Représentée aux présentes par Monsieur -----, agissant en qualité de représentant légal
D’une part,
ET :
L'organisation syndicale CFDT.
Représentée par Monsieur -----, agissant en sa qualité de délégué syndical.
D’autre part,
IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :
Afin de faciliter l’organisation des élections, notamment celles des membres du Comité Social et Economique, les parties conviennent de mettre en place le vote électronique.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de :
la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique ;
du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et de l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret ;
la délibération n° 2010-371 de la CNIL du 21 octobre 2010
du décret n°2017 1819 du 29 décembre 2017
L’adoption du vote électronique permet notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :
Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
Objet et champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés des sociétés composant l’Unité Economique et Sociale UAPL appelés à voter aux élections professionnelles du Comité Social et Economique. Le cas échéant, le vote électronique pourra également être utilisé dans le cadre de référendums ou consultations diverses des salariés.
Définition et choix du moyen de vote électronique
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote. Le vote par Internet constitue le moyen de vote prioritaire. Cependant, pour les salariés ne disposant pas d’accès à Internet, il pourra être proposé le vote « papier » par correspondance. Dans ce cas, ce dernier pourra être intégralement géré par le fournisseur : demande de vote par correspondance, envoi du matériel de vote, réception des votes et intégration des votes par correspondance après la clôture du vote électronique, si le salarié n'a pas déjà voté électroniquement (vérifié par la liste d'émargement). Le système de vote électronique devra donc permettre l’intégration du vote « papier » par correspondance, le cas échéant.
Modalités de mise en œuvre du vote électronique
- Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction. L’Entreprise prendra contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et de lui confier La conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-6 et suivants du code du travail. Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral, le cas échéant. Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.
- Etablissement des fichiers
Le vote par voie électronique a lieu dans le respect des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. En conséquence, les données qui pourront être enregistrées (et leurs destinataires) dans le cadre de la mise en œuvre des élections par vote électronique sont ceux définis à l’article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007.
- Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification. A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique». Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
- Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
- Expertise et déclaration auprès de la CNIL
Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre. En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL. Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.
- Information et formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les représentants du personnel et les délégués syndicaux de l'entreprise ainsi que les membres des bureaux de vote concernés bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Déroulement des opérations de vote
- Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection et/ou consultation des salariés, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges pour les élections. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
- Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail (si autorisé par le client le cas échéant), de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections. Les salariés seront informés par courrier par le prestataire des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral
- Caractéristiques du matériel de vote
Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi. Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site dédié par simple lien identifié. Cependant, ces professions de foi devront être normées en lecture pour ne favoriser aucune des listes. En conséquence les professions de foi seront limitées à deux pages maximum format A4. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité. Les professions de foi seront stockées sur le même serveur informatique, afin d’éviter des dysfonctionnements d’affichage entre l’une ou l’autre profession de foi. Le « prestataire fournisseur » reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats dans l’ordre où elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos. Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement) dans l’ordre défini par tirage au sort. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. De plus, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Les logos seront stockées sur le même serveur informatique, afin d’éviter des dysfonctionnements d’affichage entre l’un ou l’autre logo. Afin de limiter les erreurs, le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.
- Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur »,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi (envoi postal et/ou électronique) seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance. Une fois connecté :
pour l’élection des membres du Comité Social et Economique tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.
pour une consultation, l’électeur se verra présenter la ou les questions sur lesquelles il devra donner son avis.
L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. Pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur -, les membres du bureau de vote et de la cellule d’assistance technique – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
- Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-15 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du Bureau de Vote (Président, Assesseurs). Les membres du Bureau de Vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.
Dénonciation de l'accord
Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de trois mois. Dans ce cas, la direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d’un nouvel accord ou d’un nouvel avenant.
Dépôt Légal
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues aux articles D 2231-2 et suivants du code du travail. Conformément à l’article D 2231-4 du code du travail, le présent accord sera déposé sur la plateforme www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr . Un exemplaire original sera adressé au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes d’Angers. Par ailleurs et dans les conditions prévues aux articles R 2262-1 du code du travail, les salariés seront destinataires du présent accord.
Fait à THOUARCE, Le 21 février 2019 en 5 exemplaires originaux
Pour l’Organisation syndicale CFDT,Pour l’UES UAPL, Monsieur -------.Le Directeur Général Monsieur ------.
