Accord d’entreprise instituant le vote électronique pour les élections des représentants du personnel
Accord d’entreprise instituant le vote électronique pour les élections des représentants du personnel
ENTRE LA SOCIÉTÉ :
La société VECTEUR PLUS SAS, dont le siège social est situé 1 rue Galilée – Parc d’Activités de la Bouvre – 44340 BOUGUENAIS, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de NANTES sous le numéro 402 125 033,
Ci-après « La société »
Représentée par XX, en sa qualité de Directeur des ressources humaines Groupe
D’une part,
ET Le représentant de l’organisation syndicale représentative, en sa qualité de délégué syndical :
-Madame XX, en sa qualité de déléguée syndicale CFDT
Article 1.1 : Etablissement des fichiers3 Article 1.2 : Modalités des élections4 Article 1.3 : Bulletins de vote4 Article 2 – Déroulement des opérations de vote5 Article 2.1 : Modalités d’accès au serveur de vote5 Article 2.2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin6 Article 2.3 : Délégué de liste6 Article 2.4 : Opérations de dépouillement6 Article 3 - Durée de l'accord, dénonciation et révision6 Article 4 - Commission de suivi7 Article 5 – Clause de rendez-vous7 Article 6 – Dépôt de l’accord
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Préambule La Direction a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
La société a pris contact avec un « prestataire fournisseur », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007. Pour l’élection du Comité Social et Economique de 2026, il est convenu que le « prestataire fournisseur » sera la société SLIB. La Direction se laisse la possibilité de changer de prestataire à l’avenir sans que cela ne remette en cause le présent accord. Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, les parties conviennent de mettre en place le dispositif qui suit, objet de la présente décision.
Article 1 – Modalités d’Organisation des opérations Dans le cadre de chaque élection, la société proposera un protocole électoral aux organisations syndicales représentatives au sein de sa convention collective et définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges pour les collèges. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « prestataire fournisseur », mandaté pour ce faire par la Direction.
Article 1.1 : Etablissement des fichiers Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :
Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site, adresses postales ou mail ;
Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci- après.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, collaborateurs habilités des services du personnel ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs habilités des services du personnel ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, collaborateurs habilités des services du personnel ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère du travail, syndicats, employeur ou collaborateurs habilités des services du personnel.
Article 1.2 : Modalités des élections Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté (affichage, mail...). Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.
Article 1.3 : Bulletins de vote Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.
Les listes seront présentées sur une même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Article 2 – Déroulement des opérations de vote A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin. Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur -, les membres de leur bureau de vote et/ou le service des affaires sociales– par mail à l’adresse affairessociales@infopro- digital.com afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.
Article 2.1 : Modalités d’accès au serveur de vote Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, par mail ou courrier, et le cas échéant pour les collaborateurs en longue absence par courrier à leur domicile, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » selon les modalités qui seront reprécisées dans le protocole d’accord préélectoral ou la décision unilatérale d’organisation des élections. L’envoi de l’identifiant et du mot de passe se fera par 2 canaux distincts. Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.
L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Le cas échéant, un troisième critère d’identification non communiqué par courrier pourra être demandé (critère de défi/réponse connu du salarié). Chaque saisie du code confidentiel et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ». Une fois connecté :
Pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins
de vote correspondant à son scrutin selon son collège et/ou son établissement.
Pour une consultation, l’électeur se verra présenter la ou les questions sur lesquelles il devra
donner son avis.
Article 2.2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Les membres désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne, le compteur de bulletins et les taux de participation.
Article 2.3 : Délégué de liste Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste, ayant accès au taux de participation du scrutin. Le protocole pré-électoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin. Article 2.4 : Opérations de dépouillement A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-15). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de Vote (Président, Assesseur). Les membres du bureau de Vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.
Article 3 - Durée de l'accord, dénonciation et révision Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à partir du lendemain de la réalisation des formalités de dépôt du présent accord.
Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes, dans les conditions et délai fixés aux articles L. 2261-9 et suivants du code du travail.
La dénonciation par l’une des parties signataires doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception, à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) et aux parties signataires.
L’accord pourra également être révisé, pendant sa durée d’application, par avenant conclu entre les parties signataires. Cet avenant sera conclu dans les mêmes conditions délais et formalités que le présent accord. Ainsi, sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord, l’employeur et :
Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application du présent accord et signataires ou adhérentes du présent accord ;
A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application du présent accord, y compris les organisations syndicales représentatives non-signataires ou non adhérentes au présent accord.
En cas de révision, l’avenant conclu dans les mêmes conditions, délais et formalités que le présent accord devra également être notifié à la DREETS compétente et au Conseil de Prud’hommes.
Article 4 - Commission de suivi Pour le suivi du présent accord, est instituée une commission de suivi composée :
d’un représentant des organisations syndicales signataires
et de membres de la Direction, en nombre égal.
Elle peut se réunir sur demande de l’organisation syndicale une fois dans l’année suivant l’entrée en vigueur du présent accord puis avant chaque nouveau cycle électoral sur demande de la partie la plus diligente. L’initiative de cette commission sera à la charge de la partie la plus diligente. L’absence de commission ne peut affecter la validité du présent accord.
Article 5 – Clause de rendez-vous Les parties conviennent, conformément à l’article L.2222-5-1 du Code du travail, d’un rendez-vous dans les 6 mois précédant les prochaines élections des représentants du personnel, afin de dresser le bilan de son application et, si nécessaire, négocier les modalités de sa révision ou de son adaptation. L’initiative de ce rendez-vous sera à la charge de la partie la plus diligente. L’absence de rendez-vous ne peut affecter la validité du présent accord.
Article 6 – Dépôt de l’accord Un exemplaire du présent accord sera déposé :
Sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, et,
Auprès de la DREETS compétente, en version papier, par précaution,
Auprès du secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes du lieu de sa conclusion, avec les
pièces accompagnant le dépôt prévu aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du Code du travail.
Le dépôt du présent accord doit être accompagné des pièces visées à l’article D. 2231-7 du code du travail.
Un exemplaire sera, par ailleurs, établi pour chaque partie. Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans la Société. Son existence sera signalée par affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel et le cas échéant, sur l’intranet.
A Bouguenais, le 6 janvier 2026
Fait en 4 exemplaires originaux, dont deux pour les formalités de publicité.
Pour la société : XX, Directeur des ressources humaines Groupe
Pour les organisations syndicales représentatives : Pour le syndicat CFDT, représenté par XX
