Accord collectif sur le recours au vote électronique au sein de l'UES Versalis constituée par la Société Versalis France et la succursale française de la Société Versalis International
Application de l'accord Début : 13/09/2023 Fin : 27/11/2023
Accord sur le recours au vote électronique au sein de l’UES Versalis constituée par la Société Versalis France et la succursale française de la Société Versalis International
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La société Versalis France, dont le siège social est situé Port 4531 Route de Mardyck, 59 279 Mardyck, représentée par Monsieur XX, Président de la société, agissant ses qualités
Ci-après dénommée « Versalis France »
ET
La succursale française de la société Versalis International, dont le siège social est situé 1A rue Guimard, 1040 Bruxelles, représentée par Monsieur XX, Directeur des Ressources Humaines de la société, dûment habilité aux fins des présentes
Ci-après dénommée la « succursale française de Versalis International »,
10.3 Révision de l’accord PAGEREF _Toc145342202 \h 11
10.4 Dénonciation de l’accord PAGEREF _Toc145342203 \h 12
ARTICLE 11 - DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD PAGEREF _Toc145342204 \h 12
11.1 Communication de l'accord PAGEREF _Toc145342205 \h 12
11.2 Dépôt de l’accord PAGEREF _Toc145342206 \h 12
11.3 Publication de l’accord PAGEREF _Toc145342207 \h 12
11.4 Nullité PAGEREF _Toc145342208 \h 12
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE :
Les précédentes élections professionnelles menées au sein de l’UES Versalis en 2014, 2017 et en 2019 ont été organisées par recours à une solution sécurisée de vote électronique, à la suite de la signature d’accords d’entreprises à cet effet.
Un prestataire extérieur était alors intervenu dans le cadre de l’organisation de ce vote électronique.
Dans le cadre des élections professionnelles visant le renouvellement du Comité social et économique (ci-après « CSE ») au sein de l’UES Versalis, les parties ont convenu de négocier à nouveau le recours au vote électronique.
Dans le cadre de leurs discussions, les parties ont convenu de la conclusion du présent accord pour les élections professionnelles 2023.
Le recours au vote électronique tel qu’il résulte du présent accord s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales et doit notamment garantir :
Le secret du scrutin ;
Le caractère personnel, anonyme et libre du vote ;
La sincérité des opérations électorales ;
L’intégrité du vote ;
L’unicité du vote ;
Le secret du vote.
À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :
Les conditions d’organisation du vote électronique ;
Les garanties de sécurité et confidentialité que doit présenter le dispositif ;
Les modalités de contrôle du système ;
Il est rappelé que les modalités de mise en œuvre du vote électronique sont fixées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.
Ceci étant rappelé, il a été arrêté et convenu ce qui suit.
ARTICLE 1 -CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique au sein de l’UES VERSALIS et concerne l’ensemble des personnes ayant la qualité d’électeur à l’occasion des élections au CSE.
ARTICLE 2 -CADRE JURIDIQUE
Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur.
L’employeur et les organisations syndicales veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote électronique soit conforme :
Au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;
A la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Au code du travail ;
Aux principes généraux du droit électoral ;
A l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR : SOCT0751067A) ;
Aux délibérations de la CNIL ;
A tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.
Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordés par le présent accord.
En outre, pour chaque élection, il convient de se reporter également aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou à défaut des modalités d’organisation unilatéralement fixées par l’entreprise.
ARTICLE 3 -ELECTIONS CONCERNEES
Conformément à l’article L. 2314-26 du code du travail, il est décidé de recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections prévues en 2023 relatives au renouvellement du CSE ou à l’occasion d’élections partielles, pour chaque tour de scrutin et chaque collège.
ARTICLE 4 -CHOIX D’UN PRESTATAIRE EXTERIEUR PAR L’ENTREPRISE
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire (ci-après désigné « le prestataire ») spécialisé dans le développement et la mise à disposition de solutions de vote électronique choisi par l’employeur sur la base du cahier des charges, annexé au présent accord.
Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés au service des ressources humaines.
Le système retenu par l’entreprise garantit la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Si le choix du prestataire est déjà arrêté, ses coordonnées sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.
ARTICLE 5 -EXPERTISE PREALABLE
Il est rappelé que, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.
ARTICLE 6 -MODALITES DE VOTE ELECTRONIQUE DES OPERATIONS ELECTORALES
Il est précisé que, lorsque le présent accord fait référence au protocole d’accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole préélectoral lié aux élections professionnelles, à savoir des membres du CSE.
Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent Accord autorisant le recours au vote électronique et présentera en annexe le fonctionnement détaillé du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
6.1 Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
6.2 Lieux et Temps du Scrutin
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme pour l’éventuel second tour de scrutin, que les opérations de votes auront lieu sur plusieurs jours.
Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.
Les votants auront la possibilité de voter de façon confidentielle et anonyme pendant les périodes d’ouverture des scrutins, en se connectant sur le site sécurisé propre au vote électronique.
Les votants auront la faculté de procéder au vote depuis n’importe quel terminal de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu.
Toutes facilités seront accordées aux votants pour leur permettre de voter.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique seront contrôlées par les membres du Bureau de Vote.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et descellé à la clôture du scrutin.
6.3 Déroulement du vote
Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque votant recevra, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de connexion généré de manière aléatoire par le système de vote ainsi que la désignation de ses données secrètes de connexion et de secours.
Conformément à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, le mot de passe, qui sera à retirer directement au moment du vote, sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.
Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes de vote, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter (ex : élection des titulaires puis lors d’une autre connexion élection des suppléants).
L’électeur devra pouvoir voter pour une liste titulaire et/ou une liste suppléant. Pour un même scrutin, l’électeur ne pourra sélectionner qu’une seule liste.
L’électeur pourra rayer le nom de certains candidats.
L’électeur pourra voter blanc.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes de vote, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
6.5 Présentation du site
Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.
Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée.
6.6 Liste d’émargement des votants
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : Nom, Prénom des salariés ayant voté, heure et date du vote, et collège d’appartenance pour le vote relatif aux élections professionnelles.
6.7 Contrôle du déroulement du scrutin
Afin d’assurer le contrôle du bon déroulement des opérations électorales, les membres du bureau de vote nommément désignés qui seront définis dans le protocole préélectoral auront un accès en ligne durant l’ouverture du scrutin.
Cet accès leur permet le suivi en temps réel des informations suivantes :
•La date et l’heure de l’extrait d’information •Les noms, prénoms des salariés ayant voté (émargement) •La date et l’heure du vote •Les statistiques du scrutin en cours (taux de participation/abstention)
Afin de s’assurer de la confidentialité attendue, le fichier comportera également les références du membre du bureau de vote ayant été autorisé, par le dispositif informatique, à accéder à ces informations.
6.8. Information des salariés
Avant l’ouverture du scrutin, une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique sera communiquée au salarié par voie postale ou par courrier électronique. A cet effet, il est rappelé que l’actualisation des coordonnées téléphoniques, de l’adresse postale et de l’adresse de courrier électronique personnelles relève de la responsabilité individuelle des salariés qui doivent en informer formellement la société.
La notice comporte :
L’adresse du site de vote ;
Les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non réception de ces derniers ;
Les modalités d’accès au site de vote ;
Les modalités de vote ;
La période d’ouverture du vote électronique
ARTICLE 7 -INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera également mise en place pendant la durée des opérations de vote.
La cellule est composée des :
Représentants choisis par l’entreprise ;
Représentants du prestataire ;
Des membres du bureau de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
ARTICLE 8 -DEPOUILLEMENT ET PROCLAMATION DES RESULTATS
8.1 Dépouillement
A la clôture du scrutin, au jour et à l’heure et selon les modalités précisées par le protocole préélectoral, les résultats du vote électronique sont restitués par le dispositif informatique, à l’intention du bureau de vote.
La restitution des résultats du vote électronique mentionnera la désignation du scrutin, à savoir :
Elections des Membres du CSE Titulaires
Elections des Membres du CSE Suppléants
Puis, pour chacun de ces scrutins, la désignation du collège tel que prévu par le protocole préélectoral et la date de clôture du scrutin.
Pour chaque scrutin, les résultats présentés distinctement pour chaque collège électoral préciseront :
Le nombre d’électeurs inscrits et le quorum à atteindre,
Le nombre d’électeurs votants.
Si le quorum est atteint :
Le nombre de bulletins de vote « blanc ou nul »
Le nombre de bulletins de vote « valablement exprimés »
Le nombre de postes à pourvoir
La valeur du quotient électoral
Le nombre de bulletins de votes valablement exprimés recueillis par chacune des listes en présence
Le nombre de voix recueillies par chaque candidat sur chacune de ces listes
La moyenne des voix de chacune de ces listes
La proposition d’élection nominative sur chacun des postes à pourvoir, avec le nombre de voix obtenues suivie de la précision, selon le cas, d’un de ces deux termes : « élu au quotient électoral » ou « élu à la plus forte moyenne ».
Si le quorum n’est pas atteint, un second tour est organisé pour chacun des collèges ou des scrutins pour lequel le quorum n’a pas été atteint
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
8.2. Proclamation des résultats
Il revient au bureau de vote de valider les résultats émis par le dispositif informatique pour chaque scrutin et collège et à son Président de désigner à voix haute le résultat.
Le système pré remplira le procès-verbal. Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système et signeront les procès-verbaux.
Les membres du bureau de votes signeront la liste d’émargement ainsi que les procès-verbaux d’élection.
Un exemplaire de ce procès-verbal sera remis à chaque organisation syndicale.
ARTICLE 9 -SECURITE ET CONFIDENTIALITE
9.1. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant et au-delà de la durée du scrutin
Le système de vote retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés conformément aux exigences des articles R2314-5 et suivants du Code du travail.
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'aux personnes habilitées du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
9.2. Dispositif de secours
Un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place par le prestataire.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote
ARTICLE 10 - DUREE, SUIVI, REVISION ET DENONCIATION
10.1 Durée
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il prend effet à la date de sa signature. L’accord expirera en conséquence à l’issue du processus électoral des élections professionnelles 2023 sans autres formalités et ne sera pas tacitement renouvelé.
10.2 Suivi
Un suivi de l’accord est réalisé par la Direction et les organisations syndicales représentatives signataires de l’accord avant l’organisation des élections professionnelles. Si le bilan le nécessite, des négociations relatives à l’adaptation du présent accord seront entamées. En cas d’évolution des dispositions légales ou réglementaires ayant un impact sur le présent accord, les parties signataires se réuniront dans un délai de 15 jours suivant la demande de l’une des parties signataires pour en évaluer les effets et entamer le cas échéant des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.
10.3 Révision de l’accord
A la demande de la Direction ou d’une ou plusieurs organisations syndicales habilitées à engager la procédure de révision du présent accord il pourra être convenu d’ouvrir une négociation de révision de tout ou partie du présent accord, conformément aux dispositions légales (articles L. 2261-7-1 et 2261-8 du Code du travail), selon les modalités suivantes :
Toute demande de révision devra être adressée, à l’initiative de son auteur, par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement des dispositions à réviser.
Dans un délai maximum de 15 jours suivant la réception de cette lettre, une négociation sera ouverte en vue de la rédaction d’un nouveau texte relatif aux dispositions visées.
Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant ou, à défaut, seront maintenues.
L’avenant se substituera de plein droit aux stipulations dispositions du présent accord qu’il modifie, soit à la date expressément prévue soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service concerné.
10.4 Dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis d’un mois. La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie. La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.
ARTICLE 11 - DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD
11.1 Communication de l'accord
Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.
11.2 Dépôt de l’accord
Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :
Sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code du travail ;
Et en un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud'hommes de Dunkerque.
11.3 Publication de l’accord
Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
11.4 Nullité
Conformément aux dispositions de l’article L. 2262-14 du code du travail, toute action en nullité de tout ou partie du présent accord doit, à peine d'irrecevabilité, être engagée dans un délai d’un mois à compter :
De la notification de l'accord aux organisations disposant d'une section syndicale dans l'entreprise ;
De la publication de l'accord prévue à l'article L. 2231-5-1 dans tous les autres cas.
Fait à Mardyck, le 13 septembre 2023, en 6 exemplaires originaux,
