La société UBUNTU, SAS au capital de 3 044 012,51 euros, située 57, rue de Châteaudun – 75009 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le n°533 327 565 00032, représentée par xxxxxxx agissant en qualité de Directrice Générale,
D’une part,
ET
Les salariés de la société UBUNTU, consultés sur le projet d’accord, D’autre part,
PREAMBULE
En l’absence de délégué syndical et de conseil d’entreprise, la Direction de la Société UBUNTU a proposé à l’ensemble du personnel le présent projet d’accord d’entreprise relatif au forfait annuel en jours et au droit à la déconnexion. L’employeur souhaite rendre possible la mise en place du forfait annuel en jours au sein de l’entreprise UBUNTU, pour répondre aux besoins de l'entreprise et à la demande des salariés autonomes dans l'organisation de leur travail au sens du présent projet d’accord collectif. L’employeur souhaite rappeler la nécessité de garantir le respect des repos quotidien et hebdomadaire et de veiller régulièrement à ce que la charge de travail des salariés en forfait en jours reste raisonnable et permette une bonne répartition dans le temps de leur travail. La procédure de suivi et de contrôle de la durée du travail des salariés concernés concourt à cet objectif. Cet aménagement du temps de travail s’inscrit dans une démarche basée sur la confiance et favorisant une meilleure articulation entre vie professionnelle et personnelle. Le personnel de l’entreprise sera consulté sur ce projet accord collectif par référendum dans un délai de 15 jours minimum à compter de la communication à chaque salarié des modalités de la consultation et du projet d’accord collectif. Pour être considéré comme valide, l’accord devra être approuvé à la majorité des 2/3 du personnel inscrit à l’effectif de l’entreprise à la date de la consultation. Le procès-verbal de consultation des salariés sera annexé à l’accord ainsi approuvé.
ARTICLE 1 - Objet de l'accord
Le présent accord a pour objet d’encadrer la mise en place des conventions de forfait annuel en jours et du droit à la déconnexion. Il a été conclu dans le cadre des articles L 3121-58 et suivants du Code du travail relatifs aux forfaits annuels en jours et à l’article L. 3121-65 du Code du travail relatif au droit à la déconnexion.
ARTICLE 2 - Salariés concernés
Le présent accord est applicable à tous les salariés de l'entreprise, quelle que soit leur date d'embauche, remplissant les conditions ci-après définies.
2-1 - Les cadres
Les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ils appartiennent. Sont notamment concernés au sein de l’entreprise les catégories d’emplois suivantes :
Cadres responsable d’un service, d’un site, d’une activité… ;
Cadres encadrant des salariés répartis sur plusieurs sites ;
Cadre travaillant sous la supervision directe d’un Cadre dirigeant (Adjoint.e…).
A la date de conclusion du présent accord, sont concernés au sein de la société les postes de :
Directeur Technique ;
DAF Adjointe ;
Adjointe au Directeur des Opérations.
Tout autre poste non connu à ce jour et susceptible d’être créé, qui entrerait dans les catégories et critères définis ci-dessus, pourra être éligible à une convention individuelle de forfait en jours. Il est précisé que les cadres dirigeants répondant à la définition de l’article L. 3111-2 du Code du travail sont exclus de ce dispositif.
2-2 - Les salariés non-cadres
Les salariés non-cadres dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée, notamment en raison des déplacements fréquents requis par leurs fonctions et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées, peuvent conclure une convention de forfait en jours.
ARTICLE 3 - Caractéristiques des conventions individuelles de forfait en jours
3-1 - Conditions de mise en place
La mise en place d'un forfait annuel en jours est subordonnée à la conclusion avec les salariés visés par le présent accord d'une convention individuelle de forfait écrite, qu’elle soit intégrée dans le contrat de travail ou fasse l’objet d’un avenant ultérieur. La convention individuelle de forfait en jours doit faire référence au présent accord et indiquer:
la catégorie professionnelle à laquelle le salarié appartient ;
le nombre de jours travaillés dans l'année ;
la rémunération correspondante.
3-2 - Nombre de jours travaillés et période de référence du forfait
Le nombre de jours travaillés est fixé à hauteur d’un maximum de 218 jours par an (journée de solidarité comprise). Il s'entend du nombre de jours travaillés pour une année complète d'activité et pour les salariés justifiant d'un droit complet aux congés payés (5 semaines). Le nombre de jours travaillés peut, par exception, être supérieur au cours de la première et de la deuxième année suivant l’embauche, en raison d’un droit à congés payés incomplet. La période de référence annuelle de décompte des jours travaillés est fixée du 1er janvier au 31 décembre. Le terme « année » dans le présent accord correspond à la période de référence telle que déterminée ci-dessus.
3-3 - Décompte du temps de travail
Le temps de travail des salariés en forfait en jours est décompté en journées ou, le cas échéant, en demi-journées. Les salariés organisent librement leur temps de travail. Ils sont toutefois tenus de respecter :
un temps de pause d'une durée minimale de 20 minutes consécutives dès que le travail quotidien atteint 6 heures ;
un repos quotidien d'une durée minimale de 11 heures consécutives entre deux journées de travail. Ainsi, l’amplitude de travail ne peut dépasser 13 heures par jour ;
un repos hebdomadaire d'une durée minimale de 24 heures consécutives auxquelles s'ajoutent les heures consécutives de repos quotidien, soit 35 heures au total.
Il est préconisé au regard des particularités du forfait jours que la durée du repos hebdomadaire soit de 2 jours consécutifs comprenant le samedi et le dimanche. Si le salarié devait, pour des raisons d’impératifs commerciaux, techniques ou de sécurité décider de travailler le samedi, il devra en informer préalablement son supérieur hiérarchique. En tout état de cause, il est formellement interdit au salarié de travailler plus de 6 jours consécutifs. Sur la base du volontariat, chaque jour, ou demi-journée, férié.e travaillé.e sera décompté.e du nombre de jours, ou demi-journées travaillés prévu à la convention individuelle de forfait jours, étant rappelé que le 1er mai est obligatoirement chômé. Le nombre de journées ou demi-journées travaillées, de repos ainsi que le bénéfice des repos quotidien et hebdomadaire sont déclarées par les salariés selon la procédure prévue à l'article 4-1-1.
3-4 - Nombre de jours de repos
Un nombre de jours de repos est déterminé chaque année pour respecter le nombre de jours travaillés prévu dans la convention individuelle de forfait en jours. La méthode de calcul pour définir le nombre de jours de repos est la suivante :
« Nombre de jours calendaires - nombre de jours de repos hebdomadaire (samedis et dimanches) - nombre de jours fériés chômés tombant un jour ouvré - nombre de jours ouvrés de congés payés - Nombre de jours travaillés = Nombre de jours de repos par an. »
Ce calcul ne comprend pas les congés supplémentaires légaux ou conventionnels (congés d'ancienneté, congés pour évènements familiaux, congé de maternité ou paternité…) lesquels se déduisent du nombre de jours travaillés, à raison d’un jour par journée d’absence.
3-5 - Prise en compte des absences, entrées et sorties en cours d'année
3-5-1 - Prise en compte des entrées en cours d'année
En cas d'embauche en cours de période, ou de conclusion d’une convention individuelle en jours en cours de période, la convention individuelle de forfait définit individuellement pour la période en cours, le nombre de jours à travailler. La méthode de calcul retenue pour définir le nombre de jours à travailler est celle consistant à ajouter au nombre de jours prévus dans le forfait les congés payés non acquis et proratiser selon le rapport entre les jours calendaires de présence et ceux de l’année.
Exemple :
Pour un salarié arrivant dans l’entreprise le 1er mai 2023.
Jours calendaires restant dans l’année : 245 jours
Nombre de jours de congés payés non acquis (du 1er juin 2022 au 30 avril 2023) : 22,88 arrondis à 23 jours (jours ouvrés)
Journées ouvrés : 175 jours (jours ouvrés du 1er mai 2023 au 31 décembre 2023)
Jours fériés tombant un jour ouvré : 8 jours
Nombre de jours de congés payés acquis (du 1er mai au 31 mai 2023) : 2,08 arrondis à 2 jours (jours ouvrés)
Jours ouvrés pouvant être travaillés : 175 – 8 – 2 = 165 jours
Nombre de jours à travailler pour le salarié : (218 + 23) x 245/365 = 161,76 arrondis à 162 jours ;
Nombre de jours de repos à lui donner : 165 – 162 = 3 jours. Si les 2 jours de congés acquis ne sont pas pris en 2023, il conviendra de les ajouter aux 218 jours du forfait (218 + 25 et non pas 218 + 23) et de ne pas les déduire des jours pouvant être travaillés.
3-5-2 - Prise en compte des absences
3-5-2-1 - Incidence des absences sur les jours de repos
Les absences d'un ou plusieurs jours (maladie non professionnelle, congés maternité et paternité, exercice du droit de grève, etc.) qui ne sont pas assimilées par la loi à du temps de travail effectif pour le calcul des congés payés donneront lieu à un calcul des jours de repos au titre du forfait proportionnel à leur durée.
Exemple :
Pour 2023, le nombre de jours de repos pour un forfait de 218 jours travaillés est de 8.
Si le salarié est absent 29 jours dans l’année (jours ouvrés), le nombre de jours de repos dont il pourra bénéficier sera de :
8/218 x 189 = 7 jours
3-5-2-2 - Valorisation des absences
Pour la valorisation des absences, la méthode de calcul retenue est celle des jours payés. Formule de calcul : [(Brut mensuel de base X 12) / (jours prévus dans le forfait + congés payés + jours fériés + repos)] X jours d’absence.
Exemple :
Pour un salarié malade du 1er au 12 août 2020 (8 jours ouvrés). Salaire mensuel de 4.500€ brut pour un forfait annuel de 218 jours.
(4.500 X 12) / (218 + 25+ 9 + 10) X 8 = 206,11 X 8 = 1.648,88€ brut (montant à déduire)
3-5-3 - Prise en compte des sorties en cours d'année
Le départ en cours d’année nécessite de déterminer la part de rémunération annuelle lissée à laquelle a droit le salarié. La méthode de calcul retenue est celle consistant à payer les jours travaillés (avec les jours fériés éventuels mais sans repos pris) et proratiser les jours de repos selon le rapport entre les jours travaillés et les jours ouvrés dans l'année.
Exemple :
Un salarié quitte l’entreprise le 29 février 2020. Son forfait est de 218 jours sur l’année, correspondant à 262 jours payés en 2020 (366 jours calendaires – 104 samedis et dimanches). Son salaire mensuel est de 4.500€, soit 54.000€ par an. Le salarié a travaillé 42 jours, a bénéficié du 1er janvier chômé et a pris 1 jour de repos. Il lui reste 5 jours de congés payés à prendre jusqu'au 31 mai 2020. Le nombre de jours de congés payés acquis du 1er juin 2019 au 29 février 2020 (en jours ouvrés) est de : 2,08 * 9 mois = 19 jours.
Le salaire annuel est divisé par le nombre de jours payés sur l’année, soit 54 000/262 jours payés en 2020 = 206,11€ par jour. Les jours payés :
Jours de repos : 10 x 43/262 = 1,64 jour.
Jours dus : 43+1,64 = 44,64 jours.
Salaire dû : 44,64 x 206,11 = 9.200,75 €, soit un solde à payer de 9.200,75-9.000 = 200,75 €
Les congés payés non pris : 5 jours x 206,11 = 1.030,55 € Les congés payés acquis au cours de la période de référence :
Calcul au maintien : 19 jours x 206,11 = 3.916,09 €
Calcul au 1/10e : [(4.500 x 7 mois + 9.200,75)/10 = 4.070,10 €* (*méthode à retenir car plus favorable au salarié)
TOTAL : 9.200,75 + 1.030,55 + 4.070,10* = 14.301,40 €
3-7 - Prise des jours de repos
La prise des jours de repos permettant de respecter le nombre de journées travaillées dans l'année fixé par la convention individuelle de forfait se fait par journées entières ou demi-journées, à l’initiative du salarié en accord avec sa hiérarchie. Le responsable hiérarchique peut, le cas échéant, imposer au salarié la prise de jours de repos s'il constate que le nombre de journées de repos est insuffisant pour permettre de respecter en fin d'année le nombre maximum de journées travaillées.
3-8 – Rémunération
Les salariés en forfait en jours perçoivent une rémunération mensuelle forfaitaire. Elle ne doit pas être sans rapport avec les sujétions qui leur sont imposées. La rémunération est fixée sur l'année et versée mensuellement indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.
ARTICLE 4 - Suivi de la charge de travail, entretien individuel et droit à la déconnexion
4-1 - Suivi de la charge de travail
4-1-1 - Relevé déclaratif des journées ou demi-journées de travail
Le salarié soumis à une convention individuelle de forfait en jours doit tenir un décompte mensuel de ses journées ou demi-journées de travail sur le formulaire mis à sa disposition par l’entreprise. Ce suivi ne remet pas en cause l’autonomie dont dispose le salarié dans l’organisation de son emploi du temps, et son objet porte uniquement sur :
le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées ;
le nombre, la date et la nature des jours ou de demi-journées de repos (congés payés, repos au titre du forfait en jours ou autre…) ;
l'indication du bénéfice ou non des repos quotidien et hebdomadaire.
Les déclarations sont signées par le salarié, transmises au supérieur hiérarchique qui les valide chaque mois. A cette occasion, le responsable hiérarchique contrôle le respect des repos quotidien et hebdomadaire et s'assure que la charge de travail et l'amplitude des journées d'activité du salarié sont raisonnables. S'il constate des anomalies, le responsable hiérarchique organise un entretien avec le salarié concerné dans les meilleurs délais. Au cours de cet entretien, le responsable et le salarié en déterminent les raisons et recherchent les mesures à prendre afin de remédier à cette situation.
4-1-2 - Dispositif d'alerte
Le salarié peut alerter par courriel son responsable hiérarchique sur ses difficultés dans la prise effective de ses repos quotidien et hebdomadaire et/ou sur l'organisation et sa charge de travail. Il appartient au responsable hiérarchique d'organiser un entretien dans les plus brefs délais et, au plus tard, dans un délai de 5 jours ouvrés. Cet entretien ne se substitue pas à celui mentionné à l'article 4.2. Au cours de l'entretien, le responsable hiérarchique analyse avec le salarié les difficultés rencontrées et met en œuvre des actions pour lui permettre de mieux maîtriser sa charge de travail et lui garantir des repos effectifs.
4-2 - Entretien individuel
Le salarié en forfait en jours bénéficie au minimum d'un entretien annuel, pour lequel il recevra une invitation par son responsable hiérarchique. Au cours de cet entretien, sont notamment évoqués les points suivants :
la charge de travail du salarié ;
la répartition dans le temps de sa charge de travail ;
l’organisation du travail dans l’entreprise ;
l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ;
sa rémunération.
Au regard des constats effectués, le salarié et son responsable hiérarchique arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés. Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de cet entretien. Le salarié et le responsable hiérarchique examinent si possible, à l'occasion de cet entretien, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.
4-3 - Exercice du droit à la déconnexion
4-3-1 – Définition du droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion s'entend comme le droit pour le salarié de ne pas se connecter à ses outils numériques professionnels (messagerie, application, logiciel, internet, intranet, etc.) et de ne pas être contacté en dehors de son temps de travail (sauf astreinte et permanence), que ce soit au moyen du matériel professionnel mis à sa disposition par l'employeur, ou de son matériel personnel (ordinateur, tablette, téléphone mobile, filaire, etc.).
4-3-2 – Exercice du droit à la déconnexion
Le salarié en forfait en jours n'est tenu de consulter ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de son temps de travail, pendant ses congés, ses temps de repos et absences autorisées (sauf astreinte et permanence). Il est recommandé aux salariés de ne pas contacter les autres salariés, par téléphone ou courriel, en dehors des horaires habituels de travail, pendant les week-ends, jours fériés et congés payés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail.
4-3-3 – Bonnes pratiques d’utilisation des outils numériques
Les salariés sont invités à respecter les règles du bon usage de la messagerie électronique, à savoir :
s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ;
privilégier l'envoi différé en cas de rédaction de courriels en dehors des horaires de travail ;
indiquer dans l'objet du message le sujet et le degré d'urgence ;
ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ; éventuellement insérer à la signature automatique une phrase type « les messages que je pourrais envoyer en dehors des heures de travail ne requièrent pas de réponse immédiate » ;
s'interroger sur la pertinence des destinataires des courriels ;
pour les absences de plus de 5 jours ouvrés, paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence ;
pour les absences de plus de 5 jours ouvrés, prévoir si nécessaire le transfert de ses courriels, des messages et appels téléphoniques à un autre membre de l'entreprise, avec son consentement exprès.
Des règles similaires peuvent être respectées concernant l'utilisation des appels téléphoniques et des SMS.
4-3-4 - Alertes
Les salariés qui estiment que leur droit à la déconnexion n'est pas respecté peuvent se rapprocher de leur supérieur hiérarchique.
ARTICLE 5 - Dispositions finales
5-1 - Champ d'application de l'accord
L'accord s'applique aux salariés de la société UBUNTU.
5-2 - Durée d'application
Le présent accord est conclu à compter de son approbation à la majorité des 2/3 du personnel pour une durée indéterminée et prendra effet le lendemain du jour de l’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité.
5-3 – Révision
Pendant sa durée d'application, le présent accord peut être révisé par un avenant de révision conclu dans les mêmes formes et dans les mêmes conditions que le présent accord. L’employeur pourra réviser le présent accord en proposant un avenant de révision, qui devra être soumis à l’approbation de la majorité des 2/3 du personnel pour être applicable. La révision peut concerner tout ou partie du présent accord.
5-4 – Dénonciation
Le présent accord peut être dénoncé à l’initiative de la Société UBUNTU dans les conditions fixées par le Code du travail et moyennant un préavis de 3 mois. Le présent accord peut aussi être dénoncé à l'initiative des 2/3 des salariés de la société UBUNTU dans les conditions fixées par le Code du travail et moyennant un préavis de 3 mois, sous réserve que la dénonciation soit notifiée à la société UBUNTU collectivement et par écrit et qu'elle ait lieu dans le mois précédant chaque date anniversaire de la conclusion du présent accord.
Lorsque la dénonciation émane de la société UBUNTU ou des salariés représentant au moins les 2/3 du personnel, le présent accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée de 12 mois, à compter de l'expiration du préavis de dénonciation. La dénonciation peut concerner tout ou partie du présent accord.
5-5 - Notification et dépôt
Le présent accord et le procès-verbal du résultat du référendum seront déposés par le représentant légal de la société UBUNTU sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. A ce dépôt, sera jointe une version anonymisée de l'accord aux fins de publication sur le site Légifrance. Il sera également adressé par l’entreprise au greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.
