La société VITABRI, Société par Actions Simplifiée au capital de 510 000 euros, dont le siège social est situé au 22 rue la fayette 25000 Besançon, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Besançon, sous le numéro 413 165 423, représentée par Monsieur …………, agissant en qualité de Président, dûment habilité à la négociation et à la signature du présent accord.
D’une part,
ET
Madame…………
Madame…………
Les Membres titulaires du CSE, représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles qui ont eu lieu le 21 décembre 2023.
D’autre part,
PREAMBULE
La Société VITABRI dépourvue de délégué syndical et ayant un effectif habituel de 35 personnes salariés a décidé de soumettre à son personnel un accord d’entreprise dont l’objet est défini ci-dessous.
La Société VITABRI ne relève d’aucune convention collective nationale obligatoire.
La Société VITABRI estime que l’aménagement du temps de travail est un des moyens permettant de concilier les intérêts de l’entreprise et les aspirations du personnel.
Les parties ont donc convenu de conclure un accord collectif pour la mise en place de conventions de forfait jours afin de concilier les nécessités organisationnelles de l’entreprise avec l’activité des salariés qui sont autonomes dans la gestion de leur temps de travail.
L’objectif est d’allier un besoin de souplesse répondant aux impératifs de réactivité et adaptabilité qu’impose l’activité mais également en permettant aux salariés de bénéficier d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur travail eu égard à leurs responsabilités, méthodes de travail et aspirations personnelles.
Le présent accord vise, dès lors, à définir les modalités de mise en place et d’application de conventions de forfait annuel en jours au sens de l’article L.3121-58 du code du travail pour les salariés de l’entreprise remplissant les conditions requises.
Il est rappelé qu’à ce jour, la Société VITABRI compte 35 salariés.
Le projet d’accord a été communiqué le 26 janvier 2024 au Comité Social et Economique.
CHAMP D’APPLICATION - CATEGORIE DE SALARIES CONCERNES
Le présent accord s’appliquera au personnel suivant :
Les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés.
Le présent accord est donc applicable, quelle que soit leur date d’embauche, à tous les salariés, relevant du statut Cadre, dont les fonctions exercées relèvent du pilotage du groupe et impliquent l’autonomie chez ceux, les conduisant à ne pas suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’entreprise.
Conditions de mise en place du forfait annuel en jours
La mise en place d'un forfait annuel en jours est subordonnée à la conclusion avec le salarié concerné d'une convention individuelle de forfait.
La convention individuelle de forfait annuel en jours doit faire l'objet d'un écrit signé, contrat de travail ou avenant annexé à celui-ci, entre la société et le salarié concerné.
La convention individuelle de forfait en jours doit faire référence au présent accord et indiquer :
La catégorie professionnelle à laquelle le salarié appartient ;
Le nombre de jours travaillés dans l'année ;
La rémunération correspondante.
Nombre de jours travaillés et période de référence du forfait
Le nombre de jours travaillés pour un forfait complet est fixé à hauteur de 218 jours par an (comprenant la journée de solidarité).
Il s'entend du nombre de jours travaillés pour une année complète d'activité et pour les salariés justifiant d'un droit complet aux congés payés.
La période de référence annuelle de décompte des jours travaillés est fixée à l’année, entendue comme l’année civile du 1er janvier au 31 décembre.
Décompte du temps de travail
Le temps de travail des salariés en forfait en jours est décompté en journées ou, le cas échéant, en demi-journées.
Les salariés organisent librement leur temps de travail.
Ils sont toutefois tenus de respecter :
Un repos quotidien d'une durée minimale de 11 heures consécutives ;
Un repos hebdomadaire d'une durée minimale de 24 heures consécutives (le dimanche) auxquelles s'ajoutent les heures consécutives de repos quotidien, soit 35 heures au total.
Le nombre de journées ou demi-journées travaillées, de repos ainsi que le bénéfice des repos quotidien et hebdomadaire sont déclarées par les salariés selon la procédure prévue à l'article 8.1.
La demi-journée de travail est définie comme toute période travaillée avant ou après la pause déjeuner.
Rémunération
Le salarié bénéficiant d’une convention annuelle en forfait jours perçoit une rémunération mensuelle forfaitaire, indépendante du nombre de jours travaillés dans le mois.
La rémunération fixée est en rapport avec les sujétions qui sont imposées au salarié ou qui résultent de l’exercice normal de ses fonctions.
La rémunération sera fixée sur l’année et sera versée par douzième indépendamment du nombre de jours travaillée dans le mois.
La rémunération versée mensuellement ne varie donc pas et est indépendante du nombre de jours travaillés et du nombre de jours de repos pris par le salarié considéré.
Les parties conviennent que le salaire journalier s'entend du salaire annuel rapporté au nombre de jours rémunérés, à savoir les jours de travail, les congés payés, les jours fériés, et les jours de repos
Le bulletin de salaire indique comme durée du travail « forfait annuel X jours » sans aucune référence horaire.
Jours de repos
Article 7.1 Nombre théorique de jours de repos
Un nombre de jours de repos est déterminé chaque année pour respecter le nombre de jours travaillés prévus dans la convention individuelle de forfait en jours.
La méthode de calcul pour définir le nombre de jours de repos est la suivante :
Nombre de jours calendaires sur l’année
le nombre de jours de repos hebdomadaire (samedis et dimanches)
le nombre de jours fériés chômés tombant un jour ouvré
le nombre de jours de congés payés octroyés par l'entreprise en jours ouvrés (25 jours ouvrés)
le nombre de jours du forfait
Nombre de jours de repos par an.
Article 7.2Acquisition des jours de repos
Les jours de repos des salariés au forfait annuel en jours sont acquis dès le 1er janvier ou dès la date d’embauche.
Article 7.3Incidence des absences sur les jours de repos et la rémunation
Les périodes d’absence assimilées par les dispositions du Code du travail à du travail effectif pour la détermination des droits à congés payés, sont sans conséquence sur le droit aux jours de repos.
Les autres périodes d’absence non assimilées par les dispositions du Code du travail à du travail effectif pour la détermination des droits à congés payés, donnent lieu à une réduction proportionnelle du nombre de jours de repos.
Sauf disposition légale contraire, la rémunération sera réduite du fait d’une absence du salarié au cours de la période de référence, sans préjudice des éventuelles indemnisations d’absence dont le salarié pourrait bénéficier.
Pendant les périodes d'absences non rémunérées, la retenue sur rémunération du salarié, par journée d'absence, est déterminée sur la base de la rémunération lissée visée à l’article 6 au moment où l’absence se produit.
Les jours de repos étant acquis au prorata du temps de présence effective, le nombre de jours de repos sera réduit proportionnellement à la durée de l’absence.
Le nombre de jours calculés prorata temporis sera arrondi à la demi-journée supérieure.
Article 7.4Prise en compte des années incomplètes
Lorsqu’un salarié du fait de son embauche ou d’une rupture du contrat de travail n’aura pas travaillé toute la période de référence, sa rémunération sera calculée prorata temporis de son temps de présence dans l’entreprise durant la période considérée, sur la base de la rémunération lissée définie à l’article 6.
Les jours de repos étant acquis au prorata du temps de présence, les salariés embauchés en cours d'année bénéficient d'un droit aux jours de repos calculé au prorata temporis. Il en est de même pour les salariés quittant l'entreprise en cours d'année. Le nombre de jours de repos calculés prorata temporis sera arrondi à la demi-journée supérieure.
En cas de départ définitif de l’entreprise, l’ensemble des jours de repos correspondant à la présence effective du salarié au cours de la période de référence, doit être pris avant son départ ou, à défaut, donnera lieu à indemnisation lors de l’établissement du solde de tout compte.
Dans le cas où le salarié a utilisé, au moment de son départ, plus de jours de repos que ceux correspondant à sa présence effective au cours de la période de référence, une compensation salariale négative sur le solde de tout compte sera effectuée.
En cas de rupture du contrat de travail la rémunération sera régularisée sur la base des jours effectivement travaillés.
Le calcul de l’indemnité de licenciement et celui de l’indemnité de départ en retraite se feront sur la base de la rémunération lissée.
Article 7.5Prise des jours de repos (RTT Forfaits-jours)
La prise des jours de repos permettant de respecter le nombre de journées travaillées dans l'année fixé par la convention individuelle de forfait se fait par journées entières ou demi-journées.
Le responsable hiérarchique peut, le cas échéant, imposer au salarié la prise de jours de repos s'il constate que le nombre de journées de repos est insuffisant pour permettre de respecter en fin d'année le nombre maximum de journées travaillées.
Les jours de repos sont pris régulièrement au fil de la période de référence, en période de plus faible activité (idéalement à une fréquence mensuelle dans la limite du nombre de jours de repos attribués annuellement).
La société et le salarié peuvent définir le calendrier prévisionnel de la prise des jours ou demi-journées de repos sur l’année.
Ils doivent impérativement être tous pris avant la fin de la période de référence, sauf autorisation expresse du responsable hiérarchique.
Les jours posés peuvent être modifiés en fonction des nécessités de service si cela est porté à la connaissance des salariés concernés au moins 2 jours ouvrés à l’avance par RTT forfait-jours posé.
Article 7.6Forfait en jours réduit
La convention individuelle de forfait en jours peut prévoir un nombre de jours travaillés réduit par l'attribution de jours de repos supplémentaires.
Sans que cela ne remettre en cause l’autonomie et l’indépendance dont dispose le salarié dans l’organisation de son temps de travail, et afin de garantir le bon fonctionnement de l’entreprise et la continuité de service, les parties pourront, en cas de forfait en jours réduits, convenir de fixer un nombre précis de jours qui ne seront pas travaillés par semaine.
Il est rappelé que conformément aux règles légales, le forfait en jours réduit ainsi convenu entre les parties n’entraîne pas application des dispositions légales et conventionnelles relatives au travail à temps partiel au regard du droit du travail.
Le salarié est rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait. La charge de travail doit tenir compte de la réduction convenue.
Article 7.7Valorisation des jours en cas d’absence
En cas d’absence d’une journée complète, pour effectuer les opérations de paie, une journée d'absence est valorisée par le rapport entre la rémunération mensuelle brute et le nombre de jours ouvrés du mois de l’absence.
Elle est déterminée par le calcul suivant : rémunération brute mensuelle de base et ancienneté / nombre de jours ouvrés du mois de l’absence (sans les jours fériés) x nombre de jours d'absence.
En cas d’absence d’une demi-journée, pour effectuer les opérations de paie, le calcul est effectué comme ci-dessus et le résultat divisé par deux.
Suivi de la charge de travail, entretien individuel et droit à la déconnexion
Suivi de la charge de travail - relevé déclaratif des journées ou demi-journées de travail
Le salarié soumis à une convention individuelle de forfait en jours complète mensuellement
la fiche récapitulative indiquant :
Le nombre et la date des journées ou de demi-journées travaillées ;
Le nombre, la date et la nature des jours ou de demi-journées de repos (congés payés, jours de repos forfait) ;
L'indication du bénéfice ou non des repos quotidien et hebdomadaire.
Les déclarations sont signées par le salarié et validées mensuellement par le supérieur hiérarchique et sont transmises à la Direction.
A cette occasion, le supérieur hiérarchique contrôle le respect des repos quotidien et hebdomadaire et s'assure que la charge de travail est raisonnable.
S'il constate des anomalies, le supérieur hiérarchique organise un entretien avec le salarié concerné dans les meilleurs délais. Au cours de cet entretien, le responsable et le salarié en déterminent les raisons et recherchent les mesures à prendre afin de remédier à cette situation.
Dispositif d'alerte
Le salarié s’engage à indiquer sur le relevé mensuel décrit à l’article 8.1 les cas de surcharge de travail imprévus, cette alerte devant provoquer un entretien avec le responsable hiérarchique.
Le salarié dispose d’un droit d’alerte consistant à obtenir sans délai un entretien avec son supérieur hiérarchique afin d’évoquer ses difficultés dans la prise effective de ses repos quotidien et hebdomadaire et/ou sur l'organisation et sa charge de travail et/ ou les risques liés à une surcharge de travail imprévue.
Le supérieur hiérarchique s’engage dans de pareilles circonstances à définir avec le salarié toute solution permettant d’assurer une meilleure répartition de la charge de travail. Cet entretien donne lieu à la rédaction d’un compte rendu soumis à la signature du salarié et de son supérieur hiérarchique, rappelant les mesures à mettre en œuvre et le suivi de celles-ci.
Cet entretien ne se substitue pas à celui mentionné à l'article 8.3.
Entretien individuel
Le salarié en forfait en jours bénéficie au minimum de 2 entretiens par an avec son supérieur hiérarchique.
Au cours de cet entretien, sont évoquées :
La charge de travail du salarié ;
L'organisation du travail dans l'entreprise ;
L'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle
La rémunération.
Au regard des constats effectués, le salarié et son supérieur hiérarchique arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés. Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de cet entretien.
Le salarié et le supérieur hiérarchique examinent si possible, à l'occasion de cet entretien, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.
Modalité d’exercice du droit à la déconnexion
Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) (utilisation de la messagerie électronique, messagerie instantanée, ordinateurs portables, smartphones…) font partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise.
Si ces TIC ont permis de faciliter considérablement le travail des collaborateurs qui les utilisent (disponibilité de l’information illimitée, communications facilitées, travaux interactifs, dynamique collaborative …), elles ont également bouleversé en profondeur le contenu de leur travail, leur rapport au travail ainsi qu’au temps de travail.
L’utilisation inappropriée des TIC peut entrainer des sollicitations excessives, des formes de dépendance à l’information, ou encore une remise en cause de la frontière entre vie professionnelle et personnelle.
Ces différentes situations peuvent elles-mêmes avoir pour effet de nuire à la concentration, à la réflexion ou encore au repos et à la santé physique et mentale des collaborateurs.
Pour toutes ces raisons les parties au présent accord affirment qu’il est indispensable que les utilisateurs des TIC bénéficient de manière effective d’un véritable droit à la déconnexion.
La Société VITABRI réaffirme par conséquent l'importance du bon usage professionnel des outils numériques et de communication professionnels et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l'équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle de ses salariés.
Le présent article rassemble des recommandations applicables à tous les salariés, quel que soit leur temps de travail et leur échelon hiérarchique.
Il revient en outre aux managers et cadres un rôle d'exemplarité et de promotion des bonnes pratiques.
Définition du droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être sollicité, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de ses plages de travail habituels qu’il communiquera à sa direction.
Les outils numériques visés sont :
Les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, etc.
Les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet/intranet, etc.
Sont exclus des plages éventuelles de travail du salarié les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.).
Exercice du droit à la déconnexion
Aucun salarié n'est tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses plages habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu'en soit la nature.
Il est recommandé aux salariés de ne pas contacter les autres salariés, par téléphone ou courriel, en dehors des horaires habituels de travail des salariés, pendant les weekends, jours fériés et congés payés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail.
En cas de circonstances exceptionnelles tenant à l'urgence ou à l'importance de la situation, des dérogations au droit à la déconnexion pourront être mises en œuvre dans la mesure où les activités de la société ne pourraient exceptionnellement subir d'interruption complète.
Bonnes pratique d’utilisation des outils numériques
Les parties conviennent d'inviter les salariés à respecter les règles du bon usage de la messagerie électronique, à savoir :
S’interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ;
Privilégier l'envoi différé en cas de rédaction de courriels en dehors des horaires de travail ;
Indiquer dans l'objet du message le sujet et le degré d'urgence ;
Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ;
S’interroger sur la pertinence des destinataires des courriels ;
Pour les absences de courte durée : paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence ;
Pour les absences de longue durée : prévoir si nécessaire le transfert de ses courriels, des messages et appels téléphoniques à un autre membre de l'entreprise, avec son consentement exprès.
Des règles similaires peuvent être respectées concernant l'utilisation des appels téléphoniques et des SMS.
Les périodes de repos, congés et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des personnels de l’entreprise.
Les managers s’abstiennent, dans la mesure du possible, et sauf urgence avérée, de contacter leurs subordonnés en dehors de leurs horaires de travail.
Concernant plus particulièrement l’usage de la messagerie électronique professionnelle, il est précisé que le salarié n’est pas tenu d’y répondre en dehors de son temps de travail.
Il en est de même des appels ou messages téléphoniques professionnels reçus pendant les temps de repos ou de congé.
La convention individuelle de forfait en jours rappelle explicitement le droit à la déconnexion.
Sensibilisation des salariés à un usage raisonné des outils numériques
Chaque salarié, et plus particulièrement chaque manager, doit s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles.
Lors de l'utilisation de la messagerie électronique, il doit veiller :
À la pertinence des destinataires du courriel et à l'utilisation modérée des fonctions « Répondre à tous » et « Copie à » ;
À la précision de l'objet du courrier, cet objet devant permettre au destinataire d'identifier immédiatement le contenu du courriel ;
À la clarté, la neutralité et la concision de son courriel ;
Au respect des règles élémentaires de politesse lors de l'envoi du courriel ;
À la pertinence et au volume des fichiers joints au courriel.
Suivi et droit d’alerte
En tout état de cause, si un salarié constate qu'il ne sera pas en mesure de respecter les modalités d’exercice de son droit à la déconnexion telles que rappelées dans le présent article, il doit avertir sans délai sa hiérarchie afin qu'une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.
DISPOSITIONS FINALES
Durée, entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Ces dispositions sont applicables à compter du 1er Mars 2024.
Suivi de l’accord - révision
Les parties au présent accord s’engagent par tout moyen à faire le bilan de cet accord tous les trois ans et à engager des négociations en vue d’éventuelles adaptations.
En cas de modification des dispositions législatives ou réglementaires, notamment en matière de durée ou d’aménagement du temps partiel, qui auraient des effets directs sur les dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriraient à l’initiative de la partie la plus diligente, afin d’examiner les possibilités de réviser le présent accord pour l’adapter à la situation nouvelle.
Dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être dénoncé par les parties dans les conditions définies aux articles L.2261-9 à 13 du code du travail, moyennant respect d’un délai de préavis de 3 mois.
Dépôt de l’accord
Les modalités de publicité sont les suivantes :
L’exemplaire signé par les parties est conservé au siège de la société.
Une copie de l’accord original sera adressée au Greffe du Conseil de Prud'hommes de BESANCON.
Une copie électronique (PDF) de l’accord original signé en version intégrale sera déposée auprès de la DRIEETS _______
Ce dépôt sera effectué par la société sur le site https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ;
Une version sur support électronique (word), anonymisée, sera déposée sur le site https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ; le présent accord sera intégralement reproduit sur la base de données nationale des accords d’entreprise, hormis l’identité des signataires ;
Mention de cet accord figurera sur les emplacements réservés à la communication avec le personnel.
