PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU RECOURS AU TRAVAIL A DISTANCE
Entre l’Urssaf Franche-Comté, représentée par Madame ……...., Directrice, d’une part ; Et les Organisations Syndicales suivantes : -FO représentée par Monsieur ………….., dûment mandaté -La CGT représentée par Madame ……………, dûment mandatée - La CFE-CGC représentée par Monsieur ……………, dûment mandaté D’autre part, Il est convenu ce qui suit :
PREAMBULE Les technologies de l'information et de la communication offrent des possibilités d'organisation du travail selon des modalités diversifiées, et notamment le télétravail. Au sein de la politique RSO institutionnelle, le déploiement du travail à distance constitue un levier visant à favoriser la qualité de vie au travail des salariés et la bonne articulation des temps professionnel et personnel. Il peut être source, dans le cadre d'une démarche managériale et organisationnelle adaptée, de développement de l'autonomie des salariés. Il participe enfin à la modération des consommations énergétiques. Le 26 novembre 2020, les organisations patronales et syndicales ont conclu un accord national interprofessionnel « pour une mise en œuvre réussie du télétravail ». Un accord national a été conclu le 28 novembre 2017 au sein du Régime général de la Sécurité sociale, après un premier accord national du 4 mars 2014. Deux nouveaux protocoles d’accord nationaux ont été conclus le 11 juillet 2022. Un accord local a été conclu le 1er juillet 2016 et agréé le 15 octobre 2016, à titre expérimental et pour une durée d’un an. Quatre accords relatifs au travail à distance ont été signés en 2017, 2018, 2019 et 2023. Trois avenants en 2020 et 2023 sont venus compléter l’accord local. Dans le même temps, la Branche Recouvrement avait pu définir ses orientations en matière d’organisation du travail et de télétravail via un Socle de principes communs aux organismes de la Branche. Ces travaux ont mis en exergue les enjeux du « Travailler autrement » au profit de nos publics et de nos collaborateurs et ce, notamment afin de concrétiser nos enjeux RSO sur les dimensions sociale, éthique, écologique et économique. Le travail à distance répond à différents enjeux devant être conciliés dans la recherche d'un équilibre en vue de garantir : •Le maintien de la qualité du service rendu à nos usagers, et la continuité de service •La souplesse d'organisation permettant d'améliorer la qualité de vie au travail grâce à des meilleures conditions de travail et à une bonne articulation des temps de vie, contribuant ainsi à la motivation des salariés, •La préservation du lien de chaque salarié avec l'organisme et le collectif de travail afin d'éviter tout phénomène d'isolement et la perte de sens au travail. Le télétravail constitue un vecteur d'attractivité, et de fidélisation des salariés. Son développement concourt en outre aux objectifs de réduction des impacts environnementaux du Régime général visés notamment par le référentiel RSO institutionnel. Enfin, le présent accord doit permettre de trouver un équilibre satisfaisant entre la relation de confiance entre le manager et le salarié d’une part, et la responsabilisation du travailleur à distance, d’autre part, au travers notamment du pilotage et de l’évaluation des activités réalisées. Article 1 – Définition, champ d’application et lieu du télétravail
Définition
Le travail à distance s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par le salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication. Le travailleur à distance désigne toute personne salariée quelle que soit la durée de son temps de travail et la nature de son contrat de travail. Il s’applique également conformément au socle de Branche aux intérimaires et stagiaires. Le travail à distance repose sur plusieurs critères cumulatifs : •Le salarié peut exercer son activité en télétravail compte tenu de la compatibilité de tout ou partie des missions et activités qu'il exerce avec le travail à distance, le salarié accède à son environnement de travail par l'utilisation des outils numériques et de communication mis à disposition par la Direction, •Ce travail à distance est autorisé par la Direction et organisé par le manager, compte tenu du bon fonctionnement du service et du collectif de travail, de la maitrise de l'emploi et de l'autonomie du salarié dans son poste et l'utilisation des outils numériques, •Le salarié alterne un temps minimal de présence sur site et un temps en télétravail ; •Le travail à distance s'exerce sur un autre lieu que celui auquel le salarié est habituellement affecté. Le socle commun de la Branche Recouvrement inscrit dans son principe de droit au travail à distance généralisé, le passage d’une logique d’« emploi éligible» à une logique d’activité télétravaillable. Néanmoins, certaines activités doivent être réalisées nécessairement sur le site de travail habituel.
1.2 Champ d’application Il vise en principe tous les salariés quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail. Il concerne toutes les catégories professionnelles dès lors que la compatibilité de tout ou partie des activités exercées avec le travail à distance est validée. Cette approche par activité implique une appréciation au cas par cas du poste réellement occupé par le salarié au regard du contexte et du fonctionnement de l'organisme. La faculté pour chaque salarié de télétravailler passe par l'identification de la quotité adéquate de télétravail et de la formule de télétravail adaptée en fonction des missions et activités exercées. Les élus du personnel et représentants des organisations syndicales bénéficient de l'accès au travail à distance dans les mêmes conditions que les autres salariés. On entend par télétravailleur, au sens du présent accord, toute personne salariée d'un organisme du Régime général de Sécurité sociale qui travaille dans les conditions définies ci-dessus, et dont tout ou partie des activités exercées est compatible avec la mise en place du travail à distance. Ne sont pas considérés comme bénéficiaires du télétravail : •les salariés qui effectuent des astreintes à leur domicile (pendant la durée de l’astreinte), •Les périodes durant lesquelles sont exercées les activités itinérantes s'effectuant par nature hors du lieu habituel de travail. Plus précisément, sont visés les activités itinérantes des inspecteurs CCA et LCTD, L'organisation dérogatoire du télétravail mis en place en cas de circonstances exceptionnelles collectives peut relever du champ d'application de l'accord relatif au travail à distance, s'il vise une situation d'une durée et d'une ampleur significatives telles que l'activation d'un plan de continuité d'activité (PCA), une opération de déménagement, une situation exceptionnelle climatique… Il ne pourra être déclenché qu'à l'initiative de l'employeur, compte tenu des circonstances locales, dans le respect des prérogatives des élus du personnel et des organisations syndicales. Les règles d'indemnisation ci-après continueront de s'appliquer dans ce cadre. Pour les salariés en situation de télétravail, la Direction peut imposer la journée du vendredi comme journée de télétravail dans le cadre du plan de sobriété énergétique et des réductions de consommation fortement attendues. Il ne pourra être déclenché qu’à l’initiative de l’employeur dans le respect des prérogatives des élus du personnel et des organisations syndicales. Les règles d’indemnisation ci-après continuent de s’appliquer dans ce cadre. 1.3 Lieu du télétravail Le présent accord vise les situations de travail à distance dans lesquelles le travailleur exécute en partie son contrat de travail : -Soit à son domicile ; -Soit dans d’autres locaux de l’employeur que son lieu de travail habituel ; -Soit dans les locaux d’un autre organisme du Régime Général de sécurité sociale ; -Soit dans un tiers lieu (par exemple de coworking), dans ce dernier cas, les frais d’occupation du lieu sont à la charge du salarié ; -Depuis une autre résidence privée différente du domicile, dès lors que l'adresse déclarée à la Direction est stable, se trouve en France et que le salarié atteste que ce lieu est couvert par une assurance couvrant l'activité professionnelle et conforme électriquement, et présente les garanties d’accès et de sécurité informatiques ; En tout état de cause, le secret professionnel, la protection des données personnelles et la sécurité du système d’information doivent pouvoir être assurés dans le lieu d’exercice du travail à distance. Le choix du lieu de travail à distance doit faire l’objet d’une déclaration préalable par le salarié auprès de son employeur, lequel doit expressément accepter le lieu de travail à distance proposé. L’employeur vérifiera notamment la possibilité d’accès internet, de téléphone, la capacité à se rendre sur le site habituel de travail… Article 2 – Conditions de mise en œuvre 2.1 Mise en place du télétravail dans l’organisme Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat du salarié et de l’accord de l’employeur. Lorsqu'un salarié exprime une demande de télétravail, la Direction examine cette demande au vu des conditions de faisabilité tant techniques, qu'organisationnelles au regard du ou des activités éligibles au sein du poste considéré, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire, et de la maîtrise de l'emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome. Ceci dans le cadre de la préservation de la continuité de service. L'accord local définit la procédure de candidature, d'examen et de décision pour la mise en place du télétravail. Le délai de réponse de la Direction ne pourra excéder 30 jours, sauf circonstances exceptionnelles. Ce délai de réponse est issu de l’Accord National relatif au travail à distance du 11 juillet 2022. En cas d'acceptation, cette décision est prise sous réserve de la fourniture de l'attestation d'assurance, de l'attestation sur l'honneur de conformité des installations électriques, ou le cas échéant de l'attestation de diagnostic de conformité électrique. En cas de refus, celui-ci doit être motivé par écrit et reposer sur des motifs objectifs. Le délai de réponse de l'employeur ne pourra excéder 30 jours, sauf circonstances exceptionnelles. L'accord local organise les conditions dans lesquelles le salarié peut demander le réexamen de sa demande du point de vue du délai et de la procédure à suivre. En cas de refus du télétravail au motif que le salarié manque d'autonomie, le manager définit un plan d'accompagnement lui permettant d'accroitre cette dernière. En cours d'exercice de télétravail, le salarié comme la Direction peut décider d'arrêter ou d'adapter le télétravail dans les conditions fixées dans l’article 2.2.1 « Temps minimum de travail effectué dans l’organisme » et dans l’article 2.6 « Réversibilité permanente ». Une campagne d’appel à candidature est organisée annuellement.
2.2 Préservation du lien avec l’organisme 2.2.1 Temps minimum de travail effectué dans l’organisme Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, le travailleur à distance doit être présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient au moins 2 jours par semaine quelle que soit la durée de son temps de travail. Cette quotité peut être annualisée avec l’accord de la direction dans des situations exceptionnelles dans le cadre de l'enveloppe en jours. Ainsi, le salarié peut demander à travailler à distance jusqu’à 3 jours par semaine. Cependant, il s’agit d’une notion de jours évolutive en fonction de l’augmentation des compétences du salarié et de l’évolution de la fonction. De plus, cette notion de jours pouvant être télétravaillés doit être dosée en fonction des activités télétravaillables. La nécessité de maintenir un lien avec l’organisme est primordiale. -Cas de dérogations exceptionnelles : Toutefois et par exception, les salariées en situation de grossesse auront la possibilité de faire une demande de télétravail pouvant aller jusqu’à 100% de leur temps de travail, sur présentation d’un certificat médical. Le télétravail peut être un moyen efficace pour réduire la pénibilité des déplacements des femmes enceintes. Par ailleurs, la direction a la possibilité de mettre en place, dans d’autres situations à durée déterminée, tenant à la situation individuelle du salarié ou à la situation collective de l’organisme (par exemple, travaux sur un site) (cf art 1), des modalités de télétravail pouvant aller jusqu’à 100% du temps de travail dans le respect des modalités de versement de l’indemnité de télétravail précisées dans le présent accord. De plus, quand le télétravail est de nature à favoriser la continuité de l'activité et le maintien dans l'emploi, dans le sens de la prévention de la désinsertion professionnelle, le recours à un télétravail adapté pourra être mis en place. La direction peut autoriser les travailleurs qui travaillent à distance à aménager de manière temporaire les modalités fixées dans l’avenant à leur contrat de travail notamment en cas de difficultés particulières pour rejoindre leur lieu de travail occasionnant des temps de déplacement très importants et inhabituels (pic de pollution, intempéries, canicule, travaux exceptionnels, grève de transports prolongée…). Cette dérogation peut permettre soit une permutation entre un jour de travail à distance et un jour de travail sur le lieu habituel de travail, soit une extension provisoire du nombre de jours pendant lesquels le salarié est autorisé à travailler à distance, y compris dans une même semaine. En cas de nécessité de service (réunions, missions, formations notamment), le salarié peut être amené à travailler à la demande de l’employeur en dehors de son domicile. Ce jour peut être échangé avec un autre jour de travail à distance dans la semaine, sous réserve que sa présence sur son lieu de travail habituel ne soit pas inférieure à 2 jours par semaine. L’employeur s’efforcera de donner un délai de prévenance de 48 heures. La Direction, dans le respect des prérogatives du Comité social et économique et compte tenu des préconisations éventuellement formulées par le médecin du travail, examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées. Cet examen peut, notamment, le conduire à déroger aux 2 jours minimum de travail sur site devant être effectués dans l'organisme. -Cas de suspension provisoire du télétravail : Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher de manière temporaire de travailler à distance (indisponibilité physique du lieu de travail à distance, difficultés techniques liées notamment à des incidents informatiques). Dans ces hypothèses, le salarié ou son responsable hiérarchique, peut demander, dès qu’il a connaissance de ces événements, la suspension ou l’aménagement temporaire du travail à distance. En cas d’incident survenant le jour même du travail à domicile ou dans un lieu privé différent du domicile du télétravailleur, le salarié entre en contact avec son supérieur hiérarchique pour trouver une activité de remplacement. Si cela n’est pas possible, le salarié peut choisir de poser un congé, une RTT, un congé sans solde ou de se rendre sur son lieu habituel de travail après avoir échangé avec son manager. Il est décidé au cours de la journée de ce qui sera fait pour les autres jours. Dans le cas où le supérieur hiérarchique n’est pas joignable (déplacement, absence…), le travailleur à distance devra contacter le Pilote de la fonction. 2.2.2 Aménagements du travail à distance dans des conditions particulières Quand le travail à distance est de nature à favoriser l’emploi d’un salarié en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l’employeur examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées. Cet examen s’effectue en tenant compte des mêmes conditions d’éligibilités que celles prévues au « 2.3 Conditions d’éligibilités ». Dans ces cas particuliers, les agents pourront déroger aux 2 jours de travail devant obligatoirement être effectués dans l’organisme, sans déroger aux règles applicables au versement de l’indemnité. 2.2.3 Participation à la vie de l’organisme Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme, les travailleurs à distance participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service. 2.3Conditions d’éligibilité au dispositif Les demandes de travail à distance sont examinées au vu des conditions de faisabilité tant techniques qu’organisationnelles au regard du poste de travail, et de la maîtrise de l’emploi, notamment la capacité du salarié demandeur à travailler de manière autonome. Conditions d’éligibilité du salarié : Le travail à distance est ouvert aux travailleurs qui remplissent les conditions suivantes : 1-La nécessité d’acquisition d’un degré de maîtrise des compétences, de méthode et de rigueur suffisants en lien avec l’activité exercée. A cet effet et parce-que la notion d’ancienneté est abandonnée, les managers s’engagent à assurer un suivi régulier de la montée en compétences des travailleurs via les parcours d’intégration, les plans d’accompagnement et les entretiens annuels 2- Il appartient au manager de s’assurer de la capacité à travailler à distance, d’apprécier le reporting du collaborateur en travail à distance, la capacité à organiser les tâches qu’il doit effectuer, via un suivi d’activité. Conformément au socle commun de branche, pour les personnes en CDD, intérimaires, alternants et stagiaires, l’accès au travail à distance se fonde sur l’évaluation par le manager de la période d’intégration dont la durée doit être définie au regard de la durée globale du contrat et en cohérence avec la période d’essai. La capacité à travailler à distance devant être évaluée et accompagnée dès l’embauche. Les candidats en situation de handicap doivent remplir l’ensemble de ces conditions, notamment la capacité à travailler à distance. Toutefois, la Direction de l’Urssaf Franche-Comté tiendra compte de la situation particulière du candidat lors de l’examen de la candidature afin de faciliter les modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail en vertu de l’article L.1222-9 II 5° du Code du travail. 3- Maîtriser son poste et son environnement de travail. Pour le travail sur un autre site ou dans un autre organisme que le site d’affectation, l’employeur tient compte des places disponibles et le travailleur à distance peut ne pas disposer d’un bureau dédié. Pour le travail à distance, le travailleur à distance atteste sur l’honneur qu’il dispose d’un espace de travail dédié qui permet le respect de conditions de travail satisfaisantes. Quel que soit le lieu d’exercice du travail à distance, celui-ci doit permettre des conditions de travail satisfaisantes et le respect de la confidentialité des affaires, des dossiers et des données traitées. Ainsi, par exemple, un conseiller offre de service devra pouvoir travailler sans fonds sonore susceptible de perturber les communications notamment avec les cotisants. Afin de permettre au télétravailleur d’exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que s’il était à son poste de travail, l’employeur lui fournit le matériel informatique et de communication nécessaire. Toutefois, un travailleur à distance et son employeur disposent de la faculté d’accepter d’exercer l’activité en télétravail sur du matériel personnel au travers de procédures normalisées et sécurisées. Les heures de travail à distance doivent être consacrées uniquement à l'exercice de l’activité professionnelle, à l’exclusion de toute autre activité personnelle. La demande de travail à distance peut donc être refusée si un de ces cas n’est pas satisfait. En cas de suspension du contrat de travail, pour absence notamment, le travailleur n’est plus en situation de travail à distance. Enfin, sous réserve de la compatibilité de leur activité, les salariés titulaires d’un mandat d’élu municipal, départemental ou régional bénéficient d’un traitement priorisé de leurs demandes d’accès au télétravail.2.4Procédure de mise en place du travail à distance 2.4.1 Formalisme d’entrée dans le dispositif Le salarié qui souhaite bénéficier de la possibilité de travailler à distance forme une demande écrite constituée du formulaire de candidature (Annexe 1) adressé à son responsable hiérarchique, à laquelle il joindra la réponse à un questionnaire d’auto-évaluation et de motivation (Annexe 2) lui permettant de préciser les conditions dans lesquelles il souhaite accéder au travail à distance et d’exprimer sa compréhension des modalités de travail à distance et de ses conséquences pour son activité. Etant précisé que le choix des jours de télétravail résulte d’un accord entre les parties, qui doit permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d’affectation du salarié. Un représentant du service Informatique estimera la faisabilité numérique en fonction du résultat obtenu lors d’un test de connexion (Annexe 3). L’absence de connexion Internet ou un débit inférieur à 2MO sera un critère d’exclusion du dispositif de travail à distance (soit une connexion ADSL en débit descendant de 2 Mb/s au minimum). Sous réserve de cette éligibilité numérique, la candidature est examinée par : -Le responsable hiérarchique direct -Le pilote de fonction -Un représentant de la fonction RH pour avis, Et autorisée par la Direction régionale. Lorsque le salarié est éligible, un entretien peut avoir lieu avec le service RH. 2.4.2 Réponse de l’employeur La décision de l’employeur, qu’elle soit positive ou négative, donne lieu à une notification au salarié concerné, dans un délai maximum de 30 jours à compter de la réception de la demande. a)Réponse négative En cas de refus de l’employeur, celui-ci doit être motivée par écrit. Si refus il y a, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la direction de l’organisme dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale. La direction de l’organisme est tenue de répondre à cette demande de réexamen par écrit et de façon motivée dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception de l’écrit du salarié. b)Réponse positive En cas d’acceptation, lorsque la demande porte sur le télétravail pendulaire à domicile, la décision est prise sous réserve de la fourniture par le salarié : -De l’attestation d’assurance prévue à l’article 4.2. -D’une attestation sur l’honneur de la conformité des installations électriques ou du diagnostic électrique établi par un professionnel, selon le choix du salarié et prévu à l’article 3.1.1. A défaut de remise de ces documents probants, le travail à distance ne peut débuter. La fourniture de ces documents par le salarié est exigée pour le télétravail à domicile ou un autre lieu déclaré par le travailleur. L’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le travail à distance respectent les règles relatives à l’hygiène, à la sécurité et aux conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès au domicile du travailleur à distance sous réserve de son accord et de sa présence. En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité de son domicile, l’employeur peut refuser la demande de travail à distance ou mettre fin à la situation de travail à distance. 2.4.3 Avenant au contrat de travail Préalablement à la mise en œuvre du travail à distance, le salarié signe un avenant à son contrat de travail. Cet avenant, qui est conclu pour une durée comprise entre un et trois ans, peut être renouvelé autant de fois que de besoin dès lors que le salarié et l’employeur en sont convaincus. Le salarié s’engage à modifier ses jours télétravaillés en fonction des réunions et formations nécessitant une présence sur site et à en informer son supérieur hiérarchique. Il convient de rappeler que, sauf lorsque le télétravail est justifié par des raisons médicales et après accord de la Direction, le salarié doit être présent dans son unité de travail au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail. L’avenant précise qu’en cas de nécessité de service (réunions, missions, formations notamment), le travailleur peut être amené à travailler à la demande de l’employeur en dehors de son domicile ou du site d’accueil. L’employeur s’efforcera de donner un délai de prévenance de 48 heures. 2.5Période d’adaptation Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation d’une durée de 3 mois. Pendant cette période, chacune des parties est libre de mettre fin au travail à distance moyennant le respect d’un délai de prévenance réciproque de 15 jours. Dans tous les cas, le manager porte une attention renforcée au suivi du salarié lorsqu'il débute le télétravail, afin d'accompagner sa prise d'autonomie et la maitrise des outils de travail et de communication à distance. Le salarié suit les formations adaptées pour soutenir cette nouvelle posture de travail. Par ailleurs, le manager organise des points de suivi réguliers avec le salarié au cours des mois suivant le début du travail à distance, et dès que le salarié en exprime le besoin. Un bilan de la situation de télétravail est systématiquement réalisé lors de l’entretien annuel d’évaluation afin d’identifier les adaptations éventuelles qui pourraient être apportées. Cette période d’adaptation ne s’applique que lors de la mise en place du travail à distance. Elle est exclue lors du renouvellement de l’avenant au contrat de travail si le salarié conserve le même poste. Une nouvelle période d’adaptation sera prévue en cas de changement d’une modalité de travail à distance qui suppose la conclusion d’un nouvel avenant au contrat de travail (passage du travail à distance sur un site au travail à distance à domicile par exemple). Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de travail à distance. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du travail à distance. Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation : A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin, au travail à distance avant le terme prévu par l’avenant au contrat de travail sous réserve de respecter un préavis qui, sauf accord des parties, est de 30 jours pour l’employeur et 15 jours pour le salarié. Le salarié retrouve son poste et ses conditions de travail antérieures. Cette décision qui met fin automatiquement à l’avenant au contrat de travail est notifiée par écrit. 2.6Réversibilité permanente Le télétravail relevant d’une décision commune du salarié et de l’employeur, les parties ont la possibilité, au cours de son exercice, d’adapter ou de mettre fin au travail à distance selon les modalités suivantes. A l’initiative du salarié : Au cours de l’exercice de télétravail, le salarié peut faire valoir son souhait de mettre fin au télétravail, sous réserve de respecter un délai de préavis de 15 jours maximum. A l’initiative de l’employeur : En cours d’exercice du télétravail, l’employeur peut décider de mettre fin au télétravail compte tenu de l’existence de motifs objectifs et argumentés rendant l’exercice du télétravail à distance impossible, sous réserve de respecter un délai de préavis de 30 jours. Cela peut correspondre à des situations de récurrences de problèmes techniques fréquents, le changement de fonction, un besoin d’accompagnement impliquant une présence plus régulière sur site, le non-respect des obligations en matière de protection des données, de sécurité informatique…. La décision de l’employeur est notifiée par écrit et argumentée. Elle s’appuie sur des entretiens réguliers de suivi, à la mise en place préalable d’actions visant à résoudre la problématique visée. La réversibilité du télétravail ne fait pas obstacle à la formulation d’une nouvelle demande de télétravail dans le cadre d’une campagne de formulation des demandes. L’employeur garantit au salarié les conditions de retour sur son poste de travail. Les parties peuvent adapter les modalités du télétravail par commun accord à tout moment. Cette modification est notifiée par écrit et elle est conditionnée à la validation formelle de l’employeur et du salarié. 2.7 Situation en cas de changement de domicile ou de fonctions La poursuite du travail à distance en cas de changement de fonctions ou de domicile est subordonnée à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant au contrat de travail entre le salarié et l’Urssaf. Etant précisé qu’en cas de changement de domicile, le salarié doit en informer son employeur car il sera nécessaire de procéder à une nouvelle vérification des installations électriques et de l’ergonomie de l’espace de travail du salarié. Article 3 - Organisation du travail à distance 3.1 Equipements mis à disposition Lorsque le travail à distance s’effectue au domicile du salarié, son habitation ainsi que son espace de travail doivent être compatibles avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles d’hygiène, de sécurité et de confidentialité. 3.1.1 Diagnostic électrique Pour bénéficier du télétravail à domicile, le salarié doit fournir à son employeur une attestation sur l’honneur de la conformité de ses installations électriques, préalablement à la signature de l’avenant à son contrat de travail. A défaut et en cas de doute, il appartient au salarié d’informer son l’employeur afin qu’il diligente un diagnostiqueur professionnel pour procéder au diagnostic électrique de son domicile. L’attestation sur l’honneur ou le diagnostic électrique établi par un professionnel, indique que l’installation électrique de son domicile est conforme à la réglementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité. En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes sont à la charge du salarié. Il est rappelé au salarié qu’en cas de doute, et pour ne pas prendre de risque, un diagnostic électrique sera à privilégier. 3.1.2 Ergonomie du poste de travail Le choix du matériel mis à disposition sera fait par la direction en fonction du coût, des contraintes techniques, de la facilité d’utilisation et du matériel du travailleur déjà en possession. En tout état de cause et sous réserve de disponibilité, le travailleur à distance bénéficiera d’un écran, d’un clavier et d’un dispositif téléphonique professionnel. L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle. Lorsque le salarié travaille à distance depuis un autre site, le mobilier de travail est mis à sa disposition. Lorsque le salarié travaille à distance depuis son domicile, et qu’il utilise ses équipements personnels (local, table, chaise), il doit attester sur l’honneur qu’il dispose d’un aménagement ergonomique de son poste de travail lui permettant d’exercer son activité professionnelle de manière sécurisée. Le salarié bénéficie d’un service approprié d'appui technique depuis son domicile ou depuis son site d’accueil, assuré par la hotline téléphonique. En cas de dysfonctionnement, le salarié travaillant à distance doit en informer dans les meilleurs délais la hotline informatique de l’Urssaf ainsi que son responsable hiérarchique. Le salarié s’engage à prendre soin du matériel mis à disposition. Le salarié restitue le matériel lié au travail à distance lorsqu’il est mis fin au dispositif.Une prise en charge partielle d’achat d’équipement peut être mise en œuvre par l’employeur selon le cadrage national et les disponibilités budgétaires. Celle-ci correspondrait à une participation de l’employeur à l’achat, par le salarié, de mobilier en lien avec l’exercice du télétravail et contribuant à la prévention des risques de troubles musculosquelettiques. Selon le cadrage national et les disponibilités budgétaires, cette prise en charge de l’employeur peut s’élever à 50% de la dépense engagée pour le matériel et dans une limite fixée à 150€ par agent, sur présentation d’un justificatif d’achat. La mesure est cependant limitée dans le temps sur la base du délai d’amortissement comptable de 10 ans.
3.2Horaires de travail et disponibilité L’organisation du travail à distance se fait dans le cadre des horaires habituels du service auquel le salarié est affecté. A ce titre, le travailleur à distance est soumis à l’accord collectif relatif à l’horaire variable ainsi qu’à l’accord collectif relatif à l’aménagement et à la réduction du temps de travail, applicables au sein de l’organisme. Le travailleur à distance ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande de l’Urssaf. Les heures supplémentaires doivent toujours faire l’objet d’une autorisation préalable, même en situation de travail à distance. Le salarié doit être joignable durant les plages horaires telles que fixées par l’accord collectif relatif à l’horaire variable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance. Ces plages horaires sont portées à la connaissance du responsable hiérarchique ainsi que des collègues de travail du salarié afin de garantir le respect de la vie privée du salarié. Ces plages horaires correspondent au temps où le salarié est « badgé » sur le logiciel de GTA. L’employeur est tenu de respecter ces plages horaires, et ne peut donc contacter le salarié en dehors de celles-ci. Parallèlement, il est reconnu aux travailleurs à distance un droit à la déconnexion en dehors de l’amplitude horaire journalière en vigueur dans l’organisme et pendant la durée légale de repos quotidien, dans le respect du protocole d’accord relatif au droit à la déconnexion. Cette disposition garantit l’effectivité du droit au repos en situation de travail à distance et participe à la prévention des risques psychosociaux dans l’organisme. En conséquence, le travailleur à distance a également un devoir de déconnexion des outils mis à disposition (téléphone, ordinateur). Pour les salariés ayant conclu une convention annuelle de forfait en jours, chaque journée de travail réalisée à distance équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait. Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme et l’équipe de travail, les travailleurs qui travaillent à distance participent dans les mêmes conditions que les autres travailleurs aux formations et aux réunions de service. Il appartient également à chaque salarié de porter une attention avisée au respect de son propre droit à la déconnexion, ainsi qu'à l'exercice du droit à la déconnexion des autres. Des actions de sensibilisation et de formation auprès des salariés visant à prévenir le risque d'hyper-connexion en posture de télétravail seront déployées. 3.3 Formules d’organisation du télétravail Le télétravail peut être organisé, dans le respect du principe socle de 2 jours de présence hebdomadaire sur site, selon diverses modalités. A titre dérogatoire et exceptionnel, en cas de congés ou de formation durant la semaine, il pourra être dérogé au principe de 2 jours sur site. Un suivi particulier de cette disposition sera mis en place. Sont mobilisables : •La formule hebdomadaire à jours fixes, un jour, deux jours ou trois jours ; •La formule sous forme d'enveloppe annuelle de jours, 45 jours/an ou 90 jours/an ; •La formule mixant télétravail hebdomadaire et enveloppe annuelle de jours, 1 jour fixe et 90 jours forfaitaires par exemple, ou 2 jours fixes et 45 jours forfaitaires, ou un jour fixe et 45 jours forfaitaires. Etant précisé, qu’en cas d’acceptation par l’employeur de la formule de 3 jours fixes, de la formule 2 jours fixes avec forfait mobile de 45 jours, de la formule de 1 jour fixe avec forfait mobile de 90 jours, le salarié doit notamment accepter de ne plus disposer de bureau dédié pour des raisons de gestion de l’espace disponible. En effet, les adaptations des environnements de travail induisent notamment un principe de partage des espaces, comme condition d’accès au travail à distance.Dans le cadre du travail à distance hebdomadaire, le télétravail par demi-journée est possible lorsqu’il complète une demi-journée d’absence du salarié ou un déplacement professionnel, dès lors que son recours préserve l'efficience d'organisation, il ne peut être complété par une autre demi-journée de télétravail. Dans ce cadre et selon la formule de jours fixes, il ne peut être envisagé de télétravailler par demi-journée que dans les cas suivants : - Un salarié qui télétravaille habituellement la journée complète et pose en accord avec son employeur ½ CP ou ½ RTT ; - Un salarié à temps partiel sur une demi-journée effectuant du télétravail ce jour-là ; - Un salarié qui travaille 39 h par semaine avec une formule de prise de RTT fixe d’une demi- journée; - Un salarié qui travaille contractuellement une demi-journée dans la semaine. 3.4 Enveloppe de jours de télétravail à prendre au cours de l’année Est offerte ici la possibilité de jours de travail à distance forfaitaires par année civile, soit 45 jours ou 90 jours en fonction des activités réalisées Les formules forfaitaires, annualisant le nombre de jours de télétravail accordés, ne peuvent conduire à des organisations dérogeant au minimum de présence de deux jours de présence par semaine dans l’organisme, dès lors que celles-ci sont compatibles avec les nécessités de service et l’organisation collective du travail mise en place par l’employeur. La formule forfaitaire de 45 jours ou 90 jours est applicable à l’ensemble des agents ayant le statut de télétravailleur. Elle est cumulable avec la formule hebdomadaire d’un ou deux jours fixes hormis pour les inspecteurs. Les inspecteurs ne peuvent prétendre qu’aux formules de forfait télétravail. Les formules nécessitent un minimum d’autonomie dans l’organisation de l’activité du télétravailleur, celle-ci est appréciée par leurs managers et pilotes. Pour ces deux formules, les jours de travail à distance sont posés au cours de l’année civile selon les demandes formulées par le salarié et ne pourront être télétravaillés qu’après accord du responsable hiérarchique. Le salarié établira un planning prévisionnel trimestriel en accord avec son responsable hiérarchique. 3.5 Badgeage et saisie des jours de télétravail Le badgeage s’effectue au poste de travail. Il conviendra de mettre en veille l’équipement informatique (lorsque l’agent quitte l’espace dédié affecté au travail à distance). Les journées de télétravail sont saisies dans l’outil de workflow.
3.6 Suivi du travail à distance En cas de besoin, le manager et son collaborateur bénéficiant du travail à distance peuvent planifier un point de suivi sur le sujet. Les travailleurs en situation de handicap pourront faire l’objet d’un suivi plus régulier, que ce soit de leur propre initiative ou de celle de l’employeur. Par ailleurs, l’EAEA est l’occasion a minima annuellement de suivre l’organisation du travail à distance. Sont notamment évoqués les conditions d’activité du travailleur à distance, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme. Article 4 - Droits et obligations du salarié travaillant à distance 4.1 Respect de la vie privée Les plages horaires durant lesquelles l’employeur peut contacter le salarié sont précisées dans l’avenant à son contrat de travail afin de préserver sa vie privée lorsqu’il travaille depuis son domicile. Le télétravail ne doit pas conduire à ce que l’employeur s’immisce dans la vie personnelle du salarié ou dans l’organisation de celle-ci. 4.2 Assurance Le salarié qui travaille à distance depuis son domicile doit informer son assureur qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle, et s’assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ses journées de télétravail. Il doit fournir à l’Urssaf une attestation de son assureur en ce sens avant signature de l’avenant à son contrat de travail. Elle est ensuite renouvelée à la date d’échéance. Cette assurance sera requise en cas de télétravail depuis une autre résidence privée. 4.3 Frais professionnels Sur présentation de factures, l'employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail à domicile dans les conditions suivantes : - le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques à la demande du salarié concernant son domicile ; - le surcoût éventuel de l'assurance du domicile où exerce le télétravailleur pour son montant réel ; Quelle que soit la formule de télétravail, une indemnité forfaitaire journalière est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l'exercice du travail à distance (notamment abonnement internet, consommation d'électricité, d'eau, de chauffage). Cette indemnité forfaitaire journalière est versée, mensuellement, pour chaque jour effectivement télétravaillé depuis le domicile, une autre résidence privée différente du domicile ou un tiers-lieu tels que mentionnés à l'article 1.3, à hauteur de 2,70 €. Elle est également versée, sans proratisation, au salarié en télétravail sur la demi-journée. L'indemnité forfaitaire n'est versée que pour les jours de télétravail effectif, elle n'est pas due lorsque le salarié n'a pas été en situation de télétravail (en raison d'absences diverses, travail sur site, formation, mission, réunion...), y compris lorsqu'une journée de télétravail était initialement prévue. Le montant de l'indemnité est revalorisé au 1er janvier de chaque année en fonction du taux d'évolution annuelle constaté de l'indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible », ou de tout indice qui viendrait à s'y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique. L'Ucanss notifie aux organismes, ainsi qu'aux organisations syndicales, dès la publication de l'indice Insee de référence de décembre, les nouveaux montants revalorisés de ces indemnités forfaitaires dans la limite de 3 jours par semaine. 4.4Protection des données L’Urssaf est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les travailleurs à des fins professionnelles. Le travailleur à distance s’engage à respecter la charte informatique en vigueur au sein de l’Urssaf ainsi qu’à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité. Il fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des normes en matière de mot de passe pour les travaux effectués à son domicile. Le travailleur à distance est par ailleurs garant de l'intégrité de ses dossiers, de son matériel et de ses accès. Des actions de sensibilisation et d'information visant à développer la culture de prévention des salariés quant à la protection des données et du matériel informatique en posture distancielle sont déployées régulièrement. 4.5Droits individuels et collectifs du salarié Les travailleurs à distance bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise, notamment en matière d’accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes informations relatives à la vie de l’organisme. En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues. A ce titre, les travailleurs à distance ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l’Urssaf. Lors de l’entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d’organisation du travail. Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux travailleurs à distance les jours de travail à distance. Dans la situation d’une journée scindée en une demi-journée télétravaillée et une demi-journée non télétravaillée, si le salarié est amené à effectuer un déplacement professionnel pendant la demi-journée non télétravaillée alors il bénéficie des dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement. L’Urssaf s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du travailleur à distance soient évalués dans les mêmes conditions que ceux fixés pour les travaux effectués dans les locaux de l’organisme. Le manager a un rôle majeur pour développer des nouveaux modes d'association des salariés dans le cadre d'une organisation mixte du travail, en utilisant les technologies numériques de communication et d'information, et en adaptant les modalités de coopération au sein de son équipe, et avec les autres services. Cette dimension fait l'objet d'un accompagnement renforcé dans le plan local d'accompagnement de la fonction managériale. Article 5 - Relations sociales En tant que salariés de l’organisme, les travailleurs à distance sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs. A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés. Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants. Enfin, les travailleurs à distance peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens notamment en termes de crédit d’heure. Ce crédit peut être utilisé, en tout ou en partie, pendant les heures de travail à distance. Article 6 - Santé au travail et les représentants du personnel L’Urssaf informe le salarié qui travaille à distance de la politique de l’organisme en matière de santé et de sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il travaille depuis son domicile. Néanmoins, l'exercice fréquent du travail à distance peut emporter des risques spécifiques liés à l'isolement du salarié, ou encore au travail prolongé en posture assise et sur écran. Ceux-ci sont pris en compte dans le cadre du dialogue social via l'identification d'actions dans le plan de prévention des risques professionnels issus du DUERP. L’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le travail à distance depuis le domicile respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès à son domicile sous réserve de son accord et de sa présence. En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité, l’employeur peut refuser ou mettre fin au travail à distance depuis le domicile. En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du travail à distance à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes. L’accident survenu par le fait ou à l’occasion du travail, sur le lieu où est exercé le travail à distance, pendant les plages horaires du travail à distance est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du Code de la sécurité Sociale. A cet effet, le travailleur à distance informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans la journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime). L’employeur procédera, dans les 48 heures, à une déclaration d’accident de travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie dont relève la victime. En outre, la liste nominative des salariés en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail ainsi qu'aux représentants du personnel. Article 7 - Sensibilisation et formation Les travailleurs à distance reçoivent une formation/sensibilisation appropriée notamment sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail. Les managers chargés d’encadrer les travailleurs à distance sont formés/sensibilisés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance. A ce titre, un dispositif de formation traitant des atouts et des risques potentiels du management des travailleurs à distance, ainsi que des droits, devoirs et comportements attendus de ces derniers est mis en place. Les travailleurs de l’unité de travail sont sensibilisés à cette forme d’organisation du travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues lorsqu’ils travaillent depuis leur domicile. Article 8 - Suivi et bilan La mise en œuvre du travail à distance fait l’objet d’une consultation préalable devant le Comité social et économique. En cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau pour évaluer l’opportunité d’adapter l’accord. Un bilan annuel dans le protocole d’accord national sera présenté au Comité social et économique. Il comprend les éléments permettant de comparer l’évolution salariale des travailleurs à distance avec celles des autres salariés. Article 9 – Dispositions générales 9.1 Durée du protocole L’accord est conclu pour une période déterminée de 3 ans à compter de la date d’agrément.9.2 Révision Conformément aux articles L.2222-5 et L.2261-7 du Code du Travail, le présent protocole pourra être révisé via la conclusion d’un avenant. Cet avenant pourra être négocié durant le cycle d’application de l’accord avec les parties signataires afin d’adapter ce dernier aux évolutions juridiques et organisationnelles. Toute demande de révision doit être portée à la connaissance des autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception et comporter l’indication des points à réviser et des propositions formulées en remplacement. Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai d’un mois suivant la réception de cette lettre, les parties se réunissent pour examiner l’opportunité d’ouvrir une nouvelle négociation. 9.3 Dépôt et publicité Dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel, le présent protocole sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale, l’Urssaf Caisse Nationale. Une fois agréé le protocole donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues par les articles D 2231-2 et suivants du code du travail. Le dépôt est opéré en deux exemplaires, dont un exemplaire sur support électronique sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et un exemplaire auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes compétent. Il sera par ailleurs affiché dans les locaux de l’URSSAF. Les représentants du personnel en recevront un exemplaire. L’ensemble des salariés sera informé de ces nouvelles dispositions par voie d’affichage et une mise à disposition sous format dématérialisé. Article 10 – Entrée en vigueur L’entrée en vigueur du présent protocole est subordonnée à l’agrément ministériel. Il entre en vigueur le 1er jour du mois suivant son agrément.
