueillie par le Comité, le.la salarié.e formule ensuite sa demande selon la procédure et, le cas échéant, via les outils désignés par la Société.
Inéligibilité à la formule de télétravail dérogatoire
Outre les métiers dans lesquels le télétravail est intrinsèquement inenvisageable, certaines circonstances propres au.à la salarié.e ou à sa catégorie peuvent s’opposer à ce qu’il.elle bénéficie d’une formule de télétravail dérogatoire. Il en va ainsi :
Des stagiaires et alternants dont l’impératif de formation et d’accompagnement nécessitent une présence accrue dans les locaux.
Des nouveaux embauché.e.s ou des salarié.e.s ayant récemment changé de poste et qui sont en phase de passation ou de formation à leurs fonctions (phase d’onboarding), et qui ne pourront accéder à une formule dérogatoire de télétravail qu’une fois que leur manager considèrera qu’ils disposent du degré d’autonomie requis.
Des salarié.e.s, quels que soient leur catégorie ou leur ancienneté, lorsqu’il sera constaté qu’ils ne disposent pas d’un degré d’autonomie suffisant ou qu’ils nécessitent un accompagnement plus important.
Des managers qui, pour une des raisons ci-dessus exposées, doivent encadrer ou accompagner des salarié.e.s qui ne sont pas éligibles à une formule dérogatoire de télétravail.
Des managers qui supervisent, directement et/ou indirectement, au moins 10 salarié.e.s.
Portée impérative
Les règles relatives au télétravail résultant notamment de l’Accord ont une portée impérative pour l’ensemble des salarié.e.s.
Dispositions finales
Entrée en vigueur, durée d’application et dénonciation
L’Accord entre en vigueur dans la Société le 1er septembre 2025. Il est conclu pour une durée indéterminée. L’Accord peut être dénoncé en tout ou partie à tout moment par tout ou partie des signataires, dans les conditions fixées par le Code du travail, et moyennant un préavis de 3 mois. A compter de l'expiration du préavis de dénonciation, l’Accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée de 12 mois.
Suivi de l'application du présent accord et rendez-vous
Pour toute question relative à l’application du présent Accord et des modalités du télétravail au sein de la Société, il est rappelé que les salarié.e.s pourront se rapprocher des représentants du personnel, d’un membre des ressources humaines ou de leur manager. La direction s’engage à informer les salariés de la possibilité de se rapprocher de ces différents interlocuteurs lors de la communication des termes de l’Accord. Pour la mise en œuvre de l’Accord, il est prévu la création d'une commission paritaire de suivi composée de la Direction et des délégations des organisations syndicales signataires de l’Accord. Cette commission sera mise en place temporairement afin de suivre la phase d’accompagnement du changement, pendant une durée de 12 mois à compter de la date d’entrée en vigueur de l’Accord. Elle se réunira 1 fois par semestre, soit une réunion entre septembre 2025 et février 2026 et une réunion entre mars et août 2026. Cette commission fera, notamment, le bilan du nombre de demandes de dérogations, du nombre de validation et de refus, du nombre d’aménagements accordés pour une durée inférieure à 4 semaines et de l’utilisation des dispositifs de WFA. A l’issue de cette phase d’accompagnement du changement de 12 mois, un suivi de l’organisation hybride du travail sera intégré à la consultation du CSE sur la politique sociale de la Société. Par ailleurs, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions de l’Accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai de 2 mois après la prise d'effet de ces textes, afin d'adapter au besoin lesdites dispositions.
Révision
Pendant sa durée d'application, l‘Accord peut être révisé dans les conditions légales en vigueur.
Notification et dépôt
L‘Accord sera notifié par la partie la plus diligente des signataires à chacune des organisations syndicales représentatives dans le périmètre de l'Accord à l'issue de la procédure de signature. Il sera ensuite déposé sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » et remis au greffe du conseil de prud'hommes de Créteil.
Fait à Saint-Mandé, le 12 mai 2025, en 3 exemplaires originaux,
