MISE EN PLACE DE CONVENTIONS INDIVIDUELLES DE FORFAIT EN JOURS
Entre les soussignés :
L’Association Union Régionale de l’Habitat Hauts-de-France
Représentée par XXX, agissant es-qualité de Président Dont le siège est situé 521 avenue du Président Hoover, Polychrome 1er étage, 59 000 Lille, Siret n°327664942200056
ci-après dénommée URH Hauts-de-France
Et
Madame XXX
Membre titulaire de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE) représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du CSE lors des dernières élections professionnelles
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Préambule
Le présent accord d’entreprise a pour objet la mise en place de conventions de forfaits annuels en jours au sein de l’ URH Hauts-de-France et fixe, notamment, les modalités de suivi de la charge de travail des salariés concernés au regard des exigences des dispositions légales et réglementaires. Les missions spécifiques exercées par certains salariés de l’association ont conduit à envisager la mise en place du forfait annuel en jours. Le
17 octobre 2024, l’accord a été approuvé par le CSE, en application des dispositions de l’article L 2232-23-1 du Code du travail par la signature des membres titulaires du CSE non mandatés représentant la majorité des suffrages.
Les dispositions du présent accord n’ont ni pour objet ni pour effet de se cumuler avec toutes autres dispositions conventionnelles qui porteraient sur le même objet, auxquelles elles se substituent.
ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique aux salariés de l’ URH Hauts-de-France, relevant de l’article L. 3121-58 du Code du travail.
Sont plus précisément concernés, les salariés cadres qui sont entièrement autonomes dans l’organisation de leur temps de travail et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’équipe à laquelle ils sont intégrés ; Le présent accord est également applicable aux salariés non cadres dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une très grande autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps ; A ce titre, il est retenu qu’appartiennent notamment à ces catégories les salariés suivants :
Le Directeur/la Directrice
Le Secrétaire Général / La Secrétaire Générale
Le Responsable de pôle / la Responsable de pôle IPS (politiques sociales)
Le Responsable de pôle / la Responsable de pôle SUP (Stratégies urbaines et patrimoniales)
Les catégories d’emploi précédemment exposées n’ont pas un caractère exhaustif. Il en résulte que des conventions de forfaits pourront être conclues avec des salariés relevant d’autres catégories non visées mais répondant aux critères d’autonomie propres à chaque catégorie de salariés « cadres » ou « non-cadres » énoncés ci-dessus.
Il est expressément rappelé que l’autonomie dont disposent les salariés visés par le présent accord s’entend d’une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps.
Celle-ci ne leur confère pas une totale indépendance et ne les délie pas de tout lien de subordination hiérarchique. Ainsi, les salariés concernés s’ils gèrent de manière autonome leur emploi du temps devront informer leur hiérarchie de leur activité. En outre, ils devront organiser leur activité dans des conditions compatibles avec leurs missions, leurs responsabilités professionnelles, leurs objectifs et l’organisation de l’entreprise.
ARTICLE 2 : Période de référence du forfait
Le décompte des jours travaillés se fera dans le cadre de l’année civile.
ARTICLE 3 : Conclusion de conventions individuelles de forfait annuel en jours
La mise en œuvre du forfait annuel en jours fera l’objet de la conclusion d’une convention individuelle de forfait entre le salarié et l’employeur. La conclusion d’une telle convention requiert l’accord du salarié et fait impérativement l’objet d’un écrit signé par les parties (contrat de travail ou avenant annexé à celui-ci). Le refus de signer une convention individuelle de forfait ne remet pas en cause le contrat du salarié et n’est pas constitutif d’une faute. Cette convention individuelle précisera :
Les caractéristiques de l’emploi occupé par le salarié justifiant qu’il puisse conclure une convention de forfait en jours ;
La période de référence du forfait annuel, telle que fixé par le présent accord ;
Le nombre de jours compris dans le forfait annuel du salarié, ce nombre étant plafonné au nombre d’heures fixé à l’article 4 du présent accord ;
La rémunération qui devra être en rapport avec les sujétions qui sont imposées au salarié.
ARTICLE 4 : Nombre de jours compris dans le forfait
Le nombre de jours compris dans le forfait annuel est fixé au maximum à
207 jours par an (journée de solidarité incluse).
Ce chiffre correspond à une année complète de travail d’un salarié justifiant d’un droit intégral à congés payés. Dans le cas contraire, ce nombre doit être réajusté en conséquence. Le temps de travail du salarié avec lequel est signée une convention individuelle de forfait est décompté en nombre de jours travaillés, défini dans une convention écrite individuelle conclue avec lui. Le salarié en forfait-jours gère librement son temps de travail en prenant en compte les contraintes organisationnelles de l’association URH Hauts-de-France, ainsi que les besoins des clients. Aux termes de l’article L. 3121-62 du Code du travail, le salarié en forfait-jours n’est pas soumis :
À la durée légale hebdomadaire prévue à l’article L. 3121-27 du Code du travail, soit 35 heures par semaine ;
À la durée quotidienne maximale de travail prévue à l’article L. 3121-18 du Code du travail, soit 10 heures par jour ;
Aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues à l’article L. 3121-20 et L. 3121-22 du Code du travail, soit 48 heures pour une semaine et 44 heures sur 12 semaines consécutives.
Le salarié doit respecter les temps de repos obligatoires :
Le repos quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives (C. trav., art. L. 3131-1) ;
Le repos hebdomadaire d’une durée minimale de 24 heures consécutives auxquelles s’ajoutent les heures consécutives de repos quotidien, soit 35 heures au total (C. trav., art. L. 3132-2).
Étant autonome dans l’organisation de son emploi du temps, le salarié en forfait-jours n’est pas soumis à un contrôle de ses horaires de travail. Son temps de travail fait l’objet d’un décompte annuel en jours de travail effectif. Néanmoins, l’intéressé doit veiller à respecter une amplitude de travail raisonnable et répartir sa charge de travail de manière équilibrée dans le temps.
ARTICLE 5 : Conditions de prise en compte des absences
Chaque journée d’absence s’impute sur le nombre de jours travaillés de la convention de forfait. Les absences non rémunérées d’une journée seront déduites de la rémunération mensuelle sur la base d’un salaire journalier reconstitué. L'acquisition du nombre de jours de repos liés au forfait annuel en jours est déterminée en fonction du temps de travail effectif dans l'année. Le calcul de ce nombre de jours auquel le salarié a droit est proportionnellement réduit par ses absences non assimilées à du temps de travail effectif.
ARTICLE 6 : Conditions de prise en compte des arrivées et départs en cours de période
En cas d’embauche en cours de période, ou de conclusion d’une convention individuelle en jours en cours de période, la convention individuelle de forfait définit individuellement pour la période en cours, le nombre de jours restant à travailler. Pour cela, il sera tenu compte notamment de l’absence de droits complets à congés payés (le nombre de jours de travail étant augmenté du nombre de jours de congés manquant pour atteindre un congé annuel intégral) et du nombre de jours fériés chômés situés pendant la période restant à courir. En cas de départ en cours de période, le nombre de jours à effectuer jusqu’au départ effectif est évalué en prenant en compte le nombre de congés payés acquis et pris. Une régulation de la rémunération pourra être effectuée selon que le salarié aura travaillé un nombre de jours supérieur ou inférieur au nombre de jour qu’il aurait du travailler pour la période comprise entre le premier jour de la période de référence et le dernier jour de travail.
ARTICLE 7 : rémunération
Le salarié bénéficiant d’une convention annuelle de forfait en jours perçoit une rémunération forfaitaire, en contrepartie de l’exercice de sa mission. La rémunération sera fixée sur l’année et sera versée par douzième indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois. À cette rémunération s’ajouteront les autres éléments de salaires prévus par l’accord collectif interentreprise des structures professionnelles de l’habitat social.
ARTICLE 8 : ORGANISATION DES JOURS DE REPOS
8.1. Nombre de jours de repos
Les salariés dont le temps de travail est décompté en jours sur l’année bénéficient d’un nombre de jours de repos lié au forfait annuel en jours au sein l’Association, évoluant chaque année en fonction du nombre de jours fériés tombant sur un jour ouvré. Le nombre de jours de repos liés au forfait annuel en jours sera déterminé, tous les ans, en fonction du nombre de jours travaillés sur l’année, selon la formule suivante : 365 / 366 (jours annuels) - le nombre de samedi et de dimanche - le nombre de droits à congés payés ouvrés - le nombre de jours fériés ouvrés - le nombre de jours travaillés dans le cadre de la convention de forfait.
8.2. Prise des jours de repos
Compte tenu de l’autonomie dont disposent les salariés dans l’organisation de leur travail, les jours de repos sont pris à l’initiative du salarié, par journée(s) ou demi-journée(s), à des dates choisies en considération des obligations liées aux missions. Les jours de repos doivent être pris dans leur intégralité tout au long de l’année et au plus tard avant l’issue de la période de référence, soit le 31 décembre ou, le cas échéant, affectés au compte épargne temps. A défaut, les jours de repos non pris ne seront ni reportables ni indemnisables. Afin de garantir la prise effective des jours de repos, et de permettre à la hiérarchie de disposer d’une visibilité sur les présences et absences des salariés, un mécanisme de suivi est mis en œuvre. Ce dispositif permet d’anticiper la prise des journées ou des demi-journées de repos, en fonction du nombre de jours travaillés depuis le début de l’année, des prévisions d’activité, des congés payés ou des absences prévisibles. Il est, dans ce cadre, assuré un suivi du nombre de jours travaillés et du nombre de jours restants à travailler. Si à l’issue du 3ème trimestre, moins de 50 % des jours ont été pris, les jours représentant la différence entre les jours de repos pris et ces jours pourront être décidés unilatéralement par le responsable hiérarchique et/ou la Direction. Si, au début du mois de décembre, le salarié n’a pas prévu de solder au cours du mois de décembre ses jours de repos restants, le responsable hiérarchique et/ou la Direction auront la possibilité de fixer la date de prise de ces jours.
8.3 Renonciation du salarié à une partie de ses jours de repos
En application de l’article L. 3121-59 du Code du travail, un salarié en forfait-jours a la faculté de demander à renoncer à tout ou partie de ses jours de repos en contrepartie d’une majoration de salaire. La majoration applicable à ce temps de travail supplémentaire est de 10 %. L’accord pris entre le salarié et l’employeur doit être établi par écrit. Un avenant à la convention individuelle de forfait est établi à cette fin et acte du taux de majoration de 10 % applicable. Cet avenant est valable pour l’année en cours et ne peut être reconduit de manière tacite. En tout état de cause, le nombre maximal de jours travaillés dans l’année lorsqu’un salarié renonce à une partie de ses jours de repos est fixé à 235 jours par année civile. Le salarié souhaitant effectuer des jours au-delà de son forfait de
207 jours doit en formuler la demande au plus tard 30 jours calendaires avant le jour travaillé envisagé, par lettre remise en main propre ou mail adressé à son responsable hiérarchique.
La demande écrite doit obligatoirement comporter les informations suivantes :
Le volume de jours envisagé (c’est à dire la nombre)
La répartition de ces jours (c’est à dire, les dates auxquelles le salarié envisage de travailler)
L’employeur fait connaitre son accord ou son refus par lettre remise en main propre ou mail dans les 8 jours calendaires suivants la réception de la demande. L’employeur peut aussi proposer à ses salariés de travailler un ou plusieurs jours supplémentaires. Cette demande doit être formulée à l’intéressé par lettre remise en main propre ou par mail 30 jours calendaires avant le jour travaillé envisagé. Le salarié a 8 jours calendaires pour accepter ou refuser la proposition par lettre remise en main propre ou mail.
ARTICLE 9 : Évaluation et suivi régulier de la charge de travail du salarié
Compte tenu de la spécificité du forfait annuel en jours, les parties prenantes considèrent que le respect de la réglementation en vigueur sera suivi au moyen d’un système auto-déclaratif. Le salarié devra tenir un décompte mensuel :
de ses journées ou demi-journées de travail ;
du nombre et de la date des journées ou demi-journées non travaillées ainsi que leur qualification (congés-payés/congés conventionnel ou autres, jours de repos hebdomadaires, jour de repos, jours fériés chômés….)
Le salarié devra préciser s’il a, ou non, respecté les temps de repos obligatoires. S’il n’a pas été en mesure de le faire, il devra préciser les circonstances ayant induit le non-respect de ces temps de repos, de manière à ce qu’un échange puisse s’établir pour pallier cette situation. Ledit décompte devra être adressé à son responsable hiérarchique chaque mois de manière à ce qu’un suivi du forfait puisse être réalisé tout au long de la période de référence. Le Secrétaire général se doit d’établir mensuellement, pour l’ensemble des salariés quelque soir leur grade, ou leur fonction, le suivi des temps pour remettre au Président. Ce formulaire sera validé chaque mois. S’il résultait de ce contrôle l’existence d’une charge de travail inadaptée, un entretien sera organisé avec le salarié afin de mettre en place les mesures adaptées permettant de respecter le forfait fixé.
ARTICLE 10 : Entretien sur l’évaluation de l’adéquation du forfait-jours
Chaque année le salarié sera reçu dans le cadre d’un entretien individuel ayant pour but de dresser le bilan :
De la charge de travail du salarié et son adaptation au forfait-jours ;
De l’articulation entre l’activité professionnelle du salarié et sa vie personnelle ;
De la rémunération du salarié ;
De l’organisation du travail dans l’entreprise.
Cet entretien sera conduit par le responsable hiérarchique du salarié à la lumière des informations relevées dans les décomptes de suivi du forfait élaborés au cours de l’année et du bilan d’entretien de l’année précédente. Lors de l’entretien, le salarié sera notamment invité à faire part de toute difficulté rencontrée dans l’organisation de son activité professionnelle et dans l’articulation de celle-ci avec sa vie personnelle. À l’issue de l’entretien, un bilan d’entretien sera rempli par le responsable hiérarchique afin de renseigner chacun des différents thèmes abordés et signé par le salarié après qu’il ait porté d’éventuelles observations dans les encadrés réservés à cet effet. En dehors de cet entretien, si le salarié constate que sa charge de travail est inadaptée à son forfait, qu’il rencontre des difficultés d’organisation ou d’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle, il pourra être demandé à être reçu par son responsable hiérarchique en vue de prendre les mesures permettant de remédier à cette situation. Lors de cet entretien, il sera procédé à un examen de l’organisation de son travail, de sa charge de travail, l’amplitude de ses journées d’activités, avant d’envisager toute solution permettant de traiter les difficultés qui auraient été identifiées.
ARTICLE 11 : Droit à la déconnexion
L’ URH Hauts-de-France réaffirme l’importance du bon usage professionnel des outils numériques et de communication professionnel et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l’équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle de ses salariés en forfait-jours. Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail. Les outils numériques visés sont :
Les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, etc. ;
Les outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet, etc.
Aucun salarié n’est tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses heures de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu’en soit la nature. Il est rappelé à chaque responsable hiérarchique et, plus généralement, à chaque salarié de :
S’interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ;
Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;
Pour les absences de plus de 5 jours, paramétrer le gestionnaire d’absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d’un membre de l’ URH Hauts-de-France en cas d’urgence ;
Pour garantir l’effectivité de ce droit à la déconnexion :
Chaque salarié a la possibilité de couper ses accès informatiques et de ne pas répondre à son téléphone professionnel, ni à ses courriels entre 20 heures et 8 heures, en semaine et du vendredi 20 heures au lundi 8 heures pour le week-end ;
Aucune demande formulée après 18 heures n’appelle de réponse avant le lendemain 8 heures sauf urgence précisée dans la demande. Il en est de même à la veille d’un week-end ou d’un jour férié ;
Chaque salarié doit indiquer dans l’objet du message, le sujet et le degré d’urgence
Par ailleurs, un système d’alerte est créé en cas d’utilisation récurrente (sous forme de connexions, d’appels…) des outils numériques pendant des plages horaires de repos ou de congés ou pouvant avoir des impacts sur la santé ou la vie personnelle et familiale du salarié (tard dans la nuit, très tôt le matin, le dimanche, pendant les congés payés, etc.). En cas d’alerte, le responsable hiérarchique reçoit le salarié concerné afin d’échanger sur cette utilisation et le sensibiliser à un usage raisonnable des outils numériques, voire afin d’envisager toute action pour permettre l’exercice effectif du droit à la déconnexion de l’intéressé.
ARTICLE 12 : durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il est applicable à compter du 1er jour du mois civil suivant sa date de dépôt à la DREETS, soit à compter du
1er novembre 2024.
ARTICLE 13 : Suivi de l’accord
Un suivi de l’accord est réalisé tous les 6 mois entre la Direction et les membres de la délégation du personnel au CSE à l’occasion d’une réunion ordinaire de l’instance. En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les Parties prenantes s’engagent à se rencontrer dans un délai de 30 jours suivant la demande de l’une d’entre elles en vue d’entamer des négociations relatives à son adaptation.
ARTICLE 14 : Interprétation de l’accord
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord. La demande de réunion doit consigner l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires. Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les 30 jours suivant la première réunion. Jusqu’à l’expiration de ces délais, les parties contractantes s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure.
ARTICLE 15 : révision de l’accord
Le présent accord pourra faire l’objet, à compter d’un délai d’application d’un an, d’une révision à l’initiative de l’URH Hauts-de-France ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du Code du travail, dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur.
Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure et, le cas échéant, à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par lettre recommandée avec accusé de réception OU courrier électronique avec accusé de réception. Toute modification du présent accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant. Ce dernier sera soumis aux mêmes modalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord. Les dispositions de l’avenant de révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date qui devra expressément être prévue, soit à défaut, à partir du premier jour qui suivra son dépôt auprès de la DREETS compétente.
ARTICLE 16 : dénonciation de l’accord
Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l’URH Hauts-de-France sous réserve de respecter un préavis de trois mois et dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur.
Cette dénonciation devra être portée à la connaissance du personnel par lettre recommandée expliquant les motifs de cette dénonciation. Dans ce cas, les parties signataires se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d’un nouvel accord. L’ URH Hauts-de-France ne sera plus tenue de maintenir les avantages du présent accord à compter de l’entrée en vigueur du nouvel accord et à défaut au terme d’un délai de survie d’un an suivant l’expiration du délai de préavis.
Au terme du délai de survie, en l’absence d’accord de substitution, les salariés ne pourront prétendre au maintien d’avantages individuels acquis. Ils conserveront en revanche, une rémunération dont le montant annuel, pour une durée équivalente à celle prévue par leur contrat de travail, ne pourra être inférieur à la rémunération versée lors des douze derniers mois, en application du présent accord.
ARTICLE 17 : Condition de validité de l’accord
Le présent accord n’acquerra la valeur d’accord collectif qu’à compter de la signature par des membres du comité social et économique représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.
ARTICLE 18 : FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE
Conformément aux dispositions des articles L. 2231-6, D. 2231-2, D. 2231-4 et D. 2231-5 du Code du travail, le présent accord sera déposé à l’initiative de l’URH Hauts-de-France selon les modalités suivantes :
En un exemplaire au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes ;
Sur la plateforme de téléprocédure dénommée « Téléaccords » accompagné des pièces prévues à l’article D 2231-7 du code du travail
Le présent accord est versé dans la base de données nationale conformément aux prescriptions de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, dans une version anonymisée. Un exemplaire du présent accord sera affiché aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
Fait à LILLE, le 17 octobre 2024
Pour l’URH Hauts-de-France
Monsieur XXX
Président
Pour les Salariés, Madame XXX, membre titulaire de la délégation du personnel au CSE
