Accord d’entreprise sur le travail à distance (TAD) et les nouveaux modes de travail simplifiés
ENTRE LES SOUSSIGNÉES :
La société Varel Europe, dont le siège social est situé Route de Pau à IBOS (65), immatriculée au RCS de Tarbes, sous le numéro 09578021900010, représentée par son Président Directeur Général, ayant tout pouvoir à l’effet du présent,
D'une part
ET L’organisation syndicale représentative des salariés : le syndicat CFDT, représenté par le délégué syndical.
D'autre part.
Suite aux réunions organisées les 4, 14 et 18 Juin 2018, dans le cadre de la négociation annuelle prévue par l’article L.2242-1 du code du Travail, il a été convenu ce qui suit :
Préambule Soucieux d’améliorer l’équilibre entre Travail et Vie Privée, d’attirer et de fidéliser les talents et afin de s’ancrer dans la réalité d’un travail de plus en plus nomade, les parties conviennent avec la signature du présent de l’organisation du travail à distance et des nouveaux modes de travail simplifiés. Le présent a pour objectif de définir le cadre et les modalités de mise en œuvre du travail à distance. Une évaluation du processus sera réalisée dans les mois qui suivront cette mise en place. Varel Europe franchit ici une étape innovante et nécessaire à sa transformation celle de l’adaptation de ses modes de travail à l'ère digitale. Ce contexte conduit à impulser de nouvelles dynamiques visant à travailler autrement, en repensant notamment les espaces de vie au travail. L'objectif est de développer davantage le collectif, l'agilité et de responsabiliser les salariés. Confortées par les expérimentations en place au sein d’autres entreprises qui ont démontré les apports du travail à distance, les parties souhaitent par le présent accord maintenir la possibilité d'y recourir en y apportant les évolutions nécessaires permettant d'intégrer le travail à distance. La volonté des parties signataires du présent accord est de proposer un dispositif de travail à distance répondant à un double objectif de performance et d'amélioration de la qualité de vie des salariés en favorisant une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle, tout en maintenant le lien social avec l'entreprise. Les parties rappellent à la conclusion du présent accord que la confiance mutuelle entre le salarié et sa hiérarchie et le sens commun des responsabilités sont les facteurs clés de la réussite du travail à distance. Les parties signataires entendent inscrire cet accord dans le cadre des actions conduites en matière de Responsabilité Sociale de l'Entreprise et des engagements pris au travers des accords relatifs à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et à la qualité de vie au travail. Dans le prolongement de cet accord, la Direction s'engage, avec les partenaires sociaux, à poursuivre les discussions portant sur la qualité de vie au travail des salariés. Pour cette première phase d’expérimentation et dans l’attente d’une première évaluation du TRAVAIL À DISTANCE, un numerus clausus limitera le nombre de participants pour cette phase d’observation à 40 volontaires.
TITRE 1. CADRE DU TRAVAIL À DISTANCE ET DÉFINITIONS À titre liminaire, il est précisé que le dirigeant de l’entreprise n'entre pas dans le champ d'application du présent accord, compte tenu de son statut et de son indépendance dans l'organisation de son emploi du temps. Le travail à distance est défini à l’article L. 1222·9 du code du travail, modifie par l'ordonnance 2017·1387 du 22 septembre 2017 : « Toute forme d'organisation du travail dons laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication». En France aujourd’hui 16% des salariés pratiquent régulièrement le travail à distance. À la suite du bilan fait à l'issue de la période d'expérimentation et afin de répondre aux attentes des salariés tout en préservant le bon fonctionnement des organisations, les parties conviennent que cet accord doit proposer un dispositif de travail à distance, simple et agile, qui s'adapte aux différentes situations de travail. Le présent accord concerne le travail à distance, dont la fréquence peut être définie soit sur des jours fixes, ou sur un nombre maximal de jours par an et selon un rythme qui garantit le fonctionnement optimal de l'entreprise. II est précisé que le présent accord ne concerne pas le travail à distance pour raisons thérapeutiques qui peut être préconisé par le médecin du travail ou mis en place dans le cadre de l’accord de la branche (UIMM) relatif à l'intégration et au maintien dans l'emploi des travailleurs handicapés.
TITRE 2. CONDITIONS D'ÉLIGIBILITÉ Les parties rappellent que le travail à distance est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que toute ou partie de l'activité du salarié puisse être exercée à distance et ne nécessite pas de proximité managériale. Sont dès lors éligibles au travail à distance les salariés :
Titulaires d'un contrat à durée indéterminée ; justifiant d'une ancienneté minimale de six mois dans le poste occupé ;
Disposant d'une autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché ; Cette autonomie s’apprécie notamment au regard de la capacité à réaliser la quasi-totalité des activités sans aide ni soutien quotidien et via les outils informatiques et à prendre des initiatives pour résoudre des problèmes nouveaux ;
Occupant un poste pouvant être exercé à distance et dont l'exécution en travail à distance est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe ;
Disposant d’un équipement de travail adapté : connexion internet haut débit sécurisée, espace de travail dédié...
Ainsi, ne peuvent être éligibles au travail à distance les activités qui, par nature, requièrent d'être exercées physiquement et de manière permanente dans les locaux de l'entreprise, notamment en raison de la nécessité d'une présence physique du salarié ou d'une proximité obligatoire, d'une organisation du temps de travail spécifique, de l'utilisation de logiciels, d'équipements matériels, et/ou techniques spécifiques, lourds ou uniquement disponibles dans les locaux de l’entreprise ou associés à des impératifs de sécurité. Le travail à distance ne couvre pas la prise en charge de travail sur chantier. Les recours exceptionnels de travail à distance liées à des circonstances exceptionnelles (risques d’épidémies, cas de force majeure…) en vue d’assurer la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés, n’entrent pas dans le champ du présent accord.
TITRE 3. MISE EN OEUVRE DU TRAVAIL À DISTANCE Les parties rappellent que le travail à distance repose sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais également sur la faculté pour ce dernier de pouvoir apprécier les résultats du salarié par rapport aux objectifs fixés.
Article 1 Principe de volontariat avec accord du manager Les parties conviennent que le travail à distance ne peut être mis en œuvre qu'à la demande du salarié, et avec l'accord de sa hiérarchie avec le support du service RH. Le responsable hiérarchique devra veiller à ce que le nombre de salariés bénéficiant du travail à distance soit réellement compatible avec le bon fonctionnement du service, ses interactions avec les autres services et avec l'organisation de l'équipe. Dans cette logique, il lui appartient d'apprécier le seuil maximum de salariés en travail à distance le même jour. Le responsable hiérarchique qui refuse d'accorder le travail à distance a un salarié qui occupe un poste ou une activité éligible au travail à distance selon les dispositions prévues au titre 2 du présent accord doit motiver sa réponse. Les principaux motifs de refus du travail à distance sont notamment :
Le non-respect des conditions d'éligibilité définies au titre 2 du présent accord,
Des raisons d'impossibilité technique ou fonctionnelle des outils,
Des raisons de bon fonctionnement de l'organisation.
En cas de désaccord entre le manager et le salarié, la DRH pourra être saisie pour arbitrage.
Article 2 Rythme de travail à distance Le salarié pourra soit :
Disposer d'un volume de
quarante {40) jours de travail à distance par an qu'il pourra mobiliser en journée entière ou en demi-journée (TAD flexible) ;
Choisir un jour fixe par semaine de jour de travail à distance (TAD fixe).
Afin de maintenir le lien social avec l'entreprise et sa communauté de travail, le travail à distance flexible est limité de sorte que le salarié soit présent dans l'entreprise au moins
quatre jours par semaine. Cette règle présentielle est compatible avec une organisation du travail à temps partiel à 90%.
Le souhait du (des) jour(s) de travail à distance est demandé par le salarié et validé par le manager. Ce dernier a la faculté de refuser certains jours de la semaine pour des raisons d'organisation du travail. Le responsable hiérarchique continue à assurer un contact avec le salarié en travail à distance et veille à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié, physique ou par visio-conférence. Le travail à distance ne doit pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions. Le salarié veille également à rester en contact avec son manager, ses collègues et ses relations professionnelles afin que l'organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales. Les journées de travail à distance flexibles non mobilisées par le salarié pour des raisons personnelles ou professionnelles ne pourront, en aucun cas, donner lieu à un crédit cumulé ou reporté sur l'année suivante.
Article 3 Formalisation de la demande de travail à distance Une grille d’aide à la réflexion permet au salarié volontaire de vérifier son éligibilité (motif, moyens matériels, capacité d’organisation …) et de l’informer des avantages et des risques liés au travail à distance. Puis il sollicite un entretien avec son manager et un représentant du service Ressources Humaines pour les informer de sa démarche. Cette réunion a pour objectif, avec le support de la grille d’aide à la réflexion, de vérifier l’éligibilité et la faisabilité de la demande. Elle permet également de lister les activités qui pourraient être réalisées à distance sans sortir de documents personnels / confidentiels. Si le travail à distance est envisageable, le formulaire de demande (précisant les jours fixes de travail à distance ou la mention « travail à distance flexible ») est transmis au service Ressources Humaines. Les arbitrages éventuels seront faits conjointement par les managers et les RH. En cas de réponse négative, le manager informera le salarié des raisons de ce refus. Le travail à distance donne lieu à un avenant au contrat de travail du salarié. Idéalement et de manière générale, pour la bonne organisation du service, un délai de deux jours ouvrés devra être respecté pour la demande de travail à distance flexible. La demande de journée de travail à distance devra faire l'objet d'une validation par le manager. Afin de pouvoir effectuer un suivi des demandes, la journée prise en travail à distance flexible fera également l'objet d'une déclaration dans l'outil de gestion des temps « KÉLIO » de Varel Europe. Si la présence du salarié dans les locaux de l'entreprise est finalement exigée ce jour-là, la journée en travail à distance flexible sera annulée et non décomptée. Un mémo des bonnes pratiques du travail à distance est remis au salarié et au manager pour aide toute l’équipe à s’adapter. Afin d’éviter l’isolement, le manager s’assurera de la présence régulière physique du salarié au sein de l’équipe (grands voyageurs notamment).
TITRE 4 ORGANISATION DU TRAVAIL À DISTANCE
La souplesse et la confiance sont indispensables au succès d’une démarche de travail à distance. Des échanges réguliers entre le manager et le salarié bénéficiant du TAD seront mis en place pour s’assurer du bon fonctionnement de cette organisation pour toutes les parties concernées.
Article 1 Condition de retour à une exécution du travail sans télétravail
4.1.1 Période d'adaptation
L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de 6 mois. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient. Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 1 mois.
S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l'entreprise.
4.1.2 Retour à une exécution du travail sans télétravail à la demande du salarié ou de l’employeur
La souplesse et la confiance sont indispensables au succès d’une démarche de travail à distance. Des échanges réguliers entre le manager et le salarié bénéficiant du TAD seront mis en place pour s’assurer du bon fonctionnement de cette organisation pour toutes les parties concernées. Le travail à distance est réversible, à tout moment sur simple demande de l’employeur ou du salarié. En effet, le télétravailleur est prioritaire pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles, sous réserve de l'application des règles relatives aux priorités d'embauche ou de réembauche (temps partiel, priorité de réembauche après licenciement économique, etc…). L'entreprise s'engage, dans ce cas, à porter à sa connaissance tout poste disponible de cette nature. De même, l'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes : conditions d'éligibilité mentionnées au Titre 1 du présent non remplies, réorganisation de l'entreprise, déménagement du salarié... Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception. La fin du télétravail prendra effet 1 mois à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail
Article 2 Lieu du travail à distance Les parties conviennent que le travail à distance puisse s'exercer au domicile du salarié ou dans un lieu de travail à distance, dès lors que ces lieux offrent un environnement personnel propice au travail et à la concentration :
Domicile du salarié, solution par défaut à privilégier ;
Autres bureaux de Varel que ceux où le salarié exerce habituellement son travail ;
Espaces de co-working : prise en charge d’un forfait de 15€ mensuels (sur présentation d’un justificatif, le reste des frais étant à la charge du télétravailleur) ;
Le lieu de travail à distance choisi doit également garantir la confidentialité et la sécurité des données, selon les règles de l'entreprise.
Article 3 Gestion du temps de travail et plages de « joignabilité » Le travail à distance n'a pas pour effet de mettre en cause la définition du lien de subordination entre l'employeur et le salarié. II n'a pas pour effet de modifier l'activité habituelle, la charge de travail ou l'amplitude de travail applicable habituellement dans les locaux de l'entreprise. L'exécution de l'activité professionnelle à distance ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le salarié. À ce titre, pendant les périodes de travail à distance, le collaborateur s'engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles dans le cadre de ses horaires habituels de travail. Le salarié en travail à distance gère l'organisation de son temps de travail, selon ses horaires habituels de travail, dans le respect des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l'entreprise, s'agissant notamment du respect des durées maximales de travail et des durées minimales de repos quotidien (11h). Une pause déjeuner devra également être respectée dans les mêmes conditions que dans l'entreprise. Le salarié précisera son statut dans le logiciel skype pour indiquer sa disponibilité : « Disponible, Occupée, Absent, Ne pas déranger, De retour dans quelques minutes » et pourra même indiquer son lieu de travail « Travail à distance », « Bureaux de … (Pau, Paris, Ibos, …) », « Espace de co-working … ». Varel Europe est attaché au respect de la vie privée de ses salariés. À cet effet, les parties aux présentes conviennent que le salarié, sauf circonstances exceptionnelles, ne peut être joint avant 8h ni au-delà de 19h pendant sa journée en travail à distance. Dans le respect du principe de conciliation vie personnelle et vie professionnelle, et en dehors des cas exceptionnels, le management en général et tout salarié en particulier, veillera à respecter les horaires de travail de son équipe.
Article 4 Droit à la déconnexion Les outils technologiques de communication (TIC) mis à la disposition du salarié en travail à distance offrant un droit à la déconnexion, le responsable hiérarchique devra veiller à ce que l'usage éventuel des TIC en dehors des horaires habituels de travail reste raisonnable et limité, de telle sorte que les durées minimales de repos et les durées maximales de travail soient respectées.
Pour prévenir les risques psycho-sociaux, il est expressément recommandé aux salariés de ne pas utiliser leur messagerie électronique ou d'autres outils de communication pendant les périodes de repos quotidien et hebdomadaire et de congés, afin de garantir le respect de celles-ci. Pour faire respecter l'organisation de cette déconnexion et pour que celle-ci soit efficace, elle nécessité l'implication de chacun. Chaque manager s'assurera du respect de ce droit. Chaque salarié est responsable de son utilisation des outils numériques et doit respecter ses collègues dans le cadre de l'usage de ceux-ci.
Article 5 Environnement et équipements de travail L'entreprise fournit au salarié en travail à distance le matériel informatique et de communication permettant l'exercice de son activité. À titre indicatif, cet équipement comprend un ordinateur portable équipé des logiciels nécessaires à la bonne exécution du travail (Microsoft office, SAP, Skype et un accès au réseau de l’entreprise). Le salarié s'engage également à respecter les procédures et bonnes pratiques d'utilisation du matériel, et notamment la charte informatique. Le salarié en travail à distance bénéficiera d'un service d'assistance technique identique à celui fourni aux salariés travaillant en entreprise. Dans le cas d'une impossibilité temporaire et non programmée de TAD le jour dédié (coupure inopinée d'électricité, de téléphone, du réseau informatique, des outils associés, non accessibilité des applications réseaux etc.), le salarié viendra exercer ses fonctions au sein de son lieu habituel de travail ou, à défaut sera amené à prendre un jour de congé (congés payés, JRTT, etc...).
Article 6 Santé et sécurité Le télétravailleur doit être informé des règles de santé et de sécurité applicables dans l’entreprise (cf politique SSE) et dont les idées majeures sont décrites dans le mémo prévu à cet effet. En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer la direction des ressources humaines, dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise, soit un délai de 2 jours.
TITRE 5. DROITS ET DEVOIRS DU SALARIÉ EN TRAVAIL À DISTANCE Article 1 Communication et formation Pour accompagner le déploiement du travail à distance, un kit est mis à disposition des travailleurs à distance ainsi que de leurs responsables hiérarchiques. Ce kit dématérialisé comprend notamment : le présent accord, la procédure de demande du travail à distance, la charte du droit à la déconnexion, la charte informatique, le guide d’aide à la réflexion, un mémo sur les bonnes pratiques du Travail à distance. Il pourra être enrichi en fonction des besoins.
Article 2 Protection des données et confidentialité Le salarié en travail à distance s'engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité des données en vigueur dans l'entreprise. Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur. En outre, il est tenu au strict respect de la charte informatique. Il devra également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel fourni. Toute infraction à ces consignes peut engendrer une sanction, pouvant aller, le cas échéant jusqu'au licenciement. La violation de ces obligations est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.
Article 3 Assurances Le salarié doit fournir, à l'occasion de sa première demande de travail à distance :
Une attestation sur l'honneur de la conformité de son réseau électrique ;
Une attestation d’assurances multirisques habitation couvrant les dommages qui pourraient être causés dans le cadre du télétravail.
TITRE 6. DISPOSITIONS FINALES Article 1 Suivi de l'accord Les parties conviennent qu'un premier bilan sera réalisé par le Comité d’Entreprise, le CHSCT et l’organisation syndicale signataire du présent, un an après le début de la mise en œuvre du présent accord. Les membres du CE et du CHSCT se réservent la possibilité d'inviter certains managers afin d'échanger sur les conditions d'exercice du travail à distance au sein de leurs périmètres réciproques.
Le suivi de l'application de l'accord pourra notamment porter sur les indicateurs suivants :
Nombre de travailleurs à distance repartis par service, sexe, âge, catégories socio-professionnelles ;
Nombre de jours travaillés à distance ;
Les jours de semaine travaillés à distance ;
Taux de réversibilité ;
Formations effectuées.
Article 2 Durée de l’accord Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1er octobre 2018 pour une durée déterminée de 5 ans, soit jusqu’au 1er octobre 2023 avec une première période d’observation d’un an à l’issue de laquelle un bilan sera réalisé tel que défini à l’article 1 du titre 6 du présent. Les parties conviennent qu'avant la date d'échéance de l'accord, elles se rencontreront pour négocier les conditions et la durée de son renouvellement. À défaut de négociation d'un nouvel accord s'y substituant le présent accord prendra fin à son terme.
Article 3 Révision de l'accord Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l'article L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail. La demande de révision, qui pourra intervenir à tout moment, devra être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires. La demande devra comporter l'indication des dispositions dont la révision est demandée. L'ensemble des organisations syndicales représentatives dans le champ de l'accord ainsi que la Direction se réuniront alors dans un délai de 15 jours calendaires à compter de la réception de cette demande afin d'envisager l'éventuelle conclusion d'un avenant de révision. L'éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu'il modifiera. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du Code du travail.
Article 4 Publicité et dépôt Conformément à l’article D. 2231-2 et D3345-4 du Code du travail, le texte du présent accord est déposé auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail dénommée « TéléAccords » (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) ainsi qu'auprès du greffe du Conseil de Prud'homme de Tarbes. Un exemplaire du présent accord sera communiqué à chaque salarié
Fait à Ibos, le 13 septembre 2018en 4 exemplaires originaux
Le Président Directeur Général, Le Délégué Syndical CFDT,
