ACCORD COLLECTIF RELATIF A L'ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE - ELECTIONS PROFESSIONNELLES - ELECTION DES REPRESENTANTS SALARIES AU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Application de l'accord Début : 03/10/2023 Fin : 01/01/2999
3.1Objet et champ d’application de l’accord PAGEREF _Toc145405844 \h 4
3.2Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord PAGEREF _Toc145405845 \h 5
3.3Révision et adaptation PAGEREF _Toc145405846 \h 5
3.4Dénonciation PAGEREF _Toc145405847 \h 5
4.Mesures arrêtées suite à la négociation PAGEREF _Toc145405848 \h 5
4.1Principes généraux PAGEREF _Toc145405849 \h 5
4.2Définition et choix du moyen de vote électronique PAGEREF _Toc145405850 \h 6
4.3Modalités de mise en œuvre du vote électronique PAGEREF _Toc145405851 \h 6
4.3.1Recours à un prestataire extérieur PAGEREF _Toc145405852 \h 6 4.3.2Etablissement des fichiers PAGEREF _Toc145405853 \h 6 4.3.3Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données PAGEREF _Toc145405854 \h 6 4.3.4Cellule d'assistance technique et sécurité PAGEREF _Toc145405855 \h 7 4.3.5Expertise indépendante et formalités CNIL PAGEREF _Toc145405856 \h 7 4.3.6Information et formation PAGEREF _Toc145405857 \h 7
4.4Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc145405858 \h 7
4.4.1Elections professionnelles : protocole d’accord préélectoral PAGEREF _Toc145405859 \h 7 4.4.2Elections des représentants salariés au conseil d’Administration : règlement électoral PAGEREF _Toc145405860 \h 8 4.4.3Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin PAGEREF _Toc145405861 \h 8 4.4.4Caractéristiques du site de vote PAGEREF _Toc145405862 \h 8 4.4.5Modalités d’accès au serveur de vote PAGEREF _Toc145405863 \h 8 4.4.6Suivi des opérations de vote PAGEREF _Toc145405864 \h 9 4.4.7Opérations de dépouillement PAGEREF _Toc145405865 \h 9
L’union mutualiste VYV³ Île-de-France, enregistrée sous le numéro de SIRET : 480 266 014 00327, dont le siège social est sis 167 rue Raymond Losserand 75014 PARIS, représentée par
Madame XXX en sa qualité de Directrice Générale, et ayant tout pouvoir pour conclure le présent accord.
D'une part
ET
La
CFTC Santé Sociaux, représentée par Madame XXX, en sa qualité de déléguée syndicale centrale
La
CGT Santé Action Sociale, représentée par Monsieur XXX, en sa qualité de délégué syndical central
D'autre part
Préambule Dans le cadre du processus électoral dont la finalité est la mise en place des nouvelles instances représentatives du personnel au sein de VYV3 Île-de-France et dans le cadre des nouvelles modalités d’élections des représentants salariés au Conseil d’Administration de VYV3 Île-de-France, l’employeur a pris l’initiative d’inviter par courrier électronique datant du 31 août 2023 les organisations syndicales représentatives de l’ entreprise à la négociation d’ un accord collectif d’entreprise concernant la mise en place du vote électronique conformément à l’ article R2314-5 du Code du travail. Les négociations ont été ouvertes le 12 septembre 2023 et se sont poursuivies lors de la réunion du 22 septembre 2023. En conséquence, il a été décidé ce qui suit :
Exposé préalable L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles. Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique. Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser d’une part les élections des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques et d’autre part l’élection des représentants des salariés au Conseil d’Administration de VYV3 Île-de-France. Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment : •de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral, •de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement, •d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes, •d’augmenter le niveau de participation, •d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement. En conséquence, les parties ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
Dispositions générales Objet et champ d’application de l’accord Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de VYV3 Île-de-France quelle que soit la nature de leur contrat (CDI ou CDD) ou la durée de leur travail (temps plein/temps partiel) ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’entreprise appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique et aux élections des représentants salariés au Conseil d’Administration. Le champ d’application de l’accord ne préjuge pas des conditions d’éligibilité et d’électorat propres à chaque scrutin. Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord prend effet au 3 octobre 2023 pour une durée indéterminée. Révision et adaptation A la demande de la Direction ou d’une organisation syndicale signataire de l’accord, il pourra être convenu d’ouvrir une négociation de révision du présent accord dans les conditions prévues par les dispositions des articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du Travail. Dénonciation Chacune des parties signataires du présent accord peut dénoncer tout ou partie de l’accord. La partie dénonçant l’accord devra en aviser chacune des autres parties signataires, par courrier recommandé avec accusé de réception, en y joignant un projet de ses propositions. Cette dénonciation n’entrera en vigueur qu’au terme du délai de préavis de 3 mois, tel que fixé par la loi, ce délai commençant à courir à la date de première présentation du courrier recommandé avec accusé de réception notifiant la dénonciation. Au plus tard, la négociation devra intervenir dans le mois suivant la fin du délai de préavis. Si la dénonciation émane de la totalité des signataires employeur ou de la totalité des signataires salariés, le présent accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis. Une nouvelle négociation peut s’engager, à la demande d'une des parties intéressées, dans les trois mois qui suivent le début du préavis mentionné à l'article L. 2261-9 du Code du travail. Elle peut donner lieu à un accord, y compris avant l'expiration du délai de préavis. Le présent accord demeurera en vigueur soit jusqu’à la date d’application du nouvel accord qui s’y substituera alors en totalité, soit jusqu’au terme d’un délai de 12 mois.
Mesures arrêtées suite à la négociation Principes généraux Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral et des recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des libertés (CNIL). Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
vérifier l’identité des électeurs ;
s’assurer de l’intégrité du vote ;
s’assurer de l’unicité du vote ;
s’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote ;
s’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique ;
permettre la publicité du scrutin.
Définition et choix du moyen de vote électronique Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord sur le vote électronique doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
Modalités de mise en œuvre du vote électronique Recours à un prestataire extérieur Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté par la Direction. L’Entreprise confiera à un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail. Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral. Etablissement des fichiers Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits. Cellule d'assistance technique et sécurité Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Expertise indépendante et formalités CNIL Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD). Information et formation L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, quatre membres par délégation syndicale présentant une liste de candidats aux élections professionnelles et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Déroulement des opérations de vote Elections professionnelles : protocole d’accord préélectoral Dans le cadre de chaque élection professionnelle, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
Elections des représentants salariés au conseil d’Administration : règlement électoral Dans le cadre de chaque élection de représentants salariés au Conseil d’Administration de VYV3 Île-de-France, il sera établi au préalable un règlement électoral consultable sur demande par tout salarié et précisant les règles du scrutin dans le respect des dispositions légales en vigueur. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote. Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral. Caractéristiques du site de vote Le prestataire retenu assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire retenu veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée. La solution est notamment compatible avec les navigateurs internet suivants : - Internet Explorer ; - Microsoft Edge ; - Mozilla Firefox ; - Google Chrome ; - Safari.
Modalités d’accès au serveur de vote Chaque électeur recevra de la part du prestataire avant le premier tour des élections :
l'adresse de connexion au site de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et à l’éventuel deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral pour les élections professionnelles et dans le règlement électoral pour l’élection des représentants des salariés au Conseil d’Administration. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège le cas échéant. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
Suivi des opérations de vote La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Opérations de dépouillement A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Notification – Dépôt L'accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives. Pour les signataires, cette notification sera effectuée par la remise d’un exemplaire original signé du présent accord lors de sa signature. Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité conformément à l’article L.2231-6 du Code du Travail, et sera déposé : - en deux exemplaires sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords, dont un exemplaire publiable anonymisé en version docx selon la législation en vigueur. - et en un exemplaire original au greffe du Conseil de Prud’hommes compétent. Un affichage sur les panneaux destinés à cet effet informera le personnel du présent accord.
Fait à Paris, Le …………septembre 2023 En 6 exemplaires. Signatures:
Pour l’union mutualiste VYV³ Île-de-France :
VYV³ Île-de-France, représentée par Madame Elsa XXX, en sa qualité de Directrice Générale ;
Pour les Organisations Syndicales :
La
CFTC Santé Sociaux, représentée par Madame XXX, en sa qualité de déléguée syndicale centrale
La
CGT Santé Action Sociale, représentée par Monsieur XXX, en sa qualité de délégué syndical central
