Le présent accord a été conclu à l’issue de 4 réunions de négociation qui se sont tenues le 29 septembre, le 10 novembre, le 8 décembre 2020 et le 7 janvier 2021. Le présent accord s’inscrit notamment dans le cadre des dispositions :
du code du travail, notamment des articles L 1222- 9 à 11.
du Décret n° 2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature
de L’Accord National Interprofessionnel conclu le 26 novembre 2020 « pour une mise en œuvre réussie du télétravail »
Dans le but de promouvoir une nouvelle flexibilité de l’organisation du travail, en lien avec la qualité de vie au travail, VAlliS HABITAT a souhaité mener une étude sur la possibilité de mettre en place, de manière expérimentale, le dispositif TELETRAVAIL. Considéré en effet comme une forme moderne d’organisation, le TELETRAVAIL a pour vocation d’améliorer les conditions de travail, en apportant une flexibilité accrue dans l’exercice de l’activité professionnelle et une meilleure conciliation de la vie privée et de la vie professionnelle. Le TELETRAVAIL doit préserver la cohésion sociale ainsi que le bon fonctionnement de chaque Direction et Service, et globalement de l’Office. Le TELETRAVAIL repose sur des relations de travail fondées sur la confiance, la responsabilité et l’autonomie. Le présent accord a fait l’objet d’un travail collaboratif de négociation entre la Direction et les Organisations Syndicales Représentatives. Ces travaux ont abouti à la rédaction du présent accord qui sera présenté au Comité de Direction, puis à la représentation du personnel par le biais d’une information du Comité Social et Économique. L’accord fera également l’objet d’une information auprès du Conseil d’Administration de VAlliS HABITAT. A titre liminaire, il convient de rappeler que la période de crise sanitaire que l’entreprise a traversée de mars à juin 2020 (COVID-19) puis au cours du dernier trimestre 2020, a d’ores et déjà permis de faire l’expérience du TELETRAVAIL, mais dans le cadre d’une organisation particulière qui ne constitue pas un mode de fonctionnement « habituel » de l’Office. Le présent accord doit tirer les conséquences de cette première période de test de l’outil TELETRAVAIL, tout en expérimentant le dispositif dans une logique d’un fonctionnement « normal » de l’entreprise.
ARTICLE 1 : OBJET, CADRE ET PRINCIPES GENERAUX
Le présent accord a pour objet la définition des modalités d’accès et des conditions de mise en œuvre de l’expérimentation pour une durée de 1 an du TELETRAVAIL au sein de VAlliS HABITAT.
La mise en œuvre expérimentale du TELETRAVAIL prendra effet le 01/03/2021, pour une durée de 1 an. A l’issue et conformément au dispositif d’évaluation et de suivi mis en place, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives pourront décider, par voie d’avenant au présent accord,
de poursuivre cette expérimentation,
de confirmer le dispositif de TELETRAVAIL comme pratique courante
ou d’y mettre fin.
Conformément à l’article L. 1222-9 du Code du travail, le TELETRAVAIL désigne « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ». Le dispositif TELETRAVAIL est basé sur les principes fondamentaux suivants :
Le collaborateur amené à travailler selon ce type d’organisation est appelé «TELETRAVAILLEUR ».
L’exercice du TELETRAVAIL relève du volontariat. Il ne peut ainsi être imposé et requiert l’accord du collaborateur et de l’employeur ;
Le TELETRAVAIL ne saurait se confondre avec une réduction de la durée du travail ou un allègement des missions confiées ou une absence pour convenance personnelle ;
Il repose sur une relation de confiance mais aussi sur la nécessaire faculté qui doit être donnée à l'employeur d'apprécier les résultats du travail fourni ;
Il est fondé d'une part sur des critères liés à l’emploi et au service et sur des critères propres à l’agent ou salarié d’autre part ;
Il est mis en œuvre à la demande de l’agent ou du salarié et après examen et accord de l'employeur ;
Il est suspendable et réversible, tant à l'initiative de l’agent ou du salarié que de l'employeur ;
Le lieu de l’exercice du TELETRAVAIL est le domicile déclaré auprès du Service Ressources Humaines. Ce lieu de résidence doit remplir les conditions nécessaires à l'exercice du TELETRAVAIL ;
L'organisation du TELETRAVAIL ne doit pas faire obstacle à la cohésion des équipes, à l'organisation des réunions et à la participation à la vie du service et au lien social, et plus globalement aux objectifs d’assurer la continuité des services et la satisfaction des clients (internes et externes), des usagers et partenaires de VAlliS HABITAT.
ARTICLE 2 : CONDITIONS D’ACCES AU TELETRAVAIL
Conditions d’éligibilité
La mise en œuvre d’une période de TELETRAVAIL suppose que les conditions ci-dessous soient remplies. Elles seront appréciées par le manager à la date de la demande du TELETRAVAIL arrêtée par le collaborateur sur le formulaire ad hoc (annexes n° 1 et n° 2).
1.1. Éligibilité liée à l’emploi/à la fonction occupé(e)
Pour être éligible au télétravail, l'emploi doit pouvoir être exercé partiellement et régulièrement à distance via l’outil informatique.
Cela suppose que l'emploi :
Ne nécessite pas d'être en permanence sur le lieu de travail.
Puisse être exercé partiellement et régulièrement à distance sans empêcher le bon fonctionnement du service ou le travail en équipe ;
Comporte des missions quantifiables et planifiables à distance sur une journée. Le manager et l’agent ou le salarié auront un échange sur le sujet lors de l’entretien prévu à cet effet.
A ce titre, sont exclues du dispositif de TELETRAVAIL les fonctions suivantes :
Sur le terrain :Agent de proximité
En agence :Gestionnaire d’immeubles, Responsable de site
Au siège :Chargé d’opérations, chargé d’opérations SEM
En cas de modification des missions ou de création d’une nouvelle fonction, il conviendra de faire référence à cet article pour en mesurer l’éligibilité au télétravail. Au-delà de ces caractéristiques, il est entendu que les agents bénéficiant de décharges d’activité de service peuvent également bénéficier du recours au télétravail.
1.2. Éligibilité liée au service de rattachement
Les modalités d'organisation du télétravail définies doivent être compatibles avec les obligations de service, l’organisation et le bon fonctionnement de l'équipe. Pour cette raison, chaque manager devra déterminer si la mise en place du télétravail au sein de l'équipe est compatible avec son fonctionnement et n'entrave pas la bonne performance de son activité. A ce titre, chaque manager pourra, s’il l’estime nécessaire au regard des éléments développés ci-dessus,
définir, à l’échelle de son service, un jour non télétravaillé.
1.3. Éligibilité relevant du statut du personnel
Le télétravail est ouvert aux demandes du personnel remplissant les critères cumulatifs suivants :
Critères liés à la nature du contrat de travail
La mise en œuvre du TELETRAVAIL suppose que l’agent ou le salarié puisse être agent ou salarié permanent de l’entreprise. Aussi, le TELETRAVAIL n’est ouvert qu’au
salarié titulaire d’un Contrat à Durée Indéterminée (CDI). Le personnel intérimaire, en contrat à durée déterminée, stagiaire ou tout autre titulaire d’un contrat autre que le CDI est exclu du dispositif.
Critère lié au temps de travail
Pour des raisons liées à la volonté de maintenir un service continu au sein des équipes et pour des raisons d’organisation propres à chaque Service, le TELETRAVAIL
n’est ouvert qu’au personnel qui bénéficie d’un temps de travail minimum de 80%. Ce critère est apprécié au moment de la demande de TELETRAVAIL.
En cas de diminution du temps de travail en deçà de 80% mis en œuvre pendant la période d’exercice du TELETRAVAIL, l’agent ou le salarié perdrait automatiquement le bénéfice du dispositif TELETRAVAIL.
Critère lié à l’ancienneté dans l’entreprise/ la fonction
Le TELETRAVAIL suppose que le personnel puisse avoir une connaissance avérée de l’entreprise, de son organisation et de ses interlocuteurs privilégiés. Aussi, le personnel ne pourra être éligible au dispositif qu’après avoir acquis une
ancienneté minimale de un an dans l’entreprise, appréciée à la date de la formulation de la demande.
Cas particulier du personnel ayant changé de fonction (mobilité fonctionnelle) Dans le cas où une personne répond à cette condition d’ancienneté minimale mais ne bénéficie pas d’une ancienneté de plus d’un an dans la fonction occupée,
prérogative sera donnée au manager d’accéder ou non à sa demande. Il fondera sa décision à la fois sur l’évaluation de la connaissance de l’entreprise, son organisation et de ses interlocuteurs privilégiés mais également sur l’évaluation de l’autonomie appréciée sur son poste.
Cas particulier du personnel ayant bénéficié d’une période d’emploi en intérim ou d’un stage avant son embauche en CDI Dans ce cas,
l’ancienneté acquise au titre de la période d’intérim ou de stage sera comptabilisée dans l’ancienneté minimale de un an requise, à condition que les fonctions occupées en intérim et en CDI soient strictement similaires.
1.4. Éligibilité liée à l’aptitude du personnel
L’aptitude du personnel s’apprécie au regard de l’évaluation de l’ensemble des critères déclinés ci-après. Étant entendu que ces critères seront appréciés par le supérieur hiérarchique direct du personnel concerné à l’appui du formulaire ad hoc.
Critères liés à l’autonomie
Cette condition est essentielle ; elle est un gage de confiance pour le manager et doit permettre au personnel de
pouvoir exercer son activité professionnelle dans des conditions quasi identiques à celles mises en œuvre en entreprise.
L’autonomie s’envisage à travers la capacité du personnel à :
pouvoir s’organiser et exercer ses tâches quotidiennes librement sans requérir un soutien managérial important (supervision, aide ou contrôle importants de la part de son supérieur hiérarchique),
planifier ses activités, hiérarchiser ses priorités et respecter les délais,
résoudre des problématiques professionnelles sans l’aide systématique d’un collègue ou hiérarchique,
savoir gérer son temps de travail et ses temps de pause.
Critères liés à la maîtrise de l’outil informatique
Le personnel doit avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique nécessaire à son activité. Pour cela, il doit maîtriser son environnement informatique habituel (logiciels, outils, messagerie).
Le manager qui appréciera cette capacité pourra se baser notamment sur l’évaluation annuelle produite au regard des entretiens annuels d’évaluation.
Critères liés à la performance dans l’exercice de la fonction
L’accès au TELETRAVAIL suppose que le manager puisse évaluer
l’efficacité de l’agent ou du salarié dans la conduite de ses activités et missions quotidiennes. Le formulaire ad hoc identifiera des items en vue de mesurer cette dimension. Le manager pourra s’appuyer sur l’analyse des entretiens annuels pour renseigner le formulaire ad hoc.
Critères liés aux caractéristiques du domicile du télétravailleur
Pour pouvoir prétendre au TELETRAVAIL, l’agent ou le salarié doit pouvoir au préalable évaluer si
l’environnement de travail à son domicile est compatible avec l’exercice du TELETRAVAIL.
Pour cela, l’agent ou le salarié devra renseigner une attestation sur l’honneur justifiant des éléments suivants :
Le télétravailleur doit disposer d’un endroit de travail spécifique consacré au télétravail et favorable à la concentration et à la confidentialité. Le collaborateur doit pouvoir s’isoler afin de ne pas être dérangé dans son travail.
Le domicile du télétravailleur doit être équipé d’une installation électrique conforme.
Le télétravailleur doit disposer d’une connexion internet suffisante à son domicile afin d’exercer ses missions dans de bonnes conditions.
Le télétravailleur doit disposer d’une assurance Habitation à jour.
Cette attestation (modèle en annexe n° 3) devra être jointe à la demande de TELETRAVAIL.
2. Autres critères de priorisation des demandes de TELETRAVAIL
En dehors des conditions d’accès au TELETRAVAIL décrites dans l’article 2.1, le manager
pourra arbitrer et prioriser les demandes de TELETRAVAIL faites au sein de son équipe en appréciant les éléments décrits ci après. Étant entendu que ces éléments ne constituent pas des critères d’éligibilité en tant que tels. Ils s’entendent comme un outil d’appréciation que le manager pourra utiliser en cas de demandes multiples de TELETRAVAIL faites par les membres de son équipe.
Temps de trajet domicile/lieu de travail Le manager pourra apprécier ici le temps de trajet quotidien effectué par les membres de son équipe. Il pourra ainsi décider de valoriser ce critère pour effectuer les arbitrages nécessaires au sein de son Service. Statut de Travailleur Handicapé Le manager pourra prioriser les demandes de TELETRAVAIL des membres de son équipe en prenant en considération ce critère, sous réserve que l’agent ou le salarié en question se soit déclaré comme tel auprès du Service Ressources Humaines.
Statut de salarié/agent aidant familial
Une priorité pourra être donnée par le manager au salarié/ à l’agent considéré comme aidant familial. L’aidant familial apporte un soutien à une personne dépendante dans l’accomplissement des actes essentiels de la vie courante ou qui a besoin d’une surveillance quotidienne et régulière : personne handicapée, personne âgée, personne malade… Selon l’article R245-7 du code de l’action sociale et des familles, l’aidant familial peut être le conjoint, le concubin, Le partenaire pacsé, l’ascendant (parents, grands-parents…), Le descendant (enfants, petits-enfants…), Le collatéral jusqu’au 4ème degré (frères, sœurs, neveux…) ou toute personne qui entretient des liens étroits et stables avec l’aidé.
3. Conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail
3.1 Principes généraux
Le TELETRAVAIL s’inscrit dans une démarche fondée sur le
volontariat. Il est instauré sur la base d’un commun accord entre l’agent ou le salarié et son supérieur hiérarchique direct.
Il est également rappelé que le TELETRAVAIL :
n’est ni un droit ni une obligation et que sa mise en œuvre est conditionnée ;
revêt un principe de réversibilité et qu’il peut y être mis fin dans le respect des conditions définies à l’article 4.3 du présent accord ;
n’est autorisé que pour certaines fonctions. Aussi, l’agent ou le salarié dont la fonction n’est pas éligible ne pourra pas y prétendre, même s’il remplit l’ensemble des autres critères définis en article 2.
3.2 Formulaire et évaluation
La mise en œuvre du TELETRAVAIL suppose une évaluation préalable de l’agent ou du salarié et du manager, à travers le renseignement du formulaire ad hoc. Aussi, l’agent ou le salarié qui souhaite TELETRAVAILLER devra ainsi répondre au mode opératoire suivant :
Transmettre sa demande de TELETRAVAIL par mail à son supérieur hiérarchique direct, prenant soin de mettre en copie de la demande le RRH et son N+2
Y joindre le formulaire de DEMANDE DE TELETRAVAIL correspondant en prenant soin de renseigner l’ensemble des données.
Y joindre l’attestation sur l’honneur prévue en annexe n° 3
FORMULAIRE DE DEMANDE DE TELETRAVAIL
Le formulaire est distinct en fonction du type de TELETRAVAIL envisagé (classique ou spécifique). Il est obligatoirement renseigné (pages 1 à 3) dans un premier temps par l’agent ou le salarié et comprend des éléments relatifs à :
des renseignements génériques sur l’agent ou le salarié : nom, fonction, ancienneté dans le poste, etc.,
la motivation de la demande,
le mode d’organisation du TELETRAVAIL souhaité par l’agent ou le salarié,
les missions susceptibles d’être exercées en TELETRAVAIL,
l’auto évaluation de l’agent ou du salarié sur son autonomie, ses capacités informatiques, son environnement de travail
Après réception de la demande, le manager renseigne lui aussi le formulaire (page 4) et évalue différentes dimensions : logistique / autonomie de l’agent ou du salarié / efficacité. Le passage en télétravail est subordonné à
l’accord du supérieur hiérarchique à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail (notamment sur la fréquence et le choix du (des) jour(s) effectué(s) en télétravail).
Cette décision est prise par le manager après entretien obligatoire avec l’agent ou le salarié concerné et renseignement de la page 5 du formulaire. Le refus d’une demande de télétravail à un collaborateur qui occupe un poste éligible au sens du présent accord, doit être motivé par le manager, à l’appui du formulaire correspondant. Le supérieur hiérarchique statue sur la demande dans un délai d’un mois maximum, à compter de sa réception, et transmet le formulaire complété à son propre supérieur hiérarchique ainsi qu’au Service des Ressources Humaines. L’absence de réponse dans le délai imparti ne vaut pas acceptation. Dans le cas où l’agent ou le salarié n’obtiendrait pas de réponse à sa demande, il en informerait d’abord son supérieur hiérarchique pour qu’il y donne droit, puis le Service des Ressources Humaines. Après que le formulaire ait été signé par les deux parties, il est transmis au Service des Ressources Humaines qui appréciera, à l’appui de l’ensemble des demandes réceptionnées, si le TELETRAVAIL peut être mis en œuvre selon les critères suivants :
représentativité des postes : le TELETRAVAIL, en phase d’expérimentation doit permettre effectivement une juste représentativité des postes éligibles. Il s’agira ici de ne pas multiplier les postes « testés » mais bien de disposer d’un panel le plus représentatif possible des fonctions éligibles.
Simultanéité des jours de TELETRAVAIL. Le Service des Ressources Humaines, en lien avec le Service Informatique, étudiera si les demandes de TELETRAVAIL, dans leurs modalités d’exercice (jours choisis) n’entravent pas les capacités du réseau informatique.
En cas d’acceptation de la demande, pour préciser les modalités utiles à l’exercice du télétravail et adaptées à la situation du télétravailleur l’accord sera formalisé
par voie d’avenant au contrat de travail pour les salariés de droit privé
par voie d’arrêté pour le personnel FPT
3.3 Outils informatiques mis à disposition du TELETRAVAILLEUR
A titre liminaire, il est rappelé que le collaborateur souhaitant exercer son activité en télétravail doit disposer d’un accès internet suffisant et fiable. VAlliS HABITAT favorisera l’utilisation des outils professionnels pour TELETRAVAILLER, sous réserve que le matériel informatique correspondant soit disponible. A ce sujet, VAlliS HABITAT organisera la mise à disposition et la gestion du matériel mis à disposition, par un système de réservation, via le Service Informatique. A défaut d’utilisation d’outils professionnels, le TELETRAVAILLEUR pourra utiliser un équipement personnel, sous réserve que le TELETRAVAILLEUR ait validé, à l’appui du Service Informatique, que son matériel personnel soit compatible avec l’exercice du TELETRAVAIL. La planification en amont des jours télétravaillés permettra au service informatique une meilleure gestion du matériel et du réseau disponible. Le salarié disposera du matériel de VAlliS HABITAT, le cas échéant, pendant toute la durée de la période de TELETRAVAIL. Il s’engage, à travers la prise de connaissance de de la charte informatique
à en faire bon usage,
à respecter le mode opératoire pour la mise en service
à restituer le matériel après sa période de TELETRAVAIL si cela est nécessaire.
Le Service Informatique interviendra dans l’installation initiale du matériel mis à disposition afin de s’assurer des conditions d’utilisation des équipements. Il mettra néanmoins à disposition des utilisateurs un mode opératoire adapté et pourra répondre à toute sollicitation du télétravailleur, pendant les plages fixes. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son supérieur hiérarchique et le Service Informatique. A défaut, il pourra être mis fin à la période de TELETRAVAIL sans délai. Il est entendu en outre que le TELETRAVAILLEUR ne disposera pas des autres équipements informatiques mis à disposition dans l’enceinte de l’entreprise, comme les imprimantes ou un second écran. Il lui appartient donc de prendre les mesures nécessaires pour adapter son travail aux moyens mis à disposition pendant la période de TELETRAVAIL.
ARTICLE 3 : TYPOLOGIES DE TELETRAVAIL
Deux typologies de TELETRAVAIL sont envisagées pendant la phase d’expérimentation :
Un
TELETRAVAIL classique destiné à l’ensemble des personnes éligibles au télétravail ;
Un
TELETRAVAIL spécifique ouvert aux personnes éligibles et sujettes à une problématique de santé particulière.
Le TELETRAVAIL CLASSIQUE
Ce type de TELETRAVAIL est ouvert à l’ensemble du personnel ELIGIBLE. Il est rappelé ici que :
le télétravail s’effectue par journée entière mais peut être exercé également par demi-journée, uniquement pour les fonctions nécessitant une présence physique sur site toute ou partie de la journée (chargé d’accueil, etc…) ;
Étant entendu qu’une demi-journée de télétravail sera considérée comme une journée entière pour déterminer le plafond du nombre de jours acquis pour le salarié concerné.
aucun report de jour télétravaillé non effectué n’est possible, quelle qu’en soit la raison (absence, maladie, réunions, nécessités de service, …).
Deux formules d’organisation du télétravail classique sont possibles.
1.1. Formule fixe
Cette formule est ouverte à tout le personnel éligible. La fréquence et le jour de télétravail sont déterminés en amont, à travers la validation via le formulaire correspondant. La fréquence de télétravail correspond à 1à 2 jours par semaine maximum. Cette fréquence peut être hebdomadaire ou réduite (bi mensuelle ou mensuelle). Le jour déterminé est fixe, déterminé à la signature du formulaire correspondant et s’applique donc pendant toute la durée de l’expérimentation. Le jour est déterminé sur proposition de l’agent ou du salarié, après acceptation du manager. Le manager peut également proposer à l’agent ou au salarié de déterminer d’autres jours ou fréquence de télétravail. Dans tous les cas, le manager valide la fréquence et le(s) jour(s) télétravaillés à l’appui du formulaire correspondant. Le manager pourra revoir les modalités de fixation de la fréquence et du jour de TELETRAVAIL à l’issue de la période d’adaptation (voir article 4), après entretien avec l’agent ou le salarié concerné.
1.2. Formule flexible
Cette formule est ouverte uniquement au personnel de
statut « Cadre » éligible.
La durée du temps de télétravail est fixée également à 1 à 2 jours par semaine maximum. Dans cette formule, afin de favoriser la flexibilité d’organisation nécessaire pour le travail du personnel cadre, le manager et le collaborateur
s’entendront sur la fréquence du télétravail mais appliqueront une souplesse quant au choix des jours télétravaillés.
En conséquence, les jours télétravaillés pourront varier en fonction des besoins et contraintes exprimés par les deux parties. Néanmoins, afin de favoriser l’organisation du service, le planning de télétravail du collaborateur concerné devra être communiqué à son responsable hiérarchique au moins 3 jours ouvrés avant la date de début du jour télétravaillé. Dans tous les cas, le manager valide la formule et sa mise en œuvre à l’appui du formulaire correspondant. Le manager pourra revoir les modalités de fixation de la fréquence et du jour de TELETRAVAIL à l’issue de la période d’adaptation (voir article 4).
2. LE TELETRAVAIL SPECIFIQUE
Le télétravail spécifique est ouvert uniquement (conditions cumulatives)
au personnel éligible.
et qui répond à une problématique de santé particulière, limitée dans le temps, qui empêche le maintien du salarié en activité, de manière totale ou partielle.
Dans ce cadre le TELETRAVAIL peut être un outil permettant de prévenir les situations d’arrêt de travail.
Le TELETRAVAIL spécifique répond à une problématique de santé précise ; aussi ses modalités de mise en œuvre, d’organisation et de renouvellement sont à définir entre le manager et l’agent ou le salarié.
L’agent ou le salarié qui souhaite en bénéficier devra justifier sa demande à l’appui d’un certificat médical correspondant qui sera transmis au Service des Ressources Humaines qui en appréciera la validité. Ce certificat devra préciser que l’état de santé de l’agent ou du salarié ne permet pas son maintien (total ou partiel) dans son poste de travail et que la solution de télétravail peut permettre de répondre à cette problématique. Ce mode de fonctionnement souple peut ainsi permettre un aménagement du temps de TELETRAVAIL sur une semaine complète de travail par exemple. Tout comme le TELETRAVAIL classique, le TELETRAVAIL spécifique est conditionné par la mise en œuvre d’une EVALUATION d’une première période de TELETRAVAIL, par le manager direct. Compte tenu de la possibilité d’ouvrir droit à un aménagement du temps de travail en TELETRAVAIL sur une durée supérieure à celle prévue dans le cadre du TELETRAVAIL classique, il fera l’objet d’une évaluation dans un
délai de 15 jours maximum après sa mise en place effective (voir article 4 ci-après).
3. LE TELETRAVAIL EN CAS DE CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES
En cas de circonstances exceptionnelles liées à la survenance d’une crise sanitaire ou d’un évènement particulier (incendie, inondation des locaux), le dispositif TELETRAVAIL tel que décrit à l’article 3 pourra être revu afin de pouvoir envisager de nouvelles modalités d’aménagement pour faire face à ces circonstances particulières. Ces nouvelles modalités pourront modifier le cadre fixé dans le présent accord (éligibilité, conditions d’accès, fréquence, etc…) Dans ce cas, la Direction consultera au préalable les instances représentatives du personnel (CSE et CSSCT).
ARTICLE 4 : PERIODES D’ADAPTATION, DE SUSPENSION ET REVERSIBILITE DU DISPOSITIF TELETRAVAIL
1. Période d’adaptation et d’évaluation
Une période d’adaptation et d’évaluation est fixée lors de la mise en place du télétravail. Sa durée est fonction de la typologie de télétravail retenue. Elle est de :
3 mois suivant la mise en place pour le télétravail classique ;
15 jours suivant la mise en place du télétravail spécifique.
Cette période d’adaptation pourra être prolongée, à discrétion du manager, uniquement en cas de suspension du contrat de travail (congés, RTT, arrêt maladie) pendant cette période. La durée de la prolongation ne pourra pas excéder la durée de la suspension du contrat.
Cette période d’adaptation et d’évaluation a notamment pour objet de permettre au collaborateur et à son supérieur hiérarchique :
d’expérimenter cette forme d’organisation du travail et de s’assurer qu’elle correspond à leurs besoins et attentes respectives ;
de mesurer la compatibilité du télétravail avec le niveau d’autonomie requis pour l’exercice de l’activité en situation de télétravail ;
d’évaluer les exigences, les contraintes et le fonctionnement du service.
Durant cette période, chacune des parties est libre de mettre un terme au télétravail, en respectant un délai de prévenance de deux semaines (calendaires) pour le TELETRAVAIL classique et de 5 jours pour le TELETRAVAIL spécifique. Un entretien préalable à la fin du télétravail est tenu. Si la décision de mettre fin au télétravail est à l’initiative du manager, la décision doit être motivée par écrit, dans le respect du délai de prévenance identifié précédemment. En fin de période d’adaptation, un entretien est organisé entre le collaborateur et le supérieur hiérarchique :
au plus tard quinze jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail classique.
au dernier jour de la période d’adaptation pour le télétravail spécifique.
Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail. Ce bilan prend la forme d’une évaluation à travers le renseignement d’un formulaire ad hoc. Ce formulaire est différencié qu’il s’agisse d’un TELETRAVAIL classique (annexe n° 4) ou spécifique (annexe n° 5). Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, quels qu’en soient la durée et les motifs, l’agent ou le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.
2. Suspension du télétravail
Le supérieur hiérarchique peut suspendre de manière temporaire le télétravail en raison de circonstances particulières : absence(s) dans le service, congés, vacance de poste, projets ou missions particulières. La suspension provisoire intervient, dans la mesure du possible et sauf cas d’urgence, sous réserve d’un délai de prévenance d’une semaine (7 jours calendaires). Le manager informera ainsi le salarié des conditions de la suspension (motivations, durée) et en informera le Service des Ressources Humaines. Il enclenchera la reprise du TELETRAVAIL en en informant l’agent ou le salarié et le Service des Ressources Humaines en respectant également un délai de prévenance d’une semaine (7 jours calendaires). Par ailleurs, le télétravail peut être suspendu en cas d’impossibilité d’accès au Système d’Information pour quelque cause que ce soit (panne des équipements, connexion internet défaillante). Le collaborateur en informera immédiatement son supérieur hiérarchique et devra se rendre sans délai dans les locaux habituels de travail ou poser un congé.
3. Réversibilité
Hors période d’adaptation, l’employeur ou le collaborateur peut mettre fin au télétravail sous réserve du respect d’un délai de prévenance de 15 jours (calendaires), sauf commun accord entre l’agent ou le salarié et l’employeur sur une réduction de ce délai. La demande est formulée par écrit (mail) avec copie au Service des Ressources humaines. Un entretien entre l’agent ou le salarié et son supérieur hiérarchique est organisé dès réception de la demande.
Dans le cas où la demande est faite par l’employeur, celle-ci doit être justifiée par des raisons objectives (efficacité non satisfaisante, collaborateur difficilement joignable, suppression d’un des critères d’éligibilité, évolution d’organisation du service, …). Lorsque la situation de télétravail prend fin, pour quelque cause que ce soit, le collaborateur, ayant bénéficié d’un équipement de travail aux seules fins de l’exercice du télétravail, s’engage à le restituer sans délai et reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement. Enfin, le télétravail peut être suspendu ou arrêté à partir du moment où les critères liés à la compatibilité du domicile du télétravailleur ne sont plus remplis. Le collaborateur s’engage à informer l’employeur de tout changement lié à ces critères et pouvant impacter les conditions d’exercice du télétravail. En cas de changement, un entretien est organisé entre le manager et le collaborateur afin de déterminer si le télétravail doit être suspendu ou arrêté.
ARTICLE 5 : EXERCICE DU TELETRAVAIL
1. Horaires de travail et plages de disponibilité
L’activité du collaborateur en télétravail doit s’exercer dans le respect des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles en vigueur en matière de durée du travail et de temps de repos. Le télétravailleur est ainsi tenu d'observer la durée et les horaires de travail fixés par les accords collectifs d’entreprise en vigueur à VAlliS HABITAT. Dans ces conditions, la durée du travail et les plages horaires du collaborateur en télétravail demeurent identiques et applicables au même titre que lorsque l’activité est exercée au sein même de VAlliS HABITAT. Le collaborateur en télétravail doit être joignable et être en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions qu’à son lieu habituel de travail. Enfin, le télétravailleur et son supérieur hiérarchique sont tenus de respecter les dispositions relatives au droit à la déconnexion telles qu’édictées dans l’article 7 de l’accord collectif du 25 juin 2020 relatif à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail.
2. Présence et joignabilité
La présence sur le lieu de travail demeure une modalité prioritaire du travail, le télétravail n'est en effet pas opposable si la présence du collaborateur s'avère nécessaire. Les organisateurs de réunion ne sont pas tenus de tenir compte des jours télétravaillés des personnes dont la présence est nécessaire en réunion. En télétravail, le collaborateur s’engage à être joignable sur les plages de travail fixes et à répondre aux sollicitations de son manager, de ses collègues, des clients, de la même manière que si il était sur son lieu de travail. L’impossibilité renouvelée d’être joint peut entrainer l’interruption anticipée du télétravail, telle que prévue à l’article 4.3. La situation de télétravail
n’autorise pas l’agent ou le salarié à quitter son domicile lors de l’exercice du TELETRAVAIL.
Enfin, pour s’assurer que les agents ou les salariés de l’entreprise et notamment les membres de son équipe aient connaissance des modalités d’exercice du TELETRAVAIL, le télétravailleur renseignera au préalable ses jours télétravaillés sur le calendrier de l’outil de messagerie interne.
3. Lieu d’exercice du télétravail
Le télétravail est exercé exclusivement au domicile du collaborateur. Le domicile s’entend comme étant le lieu de résidence principale. La mise en place et l’exercice du télétravail supposent la vérification préalable par le collaborateur de la conformité de son domicile (connexion internet, espace de travail adéquat, etc.) et de ses installations, notamment électriques, avec l’exercice d’une activité en télétravail. En outre, le collaborateur s’engage à être couvert par une police d’assurance habitation. Ces vérifications préalables nécessitent la signature de l’attestation visée à l’annexe n° 3.
4. Équipements de téléphonie
Outre la mise à disposition des équipements informatiques (article 2/3.3), l’agent ou le salarié s’engagera à utiliser son appareil de téléphonie pendant toute la durée du TELETRAVAIL. Il s’engage donc à être joignable et passer les appels nécessaires à l’exercice de son activité. En outre, le collaborateur doit effectuer le renvoi d’appel de son numéro professionnel vers son appareil de téléphonie avant tout départ en TELETRAVAIL.
ARTICLE 6 : MODALITES DE REGULATION DE LA CHARGE DE TRAVAIL ET DE SUIVI
Le management d’un collaborateur en télétravail repose avant tout sur un principe de confiance quant au temps de travail et aux missions réalisées. Cependant, ce principe n’exclut pas le contrôle du travail effectué. L’organisation du télétravail doit en effet faire l’objet d’un suivi régulier de la part du supérieur hiérarchique, qui veillera notamment à la régulation de la charge de travail. La manager doit pouvoir contrôler les résultats atteints pendant la période de télétravail qui doivent être au moins équivalents à ceux obtenus en présentiel. Il en fixera les modalités avec le collaborateur en question.
ARTICLE 7 : ACCOMPAGNEMENT
Le présent accord sera communiqué à l’ensemble du personnel, affiché et publié sur l’outil Comin. Afin de prendre la mesure des demandes susceptibles d’être formulées et de pouvoir adapter les moyens logistiques à mettre en œuvre (notamment informatiques), le Service RH prendra l’attache des Services et Directions pour identifier les agents ou salariés susceptibles d’être intéressés pour bénéficier du dispositif. Des guides à destination des managers et collaborateurs seront mis à disposition en amont de la démarche. Des outils d’évaluation des objectifs et activités, en période de télétravail, seront également mis à disposition pour appuyer les managers. En cours d’expérimentation, des réunions trimestrielles réunissant l’ensemble des managers (concernés ou non par une situation de télétravail) seront organisées afin d’échanger sur le dispositif (retour d’expérience, écueils). Les comptes rendus de ces réunions seront communiqués aux membres du Comité de suivi.
ARTICLE 8 : SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. Afin de s’assurer du respect de ces dispositions, les membres de la CSSCT et les autorités administratives compétentes ont accès, si nécessaire, au domicile du télétravailleur, sous réserve de lui avoir notifié au préalable cette inspection et qu’il ait donné son accord. Toutefois, en cas de refus du collaborateur de permettre ces inspections ou si l’employeur est informé que le lieu de travail ne remplit pas les conditions, notamment légales et conventionnelles, il sera automatiquement mis fin au télétravail. Conformément à l’article L4122-1 du code du travail et au même titre que les collaborateurs qui travaillent dans les locaux de l’Office, le télétravailleur est tenu de prendre soin de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées du fait de ses actes ou de ses omissions au travail. L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l’article L411-1 du code de la sécurité sociale. Aussi, il appartient au télétravailleur de déclarer immédiatement au Service des Ressources Humaines et à son supérieur hiérarchique, l’accident dont il a été victime et d’en préciser les circonstances.
ARTICLE 9 : PRINCIPE D’EGALITE DE TRAITEMENT
Le collaborateur en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux agents et salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de VAlliS HABITAT, notamment quant à l’accès à l’information syndicale et quant aux élections professionnelles. De la même manière, le télétravailleur bénéficie des mêmes droits individuels que les autres agents ou salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretien professionnel et d’évaluation. Ainsi, le télétravailleur doit être placé dans une situation identique à celle des agents ou salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de VAlliS HABITAT, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution ainsi que l’évaluation des résultats du télétravailleur. Les titres restaurant sont maintenus pendant les jours de télétravail et attribués conformément à la réglementation en vigueur.
Le dispositif reposant sur le volontariat, il n'est pas envisagé de contrepartie financière.
ARTICLE 10 : CONFIDENTIALITE, PROTECTION DES DONNEES ET SECURITE
Comme tout collaborateur, le télétravailleur s’engage à respecter les dispositions de la charte informatique de VAlliS HABITAT, incluant notamment les règles de confidentialité, de protection et de sécurité des données. Il doit également appliquer toutes consignes transmises par le Service Système d’Information et Réseau, le cas échéant. Le télétravailleur est responsable des ressources informatiques mises à sa disposition et s’engage à ne pas les utiliser dans des conditions pouvant porter atteinte à la sécurité et à l’intégrité du système d’information. Il doit également ne pas utiliser les outils mis à sa disposition pendant les périodes de repos.
ARTICLE 11 : COMITE DE SUIVI
Un Comité de suivi composé des membres de la Direction et de l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives ayant pris parti à la négociation relative au télétravail se réuniront :
après 3 mois d’expérimentation afin de réaliser un premier suivi de l’application de la présente charte et l’examen des conditions de sa mise en œuvre ;
après 6 mois d’expérimentation afin de réaliser un bilan permettant de décider des modalités d’un accord relatif au télétravail.
ARTICLE 12 : ENTREE EN VIGUEUR
Le présent accord entrera en vigueur à compter du jour qui suit son dépôt à la DIRECCTE du Vaucluse après sa signature par les organisations syndicales représentatives et la direction de VAlliS HABITAT.
ARTICLE 13 : DUREE DE L’ACCORD
Compte-tenu de la périodicité de la négociation prévue par le Code du travail, le présent accord est conclu pour une période de 15 mois à compter de sa signature.
ARTICLE 14 : ADHESION
Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise qui n’est pas signataire du présent accord pourra y adhérer ultérieurement. L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au Greffe du Conseil des Prud’hommes d’AVIGNON et à la DIRECCTE de Vaucluse. Une notification devra également être faite dans le délai de 8 jours par lettre recommandée aux parties signataires de l’accord.
ARTICLE 15 : MODIFICATION DE L’ACCORD
En application de l’article L2261-7-1 du code du travail, sont habilités à engager la procédure de révision du présent accord l’ensemble des signataires. Les conditions de validité de l’avenant modificatif sont celles du droit commun des accords collectifs. L'accord peut être dénoncé par l’ensemble des parties signataires. La dénonciation prendra effet à l’expiration d’un préavis de trois mois à compter de la notification de la dénonciation.
ARTICLE 16 : PUBLICITE ET DEPOT
Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de VALLIS habitat. La direction informera l’ensemble du personnel de l’entrée en vigueur du présent accord et des modalités de sa consultation sur le site Intranet de VAlliS HABITAT ainsi qu’auprès de la Direction des Ressources Humaines. Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail. Il sera déposé : sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords» accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail ; et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes d’Avignon. Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
L’organisation syndicale représentative C. F.T.C :
L’organisation syndicale représentative F.O. :
LISTE DES ANNEXES A L’ACCORD TELETRAVAIL
Annexe n° 1 : formulaire de demande de TELETRAVAIL classique
Annexe n° 2 : formulaire de demande de TELETRAVAIL spécifique
Annexe n° 3 : attestation sur l’honneur environnement de travail
Annexe n° 4 : formulaire d’évaluation du TELETRAVAIL classique
Annexe n° 5 : formulaire d’évaluation du TELETRAVAIL spécifique
ANNEXE N°1 : FORMULAIRE DE DEMANDE D’ACCES AU TELETRAVAIL
☐ Demande initiale ☐ Renouvellement
A remplir par le salarié/l’agent
Date de la demande : FORMTEXT / FORMTEXT / FORMTEXT ☐ Je confirme par la présente avoir envoyé ce formulaire par courriel à mon N+1/ copie N+2 / DRH (pages 1 à 3)
RENSEIGNEMENTS
A remplir par le salarié/l’agent
Nom/Prénom
fonction
Direction et Service de rattachement/ agence de rattachement
Date d’entrée dans l’entreprise
Ancienneté dans le poste
Nom et Prénom du Manager
DEMANDE DU SALARIE
A remplir par le salarié/l’agent
Mode d’organisation actuel de votre poste
☐ Temps complet☐ Temps partiel ☐ Congé parental Le cas échéant, comment s’exerce actuellement votre temps partiel (% et jour(s) non travaillé(s)) ? Dans le cadre de ma demande de télétravail, je souhaite modifier mon temps de travail ? ☐ oui ☐ non Si oui, merci d’en préciser les raisons ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Fréquence de télétravail souhaitée (fixe ou flexible) :
☐
Fixe (pour l’ensemble des salariés ELIGIBLES)
☐ Hebdomadaire (maximum 2) Indiquer votre (vos) jour(s) de préférence le cas échéant : ……………………………..
☐ Mensuel (maximum 8) Nombre de jours souhaités dans le mois …………………………… Modalités de mise en œuvre (une semaine sur 2 / une seule fois par mois /autres) : ……………………………………………………………………………………………………………………
☐
Flexible (2 jours maximum dans la semaine/ 8 jours dans le mois) (uniquement pour le personnel « Cadre » ELIGIBLE)
Nombre de jours souhaités : …………………….. par semaine ou…………………………. jours par mois
Activités / missions que vous pensez pouvoir exercer en télétravail
Quel pourcentage de votre activité pensez-vous pouvoir exercer en télétravail ? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Listez les activités que vous estimez pouvoir exercer en Télétravail ? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Quel impact ces activités pourront-elles avoir sur votre organisation et/ou celle de vos collègues ? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Selon vous le Télétravail pourra t-il accroître votre efficacité, votre performance ? Si oui, explicitez. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… AUTO- EVALUATION DE L’APTITUDE AU TELETRAVAIL
A remplir par le salarié/l’agent
Mon Autonomie dans le poste
Toujours
Souvent
Parfois
Jamais
Je sais organiser ma journée de travail
Je suis respectueux des horaires de travail et des temps de pause
Je sais planifier mon travail et gérer mes priorités
Mon travail nécessite des échanges physiques quotidiens avec mes collègues ou des clients
Je respecte les délais fixés
J’ai besoin d’échanges réguliers avec mes collègues pour rester motivé ou confronter mes idées
J’ai besoin de l’assistance de mes collègues et/ou de mon manager pour exercer mes activités
J’ai besoin d’une validation et/ou du contrôle de mon manager sur mes activités
Mes Aptitudes informatiques
Oui
Non
Partiellement
Je suis à l’aise avec l’outil informatique et les accès à distance Je peux me « dépanner tout seul » suite à la survenance d’ une problématique informatique (réseau, internet) Je maitrise les logiciels nécessaires à mon activité J’ai besoin de l’aide de mes collègues/manager/service informatique pour l’utilisation du progiciel métier
La Compatibilité de mon environnement de travail et des équipements
Oui
Non
Partiellement
Je dispose d’une connexion internet et d’un téléphone portable avec une couverture réseau suffisante Je dispose d’un emplacement calme, isolé, et d’un mobilier compatibles avec le travail à entreprendre Mon espace de travail permet la concentration et la confidentialité des données Mes installations électriques sont conformes et permettent le branchement d’un nouvel équipement informatique Votre vie de famille et la présence des membres de votre famille est compatible avec un travail à domicile
AVIS DU MANAGER
A remplir par le manager après que le salarié/agent ait renseigné les pages 1 à 3
EVALUATION LOGISTIQUE
Oui
Non
Partiellement
Les activités du poste sont elles compatibles avec le Télétravail ? L’autonomie dans l’utilisation des outils informatiques et logiciels dédiés est-elle suffisante ? Des logiciels spécifiques sont-ils nécessaires et compatibles avec le télétravail ? Le salarié accède t-il facilement à ses dossiers à distance ?
EVALUATION DE l’AUTONOMIE DU SALARIE
Oui
Non
A Améliorer
Le salarié est-il autonome dans l’exécution et l’organisation de son travail ?
Le salarié sait-il planifier son activité et respecter les objectifs et délais ?
Le salarié a t-il un bon niveau de communication avec ses collègues et son manager ?
EVALUATION DE L EFFICACITE AU TRAVAIL
Oui
Non
A Améliorer
Le salarié donne t-il satisfaction dans l’accomplissement de ses activités?
Commentaires :
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… RÉPONSE (1 mois à compter de la date de la demande)
A remplir par le manager
Demande de passage en télétravail :
☐ Acceptée☐ Refusée
Commentaires :
Cliquez ici pour taper du texte.
Organisation définie
(fixe, flexible, nb de jours, jour(s) envisagés)
Date de démarrage envisagé
En cas de refus, préciser les motifs :
☐ Poste du salarié ou nature du travail incompatible avec le télétravail
☐ Risque de désorganisation du service
☐ L'autonomie du salarié est insuffisante
☐ Impossibilité technique (logement inadapté, logiciels spécifiques, sécurité des données…)
☐ Autres (à préciser) :
……………………………………………………………………………………………
Cette demande de télétravail pourra faire l’objet d’un arbitrage par le Manager en fonction des critères de priorisation des demandes établies conformément aux dispositions de la charte.
SIGNATURE
A remplir par le manager et le salarié/agent
Date de l’entretien avec le manager : FORMTEXT / FORMTEXT / FORMTEXT Nom/Prénom du salarié/agent : Je certifie avoir pris connaissance de la Charte et m’engage à en respecter les conditions. Je reconnais également être informé(e) que le télétravail ne pourra se mettre en place qu’après notification par le service RH de l’avenant au contrat de travail /arrêté m’accordant le bénéfice du télétravail. Signature du salarié/agent : Signature du Manager :
VALIDATION RH Date et Signature de la DRH :
ANNEXE N° 2 : FORMULAIRE DE DEMANDE D’ACCES AU TELETRAVAIL SPECIFIQUE
☐ Demande initiale ☐ Renouvellement
A remplir par le salarié/agent
Date de la demande : FORMTEXT / FORMTEXT / FORMTEXT ☐ Je confirme par la présente avoir envoyé ce formulaire par courriel à mon N+1_ copie N+2/ RRH (pages 1 à 3)
RENSEIGNEMENTS
A remplir par le salarié/agent
Nom/Prénom
Emploi
Direction et Service de rattachement
Date d’entrée dans l’entreprise
Ancienneté dans le poste
Nom du Manager
DEMANDE DU SALARIE
A remplir par le salarié/agent
Je bénéficie d’un certificat médical m’autorisant à exercer mes activités en télétravail durant ma convalescence ?
☐
Oui ☐ Non
Si oui, pour quelle durée le médecin estime t-il nécessaire la mise en place du télétravail spécifique ?
Du …… …………au …………
Mode d’organisation actuel de votre poste
☐ Temps complet☐ Temps partiel ☐ Congé parental Le cas échéant, comment s’exerce actuellement votre temps partiel (% et jour(s) non travaillé(s)) ?
Motivations de votre demande de TELETRAVAIL SPECIFIQUE :
Quelles sont les activités / missions que vous pensez pouvoir exercer en télétravail spécifique ?
Quel pourcentage de votre activité pensez-vous pouvoir exercer en télétravail ? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Listez les activités que vous estimez pouvoir exercer en Télétravail ? …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Quel impact ces activités pourront-elles avoir sur votre organisation et/ou celle de vos collègues ? …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Selon vous, le Télétravail spécifique pourra t-il maintenir votre efficacité, votre performance ? Si oui, explicitez. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… AUTO- EVALUATION DE L’APTITUDE AU TELETRAVAIL SPECIFIQUE
A remplir par le salarié/agent
Mon Autonomie dans le poste
Toujours
Souvent
Parfois
Jamais
Je sais organiser ma journée de travail
Je suis respectueux des horaires de travail et des temps de pause
Je sais planifier mon travail et gérer mes priorités
Mon travail nécessite t-il des échanges physiques quotidiens avec mes collègues ou des clients
Je respecte les délais fixés
J’ai besoin d’échanges réguliers avec mes collègues pour rester motivé ou confronter mes idées
J’ai besoin de l’assistance de mes collègues et/ou de mon manager pour exercer mes activités
J’ai besoin d’une validation et/ou du contrôle de mon manager sur mes activités
Mes Aptitudes informatiques
Oui
Non
Partiellement
Je suis à l’aise avec l’outil informatique et les accès à distance Je peux me « dépanner tout seul » suite à la survenance d’une problématique informatique (réseau, internet) Je maitrise les logiciels nécessaires à mon activité J’ai besoin de l’aide de mes collègues/manager/service informatique pour l’utilisation du progiciel métier
La Compatibilité de mon environnement de travail et des équipements
Oui
Non
Partiellement
Je dispose d’une connexion internet et d’un téléphone portable avec une couverture réseau suffisante Je dispose d’un emplacement calme, isolé, et d’un mobilier compatibles avec le travail à entreprendre Mon espace de travail permet la concentration et la confidentialité des données Mes installations électriques sont conformes et permettent le branchement d’un nouvel équipement informatique Votre vie de famille et la présence des membres de votre famille est compatible avec un travail à domicile AVIS DU MANAGER
A remplir par le manager après que le salarié/agent ait renseigné les pages 1 à 3
EVALUATION LOGISTIQUE
Oui
Non
Partiellement
Les activités du poste sont elles compatibles avec le Télétravail ? L’autonomie dans l’utilisation des outils informatiques et logiciels dédiés est-elle suffisante ? Des logiciels spécifiques sont-ils nécessaires et compatibles avec le télétravail dérogatoire ? Le salarié accède t-il facilement à ses dossiers à distance ?
EVALUATION DE l’AUTONOMIE DU SALARIE
Oui
Non
A Améliorer
Le salarié est-il autonome dans l’exécution et l’organisation de son travail ?
Le salarié sait-il planifier son activité et respecter les objectifs et délais ?
Le salarié a t-il un bon niveau de communication avec ses collègues et son manager ?
EVALUATION DE L EFFICACITE AU TRAVAIL
Oui
Non
A Améliorer
Le salarié donne t-il satisfaction dans l’accomplissement de ses activités?
Commentaires :
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… RÉPONSE (8 jours à compter de la date de réception de la demande)
Demande de passage en télétravail :
☐ Acceptée☐ Refusée
Commentaires :
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Organisation définie
Modalités de suivi spécifique
En cas de refus, préciser les motifs :
☐ Poste du salarié ou nature du travail incompatible avec le télétravail spécifique
☐ Risque de désorganisation du service
☐ L'autonomie du salarié est insuffisante
☐ Impossibilité technique (logement inadapté, logiciels spécifiques, sécurité des données…)
☐ Autres (à préciser)
SIGNATURE
A remplir par le manager et le salarié/agent
Date de l’entretien avec le manager : FORMTEXT / FORMTEXT / FORMTEXT Nom/Prénom du salarié/agent : Je certifie avoir pris connaissance de la Charte et m’engage à en respecter les conditions. Je reconnais également être informé(e) que le télétravail ne pourra se mettre en place qu’après notification par le service RH de l’avenant au contrat de travail/arrêté m’accordant le bénéfice du télétravail. Signature du salarié/agent : Signature du Manager :
VALIDATION RH Date et Signature du SRH :
ANNEXE N°3
ATTESTATION SUR L’HONNEUR
TELETRAVAIL*
Attestation à joindre au formulaire de demande de TELETRAVAIL correspondant
Je soussigné(e) M, Mme ………………………………………..agent ou salarié(e) de VAlliS HABITAT, certifie sur l'honneur que :
Je suis couvert par une assurance Habitation correspondante;
Les installations électriques de mon domicile sont conformes à la réglementation en vigueur au poste de Télétravailleur (Installations Électriques de la zone dédiée, la protection des circuits de la zone dédiée et les dispositions assurant la sécurité des personnes) ;
Je dispose d'un aménagement ergonomique de mon poste de travail me permettant d'exercer mon activité professionnelle dans toutes les conditions de sécurité pour moi-même et pour les informations et documents professionnels que je pourrais être amené à devoir utiliser ;
Je dispose d’une couverture réseau (internet et téléphonique) à mon domicile me permettant d’exercer mes activités télétravaillées et de rester joignable durant mes horaires de travail ;
Je m’engage à informer mon employeur de tout changement de situation pouvant impacter les conditions d’exercice de mon télétravail.
Fait à ………, le
Signature
*à joindre pour l’année en cours et à renouveler pour les années futures le cas échéant
ANNEXE N° 4 : FORMULAIRE D’EVALUATION
PERIODE D’ADAPTATION TELETRAVAIL classique
Vous avez effectué une première période de télétravail. Cet entretien est l’occasion de faire un bilan de cette période (avantages / inconvénients/difficultés / besoins d’aménagement éventuels). Cette évaluation se fait de façon conjointe avec votre manager et doit permettre de définir les modalités de poursuite de votre télétravail. Il est conseillé pour le salarié/agent et pour le manager de préparer l’entretien à l’appui du formulaire correspondant
RENSEIGNEMENTS
A remplir par le salarié/agent
Nom/Prénom du salarié
Date de début du télétravail
Modalité du télétravail
Nom et Prénom du Manager
VOLET SALARIE
A remplir par le salarié/agent
Motivations
Quelles sont les raisons qui ont motivé votre demande de télétravail ?
D’une manière générale, quels retours pouvez-vous faire sur cette première période de télétravail ?
Aspects relatifs aux activités et à l’organisation du travail :
Certaines tâches sont-elles effectuées plus efficacement à domicile ? Si oui, lesquelles ? Et pourquoi ?
Quels changements ont été opérés dans votre organisation depuis l’introduction du télétravail ? Sont-ils positifs ou négatifs ? Et pourquoi ?
Aspects relatifs à l’environnement social et professionnel :
Disposez- vous du temps et de l’endroit adéquat pour travailler sans être dérangé ?
Comment organisez-vous le transfert/retour d’information avant et après votre jour télétravaillé?
Le télétravail a-t-il des effets sur vos relations interprofessionnelles ? si oui lesquelles ?
Avec vos collègues ?
Avec votre responsable ?
Avec vos clients internes ou externes ?
Aspects relatifs à l’équipement :
Rencontrez-vous des difficultés dans l’utilisation de l’équipement informatique ou autre technique (téléphonie, …) ?
Avez-vous eu besoin d’assistance à distance ?
Le cas échéant, merci de décrire la situation (problématique/solution apportée/délai de réponse…)
Objectifs professionnels
Pensez- vous avoir répondu aux attentes de votre manager par rapport aux objectifs qui vous ont été fixés lors des journées de TELETRAVAIL ? Le cas échéant, merci d’expliciter.
VOLET MANAGER
A remplir par le manager/agent
Objectifs :
Les objectifs et tâches assignées au télétravailleur ont-ils été respectés?
L’état d’avancement des activités en TELETRAVAIL est-il comparable à celles effectuées sur le lieu de travail ?
Communication et suivi :
Le transfert de l’information est assuré tant à l’égard des collègues que du responsable hiérarchique ?
Le suivi des dossiers traités au domicile est-il effectué lors du retour sur le lieu de travail ?
Le télétravailleur reste-t-il disponible et joignable ?
Effets constatés sur le travailleur :
Le responsable hiérarchique constate-t-il des modifications quant à l’organisation du travail du télétravailleur ? Quant à la qualité du travail ? Quant au bien-être ? Quant aux relations avec ses collègues ?
Autres remarques :
DECISION (15 JOURS AVANT L’EXPIRATION DE LA 1ERE PERIODE DE TELETRAVAIL)
Suite donnée :
☐ Poursuite ☐ Aménagement nécessaire☐ Fin
Commentaires :
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En cas d’aménagement, merci de préciser ses modalités (changement fréquence, jours, etc…)
En cas de refus, préciser les motifs :
☐ Non respect des règles liées au télétravail ☐ Nature du travail incompatible avec le télétravail ☐ Efficacité limitée ☐ Désorganisation du service ☐ Autonomie du salarié insuffisante ☐ Difficultés techniques (logement inadapté, logiciels spécifiques, sécurité des données…) ☐ Autres (à préciser) SIGNATURE
A remplir par le manager et le salarié/agent
Date de l’entretien avec le manager : FORMTEXT / FORMTEXT / FORMTEXT Nom/Prénom du salarié/agent : Signature du salarié : Signature du Manager :
VALIDATION RH Date et Signature du SRH :
ANNEXE N° 5 : FORMULAIRE D’EVALUATION
PERIODE D’ADAPTATION TELETRAVAIL SPÉCIFIQUE
Vous avez effectué une première période de télétravail. Cet entretien est l’occasion de faire un bilan de cette période (avantages / inconvénients/difficultés / besoins d’aménagement éventuels). Cette évaluation se fait de façon conjointe avec votre manager et doit permettre de définir les modalités de poursuite de votre télétravail. Il est conseillé pour le salarié/agent et pour le manager de préparer l’entretien à l’appui du formulaire correspondant
RENSEIGNEMENTS
A remplir par le salarié/agent
Nom/Prénom du salarié
Date de début du télétravail spécifique
Modalité du télétravail spécifique
Nom du Manager
VOLET SALARIE
A remplir par le salarié/agent
Motivations
Quelles sont les raisons qui ont motivé votre demande de télétravail spécifique?
D’une manière générale, quels retours pouvez-vous faire sur cette première période de télétravail?
Aspects relatifs aux activités et à l’organisation du travail :
Votre situation de santé vous permet-elle d’accomplir efficacement les missions confiées à domicile ?
Explicitez.
Aspects relatifs à l’environnement social et professionnel :
Votre situation de santé est-elle compatible avec votre environnement pour travailler dans de bonnes conditions ?
Comment organisez-vous le transfert/retour d’information auprès de vos collègues/managers
Le télétravail a-t-il des effets sur vos relations interprofessionnelles ? si oui lesquelles ?
Avec vos collègues ?
Avec votre responsable ?
Avec vos clients internes ou externes ?
Aspects relatifs à l’équipement informatique:
Rencontrez-vous des difficultés dans l’utilisation de l’équipement informatique ou autre technique (téléphonie, …) ?
Avez-vous eu besoin d’assistance à distance ?
Le cas échéant, merci de décrire la situation (problématique/solution apportée/délai de réponse…)
Aspects relatifs à l’équipement bureautique :
- Avez-vous besoin de matériel supplémentaire pour exercer vos missions ? ……………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………
Objectifs professionnels
Pensez- vous avoir répondu aux attentes de votre manager par rapport aux objectifs qui vous ont été fixés suite à la validation du télétravail spécifique ? Le cas échéant, merci d’expliciter.
VOLET MANAGER
A remplir par le manager
Objectifs :
Les objectifs et tâches assignées au télétravailleur ont-ils été respectés?
L’état d’avancement des activités en TELETRAVAIL est-il comparable à celles effectuées sur le lieu de travail ?
Communication et suivi :
Le transfert de l’information/dossiers est assuré tant à l’égard des collègues que du responsable hiérarchique ?
Le télétravailleur reste-t-il disponible et joignable ?
Effets constatés sur le travailleur :
Le responsable hiérarchique constate-t-il des modifications quant à l’organisation du travail du télétravailleur ? Quant à la qualité du travail ? Quant au bien-être ? Quant aux relations avec ses collègues ?
Autres remarques :
AVIS DU MANAGER
Décision
☐ Poursuite ☐ Aménagement nécessaire☐ Fin
Commentaires :
Cliquez ici pour taper du texte.
En cas de fin du télétravail spécifique, préciser les motifs :
☐ Non respect des règles liées au télétravail ☐ nature du travail incompatible avec le télétravail ☐ Efficacité limitée ☐ Désorganisation du service ☐ Autonomie du salarié insuffisante ☐ Difficultés techniques (logement inadapté, logiciels spécifiques, sécurité des données…) ☐ Autres (à préciser)
En cas d’aménagement, merci de préciser ses modalités (changement fréquence, jours, etc…)
SIGNATURE Date de l’entretien avec le N+1 : FORMTEXT / FORMTEXT / FORMTEXT Nom/Prénom et signature du salarié/Agent :Nom/Prénom et signature du Manager
