ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE BON USAGE DES OUTILS NUMERIQUES ET SUR LE DROIT A LA DECONNEXION
ENTRE :
L'UDAF de Lot-et-Garonne
Association Loi 1901 Dont le siège social est situé : 7 Rue Roger Johan à AGEN, N° de SIRET : 782 153 118 00032
Représentée par , agissant en qualité de Directeur Général ;
Ci-après désigné « l’entreprise »
D’une part,
Et :
Les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise, représentées par :
, en sa qualité de délégué syndical CFDT, , en sa qualité de délégué syndical CFE-CGC
D’autre part,
PREAMBULE
La loi Travail du 8 août 2016 a consacré un droit à la déconnexion des salariés, et a renvoyé à la négociation collective au niveau de l’association le soin d'en déterminer les modalités. L’accord qui en résulte doit aborder les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que la vie personnelle et familiale.
Depuis le 1er janvier 2017, la négociation annuelle « égalité professionnelle et qualité de vie au travail » doit aborder les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l'association de dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques, en vue d'assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que la vie personnelle et familiale (C. trav., art. L. 2242-8, 7°). Le présent accord a pour objet de répondre à ces objectifs.
Il est rappelé que le bon usage des outils informatiques est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion et ainsi de la qualité de vie au travail. C‘est pourquoi les règles et principes énoncés ci-dessous doivent être respectés indépendamment du poste occupé au sein de l'association.
Les signataires se sont réunis pour définir les modalités d'exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion en application de l'article L.2242-8 7° du Code du travail tel qu‘issu de la Ioi n°2016-1088 du 8 août 2016.
Ils réaffirment l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d'un nécessaire respect des temps de repos et de congé ainsi que de l’équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle.
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE PRÉLIMINAIRE : DÉCONNEXION - DÉFINITIONS
Il y a lieu d’entendre par déconnexion :
Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail ;
Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires, etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet etc.) qui permettent d’être joignable à distance ;
Temps de travail : horaires de travail du salarié durant lesquels il est à la disposition de son employeur et comprenant les heures normales de travail du salarié et les heures supplémentaires, à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos.
ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s‘applique à l'ensemble des salariés de l'Union Départementale des Associations Familiales de Lot-et-Garonne, qu’ils soient en présentiel ou en télétravail, cadre et non-cadres et quels que soient les modes d’organisation, de décompte et de contrôle de la durée du travail, à l’exclusion des cadres dirigeants.
ARTICLE 2 : SENSIBILISATION ET FORMATION A LA DECONNEXION
Des actions de formation et de sensibilisation seront organisées à destination des managers et de l'ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.
Dans ce cadre, l'association s‘engage notamment à :
Informer chaque salarié à l'utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques ;
Mettre à la disposition de chaque salarié qui le demande un accompagnement personnalisé ;
Désigner au sein de l'association des interlocuteurs spécifiquement chargés des questions relatives à l'évolution numérique des postes de travail.
Ces dispositifs seront régulièrement mis à jour pour être adaptés aux demandes et besoins des salariés et devront faire l'objet d'une concertation annuelle entre l’employeur et les partenaires sociaux.
ARTICLE 3 : REGLES DE BON USAGE DES OUTILS NUMERIQUES
L’ensemble des outils permet aux salariés d'être joignables aisément et à distance. Ils facilitent les échanges d'informations et permettent une communication en temps réel en s‘affranchissant des barrières spatiales et temporelles.
En cela, ils permettent une meilleure circulation de l'information, et plus globalement des données et améliorent tant la productivité que la réactivité des acteurs de l'association.
Pour autant, cette accélération de la circulation de l'information en modifiant les relations et l'environnement de travail peut induire des effets négatifs (le sentiment d'urgence lié à la réactivité que semblent « imposer » l’outil et la fluidité de l'information, le sentiment d'un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités, l'augmentation des interruptions dans l'exécution des tâches, l'empiètement de la vie professionnelle sur la vie privée et inversement...).
Pour l'ensemble de ces raisons, l’association a décidé de fixer la liste des règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles harmonieuses et propices à un environnement de travail efficace et qualitatif.
Ainsi qu’il l‘a été rappelé dans le préambule ci-dessus, la bonne utilisation des outils numériques est l'affaire de tous. Il est également rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (article L. 4121-1 du code du travail) « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail» (article L. 4122-1 du code du travail).
ARTICLE 4 : LUTTE CONTRE LA SURCHARGE INFORMATIONNELLE LIEE A L’UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE PROFESSIONNELLE
Afin d'éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à tous les salariés de :
S‘interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;
S‘interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;
Favoriser les échanges directs (téléphone, réunion physique) lorsque les sujets à aborder sont complexes ou susceptibles de situations conflictuelles ;
Cibler avec précision Ie ou les destinataires et utiliser avec modération les fonctions de mise en copie ;
S‘interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;
Eviter l'envoi de fichiers trop volumineux ;
Indiquer un objet précis permettant au destinataire d'identifier immédiatement le contenu du courriel ;
Désactiver les alertes sonores et visuelles Iors de l’arrivée des nouveaux messages (e-mail, sms...) afin de limiter le nombre d'interruptions dans l'exécution des tâches.
ARTICLE 5 : LUTTE CONTRE LE STRESS LIE A L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS
Afin d'éviter le stress lié à l'utilisation des outils numériques professionnels, il est également recommandé à tous les salariés de :
S‘interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (à privilégier pendant les horaires de travail) ;
Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n‘est pas nécessaire ;
Définir le « gestionnaire d'absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d'une personne à joindre en cas d’urgence ;
Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail ;
Préciser si le dossier est urgent et indiquer son délai maximal de traitement ;
Ne pas écrire en majuscules ou en couleur vive (rouge par exemple) car cela peut susciter un sentiment d'agression chez le récepteur
Se réserver des plages horaires consacrées à la consultation et au traitement des messages.
ARTICLE 6 : DROIT A LA DECONNEXION EN DEHORS DU TEMPS DE TRAVAIL EFFECTIF
Le présent accord consacre un droit individuel à la déconnexion pour chaque salarié de l'association.
Ce droit à la déconnexion se traduit par l'absence d’obligation, pour chaque salarié, d'utiliser, pour des motifs professionnels, les TIC (Technologies de l’information et de la communication) mis à sa disposition par l’association ou encore ceux qu’il possède à titre personnel en dehors des périodes habituelles de travail et notamment lors :
des périodes de repos quotidien,
des périodes de repos hebdomadaire,
des absences justifiées pour maladie ou accident,
et des congés de quelque nature que ce soit (congés payés, maternité, RTT, JNT,...).
Ainsi, en dehors des périodes d’astreintes, aucun salarié n‘est tenu de répondre au téléphone, aux mails, aux messages, aux SMS adressés durant les périodes visées ci-dessus.
De même, pendant ces mêmes périodes aucun salarié n’est tenu, en dehors des périodes d'astreintes, de se connecter à distance par tout moyen pour prendre connaissance de messages de quelque nature que ce soit.
En cas de circonstances très exceptionnelles, résultant d’une situation d’urgence, des exceptions au droit à la déconnexion pourront être mises en œuvre.
Les cas d’urgences seront traités en priorité par le personnel cadre.
Les managers s‘abstiennent donc de contacter leurs subordonnés en dehors de Ieurs horaires de travail telles que définies au contrat de travail ou par l’horaire collectif applicable au sein de l'association
sauf urgence avérée. On entend par urgence avérée l’impossibilité d’avoir recours rapidement par aucun autre moyen pour traiter une information entraînant une conséquence grave sur un usager, une personne, un bien.
Dans tous les cas, toute prise de contact devra être justifiée par la gravité, l'urgence et/ou l'importance du sujet en cause.
ARTICLE 7 : BILAN ANNUEL SUR L’USAGE DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS
L‘association s‘engage à proposer, sur la base du volontariat, un bilan annuel de l'usage des outils numériques professionnels dans l’association.
Ce bilan sera élaboré à partir d’un questionnaire personnel et anonyme si le salarié le souhaite et sera adressé à chaque salarié en fin d’année.
Il sera adressé à l'ensemble des organisations institutions représentatives du personnel dans l'association.
Dans le cas où ce bilan ferait apparaitre des difficultés identifiées, l’association s‘engage à mettre en œuvre toutes les actions de préventions et toutes les mesures, coercitives ou non, pour mettre fin au risque.
ARTICLE 8 : SANCTIONS
Le cas échéant, en cas de non-respect des principes énoncés dans le présent accord, des sanctions pourront être prononcées conformément aux dispositions du règlement intérieur.
ARTICLE 9 : DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR
Le présent accord est conclu pour une durée de 4 ans.
Il prendra effet au 1er mai 2024.
Article 10 : REVISION
Il pourra apparaître nécessaire de procéder à une modification ou à une adaptation du présent accord.
Il est rappelé qu’en application des dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du Travail, sont habilitées à engager la procédure de révision d’un accord d’entreprise :
Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord et signataires ou adhérentes de cet accord.
À l’issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord.
Suite à la demande écrite d’au moins une des organisations syndicales visées ci-dessus, une négociation de révision s’engagera sur convocation écrite (lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception) de la Direction de l’Association dans un délai de deux mois (exemple) suivant la réception de la demande écrite de révision.
La négociation de révision pourra tout autant être engagée à l’initiative de la Direction de l’Association. La convocation écrite à la négociation de révision sera adressée à l’ensemble des organisations syndicales de salariés représentatives dans la Société, que celles-ci soient ou non signataires ou adhérentes du présent accord.
Même en l’absence de Délégué Syndical, l’accord pourra être révisé selon l’un des modes de négociation dérogatoires prévu par le Code du Travail, notamment par les articles L. 2232-24 et suivants du Code du Travail.
Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles du présent accord qu’elles modifient, et seront opposables aux parties signataires et adhérentes du présent accord, ainsi qu’aux bénéficiaires de cet accord, soit à la date qui aura été expressément convenue dans l’avenant, soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt légal.
Il est entendu que les dispositions du présent Accord demeureront en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions et seront maintenues dans l’hypothèse selon laquelle la négociation d’un nouveau texte n’aboutirait pas.
Article 11 : Consultation et dépôt
Le présent accord a, préalablement à son adoption, donné lieu à consultation du CSE qui a émis un avis favorable lors de la réunion du 09/04/2024.
En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de la Société.
Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Le déposant adressera un exemplaire de l’Accord au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes d’Agen
Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise.
A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale.
Fait à AGEN Le 09/04/2024 En 4 exemplaires originaux
Le délégué syndical CFDT
Le délégué syndical CFE-CGC
Pour l’association
Directeur Général
Annexes :
Guide des bonnes pratiques
Questionnaire de pratiques à destination des salariés
ANNEXE 1 : GUIDE DES BONNES PRATIQUES
I/ Gérer l’addiction aux outils numériques
Limiter autant que possible le nombre des interruptions liées à l'utilisation des outils numériques
Désactiver les alertes sonores et visuelles signalant l'arrivée de nouveaux messages
Gérer son temps en définissant des plages horaires quotidiennes réservées à la consultation et au traitement des messages entrant.
Gérer et encadrer l'accessibilité
Utiliser le « gestionnaire d’absences » en cas d’absence du bureau Préciser dans le message d'absence le nom d’une personne à contacter
Déléguer dans la mesure du possible sa messagerie afin d’éviter les relances pour non réponse
Se donner le temps de répondre aux messages pour éviter toute réponse impulsive
Laisser aux interlocuteurs le temps de répondre aux messages
II/ Gérer l'information
Être rigoureux et précis dans la communication
Indiquer un objet clair pour tout message en adéquation avec le contenu du message
Traiter d'un sujet par message
Eviter la multiplication des messages sur le même sujet
S‘identifier clairement dans le message (notamment nom, prénom, fonction, coordonnées) afin d'être identifié rapidement
S‘interroger sur la pertinence du moyen de communication utilisé
La messagerie électronique est-elle le moyen le plus adapté compte tenu du sujet par rapport aux autres outils de communication : face à face, téléphone, courrier, ... ?
Favoriser les échanges directs (téléphone, face à face} lorsque :
les niveaux de compréhension et d'interaction sont élevés,
il existe un risque de mauvaise interprétation,
le sujet est, ou risque de devenir, conflictuel,
il peut s’agir d'une remise en cause du travail.
S‘interroger sur le(s) destinataires(s) principal(aux) du message
Cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message
N‘utiliser des mises en copie que si Ie ou les destinataires sont directement concerné
Penser au temps pris par Ie(s) destinataire(s) à lire ses (Ieurs) messages
Eviter les « répondre à tous » lorsque cela n‘est pas indispensable.
Gérer les pièces jointes
Limiter l'envoi de pièces jointes. S‘interroger sur la pertinence du (des) fichiers(s) à joindre au message
S‘assurer que le destinataire possède bien le logiciel permettant d'exploiter la pièce jointe
Eviter l'envoi de fichiers trop volumineux
III/ Limiter les sources de stress
Veiller au choix du moment et créneau horaire le plus opportun pour l’envoi d'un message
Eviter l'envoi de messages en dehors des horaires de travail
Eviter d‘y répondre en dehors des horaires de travail
Eviter de créer un sentiment d’urgence
Préciser si le dossier est urgent et/ou son délai de traitement
Eviter les réponses « réflexes »
Ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela peut induire du stress supplémentaire pour le destinataire
Le cas échéant préciser que le message a bien été reçu
Laisser aux autres le temps de répondre aux messages
IV/ Veiller à la forme et à la personnalisation des échanges
S‘identifier et identifier son destinataire
S‘identifier avec clarté
Respecter les formes de politesse
Personnaliser l'échange
Faciliter les échanges informels
Adapter son message et sa forme à la personnalité de son interlocuteur
V/ Limiter les risques d’incompréhension et de conflit
Etre vigilant sur le contenu du message
Ne pas écrire en majuscule car cela peut susciter un sentiment d'agression chez le récepteur
Eviter de traiter les situations ou sujets potentiellement conflictuels par messagerie
Adapter la forme du message en ayant à l’esprit qu‘il pourrait être lu par un tiers
ANNEXE 2 : QUESTIONNAIRE DE PRATIQUES A DESTINATION DES SALARIES
La loi travail prévoit la négociation du droit à la déconnexion.
L'UDAF de Lot-et Garonne souhaite recueillir votre avis sur la question à l'aide du questionnaire suivant.
1- Vous arrive-t-il de vous reconnecter (messagerie, smartphone...) en dehors de vos heures de travail et hors télétravail ?
FORMCHECKBOX Oui, tous les soirs
FORMCHECKBOX Oui, le week-end
FORMCHECKBOX Oui, une à deux fois par semaine
FORMCHECKBOX Oui, une fois de temps en temps
FORMCHECKBOX Non jamais
2- Merci de renseigner les raisons qui peuvent vous amener à vous connecter ?
FORMCHECKBOX Votre charge de travail
FORMCHECKBOX Une sollicitation professionnelle directe (mail, sms...)
FORMCHECKBOX Une situation d’urgence
FORMCHECKBOX Pour éviter le surplus d'informations et le retard
FORMCHECKBOX Autre
2- A préciser
3- Pour vous, travailler en dehors de vos heures de travail est vécu comme (Cocher une ou plusieurs réponses)
FORMCHECKBOX Une facilité dans votre organisation, dc l'autonomie
FORMCHECKBOX Du stress supplémentaire
FORMCHECKBOX Un effacement de la frontière vie pro / vie privée
4- Diriez-vous plutôt (Cocher les affirmations suivantes si elles vous paraissent exactes)
FORMCHECKBOX Le plus souvent, je dois me reconnecter, je n'ai pas le choix
FORMCHECKBOX Je pourrais rester déconnecté, mais je ne le fais pas
5- Recevez-vous des mails professionnels après 20h ?
