Entre l’Urssaf Bourgogne, dont le siège est sis 8 Boulevard Clemenceau à Dijon (21000), représentée par Directeur, en vertu des pouvoirs dont il dispose, d'une part,
et
Les organisations syndicales
Syndicat CGT, représenté par délégué syndical
D’autre part,
Il est convenu ce qui suit : Préambule Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais de nouvelles possibilités d’organisation du travail permettant d’améliorer la qualité de vie au travail des salariés.
S’inscrivant dans le prolongement de la loi du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit à l’allégement des démarches administratives qui a introduit dans le Code du Travail la notion de télétravail et, du Protocole d’accord Ucanss relatif au travail à distance signé le 11 juillet 2022, cet accord fixe les principes et les modalités du travail à distance au sein de l’Urssaf Bourgogne.
Cet accord sur le travail à distance constitue une étape importante dans le projet global de l’organisme d’amélioration de la qualité de vie au travail. Il a été conçu en portant une attention particulière à la santé et à la sécurité des télétravailleurs ainsi qu’au maintien d’un lien entre le salarié et l’organisme afin d’éviter tout risque d’isolement.
L’objectif est double :
Permettre aux salariés de concilier vie professionnelle et vie privée
Limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail.
Article 1 – Rappel des prérequis de bon fonctionnement du télétravail La volonté partagée des partenaires sociaux est de développer le travail à distance au sein de l’organisme en conciliant l’aspiration des salariés, avec les exigences de service public, des activités, et du collectif de travail.
Cette plus grande flexibilité et l'ouverture plus large du dispositif de télétravail nécessitent confiance et respect d'un certain nombre de règles élémentaires qui permettront à chacun d'y trouver un bénéfice.
Sans être exhaustifs, les partenaires sociaux tiennent à lister ci-après les principaux prérequis pour assurer le bon fonctionnement du dispositif :
Le salarié en télétravail est un salarié qui travaille. Ainsi, si le télétravail permet au salarié d'avoir une certaine souplesse dans l'organisation de son temps, ce dernier doit néanmoins travailler avec d'autres salariés de l'organisme ou des interlocuteurs externes pour mener à bien ses missions. Il est donc nécessaire qu'il puisse être contacté à des horaires permettant à chacun d'exercer son activité professionnelle. Ainsi, le salarié en situation de télétravail doit :
Utiliser au mieux les possibilités des technologies de l'information et de communication ;
Garantir la confidentialité des informations et la protection des données de l'organisme ;
Organiser les réunions internes avec un accès à distance systématique (via Teams) par défaut en précisant les règles de participation pour tous (vidéo + audio, audio) pour une efficacité optimale.
Le manager d'un salarié en télétravail doit :
Veiller à ce que la charge de travail demeure adaptée ;
Veiller à ce que les résultats exigés soient les mêmes que ceux d'une journée réalisée sur le lieu de travail ;
Planifier le plus en amont possible les réunions nécessitant la présence physique des salariés afin que ceux-ci puissent s'organiser, tout en précisant que la tenue d’une réunion en physique constitue une nécessité de service
Être attentif à l'équilibre vie professionnelle/vie personnelle, aux risques liés à l'isolement et à la perte du lien social.
En synthèse, la pratique du télétravail ne peut être bénéfique que si elle repose sur une relation de confiance entre le manager et le salarié et qu'elle ne porte pas de préjudice au lien social, à l'activité du salarié, à la cohésion de l'équipe et à la bonne marche de l'organisme.
Le travail à distance n’est pas un droit. Il ne peut s’appliquer que pour la gestion d’activités ne nécessitant pas de présence sur site qui par définition sont télétravaillables. Les nécessités de service s’imposent y compris les réunions de service en présentiel ou encore les formations professionnelles en présentiel. Le manager définit les nécessités de présence physique sur site. Dans le même cadre, le manager peut choisir de dédier une journée de la semaine avec une présence physique obligatoire pour tous les membres de son unité / service s’il estime que cela est nécessaire dans le cadre de l’organisation du travail.
Par exemple : un salarié qui télétravaille le lundi devra reporter son jour de TAD dans la même semaine si ce jour-là, son manager a organisé une réunion de service en présentiel. Si le manager définit le mardi comme journée de présence obligatoire pour l’ensemble des membres du service ou de l’unité, le TAD ne pourra être effectif sur cette journée.
Les motifs nécessitant les retours sur site ne sont pas exhaustifs et sont à la main du manager dans la mesure où ils répondent à des nécessités de service et/ou besoin d’organisation. Article 2 – Champ d’application
2.1 – Périmètres de l’accord et bénéficiaires
Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de l’Urssaf Bourgogne quelles que soient la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat. Le présent accord est également applicable aux cadres au forfait jours et aux agents de Direction.
Ne sont pas considérés comme du télétravail les périodes d’astreintes réalisées à distance et les périodes durant lesquelles sont exercées les activités itinérantes s’effectuant par nature hors du lieu habituel de travail.
L’organisation dérogatoire du télétravail mis en place en cas de circonstances exceptionnelles collectives peut relever du champ d’application du présent accord.
2.2- Définitions
Le télétravail s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication selon les modalités définies ci-après.
Sont visées par le présent accord, les situations de télétravail dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail, sans que la nature de son activité l'y contraigne :
À son domicile ;
Dans un lieu privé différent du domicile, dès lors que l’adresse est déclarée préalablement à la Direction de l’organisme, qu’elle est stable, se trouve en France et que le collaborateur atteste que ce lieu est couvert par une assurance couvrant l’activité professionnelle ;
Sur un site de l’organisme autre que celui de son rattachement ;
Sur un site d’un autre organisme du Régime général de Sécurité sociale avec lequel une convention d’hébergement aura été signée ;
Ou sur un site de coworking. Il est rappelé qu’en situation de coworking, l’indemnisation associée correspond à l’indemnité forfaitaire journalière, fixée selon les modalités conventionnelles nationales, tout coût supplémentaire restant à la charge du salarié concerné.
Le domicile s’entend comme le lieu de résidence déclaré par le collaborateur au service des ressources humaines.
Critères spécifiques du lieu privé différent du domicile :
Chaque collaborateur ne pourra déclarer qu’une seule adresse de lieu privé différent du domicile au service des ressources humaines. Sous réserve de l’accord de la Direction, cette adresse ne pourra pas être modifiée au cours des 1 an suivants sa déclaration.
Préalablement à l’exercice du télétravail depuis ce lieu, le salarié devra attester de la conformité de l’installation électrique du logement et fournir une attestation d’assurances.
Sur justificatifs et demande motivée, et après accord de la Direction, les salariés pourront à titre exceptionnel, et durant une période limitée, être autorisés à télétravailler au domicile d’un proche malade ayant besoin de leur aide. (Voir article 5 : Prise en compte des situations particulières et temporaires). S’il s’agit d’un domicile différent, le salarié devra attester de la conformité de l’installation électrique du logement et fournir une attestation d’assurances.
Procédure en cas de difficultés techniques empêchant le travail à distance :
En cas d’impossibilité technique empêchant le salarié d’effectuer son travail, le salarié en télétravail depuis son domicile a l’obligation de revenir travailler sur site, le plus rapidement possible et au plus tard dans la demi-journée. A défaut, il devra poser un jour de congé, de RTT, de jour non travaillé pour les salariés au forfait en jours, jour de crédit d’heures ou un congé sans solde, pour couvrir la période pendant laquelle ils ne sont pas en mesure de revenir sur site.
Définition du télétravailleur : Est considéré comme télétravailleur, au sens du présent accord, toute personne salariée de l’Urssaf Bourgogne qui travaille dans les conditions définies ci-dessus.
Article 3 – Principes de l’organisation du télétravail
3.1 – Principe du double volontariat
Le télétravail est fondé sur le principe du double volontariat. Il appartient donc au salarié de solliciter l’accès au télétravail dès lors qu’il ne bénéficiait pas déjà du TAD dans le cadre d’une précédente campagne.
La Direction et les responsables hiérarchiques devront, après examen, accepter ou refuser une demande de TAD réalisée par un collaborateur n’ayant jamais intégré le dispositif précédemment.
Cette modalité d’exercice du contrat de travail est mise en œuvre d’un commun accord entre le salarié et la Direction.
Si rien n’interdit à l’employeur de proposer à un salarié ce mode d’organisation, il ne saurait le lui imposer. Dans tous les cas, l’accord du salarié concerné est nécessaire. Le refus du salarié ne saurait en aucun cas être considéré comme une faute et ne peut entrainer aucune sanction disciplinaire.
3.2 – Préservation du lien avec l’organisme
Afin de maintenir un lien suffisant entre le collaborateur et l’organisme, le télétravailleur doit être présent au moins 2 jours par semaine sur un site de l’Urssaf Bourgogne quelle que soit la durée de son temps de travail. Il peut y être dérogé dans les conditions visées par l’article 5.
Le télétravailleur doit participer aux temps collectifs inhérents à la vie de son service et de l’organisme (réunions de service et du personnel, formations). Le manager définit l’obligation ou non de présence sur site pour ces temps collectifs dont la liste n’est pas exhaustive. Il a donc la possibilité de définir au moins une journée fixe de présence dans la semaine pour l’ensemble des membres de son unité / service.
Gestion des absences sur la semaine : Lorsque le salarié pose une absence (congés payés, RTT, jours de repos cadre au forfait, suppression de plage fixe, récupération compensation temps de trajet) au cours de la semaine, il devra faire en sorte d’être présent sur un site de l’organisme au moins 2 jours durant la semaine.
3.3 – Période d’adaptation
Afin de permettre au salarié et à l’organisme de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes réciproques, il est prévu une période d’adaptation de 3 mois. Elle ne s’applique pas lorsqu’il s’agit d’un renouvellement du télétravail et que le salarié conserve le même poste. Pendant cette période, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties.
Un entretien obligatoire est organisé entre le salarié et son employeur au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail.
3.4 – Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation
Le télétravail ne constitue pas un droit acquis. En conséquence la situation de télétravail est réversible.
A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin, à l’initiative d’une des deux parties, au télétravail avant le terme initialement prévu par la notification sous réserve de respecter un préavis qui, sauf accord des parties, est de 30 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié.
Le salarié retrouve alors ses conditions de travail antérieures. Cette décision, qui met automatiquement fin à la notification de télétravail, fait l’objet d’une notification écrite.
3.5 – Situation en cas de changement de fonction ou de domicile
La poursuite du télétravail en cas de changement de fonctions est subordonnée à l’accord des deux parties, et à une nouvelle notification entre le salarié et l’organisme.
La poursuite du télétravail en cas de changement de domicile est subordonnée à l’accord des deux parties, aux conditions d’éligibilité du nouveau domicile.
Article 4 – Conditions d’éligibilité Tous les emplois, y compris ceux des salariés itinérants, sont éligibles au télétravail, sans exclusion, et ce quelle que soit la relation contractuelle à l’employeur (CDI, CDD, alternant). L’accès peut être refusé s’il s’avère que le salarié n’est pas assez autonome. Le nombre de jours de présence sur site peut être modulé en fonction de la situation ou du profil du salarié (par exemple, nouveaux arrivés, retours après une absence longue) ainsi qu’en fonction du métier exercé si besoin.
Article 5 - Prise en compte des situations particulières et temporaires Les situations particulières et/ou temporaires énoncées ci-dessous permettent de déroger à la règle de présence de 2 jours sur site. Ces dérogations aux deux jours de présence sur site seront limitées dans le temps. Ces situations donnent lieu à indemnisation.
5.1- Modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail
Le télétravail est ouvert aux salariés détenteurs d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH), pour lesquels le télétravail peut s’avérer une solution prescrite par le médecin du travail. Afin de favoriser le maintien dans leur emploi des salariés en situation de handicap, des aménagements spécifiques pourront être mis en œuvre, lesquels pourront aussi être dérogatoires à ceux prévus par le présent accord.
5.2- Organisation du télétravail dans des circonstances exceptionnelles (n’entrant pas dans le cadre d’un plan de continuité d’activité)
En cas de pollution et d’épisode climatique exceptionnel :
En cas d’épisode de pollution au sens de l’article L.223-1 du code de l’environnement, entraînant des restrictions de circulation, l’organisation du télétravail mise en œuvre dans ce cadre pourra être dérogatoire aux aménagements prévus par le présent accord, notamment la règle des 2 jours de présence sur site. Cette disposition peut également s’appliquer en cas d’épisode climatique exceptionnel (forte chaleur, neige, verglas). Seule la Direction apprécie ces situations et informe les collaborateurs concernés des dispositions prises. Elles ne peuvent l’être à l’initiative du salarié.
En cas de circonstances exceptionnelles :
L’article L. 1222-11 du code du travail énonce qu’« en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés ».
Il s’agit de circonstances exceptionnelles extérieures à la relation de travail et qui ne sont pas attachées à la situation individuelle d’un ou de plusieurs salariés. L’organisation dérogatoire du télétravail découlant de circonstances exceptionnelles collectives relève du champ d’application de l’accord relatif au travail à distance dans le cas d’une situation d’une durée et d’une ampleur significatives (ex : PCA, opération de déménagement), y compris en ce qui concerne les règles d’indemnisation.
L’organisation du télétravail mise en œuvre dans ce cadre pourra être dérogatoire aux aménagements prévus par le présent accord, notamment la règle des 2 jours de présence sur site.
Seule la Direction apprécie ces situations et informe les collaborateurs concernés des dispositions prises. Elles ne peuvent l’être à l’initiative du salarié.
5.3. Maternité à partir du dernier trimestre de grossesse
Lors de leur dernier trimestre de grossesse, les salariées concernées peuvent demander à être en télétravail sans respecter la présence minimum de deux jours sur site.
5.4. Préconisation du médecin du travail
Quand le télétravail est préconisé par le médecin du travail afin de permettre le maintien du salarié en activité, l’employeur examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.
L’employeur peut notamment se rapprocher du médecin du travail afin de trouver la solution la plus adéquate.
5.5. Modalités de télétravail pour les salariés aidant des proches souffrants
Sur justificatifs et demande motivée, et après accord de la Direction, les salariés pourront à titre exceptionnel, et durant une période limitée à 3 mois, être autorisés à télétravailler pour aider un proche malade soit au domicile du salarié soit au domicile du proche.
Cette période devra permettre au salarié d’activer et de mettre en place les aides nécessaires.
Le salarié devra démontrer qu’il est un proche aidant c’est-à-dire une personne qui s’occupe de son conjoint, concubin, d’un parent, d’un enfant ou d’une personne résidant avec elle, ou avec qui elle entretient des liens étroits et stables et qui n’est pas autonome dans sa vie quotidienne du fait d’une dégradation de sa situation de santé ou d’un handicap.
Qu’il vient en aide à cette personne, de manière régulière et fréquente, pour accomplir tout ou partie des actes ou des activités de la vie quotidienne.
L’organisation du télétravail mise en œuvre dans ce cadre pourra être dérogatoire aux aménagements prévus par le présent accord, notamment la règle des 2 jours de présence sur site.
5.6 – Situation en cas de formation en distanciel sur plusieurs jours
Les collaborateurs concernés par des dispositifs de formation organisés en distanciel sur plus de 3 jours par semaine pourront déroger au principe de présence de 2 jours sur l’un des sites de l’organisme. Cela s’appliquera notamment aux formations longues organisées avec des périodes de présence sur le lieu de formation et des périodes en distanciel.
Article 6 – Les modalités de mise en œuvre
6.1- Procédure d’accès au télétravail
Une campagne aura lieu chaque année pour permettre aux salariés désirant bénéficier du TAD sous forme de forfait jours de se porter candidat pour entrer dans le dispositif. Les collaborateurs arrivés en cours d’année ou de retour après une longue absence pourront se porter candidat hors campagne.
6.2 - Demande d’accès au télétravail
Lorsqu’un salarié exprime une demande de télétravail, l'organisme examine cette demande, qu’il peut accepter ou refuser. Les demandes sont formulées à l’aide de l’applicatif dédié. Une note RH viendra préciser l’utilisation de cet applicatif pour faire sa demande de travail à distance.
Un débit réseau suffisant est une condition d’accès au télétravail. Le salarié devra disposer d’une connexion internet suffisante (y compris clé 4 G/5 G).
Un représentant du service informatique estimera la faisabilité numérique en fonction du résultat obtenu lors d’un test de connexion. L’absence de connexion internet efficace sera un critère d’exclusion. Sous réserve de l’éligibilité en matière de débit réseau, la DRH examinera la demande du salarié en lien avec le manager qui devra donner son accord en amont pour que le salarié puisse s’intégrer dans le dispositif du forfait de jours de TAD.
La décision de l’employeur fait l’objet d’une notification au salarié concerné dans un délai maximum de 30 jours sauf circonstances exceptionnelles, à compter de la date de candidature. En cas de refus d’accès au télétravail celui-ci doit être motivé par écrit.
Dans ce cas le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la direction dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale. La direction répond par écrit, et de façon motivée, à la demande de réexamen dans un délai de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.
En cas d’acceptation, la décision, est prise sous réserve de la fourniture par le salarié des documents suivants :
Une attestation de son assureur multirisques habitation couvrant la présence du salarié pendant ses jours de télétravail à domicile, ou à résidence privée ou chez un proche malade (article 7.4 du présent accord) ;
Une attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques du domicile, ou de la résidence privée ou du domicile du proche aidant (article 5.5 du présent accord) ou le résultat favorable du diagnostic électrique, dont le coût est à la charge de l’employeur.
Il est précisé que le coût du diagnostic électrique ne sera à la charge de l'employeur que pour le diagnostic du domicile du salarié.
6.3 - Formalisation de l’accès au télétravail
Le télétravail sera formalisé par notification, générée par l’applicatif dédié au travail à distance, qui intègre les mentions inscrites à l’article 2.41 de l’actuel accord de branche précisant le contenu-socle de l’écrit formalisant le télétravail.
6.4 – Suspension provisoire du travail à distance
En cas d’incident survenant un jour de travail à domicile ou à résidence privée ou chez un proche malade, le salarié entre en contact avec son responsable hiérarchique pour trouver un aménagement. Si cela n’est pas possible, le salarié peut choisir de poser une journée de congé (de tout type d’absence) ou de se rendre sur son lieu habituel de travail. Quoi qu’il en soit, le collaborateur devra être présent sur site dès le lendemain si le problème rencontré persiste et rend impossible le travail à distance.
6.5 Suspension définitive du travail à distance
Le salarié désirant mettre fin au travail à distance devra faire connaitre sa position lors de la campagne annuelle de travail à distance. Article 7 – Modalités d’exercice du télétravail
7.1- Modalités d’exercice du télétravail
Le nombre de jours de télétravail est fixé sous la forme d’une enveloppe annuelle de jours, le collaborateur fixe en accord avec son manager le nombre de jours maximum par semaine dans le respect d’une présence minimale de 2 jours par semaine.
Ainsi, quelles que soient la durée hebdomadaire de travail du salarié et sa répartition dans la semaine, une durée de présence de
deux jours minimums par semaine au sein de l’organisme est obligatoire. Si un congé est pris dans la semaine (congés payés, RTT, jours de repos cadre au forfait, suppression de plage fixe, récupération compensation temps de trajet) la journée concernée ne vient pas en déduction de l’obligation de présence de 2 jours sur site.
Le télétravail s’effectue en principe sur des jours entiers. Le télétravail par demi-journée ne doit pas constituer une organisation régulière du télétravail. Il est possible de télétravailler sur une demie- journée uniquement :
Pour les collaborateurs
ayant des activités régulières non télétravaillables ;
Pour les collaborateurs badgeant et travaillant la journée complète dès lors que l’autre demi-journée est posée sous forme de congé ou de RTT ;
Pour les collaborateurs à temps partiel (temps partiel choisi ou temps thérapeutique) ne travaillant que la demi-journée. Une demi-journée est comptée comme une journée.
Si le salarié travaille 5 demi-journées par semaine, il pourra demander 3 demi-journées de TAD et devra être présent 2 demi-journées en présentiel.
Il est rappelé qu’une demi-journée de télétravail compte pour une journée entière de télétravail. Ainsi si le salarié prend dans la semaine 2 jours de télétravail et une demi-journée de télétravail, cette journée sera comptabilisée pour une journée de télétravail, de sorte qu’il ne pourra pas bénéficier d’une autre demi-journée de télétravail dans la semaine.
Il est rappelé que si les salariés rencontrent des difficultés dans le cadre de l’organisation du travail à distance, ils ont la possibilité de solliciter le médecin du travail ou la cellule d’écoute nationale.
7.2- Modalités d’exercice du télétravail pour tous les salariés de l’Urssaf Bourgogne
Tous les salariés, employés, cadres, managers et experts, inspecteurs du recouvrement et agents de Direction auront la possibilité de poser 0,1, 2 ou 3 jours de TAD par semaine dans la limite d’un forfait annuel de 120 jours et selon les règles exposées ci-avant. Ces demandes de journée de TAD devront être posées avant le 25 du mois pour le mois suivant dans le workflow des absences, avec une validation du manager des jours retenus.
Les jours de TAD pourront être modulés en fonction des contraintes et nécessités de service, sans pouvoir déroger à la règle de durée de présence de
deux jours minimums par semaine.
En cas d’utilisation partielle de l’enveloppe jours, les jours non utilisés ne sont pas reportables sur l’année suivante.
Le manager pourra décider d’adapter la périodicité de pose dans le workflow des absences des journées de TAD en accord avec le collaborateur. Pour les services concernés par des activités régulières non télétravaillables, les dispositions applicables sont celles reprises dans le paragraphe ci-dessous. Le collaborateur pourra demander une modification de son jour de TAD en cas de nécessité, avec un accord de son manager.
Dans tous les cas, la situation de TAD pour le collaborateur ne peut être effective qu’avec la validation par le manager en amont dans le workflow des absences de la journée concernée.
Les collaborateurs de l’Urssaf Bourgogne peuvent télétravailler la demi-journée uniquement pour ceux qui ont des activités régulières non télétravaillables (les métiers concernés seront communiqués au moment de la campagne annuelle). Cela permet aux salariés qui pour raisons de service doivent être présents de manière régulière et quasi-quotidiennement sur site soit le matin, soit l’après-midi (par exemple, les salariés du service Centre National Fend qui doivent être présents sur site quasi tous les matins de la semaine), de pouvoir travailler à distance l’autre demi-journée où leur présence n’est pas nécessaire sur site ou des journées en fonction des nécessités de présence sur site qui peuvent évoluer d’une semaine sur l’autre.
En cas d’utilisation partielle de l’enveloppe jours, les jours non utilisés ne sont pas reportables sur l’année suivante. La demi-journée de télétravail compte pour une journée entière de télétravail.
Afin d’en faciliter la gestion, la décision d’accorder une journée ou une demi-journée de TAD pour les collaborateurs ayant des activités non télétravaillables de manière régulière et quasi-quotidiennement (la liste sera communiquée au lancement de chaque campagne) pourra être prise, si le manager et le collaborateur en sont d’accord, le matin pour l’après-midi ou la veille pour le lendemain dès lors qu’une planification plus précise ne sera pas possible.
Dans tous les cas, le collaborateur devra être présent au moins de 2 jours entiers par semaine sur le site.
Une indemnité ayant pour objet de couvrir l’ensemble des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail, leur sera versée en fonction du nombre de demi-journées effectuées dans le mois. Elle sera la même que celle versée pour une journée de travail à distance.
7.3 Choix des jours de télétravail
Le choix des jours de télétravail est fixé par accord entre les parties, en conciliant besoins professionnels et personnels. Il est rappelé que le manager peut décider d’une obligation de présence sur site dès lors qu’il estimera que cela est nécessaire dans le cadre de l’organisation du travail et des nécessités de service (exemple : rendez-vous avec un cotisant, réception d’une livraison, réunion en présentiel, etc. …). Le manager pourra aussi limiter le nombre de jours de TAD par semaine s’il estime que cela est nécessaire pour l’organisation du travail de son service ou de son unité. Le manager pourra imposer un jour fixe de présence hebdomadaire sur site s’il estime que cela est nécessaire dans le cadre de l’organisation du travail ou de la gestion du collectif de travail.
7.4- Conformité du lieu de travail et de ses installations
Le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l‘exercice d’une activité professionnelle au regard des règles d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail. Lorsque le télétravail est effectué depuis son domicile, ou une résidence privée ou au domicile d’un proche malade, le collaborateur doit remettre à la Direction, avant de débuter le télétravail, une attestation sur l’honneur indiquant que l’installation électrique de ce lieu est conforme à la règlementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité ou le diagnostic électrique favorable, dont le coût est pris en charge par l'employeur (uniquement pour la résidence principale).
7.5 - Assurance
En cas de télétravail à domicile, ou depuis une résidence privée ou le domicile d’un proche malade, le salarié doit fournir à son employeur une assurance d’un assureur précisant qu’il exerce dans le lieu concerné une activité professionnelle et s’assurer que l’assurance multirisques habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.
Article 8 – L’organisation du télétravail
8.1 – Equipement mis à disposition
Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.
L’Urssaf fournit au salarié le matériel nécessaire à l’exercice de son activité. Il dispose également de l’accès à distance à ses applications de travail et d’une solution de téléphonie.
L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.
Le choix du matériel mis à disposition sera fait par la Direction en fonction du coût, des contraintes techniques, de la facilité d’utilisation et du matériel déjà mis à disposition du salarié.
Le salarié bénéficie d’un service approprié d’appui technique depuis son domicile ou depuis son site d’accueil.
En cas de dysfonctionnement, le télétravailleur doit en informer dans les meilleurs délais la hotline informatique ainsi que son responsable hiérarchique.
Le télétravailleur restitue le matériel lié au travail à distance lorsqu’il est mis fin au dispositif.
Lorsque le salarié travaille à distance depuis un autre site de l’organisme, un emplacement est mis à disposition.
8.2 – Horaires de travail
Horaires et disponibilité
L’organisation du travail à distance se fait dans le cadre des horaires habituels.
A ce titre, le salarié bénéficie des horaires variables et du suivi de son temps de travail dans les mêmes conditions que lorsqu’il travaille sur son site habituel de travail, en utilisant l’outil de badgeage sur poste déployé par l’Urssaf sur son poste de travail.
Le travailleur à distance ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande de l’employeur.
Afin de préserver la vie privée du télétravailleur à domicile, les plages horaires pendant lesquelles le télétravailleur doit être joignable à son domicile couvrent :
au minimum, les plages fixes de 9h30 – 11h30 le matin et 13h30 -15h30 ou 14h00 – 16h00 l’après- midi, selon la plage fixe de l’après -midi retenue par le salarié,
au maximum, le temps de badgeage et de connexion à Teams. En dehors des plages fixes, tout télétravailleur badgé et connecté à Teams aura le statut « joignable », sauf en cas de réunion.
Enfin, afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme et l’équipe de travail, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions internes, même lorsque ces dernières coïncident avec un jour normalement télétravaillé.
Droit à la déconnexion :
L’usage des outils numériques ne doit pas conduire à confondre le temps de travail et le temps de repos.
Conformément au code du travail et au Protocole d’accord relatif au droit à la déconnexion signé le 27 février 2023, les salariés de l’Urssaf Bourgogne bénéficient d’un droit à la déconnexion. Le télétravailleur n’est pas tenu de répondre aux sollicitations de son employeur en dehors de ses jours et horaires habituels de travail.
Concernant plus particulièrement l’usage de la messagerie électronique et du téléphone professionnels, le télétravailleur n’est jamais tenu de prendre connaissance ni de répondre aux messages qui lui sont adressés en dehors de son temps de travail.
8.3 – Suivi du télétravailleur
Au cours de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement, un temps est consacré au suivi de l’organisation du travail à distance. Sont notamment évoqués les conditions d’activité du télétravailleur à distance, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.
Article 9 – Mobiliers L’Urssaf Bourgogne organisera au profit des salariés, des campagnes de dons de matériel amorti.
En outre, depuis l’année 2022, chaque salarié ayant au moins un an d’ancienneté au sein de l’organisme peut bénéficier du remboursement à hauteur de 50 % de l’achat de mobilier dans le cadre de son télétravail, dans la limite de 150 euros.
Les équipements d’investissement en matériel de bureau suivants pourront être éligibles :
Bureau
Fauteuil ou chaise de bureau (les accessoires pour chaise de bureau tels que les accoudoirs sont également admis)
Ballon ergonomique de bureau utilisé comme siège
Meuble de rangement
Lampe de bureau
Repose-pieds
Matériel de surélévation des écrans ou des claviers.
Le remboursement ne peut avoir lieu qu’une seule fois et sur présentation d’une facture. Une nouvelle demande de remboursement pourra être formulée à l’issue d’un délai de 10 ans, durée d’amortissement du mobilier de bureau. De même, les salariés ayant bénéficié de ce remboursement, selon la décision unilatérale de l’employeur en date du 18 octobre 2022, ne pourront formuler de nouvelle demande qu’à l’issue d’un délai de 10 ans.
La Direction des ressources humaines fixera d’une part, les modalités de traitement des remboursements (déploiement progressif permettant de traiter les demandes) et d’autre part, les critères de priorisation des demandes (tel que l’ancienneté dans le télétravail) jusqu’à épuisement des disponibilités budgétaires.
Article 10 – Frais professionnels Sur présentation d’une facture, l’Urssaf prend en charge le surcoût éventuel de l’assurance du domicile où exerce le télétravailleur pour son montant réel.
En sus, une indemnité est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail dont le montant varie en fonction du nombre de jours télétravaillés dans la semaine.
L’indemnité est versée tous les mois pour M-2 sur la base du nombre de jours effectivement télétravaillés et du montant en vigueur.
Le montant de l’indemnité est fixé selon les dispositions conventionnelles nationales.
Toute revalorisation ou modification dans les conditions d’attribution de l’indemnité décidée par les partenaires sociaux au niveau national sera appliquée de plein droit par l’Urssaf.
Les salariés exerçant leur travail depuis un espace de coworking ne bénéficieront d’aucune indemnité supplémentaire à ce titre. Le coût excédant le montant de l’indemnité forfaitaire ci-avant définie reste à la charge des salariés.
Article 11 – Protections des données et Confidentialité
L’organisme est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.
Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur au sein de l’Urssaf, notamment la charte informatique, ainsi qu’à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.
Il fait preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des normes en matière de mots de passe pour les travaux effectués à son domicile.
En outre, le télétravailleur veille à ce que toutes les informations, fichiers et données demeurent confidentiels quel que soit le support utilisé.
Article 12 – Droits individuels et collectifs
Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme.
A ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l’Urssaf.
L’Urssaf s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que ceux fixés pour les travaux effectués dans les locaux de l’organisme.
Article 13 – Relations sociales
En tant que salarié de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.
A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.
Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont accès à leurs représentants.
Les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédits d’heures. Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.
Article 14 – Santé au travail et Commission Santé, Sécurité et conditions de travail (CSSCT)
Le télétravailleur est tenu de respecter les règles découlant de la politique de l’organisme en matière de santé et de sécurité au travail.
L’employeur et les membres de la CSSCT doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le travail à distance depuis le domicile respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès à son domicile sous réserve de son accord et de sa présence.
En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité, l’employeur peut refuser ou mettre fin au travail à distance depuis le domicile.
En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du travail à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.
En cas d’accident du télétravailleur survenu du fait ou à l’occasion du télétravail au domicile du salarié, il est fait application du même régime que si l’accident était intervenu dans les locaux de l’employeur pendant le temps de travail.
A cet effet, le salarié informe son employeur de l’accident et lui transmets tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident du travail dans la journée où l’accident s’est produit ou, au plus tard, dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).
Article 15 – Sensibilisation et formation
Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée, notamment sur les équipements informatiques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.
Un accompagnement est également prévu pour les managers afin qu’ils développent leurs compétences en matière de management à distance.
Par ailleurs, les salariés de l’unité de travail sont sensibilisés à cette forme d’organisation du travail et informés des conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues lorsqu’ils travaillent depuis leur domicile. Cette sensibilisation est organisée dans le cadre d’une réunion de service.
Article 16 – Consultation des instances représentatives du personnel
La mise en œuvre du télétravail fait l’objet d’une consultation préalable du Comité Social et Economique.
Un bilan annuel des données relatives au télétravail dans l’organisme est présenté à ces instances. En outre, la liste nominative des salariés en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail.
Article 17 – Dispositions générales
17.1 – Rendez-vous et suivi de l’application de l’accord
Pour permettre un suivi des dispositions du présent accord, une commission de suivi est créée.
Cette commission est constituée de représentants de la Direction et de trois représentants de chaque organisation syndicale signataire.
Elle se réunit une fois par an sur l’initiative de la Direction, ou des organisations syndicales, qui présente un bilan sur l’application de l’accord relatif au télétravail.
Si un problème d’une particulière importance était constaté, les parties au présent protocole conviennent de se réunir dans les meilleurs délais afin d’y remédier. Le présent accord peut être révisé dans le respect de l’article L2261-7-1 du code du travail en cas de modification des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles ou à la demande de l’une des parties, en le notifiant par écrit (lettre recommandée avec accusé de réception) à l’ensemble des organisations syndicales concernées. Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai d’un mois suivant la réception de cette lettre, les parties se réunissent pour examiner l’opportunité d’ouvrir une nouvelle négociation.
17.2 – Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée d’un an à compter de la date d’obtention de l’agrément.
Conformément à l’article L 2222-4 du Code du Travail, il cessera de produire ses effets à l’échéance de ce terme.
17.3 – Entrée en vigueur
Le présent accord entrera en vigueur le 1er août 2023 ou au plus tard au premier jour du mois suivant son agrément ministériel.
17.4 – Communication
Un exemplaire du présent protocole d’accord est transmis à chacun des délégués syndicaux. Il sera diffusé dans l'intranet de l’Urssaf de manière à être porté à la connaissance de l'ensemble des salariés dès agrément.
17.5 – Diffusion et condition de validité
Dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel, le présent accord sera déposé auprès de la Direction de la Sécurité Sociale, de l’UCANSS et de l’URSSAF Caisse Nationale à partir de l’application dédiée. Après agrément, le présent accord fera l’objet d’un dépôt conformément à l’article D. 2231-4 du Code du travail, sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail ( www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).
Un exemplaire de l’accord sera également déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Dijon dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.
Fait à Dijon, le 14 avril 2023, en 4 exemplaires.
Pour l’Urssaf Bourgogne
Les représentants des organisations syndicales Pour le syndicat CGT
