Entre l’association VILTAIS dont le Siège Social est situé le Florilège, 9 avenue du professeur Etienne Sorrel 03000 Moulins,
D’une part,
Et,
Le syndicat CFDT,
D’autre part,
Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.
PREAMBULE
Dans le cadre de la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique N°2004-575 du 21 juin 2004 (publiée au JO du 22 juin 2004) et du décret du 27 avril 2007, les parties signataires du présent accord décide d’aménager le processus des opérations électorales au sein de la société en ayant recours au vote électronique, afin de faciliter les opérations matérielles de vote et de dépouillement.
En conséquence, à compter des prochaines élections professionnelles au sein de l’association VILTAIS, seul le vote électronique sera admis.
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire choisi par la société, dans le respect du cahier des charges constitué des prescriptions énoncées aux articles R2314-9 à R2314-21 et R2324-5 à R2324-17 du Code du Travail, ainsi que dans le respect des recommandations de la CNIL.
ARTICLE 1 - PRINCIPES GENERAUX
Le système de vote électronique retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral.
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
L’association VILTAIS s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :
La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,
La sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,
La sécurité de l'émargement,
La sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".
Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.
ARTICLE 2 – CONTROLE, INFORMATION ET FORMATION
L'employeur met en place, par la formation du bureau de vote, une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique :
Elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,
Elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,
Elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Les Organisations Syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Les membres du bureau de vote et les représentants de la Direction bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
ARTICLE 3 – SCRUTIN
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant la période d’ouverture du scrutin définie dans le protocole d’accord préélectoral, depuis ordinateurs professionnels ou personnels, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Toutes les facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Pendant toute la période du scrutin le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin, sera connu.
En aucun cas des résultats partiels en cours de scrutins ne pourront être fournis par le système de vote électronique.
ARTICLE 4 – PARAMETRAGE DU SYSTEME
Le système sera paramétré, par le prestataire, pour les élections professionnelles de la structure et comprendra, conformément aux protocoles d’accord préélectoraux, les élections du comité social et économique par collège, en fonction de la qualité des candidats (titulaires/suppléants) et du nombre de sièges à pourvoir.
ARTICLE 5 - LISTES DE CANDIDATS ET BULLETINS DE VOTE Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages du site internet et notamment la présentation des listes de candidats et des bulletins de vote.
Les listes de candidats et bulletins de vote devront mentionner les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale avec le logo.
Les listes de candidats et bulletins de vote seront présentés sur un seul et même écran dans un ordre à définir dans le protocole d’accord préélectoral.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, la dimension des bulletins, la taille de photo, les caractères et la police utilisés seront d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
ARTICLE 6 - OUVERTURE DU SCRUTIN
Le scrutin sera ouvert par les membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par les protocoles d’accord préélectoraux.
L’ouverture du scrutin sera sécurisée (scellée) par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote et permettra aux électeurs d’accéder au site de vote.
ARTICLE 7 - VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE
La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.
ARTICLE 8 – PARTICIPATION
Le nombre de votants peut être révélé au cours des scrutins, selon des modalités à préciser dans le protocole d'accord préélectoral.
Pendant les scrutins, les listes d'émargements ne sont accessibles que par les membres du bureau de vote, lorsque celui-ci est ouvert. Elles sont ensuite conservées par la direction des ressources humaines.
ARTICLE 9 - MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE
Chaque électeur recevra lors de l’élection un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire. Ils permettront de garantir l’unicité du vote.
L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et du code confidentiel et la réponse à une question supplémentaire (ex : date de naissance de l’électeur).
La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées.
ARTICLE 10 - MODALITES DE VOTE
Une fois connecté au serveur de vote, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.
Un récépissé de vote pourra être envoyé à l’adresse mail du choix de chaque électeur.
ARTICLE 11 - ASSISTANCE AUX ELECTEURS
Outre la notice explicative détaillée sur le déroulement des opérations électorales que recevront les électeurs, pendant la période du scrutin les électeurs auront la possibilité de joindre un centre d’appel permettant de les assister au cours des opérations de vote.
ARTICLE 12 - CLOTURE DU SCRUTIN
Le scrutin sera clôturé par les membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par les protocoles d’accord préélectoraux.
La clôture du scrutin sera sécurisée par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote et rendra le site de vote inaccessible aux électeurs.
ARTICLE 13 - DEPOUILLEMENT & PROCES VERBAL
Après descellement des urnes par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote, les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote. L’utilisation du vote électronique permettra d’avoir des résultats de manière quasiment instantanée. Le système pré remplira les procès-verbaux. Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système et signeront les procès-verbaux.
ARTICLE 14 – NON CONSERVATION DES DONNES PAR LE PRESTATAIRE
Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 15 – EFFETS ET DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée.
Le présent accord entre en vigueur le 15 octobre 2019 pour une durée de 4 ans à savoir jusqu'au 15 octobre 2023, date à laquelle il prendra automatiquement fin.
Lorsqu’il arrivera à expiration, le présent accord cessera de produire ses effets entre les parties et ne se transformera pas en accord à durée indéterminée.
ARTICLE 16 – REVISION DE L’ACCORD
A la demande de la totalité des organisations syndicales signataires, il pourra être convenu d’ouvrir une négociation de révision du présent accord dans les conditions prévues par les dispositions des articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.
Cette négociation de révision sera systématiquement ouverte si la demande en est faite par la Direction.
La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée motivée aux autres parties. Cette lettre devra indiquer les points concernés par la demande de révision et doit être accompagnée de propositions écrites de substitution. Dans un délai maximum d’un mois à compter de la demande de révision, les parties se rencontreront pour examiner les conditions de conclusion d’un éventuel avenant de révision.
Si la demande de révision est motivée par une modification des dispositions légales, réglementaires ou de la convention collective nationale de branche mettant en cause directement les dispositions du présent accord, des discussions devront s’engager dans les 2 mois suivant la publication de l’arrêté d’extension, du décret ou de la loi.
Toute modification fera l'objet d'un avenant dans les conditions et délais prévus par les articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail.
ARTICLE 17– VALIDITE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD
Le présent accord a été signé le 15 octobre 2019, après consultation du Comité d’Entreprise du 24 septembre 2019.
Il a été établi en tant d’exemplaires originaux que nécessaires, chaque organisation syndicale disposant d’un exemplaire original.
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité conformément à l’article L. 2231-6 du Code du Travail. Un exemplaire papier et un exemplaire numérique du présent accord seront déposés à la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle de l’Hérault et un exemplaire papier sera remis au greffe du Conseil des prud’hommes de Moulins.
Un affichage sur les panneaux d’information des salariés dans la société les informera de la conclusion de l’accord et du lieu auquel il pourra être consulté.
