ACCORD RELATIF AU RECOURS A LA VISIOCONFERENCEDANS LE CADRE DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Entre :
VOSGELIS, Office Public de l’Habitat du Département des Vosges, Etablissement Public Local à caractère Industriel et Commercial, dont le siège social est situé 2 Quai André Barbier à EPINAL (88000), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro 783 436 660, représenté par Monsieur XXXX, en sa qualité de Directeur Général, dûment habilitée aux fins des présentes,
Ci-après dénommée VOSGELIS
D’une part,
Et :
Les membres titulaires du comité social et économique, représentés par Monsieur XXX, secrétaire du CSE, dûment mandaté à cet effet suite à un vote de la majorité des titulaires présents lors de la réunion du CSE qui s’est tenue le 21 octobre 2021,
D’autre part,
Ensemble « les Parties »
PREAMBULE
Les Parties se sont rapprochées afin d’échanger sur la manière la plus adaptée d’organiser les réunions mensuelles du Comité Social et Economique (« CSE »). Compte tenu de la particularité organisationnelle de VOSGELIS, il est apparu nécessaire aux Parties de faciliter la tenue de ces réunions par visioconférence. Les Parties sont donc convenues de ce qui suit : ARTICLE 1 – OBJET L’objet du présent accord est de permettre le recours à la visioconférence pour réunir le CSE conformément aux dispositions des articles L2315-4, L2316-16 et D. 2315-1 et s. du Code du travail. ARTICLE 2 – RECOURS A LA VISIOCONFERENCE Les Parties pourront recourir à la visioconférence pour chacune des réunions mensuelles et/ou extraordinaires du CSE, sous réserve des cas particuliers mentionnés à l’article 4 du présent accord. S’agissant des réunions ordinaires, VOSGELIS en informera les membres du CSE lorsque ceux-ci seront conviés à ladite réunion. S’agissant des réunions extraordinaires, le recours à la visioconférence pourra intervenir à l’initiative de l’une ou de l’autre des Parties. Les Parties pourront maintenir un système mixte combinant le présentiel pour certains membres ou représentants de la Direction et la visioconférence pour d’autres membres ou représentants. ARTICLE 3 – MISE EN ŒUVRE Lorsque les Membres du CSE sont conviés à une réunion organisée via visioconférence, les Parties s’engagent à ce que le dispositif technique mis en œuvre garantisse l’identification des membres et des représentants de la direction de VOSGELIS et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des échanges et éventuelles délibérations. A cet effet, tous les membres du CSE, sont dotés d’un ordinateur fixe ou/et portable équipé d’une caméra et d’un microphone, ainsi que d’une connexion Internet fiable et sécurisée. Les réunions en visioconférence seront organisées de la façon suivante :
Au moment de l’invitation à la réunion, VOSGELIS transmettra à tous les membres du CSE, titulaires et/ou suppléants conviés, un lien Internet et des codes d’accès leur permettant de se connecter, à la date et l’heure prévues pour ladite réunion, à la plateforme de visioconférence Teams. Il est précisé que l’outil Easyquorum sera utilisé en cas de nécessité de procéder à un vote à bulletin secret. Il s’agit là des solutions techniques appliquées au sein de l’entreprise à ce jour, lesquelles sont mentionnées à titre informatif, sans que cela n’empêche la société de recourir à l’avenir à des outils distincts présentant le même niveau de garanties ;
Au début de chaque réunion, il sera procédé à un contrôle de l’identité des personnes connectées. Les Parties s’assureront de la bonne qualité de leur connexion, et vérifieront notamment que chacun des participants dispose d’une qualité d’image et de son satisfaisante.
Le recours à la visioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance. ARTICLE 4 – CAS PARTICULIERS Les Parties étudierons l’opportunité d’organiser des réunions présentielles lorsque :
La nature de la réunion nécessite que VOSGELIS convie des tiers à VOSGELIS (ex. Inspecteur du travail, Médecin du Travail, Représentant de la Carsat),
et/ou
Il sera procédé à un vote à bulletin secret lors de la réunion du CSE, ce afin de garantir pleinement que l’identité de l’électeur ne puisse à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote.
Néanmoins, les Parties conserveront la possibilité d’organiser une telle réunion via visioconférence en recourant à un dispositif de vote électronique garantissant que l’identité de l’électeur ne puisse à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu devra assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Dans ce cadre, la procédure à suivre se déroule en 2 étapes :
L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions précitées ;
Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le représentant de la Direction.
ARTICLE 5 –ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD La validité du présent accord, est subordonnée à sa conclusion par les élus titulaires présents lors de la réunion du CSE durant laquelle l’accord a été présenté, lesquels ont, suite à un vote majoritaire, mandaté le secrétaire du CSE pour signer l’accord en leurs noms. ARTICLE 6- DUREE DE L’ACCORD Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter de l’accomplissement des formalités susmentionnées. ARTICLE 7 – DENONCIATION Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment, respectivement par l'employeur signataire, ou par une majorité des membres titulaires du CSE. Cette dénonciation, sous réserve de respecter un préavis de trois mois, devra être notifiée par son auteur aux autres parties par tout moyen permettant de lui conférer date certaine. Le préavis sera mis à profit pour engager de nouvelles négociations. ARTICLE 8 – REVISION Les Parties conviennent de se rencontrer, à l’initiative de la plus diligente, s’il y avait lieu d’envisager des modifications du présent accord. En pareille hypothèse, le présent accord pourrait faire l’objet d’un avenant soumis aux mêmes formalités de publicité que celles donnant lieu à la signature du présent accord. ARTICLE 9 – PUBLICITE DE L’ACCORD Cet accord sera mis à disposition dans l’espace dédié de l’intranet de VOSGELIS, accessible à tous les collaborateurs et une copie sera remise aux Membres du CSE. Fait à EPINAL, le 21 octobre 2021 En 4 exemplaires originaux dont un àchaque partie, et deux pour les formalités Secrétaire du CSE, dûment mandaté par la majorité des membres titulaires du comité social et économique présents lors de la réunion du 21 octobre 2021 Le Directeur Général XXX XXX
