VIVARTE SERVICES SAS, au capital de 3 015 881 euros, inscrite au RCS de Paris sous le numéro 413157090, dont le siège social est situé 28 avenue de Flandre, à Paris 19ème, représentée par (…)
D’une part,
ET
Les
organisations syndicales représentatives au sein de Vivarte Services :
La
CFE-CGC, représentée par (…)
La
CFTC, représentée par (…)
D’autre part,
Ci -après désignées ensemble « les Parties »
PREAMBULE
Le droit à la déconnexion, instauré par la loi du 8 août 2016, s’inscrit dans un objectif de régulation de l’utilisation des outils numériques dans les relations de travail. Ce droit nouveau participe, en cela, au respect des temps de repos et de congé ainsi qu’à celui de la vie personnelle et familiale de tous les travailleurs de l’entreprise.
Pour son effectivité, le droit à la déconnexion est l’affaire de l’employeur comme des salariés. L’employeur veille à la garantie du droit à la déconnexion et met en œuvre les mesures prévues par le présent accord pour parvenir à un usage raisonnable des outils numériques de l’entreprise. Les salariés sont également pleinement acteurs de leur droit à la déconnexion. Chacun, en particulier, doit être en capacité et en mesure de se déconnecter en dehors du temps de travail et doit aussi respecter le droit à la déconnexion des autres collaborateurs qu’il existe ou non un lien hiérarchique entre eux.
L’évolution des pratiques en la matière permettra une meilleure qualité de vie professionnelle et personnelle dans un environnement numérique devenu ordinaire.
Convaincue de la nécessité d’assurer l’effectivité du droit à la déconnexion pour préserver la santé et le bien être des salariés et éviter les risques consécutifs à une éventuelles sur-connexion, les Parties au présent accord se sont réunis le 20 mars 2018 et le 29 mars afin de : - Déterminer le domaine d’application du droit à la déconnexion, - Fixer les modalités de son exercice - Proposer des dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques - Arrêter les actions de sensibilisation à un usage raisonnable de ces outils.
Cet accord a été conclu conformément aux articles L.2232-12 et de l’article L.2232-16 du Code du travail.
Article 1.- Le domaine d’application du droit à la déconnexion
1-1 : Les personnes concernées
Les règles relatives au droit à la déconnexion concernent tous les salariés de l’entreprise, quelque que soit la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD, temps complet, temps partiel, contrat d’apprentissage ou d’alternance).
Ce droit sera rappelé dans les contrats de travail signés à compter de la conclusion du présent accord.
Plus particulièrement, ce droit concerne les salariés qui, dans leur activité professionnelle, sont amenés à utiliser des outils numériques, fixes ou mobiles et ceux qui ont une certaine autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps, à savoir les salariés aux de forfait jours.
Sous réserve de stipulations conventionnelles propres au télétravail, les règles relatives au droit à la déconnexion s’appliqueront aux salariés en télétravail.
Enfin, les dispositions du présent accord ne s’appliquent pas aux salariés en situation d’astreinte.
1-2 : Les outils numériques
Les règles relatives au droit à la déconnexion portent sur l’utilisation de toute espèce d’outil numérique – ordinateur, téléphone, smartphone, et tout autre outil pouvant être développé au sein de l’entreprise mais qui ne sont pas encore disponible au moment de la signature dudit accord.
Ces règles valent aussi bien pour les instruments mis à la disposition du salarié par l’entreprise pour un usage professionnel ou mixte – professionnel et personnel – que pour les équipements personnels du salarié lorsque celui-ci s’en sert à des fins professionnelles.
1-3 : Les périodes couvertes
Il est rappelé qu’à l’exception des cadres dirigeants au sens de l’article L.3111-2 du Code du travail, le personnel de la société bénéficie :
d’un droit au repos quotidien de 11 heures consécutives ;
d’un droit au repos hebdomadaire de 35 heures consécutives ;
d’un droit à congés.
Les règles relatives au droit à la déconnexion s’appliquent pendant ces périodes de repos, de congé, ainsi que durant les jours fériés.
Par extension, elles doivent être respectées pendant les périodes de suspension du contrat de travail, pour maladie, maternité, congé parental ou pour toute autre cause de suspension.
Elles sont en revanche inopérantes pendant une période d’astreinte dans la mesure où il doit être possible de contacter le salarié.
Article 2.- Les modalités d’exercice du droit à la déconnexion
2-1 : Les principes du droit à la déconnexion
Les collaborateurs disposent d’un droit à la déconnexion en dehors du temps de travail. Aussi, en principe, il ne peut être exigé de leur part qu’ils utilisent des outils numériques à des fins professionnelles (notamment en prenant connaissance ou en répondant à un courriel, à un appel ou à un message téléphonique) sous réserve des aménagements prévus à l’article 2-3.
Le salarié devra donc se déconnecter, en dehors de ses horaires habituels de travail, de ses outils de communication à distance (accès à sa messagerie professionnelle tant via un ordinateur, une tablette, un téléphone portable ou tout autre outil de connexion à distance à sa disposition) et cesser toute connexion au serveur interne en dehors des horaires habituels de travail.
2- 2 : Les garanties du droit à la déconnexion
Aucun collaborateur ne peut être sanctionné pour s’être abstenu de répondre à un courriel ou à un appel téléphonique professionnel en dehors du temps de travail, sauf urgence ou situation particulière.
Par urgence, il faut entendre un fait qui ne pourrait pas attendre le retour au travail du salarié sans générer un préjudice important pour l’entreprise.
Par situation particulière, il est fait référence aux contraintes pouvant résulter du fonctionnement de l’entreprise, visées à l’alinéa 3 de l’article 2-3.
2-3 : Les aménagements du droit à la déconnexion
Il est tenu compte, pour l’application des règles relatives au droit à la déconnexion, d’éventuelles circonstances particulières ou d’une situation d’urgence, de l’activité de l’entreprise et des fonctions exercées par les salariés.
Les règles du présent accord ne font pas obstacle à l’utilisation d’outils numériques à des fins professionnelles en dehors du temps de travail en cas d’urgence ou de situation particulière.
Les principes du présent accord aménagés en fonction des contraintes pouvant résulter du fonctionnement de l’entreprise, notamment en cas d’activité à l’international avec des sociétés clientes situées sur un autre fuseau horaire. Sont également prises en compte les fonctions des collaborateurs dont les responsabilités ou la particularité des missions peuvent les contraindre à devoir utiliser des outils numériques à des fins professionnelles en dehors du temps de travail, notamment pour prendre connaissance de courriels ou d’appels téléphoniques reçus et, au besoin, y répondre, ou dont les fonctions impliquent des déplacements professionnels.
Article 3.- Les dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques
3- 1 : Les régulations techniques du droit à la déconnexion
Pour assurer l’effectivité du droit à la déconnexion en dehors du temps de travail, trois outils informatiques sont à la disposition des collaborateurs sur leur ordinateur professionnel.
D’une part, principalement pendant les périodes de congés ou de suspension du contrat de travail, un dispositif de réponse automatique d’absence (mode opératoire annexe 1) doit être mis en place afin de diriger l’interlocuteur vers des contacts disponibles.
D’autre part, pour les courriels envoyés en dehors des horaires habituels de travail, la fonction d’envoi différé (mode opératoire annexe 2) peut être utilisée pour qu’ils parviennent à leurs destinataires pendant leur temps de travail. Enfin, les salariés peuvent insérer dans leur signature de courriel, une mention du type « les courriels envoyés le soir et le weekend n’appellent pas de réponse immédiate. »
3- 2 : Les recommandations pour un bon usage des outils numériques
Tous les collaborateurs doivent favoriser les échanges directs pour les conversations simples ou urgentes.
Ils veillent donc à limiter le nombre de mails, les destinataires de courriels et à n’adresser ces derniers qu’aux personnes directement concernées ; ils s’assurent que les destinataires de chaque courriel sont uniquement ceux qui doivent engager une action à la suite du message (à la différence de ceux qui sont en copie).
Ils doivent être attentifs à la clarté et à la concision des messages et appliquer le principe « un message, un objet ».
La fonction « répondre à tous » ne doit être utilisée que lorsqu’elle est réellement utile.
Il est par ailleurs recommandé de ne pas envoyer de messages – courriel, SMS – et de ne pas passer d’appel téléphonique de nature professionnelle en dehors des horaires habituels de travail, sauf urgence ou situation particulière. En tant que de besoin, il est conseillé d’utiliser la fonction d’envoi différé pour éviter la réception d’un courriel en dehors du temps de travail.
3- 3 : Mesures pour les collaborateurs qui ne disposent pas d’outils numériques
Dans la mesure où il n’y pas de connexion possible hors temps de travail via des outils professionnels, les salariés sont par nature en situation déconnectée en dehors de leur temps de travail.
Il sera précisé que l’urgence ou une situation particulière qui nécessitent le recours à un numéro de téléphone personnel (voire à une adresse email en se connectant à la plateforme suivante : https://outlook.com/groupe-vivarte.fr ) justifient à titre exceptionnel un contact avec le salarié hors son temps de travail.
Le collaborateur concerné sera informé qu’en donnant des coordonnées personnelles lors de son embauche il autorise le recours à un tel contact. A défaut il devra préciser qu’il n’autorise pas cette utilisation.
3-4 Pour les cadres aux forfaits jours
La catégorie des cadres autonomes bénéficiant d’une convention de forfait en jours est définie à ce jour par l’accord en vigueur portant sur l’aménagement du temps de travail signé le 14 décembre 2000 dans l’entreprise.
A ce titre le cadre autonome est responsable de la gestion de son emploi du temps et organise selon sa convenance son temps de travail dans le cadre de son forfait annuel sous réserve de respecter les règles légales afférentes et les dispositions spécifiques en la matière contenues à l’accord susvisé ainsi que les modalités d’ouverture des locaux du siège social le cas échéant.
Bénéficiant des règles relatives au repos précitées le cadre autonome est donc particulièrement concerné par les dispositions de l’article 2 précité.
Le cadre autonome sera informé lors de son embauche de ces mesures, reprises dans son contrat de travail.
Article 4.- Les actions de sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques
La Société Vivarte Services a défini un code de bonne conduite dans l’utilisation des outils informatiques, permettant d’assurer non seulement le droit à la déconnexion des salariés et figurant en annexe 3 en dehors du temps de travail mais également un environnement relationnel le plus serein possible durant les temps de travail.
Ce code sera remis lors de l’embauche d’un salarié concerné par un ou plusieurs outils numériques professionnels.
Le personnel d’encadrement est invité à alerter un collaborateur en cas d’usage excessif par celui-ci des outils numériques en dehors du temps de travail.
Un collaborateur qui considérerait que son droit à la déconnexion ou celui de l’un de ses collègues n’est pas respecté est invité à en alerter le service des ressources humaines, afin que des éventuelles actions à entreprendre pour corriger cette situation soient trouvées.
Sur la base des constats opérés, des mesures appropriées pourront être proposées.
Article 5. - Dispositions finales
5- 1 : Suivi de l’accord
Chaque année, la direction transmettra aux représentants du personnel, dans le cadre de la négociation sur la qualité de vie au travail, un bilan annuel sur l’usage des outils numériques professionnels qui permettra de suivre la mise en œuvre des dispositifs prévus au présent accord.
5- 2 : Clause de rendez-vous
Les parties signataires conviennent de se revoir dans un délai d’un an à compter de la signature du présent accord afin d’examiner les incidences de la mise en œuvre de l’accord et étudier la nécessité d’une éventuelle renégociation sur ce thème. Le cas échéant, les parties pourront engager une révision de l’article concerné selon les modalités de révision prévues ci-dessous.
5- 3 : Date d’effet
Le présent accord prendra effet à partir du 1er jour du mois suivant son dépôt à la Direccte.
5- 4 : Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
5-5 : Adhésion
Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative, qui n’est pas signataire du présent accord pourra y adhérer ultérieurement. L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra son dépôt au secrétariat du greffe du Conseil de prud’hommes compétent et à la DIRECCTE. Cette adhésion sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux Parties signataires dans un délai de huit jours à compter de celle-ci.
5- 6 : Révision
Conformément aux articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail, le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord entre les parties. Toute demande de révision, totale ou partielle, devra être effectuée par lettre ou courriel aux autres parties signataires et comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée. Elle devra également être accompagnée d’une proposition nouvelle sur les points à réviser.
La discussion de la demande de révision doit s’engager dans les trois mois suivant la présentation de celle-ci. Toute modification fera l’objet d’un avenant conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires.
5- 7 : Dénonciation
Conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail, le présent accord pourra également être dénoncé, par chacune des parties signataires, sous réserve d’un préavis de trois mois. Cette dénonciation devra être notifiée par son auteur à l’ensemble des signataires et donnera lieu à dépôt.
5- 8 : Publicité et dépôt de l’accord
Conformément à l’article L.2232-29-1 du Code du travail, le présent accord sera déposé en deux exemplaires (une version originale papier et une version sur support électronique) par la Société auprès de la Direccte compétente. Un exemplaire original sera également remis au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes compétent. Conformément à l’article L. 2231-5-1 du code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de donnée nationale. Après suppression des noms et prénoms des négociateurs et des signataires, la Direction remettra un exemplaire du présent accord à la commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation de la branche pour information.
Enfin, le présent accord sera porté à la connaissance de tous les collaborateurs de l’entreprise par voie électronique ou par tout autre moyen. Compte tenu de l’importance de la sensibilisation des collaborateurs sur le droit à la déconnexion, il leur sera demandé de bien vouloir en accuser réception. Elle sera également accessible sur l’intranet de l’entreprise.
Fait à Paris, le 29 mars 2018 en 5 exemplaires originaux.
Pour la Société VIVARTE SERVICE SAS (…)
Pour l’organisation syndicale CFE CGC (…)
Pour l’organisation syndicale CFTC (…)
ANNEXE 1 : Mode opératoire absence
Sommaire
Configurer une réponse automatique10
Etape 1 : Lancer Microsoft Outlook10
Etape 2 : Demander la configuration du message d’absence10
Etape 3 : Personnalisation du message d’absence11
Désactiver des réponses d’absence du bureau automatiques13
Configurer une réponse automatique
Etape 1 : Lancer Microsoft Outlook
Cliquer sur l’icône «
Démarrer »
Saisir dans la barre de recherche le mot «
Outlook » : Dans les résultats affichés « Microsoft Outlook 2010 »
Appuyer sur « Microsoft Outlook 2010 », la boite de réception apparait
Etape 2 : Demander la configuration du message d’absence
4. Une fois «
Microsoft Outlook 2010 » lancé, sélectionner « Fichier »
Etape 2 : Demander la configuration du message d’absence
4. Une fois «
Microsoft Outlook 2010 » lancé, sélectionner « Fichier »
1.2
Sélectionner «
Informations », puis « Réponses automatiques (absence du bureau) »
1.3Etape 3 : Personnalisation du message d’absence
Dans la boîte de dialogue
Réponses automatiques, sélectionner « Envoyer des réponses automatiques »
7.
Cocher « Envoyer uniquement pendant ce laps de temps »
Saisir le début et la fin des congés
Note : Les étapes 7 et 8 permettent de planifier le début et la fin du message d’absence mais elles ne sont pas obligatoires. Cependant, si l’utilisateur ne les réalise pas il sera contraint de désactiver les réponses automatiques manuellement.
Dans l’onglet «
Au sein de mon organisation », taper la réponse qui sera envoyée à vos collègues lors de vos absences du bureau.
Dans l’onglet «
En dehors de mon organisation », décocher « Envoyer une réponse automatique aux personnes étrangères à ma société » pour ne pas informer les personnes étrangères à la société de vos absences.
Si tout de même, l’utilisateur souhaite informer des personnes étrangères à la société, il est recommandé d’utiliser l’option «
Mes contacts uniquement » puis taper la réponse qui sera envoyée lors des absences du bureau.
Important : L’option « Mes contacts uniquement » permet d’informer uniquement les
personnes enregistrées dans la liste de vos Contacts.
Si elle n’est pas sélectionnée, toute personne étrangère à la société sera informée des absences (bulletins d’information, publicités et messages indésirables compris).
Désactiver des réponses d’absence du bureau automatiques
Lorsqu’Outlook est configuré pour envoyer des réponses automatiques, un message apparaît sous le ruban avec ces informations.
Sélectionner «
Désactiver » pour désactiver les réponses d’absence du bureau.
ANNEXE 2 : Mode opératoire mail différé Sommaire
TOC \o "1-3" \h \z \u 1Retarder la remise d’un mail PAGEREF _Toc509323946 \h 15 1.1Etape 1 : Lancer Microsoft Outlook PAGEREF _Toc509323947 \h 15 1.2Etape 2 : Rédiger le mail que vous souhaitez transmettre PAGEREF _Toc509323948 \h 15 1.3Etape 3 : Configurer le transfert différé du mail PAGEREF _Toc509323949 \h 16 1.4Etape 3 : Envoyer le mail (en mode différé) PAGEREF _Toc509323950 \h 18
Retarder la remise d’un mail
Etape 1 : Lancer Microsoft Outlook
Cliquer sur l’icône «
Démarrer »
Saisir dans la barre de recherche le mot «
Outlook » : Dans les résultats affichés « Microsoft Outlook 2010 »
Appuyer sur « Microsoft Outlook 2010 », la boite de réception apparait
Etape 2 : Rédiger le mail que vous souhaitez transmettre
Une fois «
Microsoft Outlook 2010 » lancé, sélectionner « Nouveau message électronique »
Rédiger le mail à envoyer, saisir les mails des destinataires du mail.
Exemple : Ci-dessous un mail à envoyer à deux collègues pour leur souhaiter une bonne année.
Etape 3 : Configurer le transfert différé du mail
Dans la barre du haut, sélectionner «
Option », puis sélectionner « Différer la livraison »
Dans la boite de dialogue affichée, saisir «
la date » et « l’heure » à laquelle le mail sera envoyé, puis cliquer sur « Fermer » pour fermer la boite de dialogue et retourner sur le mail.
Etape 3 : Envoyer le mail (en mode différé)
Le bouton "
Différer la livraison" reste en surbrillance jaune pour indiquer que l’option est bien mémorisée pour le mail. Cliquer sur le bouton "Envoyer".
Techniquement, le mail n’est pas envoyé. Il reste dans "
Boîte d'envoi", en attente. Il sera transmis à la date et l’heure indiquées à l’étape 7, à condition qu’Outlook reste connecté au serveur de messagerie et l’ordinateur allumé.
Note :
Si l’utilisateur essaye de fermer « Outlook » alors que des mails sont programmés en « différé », la boite de dialogue suivante apparait.
L’utilisateur est invité à cliquer sur « Ne pas quitter » afin de garantir la transmission de ses mails programmés « en différé ».
ANNEXE 3
CODE DE BONNE UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS,
Pour des échanges qualitatifs et respect du droit à la déconnexion
Ce code regroupe les bonnes pratiques recensées qui ont vocation à favoriser les prises de conscience des collaborateurs de l’entreprise afin de :
participer pleinement aux objectifs poursuivis par l’entreprise pour assurer l’effectivité du droit à la déconnexion ;
mais également de garantir le confort de travail de chacun pendant le temps de travail et l’amélioration de la relation humaine au sein de l’entreprise par la prise en considération d’autrui lors de toute interaction.
Etabli dans le cadre de la signature d’un accord d’entreprise sur le droit à la déconnexion, signé le 29 mars 2018, il a néanmoins une vocation plus globale, liée au bien-être de tous dans une logique de qualité de vie au travail et en dehors du travail, notions finalement étroitement liées au fait que l’une prolonge l’autre et réciproquement. Ainsi, l‘ensemble de ces bonnes conduites visées ci-après présente en conséquence un caractère de recommandation élevé. Ce code sera donc remis à tout collaborateur que la société lui ait confié ou non des outils numériques professionnels lui permettant de se connecter à distance.
1- Un état d’esprit : Équilibre et réciprocité
1- Un état d’esprit : Équilibre et réciprocité
L’utilisation des outils doit faire l’objet d’un équilibre et d’une réciprocité permettant de tirer des bénéfices partagés du respect d’obligations mutuelles. Pour limiter la surcharge informationnelle et le stress : ne pas oublier que les 2 acteurs que sont l’expéditeur du message et le destinataire détiennent les clés d’une relation harmonieuse dans le travail et respectueuse du droit à la déconnexion.
2- Gérer au mieux l’envoi des messages
2- Gérer au mieux l’envoi des messages
a/ Avant l’envoi d’un message, il convient de :
S’interroger sur la pertinence du média utilisé, à savoir s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique au regard d’autres outils de communication directe que sont le face à face ou le téléphone, la visio-conférence ...
Il est en effet rappelé que les échanges directs doivent être favorisés lorsque les niveaux de compréhension et d’interprétation sont élevés ou lorsqu’il y a un risque de mauvaise interprétation ou encore lorsque l’échange peut présenter/entrainer un risque conflictuel.
S’interroger sur le moment le plus opportun pour l’envoi d’un message , car la messagerie électronique qui permet de consulter en dehors de l’entreprise et en dehors des horaires de travail des informations professionnelles rend poreuse la frontière entre vie professionnelle et vie privée.
Envoyer ses messages en dehors des horaires de travail risque d’induire chez le destinataire un sentiment de culpabilité ou d’urgence à devoir répondre.
Il est recommandé de préparer ses messages en mode brouillon ou hors connexion et de les envoyer pendant les heures habituelles de travail.
Il est également possible d’ajouter dans ses messages la mention « cet email ne requiert pas de réponse immédiate ».
Il est recommandé aux collaborateurs de ne pas envoyer de mails nécessitant un traitement dans la journée, les veilles au soir de week-end, jours fériés ou des congés individuels des collaborateurs.
Pour les emails envoyés à un collaborateur en dehors de ses horaires habituels de travail, la fonction d’envoi différé peut être utilisée pour que ceux-ci ne lui parviennent qu’à la reprise de son temps de travail.
Il est recommandé aux collaborateurs d’insérer dans leur signature électronique, une mention du type « les courriels envoyés le soir et le weekend n’appellent pas de réponse immédiate. »
b/ En tant qu’expéditeur du message, il convient de veiller à ne pas créer de sentiment
d’urgence inutile et laisser aux autres le temps de répondre aux messages.
c/ Il est inutile d’enchainer l’envoi d’email et un appel téléphonique sans valeur ajoutée
3- Gérer au mieux la réception des messages
3- Gérer au mieux la réception des messages
A la réception de messages, il convient de : a/
Confirmer à l’expéditeur la réception de son message seulement si ce dernier l’a expressément demandé ou s’il s’agit d’un sujet particulièrement important et urgent (afin d‘acter de sa prise en compte), dans le but général de ne pas surcharger le flux des messages échangés.
La fonction « accusé de réception » doit être utilisée avec parcimonie et réservée à des situations présentant un caractère d’urgence ou de formalisation indispensable, en relation avec des autorités, des clients ou des fournisseurs ou après plusieurs relances sans suite.
b/
Gérer au mieux la réception des messages en cas d’ab s ence :
- en cas d’absence d’au moins deux jours ouvrés, l’utilisateur doit activer son
gestionnaire d’absence du bureau permettant ainsi de limiter les relances pour non réponse.
Il est préconisé une activation la veille du départ, si possible dès 14h.
Le contenu du message informant de l’absence doit indiquer la durée de l’absence (jusqu’au (…) inclus) et les noms/coordonnées d’une ou plusieurs personnes à contacter en conséquence.
c/
Limiter le nombre d ’int err up tions «tentation» :
ne pas activer des alertes sonores/visuelles d’arrivée d’un nouveau message, particulièrement lorsque le collaborateur est dans un espace de travail partagé ou en dehors des horaires de travail,
travailler en mode hors connexion ou fermer le logiciel de messagerie et réserver une à trois plages horaires par demi-journée pour consulter l’arrivée de nouveaux messages.
d/
Ne pas traiter immédiatement un message :
- Respecter les personnes avec lesquelles vous êtes en train d’échanger, de travailler
ou préserver votre concentration/attention. A ce titre il est rappelé que lors de la participation à un rendez-vous ou à une réunion, il est particulièrement mal venu de traiter ses messages ou autres dossiers. -
Se laisser toujours un temps de réflexion pour répondre sur le fond, adapté au degré d’urgence. Cette règle est d’autant plus importante lorsque l’échange est ou peut devenir conflictuel.
Ces règles sont aussi importantes si vous utilisez une messagerie mobile (depuis un téléphone portable par exemple) en dehors de l’entreprise (transports, réunion, etc…), la réponse donnée alors que vous êtes dans un autre contexte peut être mal adaptée par manque de concentration ou précipitation. Il est rappelé que
l’usage du téléphone en conduisant est strictement interdit en dehors des dispositifs intégrés aux véhicules et il est recommandé d’avoir la plus grande vigilance lors de l’utilisation de ces derniers, la priorité étant donnée à la conduite.
e/ S’interroger sur la pertinence du média utilisé :
- d’autres médias de communication (face à face, téléphone, courrier) permettent de
communiquer plus efficacement en termes de temps et de compréhension,
- l’utilisation de médias permettant peu d’interaction est à proscrire tout particulièrement en cas d’échanges conflictuels ou sur un sujet complexe.
COTE EXPEDITEUR
COTE DESTINATAIRE
Considérer la pertinence du choix du moyen de communication envisagé au regard des autres formes de communication.
Indiquer de manière explicite l’objet du message.
S’obliger à une rigueur de forme et de courtoisie dans la rédaction des messages.
Privilégier les outils collaboratifs à l’envoi de pièces jointes.
Reconsidérer systématiquement la pertinence du choix du destinataire du message, en direct et aussi en copie (accusé avec modération).
S’accorder un temps de réflexion et de relecture avant d’envoyer son message. Attention au sens des mots et aux risques d’interprétation erronée, à l’orthographe et autres règles de français ! N’oubliez pas que les écrits restent !
Examiner le caractère sensible des informations transmises et le respect des consignes de confidentialité et de sécurité.
S’interroger sur le moment le plus opportun de l’envoi d’un message.
S’assurer selon l’urgence que le destinataire a bien pris connaissance du message.
Préférer l’usage d’une messagerie personnelle pour les communications non professionnelles.
Estimer le degré d’urgence selon le délai qui s’impose pour répondre (avec l’éventualité d’une réponse d’attente cordiale).
S’interroger sur le moyen de communication le plus approprié à la réponse et donc si le courriel est le meilleur moyen.
Marquer un temps de réflexion préalable à l’envoi d’une réponse et éviter de surenchérir en cas de tension.
Appréhender le niveau de complexité de la réponse qui devra être formulée.
S’interroger pour répliquer la liste de diffusion créée par l’expéditeur.
Organiser le traitement de la réception des messages en cas d’absence prolongée.
ATTENTION QUAND LE DESTINATAIRE DEVIENT EXPEDITEUR, les conseils de la colonne de gauche s’appliquent alors à lui !!
