Xpollens, société par actions simplifiée unipersonnelle, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 501 586 341, au capital de 64.427.585 euros, dont le siège social est situé au 110, avenue de France, 75013 Paris, représentée par Monsieur Prénom NOM, agissant en qualité de Président, dûment habilité à cet effet, Ci-après dénommée « l’Entreprise » ou « Xpollens », D’UNE PART,
Et : Les Organisations Syndicales Représentatives au sens de l’article L. 2122-1 du code du travail suivantes : •L’UNSA, représentée par : Civilité Prénom NOM en qualité de Déléguée Syndicale ; Civilité Prénom NOM en qualité de Délégué Syndical. •La CGT, représentée par : Civilité Prénom NOM en qualité de Délégué Syndical. Ci-après dénommées « les Organisations Syndicales Représentatives » ou les « OSR ». D’AUTRE PART,
Les parties mentionnées ci-avant sont dénommées ensemble les « Parties Signataires ».
PREAMBULE
Dans le cadre de son engagement dans l’amélioration de la qualité de vie et de la santé au travail et afin de tenir compte des évolutions de l’Entreprise, et des demandes des salariés, Xpollens souhaite permettre le recours au télétravail. La mise en place de cette forme d’organisation du travail a notamment pour objectifs de contribuer à une meilleure flexibilité du travail, de réduire l'impact du temps de trajet domicile-travail, d’améliorer l’articulation entre la vie personnelle et la vie professionnelle, tout en maintenant un fonctionnement optimal de l'entreprise. En effet, le télétravail ne doit en rien changer la façon de travailler habituellement en entreprise, et ne pas nuire à la communication entre le salarié, son équipe et son manager. Le présent Accord remplace toute charte, avenant, note de service, usage, pratique ou décision unilatérale, etc., qui porte sur les sujets abordés ci-dessous et auxquels il se substitue de plein droit.
ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION
Le présent Accord s’applique dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur à l’entité de Xpollens située en France, dont le siège social est situé au 110 Avenue de France – Paris 13 (ou tout autre lieu qui serait ultérieurement désigné par Xpollens comme siège social et/ou lieu de travail en France). Les conditions d’éligibilité au télétravail sont détaillées aux articles 2.2, 2.3, 3.2 et 4.2 du présent Accord.
ARTICLE 2 – CADRE DU TELETRAVAIL ET PRINCIPES GENERAUX
2.1Définition du télétravail
Selon l’article L.1222–9 du Code du travail, le télétravail est défini comme : « Toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication […] Le télétravail est mis en place dans le cadre d'un accord collectif ou, à défaut, dans le cadre d'une charte élaborée par l'employeur après avis du comité social et économique, s'il existe. En l'absence d'accord collectif ou de charte, lorsque le salarié et l'employeur conviennent de recourir au télétravail, ils formalisent leur accord par tout moyen ». Sur la base de cette définition générale, la Direction d’Xpollens convient que les conditions d’accès au télétravail et d’exercice sont formalisées dans le présent Accord afin d’assurer la cohérence dans sa mise en œuvre sur l’ensemble du périmètre. Les salariés peuvent saisir à tout moment leur Direction des Ressources Humaines en cas de difficultés ou de désaccords sur les modalités d’application du présent Accord. Le principe du télétravail instauré par le présent accord repose sur l’adhésion volontaire du salarié au télétravail : -le salarié demeure libre d’adhérer ou de refuser d’adhérer au télétravail, conformément aux dispositions de l’article L. 1222-9 du Code du travail -toute démarche qui consisterait à adapter les règles collectives fixées en matière de télétravail pour tenir compte du positionnement d’un salarié pourrait conduire à créer une inégalité de traitement, ce que l’Entreprise ne saurait permettre.
2.2Conditions d’éligibilité
Le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité de celui-ci puisse être exercée à distance. Il nécessite également certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité. Le télétravail doit s’inscrire dans une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique. Les salariés doivent pouvoir travailler de manière autonome. Le niveau d’autonomie se mesure sur la base des éléments suivants : •la maîtrise des outils professionnels, •le respect des procédures professionnelles et la capacité à les utiliser de manière autonome, •l’autonomie générale dans la tenue du poste.
Les salariés doivent respecter les règles de conformité en vigueur dans l'Entreprise. En conséquence, en cas de constatation d’un manquement avéré à ces règles, le salarié pourra perdre le bénéfice de son organisation du travail en télétravail après revue du dossier par le manager du salarié et le service RH ou pourra faire l’objet de sanctions disciplinaires. Sauf survenance de circonstances exceptionnelles, le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de nuire au bon fonctionnement de l’entreprise et des services qui la composent. Le cas échéant, un planning de roulement sera établi par chaque responsable de services.
2.3Conditions préalables relatives au domicile
Le Salarié indiquera à Xpollens le(s) lieu(x) d’exécution du télétravail en France métropolitaine. Le télétravail est autorisé de manière ponctuelle en Union Européenne (UE, EEE, Suisse) sous la validation du Responsable hiérarchique et du Service Ressources Humaines. Pour des raisons d’organisation du travail et de sécurité, le télétravail en dehors de l’Union Européenne (UE, EEE, Suisse) n’est pas permis sous peine de sanctions disciplinaires. Le Salarié doit être en mesure de fournir à l’Entreprise une preuve d’assurance permettant de télétravailler à son domicile principal (et secondaire le cas échéant) si ce dernier souhaite y télétravailler. L’absence de renouvellement de l’assurance permettant de télétravailler à son domicile principal et/ou secondaire donnera lieu à une cessation immédiate de la situation de télétravail. En outre, si le Salarié souhaite ponctuellement télétravailler dans des lieux différents que ceux déclarés à son employeur, il doit s’assurer lui-même de la complète faisabilité de ses missions ainsi que de la sécurité du lieu de télétravail. L’entreprise rappelle le principe suivant de l’article L. 4122-1, alinéa 1er, du Code du travail : « Conformément aux instructions qui lui sont données par l'employeur, dans les conditions prévues au règlement intérieur pour les entreprises tenues d'en élaborer un, il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail. » Si l’employeur est tenu envers les salariés d’une obligation de sécurité, les salariés sont eux-mêmes tenus d’assurer leur santé et leur sécurité, ce qui implique notamment qu’ils s’assurent, en application de la règle légale susvisée, que leur lieu de travail soit propice à l’exercice du télétravail. Le télétravail doit être réalisé dans un espace dédié au sein du domicile, permettant un aménagement ergonomique du poste de télétravail et propice à son exercice, une connexion internet à haut débit et une installation électrique réglementaire.
ARTICLE 3 – MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL DANS LE CADRE DE LA « FLEX OFFICE POLICY »
3.1Le télétravail dans le cadre de la flex office policy
Le télétravail est fondé sur le principe d’un double volontariat. Sa mise en place émane d’un accord écrit du salarié formalisé par la signature d’un avenant à son contrat de travail. Il ne peut être imposé au salarié et réciproquement ne peut être obtenu par le salarié sans l’accord de son employeur. Dans le cadre de la mise en place de la politique de flex office, il est entendu que le télétravail est désormais accessible aux collaborateurs répondant aux conditions d’éligibilité détaillées aux articles 2.2 et 2.3 du présent Accord. Le télétravail s’exerce à la résidence principale et/ou secondaire du salarié située en France métropolitaine pour laquelle le salarié est couvert par une assurance permettant de télétravailler à son domicile. La résidence principale correspond à l’adresse déclarée par le salarié au service des Ressources Humaines et qui figure sur son bulletin de paie. Tout changement d’adresse principale devra être signalé dans les plus brefs délais et par écrit au service des Ressources Humaines. La résidence secondaire s’entend d’une adresse qui n’est pas celle de la résidence principale mais qui correspond néanmoins à une résidence habituelle du salarié. Il est demandé au salarié de déclarer au service des Ressources Humaines l’adresse de sa résidence secondaire. L’attestation sur l’honneur de conformité de l’espace de télétravail au domicile que le salarié doit fournir permet à l’entreprise de s’assurer de la bonne conformité du lieu. Si le salarié est amené ponctuellement à télétravailler, dans un autre lieu que sa résidence principale et/ou secondaire, en France métropolitaine, ou dans un autre pays de l’Union Européenne (UE, EEE, Suisse, il devra préalablement solliciter l’autorisation de son employeur (son manager hiérarchique et la fonction RH) et s’assurer qu’il est bien couvert dans ce cadre par son assurance permettant de télétravailler à son domicile. L’Entreprise rappelle que pour des raisons d’organisation du travail et de sécurité, le télétravail en dehors de l’Union Européenne (UE, EEE, Suisse) n’est pas permis, sous peine de sanctions disciplinaires. Les conditions d’exercice du télétravail ne doivent pas impacter la performance individuelle et collective des collaborateurs. La performance individuelle est évaluée dans le cadre des entretiens d’évaluation réalisés avec chaque Salarié. Pour maintenir de bonnes conditions de travail en équipe, maintenir un bon niveau de communication et éviter les risques d’isolement, la réalisation des activités doit se faire de façon majoritaire dans les locaux de l’Entreprise. Tout salarié, volontaire, pourra télétravailler 10 jours par mois maximum dans le cadre de la flex office policy. Un nombre minimum de 4 jours de télétravail par mois est fixé pour tout collaborateur souhaitant télétravailler. Le télétravail peut être exercé en journée entière ou demi-journée sans qu'il soit nécessaire de solliciter l'accord préalable du manager. Dans cette perspective, le télétravail s’exerce en respectant le principe d’une présence physique en Entreprise d’au moins 2 jours ouvrés par semaine. Par conséquent, le nombre de jours de télétravail est de 3 jours maximum par semaine. Toutefois, lorsque la semaine intègre un jour férié sur un jour normalement ouvré, l’obligation des 2 jours de présence sur site sera levée. A titre exceptionnel, le salarié pourra télétravailler jusqu’à une semaine complète par mois, sous réserve : -de toujours respecter la limite mensuelle des 10 jours de télétravail ; -d’obtenir préalablement l’accord du manager et de la Direction des Ressources Humaines. La demande du salarié doit être formalisée par écrit, via un courriel adressé au manager et à la Direction des Ressources Humaines, en précisant les motifs justifiant la nécessité de cette exception. Ne sont pas comptabilisés comme présence physique dans l’Entreprise toute absence pour congé, RTT, jours de récupération, maladie, congés spéciaux, les jours en centre de formation pour les alternants... En revanche, sont comptabilisés dans les jours de présence, les jours de formation professionnelle et les jours de déplacement professionnel. Les jours d’absences non prévisibles (maladie, congés spéciaux, …) ne sont pas considérés comme de la présence physique. Toutefois, si l’application de cette règle conduit à une faible présence sur site (présence inférieure à 5 jours par mois), le manager du salarié concerné pourra exiger jusqu’à 5 jours par mois de présence sur site. Par exception et afin de veiller à leur bonne intégration, les salariés nouvellement embauchés ou ayant changé de fonction dans le cadre d’une mobilité pourraient se voir imposer une limite de 5 jours maximum de télétravail par mois pendant les six premiers mois suivant leur date d’intégration dans le poste.
Les jours de télétravail non pris ne sont pas reportables sur la période suivante.
3.2Eligibilité au télétravail dans le cadre de la flex office policy
Dans le cadre de la flex office policy, le télétravail est accessible : •aux salariés en contrat à durée indéterminée, •aux salariés en contrat à durée déterminée, •aux salariés en contrat en alternance (apprentissage, professionnalisation), ou stage selon les plannings afférents, •qui exercent leur activité à temps plein ou temps partiel ou temps réduit, répondant aux critères d'éligibilité collectifs et individuels, en particulier au critère d’autonomie rappelé à l’article 2.2 ci-dessus.
3.3Procédure de candidature et de validation
Le système de flex office se fait sur la base du volontariat. Il résulte d’un accord entre l’Entreprise et le salarié qui se porte volontaire. Pour confirmer sa volonté de bénéficier du système de flex office, le salarié devra retourner l’avenant à son contrat et l’attestation sur l’honneur du (ou des) lieu(x) de résidence signés aux Ressources Humaines. Ce dernier lui sera remis à la date de mise en œuvre de cet Accord. Le télétravail étant fondé sur le volontariat, autant l’Entreprise que le salarié bénéficiant du télétravail peut renoncer à ce mode d’organisation de son travail dans les conditions détaillées par l’article 5.3.
ARTICLE 4 – MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL DANS LE CADRE DE LA « REMOTE POLICY »
4.1Le télétravail dans le cadre de la « remote policy »
Compte tenu des évolutions du monde du travail, des pratiques, des outils et des technologies de communication ainsi que des besoins de l’Entreprise d'élargir son pool de talents et de permettre une plus grande flexibilité à ses salariés, la Direction est convenue, après consultation du CSE, de mettre en place une « remote policy ». Le télétravail dans le cadre de la remote policy, permet aux collaborateurs qui en font la demande et respectent les critères d'éligibilité, sous réserve de validation par la Direction des Ressources Humaines et la Direction d'appartenance, de télétravailler au-delà des 10 jours ouvrés par mois prévus dans le cadre de la flex office policy. La remote policy offre la possibilité aux collaborateurs éligibles selon les articles 2.2 et 2.3 du présent Accord d’être soumis à un nombre minimal de jours de présence sur site de 4 jours par mois sur validation de leur dossier par la ligne hiérarchique et la Direction.
4.2Eligibilité au télétravail dans le cadre de la remote policy
Dans le cadre de la remote policy, le télétravail est accessible : •aux salariés en contrat à durée indéterminée ; •aux salariés en contrat à durée déterminée d’au moins six mois ; •qui exercent leur activité à temps plein ou temps partiel ou temps réduit ; •dont la distance entre la résidence principale et le lieu de travail habituel est supérieure ou égale à 100 kilomètres selon le trajet le plus court. Cette distance de trajet est évaluée en tenant compte des déplacements effectués avec un véhicule personnel ou par l’utilisation des transports en commun (sur présentation d’un justificatif d’abonnement) et calculé à partir d’une application type Waze ou d’un site Internet type Google Maps, Apple Plan ou Viamichelin ; •dont l’activité peut être réalisée majoritairement à distance sans impact sur l’organisation l’efficacité de l'équipe répondant aux critères d’autonomie exigés par le poste, conformément à l’article 2.2 ci-dessus.
4.3Procédure de candidature et de validation
Les étapes à suivre pour bénéficier des dispositions de la remote policy présentées à l’Article 4.1, sont détaillées en Annexe 2 du présent Accord à savoir : •Le collaborateur répondant aux conditions d’éligibilité détaillées aux articles 2.2, 2.3 et 4.2 du présent Accord exprime sa demande préalable par écrit auprès de son responsable hiérarchique et de la Direction des Ressources Humaines ; •Le responsable hiérarchique, en coordination avec la Direction des Ressources Humaines, examine la demande du salarié au regard des critères d’éligibilité. Il valide les critères d’autonomie qui sont essentiels pour le bon déroulement de l’activité. Il s’assure que les modalités de mise en place au sein de son équipe sont compatibles avec le bon fonctionnement et l’organisation du service. Le responsable hiérarchique s’assure notamment que les jours de présence sur site envisagés par le salarié candidat sont compatibles avec l’organisation du service concerné. Il peut également organiser un entretien pour apprécier les motivations du salarié et évoquer les conditions d’exercice. •La réponse à la candidature est donnée par la Direction des Ressources Humaines afin d’assurer le respect des règles d’éligibilité et de garantir une cohérence dans leur application dans un délai ne pouvant excéder huit (8) semaines à compter de la demande écrite du salarié. •La décision d’acceptation ou de refus est communiquée par écrit au salarié et indique le/les critère(s) ayant conduit à ne pas valider la candidature en cas de refus.
ARTICLE 5 – FORMALISATION ET SITUATIONS PARTICULIERES
5.1Formalisation du télétravail
L’accord du salarié est formalisé par écrit par un avenant au contrat de travail. L’avenant précisera notamment : -Le lieu d’exercice du télétravail (résidence principale et secondaire le cas échéant) -Les modalités d’exécution du télétravail -Les conditions de réversibilité
A la signature de l’avenant, le télétravailleur recevra une copie du présent Accord. Il peut être mis fin au télétravail par le salarié ou l’Entreprise selon les conditions précisées à l’Article 5.3: Réversibilité.
5.2Situations exceptionnelles spécifiques
La procédure décrite ci-dessus s’applique, en dehors des situations particulières de recours au télétravail mentionnées ci-dessous :
5.2.1Situations individuelles spécifiques
En cas de situation individuelle exceptionnelle mettant le télétravailleur dans l’impossibilité de se rendre quotidiennement dans les locaux de l’Entreprise pour des raisons médicales (exemple : accident physique, grossesse, etc.) ou personnelle, l’Entreprise peut déroger aux modalités collectives de télétravail et modifier de façon temporaire les jours de télétravail initialement prévus, sur demande du salarié et le cas échéant sur validation ou recommandations des acteurs médico-sociaux. Les modifications temporaires (nombre de jours de télétravail, format…) dans les situations susvisées seront soumises à la validation de la Direction de Ressources Humaines de l’Entreprise et du responsable hiérarchique. Dans ce cas, le nombre de 5 jours minimum de présence par mois dans les locaux s’appliquant à la flex office policy peut être aménagée par la Direction des Ressources Humaines de l’Entreprise selon la situation et les besoins.
5.2.2Personnes en situation de handicap
Le télétravail est ouvert aux personnes en situation de handicap, dans le cadre d’une mesure de compensation du handicap, en application des dispositions conventionnelles en vigueur dans l’Entreprise relatif à l’insertion et au maintien dans l’emploi des personnes en situation de handicap. Dans ce cadre, seuls les critères collectifs d’exclusion ainsi que les conditions préalables relatives au domicile définis dans le présent accord sont applicables. Il peut être dérogé à toutes les autres dispositions du présent accord sur recommandation du service médico-social et sous réserve de la validation de la Direction et du management. Il est précisé que les mesures d’adaptation propres aux personnes en situation de handicap ou l’éventuel refus d’accord du télétravail à une personne en situation de handicap feront l’objet d’une information des personnes concernées présentant les raisons de cette décision. 5.2.3Modalités d'accès des salariés aidants d'un enfant, d’un parent ou d’un proche
Conformément à la loi n° 2023-622 du 19 juillet 2023 visant à renforcer la protection des familles d'enfants atteints d'une maladie ou d'un handicap ou victimes d'un accident d'une particulière gravité, l’Entreprise pourra déroger aux modalités collectives de télétravail et modifier de façon temporaire les jours de télétravail initialement prévus, sur demande du salarié.
Dans le cas d’un éventuel refus de la demande d’adaptation de la politique de télétravail, l’entreprise devra motiver les raisons du refus.
5.2.4Circonstances collectives particulières et exceptionnelles
En cas de situation exceptionnelle collective telle que : -grève de transport, -grève de l’éducation nationale, -épisode de pollution faisant l'objet de mesures prises par le préfet, telles que des restrictions de circulation en voiture, selon les critères fixés à l'article L. 223-1 du code de l'environnement, -intempérie reconnue par arrêté préfectoral,
et conformément aux dispositions de l’article 2.1 de l’Accord National Interprofessionnel du 26 novembre 2020 « pour une mise en œuvre réussie du télétravail » et de l’article L.1222-11 du code du travail, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'Entreprise et garantir la protection des salariés. Dans ce cas, la décision relève du pouvoir de direction unilatérale de l’employeur.
Dans ce cas, la règle des 2 jours ouvrés minimum de présence physique par semaine dans les locaux s’appliquant à la flex office policy peut être aménagée par la Direction des Ressources Humaines de l’Entreprise selon la situation et les besoins.
5.2.5Travail à Distance (TAD) - Plan de continuité d’Activité
Dans les situations exceptionnelles collectives susvisées à l’article ci-dessus, l’Entreprise peut être amenée à autoriser ou imposer le travail à distance (TAD) pour des salariés non-télétravailleurs disposant de moyens de connexion à distance. Dans ce cas, le salarié non-télétravailleur ne pourra pas prétendre au bénéfice des dispositions prévues aux Articles 6.5 « Environnement et matériel de travail » et 6.6 « Frais» du présent avenant. Il est précisé que les subventions équipement de télétravail visées à l’article 6.5.3 ont pour objectif de prendre en charge une partie des équipements autres que ceux habituellement confiés aux salariés pour des salariés bénéficiant de manière pérenne du télétravail et non dans des situations exceptionnelles. Dans l’hypothèse où des salariés non-télétravailleurs seraient contraints de télétravailler de manière exceptionnelle, ces derniers pourraient bénéficier (après accord du manager et du service Ressources Humaines) d’une prise en charge de leurs frais d’équipement pour cette période, peu importe la durée de cette période. A titre dérogatoire, il est convenu qu’en cas de déclenchement du PCA « Plan de Continuité de l’Activité » visant à faire face à des circonstances exceptionnelles collectives qui auraient pour conséquence la mise en place d’une période de travail à distance pour une durée continue d’au moins 30 jours calendaires, les salariés concernés pourront prétendre au bénéfice des dispositions prévues à l’article 6.6 « Frais » dans les conditions suivantes : •Constat d’une période continue de travail à distance d’au moins 30 jours calendaires décomptée à partir du 1er jour de déclenchement du travail à distance ; •Collaborateurs concernés : salariés non-télétravailleurs (c’est-à-dire non éligibles ou n’ayant pas opté pour le télétravail ou les télétravailleurs occasionnels) qui n’exercent pas une activité requérant une présence physique sur site à 100% compte tenu de la nature de leurs fonctions •Règlement au collaborateur le mois suivant le terme de cette période d’une somme équivalente à 10 euros nets par mois pour un jour télétravaillé par semaine (équivalente à celle perçue par les télétravailleurs), avec effet rétroactif au démarrage de la période de travail à distance, sans proratisation du montant mensuel.
5.3Réversibilité du télétravail
À tout moment pendant la durée d’exercice du télétravail, le salarié ou l’Entreprise peut décider de mettre fin au télétravail. Cette démarche est formalisée par écrit par tout moyen (auprès de la Direction des Ressources Humaines, si la demande émane du salarié), selon les procédures en vigueur et les outils existants dans l’Entreprise, moyennant le respect d’un délai de prévenance de deux semaines calendaires, sauf accord des parties sur un délai plus court. Il est mis fin au télétravail sans délai en cas de manquement avéré du salarié aux règles de sécurité, conformité, confidentialité ou protection des données définies par l’Entreprise (règlement intérieur, code de déontologie, recueil des grands principes de conformité, procédures de conformité, etc.). Le salarié en est informé par écrit. Par ailleurs, il sera mis fin au télétravail de manière automatique si les conditions d’éligibilité individuelles ou collectives ne sont plus réunies. Par exemple, les situations suivantes mettent fin au télétravail de façon automatique : -déménagement dans un domicile et/ou résidence secondaire ne répondant pas aux conditions d’éligibilité (cf. article 2.3 et article 4.2 pour la remote policy), -introduction d’une application indispensable à l’exercice quotidien de l’activité et non compatible avec une connexion à distance, -évolutions réglementaires rendant l’exercice à distance de l’activité incompatible avec leur respect, -mobilité vers un poste inéligible au télétravail, -difficultés liées à la performance du salarié et remettant en question la validation des conditions d’éligibilité détaillées à l’article 2.2 du présent Accord. Il est rappelé que la performance des salariés est évaluée dans le cadre des entretiens d’évaluation. Dans toutes ces situations, l’Entreprise informe le salarié de l'application de la clause de réversibilité et des modalités de retour à l'exercice de son activité sans télétravail. Il est mis fin au télétravail dans les conditions prévues.
ARTICLE 6 – ORGANISATION DU TRAVAIL
6.1Planification
Le manager échange avec son équipe afin de planifier mensuellement ou trimestriellement les jours de présence des salariés, en tenant compte du cadre d’organisation collective de l’équipe et de l’activité et, autant que faire se peut, des souhaits individuels. Le salarié indiquera dans l’outil mis à sa disposition l’organisation de son calendrier en mode hybride (présentiel, télétravail, déplacement, congés ou autre absence) au minimum deux semaines à l’avance. Le calendrier sera revu et pourra être adapté le cas échéant par le manager selon les besoins de l’organisation de l’équipe et de l’Entreprise. Toute modification du calendrier sera notifiée au salarié au plus tard trois jours avant le jour modifié.
6.2Format d’exercice du télétravail
Le télétravail peut s’effectuer par journée entière ou demi-journées sans qu’il soit nécessaire de solliciter l’accord préalable du manager. Toute demi-journée s’intègre dans le volume mensuel. Dans le cadre d’un temps partiel / temps réduit s’exerçant par demi-journée, le salarié peut télétravailler de manière régulière par demi-journée. Afin de permettre une souplesse d’organisation selon les métiers et les équipes, Xpollens opte pour une formule de télétravail modulable mensuel ne supposant ni régularité, ni droit acquis sur des jours fixes.
6.3Maintien du lien avec l’Entreprise
Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en télétravail, est attentif au niveau de participation et d’inclusion de chacun ainsi qu’à la cohésion de l’équipe. L’Entreprise se laisse le droit d’identifier des jours de « présence sur site requise », permettant notamment aux collaborateurs de se retrouver tous en présentiel.
6.4Temps de travail
En matière de temps de travail, le salarié en situation de télétravail exerce son activité dans le cadre des dispositions légales, conventionnelles et des accords collectifs en vigueur dans l'Entreprise. Comme pour le travail réalisé dans l'Entreprise, l'employeur s'assure que la charge de travail et les délais d'exécution permettent au salarié en télétravail de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos. Dans ce cadre, le salarié en télétravail s’engage à respecter les durées minimales de repos quotidien (11 heures) et hebdomadaire (35 heures soit 24 heures de repos hebdomadaire auxquelles s’ajoutent 11 heures de repos quotidien). Par ailleurs, les salariés doivent se conformer aux dispositions spécifiques prévues par les accords collectifs applicables dans l'Entreprise. Les salariés relevant d'un régime de travail en heures doivent notamment respecter les durées maximales quotidiennes et hebdomadaires. Le décompte du temps de travail est effectué conformément aux accords collectifs en vigueur au sein de l’Entreprise. Pendant la période de télétravail, le salarié doit enregistrer sa présence selon les procédures et le dispositif applicables dans l'Entreprise. Pendant les périodes de suspension du contrat de travail (maternité, maladie, congés …), le salarié ne doit pas télétravailler. Il est rappelé que le télétravail n'est pas cumulable sur les mêmes plages horaires avec une période d'astreinte qui s'effectue en application de dispositions spécifiques pouvant exister au sein de l’Entreprise. Afin de respecter la vie privée du Salarié en télétravail et conformément aux modalités habituelles de travail du Salarié, les Parties conviennent que des plages horaires durant lesquels le Salarié peut être contacté pendant les jours ouvrés de travail seront déterminés par le Salarié et son supérieur hiérarchique conjointement, ceci afin de préserver un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée du Salarié. Ainsi, le salarié en télétravail n’est pas contacté en dehors des horaires applicables au sein de son site d'affectation. Il doit être en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’Entreprise. Il est rappelé que l’employeur est tenu de respecter la vie privée des salariés en télétravail. Le droit à la déconnexion et les règles prévues dans le cadre de l’Accord portant sur la durée du travail ont été prises pour assurer concrètement le respect de la vie privée des salariés, qu’ils soient ou non en télétravail. Le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable lorsque le salarié effectue sa mission dans les locaux de l’Entreprise. Le manager doit être attentif en particulier au suivi de la charge de travail afin de la réguler. Dans ce cadre, le manager est à l’écoute de ses collaborateurs, il fait émerger les améliorations, favorise la coopération, organise le travail au sein de son équipe et peut ajuster les priorités, notamment en cas de surcharge ponctuelle de travail. La charge de travail sera abordée lors d’un entretien annuel, au cours duquel les conditions d’exercice de ses missions par le salarié en télétravail seront également adressées ainsi que toute demande du collaborateur. Il est aussi rappelé qu’ont le caractère d’heures supplémentaires, et sont rémunérées en tant que telles, les seules heures effectuées à la demande de la Direction.
6.5Environnement et matériel de travail
6.5.1Environnement de travail
Le salarié atteste de la compatibilité de son installation avec un fonctionnement en télétravail. Le salarié doit notamment disposer d’une connexion internet répondant à certaines caractéristiques en termes de débit et constance de qualité. Il est conseillé un débit supérieur à 500 Mb/s. C'est en effet le débit minimum pour faire du télétravail pouvant supporter, sans perturbation, toutes les activités digitales nécessaires à l’activité professionnelle. Il s’assure préalablement et régulièrement de la conformité de l’installation électrique de son lieu de télétravail à la réglementation en vigueur et en certifie la conformité à l’Entreprise par la remise d’une attestation sur l’honneur (modèle en Annexe 1). En établissant cette attestation, le salarié reconnaît que celle-ci dégage l’Entreprise de toute responsabilité concernant la conformité des installations électriques de l’espace dédié au télétravail. Il est précisé que l’entreprise met à disposition du Salarié du matériel et octroi des subventions équipement du télétravail pour préserver la santé et la sécurité des salariés. Il est rappelé que la préservation de la santé et de la sécurité constitue une obligation partagée par l’employeur et le salarié. Cette conformité des installations est une condition essentielle et préalable pour bénéficier du télétravail. Aucun salarié ne saurait effectuer son activité sans s’assurer régulièrement de cette conformité. Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail à son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail. L’environnement personnel doit être calme, propice au travail et à la concentration.
6.5.2Equipement de travail
L’Entreprise s’engage à fournir, paramétrer et entretenir à ses frais les équipements suivants qui sont nécessaires à l’activité en télétravail : -la mise à disposition d’un accès sécurisé au réseau (VPN), -un ordinateur portable (incluant les logiciels nécessaires à l’activité du salarié) dans la mesure où le salarié n’en serait pas déjà équipé dans les locaux de l’Entreprise, -un clavier, -une souris, -un casque, -un écran, dans l’attente de pouvoir s’en procurer un moyennant des subventions détaillées à l’Article 6.5.3 : Subventions équipement de télétravail.
Le matériel mis à disposition du télétravailleur à usage strictement professionnel par l’Entreprise reste la propriété de celle-ci et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail, en cas de départ de l’Entreprise ou de suspension de contrat de travail. Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés. L’employeur fournira également au télétravailleur un service d’assistance technique analogue à celui fourni pour le travail réalisé dans l’Entreprise. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son responsable hiérarchique, et dans la mesure du possible, se rendre au bureau ou dans un tiers lieu lui permettant d’effectuer son travail dans les meilleures conditions.
6.5.3Subventions équipement de télétravail
Une première subvention pouvant aller jusqu’à 350€ hors taxes est accordée à l’ensemble des collaborateurs internes (CDI, alternants et CDD d’une durée supérieure à 6 mois) dont la période d’essai a été validée, pour équiper le poste de travail à domicile (équipement informatique autre que ceux cités ci-dessus, équipement mobilier tel que chaise ou bureau). Cette première subvention peut être utilisée dans les quatre ans à partir de la date d’embauche en une seule fois ou de manière échelonnée (au rythme des achats). Cette subvention peut être renouvelée tous les quatre ans à partir de la date d’embauche d’un montant maximum de 200€ hors taxes afin de tenir compte de la vétusté des équipements. Chaque nouvelle enveloppe pourra être utilisée en une seule fois ou de manière échelonnée dans le temps. Tout équipement acquis à l’aide de ces subventions est la propriété du collaborateur. Afin de pouvoir bénéficier de ce dispositif, le collaborateur devra adresser ses demandes via le processus de notes de frais en vigueur dans l’entreprise.
6.6Frais
6.6.1Dispositions générales
Les frais liés à l’exercice du télétravail (frais d’abonnement à Internet, frais d'électricité…) sont pris en charge par l’Entreprise à hauteur d’une allocation fixée selon les règles en vigueur et actualisée annuellement. A titre d’exemple, pour l’année 2023 l’indemnité forfaitaire est de 25 euros par mois, dans le cadre de la flex office policy, et de 40 euros par mois dans le cadre de la remote policy. Cette somme versée aux télétravailleurs est mentionnée sur le bulletin de paye. Elle est versée mensuellement aux télétravailleurs qui effectuent au moins 4 jours de télétravail par mois. Elle n’est pas soumise à cotisations sociales ni impôt sur le revenu. Elle ne fera pas l’objet d’une proratisation en cas de démarrage ou d’arrêt de la pratique du télétravail en cours de mois. Le télétravailleur bénéficie des titres restaurant pour chaque jour travaillé, dans les locaux ou en télétravail. Les collaborateurs en télétravail bénéficieront du remboursement de leur abonnement de transport dans les conditions prévues à l’Article L3261-2 du Code du Travail.
ARTICLE 7 – DROITS ET DEVOIRS DU SALARIE EN TELETRAVAIL
7.1Droits collectifs
Le salarié en télétravail dispose des mêmes droits collectifs légaux, réglementaires et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’Entreprise.
7.2Droits individuels
Le salarié en télétravail dispose des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’Entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de gestion de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation. Ainsi, le télétravailleur est placé en situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’Entreprise, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution et l’évaluation de ses résultats. L’employeur est tenu de respecter la vie privée du salarié en télétravail. Les correspondances pourront donc avoir lieu durant les heures de travail habituelles (cf. Article 2.3.1 du Règlement Intérieur).
7.3Santé et sécurité
Les dispositions légales, réglementaires et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au télétravailleur. A cet effet, le télétravailleur atteste à la signature de l’avenant relatif au télétravail, que son domicile permet l’exécution de son contrat de travail dans de bonnes conditions (notamment en matière de santé et sécurité). Si un accident survient au domicile pendant le jour de télétravail et pendant les heures de travail, le salarié en avise par écrit sa hiérarchie et au Service RH dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’Entreprise. En cas d’arrêt de travail, le télétravailleur doit en informer sans délai son responsable hiérarchique et transmettre au Service RH un justificatif dans les mêmes formes et les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail habituellement dans les locaux de l’Entreprise. Le domicile est bien considéré comme le lieu de travail selon les jours et horaires définis par avenant au contrat de travail initial entre le salarié et l’employeur. Tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant le temps de travail sera donc soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’Entreprise.
7.4Protection des données, confidentialité
Le salarié télétravailleur est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus dans la « Charte des ressources informatiques numériques et technologiques » disponible sur l’intranet. Le salarié en télétravail porte une attention particulière aux règles générales de sécurité de cette charte, plus spécifiquement aux codes d’accès (notamment logins, mots de passe, etc.) qui sont personnels, confidentiels et incessibles. Le télétravailleur reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’Entreprise. Il doit en particulier, à ce titre, préserver la confidentialité de toutes les données qui lui sont confiées, y compris les données personnelles. Le salarié sera particulièrement vigilant quant à la protection des documents/données y compris les données personnelles/informations confidentielles en sa possession. Il veille à ne transmettre aucune information à des tiers et prend toutes les précautions utiles pour protéger l’accès à ces documents/données y compris les données personnelles/informations confidentiels dans l’accomplissement de ses fonctions.
7.5Assurances
Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de son assureur et doit être en mesure de présenter auprès de son employeur chaque année une attestation d’assurance permettant de télétravailler à son domicile et incluant la garantie responsabilité civile. L’absence de renouvellement de l’assurance permettant de télétravailler à son domicile donnera lieu à une cessation immédiate de la situation de télétravail. Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la mise en œuvre du télétravail et le salarié devra être en capacité de fournir les justificatifs nécessaires au moment de la signature de l’avenant. Le télétravailleur tiendra à la disposition de l’employeur les documents attestant de sa couverture d’assurance. Pour toute modification impactant ladite couverture, le télétravailleur devra en outre remettre à l’employeur une nouvelle attestation de son assureur stipulant la prise en compte des risques mentionnés ci-dessus. Le salarié s’engage à maintenir sa police d’assurance en cours de validité tout au long de la période de télétravail.
ARTICLE 8 – DISPOSITIONS FINALES
8.1Mise en œuvre et suivi de l’Accord
Le présent accord est applicable à l’ensemble des entités françaises de Xpollens. Elle pourra faire l’objet d’une révision à l’initiative de la Direction de Xpollens. Par ailleurs, un bilan annuel sera réalisé notamment sur la base des indicateurs suivants : -Nombre d’avenants au télétravail conclus dans l’année, par catégorie professionnelle (cadre/non cadre) -Répartition homme/femme -Nombre de demandes acceptées/refusées -Problèmes ou difficultés rencontrées par le télétravailleur et/ou le responsable hiérarchique -Accidents survenus en télétravail -Raisons des refus de mise en œuvre du télétravail
Au vu de ce bilan, l’employeur pourra proposer des aménagements à apporter au présent Accord.
8.2Durée de l’Accord
Le présent Accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le lendemain de son dépôt auprès du service compétent.
8.3Révision
Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l’article L.2261-7-1 et L.2261-8 du code du travail ; toute demande de révision sera notifiée aux autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception et devra être accompagnée d’une proposition de nouvelle rédaction concernant les articles soumis à révision. Les discussions portant sur la révision devront s’engager dans le délai d’un mois suivant la date de la demande. En cas de signature d’un avenant de révision, les dispositions de l’avenant de révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord initial à la date expressément prévue ou, à défaut, à la date du jour suivant le dépôt de l’avenant selon l’article L.2261-1 du Code du travail.
8.4Publicité et Dépôt
Le présent accord sera notifié par la Direction à l’organisation syndicale représentative. Il sera déposé à la DRIEETS sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail et au Secrétariat Greffe du Conseil de Prud'hommes de Paris, conformément aux dispositions de l'article L.2231-6 du Code du Travail. Le présent accord sera mis à la disposition des salariés de l’entreprise Xpollens selon les règles en vigueur dans chacune d’elle.
Fait à Paris, le 26 septembre 2024
Pour la Direction de Xpollens :
_____________________________________________________________________ Civilité Prénom NOM Président
