AVENANT N° 1 A L’ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE DU 18 JUILLET 2019
-08/04/2024 -
VOLKSWAGEN GROUP FRANCE
ENTRE LES SOUSSIGNES
La société Volkswagen Group France, Société par Actions Simplifiées dont le siège social est situé 11, avenue de Boursonne, BP 62 – 02601 Villers-Cotterêts, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Soissons sous le numéro 832 277 370, représentée par, agissant en sa qualité de Président du Directoire
et, agissant en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines.
D'UNE PART,
ET
Les organisations syndicales représentatives de salariés : le syndicat
CFDT représenté par et en leurs qualités de Délégués Syndicaux,
D'AUTRE PART.
IL A ETE ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT
PREAMBULE Le recours au vote électronique a déjà été mise en place au sein de Volkswagen Group France. En ce sens, un accord collectif a été signé le 18 juillet 2019. Les dispositions légales et règlementaires ayant évolué sur ce point une révision de l’accord est apparu opportun. Par conséquent, cet accord constitue un avenant à l’accord du 18 juillet 2019 portant le même objet.
Le cahier des charges prévu à l’article R. 2314-5 est annexé au présent avenant.
TITRE 1 : DISPOSITIONS MODIFIEES
Au sein de L’article III. section 3.05, le paragraphe suivant est supprimé :
« De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au registre de traitement des données personnelles ». Ainsi, la nouvelle rédaction est la suivante :
« Section 3.05 Expertise indépendante et formalités de déclaration au registre
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés ».
L’article IV. section 4.04 est modifié comme suit :
« Section 4.04 Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra, à l’aide de canaux distincts :
son identifiant personnel de connexion par un premier canal ;
son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal ;
l'adresse de connexion au site de vote ;
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel, ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral. Une fois connecté pour l’élection, tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée définie dans le protocole d’accord préélectoral. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation ».
TITRE II. DISPOSITIONS FINALES
DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’AVENANT
Le présent avenant est conclu pour une
durée indéterminée. Il entrera en vigueur compter du 1er avril 2024, de manière rétroactive, sous réserve du respect des conditions de validité en vigueur à la date de sa signature.
RENDEZ-VOUS ET SUIVI DE L’APPLICATION DE L’AVENANT
En vue du suivi de l’application du présent avenant, les parties conviennent de se revoir à chaque organisation des élections professionnelles au sein de l’entreprise.
REVISION DE L’AVENANT
Le présent avenant pourra être révisé à tout moment pendant la période d’application, par le biais d’un avenant.
Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du Travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. À la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent avenant.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans un délai de deux mois à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du Travail.
DENONCIATION DE L’AVENANT
Sans préjudice du dernier alinéa de l’article L. 2261-10 du Code du travail, le présent avenant pourra être dénoncé, à tout moment, par les parties signataires en respectant un délai de préavis de 3 mois. La dénonciation se fera dans les conditions prévues par les articles L.2261-9 et suivants du Code du travail.
PUBLICITÉ ET DEPÔT DE L’AVENANT
Conformément aux articles D.2231-2, D.2231-4 et L.2231-5-1 du Code du travail, un exemplaire du présent avenant sera déposé sur la plateforme www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, ainsi qu’au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de sa conclusion. En outre, un exemplaire sera établi pour chaque partie. Il sera en outre anonymisé en vue de son dépôt dans la base des données numériques des accords collectifs. Le présent avenant sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise. Enfin, en application des articles R. 2262-1, R. 2262-2 et R. 2262-3 du Code du travail, il sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet avenant sera faite par tout moyen aux salariés.
Fait le 08/04/2024 à Villers-Cotterêts, en
4 exemplaires originaux.
Pour la société Volkswagen Group France
Président
Directrice des Ressources Humaines
Pour les organisations syndicales représentatives :
Déléguée syndicale CFDT
Délégué syndical CFDT
ANNEXE 1 : LE CAHIER DES CHARGES POUR LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE
Préambule
La mise en œuvre du vote électronique vise notamment à :
simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Direction. Le présent document fixe les modalités de mise en œuvre du vote électronique et les engagements attendus de la part du Prestataire.
Il est établi conformément aux dispositions du Code du travail relatives à la mise en œuvre du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (articles R 2314-5 et suivants).
Article I.Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs ;
Assurer l’intégrité du vote ;
Assurer l’unicité du vote ;
Assurer l’anonymat et de la sincérité du vote ;
Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote ;
Assurer la publicité du scrutin.
Article II. Prestations attendues
Le Prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges :
La fourniture d’un système de vote sécurisé (ci-après « le système de vote ») permettant :
L’organisation et l’administration du processus de vote ;
L’expression du vote par les électeurs ;
Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;
L’archivage puis la destruction des fichiers.
La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ;
La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés ;
La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs ;
La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;
La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;
La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.
Article III. Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Section 3.01 Choix de la modalité de vote électronique
Le vote électronique est mis en œuvre via l’unique modalité du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent cahier des charges doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen pour procéder au vote.
Section 3.02 Etablissement des fichiers Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Section 3.03 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Section 3.04 Cellule d'assistance technique et sécurité Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire est mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle a notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Section 3.05 Expertise indépendante Une expertise indépendante, préalable aux opérations de vote, confirme le respect des prescriptions légales par le système de vote. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. Le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et du RGPD fait l’objet d’une déclaration au registre par la Direction et le Prestataire.
Section 3.06 Information et formation Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique. Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.
Article IV. Déroulement des opérations de vote
Section 4.01 Ouverture et fermeture des scrutins
Les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins sont fixées dans le protocole d’accord préélectoral. L’ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.
Section 4.02 Caractéristiques du site de vote Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats sont affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques sont réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Section 4.03 Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote ;
un identifiant personnel lui permettant d’accéder au serveur de vote, généré de manière aléatoire par le système de vote ;
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités de transmission des codes d’accès sont définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, en conformité avec les exigences légales et la jurisprudence. L’électeur accède au site de vote en saisissant son identifiant personnel et sa donnée de connexion sur la page de connexion au site. Une fois connecté, l’électeur sera invité à retirer son mot de passe directement sur le site de vote. La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels. Une fois connecté au site de vote, pour l’élection tant des titulaires que l’élection des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant aux scrutins le concernant dans son collège. L’électeur valide son vote en saisissant son mot de passe. En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le Prestataire. Le service Support du Prestataire est accessible via un numéro Vert sur une plage horaire précisée dans le protocole d’accord préélectoral.
Section 4.04 Suivi des opérations de vote La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Section 4.05 Opérations de dépouillement A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, édités automatiquement par le système de vote.
Article V. Garanties apportées par le Prestataire Outre l’engagement de respecter les conditions et les modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire garantit que son service : 1/ fonctionnera conformément à toute documentation fournie ; 2/ sera accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone usuels sans installation et 3/ sera conforme aux lois et réglementations françaises applicables au vote électronique.
