Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie personnelle et, d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail. Le contexte sanitaire lié à l’épidémie de la Covid a entrainé une expansion sans précédent du télétravail nécessitant que les conséquences en soient analysées et que des enseignements en soient tirés
Le nouveau protocole d'accord national relatif au travail à distance conclu par l’Ucanss le 11 juillet 2022 traduit une volonté commune de développer le travail à distance au sein de chaque Branche du régime général. Les travaux « Demain » ont permis la définition d’un cadrage national fixant un certain nombre de principes.
Le travail à distance pour les salariés de la Branche se met en œuvre, sur la base du volontariat des salariés :
De façon, adaptée et modulée au regard des exigences de service public, des activités, et du collectif de travail,
Dans les conditions définies par l’employeur, notamment en termes d’amplitude de télétravail accordée,
Dans le respect du principe de réversibilité, à l’initiative du salarié comme de l’employeur.
Cette orientation doit permettre de trouver les bons équilibres entre :
La souplesse d’accès et d’exercice du travail à distance pour le salarié d’une part, les contraintes de l’employeur au regard des exigences de service et de l’organisation du travail, et l’attention à accorder au collectif de travail, d’autre part ;
La relation de confiance entre le manager et le salarié et la responsabilisation de celui-ci d’une part, et le pilotage et l’évaluation des activités réalisées d’autre part.
Au niveau de l’Urssaf Auvergne, le travail à distance a été mis en place depuis 2016 afin de répondre aux engagements d’amélioration de qualité de vie au travail. En effet, le télétravail permet de contribuer à :
L’amélioration des conditions de travail des salariés (gestion du temps, autonomie),
La reconnaissance du travail des collaborateurs,
La conciliation entre vie personnelle et vie professionnelle (réduction du stress, fatigue…),
La réduction des impacts sanitaires de la pollution dans les centres urbains,
La réduction des émissions de gaz à effet de serre.
La Direction de l’Urssaf Auvergne et les organisations syndicales ont souhaité au terme de nouvelles négociations prenant en compte le retour d’expérience des salariés et de la communauté managériale faire évoluer la charte actuelle
A ce titre, différents thèmes sont traités dans le présent accord :
Le champ d’application
Les conditions d’application
Les conditions d’accès au dispositif
La procédure d’entrée dans le dispositif
La mise en œuvre du travail à distance
Le suivi du travail à distance
L’organisation du travail à distance Les droits et obligations du salarié travaillant à distance
definition du téletravail
L’article L. 1222-9 du code du travail prévoit que le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication.
Le télétravail repose sur plusieurs critères cumulatifs :
Le salarié peut exercer son activité en télétravail compte tenu de la compatibilité de tout ou partie des missions et activités qu'il exerce avec le travail à distance,
Le salarié accède à son environnement de travail par l'utilisation des outils numériques et de communication mis à disposition par son employeur,
Ce travail à distance est autorisé par l'employeur et organisé par le manager en prenant en compte le bon fonctionnement du service et du collectif de travail, la maitrise de l'emploi et le niveau d’autonomie du salarié dans son poste et en matière d'utilisation des outils numériques,
Le salarié alterne un temps minimal de présence sur site et un temps en télétravail ;
Le télétravail s'exerce sur un autre lieu que son lieu habituel de travail.
CHAMP D’APPLICATION
Sont concernés par le présent accord tous les salariés de l’Urssaf Auvergne, quelles que soient la durée de leur temps de travail, la nature de leur contrat et l’activité, itinérante ou non.
L’accès au télétravail se fonde sur l’évaluation par le manager de la capacité du salarié à réaliser les activités qui seront exercées en télétravail en toute autonomie.
Une organisation dérogatoire du télétravail pourra être mise en place en cas de circonstances impérieuses consécutives à une décision d’ordre public ou au déclenchement d’un plan de continuité d'activité (PCA). Ne sont également pas visés par les présentes dispositions les salariés soumis à un régime d’astreinte à leur domicile lors de ces périodes d’astreinte.
Le protocole d’accord vise les situations de télétravail pendulaire, dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail :
soit à son domicile principal ;
soit dans d’autres locaux de l’employeur que son lieu de travail habituel à la demande du salarié avec l’accord préalable de l’employeur ;
soit dans les locaux d’un autre organisme du Régime Général de Sécurité sociale avec lequel une convention d’hébergement aura été signée à la demande du salarié avec l’accord préalable de l’employeur ;
soit dans un autre lieu privé différent du domicile principal dès lors que l’adresse est déclarée à l’employeur, qu’elle est stable et se trouve en France métropolitaine
Chaque collaborateur ne pourra déclarer qu’une seule adresse de lieu privé différent du domicile au service des Ressources Humaines.
Le changement de lieu ne pourra s’opérer que 1 fois par an au titre de l’année civile
Le salarié devra également attester la conformité de l’installation électrique du logement et sa couverture par une assurance comprenant l’activité professionnelle.
En cas d’impossibilité de télétravailler du fait du salarié, le salarié devra couvrir son absence par la prise de journée(s) de congé, RTT ou d’un congé sans solde et s’engager à revenir travailler sur site dans un délai de 24h.
CONDITIONS D’APPLICATION DU TELETRAVAIL
Le principe du volontariat
Le télétravail est fondé sur le principe du double volontariat, celui du salarié et celui de l’employeur. Sauf circonstances impérieuses ou exceptionnelles, il n’est donc pas possible pour l’employeur d’imposer à l’un de ses salariés une situation de travail à distance, ni pour un salarié d’exiger d’exercer ses fonctions selon ce type d’organisation. Le travail à distance peut être préconisé par le médecin du travail. Cependant, même dans ce cas, il conviendra de recueillir l’accord du salarié. Dans le cas d’une demande de recours au télétravail compte tenu d’un motif médical l’avis du médecin du travail sera systématiquement sollicité. 3.2 Le nombre de jours télétravaillés par semaine
L’organisation du travail à distance doit rester compatible avec les nécessités de service et l’exercice des missions de l’organisme auprès des cotisants, des partenaires et des salariés.
En principe et sauf dérogation exceptionnelle, le télétravail ne devra pas conduire à ce qu’un salarié soit présent sur site moins de 2 jours par semaine afin de limiter les risques d’isolement et préserver un lien suffisant avec l’Urssaf, et ce quel que soit son temps de travail.
Ainsi, un salarié qui travaille 5 jours par semaine, pourra être en situation de télétravail au plus 3 jours par semaine. De la même manière, un salarié travaillant 3 jours par semaine ne pourra être en situation de télétravail qu’une journée par semaine.
D’une façon générale et afin de garantir la présence minimum de deux jours sur site, les jours de RTT ou de congés ne pourront pas être systématiquement posés sur les jours de présence sur site. La journée de mission d’un agent est considérée comme un jour de présence au sein du collectif de travail. Il est convenu que le télétravail pourra être réalisé sous forme de demi-journée dès lors que la demi-journée de télétravail complète une demi-journée d’absence, de déplacement ou une demi-journée de temps partiel.
Choix des jours de télétravail
Le télétravailleur doit participer en télétravail ou sur site, dans les mêmes conditions que les autres salariés, aux temps collectifs inhérents à la vie de son service et de l’organisme (réunions de service et du personnel, formations, évènements particuliers …). Le choix des jours de travail à distance est réalisé en accord entre les parties, sur la base des préconisations du responsable hiérarchique pour assurer une présence régulière sur le site compatible avec le bon fonctionnement du service.
Présence sur site
Les parties au présent accord ont conscience que l’augmentation significative du télétravail a des conséquences sur le collectif de travail. Soucieuses de limiter ces impacts, il leur est apparu comme essentiel d’accorder une attention particulière au lien social et managérial au sein des équipes et plus globalement dans le collectif de travail. Par conséquent, elles ont convenu de prévoir un mécanisme permettant la conservation et le renforcement de ce lien social. Aussi, chaque manager a la possibilité de définir la fréquence à laquelle doivent être physiquement présents sur leur lieu de travail tous les collaborateurs (journée blanche). Ces temps pourront être l’occasion de partager des moments de convivialité, de réaliser les réunions de service ou tout autre travail collaboratif nécessitant une présence physique. La journée d’équipe peut être modifiée en fonction des nécessités d’organisation du service et pour intégrer les évolutions organisationnelles. Pour les journées blanches organisées à titre exceptionnel il convient de respecter un délai de prévenance de 2 semaines.
Les formules
Pour les salariés bénéficiant d’un avenant télétravail avec une formule fixe (cette option n’est pas ouverte aux inspecteurs et aux agents de direction) :
Dans l’optique d’une organisation optimisée, garantissant la continuité de service, la réponse aux nécessités de service et le souhait de maintenir la cohésion sociale 3 formules fixes sont proposées :
1 jour de télétravail fixe
2 jours de télétravail fixes
3 jours de télétravail fixes
sachant que le salarié devra être présent sur le lieu habituel de travail a minima 2 jours par semaine.
En complément les salariés disposant d’un avenant – 1 ou 2 jours de télétravail fixes - pourront positionner des jours de télétravail supplémentaires grâce à une enveloppe annuelle de 10 jours complémentaires optionnels.
En complément les salariés disposant d’un avenant – 3 jours de télétravail fixes - pourront positionner des jours de télétravail supplémentaires grâce à une enveloppe annuelle de 5 jours complémentaires optionnels.
Les jours de télétravail complémentaires ne pourront faire obstacle aux nécessités de service. Aussi, une information et
un accord du responsable de service sera nécessaire.
Pour les managers, les inspecteurs, les cadres fonctionnels avec une mission nationale et les Agents de Direction :
Afin de garantir un retour sur site permettant de varier les jours de présence sur site en fonction de la présence des membres de(s) l’équipe(s), des réunions et des déplacements, il est offert la possibilité de solliciter une enveloppe annuelle de 105 jours de télétravail sous réserve du recueil de l’accord préalable de la hiérarchie. L’enveloppe annuelle sera proratisée en cas d’entrée ou de sortie du dispositif en cours d’année.
Sauf circonstances exceptionnelles, ce mode d’organisation ne doit pas conduire à déroger à la règle des deux jours de présence par semaine dans l’organisme.
Pour les salariés en situation de handicap :
Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi des salariés en situation de handicap ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de maintenir le salarié en activité, l’employeur peut, avec l’accord du salarié concerné, examiner les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.
Pour les aidants familiaux :
Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi des salariés aidants familiaux afin de maintenir le salarié en activité, l’employeur peut, avec l’accord du salarié concerné, examiner les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.
Pour les salariées en situation de grossesse :
Le télétravail peut être un moyen efficace pour réduire la pénibilité des déplacements des femmes enceintes. En référence à l’article L 1222-9 du Code du travail relatif aux modalités d’accès des femmes enceintes à ce dispositif, l’employeur pourra en concertation avec la salariée mettre en place des conditions dérogatoires de recours au télétravail à compter du 3ème trimestre de grossesse.
En cas de circonstances exceptionnelles :
En cas de circonstances exceptionnelles la Direction, se réserve la possibilité de prescrire et organiser le télétravail en sus des situations décrites ci-dessus. Cette disposition peut notamment s’appliquer en cas :
en cas d’épisode de pollution au sens de l’article L223-1 du Code de l’environnement, entraînant des restrictions de circulation,
d’événements particuliers affectant les conditions de travail sur site (épisode climatique exceptionnel, déménagement, travaux, intervention sur le système d’information,…) ou en cas de difficultés particulières pour rejoindre le lieu de travail occasionnant des temps de déplacement très importants, inhabituels ou rendus difficiles compte tenu de contraintes extérieures (grève des transports, pénurie de carburant, alerte météo,…).
Pour ces situations exceptionnelles des consignes seront transmises par la Direction.
L’ACCES AU DISPOSITIF
Les demandes de télétravail sont examinées par l’employeur au vu des conditions de faisabilité tant technique qu’organisationnelle au regard du poste de travail considéré et de la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié. Le travail à distance est ouvert aux salariés volontaires qui remplissent les conditions suivantes :
1. Pour la partie de leurs activités pouvant être effectuée à distance
Les salariés dont l'activité nécessite de façon régulière une présence physique sur leur lieu de travail ou sur un lieu tiers, pourront être éligibles sur un nombre de jours restreints.
2. Sous réserve de remplir les conditions liées au travail à domicile. Le lieu d’exécution du télétravail doit :
être compatible avec les normes d’hygiène et de sécurité recommandées pour l’exercice du télétravail,
disposer d’un environnement et des conditions matérielles permettant un bon confort de travail (espace dédié, bureau ou table de travail, siège adapté à une station assise durable).
attester sur l’honneur la conformité de son installation électrique et fournir une attestation d’assurance couvrant sa présence en télétravail au sein de son domicile ou d’un autre lieu privé déclaré à l’employeur.
3. Disposer d’une connexion réseau à distance avec un débit permettant l’utilisation des outils dans des conditions similaires à celles sur site.
4. Être en capacité d’exercer ses activités en autonomie
Le degré de maîtrise des compétences de son emploi et sa capacité à travailler à distance sont les critères devant être évalués par le manager afin de définir et moduler l’amplitude du télétravail des salariés.
Le nombre de demandes acceptées devra tenir compte des contraintes d’organisation du service, de la nécessité d’assurer la continuité du service, du nombre de temps partiels.
L’objectif étant de ne pas gêner l’organisation, compromettre la continuité ou la qualité de service et ne pas pénaliser les autres salariés n’entrant pas dans le dispositif du télétravail.
Une attention particulière sera portée aux personnes en situation de handicap, aux personnes qui ont des temps de trajet importants, aux aidants familiaux et aux salariés qui élèvent seuls leur(s) enfant(s).
PROCEDURE D’ENTREE DANS LE DISPOSITIF DE TRAVAIL A DISTANCE
Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat de l’employeur et du salarié. Il ne peut donc être imposé à l’une ou l’autre partie. Lorsqu’un salarié exprime une demande de télétravail, l’employeur l’examine et peut l’accepter ou la refuser.
Les demandes devront être formulées pour une mise en œuvre, sous réserve d’une validation de la candidature et de la réalisation des différentes formalités techniques et administratives.
Un recensement des demandes d’entrées ou de modification des conditions d’exercice du télétravail sera réalisé via une campagne tous les 2 ans.
Pour les salariés justifiant d’un changement de leur situation personnelle et pour les salariés ayant atteint l’autonomie suffisante les demandes seront traitées au cas par cas et au fil de l’eau.
Dossier de candidature
En amont de sa demande, le salarié doit informer et échanger avec son manager afin de lui faire part de son souhait de bénéficier du télétravail. Puis le salarié qui souhaite bénéficier de la possibilité de travailler à distance formule une demande écrite (via la complétude d’un questionnaire). Enfin, les demandes seront centralisées au service RH et transmises aux responsables hiérarchiques pour examen.
Instruction de la demande
L’employeur examine cette demande au regard des conditions d’éligibilité déterminées par le présent accord. L’instruction de la demande pour apprécier l’éligibilité du salarié fait l’objet d’une concertation entre la ligne managériale et le service Ressources Humaines. A la demande du salarié éligible, un entretien pourrait avoir lieu avec la Direction métier de son service d’affectation et le service Ressources Humaines.
Notification décision
L’employeur notifie sa décision de manière écrite et motivée
dans les 30 jours calendaires à compter de la réception du dossier complété par l’agent. La décision de rejet fait l’objet d’une notification motivée.
La date de mise en œuvre du télétravail est arrêtée suite à un accord entre les parties et peut également être liée aux délais de mise à disposition des moyens matériels (ordinateur, téléphone,…).
En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité de son domicile ou d’un autre lieu privé déclaré, ou d’incompatibilité entre l’habitation et l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles d’hygiène et de sécurité, l’employeur peut refuser la demande de télétravail.
MISE EN ŒUVRE DU TRAVAIL A DISTANCE
Contrat de travail et son avenant
Lorsque la demande de télétravail est acceptée et les pièces justificatives transmises à l’employeur, sa mise en place est conditionnée par la
conclusion préalable d’un avenant au contrat de travail établi sur la base de l’avenant-type annexé à l’accord de l’Ucanss relatif au travail à distance.
L’avenant est conclu pour une période de 2 ans. Au terme des 2 ans, il est renouvelable par tacite reconduction sur les 2 années civiles suivantes sauf avis contraire du salarié ou de l’employeur.
Une sortie des effectifs de l’Urssaf Auvergne a pour effet, de façon automatique, de mettre fin au télétravail et de rendre caduque l’avenant à la date de sortie.
Période d’adaptation
Afin de permettre au salarié et à l’organisme de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes et possibilités, il est prévu une
période d’adaptation d’une durée de 3 mois au moment de l’entrée dans le dispositif.
Pendant cette période, chacune des parties est libre de mettre fin au travail à distance moyennant un délai de prévenance réciproque de 15 jours calendaires qui peut être réduit par accord entre les parties. Le respect de ce délai de prévenance peut avoir pour conséquence de prolonger la période d’adaptation au-delà du délai maximal de 3 mois. A la demande de l’une des parties, un entretien peut être organisé entre le salarié et le responsable hiérarchique. Lorsque la situation de télétravail prend fin, le salarié retrouve son poste et ses conditions de travail antérieures.
Réversibilité permanente
Le télétravail cesse sous réserve de respecter un préavis qui, sauf accord des parties, est de 30 jours si l’initiative vient de l’employeur et de 15 jours si l’initiative vient du salarié.
En cas de dysfonctionnements techniques récurrents, de lenteurs du système, de problématiques de productivité et de qualité du travail réalisé, l’employeur se réserve le droit de mettre fin au dispositif télétravail en respectant les délais de prévenance. La décision de l'employeur est notifiée par écrit et argumentée. Cette décision prend appui sur une observation de la problématique rencontrée, matérialisée lors d'entretien réguliers de suivi, et fait suite à la mise en place préalable d'actions visant à résoudre la problématique visée.
Changement des modalités de travail à distance
En cas de changement durable :
de jours télétravaillés,
de lieu de travail à distance,
de temps de travail,
la poursuite du télétravail est subordonnée à la conclusion d'un nouvel avenant entre le salarié et l'organisme.
En l'absence de nouvel accord, la situation de télétravail prend fin de manière anticipée.
Par ailleurs, une suspension ou une adaptation du nombre de jours de télétravail pourra être envisagée en cas d’évolution majeure de l’activité du salarié.
Le salarié s’engage par ailleurs à informer le service Ressources Humaines de tout changement d’adresse impliquant un changement de lieu d’exécution du télétravail.
Suspension provisoire ou aménagement temporaire du travail à distance
En cas d’absence supérieure à 6 mois, l’exercice du télétravail pourra être suspendu ou adapté afin de permettre la mise en œuvre du plan d’accompagnement lors de la reprise du travail. Par ailleurs, le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher de manière temporaire de travailler à distance (indisponibilité physique du lieu de travail à distance ou difficultés techniques). Dans ces hypothèses, le salarié ou son responsable hiérarchique, peut demander, dès qu’il a connaissance de ces événements, la suspension ou l’aménagement temporaire du travail à distance au service RH. En cas d’incident survenant le jour même du travail à distance et empêchant le salarié d’exercer son activité, le salarié doit prévenir son supérieur hiérarchique et revenir travailler sur son site d’affectation ou poser un congé.
SUIVI DU TRAVAIL A DISTANCE
Un bilan sur la situation de travail à distance permet également d’évoquer les conditions d’activité du travailleur à distance, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.
Il est réalisé à différentes étapes du télétravail :
lors de l’EAEA avec le responsable hiérarchique,
sur demande de l’une des parties.
L'employeur s'engage à ce que la charge de travail exigée du télétravailleur soit équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’employeur. Il s’engage également à ce que la charge de travail et les délais d'exécution du télétravailleur à domicile soient évalués dans les mêmes conditions que celle utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l'organisme.
Durant les heures de télétravail les salariés sont à la disposition de l’employeur, de ce fait une
supervision ponctuelle et inopinée des salariés en télétravail pourra être réalisée.
Si, pour des contraintes techniques, les méthodes d’évaluation du travail du télétravailleur ne sont pas identiques à celles utilisés pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme, le télétravailleur en sera informé.
ORGANISATION DU TRAVAIL A DISTANCE
Organisation du temps de travail
Planification des jours de télétravail
Le choix des jours de télétravail résulte d’un commun accord, sur la base des propositions du responsable hiérarchique, pour assurer une présence régulière sur le site compatible avec le bon fonctionnement du service. En conséquence
du fait des nécessités de service, de réunions, missions, formations, changement d’outils informatique, absentéisme important dans le service, de visite médicale… le salarié peut être amené à revenir sur site sur les jours de télétravail.
A titre exceptionnel, les jours de télétravail sont permutables à la demande du manager et en cas de demande du salarié avec accord préalable du responsable hiérarchique, sous réserve d’un accord entre les 2 parties.
Le salarié peut également renoncer à des jours de télétravail pour revenir sur site sans que cela ne modifie les termes de son avenant télétravail.
Le salarié en situation de travail à distance conserve les mêmes obligations vis-à-vis de l’employeur que les autres salariés. Afin d’assurer un suivi et le paiement de l’indemnité télétravail, les salariés devront positionner le code TELETRAVAIL dans le workflow des absences sur les jours télétravaillés. La saisie doit être réalisée au fil de l’eau. En cas de changement de jour, d’absence ou de retour sur site le salarié doit réaliser une mise à jour de sa saisie.
Horaires de travail et disponibilité
Le salarié en situation de télétravail est tenu de
se conformer aux dispositions relatives au protocole d’horaires variables en vigueur au sein de l’organisme.
Le salarié est tenu de badger sur son poste de travail, 4 fois par jour, lorsqu’il est en situation de télétravail.
Pour le télétravail à domicile, l’avenant au contrat de travail précise, en tenant compte d’une pause déjeuner, les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable. Ces plages sont portées à la connaissance du responsable hiérarchique ainsi que des collègues de l’unité de travail du salarié. Le télétravailleur est tenu de se rendre joignable sur les plages fixes de l’organisme. Le télétravailleur pourra être joint sur les plages variables dès lors qu’il n’a pas débadgé. Afin de rendre lisible la période durant laquelle le collaborateur peut être contacté par son manager ou collègues de travail et respecter le principe du droit à la déconnexion, le télétravailleur devra laisser visible son statut dans Teams.
Pour les salariés ayant conclu une convention annuelle de forfait en jours, chaque journée de travail réalisée à distance équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait. Le télétravailleur ne peut effectuer des heures supplémentaires/complémentaires qu’à la demande de son employeur. Conformément au protocole d’accord régional « Qualité de vie au travail et égalité professionnelle » l’Urssaf Auvergne s’engage à garantir le droit à la déconnexion des salariés.
Enfin, le télétravail n’est pas compatible avec une autre activité nécessitant la présence et une disponibilité du salarié et de ce fait est incompatible avec la garde des enfants.
Organisation matérielle
Notre environnement de travail est amené à évoluer sur site et en télétravail. Trois principes en découlent :
Un principe de partage des espaces, comme condition d’accès au travail à distance ;
Un socle cible d’équipement informatique nomade pour l’ensemble des salariés en télétravail ;
Une politique active de réduction des déplacements, tant au niveau national que local.
Equipements informatique mis à disposition
L’employeur identifie, choisit et fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire à l’exercice de son activité à distance en fonction de l’emploi exercé.
Le choix du matériel mis à disposition relève de la responsabilité de la Direction, avisée par le Service Informatique et Logistique. Sont pris en considération les contraintes techniques et budgétaires ainsi que l’état des stocks.
Si le télétravailleur à domicile est équipé d’un PC portable, il pourra connecter un écran et un clavier personnels ou bénéficier, dans la limite des stocks disponibles dans l’organisme, du prêt de ce matériel.
La solution de téléphonie – attribution d’un téléphone portable et choix de l’abonnement téléphonique – est arrêtée en fonction des besoins du métier et est déterminée par la Direction.
Dans le cadre de l'installation du matériel informatique, le télétravailleur ne peut en aucun cas modifier les configurations informatiques. Il s’engage à respecter la Politique Nationale de Sécurité du Système d’Information.
L’utilisation du matériel professionnel, y compris le téléphone, est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle ou de l’activité syndicale.
Les aménagements mobiliers sont exclus sauf en cas de préconisation de la part de la médecine du travail. Le salarié s’engage à prendre soin du matériel mis à disposition. Le salarié restitue le matériel lié au travail à distance lorsqu’il est mis fin au dispositif.
Equipements mobilier mis à disposition
L’Urssaf Auvergne organisera au profit des salariés, des campagnes de dons de matériel amorti.
En outre, chaque salarié ayant au moins un an d’ancienneté au sein de l’organisme pourra bénéficier du remboursement à hauteur de 50 % de l’achat de mobilier dans le cadre de son télétravail, dans la limite de 150 euros. Les mobiliers pouvant faire l’objet d’un remboursement sont les fauteuils et bureaux.
Le remboursement ne pourra avoir lieu qu’une seule fois et sur présentation d’une facture, pour un achat réalisé postérieurement à l’entrée en vigueur du présent accord. Une nouvelle demande de remboursement pourra être formulée à l’issue d’un délai de 10 ans, durée d’amortissement du mobilier de bureau. Si le matériel est défectueux un remplacement anticipé sera réalisé. Le service Ressources Humaines fixera d’une part, les modalités de traitement des remboursements (déploiement progressif permettant de traiter les demandes) et d’autre part, les critères de priorisation des demandes (tel que l’ancienneté dans le télétravail) jusqu’à épuisement des disponibilités budgétaires.
Gestion des dysfonctionnements
En cas de dysfonctionnement, le salarié travaillant à distance doit en informer
immédiatement l’assistance informatique de l’Urssaf ainsi que son responsable hiérarchique.
Le salarié bénéficie d’un service approprié d'appui technique depuis son domicile assuré par l’assistance informatique.
En cas de panne, de vol ou si l’incident se révèle impossible à résoudre ou que la durée de dysfonctionnement est supérieure à 45min, le salarié prend ses dispositions pour réintégrer l’activité professionnelle sur le lieu habituel de travail jusqu’à résolution du dysfonctionnement ou mise à disposition d’un nouveau matériel.
En cas de dysfonctionnement au cours de l’après-midi le salarié pourra couvrir son absence par le positionnement d’un congé, d’une RTT ou d’un congé sans solde.
DROITS ET OBLIGATIONS DU SALARIE TRAVAILLANT A DISTANCE
Les télétravailleurs ont les mêmes obligations et bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.
Prise en charge des frais professionnels
Sur présentation de justificatif, l’employeur prend en charge le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du travailleur à distance pour son montant réel.
Pendant la situation de télétravail, l’employeur prend en charge le coût du dispositif téléphonique professionnel et verse chaque mois une indemnité forfaitaire visant à couvrir les frais liés à l’abonnement internet ainsi que les frais d’électricité, d’eau et de chauffage.
Le montant de l’indemnité est fixé au niveau national et varie en fonction du nombre de jours télétravaillés par semaine. Cette indemnité a pour objet de couvrir l’ensemble des frais professionnels découlant du travail à distance depuis le domicile. Ces montants sont revalorisés au 1er janvier de chaque année, conformément aux dispositions de l’article 5 de l’accord Ucanss relatif au télétravail.
Par ailleurs, les frais de télétravail à domicile sont considérés comme des charges de caractère spécial, inhérentes à l’emploi, devant être justifiées par la réalité des dépenses professionnelles supportées. Ainsi, l'indemnité est exempte de charges sociales au même titre que les autres remboursements de frais. Les salariés exerçant leur travail dans un autre organisme du régime général ou dans un autre site que leur site d’affectation au sein de l’Urssaf ne bénéficieront d’aucune indemnité à ce titre.
Un document sur l’honneur de la part du salarié, attestant que les frais réellement engagés au titre du télétravail sont d’un montant au moins égal à celui de l’indemnité forfaitaire versée sera demandé. Il devra également s’engager à fournir sur demande (notamment en cas de contrôle par les Urssaf ou les services fiscaux) :
Une attestation sur l’honneur de la surface de son logement et de celle de l’espace dédié au télétravail avec mention de la quote part qui en découle
Un justificatif du montant du loyer ou de la valeur locative du logement (montant retenu pour le calcul des frais : selon quote part)
Un justificatif de la taxe foncière si besoin (montant retenu pour le calcul des frais : selon quote part)
Les factures de connexion internet (montant retenu pour le calcul des frais: 50%) d’eau, d’électricité (montant retenu pour le calcul des frais selon quote part).
Le salarié bénéficie également de titres restaurants pour les jours de travail à distance depuis son domicile. Les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs à domicile les jours de télétravail.
Protection des données
L’Urssaf reste responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles. Le salarié qui travaille à distance s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur au sein de l’Urssaf, notamment la
charte utilisateur « Ressources informatiques et communication électronique », ainsi qu’à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.
Il fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des normes en matière de mot de passe pour les travaux effectués à son domicile. En cas de tout incident de sécurité détecté, suspecté ou avéré, le salarié doit en informer immédiatement l’assistance informatique et son responsable hiérarchique.
Absences
Le télétravailleur demeure soumis aux règles de déclaration des congés, de maladie et des accidents du travail applicable et bénéficie des dispositions légales et conventionnelles en vigueur. En cas d’arrêt de travail pour maladie, le télétravailleur doit en informer le plus rapidement possible le manager et le service RH et transmettre le certificat médical dans les 48H, au même titre que les autres collaborateurs.
Déroulement de carrière
Les télétravailleurs ont le même accès aux possibilités de déroulement de carrière que les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’employeur. Pour les salariés qui travaillent à distance, l’EAEA commence par un temps consacré au suivi de l’organisation du travail à distance. Sont notamment évoqués les conditions d’activité du travailleur à distance, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.
Formation
Les télétravailleurs ont le même accès à la formation que les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’employeur. En cas de formations pendant les jours de télétravail, le salarié peut être amené à travailler à la demande de l’employeur en dehors de son domicile ou du site d’accueil. Des formations destinées aux responsables hiérarchiques notamment pour se familiariser avec les nouvelles méthodes de management à distance, sont déployées en fonction des besoins recensés.
Relations sociales
En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs. A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés. Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ont accès à leurs représentants. De plus, ils ont accès à l’intranet syndical. Enfin, les travailleurs à distance peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel et disposer pour cela des mêmes moyens notamment en termes de crédit d’heure. Ce crédit peut être utilisé, en tout ou en partie, pendant les heures de télétravail.
Santé au travail et CSSCT
L’employeur et la CSSCT doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le travail à distance depuis le domicile (ou d’un autre lieu privé déclaré) respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès à son domicile sous réserve de son accord et de sa présence. En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité, l’employeur peut refuser ou mettre fin au travail à distance. En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du travail à distance à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes. En cas d’accident du salarié travaillant depuis son domicile survenu du fait ou à l’occasion du travail, il est fait application du même régime que si l’accident était intervenu dans les locaux de l’employeur pendant le temps de travail. A cet effet, le salarié informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident du travail dans la journée où l’accident s’est produit ou, au plus tard, dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).
CONDITION DE VALIDITE DE L’ACCORD
Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations syndicales représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au comité social et économique quel que soit le nombre de votants.
Publicité et dépôt de l’accord
Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, et aux instances représentatives du personnel.
Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel via l’intranet de l’organisme
Suite à la signature, l’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7 3° du Code de la Sécurité sociale.
L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.
Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, et du greffe du conseil des prudhommes.
Durée de l’accord
Le présent protocole d’accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans.
Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.
En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir tous les ans.
En cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau pour évaluer l’opportunité d’adapter l’accord.
Fait à Clermont-Ferrand
Le 4 mars 2024
Pour la Direction régionale de l’Urssaf Auvergne représentée par XXXXXXXX
