ACCORD RELATIF À LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE
Entre
Les sociétés qui composent l’Unité Economique et Sociale Villas Ginkgos
La SAS VILLAS GINKGOS LES ALISIERS – 53 Avenue René Coty – 85180 CHATEAU D’OLONNE – SIRET 791 122 583 00010
La SAS VILLAS GINKGOS LE CLOS SAINT JEAN – 6 Rue de l’Avenir – 85160 SAINT JEAN DE MONTS – SIRET : 792 720 294 00018
La SAS VILLAS GINKGOS BONNE FONTAINE – 45 Rue Bonne Fontaine – 85300 CHALLANS – SIRET : 809 380 520 00027
La SAS VILLAS GINKGOS BELLES RIVES – 1 à 5 Rue Federico Garcia Lorca – 44400 REZE – SIRET : 819 969 882 00029
La SAS VILLAS GINKGOS LES DEMEURES YONNAISES - 22 Rue du Général de Castelnau 85000 LA ROCHE SUR YON – SIRET : 829 982 834 00014
La SAS VILLAS GINKGOS BIEN VIVRE CHEZ SOI - 22 Rue du Général de Castelnau 85000 LA ROCHE SUR YON– SIRET 529 461 923 00037
La SAS VILLAS GINKGOS LES OLIVIERS – 4 Rue Ida Pfeiffer – 31500 TOULOUSE - SIRET : 879 781 177 00032
La SAS VILLAS GINKGOS LES AMANDIERS – 16 Rue Henri Duparc – 40000 MONT DE MARSAN – SIRET : 833 354 681 00037
La SAS VILLAS GINKGOS LES DEMEURES ROUENNAISES – 3 Rue Jacques Lelieur – 76000 ROUEN – SIRET : 832 113 328 00039
La SAS VILLAS GINKGOS LES FIGUIERS – 30 Boulevard Jules Ferry – 27400 LOUVIERS - SIRET : 879 781 128 00035
La SAS VILLAS GINKGOS LE BILOBA 22 Rue du Général de Castelnau – 85000 LA ROCHE SUR YON – SIRET 844 259 846
représentées par Monsieur Matthieu Leclair, agissant en qualité de Président de la société VILLAS GINKGOS BIEN VIVRE CHEZ SOI D’une part et
La délégation syndicale CFDT de l’UES, représentée par XXXXXXXX– Délégué Syndical. D’autre part
IL EST PRÉALABLEMENT EXPOSÉ CE QUI SUIT :
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
Dans ce cadre, il a été étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Le vote électronique a notamment pour objet de :
Simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;
Faciliter le vote pour les salariés qui ne seraient pas sur site pendant la période électorale (congé, arrêt maladie…) ;
Avoir un dépouillement rapide et sécurisé ;
Inscrire le processus dans un démarche RSE, en réduction la production de papier.
Article 1 – Objet et champ d’application Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés des sociétés composantes de l’UES Villas Ginkgos qui répondent aux critères pour voter aux élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. Les critères seront rappelés dans le protocole d’accord préélectoral.
Le présent accord peut éventuellement s’appliquer aux salariés mis à disposition de l’entreprise.
Article 2 – Définition et choix du moyen de vote électronique Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
Article 3 – Elections concernées Il est décidé de recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections relatives à la mise en place du CSE, à son renouvellement ou à l’occasion d’élections partielles, pour chaque tour de scrutin.
Article 4 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique
A/ Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que les élections seront organisées par un « fournisseur prestataire », mandaté par la Direction.
La direction prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.
Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.
B/ Établissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
C/ Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
D/ Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
E/ Expertise indépendante et formalités CNIL
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’UES, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
F/ Information et formation
L’UES met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.
En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 5 – Déroulement des opérations
A/ Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’UES.
B/ Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.
Les conditions de cette mise à disposition garantissent le secret du vote.
Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.
C/ Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.
Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
D/ Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,
une information quant à la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant les identifiants et mots de passe transmis par le prestataire.
Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.
L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.
En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
E/ Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
F/ Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Article 6 – Durée de l’accord
Le présent contrat est conclu pour une durée indéterminée.
Article 7 – Révision de l’accord L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 1 mois suivant sa prise d’effet.
La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail.
L’information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier électronique avec accusé de réception ou courrier recommandé avec accusé de réception.
Article 8 – Dénonciation de l’accord Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois.
La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.
La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.
Article 9 – Interprétation de l’accord
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.
Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.
Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 30 jours suivant la première réunion de négociation. À défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.
Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.
Article 10 – Formalité et publicité
Le présent accord sera déposé par voie électronique, via la plateforme TéléAccords www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr
Le présent accord sera également déposé au greffe du conseil de prud’hommes de La Roche sur Yon.
Le présent accord sera transmis pour information aux signataires. Les salariés seront informés par voie d’affichage.
